Informacje ogólne

Okno „Schemat Obiegu” jest podzielone na trzy sekcje:

  • Okno diagramu
  • Okno z listą etapów
  • Okno z właściwościami poszczególnych etapów

 

Zakładka „Schemat obiegu”

 

Sekcja „Etapy” i sekcja z właściwościami etapów są ze sobą powiązane – w górnej części okna definiowane są etapy, a w dolnej określane ich właściwości. Zapisane etapy tworzą listę, która może zostać wykorzystana do budowy diagramu obiegu dokumentów.

Etapy dodaje się za pomocą przycisku [Dodaj], a usuwa z listy za pomocą ikony [Usuń].

Kolejność etapów na liście operator może dowolnie modyfikować za pomocą ikonek ze strzałkami.

 

Sekcja „Etapy”

 

W wersji 2022.0.1 aplikacji desktopowej Comarch DMS na definicji obiegu została dodana wyszukiwarka etapów w polu konfiguracji etapów.

 

Uwaga
Wyszukiwanie nie jest wrażliwe na wielkość znaków.

 

Etapy mogą być wyszukiwane według nazwy.

 

Wyszukiwarka na definicji etapów

 

Wyszukiwanie etapu według nazwy

 

Informacja o braku wyników wyszukiwania

 

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS!

 




Diagram

W lewym panelu wyświetlany jest diagram, czyli graficzna forma schematu obiegu dokumentów, składający się z etapów połączonych ze sobą strzałkami (zależnościami).

Diagram budowany jest za pomocą funkcjonalności drap&drop, dzięki której można przenosić zdefiniowane etapy z sekcji „Etapy”, a następnie można połączyć etapy strzałkami.

Strzałki określają kierunek przepływu dokumentu w firmie. Istnieje możliwość prowadzenia strzałek w obydwu kierunkach pomiędzy etapami.

 

Przykład budowy diagramu

Operator klika na etap „Rejestracja” na liście etapów

 

Operator przeciąga za pomocą kursora etap „Rejestracja” na pole diagramu

 

Na polu diagramu pojawia się prostokąt z napisem „Rejestracja”, a operator klika na etap „Dekretacja” na liście etapów

 

Operator przeciąga etap „Dekretacja” na pole diagramu

 

Na polu diagramu pojawił się prostokąt z napisem „Dekretacja”. Operator umieszcza kursor pod prostokątem „Rejestracja” i kiedy pojawia się krzyżyk „+” , klika w niego

 

Operator przeciąga kursor w dół, do prostokąta z napisem „Dekretacja” – pojawia się wówczas strzałka od etapu „Rejestracja” do etapu „Dekretacja”

 

Comarch DMS umożliwia dwa rodzaje procesowania dokumentów:

  • ręczne – występuje jeżeli nie zostanie utworzony diagram (algorytm) obiegu dokumentów. W takim przypadku na szczegółach dokumentu prezentowane są wszystkie zdefiniowane etapy obiegu w formie listy rozwijalnej.
  • automatyczne na podstawie diagramuzdefiniowanie diagramu przebiegu etapów włącza tryb automatyczny. Na szczegółach dokumentu są prezentowane kolejne etapy wynikające z konfiguracji schematu.

 

Istnieje możliwość usunięcia z diagramu etapów oraz powiązań pomiędzy nimi. Aby to zrobić wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na etap lub strzałkę, którą chcemy usunąć i wybrać „Usuń”.

 

Uwaga
Usunięcie etapu z diagramu nie powoduje usunięcia etapu z listy etapów.

 

Usuwanie etapu „Rejestracja” z diagramu

 

Usuwanie strzałki pomiędzy etapami

 

Przyciśnięcie bloczka z nazwą etapu na diagramie powoduje podświetlanie jego właściwości na panelu bocznym „Etapy”.

 

Przykładowy diagram obiegu dokumentów

 

Oznaczenie kolorami dla diagramu

W wersji 2023.0 wprowadzono funkcjonalność zróżnicowania kolorowania etapów, zależnie od połączenia danego etapu z etapem wybranym za pomocą kliknięcia myszką przez użytkownika. Dzięki tej zmianie diagram obiegu staje się bardziej czytelny, połączenia między etapami są lepiej widoczne i łatwiej zidentyfikować etap początkowy i końcowy.

