Okno „Schemat Obiegu” jest podzielone na trzy sekcje:
Okno diagramu
Okno z listą etapów
Okno z właściwościami poszczególnych etapów
Zakładka „Schemat obiegu”
Sekcja „Etapy” i sekcja z właściwościami etapów są ze sobą powiązane – w górnej części okna definiowane są etapy, a w dolnejokreślane ich właściwości. Zapisane etapy tworzą listę, która może zostać wykorzystana do budowy diagramu obiegu dokumentów.
Etapy dodaje się za pomocą przycisku [Dodaj], a usuwa z listy za pomocą ikony [Usuń].
Kolejność etapów na liście operator może dowolnie modyfikować za pomocą ikonek ze strzałkami.
Sekcja „Etapy”
W wersji 2022.0.1 aplikacji desktopowej Comarch DMS na definicji obiegu została dodana wyszukiwarka etapóww polu konfiguracji etapów.
Uwaga
Wyszukiwanie nie jest wrażliwe na wielkość znaków.
Etapy mogą być wyszukiwane według nazwy.
Wyszukiwarka na definicji etapów
Wyszukiwanie etapu według nazwy
Informacja o braku wyników wyszukiwania
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?
W lewym panelu wyświetlany jest diagram, czyli graficzna forma schematu obiegu dokumentów, składający się z etapów połączonych ze sobą strzałkami(zależnościami).
Diagram budowany jest za pomocą funkcjonalności drap&drop, dzięki której można przenosić zdefiniowane etapy z sekcji „Etapy”, a następnie można połączyć etapy strzałkami.
Strzałki określają kierunek przepływu dokumentu w firmie. Istnieje możliwość prowadzenia strzałek w obydwu kierunkach pomiędzy etapami.
Przykład budowy diagramu
Operator klika na etap „Rejestracja” na liście etapów
Operator przeciąga za pomocą kursora etap „Rejestracja” na pole diagramu
Na polu diagramu pojawia się prostokąt z napisem „Rejestracja”, a operator klika na etap „Dekretacja” na liście etapów
Operator przeciąga etap „Dekretacja” na pole diagramu
Na polu diagramu pojawił się prostokąt z napisem „Dekretacja”. Operator umieszcza kursor pod prostokątem „Rejestracja” i kiedy pojawia się krzyżyk „+” , klika w niego
Operator przeciąga kursor w dół, do prostokąta z napisem „Dekretacja” – pojawia się wówczas strzałka od etapu „Rejestracja” do etapu „Dekretacja”
Comarch DMS umożliwia dwa rodzaje procesowania dokumentów:
ręczne – występuje jeżeli nie zostanie utworzony diagram (algorytm) obiegu dokumentów. W takim przypadku na szczegółach dokumentu prezentowane są wszystkie zdefiniowane etapy obiegu w formie listy rozwijalnej.
automatyczne na podstawie diagramu – zdefiniowanie diagramu przebiegu etapów włącza tryb automatyczny. Na szczegółach dokumentu są prezentowane kolejne etapy wynikające z konfiguracji schematu.
Istnieje możliwość usunięcia z diagramu etapów oraz powiązań pomiędzy nimi. Aby to zrobić wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na etap lub strzałkę, którą chcemy usunąć i wybrać „Usuń”.
Uwaga
Usunięcie etapu z diagramu nie powodujeusunięcia etapu z listy etapów.
Usuwanie etapu „Rejestracja” z diagramu
Usuwanie strzałki pomiędzy etapami
Przyciśnięcie bloczka z nazwą etapu na diagramie powoduje podświetlanie jego właściwości na panelu bocznym „Etapy”.
Przykładowy diagram obiegu dokumentów
Oznaczenie kolorami dla diagramu
W wersji 2023.0 wprowadzono funkcjonalność zróżnicowania kolorowania etapów, zależnie od połączenia danego etapu z etapem wybranym za pomocą kliknięcia myszką przez użytkownika. Dzięki tej zmianie diagram obiegu staje się bardziej czytelny, połączenia między etapami są lepiej widoczne i łatwiej zidentyfikować etap początkowy i końcowy.
Domyślnie:
Wszystkie etapy są w kolorze niebieskim (jak dotychczas)
Zwykły etap w ramach obiegu
Etap początkowy jest otoczony ciemną ramką
Etap początkowy etapu oznaczony czarną ramką
Etap końcowy jest otoczony ciemną ramką
Etap końcowy obiegu oznaczony czarną ramką
Diagram z etapami w domyślnym kolorze niebieskim i z etapami: początkowym i końcowym otoczonymi czarną ramką
Etap, na który w danym momencie kliknie użytkownik – to etap wyjściowy. Taki etap przyjmuje niebieski kolor.
