RCP (Rejestracja czasu pracy) to funkcjonalność dostępna dla użytkowników modułu Płace i Kadry Plus. Umożliwia odnotowanie godzin wejścia i wyjścia pracowników poprzez:

• automatyczne pobranie danych o wejściach/ wyjściach pracowników pochodzących z systemu rejestracji czasu pracy Comarch TNA,
• import czasu pracy z plików tekstowych txt pochodzących z zewnętrznych systemów rejestracji czasu pracy,
• ręczne wprowadzenie lub edycję godzin zaimportowanych plikiem tekstowym lub pobranych z Comarch TNA.

Odnotowane dane są informacją o rzeczywistym (ewentualnie wygładzonym) czasie pracy pracownika, zapisanym na oddzielnym kalendarzu, który nie stanowi podstawy do rozliczenia w systemie ERP HR. Dopiero po uzgodnieniu wpisów oraz ich zatwierdzeniu przez uprawnionego Użytkownika można je przenieść do kalendarza czasu pracy, na podstawie którego następuje rozliczenie wypłaty pracownika.

W celu korzystania z funkcjonalności RCP oraz automatycznego pobierania danych z Comarch TNA należy uruchomić integrację z tą usługą (więcej szczegółów tutaj) natomiast, aby importować czas pracy z plików tekstowych txt pochodzących z zewnętrznych systemów RCP należy ustawić:

1. W bazie danych systemu ERP Konfiguracja firmy > Płace > Parametry włączyć opcję „Używanie RCP do ewidencji czasu pracy”.
2. W bazie danych systemu ERP Konfiguracja firmy > Płace > RCP formaty importu zdefiniować format zgodny z zawartością pliku tekstowego, z którego będą importowane dane.
3. W bazie danych systemu ERP pracownikom, dla których będzie importowany czas pracy przypisać numery kart RCP. Import identyfikuje pracownika po numerze przypisanej karty RCP.
4. W Comarch HRM w menu Administracja > Konfiguracja > RCP > Format importu RCP wybrać z listy zdefiniowany wcześniej format.

Lista dostępnych formatów RCP jest odczytywana z bazy danych systemu ERP. Nie pojawią się tutaj schematy oznaczone jako Nieaktywne oraz schematy z opcją RCP jako lista obecności i Import z bazy Comarch ERP XL.

RCP wprowadzanie danych

Wybierając z menu głównego RCP zostanie wyświetlony kalendarz w układzie miesięcznym dla zalogowanego użytkownika. W górnym menu dostępny jest przycisk zmiany widoku. Dodatkowo w zależności od nadanych uprawnień do edycji RCP i czasu pracy Użytkownik może mieć również dostępne pod ikoną opcje Import pliku RCP (dotyczy importu z zewnętrznych rejestratorów czasu pracy) oraz Kopiuj RCP na czas pracy. Pod kalendarzem prezentowane są szczegóły zaznaczonego dnia oraz podsumowanie miesiąca.

W ramach szczegółów dnia prezentowane są sekcje: Dane z czytników – sekcja informująca o czasie pracy pochodzącym z czytników RCP (zaimportowanym plikiem tekstowym txt lub pobranym z Comarch TNA) oraz Czas pracy – jest to czas faktycznie rejestrowany dla danego pracownika. Dane mogą się różnić jeśli zostały zastosowane reguły wygładzania lub dokonano ręcznej edycji czasu pracy. W ramach podsumowania miesiąca również oddzielnie zliczany jest czas wynikający z czytników RCP oraz czas pracy faktycznie zarejestrowany dla pracownika.

Zapisy w tym kalendarzu mogą być:

• pobrane bezpośrednio z Comarch TNA,
• zaimportowane z pliku tekstowego z zewnętrznego systemu RCP,
• wprowadzone ręcznie – poprzez edycję danego dnia,

Dostęp do tej funkcjonalności oparto o schemat uprawnień, w którym mamy do wyboru Edycję, Podgląd lub Brak dostępu do RCP, dla własnych danych i podwładnego.

• Edycja pozwala na dodawanie, modyfikowanie i usuwanie danych
• Podgląd daje możliwość tylko wyświetlenia informacji
• Brak nie daje dostępu do funkcjonalności RCP.

Jeśli użytkownikiem jest Kierownik, to może on z listy wybrać nazwisko podległego pracownika i wyświetlić jego miesięczny kalendarz RCP.

Dni oznaczone w planie pracy jako wolne i świąteczne oznaczone są kafelkiem w kolorze zielonym oraz opisem słownym. Jeżeli dla danego dnia zostały pobrane/zaimportowane dane o czasie pracy kafelek dnia przyjmuje kolor jasnoniebieski, a jeśli godziny zostały wprowadzone lub zmodyfikowane ręcznie na kalendarzu RCP na kafelku pojawia się dodatkowo szara kropka. Pomarańczowy kolor kafelka informuje o błędnych zapisach w danym dniu np. brak godziny wejścia lub wyjścia, natomiast fioletowa kropka o odnotowanej nieobecności na ten dzień. Po dokonaniu zatwierdzenia czasu pracy na danym dniu wyświetlona zostanie zielona kropka.