Domyślnie:

  • Wszystkie etapy są w kolorze niebieskim (jak dotychczas)

 

Zwykły etap w ramach obiegu

 

  • Etap początkowy jest otoczony ciemną ramką

Etap początkowy etapu oznaczony czarną ramką

 

  • Etap końcowy jest otoczony ciemną ramką

 

Etap końcowy obiegu oznaczony czarną ramką

 

Diagram z etapami w domyślnym kolorze niebieskim i z etapami: początkowym i końcowym otoczonymi czarną ramką

 

Etap, na który w danym momencie kliknie użytkownik – to etap wyjściowy. Taki etap przyjmuje niebieski kolor.

 

Przykładowy etap wyjściowy (etap kliknięty przez użytkownika)

 

Inne etapy oznaczone są w następujący sposób:

  • Etap, od którego strzałka prowadzi do etapu wyjściowego – ma fioletową barwę

 

Etap prowadzący do etapu wyjściowego

 

  • Etapy, do których prowadzą strzałki z etapu wyjściowego mają barwę zieloną

 

Etapy, które wychodzą od etapu wyjściowego

 

  • Etapy, które nie mają bezpośredniego połączenia z etapem wyjściowym mają barwę szarą

 

Etapy, które nie są bezpośrednio połączone z etapem wyjściowym

 

Strzałki na diagramie mają kolor:

  • Fioletowy – jeśli prowadzą do etapu wyjściowego

Przykład fioletowej strzałki

 

  • Zielony – jeśli prowadzą do etapu wychodzącego od etapu wyjściowego lub strzałka jest dwustronna, a etap jest bezpośrednio połączony z etapem wyjściowym

 

Przykład zielonych strzałek – jednostronnych i dwustronnych

 

  • Szary – jeśli nie mają bezpośredniego połączenia z etapem wyjściowym

 

Przykład szarych strzałek

 

Etapy i strzałki oznaczone różnymi kolorami

 

 

Uwaga
W ramach diagramu nie jest możliwa zmiana domyślnego przypisania kolorów etapów.

 

Ustawianie, podgląd i edycja warunków etapu na schemacie obiegu

Podobnie jak do tej pory, operator może określić warunek przekazania dokumentu do danego etapu w ramach definicji obiegu – w tym celu powinien kolejno:

1. przejść na zakładkę „Schemat obiegu”

2. wybrać dany etap

3. wybrać zakładkę „Przekazanie”

4. kliknąć w link „Definiuj warunki” (zob. Właściwości etapu – zakładka Przekazanie).

W wersji 2023.0 dodano ikonę – jest ona wyświetlana w ramach schematu obiegu, na diagramie, w prawym górnym rogu etapu, dla którego określono warunek przekazania dokumentu. Ikona znajduje się zarówno na domyślnym widoku etapów, jak również w czasie działania funkcjonalności kolorowania etapów.

 

Etap z widoczną ikoną warunku

 

Kiedy użytkownik przesunie kursor na ikonę , wówczas obok etapu wyświetlane są warunki, jakie określono dla przekazania dokumentu do danego etapu.

 

Podgląd warunku przekazania dokumentu do danego etapu

 

Jeżeli użytkownik chce dokonać modyfikacji warunków przekazania, powinien kliknąć na ikonę – zostanie wówczas otwarte okno edycji warunków przekazania do wybranego etapu.

 

Okno edycji warunków przekazania do wybranego etapu

 

Po wprowadzeniu zmian w treści warunku użytkownik powinien kliknąć przycisk [Zapisz]wprowadzone zmiany zostaną wtedy zachowane, a okno zostanie zamknięte.

 

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS!

 




Właściwości etapu – zakładka Ogólne

Definicja etapu obiegu dokumentów, zakładka ‘Ogólne’

 

Nazwanazwa etapu.

Oznacz etap jako – kontrolka przyjmuje trzy wartości: „Brak”, „Początkowy” i „Końcowy”.

Źródło – pole, na którym należy wprowadzić informację, dlaczego dany dokument w tym etapie trafił do operatora (zob. Elementy panelu przekazania dokumentu)

 

Pole „Źródło” na dokumencie

 

Postępowanie – pole, na którym należy określić sposób postępowania dla operatora w danym etapie. (zob. Elementy panelu przekazania dokumentu)

 

Pole „Postępowanie” na dokumencie

 

Uwaga
Dla każdego schematu obiegu musi zostać określony jeden etap oznaczony, jako początkowy i przynajmniej jeden końcowy.