Przykładowy etap wyjściowy (etap kliknięty przez użytkownika)
Inne etapy oznaczone są w następujący sposób:
Etap, od którego strzałka prowadzi do etapu wyjściowego – ma fioletową barwę
Etap prowadzący do etapu wyjściowego
Etapy, do których prowadzą strzałki z etapu wyjściowegomają barwę zieloną
Etapy, które wychodzą od etapu wyjściowego
Etapy, które nie mają bezpośredniego połączenia z etapem wyjściowym mają barwę szarą
Etapy, które nie są bezpośrednio połączone z etapem wyjściowym
Strzałki na diagramie mają kolor:
Fioletowy – jeśli prowadzą do etapu wyjściowego
Przykład fioletowej strzałki
Zielony – jeśli prowadzą do etapu wychodzącego od etapu wyjściowego lub strzałka jest dwustronna, a etap jest bezpośrednio połączony z etapem wyjściowym
Przykład zielonych strzałek – jednostronnych i dwustronnych
Szary – jeśli nie mają bezpośredniego połączenia z etapem wyjściowym
Przykład szarych strzałek
Etapy i strzałki oznaczone różnymi kolorami
Uwaga
W ramach diagramu nie jest możliwa zmiana domyślnego przypisania kolorów etapów.
Ustawianie, podgląd i edycja warunków etapu na schemacie obiegu
Podobnie jak do tej pory, operator może określić warunek przekazania dokumentu do danego etapu w ramach definicji obiegu – w tym celu powinien kolejno:
W wersji 2023.0 dodano ikonę – jest ona wyświetlana w ramach schematu obiegu, na diagramie, w prawym górnym rogu etapu, dla którego określono warunek przekazania dokumentu. Ikona znajduje się zarówno na domyślnym widoku etapów, jak również w czasie działania funkcjonalności kolorowania etapów.
Etap z widoczną ikoną warunku
Kiedy użytkownik przesunie kursor na ikonę , wówczas obok etapu wyświetlane są warunki, jakie określono dla przekazania dokumentu do danego etapu.
Podgląd warunku przekazania dokumentu do danego etapu
Jeżeli użytkownik chce dokonać modyfikacji warunków przekazania, powinien kliknąć na ikonę – zostanie wówczas otwarte okno edycji warunków przekazania do wybranego etapu.
Okno edycji warunków przekazania do wybranego etapu
Po wprowadzeniu zmian w treści warunku użytkownik powinien kliknąć przycisk [Zapisz] – wprowadzone zmiany zostaną wtedy zachowane, a okno zostanie zamknięte.
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?
Oznacz etap jako – kontrolka przyjmuje trzy wartości: „Brak”, „Początkowy” i „Końcowy”.
Źródło – pole, na którym należy wprowadzić informację, dlaczego dany dokument w tym etapie trafił do operatora (zob. Elementy panelu przekazania dokumentu)
Dla każdego schematu obiegu musi zostać określony jeden etap oznaczony, jako początkowy i przynajmniej jeden końcowy.
Uwaga
Jeżeli w systemie zostanie zdefiniowany etap, który nie jest określony jako końcowy i nie istnieje kolejny etap do przekazania, system nie pozwoli na dalsze procesowanie dokumentu. Aby uniknąć takiej sytuacji, administrator podczas tworzenia schematu powinien każdy taki etap oznaczyć, jako końcowy.
Otwórz załącznik – parametr umożliwia wskazanie kontrolki typu załącznik, której zawartość zostanie wyświetlona do podglądu, po przekazaniu dokumentu do etapu, na którym ustawiono taką akcję. Na liście rozwijanej „Otwórz załącznik”prezentowane są nazwy kontrolek typu załącznik zdefiniowane na karcie obiegu.
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?
Zakładka „Uprawnienia” składa się z trzech sekcji:
Cofnij dokument
Właściciel dokumentu
Uprawnienia do etapu
Zakładka „Uprawnienia”
Sekcja „Cofnij dokument”:
Blokada cofnięcia dokumentu – parametr określa, czy dokument z danego etapu może zostać cofnięty do etapu poprzedniego(zob. Cofnięcie dokumentu do poprzedniego etapu). Zaznaczenie parametru blokuje możliwość cofnięcia.
