Walidacja reguł Kodeksu pracy w planie i czasie pracy

W momencie zapisu danych dotyczących planu lub czasu pracy program dokonuje kontroli naruszeń reguł Kodeksu pracy. Weryfikowane są naruszenia:

• doby pracowniczej,
• 11 godzinnego dobowego odpoczynku,
• 35 godzinnego odpoczynku tygodniowego,
• co 4 wolnej niedzieli.

Jeżeli wprowadzone przez Użytkownika dane spowodują naruszenie, co najmniej jednej z powyższych reguł zostanie to zasygnalizowane w postaci czerwonego alertu w prawym, dolnym rogu ekranu oraz czerwonej ikony wykrzyknika na kafelku dnia, w którym zostało wykryte naruszenie. Po najechaniu na ikonę wykrzyknika zostaną wyświetlone szczegóły naruszonej reguły. Dodatkowo w widokach centrum – miesiąc, centrum – tydzień oraz centrum – tydzień roboczy, nazwisko i imię pracownika, którego dotyczy naruszenie zostaje zaznaczone na czerwono.

Użytkownik może również samodzielnie dokonać kontroli naruszeń powyższych reguł w dowolnym momencie poprzez wybór opcji Sprawdź plan pracy/Sprawdź czas pracy dostępnej pod ikoną 3 kropek . Wówczas wyświetlone zostanie okno, na którym można wskazać, które reguły mają zostać sprawdzone. Domyślnie są zaznaczone wszystkie.

Jeśli żadna z zaznaczonych reguł nie została naruszona w prawym, dolnym rogu pojawi się odpowiedni komunikat w kolorze zielonym.

Walidacji podlega wyświetlany aktualnie okres, a więc może to być wybrany miesiąc w widokach pracownik oraz centrum – miesiąc lub tydzień w widokach centrum – tydzień i centrum – tydzień roboczy. Jeśli w danym widoku jest większa liczba pracowników, którzy są wyświetlani na kilku stronach sprawdzenie planu pracy należy wykonać na każdej stronie oddzielnie.

Doba pracownicza

Doba pracownicza to 24 kolejne godziny, zaczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Doba pracownicza jest jednostką rozliczeniową czasu pracy i kolejne doby pracownicze nie mogą się na siebie nakładać. Podczas kontroli tej reguły sprawdzane jest, czy pracownik nie rozpoczyna pracy w tej samej dobie pracowniczej. Praca w danym dniu nie może się rozpocząć wcześniej, niż dnia poprzedniego. Jeśli pracownik jednego dnia zaczyna pracę od godziny 7:00 to jego doba pracownicza trwa do godziny 7:00 kolejnego dnia. Rozpoczęcie pracy następnego dnia o godzinie 6:00 będzie stanowiło naruszenie doby pracowniczej. Odnotowanie planu pracy w powyższy sposób, w momencie zapisu (lub ręcznego wywołania funkcji Sprawdź plan pracy) spowoduje wyświetlenie czerwonego alertu w prawym dolnym rogu ekranu oraz czerwonego wykrzyknika na kafelku dnia, w którym wystąpiło naruszenie. Po najechaniu myszką na ikonę wykrzyknika wyświetlony zostanie szczegółowy opis: Pracownik nie powinien rozpoczynać pracy w godzinie wcześniejszej niż w dniu poprzednim.

Odpoczynek dobowy (11 godzin nieprzerwanego odpoczynku)

Program dokonuje weryfikacji 11-godzinnej przerwy na odpoczynek pomiędzy godzinami wyjścia, a godzinami wejścia w następujących po sobie dniach pracy. W przypadku, gdy nie zostanie zachowana 11-godzinna przerwa system ostrzega w analogiczny sposób jak przy naruszeniu pozostałych reguł: czerwonym alertem oraz wykrzyknikiem na kafelku dnia. Komunikat po najechaniu na ikonę wykrzyknika jest następujący: Nie zapewniono 11 godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

Odpoczynek tygodniowy (35 godzin nieprzerwanego odpoczynku)

Pracownikowi przysługuje prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Program weryfikuje, czy w każdym tygodniu jest przynajmniej jedna przerwa minimum 35 godzin od zakończenia pracy w jednym dniu do początku pracy w następnych dniach.

