W programie istnieje możliwość określenia listy pracowników, których dany Użytkownik może wskazać jako swojego zastępcę podczas planowania nieobecności. Dodatkowo można zablokować planowanie nieobecności bez wskazania zastępcy i/lub w tym samym okresie co wskazany zastępca.
Domyślnie ustawiono, że Użytkownika podczas jego nieobecności może zastąpić każdy pracownik z jego centrum podległościowego oraz kierownik lub zastępca kierownika. W przypadku kierownika może go zastąpić także pracownik z dowolnego centrum, którym kieruje.
Kierownik dla swoich podwładnych może zmienić to ustawienie wskazując konkretnych zastępców spośród wyżej wymienionych. Aby mógł to zrobić musi mieć nadane następujące uprawnienia:
- Dane pracowników Podgląd lub Edycja dla Podwładnego
- Zastępstwa Edycja dla Podwładnego
Aby ustalić listę możliwych zastępców dla konkretnego pracownika kierownik z poziomu Listy pracowników wchodzi na zakładkę Zastępstwa na karcie podwładnego pracownika, a następnie wyłącza suwak Dowolny współpracownik i wskazuje w dostępnym polu nazwiska zastępców.
Po wskazaniu zastępców jak wyżej Babińska Joanna planując nieobecność będzie mogła wskazać jako swojego zastępcę Martę Słowik-Nowak lub Jana Zakowalskiego.
Dodatkowo pracownik będący kierownikiem w centrum podległościowym może zarządzać listą zastępców w centrach podległościowych, którymi kieruje.
W tym celu konieczne są następujące uprawnienia:
- Dane pracowników Podgląd lub Edycja dla Własne
- Struktura podległościowa: Aktywne lub Tylko edycja zastępstw
Kierownik z powyższymi uprawnieniami może dodawać swoich zastępców w centrum podległościowym na 2 sposoby:
1. Z poziomu Mój profil/ Moje dane, na zakładce Zastępstwa w sekcji Pracownicy, którzy Cię zastępują.
Widoczna jest tu lista zastępców wynikająca ze struktury podległościowej wraz z możliwością dodania/edycji/usunięcia. Z informacji na screenie poniżej widać, że Babińska Joanna jest zastępcą aktualnie zalogowanego Użytkownika Zama Wiktor w centrum SKLEP (bezterminowo) oraz w centrum ADMINISTRACJA w okresie od 17.07.2023 do 21.07.2023.
Kierownik ma w tym miejscu możliwość wskazania kolejnego zastępcy. Po wybraniu opcji 
pojawi się okno, na którym należy wskazać:
- Centrum – do wyboru spośród listy centr, którymi kieruje dany pracownik
- Zastępca – do wyboru spośród listy pracowników zgodnie z ustawieniami na karcie pracownika, wprowadzonymi przez jego przełożonego (wszyscy współpracownicy lub wybrana grupa pracowników)
- Okres pełnienia zastępstwa kierownika centrum z domyślną datą od bieżącą oraz możliwością ustawienia braku terminu do
Jeśli wybrany zastępca nie ma w swoim schemacie wszystkich uprawnień, na tym oknie można nadać mu dodatkowe uprawnienia na wskazany okres :
- dodawanie i akceptacja urlopów pracowników – możliwe do nadania, jeśli pracownik nie ma w swoim schemacie uprawnień prawa do edycji Urlopy/Podwładnego lub nie ma aktywnego uprawnienia Akceptacja urlopów podwładnych,
- dodawanie i akceptacja delegacji pracowników – możliwe do nadania, jeśli pracownik nie ma w swoim schemacie uprawnień prawa do edycji Delegacje/Podwładnego
- dodawanie i akceptacja szkoleń pracowników – możliwe do nadania, jeśli pracownik nie ma w swoim schemacie uprawnień prawa do edycji Szkolenia/Podwładnego. Ta opcja jest widoczna tylko i wyłącznie jeśli dostępny jest moduł Rozwój pracownika.
Jeśli jako zastępca zostanie wskazany Użytkownik, który nie ma aktywnego konta w Comarch HRM to zamiast listy rozszerzonych uprawnień będzie widoczny komunikat o braku dostępu do aplikacji dla wybranego pracownika.
2. Bezpośrednio podczas planowania nieobecności.
Jeśli kierownik podczas planowania nieobecności wskaże jako swojego zastępcę pracownika, który nie jest jego zastępcą w strukturze podległościowej we wskazanym na nieobecności okresie na formularzu wyświetli się komunikat informujący o tym fakcie.
Po wybraniu 
otworzy się okno Ustaw zastępstwo, analogiczne jak w przypadku wskazywania zastępcy z poziomu Mój profil / Moje dane. Dalszy sposób postępowania oraz skutki są takie same jak w pkt 1.
Blokowanie planowania nieobecności bez wskazania zastępcy oraz w tym samym okresie co wskazany zastępca.
Blokady związane z planowaniem nieobecności można ustawić w schemacie uprawnień.
Aktywna blokada planowania nieobecności bez wskazania zastępcy powoduje, że wskazanie zastępcy jest konieczne, aby można było zaplanować nieobecność. W przypadku braku blokady również można wskazać zastępcę, ale nie jest to obowiązkowe.
W zależności ustawienia blokady planowania nieobecności w tym samym okresie co zastępca w przypadku wystąpienia takiej sytuacji pracownik otrzyma informację o pokrywających się okresach (brak blokady) lub komunikat o braku możliwości zaplanowania nieobecności (aktywna blokada).
Blokady planowania nieobecności bez wskazania zastępcy oraz blokada planowania nieobecności w tym samym okresie co zastępca dotyczą planowania własnych nieobecności. Oznacza to, że planowanie przez kierownika lub zastępcę nieobecności dla swojego podwładnego nie jest blokowane niezależnie od ustawionych blokad. Jeśli nieobecność pracownika pokrywa się z nieobecnością wskazanego zastępcy, kierownik podczas planowania widzi taką informację, natomiast od jego decyzji zależy czy tą nieobecność zatwierdzi.