 

Uwaga
Jeżeli w systemie zostanie zdefiniowany etap, który nie jest określony jako końcowy i nie istnieje kolejny etap do przekazania, system nie pozwoli na dalsze procesowanie dokumentu. Aby uniknąć takiej sytuacji, administrator podczas tworzenia schematu powinien każdy taki etap oznaczyć, jako końcowy.

 

Kolor etapu – pozwala na ustawienie koloru, którym będzie oznaczony dokument na liście dokumentów w tym etapie (zob. Oznaczanie kolorem dokumentów znajdujących się w określonym etapie).

 

Oznaczenie etapu kolorem na liście dokumentów w aplikacji desktop

 

Terminarz ERP XL* (*tylko we współpracy z Comarch ERP XL) :

Umieść zadanie w Terminarzu ERP XL -umożliwia dodanie zadań z Comarch DMS do terminarza Comarch ERP XL dla użytkowników XL’owych (zob. Integracja aplikacji Comarch DMS z terminarzem Comarch ERP XL)

 

Akcje:

Otwórz załącznik – parametr umożliwia wskazanie kontrolki typu załącznik, której zawartość zostanie wyświetlona do podglądu, po przekazaniu dokumentu do etapu, na którym ustawiono taką akcję. Na liście rozwijanej „Otwórz załącznik” prezentowane są nazwy kontrolek typu załącznik zdefiniowane na karcie obiegu.

 

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS!

 




Właściwości etapu – zakładka Uprawnienia

Zakładka „Uprawnienia” składa się z trzech sekcji:

  • Cofnij dokument
  • Właściciel dokumentu
  • Uprawnienia do etapu

 

Zakładka „Uprawnienia”

 

Sekcja „Cofnij dokument”:

  • Blokada cofnięcia dokumentu – parametr określa, czy dokument z danego etapu może zostać cofnięty do etapu poprzedniego (zob. Cofnięcie dokumentu do poprzedniego etapu). Zaznaczenie parametru blokuje możliwość cofnięcia.

 

Zaznaczenie blokady cofnięcia dokumentu

 

Panel przekazania dokumentu – brak ikony cofnięcia dokumentu przy polu „Następny etap”

 

Sekcja „Właściciel dokumentu”:

  • Automatyczna zmiana właściciela dokumentu – parametr umożliwia automatyczną zmianę właściciela dokumentu wynikającą z uprawnień typu „Stanowisko powiązane ze strukturą organizacyjną firmy”. Parametr jest domyślnie odznaczony.

Uwaga
Możliwość zaznaczenia parametru istnieje tylko w sytuacji, gdy na danym typie obiegu nie ma zdefiniowanej kontrolki typu właściciel.

 

Zaznaczenie automatycznej zmiany właściciela dokumentu

 

Sekcja „Uprawnienia do etapu”:

Sekcja „Uprawnienia do etapu” pozwala na zdefiniowanie uprawnień statycznych do danego etapu dla:

  • operatorów,
  • działów
  • stanowisk

 

Wybór uprawnień nie jest obowiązkowy za wyjątkiem etapu oznaczonego jako początkowy.

W przypadku braku zdefiniowanych uprawnień, podczas pracy z dokumentem operator otrzymuje komunikat: „Dla etapu początkowego nie zostały zdefiniowane uprawnienia. Czy chcesz, aby zostało nadane Tobie uprawnienie do tego etapu?

 

Parametry dostępne w sekcji „Uprawnienia do etapu”

 

Pola dostępne w ramach sekcji:

  • Uprawnienia dodatkowedomyślnie zaznaczone jako aktywne. Pozwala na zdefiniowanie dodatkowych uprawnień podczas przekazywania dokumentu do następnego etapu. Oznacza to, że operator może określić dodatkowego pracownika, dział lub stanowisko z dostępem do następnego wybranego etapu (zob. Dodawanie uprawnień do dokumentu na następnym etapie).
  • Zawężenie uprawnień na wcześniejszym etapie – funkcjonalność umożliwia zawężenie uprawnień do następnego wskazanego etapu poprzez odznaczenie uprawnień dla wybranych operatorów (zob. Zawężanie listy operatorów uprawnionych do następnego etapu).
  • Dostęp do dok. dla operatora niepracującego z dok.zaznaczenie parametru na wskazanym etapie powoduje, że w każdym kolejnym etapie dostęp do dokumentu (poprzez filtr „W obiegu (nieaktywny)” na liście dokumentów, zob. Elementy okna) będą mieli wszyscy operatorzy, którzy na aktualnym etapie mieli dostęp do dokumentu. Parametr dotyczy sytuacji w której dokument powinien zostać udostępniony operatorom, którzy na określonym etapie mieli dostęp do dokumentu ale nie brali udziału w przekazaniu dokumentu do kolejnego etapu. Przykładem może być proces realizacji zadania, w którym bierze udział kilku zainteresowanych np. wykonawców. Na określonym etapie dokument trafia do etapu „Realizacja zadania” do tego etapu ma dostęp kilku wykonawców. Rozpoczęcie realizacji jest potwierdzane przez jednego wykonawcę ale pozostali nadal powinni mieć wgląd do dokumentu DMS.
  • Uprawnienia –  po kliknięciu w link „Dodaj” można dodać stałe uprawnienia do danego etapu dla wybranych pracowników, działów lub stanowisk. Uprawnienie do danego etapu można usunąć, klikając na ikonę kosza obok danej pozycji

 

Parametr „Dostęp do dok. dla operatora niepracującego z dok.” na zakładce „Uprawnienia” na etapie obiegu.

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS!




Właściwości etapu – zakładka Przekazanie

 

Informacje ogólne

Zakładka „Przekazanie” składa się z pięciu sekcji:

  • Przekazanie czasowe
  • Przekazanie z listy
  • Czas na realizację zadania
  • Równoległa akceptacja dokumentu
  • Definiuj warunki

 

Zakładka „Przekazanie”

 

Sekcja „Przekazanie czasowe”

  • Przekazuj po zadanym czasie – system pozwala na przekazanie dokumentu bez udziału operatora. Jeśli:

1. ten parametr jest aktywny

2. określony zostanie czas i etap, do którego ma trafić dokument po zadanym czasie

3. operator nie dokona wcześniej przekazania sam

w takim przypadku system przeniesie dokument do wyznaczonego etapu. Kolejne parametry są dostępne po zaznaczeniu parametru „Przekazuj po zadanym czasie”:

    • Etapwybór etapu, do którego zostanie przekazany dokument po zadanym czasie.
    • Czas – możliwość określenia zakresu czasowego, po którym nastąpi przekazanie czasowe dokumentu do etapu wskazanego w polu „Etap”.
    • Uwzględnij tylko dni roboczeparametr uwzględniający wyłącznie dni robocze w zdefiniowanym zakresie czasowym, po którym nastąpi automatyczne przekazanie dokumentu. Domyślne dni robocze to: poniedziałek, wtorek, środa, czwartek, piątek. Istnieje możliwość zdefiniowania dni wolnych od pracy za pomocą tabeli do.DF_ConfDaysOff.

 

Sekcja „Przekazanie czasowe”

 

Lista dokumentów – w kolumnie „Zostanie przekazany” widoczne są dzień i godzina, o której dokument zostanie automatycznie przekazany do  etapu „Etap 2”

 

Sekcja „Przekazanie z listy”

  • Etap domyślnymiejsce wskazania domyślnego etapu, do którego zostanie przekazany dokument po kliknięciu w kolumnie „Przekaż na liście dokumentów” na nazwie wybranego etapu domyślnego. Etap domyślny musi mieć zdefiniowane uprawnienia.

 

Sekcja „Przekazanie z listy”, wybór etapu domyślnego

 

Lista dokumentów, kolumna „Przekaż” – po kliknięciu w link „Etap 2” dokument zostanie przekazany do tego etapu

 

Sekcja „Czas na realizację zadania”

  • Czas na realizację zadania w etapie – umożliwia określenie czasu na realizację zadania przez operatora w danym etapie (zob. Czas na realizację zadania). Zaznaczenie parametru powoduje aktywację pozostałych kontrolek w tej sekcji.
    • Uwzględnij tylko dni robocze – parametr uwzględniający wyłącznie dni robocze w zdefiniowanym zakresie czasowym.
    • Możliwość zmiany czasu przez operatora – funkcjonalność umożliwiająca operatorowi zmianę czasu przeznaczonego na realizację zadania (zob. Zmiana czasu na realizację zadania na aktualnym etapie ).
    • Możliwość zmiany czasu na wcześniejszym etapie – funkcjonalność pozwalająca na zmianę zdefiniowanego czasu na realizację zadania na wcześniejszym etapie, np. przełożony, przekazując dokument do kolejnego etapu, może określić w jakim czasie pracownik powinien zrealizować zadanie (zob. Zmiana czasu na realizację zadania na następnym etapie)

 

Sekcja „Czas na realizację zadania”

 

Sekcja „Równoległa akceptacja dokumentu”

  • Przekazanie po zatwierdzeniu przez wszystkich operatorów – parametr odpowiadający za wymuszenie zatwierdzenia dokumentu przez wszystkich operatorów mających dostęp do dokumentu w danym etapie.

