Aplikacja Comarch HRM przeznaczona jest dla pracowników i ich przełożonych. Poprzez odpowiednie ustalenie struktury podległościowej i praw dostępu, użytkownicy aplikacji mogą mieć dostęp do swoich danych etatowych, wydruków, kwalifikacji, umów cywilnoprawnych, planu i czasu pracy, oraz ocen okresowych, nieobecności i delegacji. Przełożeni będą mogli zatwierdzać zaplanowane przez ich podwładnych urlopy wypoczynkowe i delegacje. Pracownicy mogą mieć dostęp do grafika urlopowego ułatwiającego planowanie urlopów w obszarze centrum podległościowego, w którym pracują. Wszystkie operacje wykonane przez użytkowników w aplikacji Comarch HRM są zapisywane w Historii operacji.

Aplikacja Comarch HRM pobiera dane z bazy programów Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL HR lub Comarch ERP Altum HR zwanych dalej bazą danych systemu ERP. Pobierane i wyświetlane są podstawowe informacje na temat pracowników (dane kadrowe), planowanych czy wykorzystanych nieobecności, planu pracy i czasu pracy. W przypadku aplikacji współpracującej z modułem Płace i Kadry Plus istnieje możliwość odnotowania wielu wejść/wyjść w obrębie dnia, wskazanie wydziału, projektu oraz informacji związanych z odbiorem nadgodzin. Dostępne są również importy czasu pracy z RCP.

Planowanie pracy, jak i odnotowanie rzeczywistego czasu pracy możliwe jest zarówno po stronie aplikacji, jak i bezpośrednio w bazie danych systemu ERP. O ile w aplikacji może to wykonać samodzielnie pracownik, jeśli posiada odpowiednie uprawnienia, to w bazie danych systemu kadrowo – płacowego nadal nanoszenie i planowanie czasu pracy, nieobecności wykonywane jest przez uprawnionych operatorów programu.

Aplikacja charakteryzuje się dynamicznym menu, które dostosowuje się do wielkości ekranu komputera, tabletu czy smartfona.

Przed zalogowaniem do aplikacji Comarch HRM należy ustalić operatora, w kontekście którego będą wykonywane zapisy w bazie danych systemu ERP. W tym celu należy w Konfiguracji firmy / Płace / Comarch HRM, wybrać operatora i zapisać okno konfiguracji. Może to być istniejący operator lub utworzony specjalnie na potrzeby zapisów w aplikacji, co pozwoli ustalić, które dane były wprowadzone z użyciem aplikacji Comarch HRM.

Brak ustawionego operatora, po stronie bazy danych systemu ERP, spowoduje przy próbie wejścia na okna:

• Start
• Kwalifikacje
• Plan pracy
• Czas pracy
• RCP
• Limity
• Nieobecności
• Delegacje
• Struktura
• Konfiguracja

wywołanie komunikatu „Brak operatora do realizacji zapisów w bazie danych. Prosimy o kontakt z Administratorem systemu”.

Dodatkowo można zdecydować, czy w aplikacji Comarch HRM będą wyświetlane osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej. Zaznaczenie parametru w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Comarch HRM „Uwzględniaj osoby z umowami cywilnoprawnymi w Comarch HRM” umożliwia obsługę zleceniobiorców. Osoby te, w zależności od przyznanych uprawnień, będą mogły korzystać z aplikacji, odnotować swój czas pracy, wpisać delegację, zgłosić e-Nieobecność, pobierać udostępnione dokumenty itp.

Baza danych systemu ERP – Konfiguracja

Dla użytkowników korzystających z programu Comarch ERP XL i funkcjonalności Delegacje lub Podzielnik wymagane jest także ustawienie operatora dla zapisów z aplikacji Comarch HRM. W sytuacji, kiedy takiego operatora nie wskazano pojawi się komunikat: „W module Administracja XL nie ustawiono operatora do realizacji zapisów w bazie danych. Prosimy o kontakt z Administratorem systemu”.

Bezpośrednio po zainstalowaniu aplikacji logowanie jest możliwe tylko na jednego istniejącego w niej Użytkownika:

• Użytkownik: admin
• Hasło: e-Pracownik2013

W przypadku Comarch HRM w modelu usługowym hasło jest ustalane indywidualnie i wysyłane na podany w zamówieniu adres mailowy.

