Comarch OCR rozpoznaje  jedno- i wielostronicowe faktury z pojedynczych oraz ze zbiorczych plików (takich, w których zapisane są skany wielu faktur).

Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 20 MB, maksymalny rozmiar pojedynczej strony wynosi 5MB, zaś maksymalna rozdzielczość jednej strony to 20 mln pikseli.

Uwaga

W przypadku współpracy Comarch DMS z Comarch OCR zalecamy, aby w Web.config w folderze z aplikacją serwerową (dawna web) wprowadzić pełną nazwę serwera licencji dla aplikacji Comarch DMS razem z nazwą instancji i numerem klucza.

Przyklad

serwer\instancja::1234567892.

Pełną składnię trzeba użyć również wtedy, gdy na serwerze jest tylko jeden klucz. W przeciwnym wypadku dla punktu konfiguracyjnego na zakładce ACD, który współpracuje z Comarch OCR może nie być możliwe włączenie procesowania dokumentów poprzez zaznaczenie parametru Włącz procesowanie dokumentów.

 

Aby uruchomić Comarch OCR, należy kolejno:

1. przejść na zakładkę Automatyczne generowanie dokumentów w aplikacji desktop Comarch DMS

2. zdefinować punkt konfiguracyjny we współpracy z Comarch DMS, jak opisano w artykule Definiowanie punktu konfiguracyjnego.

Po zapisaniu punktu konfiguracyjnego, przy pierwszej próbie skorzystania z Comarch OCR, pojawi się wykrzyknik z linkiem do potwierdzenia zgody.

Aby usługa została uruchomiona należy zapoznać się z regulaminem, uzupełnić dane i potwierdzić zgodę. Jeśli zgoda została już udzielona w ramach skorzystania z Comarch OCR z poziomu innego programu Comarch ERP, nie jest konieczna ponowna zgoda  i link nie powinien się pojawić w DMS.

Każdy Klient może jednorazowo skorzystać z pakietu DEMO (50 dokumentów na okres jednego miesiąca). Aby go uruchomić wystarczy udzielić wspomnianej powyżej zgody . Po wykorzystaniu pakietu testowego, możliwe jest jego powiększenie. Cennik usługi dostępny jest na stronie: https://www.comarch.pl/ocr/ .

Kiedy usługa została uruchomiona, a  pliki przesłane do Comarch OCR, rozpoznane z plików dokumenty są widoczne na liście  (zob. Przetwarzanie dokumentów przez usługę Comarch OCR).

Dodawanie nowego punktu i zakładka „Tryb współpracy”

Aby utworzyć punkt konfiguracyjny typu „Współpraca z Comarch OCR” należy w oknie „Automatyczne generowanie dokumentów” dodać nowy punkt konfiguracyjny za pomocą ikony . Na liście trybów pracy punktu jako pierwsza dostępna jest opcja „Współpraca z Comarch OCR”.

Zakładka „Ogólne”

Na zakładce „Ogólne” należy w polu:

Punkt konfiguracyjny typu „Współpraca z Comarch OCR”, zakładka „Ogólne”

Zakładka „Lista”

Na zakładce „Lista”, analogicznie do pozostałych trybów pracy punktów konfiguracyjnych, należy za pomocą zapytania SQL określić listę dokumentów, która będzie wyświetlana w oknie ACD po przeprocesowaniu plików w usłudze Comarch OCR.  Dodatkowo można ograniczyć prezentowaną listę wyłącznie do dokumentów, które zostały przeprocesowane przez zalogowanego operatora – w tym celu należy odkomentować warunek „and OCW_OperatorID=@IdOperatorDMS@”.

