Konfiguracja

Konfiguracja pozwala na dostosowanie aplikacji w zakresie ustawień dotyczących Powiadomień mailowych, Bezpieczeństwa, Formatu importu RCP oraz Pozostałych ustawień.

Wskazówka
W przypadku instalacji Comarch HRM w chmurze dodatkowo dostępna jest zakładka Model usługowy, w której wyświetlana jest informacja o dacie ostatniej synchronizacji danych kadrowo-płacowych oraz danych binarnych odnotowanej na serwerach Comarch.

Za pośrednictwem aplikacji istnieje możliwość wysyłania powiadomień mailowych informujących przełożonego (kierownika i jego zastępców) np. o tym, że podwładny zaplanował urlop. Następnie do pracownika może być wysłany e-mail informujący o tym, czy zaplanowany urlop został zatwierdzony, czy usunięty.

Aby korzystać z powiadomień mailowych należy w Konfiguracji wskazać skrzynkę pocztową, która będzie realizować wysyłkę powiadomień. Skrzynka pocztowa musi być skonfigurowana w bazie danych systemu ERP w Konfiguracji programu / CRM / Konta e-mail. Należy przypisać do niej operatora wskazanego dla zapisów z aplikacji Comarch HRM.

Konfiguracja – ustawienia Powiadomień mailowych

Powiadomienia mailowe będą wysyłane ze wskazanej skrzynki pocztowej w sytuacji, kiedy w aplikacji Comarch HRM będzie wykonana jedną z poniższych akcji:

  • Zaplanowanie nieobecności
  • Zatwierdzenie lub usunięcie nieobecności
  • Zaplanowanie delegacji
  • Zatwierdzenie delegacji
  • Usunięcie delegacji
  • Zaplanowanie lub usunięcie szkolenia
  • Zatwierdzenie lub usunięcie szkolenia oraz oznaczenie szkolenia jako „zrealizowane”
  • Zatwierdzenie wakatu
  • Odnotowanie nowej aplikacji od kandydata
  • Zatwierdzenie aplikacji (zatwierdzenie zatrudnienia nowego pracownika)
  • Wygenerowanie danych dostępowych oraz hasła dla użytkownika

Dla wyżej wymienionych czynności należy wskazać sposób realizowania powiadomienia. Wyłączenie opcji, np. Zaplanowana nieobecność spowoduje, że po wpisaniu nieobecności w aplikacji Comarch HRM, powiadomienie nie zostanie wysłane. Jeśli opcja jest włączona, to na adres e-mail podany u przełożonego zostanie wysłana wiadomość informująca o zaplanowanej przez pracownika nieobecności.

Podobnie, jeśli włączone jest powiadomienie (Nie)zatwierdzona nieobecność, pracownik otrzyma powiadomienie na swój adres e-mail o zatwierdzeniu nieobecności przez przełożonego lub o usunięciu (odrzuceniu) nieobecności przez przełożonego.

W tym miejscu istnieje również możliwość wskazania dodatkowych adresów mailowych, na które mają trafić powiadomienia o poszczególnych akcjach wykonywanych w aplikacji Comarch HRM. Może to być np. adres mailowy kadrowej obsługującej bazę systemu ERP.

Wskazówka
Można wpisać więcej niż jeden adres e-mail. W takiej sytuacji dodatkowe adresy należy rozdzielić średnikiem.

W treści wiadomości e-mail informującej o zaplanowaniu urlopu, delegacji, szkolenia przez pracownika, zatwierdzeniu oceny, zgłoszeniu wakatu do zatwierdzenia, wpłynięciu aplikacji  oraz wygenerowaniu danych dostępowych do aplikacji znajduje się link do witryny, w której była wykonana jedna z powyższych operacji. Link jest tworzony na podstawie adresu witryny wpisanej w przeglądarce podczas wykonywania określonej akcji np. generowania hasła.

