W ramach modułu Zarządzanie czasem pracy istnieje możliwość takiego skonfigurowania uprawnień, aby zmiany w czasie pracy pracownika wymagały zatwierdzenia przez kierownika/zastępcę. Takie rozwiązanie można wykorzystać np. przy wnioskowaniu o nadgodziny, wcześniejsze wyjścia, czy inne zmiany w czasie pracy.

Schemat uprawnień

W schemacie uprawnień pracownika należy ustawić uprawnienie Czas pracy Własne na Edycja oraz dodatkowo Aktywne uprawnienie Wymagana akceptacja edytowanego czasu pracy.

Kierownik lub zastępca, aby mógł akceptować wnioski podwładnych pracowników powinien mieć uprawnienie Czas pracy Podwładnego ustawione na Edycja.

Dodatkowo wpływ na możliwość wnioskowania o zmianę czasu pracy ma ustawienie uprawnienia Blokada edycji nieobecności, planu i czasu pracy w stosunku do ostatniego dnia miesiąca. Jeśli blokada jest aktywna to pracownik będzie mógł wnioskować o zmianę czasu pracy tylko w określonym terminie. Analogicznie kierownik będzie mógł w określonym terminie akceptować wnioski.

Wnioskowanie o zmianę czasu pracy

Pracownik z uprawnieniami jak wyżej po wejściu na formularz czasu pracy ma widoczną nieedytowalną sekcję gdzie widoczne są aktualnie odnotowane godziny pracy oraz dodatkową sekcję Wniosek o zmianę czasu pracy.  We wniosku użytkownik może edytować godziny pracy i rodzaj pracy oraz wypełnić pole Uwagi. Dla Comarch HRM współpracującym z modułem Płace i Kadry Plus dostępne są również do edycji  wydział, projekt i odbiór nadgodzin oraz możliwość dodawania kolejnych wejść poprzez .

Po zapisaniu wniosku na kafelku dnia widoczna jest ikona żółtego wykrzyknika. Po najechaniu na nią wyświetla się informacja dotycząca wnioskowanej zmiany godzin. Do momentu zatwierdzenia przez uprawnionego kierownika/zastępcę widoczna jest ikona wykrzyknika, a wniosek jest dostępny do edycji po wejściu w formularz dnia. Pracownik może również usunąć wniosek, który nie został jeszcze zatwierdzony ikoną kosza (dostępną po zaznaczeniu dnia na kalendarzu).

Jeśli pracownik chce zawnioskować z zmianę czasu pracy na te same godziny na okres dłuższy niż jeden dzień, może to zrobić edytując daty od do w sekcji Okres.

Zatwierdzanie wniosków o zmianę czasu pracy

Wnioski o zmianę czasu pracy może zatwierdzać kierownik lub zastępca kierownika z uprawnieniem do edycji czasu pracy podwładnego. Po wejściu na formularz dnia czasu pracy, w którym pracownik wnioskował o zmianę kierownik ma widoczne opcje lub .

Zatwierdzenie wniosku powoduje, że czas pracy zostaje nadpisany, a wniosek będzie widoczny ze statusem Zatwierdzony.

Odrzucenie wniosku powoduje jego usunięcie.

Zatwierdzenia/odrzucenia wniosków można dokonać na kilka sposobów:

• bezpośrednio z formularza dnia czasu pracy,
• z powiadomienia na stronie startowej wybierając odpowiednią opcję pod ikoną 3 kropek,
• w widoku pracownik lub widokach centrum poprzez zaznaczenie prawym przyciskiem myszy dni z wnioskami i wybranie ikony lub .

W widokach Centrum – miesiąc, Centrum – tydzień oraz Centrum – tydzień roboczy dostępny jest filtr Wnioski z dostępnymi opcjami Wszyscy oraz Do zatwierdzenia. Po wybraniu Do zatwierdzenia wyświetleni zostaną tylko pracownicy, którzy w zadanym okresie mają niezatwierdzone wnioski. Z tego miejsca w łatwy sposób można je zatwierdzić lub odrzucić seryjnie po uprzednim zaznaczeniu prawym przyciskiem myszy konkretnych dni.

Powiadomienia

Operacje związane z wnioskowaniem o zmianę czasu pracy generują powiadomienia na stronie startowej aplikacji dla określonych Użytkowników. Jeśli pracownik zawnioskuje o zmianę czasu pracy to kierownik oraz jego zastępcy otrzymają powiadomienie zawierające imię i nazwisko podwładnego oraz okres na jaki wnioskowana jest zmiana. W momencie zatwierdzenia lub odrzucenia wniosku przez przełożonego powiadomienie o tym fakcie otrzymuje pracownik oraz pozostali przełożeni. Jeśli kierownik/zastępca posiada uprawnienie do edycji czasu pracy podwładnych będzie miał możliwość z tego miejsca zatwierdzić lub odrzucić taki wniosek. W sytuacji uprawnienia tylko do podglądu powiadomienie można tylko ukryć.

Istnieje również możliwość ustawienia dodatkowo powiadomień mailowych i/lub SMS. W tym celu należy w konfiguracji aplikacji skorzystać z opcji Czas pracy – zaplanowanie –  wysyłany jest mail o zawnioskowaniu o zmianę czasu pracy oraz
Czas pracy – zatwierdzenie/usunięcie – wysyłany jest mail o zatwierdzeniu/odrzuceniu wniosku o zmianę czasu pracy.

Szczegóły dotycące konfiguracji powiadomień mailowych/SMS zostały opisane w artykule Konfiguracja – powiadomienia mailowe i SMS.