Okno logowania do aplikacji

Po zalogowaniu do aplikacji Comarch HRM, pojawi się okno startowe, dzięki któremu można szybko przejść do najczęściej wykorzystywanych opcji. Wygląd menu startowego zależy od posiadanych uprawnień. Dla użytkownika Administrator w menu pojawią się opcje Intranet oraz Administracja.

Strona startowa dla użytkownika admin

W pierwszej kolejności należy zmienić domyślne hasło do aplikacji i ustalić własne hasło indywidualne.

Hasło musi być zgodne z poziomem zabezpieczeń i spełniać następujące warunki:

• Minimum 8 znaków
• Przynajmniej 1 duża i mała litera
• Przynajmniej 1 cyfra lub znak specjalny

Zmiana hasła jest wykonywana z poziomu rozwijanego profilu danych zalogowanego użytkownika. Należy wybrać opcję Zmień hasło.

Podczas korzystania z aplikacji i dwukrotnego podania błędnego hasła lub nieistniejącego loginu w oknie logowania, pojawi się dodatkowe weryfikacja CAPTCHA.

Jeżeli Użytkownik nie pamięta hasła do aplikacji, to na oknie logowania może skorzystać z opcji jego resetowania. Opcja ta jest dostępna wyłącznie w sytuacji, gdy w konfiguracji aplikacji została ustawiona skrzynka pocztowa.W celu zresetowania hasła po wybraniu „Nie pamiętasz hasła?” należy wskazać adres email powiązany z kontem Użytkownika. Po podaniu prawidłowego adresu powiązanego wyłącznie z jednym kontem na wskazany adres przesyłana jest instrukcja resetu hasła.

Na oknie logowania dostępna jest również opcja wyboru języka. Zmiana języka jest dostępna także w trakcie korzystania z aplikacji po zalogowaniu.

Użytkownik admin ma prawo do operacji związanych z zarządzaniem całą aplikacją. W menu bocznym oraz pod przyciskiemznajduje się panel Administracja, składający się z podmenu:

• Użytkownicy
• Schematy
• Przypisz schemat
• Struktura
• Historia operacji
• Konfiguracja

Po zalogowaniu do aplikacji należy wygenerować loginy i hasła dla osób, które również będą miały prawo dostępu do aplikacji. Następnie należy utworzyć i przypisać użytkownikom schematy uprawnień.

Użytkownik o loginie admin ma prawo również do dodawania dokumentów w gałęzi Intranet > Do pobrania, o czym szerzej w rozdziale Intranet.

Menu start – dla Użytkownika z pełnymi uprawnieniami

Kafelki pozwalają szybko przejść do najczęściej wykonywanych operacji. W zależności od nadanych uprawnień, mogą to być m.in. Zaplanuj urlop, Zaplanuj szkolenie, Zaplanuj delegację oraz Czas pracy i Plan pracy. Użytkownicy będący kierownikami lub zastępcami mogą mieć widoczne kafelki Zatwierdź urlop, Zatwierdź szkolenia i Zatwierdź delegacje. Dodatkowo przy tych kafelkach wyświetlana jest informacja z ilością pozycji do zatwierdzenia. Wygląd menu Start zależy od uprawnień nadanych użytkownikowi do aplikacji Comarch HRM.

Znajdź pracownika to szybka wyszukiwarka pracowników, umożliwiająca podgląd danych kontaktowych.

Pomoc przycisk kieruje do strony internetowej poświęconej aplikacji Comarch HRM.

Administracja przycisk dostępny dla użytkowników, którym nadano uprawnienie do Zarządzania aplikacją

Dodatkowo pod adresem www.comarch.pl/erp/aplikacje-mobilne użytkownik może zapoznać się z filmami instruktażowymi, dokumentacją do programu oraz innymi materiałami dydaktycznymi potrzebnymi do sprawnego poruszania się po aplikacji.

Filtrowanie

W aplikacji dostępna jest możliwość filtrowania wyświetlanych danych.

 Użycie filtra na liście 

W przypadku większej ilości filtrów są one dostępne pod ikoną .

Ustawienia filtra są zapamiętywane dla każdego z Użytkowników. W przypadku filtrów czasowych jeżeli zapamiętany okres nie zawiera daty bieżącej, to po wejściu na dane okno przywracane są ustawienia domyślne dla tego filtra.