Według Kodeksu pracy tydzień rozpoczyna się z początkiem okresu rozliczeniowego. Zatem dla jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego np. wrzesień 2021 pierwszym weryfikowanym tygodniem będzie okres od 1.09.2021 do 7.09.2021, a więc od środy do wtorku. Jeśli w tym okresie nie zostanie zachowane co najmniej 35 godzin odpoczynku to ikona czerwonego wykrzyknika pojawi się na kafelku w dniu 7.09.2021, czyli w ostatnim dniu weryfikowanego tygodnia. Po najechaniu na ikonę wykrzyknika zostanie wyświetlona informacja: Nie zapewniono 35 godzinnego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.

Co 4 wolna niedziela

Sprawdzane są trzy niedziele poprzedzające aktualnie modyfikowaną, jeśli odnotowano w niej czas pracy w strefie wliczanej do czasu pracy. Komunikat wyświetlany po najechaniu na wykrzyknik sygnalizujący naruszenie to: Nie zapewniono co 4 wolnej niedzieli.

RCP (Rejestracja czasu pracy) to funkcjonalność dostępna dla użytkowników modułu Płace i Kadry Plus. Umożliwia odnotowanie godzin wejścia i wyjścia pracowników poprzez:

• automatyczne pobranie danych o wejściach/ wyjściach pracowników pochodzących z systemu rejestracji czasu pracy Comarch TNA,
• import czasu pracy z plików tekstowych txt pochodzących z zewnętrznych systemów rejestracji czasu pracy,
• ręczne wprowadzenie lub edycję godzin zaimportowanych plikiem tekstowym lub pobranych z Comarch TNA.

Odnotowane dane są informacją o rzeczywistym (ewentualnie wygładzonym) czasie pracy pracownika, zapisanym na oddzielnym kalendarzu, który nie stanowi podstawy do rozliczenia w systemie ERP HR. Dopiero po uzgodnieniu wpisów oraz ich zatwierdzeniu przez uprawnionego Użytkownika można je przenieść do kalendarza czasu pracy, na podstawie którego następuje rozliczenie wypłaty pracownika.

W celu korzystania z funkcjonalności RCP oraz automatycznego pobierania danych z Comarch TNA należy uruchomić integrację z tą usługą (więcej szczegółów tutaj) natomiast, aby importować czas pracy z plików tekstowych txt pochodzących z zewnętrznych systemów RCP należy ustawić:

1. W bazie danych systemu ERP Konfiguracja firmy > Płace > Parametry włączyć opcję „Używanie RCP do ewidencji czasu pracy”.
2. W bazie danych systemu ERP Konfiguracja firmy > Płace > RCP formaty importu zdefiniować format zgodny z zawartością pliku tekstowego, z którego będą importowane dane.
3. W bazie danych systemu ERP pracownikom, dla których będzie importowany czas pracy przypisać numery kart RCP. Import identyfikuje pracownika po numerze przypisanej karty RCP.
4. W Comarch HRM w menu Administracja > Konfiguracja > RCP > Format importu RCP wybrać z listy zdefiniowany wcześniej format.

Lista dostępnych formatów RCP jest odczytywana z bazy danych systemu ERP. Nie pojawią się tutaj schematy oznaczone jako Nieaktywne oraz schematy z opcją RCP jako lista obecności i Import z bazy Comarch ERP XL.