Zaznaczenie blokady cofnięcia dokumentu
Panel przekazania dokumentu – brak ikony cofnięcia dokumentu przy polu „Następny etap”
Sekcja „Właściciel dokumentu”:
Automatyczna zmiana właściciela dokumentu – parametr umożliwia automatyczną zmianę właściciela dokumentu wynikającą z uprawnień typu „Stanowisko powiązane ze strukturą organizacyjną firmy”. Parametr jest domyślnie odznaczony.
Uwaga
Możliwość zaznaczenia parametru istnieje tylko w sytuacji, gdy na danym typie obiegu nie ma zdefiniowanej kontrolki typu właściciel.
Zaznaczenie automatycznej zmiany właściciela dokumentu
Sekcja „Uprawnienia do etapu”:
Sekcja „Uprawnienia do etapu”pozwala na zdefiniowanie uprawnień statycznych do danego etapu dla:
operatorów,
działów
stanowisk
Wybór uprawnień nie jest obowiązkowyza wyjątkiem etapu oznaczonego jako początkowy.
W przypadku braku zdefiniowanych uprawnień, podczas pracy z dokumentem operator otrzymuje komunikat: „Dla etapu początkowego nie zostały zdefiniowane uprawnienia. Czy chcesz, aby zostało nadane Tobie uprawnienie do tego etapu?”
Parametry dostępne w sekcji „Uprawnienia do etapu”
Pola dostępne w ramach sekcji:
Uprawnienia dodatkowe – domyślniezaznaczone jako aktywne. Pozwala na zdefiniowanie dodatkowych uprawnieńpodczas przekazywania dokumentu do następnego etapu. Oznacza to, że operator może określić dodatkowego pracownika, dział lub stanowisko z dostępem do następnego wybranego etapu (zob. Dodawanie uprawnień do dokumentu na następnym etapie).
Zawężenie uprawnień na wcześniejszym etapie – funkcjonalność umożliwia zawężenie uprawnień do następnego wskazanego etapu poprzez odznaczenie uprawnień dla wybranych operatorów (zob. Zawężanie listy operatorów uprawnionych do następnego etapu).
Dostęp do dok. dla operatora niepracującego z dok. – zaznaczenie parametru na wskazanym etapie powoduje, że w każdym kolejnym etapie dostęp do dokumentu (poprzez filtr „W obiegu (nieaktywny)” na liście dokumentów, zob. Elementy okna) będą mieli wszyscy operatorzy, którzy na aktualnym etapie mieli dostęp do dokumentu. Parametr dotyczy sytuacji w której dokument powinien zostać udostępniony operatorom, którzy na określonym etapie mieli dostęp do dokumentu ale nie brali udziału w przekazaniu dokumentu do kolejnego etapu. Przykładem może być proces realizacji zadania, w którym bierze udział kilku zainteresowanych np. wykonawców. Na określonym etapie dokument trafia do etapu „Realizacja zadania”do tego etapu ma dostęp kilku wykonawców. Rozpoczęcie realizacji jest potwierdzane przez jednego wykonawcę ale pozostali nadal powinni mieć wgląd do dokumentu DMS.
Uprawnienia – po kliknięciu w link „Dodaj”można dodać stałe uprawnienia do danego etapu dla wybranych pracowników, działów lub stanowisk. Uprawnienie do danego etapu można usunąć, klikając na ikonę kosza obok danej pozycji
Parametr „Dostęp do dok. dla operatora niepracującego z dok.” na zakładce „Uprawnienia” na etapie obiegu.
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?
Zakładka „Przekazanie” składa się z pięciu sekcji:
Przekazanie czasowe
Przekazanie z listy
Czas na realizację zadania
Równoległa akceptacja dokumentu
Definiuj warunki
Zakładka „Przekazanie”
Sekcja „Przekazanie czasowe”
Przekazuj po zadanym czasie – system pozwala na przekazanie dokumentu bez udziału operatora. Jeśli:
1. ten parametr jest aktywny
2.określony zostanie czas i etap, do którego ma trafić dokument po zadanym czasie
3. operator nie dokona wcześniej przekazania sam
w takim przypadku system przeniesie dokument do wyznaczonego etapu. Kolejne parametry są dostępne po zaznaczeniu parametru „Przekazuj po zadanym czasie”:
Etap – wybór etapu, do którego zostanie przekazany dokument po zadanym czasie.
Czas – możliwość określenia zakresu czasowego, po którym nastąpi przekazanie czasowe dokumentu do etapu wskazanego w polu „Etap”.