Obsługa zaznaczeń

W aplikacji sposób wykonywania edycji oraz zaznaczeń elementów na liście został dostosowany do możliwości obsługi tych operacji na urządzeniach mobilnych. W związku z tym na desktopach zaznaczanie wielu elementów jest możliwe poprzez:

• Pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy na elemencie – spowoduje edycję lub podgląd elementu,
• Pojedyncze kliknięcie prawym przyciskiem myszy na elemencie – spowoduje wejście w tryb zaznaczeń, co pozwoli zaznaczyć kolejne elementy na liście. Będąc w trybie zaznaczeń klikanie dowolnym przyciskiem myszy powoduje zaznaczanie kolejnych elementów.

Wyjście z trybu zaznaczeń następuje po:

• Wykonaniu operacji, np. po zatwierdzeniu urlopu
• Wykonaniu operacji i zapisaniu zmian , np. zapis zmian na formularzu
• Naciśnięcie przycisku 

Na urządzeniach mobilnych oraz na desktopie dostępna jest również możliwość zaznaczania wszystkich elementów za pomocą ikony Zaznacz wszystko.

Widok zaznaczonych elementów

Obsługa menu na urządzeniach mobilnych

Na urządzeniach mobilnych, w celu pozostawienia jak największego obszaru roboczego, w aplikacji dostępne są przyciski:

 – zwiń menu,

 – rozwiń pełne menu.

Funkcjonalności zostały zgromadzone w menu bocznym po lewej stronie. Aby przejść do menu należy rozwinąć pełne menu. Wówczas pojawią się opcje pozwalające na wybór funkcji lub wylogowanie z aplikacji.

Widok ekranu Start na urządzeniach mobilnych

Na urządzeniach mobilnych edycja możliwa jest poprzez:

• Krótkie kliknięcie na danym elemencie – spowoduje edycję lub podgląd elementu
• Dłuższe przytrzymanie na danym elemencie – spowoduje wejście w tryb zaznaczeń, co pozwoli zaznaczyć kolejne elementy na liście. Będąc w trybie zaznaczeń klikanie powoduje zaznaczanie kolejnych elementów

Wyjście z trybu zaznaczeń następuje po:

• Wykonaniu operacji, np. wklejenie czasu pracy,
• Wykonaniu operacji i zapisaniu zmian , np. zapis zmian na formularzu
• Naciśnięcie przycisku 

W menu Administracja zostały zgrupowane opcje dotyczące zarządzania użytkownikami, uprawnieniami oraz tworzeniem struktury podległościowej i konfiguracji aplikacji. Użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą również przeglądać historię operacji wykonanych w aplikacji.

Menu Administracja

Użytkownicy – w tym miejscu można wybrać pracowników, dla których utworzone zostaną konta dostępowe do aplikacji Comarch HRM. Tylko osobom wyświetlanym na tej liście można wygenerować konta, tak by mogły korzystać z aplikacji Comarch HRM.

Listę osób można filtrować wybierając dostępne opcje: Wszyscy użytkownicy, Konto zablokowane, Konto aktywne oraz Brak konta. Można również wyszukać pracownika wpisując jego nazwisko w polu Znajdź użytkownika.

Na liście Wszyscy użytkownicy wyświetlane są osoby, które w dniu logowania są zatrudnione na etat, są właścicielami lub osobami współpracującymi, posiadają trwającą w dniu logowania umowę cywilnoprawną lub nadano im dostęp do aplikacji poza okresem zatrudnienia.

Dodatkowy dostęp do aplikacji dla osób niezatrudnionych lub niebędących pracownikami można zaznaczyć w bazie danych programu ERP, w kartotece pracownika pod przyciskiem :

Pod przyciskiem dostępna jest opcja Zaznacz wszystko na stronie, dzięki której możemy wykonać wybraną operację dla osób wyświetlonych na oknie. Po zaznaczeniu osoby lub grupy osób mamy do wyboru następujące operacje:

Generuj hasła – utworzenie kont dostępowych do aplikacji

Zablokuj wybrane konta – zablokowanie dostępu do aplikacji

Odblokuj wybrane konta – odblokowanie dostępu do aplikacji

Zmień widok – możliwość wyświetlania danych w formie kafelkowej lub listy

Filtr – pozwala na odfiltrowanie pracowników wg podanego kryterium

Lista Użytkowników – widok kafelkowy

Generuj hasła

Dla zaznaczonej osoby lub grupy osób można wygenerować konta dostępowe do aplikacji Comarch HRM. Login i hasło dla utworzonego konta są zapisywane w pliku PDF. W nazwie pliku z hasłami zapisuje się data i godzina utworzenia pliku, np. hrm_haslo_20180603_111420.