BEGIN TRY

select OCD_ID, NULL, OCD_Number from do.OC_Documents

left join do.OC_WorkAPProcess on OCD_ID = OCW_DocumentID /*tabela przeprocesowanych dokumentów */

join do.DF_ConfAPDictionary on OCW_APDId=APD_ID

where OCW_Status = 2

and OCW_APDid =@PointId@ -- zmienna dynamiczna

--and OCW_OperatorID=@IdOperatorDMS@ /*dodatkowy warunek, aby na liście operator widział dokumenty przeprocesowane przez siebie*/

END TRY

BEGIN CATCH

DECLARE @ErrorMessage varchar(max) = 'W zapytaniu wystąpił błąd: ' + ERROR_MESSAGE();

THROW 50001, @ErrorMessage ,1;

END CATCH

Zakładka „Kontrolki”

Na zakładce „Kontrolki” za pomocą zapytań SQL należy wskazać wartości, które będą wyświetlane w poszczególnych kontrolkach po przeprocesowaniu dokumentu w usłudze Comarch OCR. Przykłady zapytań SQL zostały przedstawione w artykule Przykłady zapytań SQL w zakładce Kontrolki.

Zakładka „Uprawnienia”

Na zakładce „Uprawnienia” należy wskazać pracowników, którzy będą mogli procesować dokumenty w ramach punktu. Uprawnienia mogą być dodawane wyłącznie poprzez wskazanie pracowników, nie ma możliwości dodania uprawnień dla pracowników wskazanego działu czy pracowników zajmujących określone stanowisko.

W ramach zakładki „Kontrolki” ( lub „Atrybuty” w przypadku punktu ACD współpracującego z Repozytorium) można zastosować szereg zapytań SQL, aby z pliku został zmapowany określony rodzaj danych. Poniżej przedstawiono przykłady takich zapytań:

• Skan dokumentu – użytkownik wybiera kontrolkę typu Załącznik, znajdującą się w danym typie obiegu

 

select OCD_SourceContent, OCD_FileName
from do.OC_Documents
where OCD_ID=@Id1@

 

 

• Numer dokumentu – użytkownik wybiera kontrolkę typu Tekst, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Długi tekst/ Krótki tekst w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

 

select OCD_Number
from do.OC_Documents
where OCD_ID=@Id1@

 

 

 

• Data wystawienia – użytkownik wybiera kontrolkę typu Data i godzina, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Data w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

 

Select OCD_IssueDate
from do.OC_Documents
where OCD_ID=@Id1@

 

 

 

• Data zakupu – użytkownik wybiera kontrolkę typu Data i godzina, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Data w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

 

Select OCD_PurchaseDate
from do.OC_Documents
where OCD_ID=@Id1@

 

 

 

• Data otrzymania – użytkownik wybiera kontrolkę typu Data i godzina, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Data w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

 

Select OCD_ReceiptDate
from do.OC_Documents
where OCD_ID=@Id1@

 

 

 

• Waluta – użytkownik wybiera kontrolkę typu Tekst, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Długi tekst/ Krótki tekst w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

 

 

select OCD_Currency
from do.OC_Documents 
where OCD_Id = @id1@

 

 

 

• Kontrahent – użytkownik wybiera kontrolkę typu Kontrahent, znajdującą się w danym typie obiegu (dane pochodzą z bazy Comarch ERP XL)

 

select top 1 Knt_gidnumer, knt_akronim
from [Nazwa_bazy_DMS].[do].[OC_Documents]
join [Nazwa_bazy_ERPXL].[cdn].[KntKarty] on Knt_Nip = OCD_ContractorNip
where OCD_ID=@Id1@

 

Natomiast w przypadku współpracy z systemem Comarch ERP Optima, wartość w kontrolce elektronicznej kontrahent może zostać uzupełniona zapytaniem jak poniżej.