Uwzględnij tylko dni robocze – parametr uwzględniający wyłącznie dni robocze w zdefiniowanym zakresie czasowym, po którym nastąpi automatyczne przekazanie dokumentu. Domyślne dni robocze to: poniedziałek, wtorek, środa, czwartek, piątek. Istnieje możliwość zdefiniowania dni wolnych od pracy za pomocą tabeli do.DF_ConfDaysOff.
Sekcja „Przekazanie czasowe”
Lista dokumentów – w kolumnie „Zostanie przekazany” widoczne są dzień i godzina, o której dokument zostanie automatycznie przekazany do etapu „Etap 2”
Sekcja „Przekazanie z listy”
Etap domyślny – miejsce wskazania domyślnego etapu, do którego zostanie przekazany dokumentpo kliknięciu w kolumnie „Przekaż na liście dokumentów”na nazwie wybranego etapu domyślnego. Etap domyślny musi mieć zdefiniowane uprawnienia.
Sekcja „Przekazanie z listy”, wybór etapu domyślnego
Lista dokumentów, kolumna „Przekaż” – po kliknięciu w link „Etap 2” dokument zostanie przekazany do tego etapu
Sekcja „Czas na realizację zadania”
Czas na realizację zadania w etapie – umożliwia określenie czasu na realizację zadania przez operatora w danym etapie(zob. Czas na realizację zadania). Zaznaczenie parametru powoduje aktywację pozostałych kontrolek w tej sekcji.
Uwzględnij tylko dni robocze – parametr uwzględniający wyłącznie dni robocze w zdefiniowanym zakresie czasowym.
Możliwość zmiany czasu na wcześniejszym etapie – funkcjonalność pozwalająca na zmianę zdefiniowanego czasu na realizację zadania na wcześniejszym etapie, np. przełożony, przekazując dokument do kolejnego etapu, może określić w jakim czasie pracownik powinien zrealizować zadanie (zob. Zmiana czasu na realizację zadania na następnym etapie)
Sekcja „Czas na realizację zadania”
Sekcja „Równoległa akceptacja dokumentu”
Przekazanie po zatwierdzeniu przez wszystkich operatorów – parametr odpowiadający za wymuszenie zatwierdzenia dokumentu przez wszystkich operatorów mających dostęp do dokumentu w danym etapie.
Sekcja „Równoległa akceptacja dokumentu”
W mechanizmie równoległej akceptacji etapu została oprogramowana funkcjonalność blokowania modyfikacji szczegółów dokumentu, jak również dodatkowych uprawnień.
Blokada następuje po pierwszej akceptacji operatora. Dzięki tej funkcjonalności wszyscy operatorzy, którzy mają zaakceptować etap mogą mieć pewność, że zawartość dokumentu nie zostanie zmodyfikowana przez kolejnych zatwierdzających.
W przypadku konieczności zmiany zawartości dokumentu operator musi odblokować dokument za pomocą przycisku .
Usunięcie blokady poprzedzone jest komunikatem:
Komunikat wyświetlany podczas odblokowania dokumentu
Usunięcie blokady spowoduje usunięcie wszystkich wcześniejszych akceptacji. W aplikacja pojawi się informacja dla operatorów, którzy wcześniej zaakceptowali ten etap.
Komunikat informujący o usunięciu blokady edycji dokumentu
Dokument zostanie przekazany do wskazanego etapu – w poniższym przykładzie do etapu „Akceptacja” – jeżeli wszyscy operatorzy jednogłośnie wskażą ten sam kolejny etap i przekażą tam dokument.
Przyklad
1. Na etapie „Dekretacja”administrator nadał uprawnienia do etapu operatorom: „Admin” i „Urszula Kowal”. Następnie zaznaczył parametr „Przekazanie po zatwierdzeniu przez wszystkich operatorów”, a w polu „Do etapu” wybrał „Akceptacja” i zapisał zmiany.
Schemat obiegu oraz zakładka {Przekazanie} na etapie obiegu dokumentów, parametry do równoległej akceptacji dokumentu
3. Operator „Admin” chce jednak dokonać zmiany na dokumencie – klika więc na ikonę [Odblokuj] i przycisk „Tak”.
Nad nazwą aktualnego etapu pojawia się informacja o cofnięciu akceptacji i konieczności ponownego zatwierdzenia.
„Admin”dokonuje zmiany, zapisuje ją i ponownie zatwierdza dokument za pomocą przycisku [Zaakceptuj].
Informacja wyświetlana po cofnięciu zatwierdzenia dokumentu
4. Operator „Urszula Kowal”również dokonuje następnie akceptacji dokumentu, klikając na ikonę[Zaakceptuj]. Wówczas dokument zostaje przekazany do etapu „Akceptacja”.