Wydruk loginu i hasła

W przypadku skonfigurowania powiadomień mailowych wygenerowane dane dostępowe i hasło może być wysłane na adres e-mail pracownika. Konfiguracja powiadomień mailowych została opisana w oddzielnym rozdziale.

Użytkownik, który otrzyma nadany mu login i hasło, przy pierwszym zalogowaniu do aplikacji, powinien zmienić otrzymane losowo hasło i ustawić swoje indywidualne hasło.

Jeżeli Użytkownik nie pamięta hasła do aplikacji, to na oknie logowania może skorzystać z opcji jego resetowania. Opcja ta jest dostępna wyłącznie w sytuacji, gdy w konfiguracji aplikacji została ustawiona skrzynka pocztowa. W celu zresetowania hasła po wybraniu „Nie pamiętasz hasła?” należy wskazać adres email powiązany z kontem Użytkownika. Po podaniu prawidłowego adresu powiązanego wyłącznie z jednym kontem na wskazany adres przesyłana jest instrukcja resetu hasła.

Wygenerowanie nowego hasła jest również możliwe z poziomu konta Administratora. W tym celu należy wykorzystać opcję Generuj hasła.

Pierwsze logowanie do aplikacji

Użytkownik posiadający indywidualny adres e-mail, wpisany w bazie danych systemu ERP lub w aplikacji Comarch HRM może zamiast wygenerowanego Loginu używać swojego adresu do zalogowania się.

Zalecamy aby przed utworzeniem kont dla użytkowników sprawdzić unikalność adresów e-mail wpisanych w bazie danych systemu ERP.

Zablokuj wybrane konta

Operacja polega na zablokowaniu dostępu wybranej osobie lub grupie osób możliwości logowania się do aplikacji Comarch HRM. Konto otrzymuje status Zablokowane, tym samym użytkownik nie ma już możliwości wglądu w dane zawarte w aplikacji.

Odblokuj wybrane konta

Operacja pozwala na odblokowanie konta. Może być wykonana dla jednego konta lub grupy zaznaczonych kont.

Schematy uprawnień określają prawa dostępu do czynności wykonywanych w aplikacji. W tym miejscu można dodawać, usuwać oraz modyfikować utworzone schematy. Nazwa schematu musi zawierać co najmniej 3 znaki. W aplikacji zablokowano usuwanie schematu Domyślny oraz schematu przypisanego do Użytkownika.

Domyślny schemat uprawnień – zakładka Ogólne

Po wybraniu nazwy schematu wyświetlane są uprawnienia do poszczególnych funkcji, które zostały podzielone na te dotyczące zalogowanej osoby (Własne) oraz dotyczące podwładnych zalogowanej osoby (Podwładnego). Każde z nich ma 3 poziomy dostępu: Edycja, Podgląd, Brak.

Opcja WSZYSTKIE umożliwia ustawienie wszystkich uprawnień jako podlegających edycji, dostępnych tylko do podglądu lub niedostępnych.

Dla użytkowników programu Comarch ERP XL HR w Uprawnieniach dodatkowo jest możliwość ustawienia Schematów uprawnień:

• Delegacje – uprawnienie związane z delegacjami rozliczanymi w Comarch ERP XL od wersji 2016.2.1.
• Delegacje archiwalne – uprawnienie związane z delegacjami rozliczanymi w Comarch ERP Optima.
• Podzielnik kosztów wynagrodzeń – uprawnienie związane z dostępem do podzielnika kosztów wynagrodzeń w Comarch ERP XL od wersji 2017.1.0

Dla schematu Domyślny ustawienia są pokazane poniżej:

Domyślny schemat uprawnień – użytkownicy programu Comarch ERP XL HR

Druga zakładka to uprawnienia związane z Zarządzaniem, czyli dostęp do menu Użytkownicy, Struktura podległościowa, Uprawnienia, Konfiguracja, Historia operacji, RCP, Konfiguracja oceny pracownika, Lista szkoleń i Okresy szkoleniowe, Rekrutacja i Kariera – konfiguracja. W tym przypadku istnieją 2 poziomy ustawień dostępu – Aktywne lub Brak.