 

select top 1 Knt_KntId, Knt_Kod
from [Nazwa_bazy_DMS].[do].[OC_Documents]
join [Nazwa_bazy_ERPOptima].[cdn].[Kontrahenci] on Knt_Nip = OCD_ContractorNip
where OCD_ID=@Id1@

 

 

W przypadku punktu ACD współpracującego z modułem Repozytorium można zmapować nazwę kontrahenta do atrybutu typu Tekst – poniżej przedstawiono przykład takiego mapowania w przypadku współpracy Comarch DMS z Comarch ERP Optima:

 

select top 1 Knt_Nazwa1
from [Nazwa_bazy_DMS].[do].[OC_Documents] 
join [Nazwa_bazy_ERPOptima].[cdn].[Kontrahenci] on Knt_Nip = OCD_ContractorNip 
where OCD_ID=@Id1@

 

 

• NIP kontrahenta – użytkownik wybiera kontrolkę typu Tekst, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Długi tekst/ Krótki tekst w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

 

 

select ocd_contractornip
from do.OC_Documents
where OCD_ID=@Id1@

 

 

 

 

• Adres kontrahenta – użytkownik wybiera kontrolkę typu Tekst, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Długi tekst w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

 

select CONCAT(OCD_ContractorStreet,' ',OCD_ContractorHouseNumber,' ',OCD_ContractorApartmentNumber, ' ', OCD_ContractorPostcode, ' ' , OCD_ContractorCity)
from do.OC_Documents
where OCD_ID=@Id1@

 

 

 

• Województwo kontrahenta (tylko dla dokumentów w języku polskim) – użytkownik wybiera kontrolkę typu Tekst, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Długi tekst/ Krótki tekst w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

 

 

select OCD_ContractorVoivodeship
from do.OC_Documents
where OCD_ID=@Id1@

 

 

 

• Poczta kontrahenta (tylko dla dokumentów w języku polskim) – użytkownik wybiera kontrolkę typu Tekst, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Długi tekst/ Krótki tekst w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

 

 

select OCD_Contractorpost
from do.OC_Documents
where OCD_ID=@Id1@

 

 

 

• Państwo kontrahenta – użytkownik wybiera kontrolkę typu Tekst, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Długi tekst/ Krótki tekst w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

 

 

select ocd_contractorcountry
from do.OC_Documents
where OCD_ID=@Id1@

 

 

 

• Informacja czy kontrahent jest aktywnym płatnikiem VAT (tylko dla dokumentów w języku polskim) – użytkownik wybiera kontrolkę typu Tekst, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Długi tekst/ Krótki tekst w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

 

 

select
CASE
WHEN OCD_ContractorIsActiveVatPayer = '1' then 'jest płatnikiem VAT'
WHEN OCD_ContractorIsActiveVatPayer ='0' then 'nie jest płatnikiem VAT'
ELSE 'brak danych'
END
from do.OC_Documents
where OCD_ID=@Id1@

 

 

 

• Wartość netto – użytkownik wybiera kontrolkę typu Liczba stałoprzecinkowa, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Liczba w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

 

select SUM(OCV_Net)
from do.OC_Document_Vat_Registries
where OCV_DocumentId=@Id1@

 

 

 

• Wartość brutto – użytkownik wybiera kontrolkę typu Liczba stałoprzecinkowa, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Liczba w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

 

select SUM(OCV_Gross)
from do.OC_Document_Vat_Registries
where OCV_DocumentId =@Id1@

 

 

 

• Stawka VAT – użytkownik wybiera kontrolkę typu Liczba stałoprzecinkowa, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Liczba w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

select OCV_VatRate
from do.OC_Document_Vat_Registries
where OCV_DocumentId =@Id1@

 

 

• Kwota VAT – użytkownik wybiera kontrolkę typu Liczba stałoprzecinkowa, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Liczba w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

 

select SUM(OCV_Vat)
from do.OC_Document_Vat_Registries
where OCV_DocumentId =@Id1@

 

 

 

• Konto bankowe – użytkownik wybiera kontrolkę typu Tekst, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Długi tekst/ Krótki tekst w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

 

select OCD_BankAccountNumber 
from do. OC_Documents
where OCD_ID=@Id1@

 

 

 