Operator „Urszula Kowal” zatwierdza dokument – zatwierdzenie przez operatora jest zaznaczone za pomocą znaku „v” na przebiegu dokumentu
Dokument przekazany po równoległej akceptacji do etapu „Akceptacja”
Uwaga
Jeżeli przynajmniej jeden z operatorów wskaże inny etap (np. „Odrzucenie”) częściowe zatwierdzenie (do etapu” Akceptacja”) zostanie anulowane, a dokument od razu zostanie przekazany do wskazanego innego etapu („Odrzucenie”).
Przyklad
1. Operator „Admin” na etapie „Dekretacja” otrzymał dokument do zatwierdzenia do przekazania do etapu „Akceptacja” i nacisnął przycisk [Zaakceptuj].
Dokument po zatwierdzeniu przez operatora „Admin”
2. Następnie, ponieważ do etapu „Dekretacja”ma uprawnienia także użytkowniczka „Urszula Kowal”, dokument powinien być zatwierdzony również przez nią – jednak „Urszula Kowal” wybiera inny etap do przekazania dokumentu – „Odrzucenie” – i naciska strzałkę przekazania do następnego etapu.
Wybór innego etapu niż ten zatwierdzony przez pierwszego użytkownika – etapu „Odrzucenie” – i przekazanie dokumentu
3. W takim przypadku dokument zostaje przekazany do etapu„Odrzucenie”, pomimo tego, że operator „Admin” zatwierdził przekazanie do etapu „Akceptacja”.
W takim przypadku na przebiegu dokumentu w ramach informacji o równoległej akceptacji obok operatora „Admin” widoczny jest znak „v”, zaś obok operatora „Urszula Kowal” – znak „x”.
Dokument zatwierdzony w procesie równoległej akceptacji i przekazany do etapu „Odrzucenie”
Sekcja „Definiuj warunki”
Parametr pozwala na określenie warunków, jakie musi spełniać dokument, aby mógł zostać zapisany lub przekazany do danego etapu. Opcja definiowania warunków jest dostępna także na etapie początkowym.
Sekcja „Definiuj warunki” z otwartym oknem z warunkiem
Po kliknięciu w link „Definiuj warunki” pojawia się okno, w którym definiuje się warunek.
Elementy okna:
pole edycji warunków
lista kontrolek wprowadzonych do obiegu
lista operatorów logicznych
przykład użycia
Okno Definiuj warunki
Przyklad
Administrator chce, aby w ramach obiegu „Faktury zakupu 2023” do etapu „Akceptacja” mogły zostać przekazane tylko takie dokumenty, na których uzupełniono kontrolki: „Wartość netto” (identyfikator: netto) oraz „Kontrahent” (identyfikator: Kontrahent).
W tym celu w ustawieniach obiegu na etapie „Akceptacja” w ramach zakładki „Przekazanie”klika w link „Definiuj warunki” i w otwartym oknie wpisuje następujące warunki:
[netto] >0
AND [Kontrahent] != ' '
Następnie klika „Zapisz” w ramach okna, a później zapisuje typ obiegu.
Definiowanie warunku przekazania dokumentu do etapu „Akceptacja”
Operator próbuje przekazać do etapu „Akceptacja” dokument, ale zapomniał uzupełnić kontrolkę „Wartość netto”.
Wówczas pole „Następny etap”staje się puste, a zamiast strzałki przekazania do następnego etapu widoczna jest ikona , po której kliknięciu wyświetlony zostaje następujący komunikat:
Komunikat wyświetlany, jeśli nie spełniono warunków przekazania do następnego etapu
Przekazanie do dalszego etapu będzie możliwe, jeśli operator wpisze w kontrolce „Wartość netto”wartość większą od 0.
Widok dokumentu, jeśli nie uzupełniono kontrolki „Wartość netto”
Analogicznie, operator próbuje przekazać do etapu „Akceptacja”dokument, ale zapomniał uzupełnić kontrolkę „Kontrahent”.
Wówczas również pole „Następny etap”staje się puste, a zamiast strzałki przekazania do następnego etapu wyświetlana jest ikona .
Przekazanie do dalszego etapu będzie możliwe, jeśli operator wpisze jakąkolwiek treść w kontrolce „Kontrahent”.
Widok dokumentu, jeśli nie uzupełniono kontrolki „Kontrahent”
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?