Domyślny schemat uprawnień – zakładka Zarządzanie

Trzecia zakładka Pozostałe daje możliwość ustawienia blokady do Edycji nie/obecności w stosunku do ostatniego dnia miesiąca, dostępu do widoku Grafika urlopowego, Dokumentów do pobrania z Intranetu i Rekrutacji wewnętrznej, oraz adresów i danych etatowych podwładnych dostępnych na liście pracowników.

Domyślny schemat uprawnień – zakładka Pozostałe

Blokada edycji danych o nieobecnościach i czasie pracy domyślnie jest wyłączona – ustawiona na Brak. W celu włączenia blokady do edycji danych na kalendarzach i nieobecnościach dla miesięcy poprzedzających datę bieżącą (‘zamknięcie’ miesiąca) należy przełączyć opcję na Aktywne i wskazać ilość dni w stosunku do ostatniego dnia bieżącego miesiąca:

• 0 – bieżący miesiąc może być edytowany do ostatniego dnia tego miesiąca. Poprzednie miesiące nie podlegają edycji.

• 2 – edycja poprzedniego miesiąca możliwa jest do 2 dnia bieżącego miesiąca, bieżący miesiąc można edytować do 2 następnego miesiąca

• -2 – blokada do miesiąca bieżącego nastąpi 2 dni przed końcem tego miesiąca. Poprzednich miesięcy nie można edytować.

Dostęp do Grafika urlopowego domyślnie jest włączony – opcja ustawiona na Aktywne. W celu wyłączenia dostępu do grafika urlopowego należy w schemacie uprawnień na zakładce Pozostałe zmienić opcję na Brak. Wówczas zalogowany do aplikacji użytkownik nie będzie widział nieobecności swoich współpracowników.

Intranet – dokumenty do pobrania w schemacie Domyślnym ustawiono na Aktywne, co oznacza, że użytkownik po zalogowaniu do aplikacji ma dostęp do menu Intranet i może pobierać dokumenty udostępnione przez Administratora. We własnych utworzonych schematach należy włączyć opcję w celu udostępnienia dokumentów pracownikom. W przypadku, kiedy pracownicy mają mieć zablokowany dostęp do dokumentów, należy ustawić opcję na Brak.

Intranet – rekrutacja wewnętrzna w schemacie Domyślnym ustawiono na Brak, co oznacza, że użytkownik po zalogowaniu do aplikacji nie będzie miał dostępu do zakładki Kariera i tym samym nie będzie mógł przeglądać wewnętrznych ofert pracy ani składać swoich aplikacji. Aby udostępnić taką funkcjonalność należy ustawić opcję na Aktywne.

Lista pracowników – adresy i dane etatowe podwładnych – w schemacie Domyślnym opcja ustawiona na Brak, co oznacza, że użytkownik po zalogowaniu do aplikacji nie będzie miał dostępu do adresów i danych etatowych swoich podwładnych z poziomu  listy pracowników. Aby udostępnić te dane należy ustawić opcję na Aktywne.

Po zainstalowaniu aplikacji Comarch HRM, użytkownik admin ma przypisany schemat uprawnień Administrator. Natomiast wszyscy użytkownicy, którym wygenerowano konta otrzymują schemat Domyślny. Aby zmienić schemat wybranym użytkownikom należy skorzystać w menu z opcji Przypisz schemat.

• Domyślny – pozwala na podgląd i edycję własnych danych (danych zalogowanej osoby). Jest to schemat, który otrzymują dodani Użytkownicy.
• Administrator – schemat przeznaczony dla użytkownika zarządzającego aplikacją. Posiada pełne prawa do wszystkich operacji w aplikacji. Ma dostęp do danych swoich podwładnych oraz dostęp do Administracji, w tym do struktury całej firmy i dokumentów w Intranecie.

Przypisz schemat

W tym miejscu użytkownik zarządzający uprawnieniami może przypisać zdefiniowany schemat użytkownikom, dla których wygenerowano konta dostępu do aplikacji. Lista zawiera Nazwisko i imię, Akronim użytkownika oraz nazwę schematu uprawnień. Zmiana uprawnień polega na przypisaniu nazwy właściwego schematu.