• Termin płatności – użytkownik wybiera kontrolkę typu Data i godzina, znajdującą się w danym typie obiegu lub atrybut typu Data w przypadku punktu ACD działającego we współpracy z modułem Repozytorium

 

select OCD_PaymentDate
from do.OC_Documents
where OCD_ID=@Id1@

Po wyborze i konfiguracji punktu współpracującego z Comarch OCR (jak omówiono w artykule Definiowanie punktu konfiguracyjnego), w oknie „Automatyczne generowanie dokumentów” prezentowane są przyciski:

[Ustawienia OCR] – przycisk wywołujący okno, w którym należy wskazać katalog, z którego będą pobierane dokumenty do procesowania przez usługę Comarch OCR. Wskazanie folderu jest warunkiem koniecznym do rozpoczęcia procesowania dokumentów za pomocą Comarch OCR. We wskazanym katalogu automatycznie zostaną założone podkatalogi temp, wysłane i błędy. W oknie należy również określić sposób łączenia stron przesyłanych plików:

W wersji  2021.2.0 dodano również możliwość zdefiniowania w tym miejscu zakresu stron do przetworzenia. Kiedy zakres stron zostanie określony, OCR najpierw wybierze ten zakres stron z dokumentu, później zaś w tym zakresie połączy strony dokumentu według treści lub według założenia, że jeden przesłany plik jest równy jednemu dokumentowi (zgodnie z wybraną opcją).  Funkcjonalność wyboru zakresu stron jest dostępna jedynie z poziomu punktu konfiguracyjnego  w ramach współpracy z Comarch OCR.

Od wersji 2023.1.2 w ramach okna „Ustawienia OCR” dostępny jest nowy parametr „Nie archiwizuj przeprocesowanych plików”. Jeśli użytkownik zaznaczy parametr „Nie archiwizuj przeprocesowanych plików”, a później kliknie w przycisk [Zapisz], wówczas przeprocesowane pliki nie ulegną archiwizacji – po przetworzeniu zostaną usunięte i nie będą dostępne w katalogu, który wybrano jako ten, z którego pobierane są pliki dokumentów do przeprocesowania.

Zastosowanie tego parametru jest szczególnie istotne, jeżeli użytkownicy mają ograniczoną ilość miejsca na przechowywanie plików, jak np. podczas pracy z Comarch DMS w chmurze.

[Dodaj pliki] – umożliwia wskazanie plików z dysku komputera, pliki zostaną umieszczone w katalogu wskazanym w oknie ustawień OCR.

[Skanuj] – za pomocą tego przycisku można dodać dokument bezpośrednio ze skanera.

– parametr, za pomocą którego włączane jest wysyłanie dokumentów do usługi Comarch OCR. Parametr będzie możliwy do zaznaczenia po ustawieniu folderu, z którego będą wysyłane dokumenty do Comarch OCR.

Aby uruchomić przetwarzanie dokumentów w usłudze Comarch OCR należy:

Gdy dokumenty zostaną przetworzone w usłudze Comarch OCR, aktualizowana jest informacja o liczbie dokumentów przeprocesowanych: . Aby wyświetlić aktualną listę przetworzonych dokumentów należy odświeżyć widok listy za pomocą przycisku .

Zaznaczenie checkboxa [Zaznacz wszystko] umożliwia usunięcie lub generowanie wielu procesowanych dokumentów jednocześnie.

Po zaznaczeniu checkboxa [Zaznacz wszystko] lub checkboxa obok dokumentu/dokumentów nad listą dokumentów pojawia się ikona kosza , po kliknięciu której następuje usunięcie zaznaczonych dokumentów.

W wersji 2022.0.3 w ramach punktów ACD współpracujących z ACD w nagłówku listy przeprocesowanych dokumentów dodano kolumnę Numer dokumentu. W ramach kolumny widoczny jest odczytany przez OCR numer dokumentu.