Na zakładce możliwa jest konfiguracja częstości wysyłania wiadomości e-mail:
do uprawnionego operatora
do obserwatora procesu
Zakładka „Mail”
Ponadto dostępna jest konfiguracja częstości wysyłania wiadomości o zaległościach i kończącym się terminie realizacji zadania.
Uwaga
Aby możliwe było wysyłanie wiadomości email do użytkowników, konieczne jest poprawne uzupełnienie pól na zakładce „Serwer pocztowy”, w ramach zakładki „Ustawienia” (zob. Serwer pocztowy).
Zakładka „Serwer pocztowy”
Wskazówka
Wzorce wysyłanych wiadomości email są dostępnena zakładce „EMAIL” w ramach zakładki „Ustawienia”– możliwe jest wprowadzanie w nich zmian (zob. EMAIL).
E-mail do uprawnionego operatora
Wyślij e-mail do osób powiązanych z etapem – do osoby uprawnionej do danego etapu zostanie wysłany e-mail informujący o przypisanym do niego dokumencie. Zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie pozostałych parametrów.
każdorazowo po przekazaniu dokumentu – wiadomość będzie wysyłana osobno dla każdego dokumentu.
Co <liczba> dni o godzinie <hh:mm:ss> – do adresatów zostanie wysłana jedna wiadomość z informacją o wszystkich dokumentach przypisanych do użytkownika, w podziale na typy obiegów i etapy, w których znajdują się dokumenty
Uwzględnij tylko dni robocze – ogranicza wysyłanie mailiz powiadomieniami do dni roboczych.
W <dzień tygodnia> o godzinie <hh:mm:ss> – powiadomienia e-mail zostaną wysłane we wskazane dni tygodnia o wskazanej godzinie.
Sekcja „E-mail do uprawnionego operatora”
Wiadomość e-mail informująca o dokumencie oczekującym na decyzję
Wiadomość e-mail informująca o dokumentach oczekujących na decyzję
E-mail do Obserwatora
Wyślij e-mail do Obserwatora – wiadomość zostanie wysłana do operatora określonego jako Obserwator dokumentu. Obserwatora dokumentu można ustawić w menu definicji obiegów na zakładce „Ustawienia obiegu” w sekcji „Obserwator dokumentu” (zob. Obserwator dokumentu). Zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie pozostałych parametrów.
każdorazowo po przekazaniu dokumentu – wiadomość będzie wysyłana osobno dla każdego dokumentu.
Co <liczba> dni o godzinie <hh:mm:ss> – do adresatów zostanie wysłana jedna wiadomość z informacją o wszystkich dokumentach przypisanych do użytkownika, w podziale na typy obiegów i etapy, w których znajdują się dokumenty.
Uwzględnij tylko dni robocze – ogranicza wysyłanie maili z powiadomieniami do dni roboczych.
W <dzień tygodnia> o godzinie <hh:mm:ss> – powiadomienia e-mail zostaną wysłane we wskazane dni tygodnia o wskazanej godzinie.
Sekcja „E-mail do obserwatora”
Przykładowy mail do obserwatora (z treścią zmodyfikowaną w ustawieniach aplikacji) w zakładce „Email”)
E-mail o zaległościach
Funkcjonalność umożliwiająca wysyłanie informacji mailowych o dokumentach przeterminowanych (zob. Dokumenty przeterminowane).
Funkcjonalność jest dostępna, jeżeli wcześniej włączono funkcjonalność „Czas na realizację zadania”(zob, Czas na realizację zadania).
Wyślij e-mail o zaległościach – zaznaczenie parametru powoduje uaktywnieniepozostałych parametrów.
Co <liczba> dni o godzinie <hh:mm:ss> – do adresatów zostanie wysłana jedna wiadomość z informacją o wszystkich dokumentach przypisanych do użytkownika, w podziale na typy obiegów i etapy, w których znajdują się dokumenty.
Uwzględnij tylko dni robocze – ogranicza wysyłanie maili z powiadomieniami do dni roboczych.
W <dzień tygodnia> o godzinie <hh:mm:ss> – powiadomienia e-mail zostaną wysłane we wskazane dni tygodnia o wskazanej godzinie.
Sekcja „E-mail o zaległościach”
E-mail przypominający
Funkcjonalność umożliwiająca wysyłanie informacji mailowych o zbliżającym się terminie realizacji zadania.
Funkcjonalność jest dostępna, jeżeli wcześniej włączono funkcjonalność „Czas na realizację zadania” (zob. Czas na realizację zadania).
Wyślij e-mail przypominający – zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie pozostałych parametrów.