Po kliknięciu w link otwiera się strona logowania do aplikacji. Dodatkowo w przypadku powiadomień związanych z  delegacjami, nieobecnościami, szkoleniami, rekrutacją i oceną okresową po zalogowaniu Użytkownik zostanie przeniesiony na formularz konkretnej nieobecności, delegacji, szkolenia, wakatu, aplikacji, arkusza oceny, dla której wygenerowano e-mail (o ile zalogowana osoba ma odpowiednie uprawnienia do jej podglądu lub edycji).

W sekcji Powiadomienia mailowe dostępny jest parametr Zmień nazwę domeny, którego zaznaczenie umożliwia modyfikację linku do witryny widocznego w generowanych powiadomieniach mailowych.

W zależności od sposobu odnotowania nazwy domeny w przekierowaniach dostępnych w powiadomieniach mailowych może być widoczna informacja o numerze portu.

Przykład
W celu wykazania w linku informacji o porcie, po wskazaniu nazwy domeny należy wprowadzić odpowiedni numer portu. Przykładowo:

nazwadomeny.pl:81

W przypadku gdy numer portu nie powinien być widoczny wprowadzamy jedynie nazwę domeny. Przykładowo:

nazwadomeny.pl

Treść powiadomienia mailowego, jakie zostanie wysłane po wprowadzeniu nieobecności Urlop wypoczynkowy (plan) z zaznaczoną opcją „Na żądanie”:

Przykład

Treść powiadomienia mailowego jakie otrzyma kierownik:

Temat: [Comarch HRM] Urlop na żądanie – Babińska Joanna

 

 

 

 

 

Wskazówka
W sytuacji, gdy powiadomienia mailowe nie docierają do adresatów, należy w pierwszej kolejności zweryfikować poniższe wytyczne:

  •  Czy skrzynka mailowa jest wybrana?

Odpowiednia skrzynka mailowa powinna zostać wskazana w aplikacji Comarch HRM w sekcji Konfiguracja > Powiadomienia mailowe. Dodatkowo w sekcji Powiadomienia mailowe należy zaznaczyć wszystkie akcje, których wykonanie powinno skutkować wygenerowaniem powiadomienia mailowego.

  • Czy skrzynka pocztowa jest aktywna?

W tym celu z poziomu bazy danych systemu ERP w sekcji Konfiguracja > Program > CRM > Konta e-mail należy sprawdzić czy wybrana skrzynka mailowa jest ustawiona jako aktywna. Więcej informacji związanych  z definiowaniem skrzynki pocztowej można odnaleźć tutaj: Formularz definicji konta.

  • Czy skrzynka pocztowa została zdefiniowana dla odpowiedniego operatora? 

Operator skrzynki zdefiniowanej z poziomu bazy danych systemu ERP w sekcji Konfiguracja > Program > CRM > Konta e-mail powinien być tożsamy z tym, który został wskazany w bazie danych systemu ERP z poziomu zakładki System/Konfiguracja/Firma/Płace/Comarch HRM.

  • Czy adresy mailowe pracowników są poprawnie wprowadzone?

Adresy mailowe pracowników powinny zostać uzupełnione w bazie danych Systemu ERP z poziomu formularza danych kadrowych w sekcji Dane dotyczące Comarch HRM . Ich poprawność można zweryfikować w aplikacji Comarch HRM w sekcji Pracownicy > Lista pracowników.

  •  Czy struktura podległościowa została odpowiednio zdefiniowana?

Należy pamiętać, że powiadomienia o urlopie wysyłane są do bezpośredniego przełożonego (kierownika/zastępcy) danego pracownika, zgodnie z ustawieniami wprowadzonymi w strukturze podległościowej oraz na dodatkowe adresy mailowe wskazane w sekcji Powiadomienia mailowe > Wpisz dodatkowy adres e-mail. Struktura może zostać zweryfikowana w aplikacji Comarch HRM z poziomu Konfiguracja > Struktura podległosciowa oraz w bazie danych Systemu ERP w sekcji Płace i Kadry > Struktura organizacyjna > Struktura podległościowa. W przypadku, gdy powiadomienia mailowe nie trafiają do bezpośredniego przełożonego należy zweryfikować wprowadzony okres pełnienia funkcji kierownika/zastępcy.