RCP wprowadzanie danych

Wybierając z menu głównego RCP zostanie wyświetlony kalendarz w układzie miesięcznym dla zalogowanego użytkownika. W górnym menu dostępny jest przycisk zmiany widoku. Dodatkowo w zależności od nadanych uprawnień do edycji RCP i czasu pracy Użytkownik może mieć również dostępne pod ikoną opcje Import pliku RCP (dotyczy importu z zewnętrznych rejestratorów czasu pracy) oraz Kopiuj RCP na czas pracy. Pod kalendarzem prezentowane są szczegóły zaznaczonego dnia oraz podsumowanie miesiąca.

W ramach szczegółów dnia prezentowane są sekcje: Dane z czytników – sekcja informująca o czasie pracy pochodzącym z czytników RCP (zaimportowanym plikiem tekstowym txt lub pobranym z Comarch TNA) oraz Czas pracy – jest to czas faktycznie rejestrowany dla danego pracownika. Dane mogą się różnić jeśli zostały zastosowane reguły wygładzania lub dokonano ręcznej edycji czasu pracy. W ramach podsumowania miesiąca również oddzielnie zliczany jest czas wynikający z czytników RCP oraz czas pracy faktycznie zarejestrowany dla pracownika.

Zapisy w tym kalendarzu mogą być:

• pobrane bezpośrednio z Comarch TNA,
• zaimportowane z pliku tekstowego z zewnętrznego systemu RCP,
• wprowadzone ręcznie – poprzez edycję danego dnia,

Dostęp do tej funkcjonalności oparto o schemat uprawnień, w którym mamy do wyboru Edycję, Podgląd lub Brak dostępu do RCP, dla własnych danych i podwładnego.

• Edycja pozwala na dodawanie, modyfikowanie i usuwanie danych
• Podgląd daje możliwość tylko wyświetlenia informacji
• Brak nie daje dostępu do funkcjonalności RCP.

Jeśli użytkownikiem jest Kierownik, to może on z listy wybrać nazwisko podległego pracownika i wyświetlić jego miesięczny kalendarz RCP.

Dni oznaczone w planie pracy jako wolne i świąteczne oznaczone są kafelkiem w kolorze zielonym oraz opisem słownym. Jeżeli dla danego dnia zostały pobrane/zaimportowane dane o czasie pracy kafelek dnia przyjmuje kolor jasnoniebieski, a jeśli godziny zostały wprowadzone lub zmodyfikowane ręcznie na kalendarzu RCP na kafelku pojawia się dodatkowo szara kropka. Pomarańczowy kolor kafelka informuje o błędnych zapisach w danym dniu np. brak godziny wejścia lub wyjścia, natomiast fioletowa kropka o odnotowanej nieobecności na ten dzień. Po dokonaniu zatwierdzenia czasu pracy na danym dniu wyświetlona zostanie zielona kropka.

Na kafelkach dni z wprowadzonymi, kompletnymi zapisami wyświetlane są godziny wejścia (pierwszego), wyjścia (ostatniego) oraz ilość godzin pracy.

– oznaczenie dnia, w którym pierwsze wejście było o 7:00, ostatnie wyjście o 17:00. Pracownik przepracował w tym przedziale czasowym 9 godzin.

Wyjaśnienie poszczególnych oznaczeń zostało opisane w legendzie znajdującej się pod kalendarzem RCP.

Czas pracy w kalendarzu RCP może podlegać wygładzaniu zgodnie z ustawionymi w konfiguracji Comarch HRM regułami wygładzania. Opis reguł wygładzania i sposobu ich działania dostępny jest tutaj.

Import z pliku RCP

Import pliku RCP. Funkcjonalność dostępna tylko na desktopie. Dotyczy importu czasu pracy z plików tekstowych txt pochodzących z zewnętrznych rejestratorów czasu pracy. Poza odpowiednimi ustawieniami w konfiguracji systemu ERP oraz HRM (opisane na początku artykułu), aby Użytkownik mógł importować dane z plików musi posiadać uprawnienie „Import RCP z pliku” w grupie „Zarządzanie” ustawione jako „Aktywne”.