Istnieje również możliwość umieszczenia na liście przeprocesowanych dokumentów dodatkowych informacji pochodzących z tych dokumentów. Aby dodać informacje na liście dokumentów, należy przejść do definicji danego punktu konfiguracyjnego i w ramach zakładki „Lista” dodać do zapytania SQL kolumny  z tabeli do.OC_Documents, które zawierają określone informacje. Dodatkowe dane są widoczne na liście przeprocesowanych dokumentów w ramach kolumny „Numer dokumentu” – w nazwie nagłówka nie zachodzą wówczas żadne zmiany.

Domyślna kolejność wyświetlania  listy to kolejność przeprocesowania dokumentów, tak, jak było do tej pory.
Kiedy operator kliknie w nazwę kolumny Numer dokumentu, wtedy nastąpi posortowanie listy w następującej kolejności (od góry listy):

Gdy użytkownik kliknie w nazwę kolumny Numer dokumentu, wtedy lista zostanie posortowana według przedstawionej powyżej kolejności, a obok nazwy kolumny zostanie wyświetlony znak strzałki skierowanej w górę  .

Jeśli użytkownik naciśnie nazwę kolumny jeszcze raz, lista zostanie posortowana w kolejności odwrotnej, zaś przy nazwie kolumny zostanie wyświetlony znak strzałki skierowanej w dół  . Kliknięcie jeszcze raz w nazwę kolumny spowoduje posortowanie listy w kolejności pierwotnej.

Dokumenty przetworzone przez Comarch OCR inicjowane są na liście dokumentów Comarch DMS po kliknięciu przycisku .  W ramach rozwijanej listy znajdującej się na lewo od tego przycisku można wybrać jedną opcję, która określa, jakie dokumenty z listy dokumentów mają być generowane. Dostępne są następujące opcje:

Istnieje możliwość zatrzymania generowania dokumentów – w tym celu należy kliknąć w przycisk [Zatrzymaj], który znajduje się w oknie „Inicjowanie dokumentów”. Generowanie dokumentów zostanie wówczas przerwane.

Kiedy wybrany dokument został wygenerowany, jeśli określono wartości kontrolek podczas konfiguracji obiegu, dane, które zostały rozpoznane przez usługę Comarch OCR zostaną wyświetlone w kontrolkach karty obiegu (zob. Przykłady zapytań SQL w zakładce Kontrolki).

[Info] – Ikona, po której naciśnięciu pojawia się informacja o liczbie dokumentów, jakie zostały jeszcze do wykorzystania w ramach pakietu.

[Uwaga błędy] – Ikona wyświetlana jest w przypadku, gdy serwer usługi Comarch OCR zwróci błąd lub oprócz przeprocesowanego dokumentu zwróci dodatkową informację dla użytkownika. Przycisk wywołuje okno, w którym prezentowane są informacje: data, godzina i treść komunikatu z usługi Comarch OCR.

Możliwe jest takie ustawienie punktów konfiguracji, aby na kontrolki na karcie obiegu dokumentu zostały zmapowane zarówno dane dotyczące wiadomości email, do której dołączony był dokument, jak i dane dotyczące samego dokumentu. Takie ustawienie punktów konfiguracyjnych zostało przedstawione w poniższym przykładzie.

1. W ramach zakładki Automatyczne generowanie dokumentów ustawiono dwa punkty konfiguracyjne:

2. Następnie  w definicji typu obiegu Faktury zakupu dodano 4 dodatkowe kontrolki dotyczące wiadomości mailowych: „Od kogo”, „Tytuł maila”, „Treść maila”, „Do wiadomości {DW)”.