  • Czy w Historii operacji widoczna jest informacja o wygenerowanym powiadomieniu mailowym?

Historia operacji dostępna jest do weryfikacji w menu Konfiguracja > Historia operacji. Jeżeli w historii operacji widnieje informacja o przygotowaniu powiadomienia oznacza to, że z poziomu aplikacji Comarch HRM są one generowane. W takiej sytuacji należy zweryfikować działanie skrzynki pocztowej.

Uwaga
W przypadku aplikacji Comarch HRM w chmurze w celu wygenerowania powiadomień mailowych istotne jest przeprowadzenie różnicowej synchronizacji danych.

W przypadku wykonywania dodatkowej synchronizacji danych kadrowych (tj. poza ustalonym harmonogramem) synchronizację tą powinien wykonać Operator będący użytkownikiem skrzynki pocztowej wskazanej w Comarch HRM. Wykonanie operacji przez Operatora nie będącego użytkownikiem skrzynki wiąże się z niewysłaniem powiadomień mailowych.

W sekcji Bezpieczeństwo jest możliwość ustawienia większego zabezpieczenia w zakresie logowania do aplikacji oraz szyfrowania udostępnionych dokumentów pobieranych przez pracowników.

Konfiguracja – ustawienia Bezpieczeństwa

Za pomocą parametru Wymuś zmianę hasła można wskazać ilość dni (od 1 do 999), po upływie których aplikacja wymusi na użytkowniku zmianę stosowanego hasła. Domyślnie w aplikacji ustawiono zmianę hasła co 30 dni. Ma to na celu lepsze zabezpieczenie aplikacji przed nieuprawnionym dostępem do danych pracowników.

Za pomocą parametru Zabezpiecz pobrane dokumenty pracowników hasłem można uzyskać większe bezpieczeństwo przed otwarciem pobranego na dysk pliku przez nieuprawnioną osobę. Zaznaczony parametr spowoduje zaszyfrowanie wydruku hasłem, które zostanie wysłane na adres e-mail osoby pobierającej dokument pracowniczy. Dopiero użycie otrzymanego hasła umożliwi otwarcie tego pliku.

W tym miejscu istnieje również możliwość wskazania dodatkowych adresów mailowych służących do zresetowania hasła Administratora w aplikacji Comarch HRM. Jeżeli na oknie logowania zostanie użyta opcja „Nie pamiętasz hasła?” i podany zostanie jeden z adresów wskazanych w tym miejscu to na dany adres zostanie przesłany link do zmiany hasła.

Zakładka Parametry jest widoczna w przypadku posiadania modułu Płace i Kadry Plus. Z tego poziomu Użytkownik uzyskuje dostęp do parametru Automatycznie uzupełniaj wydział pracownika podczas edycji planu i czasu pracy. Po zaznaczeniu parametru, podczas edycji planu i czasu pracy, informacja o wydziale jest automatycznie pobierana z aktualnego na dany dzień zapisu historycznego pracownika.

Konfiguracja – Parametry

Format importu RCP pozwala na wskazanie schematu zdefiniowanego w bazie danych systemu ERP służącego do wczytywania danych zawartych w pliku tekstowym pochodzącym z rejestratora czasu pracy.

W zakładce Pozostałe można wybrać plik ze zdjęciem Logo firmy oraz podać adres strony www. Te ustawienia będą widoczne na ekranie startowym dla zalogowanych do aplikacji użytkowników.

Konfiguracja – Pozostałe ustawienia

 

Czy ten artykuł był pomocny?