Uruchomienie importu powoduje otwarcie okna parametrów, w którym wskazujemy plik i sposób importu danych:  import wszystkich danych z pliku lub za wskazany okres. Jeśli jest to ponowny import danych za ten sam okres wybieramy opcję Pomiń lub Dopisz.

Import dostępny jest pod ikoną z poziomu:

• kalendarza miesięcznego – dla osoby aktualnie wyświetlanej na kalendarzu
• widoków Centrum dzień oraz Centrum – miesiąc – dla zaznaczonych osób

Jeśli w konfiguracji Comarch HRM (Administracja/Konfiguracja/RCP) nie są włączone żadne reguły wygładzania oraz zaznaczony jest parametr „Akceptuj nadgodziny” to podczas importu nie są zastosowane żadne reguły wygładzania, a wejścia/ wyjścia służbowe są pomijane. Reguły wygładzania oraz sposób ich działania zostały opisane w artykule konfiguracja. Zaimportowane dane tworzą oddzielny ‘kalendarz’ pracownika, na którym pracownik lub jego przełożony może dokonywać ręcznych modyfikacji, uzupełnić dni z niepełnym importem lub usuwać zaimportowane dane.

Import danych z pliku RCP jest również zależny do ustawień Blokady edycji nie/obecności w stosunku do ostatniego dnia miesiąca. Jeśli w datach na oknie importu wskazano co najmniej jeden dzień z miesiąca, który jest już zablokowany do edycji, to podczas importu pojawi się komunikat „Nie posiadasz uprawnień do edycji kalendarza dla wybranego zakresu dat”.

Pozostałe operacje dostępne w RCP

Edycja RCP – po zaimportowaniu danych z pliku RCP lub pobraniu odczytów z systemu Comarch TNA możliwa jest ręczna edycja szczegółów dotyczących pracy w danym dniu. Zwłaszcza dni oznaczone pomarańczowym kolorem powinny być uzupełnione o brakujące wejścia lub wyjścia, aby możliwe było ich zatwierdzenie i przeniesienie na Czas pracy.

Ręczna edycja dostępna jest również na dniach z poprawnym odczytem danych oraz dniach wolnych i świątecznych. Jeśli dane o czasie pracy pochodzą z RCP (zaimportowane plikiem txt lub pobrane z Comarch TNA) to na formularzu dnia widoczna jest sekcja Dane z czytników, w której prezentowane są zdarzenia zarejestrowane przez odpowiedni system rejestracji czasu pracy. W sekcji Czas pracy widoczny jest natomiast czas pracy wraz z przyporządkowaną odpowiednią strefą, który po zatwierdzeniu może zostać przekopiowany na właściwy kalendarz czasu pracy pracownika. Dane z czytników oraz z sekcji Czas pracy mogą się różnić w szczególności, gdy zastosowano reguły wygładzania lub dokonano ręcznej edycji.

Zatwierdzanie oraz cofanie zatwierdzenia wprowadzonych danych dostępne jest na formularzu danego dnia przy użyciu suwaka   oraz w widokach poszczególnych kalendarzy za pomocą przycisków Zatwierdź RCP oraz Cofnij zatwierdzenie RCP. Operacje te nie są dostępne dla zalogowanej osoby (nie można zatwierdzić/cofnąć zatwierdzenia własnego czasu pracy).

Kopiuj RCP na czas pracy. Funkcjonalność dostępna tylko na desktopie dla Użytkownika z aktywnym uprawnieniem „Kopiowanie RCP na czas pracy” w grupie „Zarządzanie” oraz Edycji czasu pracy.

Funkcjonalność jest dostępna pod ikoną w widoku Pracownik (nie powinien być zaznaczony żaden dzień) oraz widokach Centrum po zaznaczeniu pracownika lub pracowników.

Umożliwia przeniesienie zatwierdzonych danych na kalendarz Czasu pracy. Kopiowanie informacji o czasie pracy w poszczególnych dniach nie dotyczy pracowników rozliczanych ‘wg zestawienia”. W oknie parametrów należy podać zakres dat jakiego ma dotyczyć kopiowane.