Co <liczba> dni o godzinie <hh:mm:ss> – do adresatów zostanie wysłana jedna wiadomość z informacją o wszystkich dokumentach przypisanych do użytkownika, w podziale na typy obiegów i etapy, w których znajdują się dokumenty.
Uwzględnij tylko dni robocze – ogranicza wysyłanie maili z powiadomieniami do dni roboczych.
W <dzień tygodnia> o godzinie <hh:mm:ss> – powiadomienia e-mail zostaną wysłane we wskazane dni tygodnia o wskazanej godzinie.
Sekcja „E-mail przypominający”
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?
Na zakładce możliwe jest określenie właściwości kontrolek oraz całych sekcji na karcie obiegu dla każdego etapu obiegu.
W każdym etapie administrator może określić:
1.czy kontrolka lub cała sekcja będzie widoczna, wymagana, tylko do odczytu;
2. czy na danym etapie zostanie włączone inicjowanie SQL/C#;
3.w jakiej kolejności mają być inicjowane kontrolki;
4.czy dostępna będzie funkcjonalność odświeżania tabeli na żądanie.
Zakładka „Kontrolki”
Na zakładce „Kontrolki” znajduje się parametr Włącz funkcję obserwatora podczas otwieranie dokumentu – parametr odpowiada za to, czy podczas otwierania dokumentu z listy oraz podczas przekazania dokumentu do kolejnego etapu zostanie uruchomiona funkcja obserwatora.
Włączona funkcja obserwatora oznacza, że podczas otwierania/generowania/przekazywania dokumentu kontrolka obserwator zareaguje na zamiany w kontrolce obserwowanej i zmieni swoją wartość. Parametr domyślnie jest zaznaczony.
Jeżeli parametr zostanie odznaczony, kontrolka obserwator zmieni swoją wartość dopiero po ręcznej zmianiedokonanej na kontrolce obserwowanej.
Kolumny dostępne w ramach zakładki „Kontrolki:
1.Kontrolka – kolumna z listą wszystkich zdefiniowanych kontrolek w danym typie obiegu.
2.Widoczna – parametr odpowiadający za widoczność danej kontrolki w danym etapie obiegu.
Jeżeli parametr nie jestzaznaczony, kontrolka nie będzie widoczna na danym etapie.
3. Tylko do odczytu – parametr umożliwiający podgląd wartości kontrolki bez możliwości edycji.
4.Wymagana – parametr nakazu wypełnienia kontrolki w danym etapie.
Brak wprowadzenia wartościw tak oznaczonej kontrolce uniemożliwia zapis lub przekazanie dokumentu do kolejnego etapu.
W kontrolce typu dane tabelaryczne należy uzupełnić co najmniej jedną komórkę.
W wersjach wcześniejszych niż 2019.0 należy uzupełnić co najmniej jeden wiersz.
Nazwa wymaganej kontrolki jest wyróżniona pogrubioną czcionką na dokumencie.
5. Inicjalizacja SQL/C# – parametr dotyczy kontrolek, których wartość inicjowana jest zapytaniem SQL lub kodem C#.
Zaznaczenie parametru dla danego etapu wprowadzi do kontrolki wartość będącą wynikiem zapytania SQL/ kodu C#.
Zaznaczenie tego parametru jest konieczne, aby wartość kontrolki została zainicjowana.
6. Odświeżanie tabeli na żądanie – po zaznaczaniu parametru dla kontrolki typu dane tabelaryczne, pod tą kontrolką na karcie obiegu pojawi się przycisk „Odśwież” umożliwiający uaktualnienie wartości w tabeli (zob. Odświeżanie wartości w kontrolce dane tabelaryczne na żądanie).
Dokument w etapie, dla którego zaznaczono parametry w zakladce „Kontrolki” jak na poprzedniej ilustracji – widoczny przycisk odświeżania tabeli, brak możliwości edycji kontrolki „Nr nadawczy” i pogrubiona nazwa kontrolki „Nazwa kontrahenta”. Kontrolka „Nip” jest niewidoczna. Wyświetlany komunikat informuje o konieczności uzupelnienia kontrolki „Nazwa kontrahenta” przed akceptacją dokumentu
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?
Integracja aplikacji Comarch DMS z terminarzem Comarch ERP XL
Funkcjonalność umożliwia dodanie zadań z Comarch DMS do terminarza Comarch ERP XL dla użytkowników XL’owych.
Uwaga
Zadania z aplikacji są umieszczane w terminarzu tylko z poziomu Comarch DMS.