Na kafelkach dni z wprowadzonymi, kompletnymi zapisami wyświetlane są godziny wejścia (pierwszego), wyjścia (ostatniego) oraz ilość godzin pracy.

– oznaczenie dnia, w którym pierwsze wejście było o 7:00, ostatnie wyjście o 17:00. Pracownik przepracował w tym przedziale czasowym 9 godzin.

Wyjaśnienie poszczególnych oznaczeń zostało opisane w legendzie znajdującej się pod kalendarzem RCP.

Czas pracy w kalendarzu RCP może podlegać wygładzaniu zgodnie z ustawionymi w konfiguracji Comarch HRM regułami wygładzania. Opis reguł wygładzania i sposobu ich działania dostępny jest tutaj.

Import z pliku RCP

Import pliku RCP. Funkcjonalność dostępna tylko na desktopie. Dotyczy importu czasu pracy z plików tekstowych txt pochodzących z zewnętrznych rejestratorów czasu pracy. Poza odpowiednimi ustawieniami w konfiguracji systemu ERP oraz HRM (opisane na początku artykułu), aby Użytkownik mógł importować dane z plików musi posiadać uprawnienie „Import RCP z pliku” w grupie „Zarządzanie” ustawione jako „Aktywne”.

Uruchomienie importu powoduje otwarcie okna parametrów, w którym wskazujemy plik i sposób importu danych:  import wszystkich danych z pliku lub za wskazany okres. Jeśli jest to ponowny import danych za ten sam okres wybieramy opcję Pomiń lub Dopisz.

Import dostępny jest pod ikoną z poziomu:

• kalendarza miesięcznego – dla osoby aktualnie wyświetlanej na kalendarzu
• widoków Centrum dzień oraz Centrum – miesiąc – dla zaznaczonych osób

Jeśli w konfiguracji Comarch HRM (Administracja/Konfiguracja/RCP) nie są włączone żadne reguły wygładzania oraz zaznaczony jest parametr „Akceptuj nadgodziny” to podczas importu nie są zastosowane żadne reguły wygładzania, a wejścia/ wyjścia służbowe są pomijane. Reguły wygładzania oraz sposób ich działania zostały opisane w artykule konfiguracja. Zaimportowane dane tworzą oddzielny ‘kalendarz’ pracownika, na którym pracownik lub jego przełożony może dokonywać ręcznych modyfikacji, uzupełnić dni z niepełnym importem lub usuwać zaimportowane dane.

Import danych z pliku RCP jest również zależny do ustawień Blokady edycji nie/obecności w stosunku do ostatniego dnia miesiąca. Jeśli w datach na oknie importu wskazano co najmniej jeden dzień z miesiąca, który jest już zablokowany do edycji, to podczas importu pojawi się komunikat „Nie posiadasz uprawnień do edycji kalendarza dla wybranego zakresu dat”.

Pozostałe operacje dostępne w RCP

Edycja RCP – po zaimportowaniu danych z pliku RCP lub pobraniu odczytów z systemu Comarch TNA możliwa jest ręczna edycja szczegółów dotyczących pracy w danym dniu. Zwłaszcza dni oznaczone pomarańczowym kolorem powinny być uzupełnione o brakujące wejścia lub wyjścia, aby możliwe było ich zatwierdzenie i przeniesienie na Czas pracy.

Ręczna edycja dostępna jest również na dniach z poprawnym odczytem danych oraz dniach wolnych i świątecznych. Jeśli dane o czasie pracy pochodzą z RCP (zaimportowane plikiem txt lub pobrane z Comarch TNA) to na formularzu dnia widoczna jest sekcja Dane z czytników, w której prezentowane są zdarzenia zarejestrowane przez odpowiedni system rejestracji czasu pracy. W sekcji Czas pracy widoczny jest natomiast czas pracy wraz z przyporządkowanym odpowiednim rodzajem pracy (strefą), który po zatwierdzeniu może zostać przekopiowany na właściwy kalendarz czasu pracy pracownika. Dane z czytników oraz z sekcji Czas pracy mogą się różnić w szczególności, gdy zastosowano reguły wygładzania lub dokonano ręcznej edycji.

Zatwierdzanie oraz cofanie zatwierdzenia wprowadzonych danych dostępne jest na formularzu danego dnia przy użyciu suwaka   oraz w widokach poszczególnych kalendarzy za pomocą przycisków Zatwierdź RCP oraz Cofnij zatwierdzenie RCP. Operacje te nie są dostępne dla zalogowanej osoby (nie można zatwierdzić/cofnąć zatwierdzenia własnego czasu pracy).