Pod przyciskiem dostępna jest zmiana widoku (tylko na desktopie).

Widok Centrum – dzień

W tym widoku dla zalogowanego kierownika wyświetlana jest lista podwładnych pracowników. Jest to widok domyślny, pozwala w łatwy sposób sprawdzić którzy pracownicy w danym dniu już rozpoczęli pracę, a którzy są jeszcze nieobecni oraz szczegóły dotyczące zatwierdzonego lub niezatwierdzonego czasu pracy.

Dostępne są tu kolumny:

• Status:
  • puste pole – jeśli pracownik nie ma jeszcze wejścia w danym dniu oraz nie ma wprowadzonej nieobecności, delegacji lub szkolenia,
  • niekompletne dane – brak wejścia lub wyjścia (dla integracji z Comarch TNA status pojawia się w przypadku niekompletnych danych w dniach wcześniejszych niż bieżący),
  • obecność – pracownik ma z czytników odnotowane wejście w danym dniu,
  • nieobecność – pracownik ma wprowadzoną nieobecność w tym dniu,
  • delegacja – pracownik ma wprowadzoną delegację w tym dniu,
  • szkolenie – pracownik ma wprowadzone szkolenie w tym dniu,
  • dzień wolny – pracownik ma w planie pracy danego dnia oznaczony dzień wolny lub święto,
• Pracownik – imię i nazwisko pracownika,
• Identyfikator – w przypadku integracji z Comarch TNA wyświetlany jest numer identyfikatora, w przypadku korzystania z zewnętrznych rejestratorów czasu pracy prezentowany jest numer karty RCP,
• Plan pracy – ilość godzin wynikająca z planu pracy danego pracownika w tym dniu,
• Nieobecności – ilość godzin nieobecności w danym dniu,
• Dane z czytników – pierwsze wejście i ostatnie wyjście pracownika w tym dniu,
• RCP – Niezatwierdzono – niezatwierdzony czas pracy w tym dniu,
• RCP – Zatwierdzono – zatwierdzony czas pracy w tym dniu,
• RCP – Razem – łącznie zatwierdzony i niezatwierdzony czas pracy w tym dniu,
• Bilans – wartość będąca różnicą pomiędzy sumą zatwierdzonego czasu RCP i nieobecności oraz planu pracy ( Bilans = (RCP Zatwierdzono + Nieobecności) – Plan pracy ).

Widok pozwala na filtrowanie pracowników według centrum oraz statusu. Z poziomu tej listy kierownik może wykonywać import pliku RCP oraz kopiować RCP na czas pracy dla wielu zaznaczonych osób. Operacje zatwierdzania RCP i cofnięcia zatwierdzenia dla wielu są możliwe jeśli nie zostanie zaznaczona zalogowana osoba oraz osoba ze statusem niekompletne dane.

Widok Centrum – miesiąc

Jest to widok zbliżony do widoku Centrum – dzień, z tą różnicą, że w tym widoku prezentowane są dane dotyczące całego miesiąca. W tym widoku status niekompletne dane wyświetlany jest jeśli w jakimś dniu w ramach miesiąca brakuje wejścia lub wyjścia (w przypadku integracji z Comarch TNA weryfikowane są tylko dni wcześniejsze niż dzień bieżący). Jeśli nie ma wpisów z brakującymi danymi kolumna Status pozostaje pusta.

Przycisk Zaznacz wszystkich pracowników umożliwia wykonywanie operacji dla wielu osób. Z poziomu tej listy kierownik może wykonywać import pliku RCP oraz kopiować RCP na czas pracy dla wielu zaznaczonych osób. Operacje zatwierdzania RCP i cofnięcia zatwierdzenia dla wielu są możliwe jeśli nie zostanie zaznaczona zalogowana osoba oraz osoba ze statusem niekompletne dane.