 

Sekcja „Równoległa akceptacja dokumentu”

 

 

W mechanizmie równoległej akceptacji etapu została oprogramowana funkcjonalność blokowania modyfikacji szczegółów dokumentu, jak również dodatkowych uprawnień.

Blokada następuje po pierwszej akceptacji operatora. Dzięki tej funkcjonalności wszyscy operatorzy, którzy mają zaakceptować etap mogą mieć pewność, że zawartość dokumentu nie zostanie zmodyfikowana przez kolejnych zatwierdzających.

W przypadku konieczności zmiany zawartości dokumentu operator musi odblokować dokument za pomocą przycisku .

 

Usunięcie blokady poprzedzone jest komunikatem:

 

Komunikat wyświetlany podczas odblokowania dokumentu

 

Usunięcie blokady spowoduje usunięcie wszystkich wcześniejszych akceptacji. W aplikacja pojawi się informacja dla operatorów, którzy wcześniej zaakceptowali ten etap.

 

Komunikat informujący o usunięciu blokady edycji dokumentu

 

Dokument zostanie przekazany do wskazanego etapu – w poniższym przykładzie do etapu „Akceptacja” – jeżeli wszyscy operatorzy jednogłośnie wskażą ten sam kolejny etap i przekażą tam dokument.

 

Przyklad

1. Na etapie „Dekretacja” administrator nadał uprawnienia do etapu operatorom: „Admin” i „Urszula Kowal”. Następnie zaznaczył parametr „Przekazanie po zatwierdzeniu przez wszystkich operatorów”, a w polu „Do etapu” wybrał „Akceptacja” i zapisał zmiany.

 

Schemat obiegu oraz zakładka {Przekazanie} na etapie obiegu dokumentów, parametry do równoległej akceptacji dokumentu

 

2. Do etapu „Dekretacja” przekazano dokument. Operator „Admin” zatwierdził go, naciskając  ikonę [Zaakceptuj].

 

Operator „Admin” zatwierdza dokument

 

Dokument zatwierdzony przez operatora „Admin”

3. Operator „Admin” chce jednak dokonać zmiany na dokumencie – klika więc na ikonę [Odblokuj] i przycisk „Tak”.

Nad nazwą aktualnego etapu pojawia się informacja o cofnięciu akceptacji i konieczności ponownego zatwierdzenia.

„Admin” dokonuje zmiany, zapisuje ją i ponownie zatwierdza dokument za pomocą przycisku [Zaakceptuj].

 

Informacja wyświetlana po cofnięciu zatwierdzenia dokumentu

 

4. Operator „Urszula Kowal” również dokonuje następnie akceptacji dokumentu, klikając na ikonę [Zaakceptuj]. Wówczas dokument zostaje przekazany do etapu „Akceptacja”.

 

Operator „Urszula Kowal” zatwierdza dokument – zatwierdzenie przez operatora jest zaznaczone za pomocą znaku „v” na przebiegu dokumentu

 

Dokument przekazany po równoległej akceptacji do etapu „Akceptacja”

 

 

Uwaga
Jeżeli przynajmniej jeden z operatorów wskaże inny etap (np. „Odrzucenie”) częściowe zatwierdzenie (do etapu” Akceptacja”) zostanie anulowane, a dokument od razu zostanie przekazany do wskazanego innego etapu („Odrzucenie”).

 

Przyklad

1. Operator „Admin”  na etapie „Dekretacja” otrzymał dokument do zatwierdzenia do przekazania do etapu „Akceptacja” i nacisnął przycisk [Zaakceptuj].