Nie ma możliwości dodania zadania Comarch DMS z poziomu systemu Comarch ERP XL.
Zadanie zostaje dodane do terminarza operatora XL’owego jeśli:
na właściwościach etapu zaznaczony jest parametr „Umieść zadanie w Terminarzu ERP XL”
uprawniony operator ma przypisanego pracownika w systemie Comarch ERP XL
Zaznaczanie parametru „Umieść zadanie w Terminarzu ERP XL”
Scenariusz pracy:
Zadanie zostało przekazane do etapu, w którym jest zaznaczony parametr „Umieść zadanie w Terminarzu ERP XL”.
Aplikacja dodała zadanie do terminarza operatora/ów przypisanego/przypisanych do etapu.
Zadanie prezentowane jest w terminarzu od momentu przekazania zadania do etapu gdy został ustawiony czas na realizację zadania:
czas po upływie zadanego czasu na realizację oznaczony jest jako czas przeterminowania i zadanie zostaje oznaczone na liście zadań, jako zadanie przeterminowane.
zadanie przeterminowane prezentowane jest na zakładce Zadania zaległe w terminarzu.
zmiana czasu na realizację zadania (poprzez operatora przypisanego do etapu lub innego operatora na wcześniejszym etapie) aktualizuje czas w terminarzu.
od momentu wejścia zadania do etapu gdy nie został ustawiony czas na realizację zadania:
zadanie jest oznaczone, jako przeterminowane,
zadanie przeterminowane prezentowane jest na zakładce Zadania zaległe w terminarzu.
Zadanie pozostaje w terminarzu do czasu wykonania, czyli przekazania do następnego etapu w aplikacji Comarch DMS. Zaznaczenie kontrolki „Wykonano” w Comarch ERP XL nie skutkuje przekazaniem dokumentu do następnego etapu w Comarch DMS. Operator musi dodatkowo zrobić jeszcze przekazanie dokumentu do następnego etapu ze szczegółów zadania w aplikacji Comarch DMS.
W momencie przekazania zadania do następnego etapu aplikacja Comarch DMS zamyka zadanie (wykonuje je) w terminarzu Comarch ERP XL.
Wykonanie zadania (przekazanie do następnego etapu) przez jednego z operatorów uprawnionych do etapu skutkuje wykonaniem zadania w terminarzu wszystkich operatorów, u których znajdowało się to zadanie.
W przypadku zastępstwa przy przekazywaniu pojawi się komunikat w czyim imieniu aplikacja Comarch DMS przekazuje dokument do następnego etapu.
Uwaga
Zadanie wykonane w terminarzu nie powoduje przekazania dokumentu do następnego etapu w aplikacji Comarch DMS. W tym celu, operator wykonujący zadanie w terminarzu Comarch ERP XL musi przekazać dokument do następnego etapu z poziomu szczegółów zadania w aplikacji Comarch DMS.
Mapowanie wartości kontrolek Comarch DMS z terminarzem Comarch ERP XL przedstawia poniższa tabela:
Comarch DMS
Terminarz Comarch ERP XL – szczegóły zadania
Numer dokumentu
Kod
Nazwa etapu
Nazwa
Operator uprawniony do etapu
Obiekty zadania
Źródło
Opis
Postępowanie
Opis
Data i godzina wejścia dokumentu do etapu
Termin realizacji Od
Data i godzina planowanego wyjścia dokumentu z etapu, jeśli ustawiono czas na realizację zadania
Termin realizacji Do
Data i godzina wejścia dokumentu do etapu, jeśli nie ustawiono czasu na realizację zadania
Termin realizacji Do
Czas na realizację zadania
Czas planowany
Data i godzina wejścia dokumentu do etapu
Utworzono
Data i godzina przekazania dokumentu do następnego etapu
Wykonano
Gdy ustawiony jest czas na przypomnienie przed przeterminowaniem
Przypomnienie
Komentarz
Zakładka Notatka
Terminarz Comarch ERP XL – zadanie z Comarch DMS
Uprawnienia do etapu nadawane podczas konfiguracji typu obiegu
W trybie wielofirmowym nadawanie uprawnień zawsze poprzedzone jest wyborem spółki, niezależnie od typu uprawnienia „pracownik”, „dział”, „stanowisko”.
[Dodaj], a usuwa z listy za pomocą ikony 
[Usuń].
– jest ona 
, wówczas 
– zostanie wówczas otwarte 
[Zapisz] – 
.
[Zaakceptuj].
, po której kliknięciu wyświetlony zostaje następujący 