Kopiuj RCP na czas pracy. Funkcjonalność dostępna tylko na desktopie dla Użytkownika z aktywnym uprawnieniem „Kopiowanie RCP na czas pracy” w grupie „Zarządzanie” oraz Edycji czasu pracy.

Funkcjonalność jest dostępna pod ikoną w widoku Pracownik (nie powinien być zaznaczony żaden dzień) oraz widokach Centrum po zaznaczeniu pracownika lub pracowników.

Umożliwia przeniesienie zatwierdzonych danych na kalendarz Czasu pracy. Kopiowanie informacji o czasie pracy w poszczególnych dniach nie dotyczy pracowników rozliczanych ‘wg zestawienia”. W oknie parametrów należy podać zakres dat jakiego ma dotyczyć kopiowane.

Pod przyciskiem dostępna jest zmiana widoku (tylko na desktopie).

Widok Centrum – dzień

W tym widoku dla zalogowanego kierownika wyświetlana jest lista podwładnych pracowników. Jest to widok domyślny, pozwala w łatwy sposób sprawdzić którzy pracownicy w danym dniu już rozpoczęli pracę, a którzy są jeszcze nieobecni oraz szczegóły dotyczące zatwierdzonego lub niezatwierdzonego czasu pracy.

Dostępne są tu kolumny:

• Status:
  • puste pole – jeśli pracownik nie ma jeszcze wejścia w danym dniu oraz nie ma wprowadzonej nieobecności, delegacji lub szkolenia,
  • niekompletne dane – brak wejścia lub wyjścia (dla integracji z Comarch TNA status pojawia się w przypadku niekompletnych danych w dniach wcześniejszych niż bieżący),
  • obecność – pracownik ma z czytników odnotowane wejście w danym dniu,
  • nieobecność – pracownik ma wprowadzoną nieobecność w tym dniu,
  • delegacja – pracownik ma wprowadzoną delegację w tym dniu,
  • szkolenie – pracownik ma wprowadzone szkolenie w tym dniu,
  • dzień wolny – pracownik ma w planie pracy danego dnia oznaczony dzień wolny lub święto,
• Pracownik – imię i nazwisko pracownika,
• Identyfikator – w przypadku integracji z Comarch TNA wyświetlany jest numer identyfikatora, w przypadku korzystania z zewnętrznych rejestratorów czasu pracy prezentowany jest numer karty RCP,
• Plan pracy – ilość godzin wynikająca z planu pracy danego pracownika w tym dniu,
• Nieobecności – ilość godzin nieobecności w danym dniu,
• Dane z czytników – pierwsze wejście i ostatnie wyjście pracownika w tym dniu,
• RCP – Niezatwierdzono – niezatwierdzony czas pracy w tym dniu,
• RCP – Zatwierdzono – zatwierdzony czas pracy w tym dniu,
• RCP – Razem – łącznie zatwierdzony i niezatwierdzony czas pracy w tym dniu,
• Bilans – wartość będąca różnicą pomiędzy sumą zatwierdzonego czasu RCP i nieobecności oraz planu pracy ( Bilans = (RCP Zatwierdzono + Nieobecności) – Plan pracy ).

Widok pozwala na filtrowanie pracowników według centrum oraz statusu. Z poziomu tej listy kierownik może wykonywać import pliku RCP oraz kopiować RCP na czas pracy dla wielu zaznaczonych osób. Operacje zatwierdzania RCP i cofnięcia zatwierdzenia dla wielu są możliwe jeśli nie zostanie zaznaczona zalogowana osoba oraz osoba ze statusem niekompletne dane.

Widok Centrum – miesiąc

Jest to widok zbliżony do widoku Centrum – dzień, z tą różnicą, że w tym widoku prezentowane są dane dotyczące całego miesiąca. W tym widoku status niekompletne dane wyświetlany jest jeśli w jakimś dniu w ramach miesiąca brakuje wejścia lub wyjścia (w przypadku integracji z Comarch TNA weryfikowane są tylko dni wcześniejsze niż dzień bieżący). Jeśli nie ma wpisów z brakującymi danymi kolumna Status pozostaje pusta.

Przycisk Zaznacz wszystkich pracowników umożliwia wykonywanie operacji dla wielu osób. Z poziomu tej listy kierownik może wykonywać import pliku RCP oraz kopiować RCP na czas pracy dla wielu zaznaczonych osób. Operacje zatwierdzania RCP i cofnięcia zatwierdzenia dla wielu są możliwe jeśli nie zostanie zaznaczona zalogowana osoba oraz osoba ze statusem niekompletne dane.