 

Dokument po zatwierdzeniu przez operatora „Admin”

 

2. Następnie, ponieważ do etapu „Dekretacja” ma uprawnienia także użytkowniczka „Urszula Kowal”, dokument powinien być zatwierdzony również przez nią – jednak „Urszula Kowal” wybiera inny etap do przekazania dokumentu – „Odrzucenie” – i naciska strzałkę przekazania do następnego etapu.

 

Wybór innego etapu niż ten zatwierdzony przez pierwszego użytkownika –  etapu „Odrzucenie” – i przekazanie dokumentu

 

3. W takim przypadku dokument zostaje przekazany do etapu „Odrzucenie”, pomimo tego, że operator „Admin” zatwierdził przekazanie do etapu „Akceptacja”.

W takim przypadku na przebiegu dokumentu w ramach informacji o równoległej akceptacji obok operatora „Admin” widoczny jest znak „v”, zaś obok operatora „Urszula Kowal” – znak „x”.

 

Dokument zatwierdzony w procesie równoległej akceptacji i przekazany do etapu „Odrzucenie”

 

Sekcja „Definiuj warunki”

Parametr pozwala na określenie warunków, jakie musi spełniać dokument, aby mógł zostać zapisany lub przekazany do danego etapu. Opcja definiowania warunków jest dostępna także na etapie początkowym.

 

Sekcja „Definiuj warunki” z otwartym oknem z warunkiem

 

Po kliknięciu w link „Definiuj warunki” pojawia się okno, w którym definiuje się warunek.

Elementy okna:

  • pole edycji warunków
  • lista kontrolek wprowadzonych do obiegu
  • lista operatorów logicznych
  • przykład użycia

 

Okno Definiuj warunki

 

Przyklad

Administrator chce, aby w ramach obiegu „Faktury zakupu 2023”  do etapu „Akceptacja” mogły zostać przekazane tylko takie dokumenty, na których uzupełniono kontrolki: „Wartość netto” (identyfikator: netto) oraz „Kontrahent” (identyfikator: Kontrahent).

W tym celu w ustawieniach obiegu na etapie „Akceptacja” w ramach zakładki „Przekazanie” klika w link „Definiuj warunki” i w otwartym oknie wpisuje następujące warunki:

[netto] >0
AND [Kontrahent] != ' '

 

Następnie klika „Zapisz” w ramach okna, a później zapisuje typ obiegu.

 

Definiowanie warunku przekazania dokumentu do etapu „Akceptacja”

 

Operator próbuje przekazać do etapu „Akceptacja” dokument, ale zapomniał uzupełnić kontrolkę „Wartość netto”.

Wówczas pole „Następny etap” staje się puste, a zamiast strzałki przekazania do następnego etapu widoczna jest ikona  , po której kliknięciu wyświetlony zostaje następujący komunikat:

 

Komunikat wyświetlany, jeśli nie spełniono warunków przekazania do następnego etapu

 

Przekazanie do dalszego etapu będzie możliwe, jeśli operator wpisze w kontrolce „Wartość netto” wartość większą od 0.

 

Widok dokumentu, jeśli nie uzupełniono kontrolki „Wartość netto”

 

Analogicznie, operator próbuje przekazać do etapu „Akceptacja” dokument, ale zapomniał uzupełnić kontrolkę „Kontrahent”.

Wówczas również pole „Następny etap” staje się puste, a zamiast strzałki przekazania do następnego etapu wyświetlana jest ikona  .

Przekazanie do dalszego etapu będzie możliwe, jeśli operator wpisze jakąkolwiek treść w kontrolce „Kontrahent”.

 

Widok dokumentu, jeśli nie uzupełniono kontrolki „Kontrahent”

 

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS!

 




Właściwości etapu – zakładka Mail

 

Informacje ogólne

Na zakładce możliwa jest konfiguracja częstości wysyłania wiadomości e-mail:

  • do uprawnionego operatora
  • do obserwatora procesu

 

Zakładka „Mail”

 

Ponadto dostępna jest konfiguracja częstości wysyłania wiadomości o zaległościach i kończącym się terminie realizacji zadania.

Uwaga
Aby możliwe było wysyłanie wiadomości email do użytkowników, konieczne jest poprawne uzupełnienie pól na zakładce „Serwer pocztowy”,  w ramach zakładki „Ustawienia” (zob. Serwer pocztowy).

 

Zakładka „Serwer pocztowy”

 

Wskazówka
Wzorce wysyłanych wiadomości emaildostępne na zakładce „EMAIL” w ramach zakładki „Ustawienia” – możliwe jest wprowadzanie w nich zmian (zob. EMAIL).