Pod przyciskiem dostępna jest opcja Zaznacz wszystkich użytkowników, dzięki której możemy wykonać operację zmiany schematu dla wszystkich osób wyświetlonych na oknie. Po zaznaczeniu osoby lub grupy osób wybieramyPrzypisz schemat w celu zmiany schematu uprawnień. Wybór potwierdzamy opcją Zapisz.

Przycisk Zmień widok umożliwia przełączenie widoku w formie listy lub widok kafelkowy (na urządzeniach mobilnych tylko widok kafelkowy). Opcja filtrowania umożliwia wyszukanie użytkowników, którym przypisano określony schemat uprawnień.

Przypisz schemat – lista użytkowników

Struktura podległościowa to lista zbudowana w formie drzewa, prezentująca strukturę podległości w danej firmie. Złożona jest z centrów i podcentrów o dowolnej liczbie zagłębień. Na górze struktury znajduje się centrum Firma. Struktura podległościowa może być tworzona zarówno w bazie danych systemu ERP, jak i z poziomu aplikacji Comarch HRM.

Struktura podległościowa

Filtrowanie struktury

Na oknie Struktury podległościowej istnieje możliwość filtrowania w celu wyszukania osób z wybranego Centrum podległościowego. Dostępne do wyboru są centra, w których zalogowany użytkownik jest kierownikiem lub zastępcą. Używając opcji Szukaj można odnaleźć w strukturze konkretnego pracownika.

Widok filtra – struktura podległościowa

Dodanie nowego centrum

Centrum podległościowe może być dodane w aplikacji Comarch HRM za pomocą przycisku . W celu utworzenia nowego centrum należy ustawić się na centrum nadrzędnym, np. Firma. Na formularzu centrum podajemy jego nazwę i akronim oraz wskazujemy osobę, która będzie pełniła w nim rolę kierownika.

Dodawanie centrum podległościowego

Użytkownik Administrator zawsze widzi całą strukturę firmy wraz z podległymi centrami i zatrudnionymi w firmie pracownikami. Kierownik centrum, który zaloguje się do aplikacji Comarch HRM będzie widział w strukturze tylko podległe sobie centra oraz przypisanych do nich pracowników.

Edycja wybranego centrum

Dla wybranego centrum można wskazać kierownika lub zastępcę. Centrum w danym okresie może mieć tylko jednego kierownika, zastępców może być wielu. Dana osoba w tym samym czasie nie może być kierownikiem i zastępcą we wskazanym centrum. Aby przypisać okres, w jakim kierownik lub zastępca sprawuje swoją funkcję, należy zaznaczyć dane centrum i wybrać edycję centrum pod przyciskiem . Na formularzu centrum można wskazać lub zmienić okres, w jakim wybrana osoba pełni rolę kierownika lub zastępcy. Można ustawić również okres bezterminowego sprawowania funkcji, poprzez zaznaczenie parametru „Bezterminowo”.

Edycja centrum podległościowego

Edycja centrum pozwala również na zmianę kierownika, zastępcy oraz dodanie  kolejnego kierownika lub zastępcy. W danym okresie centrum może mieć jednego kierownika i wielu zastępców. Po wprowadzeniu zmian akceptujemy je przyciskiem lub opuszczamy formularz bez zapisu naciskając . Jeśli centrum posiada przypisanego kierownika, w strukturze obok nazwy centrum będzie widoczne jego nazwisko. Ta sama osoba może być kierownikiem lub zastępcą w kilku centrach.

Przypisanie pracownika do wybranego centrum

Pracownik dodany do bazy danych systemu ERP ma przypisane centrum główne Firma. Na formularzu danych kadrowych można zmienić jego centrum na właściwe. W module Płace i Kadry Plus można skorzystać z operacji seryjnej zmiany centrum podległościowego dla zaznaczonych pracowników.

Przypisanie centrum może być wykonywane również w aplikacji Comarch HRM. Zmianę można wykonać w następujący sposób:

• Zmiana centrum przez przeciąganie – zmiana zostanie wykonana w aktualnym zapisie pracownika, bez tworzenia historii
• Zaznaczenie jednego pracownika lub grupy osób i naciśnięcie przycisku Zmiana centrum. Należy wybrać z listy nowe centrum. Lista dostępnych centrów jest zawężona do centrów podległych zalogowanemu kierownikowi. Po wybraniu nazwy centrum możliwe są dwie metody zapisu zmiany:
  1. Zmiana centrum – zmiana zapisywana w aktualnym zapisie pracownika, bez tworzenia historii (analogicznie jak przy przeciąganiu)
  2. Nowe centrum od dnia – podajemy datę zmiany centrum – u pracownika, zgodnie z podaną datą, zostanie utworzony zapis historyczny, w którym będzie zapisana informacja o nowym centrum.

