W programie istnieje możliwość określenia listy pracowników, których dany Użytkownik może wskazać jako swojego zastępcę podczas planowania nieobecności. Dodatkowo można zablokować planowanie nieobecności bez wskazania zastępcy i/lub w tym samym okresie co wskazany zastępca.
Domyślnie ustawiono, że Użytkownika podczas jego nieobecności może zastąpić każdy pracownik z jego centrum podległościowego oraz kierownik lub zastępca kierownika. W przypadku kierownika może go zastąpić także pracownik z dowolnego centrum, którym kieruje.
Kierownik dla swoich podwładnych może zmienić to ustawienie wskazując konkretnych zastępców spośród wyżej wymienionych. Aby mógł to zrobić musi mieć nadane następujące uprawnienia:
- Dane pracowników Podgląd lub Edycja dla Podwładnego
- Zastępstwa Edycja dla Podwładnego
Aby ustalić listę możliwych zastępców dla konkretnego pracownika kierownik z poziomu Listy pracowników wchodzi na zakładkę Zastępstwa na karcie podwładnego pracownika, a następnie wyłącza suwak Dowolny współpracownik i wskazuje w dostępnym polu nazwiska zastępców.
Po wskazaniu zastępców jak wyżej Babińska Joanna planując nieobecność będzie mogła wskazać jako swojego zastępcę Martę Słowik-Nowak lub Jana Zakowalskiego.
Dodatkowo pracownik będący kierownikiem w centrum podległościowym może zarządzać listą zastępców w centrach podległościowych, którymi kieruje.
W tym celu konieczne są następujące uprawnienia:
- Dane pracowników Podgląd lub Edycja dla Własne
- Struktura podległościowa: Aktywne lub Tylko edycja zastępstw
Kierownik z powyższymi uprawnieniami może dodawać swoich zastępców w centrum podległościowym na 2 sposoby:
1. Z poziomu Mój profil/ Moje dane, na zakładce Zastępstwa w sekcji Pracownicy, którzy Cię zastępują.
Widoczna jest tu lista zastępców wynikająca ze struktury podległościowej wraz z możliwością dodania/edycji/usunięcia. Z informacji na screenie poniżej widać, że Babińska Joanna jest zastępcą aktualnie zalogowanego Użytkownika Zama Wiktor w centrum SKLEP (bezterminowo) oraz w centrum ADMINISTRACJA w okresie od 17.07.2023 do 21.07.2023.
Kierownik ma w tym miejscu możliwość wskazania kolejnego zastępcy. Po wybraniu opcji 
pojawi się okno, na którym należy wskazać:
- Centrum – do wyboru spośród listy centr, którymi kieruje dany pracownik
- Zastępca – do wyboru spośród listy pracowników zgodnie z ustawieniami na karcie pracownika, wprowadzonymi przez jego przełożonego (wszyscy współpracownicy lub wybrana grupa pracowników)
- Okres pełnienia zastępstwa kierownika centrum z domyślną datą od bieżącą oraz możliwością ustawienia braku terminu do
Jeśli wybrany zastępca nie ma w swoim schemacie wszystkich uprawnień, na tym oknie można nadać mu dodatkowe uprawnienia na wskazany okres :
- dodawanie i akceptacja urlopów pracowników – możliwe do nadania, jeśli pracownik nie ma w swoim schemacie uprawnień prawa do edycji Urlopy/Podwładnego lub nie ma aktywnego uprawnienia Akceptacja urlopów podwładnych,
- dodawanie i akceptacja delegacji pracowników – możliwe do nadania, jeśli pracownik nie ma w swoim schemacie uprawnień prawa do edycji Delegacje/Podwładnego
- dodawanie i akceptacja szkoleń pracowników – możliwe do nadania, jeśli pracownik nie ma w swoim schemacie uprawnień prawa do edycji Szkolenia/Podwładnego. Ta opcja jest widoczna tylko i wyłącznie jeśli dostępny jest moduł Rozwój pracownika.
Jeśli jako zastępca zostanie wskazany Użytkownik, który nie ma aktywnego konta w Comarch HRM to zamiast listy rozszerzonych uprawnień będzie widoczny komunikat o braku dostępu do aplikacji dla wybranego pracownika.
2. Bezpośrednio podczas planowania nieobecności.
Jeśli kierownik podczas planowania nieobecności wskaże jako swojego zastępcę pracownika, który nie jest jego zastępcą w strukturze podległościowej we wskazanym na nieobecności okresie na formularzu wyświetli się komunikat informujący o tym fakcie.
Po wybraniu 
otworzy się okno Ustaw zastępstwo, analogiczne jak w przypadku wskazywania zastępcy z poziomu Mój profil / Moje dane. Dalszy sposób postępowania oraz skutki są takie same jak w pkt 1.
Blokowanie planowania nieobecności bez wskazania zastępcy oraz w tym samym okresie co wskazany zastępca.
Blokady związane z planowaniem nieobecności można ustawić w schemacie uprawnień.
Aktywna blokada planowania nieobecności bez wskazania zastępcy powoduje, że wskazanie zastępcy jest konieczne, aby można było zaplanować nieobecność. W przypadku braku blokady również można wskazać zastępcę, ale nie jest to obowiązkowe.
W zależności ustawienia blokady planowania nieobecności w tym samym okresie co zastępca w przypadku wystąpienia takiej sytuacji pracownik otrzyma informację o pokrywających się okresach (brak blokady) lub komunikat o braku możliwości zaplanowania nieobecności (aktywna blokada).