 

E-mail do uprawnionego operatora

  • Wyślij e-mail do osób powiązanych z etapem – do osoby uprawnionej do danego etapu zostanie wysłany e-mail informujący o przypisanym do niego dokumencie. Zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie pozostałych parametrów.
    • każdorazowo po przekazaniu dokumentu – wiadomość będzie wysyłana osobno dla każdego dokumentu.
    • Co <liczba> dni o godzinie <hh:mm:ss> – do adresatów zostanie wysłana jedna wiadomość z informacją o wszystkich dokumentach przypisanych do użytkownika, w podziale na typy obiegów i etapy, w których znajdują się dokumenty
    • Uwzględnij tylko dni roboczeogranicza wysyłanie maili z powiadomieniami do dni roboczych.
    • W <dzień tygodnia> o godzinie <hh:mm:ss>powiadomienia e-mail zostaną wysłane we wskazane dni tygodnia o wskazanej godzinie.

 

Sekcja „E-mail do uprawnionego operatora”

 

Wiadomość e-mail informująca o dokumencie oczekującym na decyzję

 

Wiadomość e-mail informująca o dokumentach oczekujących na decyzję

 

E-mail do Obserwatora

  • Wyślij e-mail do Obserwatorawiadomość zostanie wysłana do operatora określonego jako Obserwator dokumentu. Obserwatora dokumentu można ustawić w menu definicji obiegów na zakładce „Ustawienia obiegu” w sekcji „Obserwator dokumentu” (zob. Obserwator dokumentu). Zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie pozostałych parametrów.
    • każdorazowo po przekazaniu dokumentu – wiadomość będzie wysyłana osobno dla każdego dokumentu.
    • Co <liczba> dni o godzinie <hh:mm:ss> – do adresatów zostanie wysłana jedna wiadomość z informacją o wszystkich dokumentach przypisanych do użytkownika, w podziale na typy obiegów i etapy, w których znajdują się dokumenty.
    • Uwzględnij tylko dni roboczeogranicza wysyłanie maili z powiadomieniami do dni roboczych.
    • W <dzień tygodnia> o godzinie <hh:mm:ss>powiadomienia e-mail zostaną wysłane we wskazane dni tygodnia o wskazanej godzinie.

 

Sekcja „E-mail do obserwatora”

 

Przykładowy mail do obserwatora (z treścią zmodyfikowaną w ustawieniach aplikacji) w zakładce „Email”)

 

E-mail o zaległościach

Funkcjonalność umożliwiająca wysyłanie informacji mailowych o dokumentach przeterminowanych (zob. Dokumenty przeterminowane).

Funkcjonalność jest dostępna, jeżeli wcześniej włączono funkcjonalność „Czas na realizację zadania” (zob, Czas na realizację zadania).

  • Wyślij e-mail o zaległościach – zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie pozostałych parametrów.
    • Co <liczba> dni o godzinie <hh:mm:ss> – do adresatów zostanie wysłana jedna wiadomość z informacją o wszystkich dokumentach przypisanych do użytkownika, w podziale na typy obiegów i etapy, w których znajdują się dokumenty.
    • Uwzględnij tylko dni roboczeogranicza wysyłanie maili z powiadomieniami do dni roboczych.
    • W <dzień tygodnia> o godzinie <hh:mm:ss>powiadomienia e-mail zostaną wysłane we wskazane dni tygodnia o wskazanej godzinie.

 

Sekcja „E-mail o zaległościach”

 

E-mail przypominający

Funkcjonalność umożliwiająca wysyłanie informacji mailowych o zbliżającym się terminie realizacji zadania.

Funkcjonalność jest dostępna, jeżeli wcześniej włączono funkcjonalność „Czas na realizację zadania” (zob. Czas na realizację zadania).

  • Wyślij e-mail przypominający – zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie pozostałych parametrów.
    • Co <liczba> dni o godzinie <hh:mm:ss> – do adresatów zostanie wysłana jedna wiadomość z informacją o wszystkich dokumentach przypisanych do użytkownika, w podziale na typy obiegów i etapy, w których znajdują się dokumenty.
    • Uwzględnij tylko dni roboczeogranicza wysyłanie maili z powiadomieniami do dni roboczych.
    • W <dzień tygodnia> o godzinie <hh:mm:ss>powiadomienia e-mail zostaną wysłane we wskazane dni tygodnia o wskazanej godzinie.