Zmiana centrum

Ustalenie centrum podległościowego, w jakim aktualnie pracuje pracownik, możliwe jest dla jednej zaznaczonej osoby. Po naciśnięciu przycisku pojawią się ‘Informacje o pracowniku’. Imię i nazwisko oraz aktualnie przypisane centrum. Z listy możemy wybrać inne centrum w celu dokonania zmiany w strukturze podległościowej. Aby wyszukać właściwe centrum można wpisać jego nazwę, akronim lub nazwisko kierownika.

Historia operacji daje możliwość przeglądania czynności wykonanych przez użytkowników w aplikacji Comarch HRM. Historia operacji dostępna jest w menu Administracja.

W Historii operacji wyświetlane są informacje o:

• dodaniu, modyfikacji lub usunięciu zapisów w aplikacji przez danego Użytkownika,
• pobraniu wydruków udostępnionych pracownikowi z bazy danych systemu ERP i w Intranecie,
• wykonaniu wydruków dostępnych w Comarch HRM,
• przygotowaniu powiadomienia mailowego w związku z wykonaniem operacji powodującej wysłanie wiadomości e-mail,
• zgłoszeniu zlecenia zmiany hasła.

W Historii operacji pojawią się też zapisy dotyczące czynności wykonywanych przez administratora, takich jak: dodawanie, edycja, usuwanie dokumentów w Intranecie.

W Historii operacji zapisywane są również informacje o zalogowaniu i wylogowaniu z aplikacji Comarch HRM, a także o nieudanych próbach logowania na konto użytkownika.

Użytkownik Admin domyślnie posiada dostęp do listy zmian dokonanych przez wszystkich użytkowników aplikacji Comarch HRM. Wyświetlane dane posortowane są po dacie operacji od najnowszej do najstarszej. Poszczególne operacje wyróżniono kolorami:

• Dodawanie – zielony
• Edytowanie – biały
• Usuwanie – czerwony
• Pobranie – niebieski
• Inne – pomarańczowy

Eksportuj historię do pliku – historia operacji wykonanych w aplikacji Comarch HRM może być wyeksportowana i zapisana w pliku tekstowym. Dostęp do tej operacji ma tylko użytkownik Admin i użytkownik z przypisanym schematem Administrator. Zakres eksportowanych danych może być wcześniej zawężony za pomocą filtra. Wyświetlane na liście dane można posortować w kolumnach m.in. wg daty operacji, wg autora dokonującego zmiany, wg obszaru i rodzaju zmian oraz osoby dla której wykonano operację za pomocą aplikacji Comarch HRM.

Pod przyciskiem filtra można dodatkowo ograniczyć zakres wyświetlanych danych wyszukując zmiany wykonane we wskazanym okresie czasu lub dla wybranego centrum podległościowego. Ze względu na bardzo dużą ilość informacji zapisywanych w Historii operacji, użytkownik Admin oraz użytkownik z przypisanym schematem Administrator, dodatkowo ma widoczny przycisk usuwania historii . Wszystkie zapisy wykonane przed datą wskazaną w oknie zostaną usunięte z historii operacji. Pozwala to na cykliczne oczyszczanie zapisów w historii. Operacja usunięcia historii też jest odnotowana w historii operacji. Dodatkowo istnieje możliwość wyeksportowania historii operacji do pliku.

Historia operacji – widok listy zmian w aplikacji

Konfiguracja pozwala na dostosowanie aplikacji w zakresie ustawień dotyczących Powiadomień mailowych, Bezpieczeństwa, Formatu importu RCP oraz Pozostałych ustawień.

Za pośrednictwem aplikacji istnieje możliwość wysyłania powiadomień mailowych informujących przełożonego (kierownika i jego zastępców) np. o tym, że podwładny zaplanował urlop. Następnie do pracownika może być wysłany e-mail informujący o tym, czy zaplanowany urlop został zatwierdzony, czy usunięty.