3. Później operator DMS przechodzi na zakładkę  , a potem na zakładce „Kontrolki” w ramach ustawień punktu konfiguracyjnego Faktury zakupu ACD   wprowadza i zapisuje dla powyższych kontrolek odpowiednie zapytania SQL, a mianowicie dla kontrolki:

select MLM_From 
from do.ML_Mails
join do.OC_Documents on cast (mlm_id as varchar) = SUBSTRING(OCD_FileName, 0, charindex ('_',OCD_FileName))
where OCD_ID = @Id1@

select MLM_Subject 
from do.ML_Mails
join do.OC_Documents on cast (mlm_id as varchar) = SUBSTRING(OCD_FileName, 0, charindex ('_',OCD_FileName))
where OCD_ID = @Id1@

select MLM_BodyText 
from do.ML_Mails
join do.OC_Documents on cast (mlm_id as varchar) = SUBSTRING(OCD_FileName, 0, charindex ('_',OCD_FileName))
where OCD_ID = @Id1@

select MLM_Cc
from do.ML_Mails
join do.OC_Documents on cast (mlm_id as varchar) = SUBSTRING(OCD_FileName, 0, charindex ('_',OCD_FileName))
where OCD_ID = @Id1@

4. Następnie przedstawicielka kontrahenta Anna San wysyła na adres mailowy, który został wpisany w punkcie konfiguracyjnym Pobieranie załączników – skrzynka pocztowa, maila z fakturą w załączniku.

5. Operator DMS  wchodzi do zakładki „Automatyczne generowanie dokumentów” , wybiera punkt konfiguracyjny Pobieranie załączników – skrzynka pocztowa i odświeża za pomocą przycisku [Odśwież]  listę pobranych maili.

Następnie operator zaznacza checkbox obok wiadomości od Anny San i klika przycisk [Zapisz] w prawym górnym rogu ekranu.

6. Następnie operator DMS przechodzi do punktu konfiguracyjnego Faktury zakupu ACD , zaznacza checkbox przy parametrze Włącz procesowanie dokumentów  i naciska przycisk [Odśwież], a kiedy dokument zostanie przeprocesowany, ponownie klika przycisk [Odśwież]. Wówczas w ramach punktu Faktury zakupu ACD zostają wyświetlone zarówno dane zmapowane z przesłanego dokumentu, jak i z wiadomości mailowej.

7. Następnie operator DMS uzupełnia wartości kontrolek (jeśli jakieś pozostały nieuzupełnione), zaznacza dany dokument  i naciska przycisk [Generuj] w  prawym górnym rogu okna.

Wówczas  w ramach typu obiegu Faktury zakupu zostaje wygenerowany nowy dokument, który zawiera dane zmapowane zarówno z faktury, jak i z wiadomości mailowej.

W wersji 2022.0.3 nastąpiły zmiany w funkcjonalności integracji z Comarch OCR – celem obsługi barcodes jest rozpoznawanie oraz zapisywanie wielu kodów kreskowych z dokumentu, który jest przetwarzany w usłudze Comarch OCR.

Możliwe jest także zapisywanie typów kodów kreskowych rozpoznanych w usłudze Comarch OCR. Dzięki wprowadzonym zmianom istnieje możliwość zmapowania na dokument w Comarch DMS więcej niż jednego kodu kreskowego, który zostal rozpoznany na dokumencie.

Wprowadzone zmiany dotyczą punktów ACD w ramach trybów współpracy:

Kody kreskowe, które zostały rozpoznane na dokumencie przez usługę Comarch OCR, są zapisywane w dwóch miejscach:

OCB_Id – zawiera identyfikator rekordu (typ: int)

OCB_DocumentId – w tej kolumnie znajduje się identyfikator rozpoznanego dokumentu (typ: int)

OCB_BarcodeText – zawiera rozpoznany kod kreskowy (typ: varchar(255))

OCB_BarcodeType –  w tej kolumnie zapisywany jest typ rozpoznanego kodu kreskowego (typ: varchar (50))

OCB_LP – zawiera kolejny numer barcode w danym dokumencie

W ramach tabeli zostają zapisane wartości, które są przekazywane w odpowiedzi z Comarch OCR w sekcji Barcodes. Pierwszy z rozpoznanych kodów kreskowych jest taki sam jak kod kreskowy, który jest zapisywany w sekcji Barcode.