 

Sekcja „E-mail przypominający”

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS!

 




Właściwości etapu – zakładka Kontrolki

Na zakładce możliwe jest określenie właściwości kontrolek oraz całych sekcji na karcie obiegu dla każdego etapu obiegu.

W każdym etapie administrator może określić:

1. czy kontrolka lub cała sekcja będzie widoczna, wymagana, tylko do odczytu;

2. czy na danym etapie zostanie włączone inicjowanie SQL/C#;

3. w jakiej kolejności mają być inicjowane kontrolki;

4. czy dostępna będzie funkcjonalność odświeżania tabeli na żądanie.

 

Zakładka „Kontrolki”

 

Na zakładce  „Kontrolki” znajduje się parametr Włącz funkcję obserwatora podczas otwieranie dokumentu – parametr odpowiada za to, czy podczas otwierania dokumentu z listy oraz podczas przekazania dokumentu do kolejnego etapu zostanie uruchomiona funkcja obserwatora.

Włączona funkcja obserwatora oznacza, że podczas otwierania/generowania/przekazywania dokumentu kontrolka obserwator zareaguje na zamiany w kontrolce obserwowanej i zmieni swoją wartość.  Parametr domyślnie jest zaznaczony.

Jeżeli parametr zostanie odznaczony, kontrolka obserwator zmieni swoją wartość dopiero po ręcznej zmianie dokonanej na kontrolce obserwowanej.

 

Kolumny dostępne w ramach zakładki „Kontrolki:

1. Kontrolka – kolumna z listą wszystkich zdefiniowanych kontrolek w danym typie obiegu.

2. Widoczna – parametr odpowiadający za widoczność danej kontrolki w danym etapie obiegu.

Jeżeli parametr nie jest zaznaczony, kontrolka nie będzie widoczna na danym etapie.

3. Tylko do odczytu – parametr umożliwiający podgląd wartości kontrolki bez możliwości edycji.

4. Wymaganaparametr nakazu wypełnienia kontrolki w danym etapie.

Brak wprowadzenia wartości w tak oznaczonej kontrolce uniemożliwia zapis lub przekazanie dokumentu do kolejnego etapu.

W kontrolce typu dane tabelaryczne należy uzupełnić co najmniej jedną komórkę.

W wersjach wcześniejszych niż 2019.0 należy uzupełnić co najmniej jeden wiersz.

Nazwa wymaganej kontrolki jest wyróżniona pogrubioną czcionką na dokumencie.

5. Inicjalizacja SQL/C#parametr dotyczy kontrolek, których wartość inicjowana jest zapytaniem SQL lub kodem C#.

Zaznaczenie parametru dla danego etapu wprowadzi do kontrolki wartość będącą wynikiem zapytania SQL/ kodu C#.

Zaznaczenie tego parametru jest konieczne, aby wartość kontrolki została zainicjowana.

6. Odświeżanie tabeli na żądanie – po zaznaczaniu parametru dla kontrolki typu dane tabelaryczne, pod tą kontrolką na karcie obiegu pojawi się przycisk „Odśwież” umożliwiający uaktualnienie wartości w tabeli (zob. Odświeżanie wartości w kontrolce dane tabelaryczne na żądanie).

7. Kolejność inicjowania – pozwala określić kolejność inicjowania kontrolek zapytaniami SQL / kodem C#.

 

Właściwości etapu – zakładka Kontrolki

 

Dokument w etapie, dla którego zaznaczono parametry w zakladce „Kontrolki” jak na poprzedniej ilustracji – widoczny przycisk odświeżania tabeli, brak możliwości edycji kontrolki „Nr nadawczy” i pogrubiona nazwa kontrolki „Nazwa kontrahenta”.  Kontrolka „Nip” jest niewidoczna. Wyświetlany komunikat informuje o konieczności uzupelnienia kontrolki „Nazwa kontrahenta” przed akceptacją dokumentu

 

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS!

 




Uprawnienia do etapu nadawane podczas konfiguracji typu obiegu

W trybie wielofirmowym nadawanie uprawnień zawsze poprzedzone jest wyborem spółki, niezależnie od typu uprawnienia „pracownik”, „dział”, „stanowisko”.

 

Właściwości etapu – uprawnienia statyczne