Aby korzystać z powiadomień mailowych należy w Konfiguracji wskazać skrzynkę pocztową, która będzie realizować wysyłkę powiadomień. Skrzynka pocztowa musi być skonfigurowana w bazie danych systemu ERP w Konfiguracji programu / CRM / Konta e-mail. Należy przypisać do niej operatora wskazanego dla zapisów z aplikacji Comarch HRM.

Konfiguracja – ustawienia Powiadomień mailowych

Powiadomienia mailowe będą wysyłane ze wskazanej skrzynki pocztowej w sytuacji, kiedy w aplikacji Comarch HRM będzie wykonana jedną z poniższych akcji:

• Zaplanowanie nieobecności
• Zatwierdzenie lub usunięcie nieobecności
• Zaplanowanie delegacji
• Zatwierdzenie delegacji
• Usunięcie delegacji
• Zaplanowanie lub usunięcie szkolenia
• Zatwierdzenie lub usunięcie szkolenia oraz oznaczenie szkolenia jako „zrealizowane”
• Zatwierdzenie wakatu
• Odnotowanie nowej aplikacji od kandydata
• Zatwierdzenie aplikacji (zatwierdzenie zatrudnienia nowego pracownika)
• Wygenerowanie danych dostępowych oraz hasła dla użytkownika

Dla wyżej wymienionych czynności należy wskazać sposób realizowania powiadomienia. Wyłączenie opcji, np. Zaplanowana nieobecność spowoduje, że po wpisaniu nieobecności w aplikacji Comarch HRM, powiadomienie nie zostanie wysłane. Jeśli opcja jest włączona, to na adres e-mail podany u przełożonego zostanie wysłana wiadomość informująca o zaplanowanej przez pracownika nieobecności.

Podobnie, jeśli włączone jest powiadomienie (Nie)zatwierdzona nieobecność, pracownik otrzyma powiadomienie na swój adres e-mail o zatwierdzeniu nieobecności przez przełożonego lub o usunięciu (odrzuceniu) nieobecności przez przełożonego.

W tym miejscu istnieje również możliwość wskazania dodatkowych adresów mailowych, na które mają trafić powiadomienia o poszczególnych akcjach wykonywanych w aplikacji Comarch HRM. Może to być np. adres mailowy kadrowej obsługującej bazę systemu ERP.

W treści wiadomości e-mail informującej o zaplanowaniu urlopu, delegacji, szkolenia przez pracownika, zatwierdzeniu oceny, zgłoszeniu wakatu do zatwierdzenia, wpłynięciu aplikacji  oraz wygenerowaniu danych dostępowych do aplikacji znajduje się link do witryny, w której była wykonana jedna z powyższych operacji. Link jest tworzony na podstawie adresu witryny wpisanej w przeglądarce podczas wykonywania określonej akcji np. generowania hasła.

Po kliknięciu w link otwiera się strona logowania do aplikacji. Dodatkowo w przypadku powiadomień związanych z  delegacjami, nieobecnościami, szkoleniami, rekrutacją i oceną okresową po zalogowaniu Użytkownik zostanie przeniesiony na formularz konkretnej nieobecności, delegacji, szkolenia, wakatu, aplikacji, arkusza oceny, dla której wygenerowano e-mail (o ile zalogowana osoba ma odpowiednie uprawnienia do jej podglądu lub edycji).

Treść powiadomienia mailowego, jakie zostanie wysłane po wprowadzeniu nieobecności Urlop wypoczynkowy (plan) z zaznaczoną opcją „Na żądanie”:

W sekcji Bezpieczeństwo jest możliwość ustawienia większego zabezpieczenia w zakresie logowania do aplikacji oraz szyfrowania udostępnionych dokumentów pobieranych przez pracowników.

Konfiguracja – ustawienia Bezpieczeństwa

Za pomocą parametru Wymuś zmianę hasła można wskazać ilość dni (od 1 do 999), po upływie których aplikacja wymusi na użytkowniku zmianę stosowanego hasła. Domyślnie w aplikacji ustawiono zmianę hasła co 30 dni. Ma to na celu lepsze zabezpieczenie aplikacji przed nieuprawnionym dostępem do danych pracowników.

Za pomocą parametru Zabezpiecz pobrane dokumenty pracowników hasłem można uzyskać większe bezpieczeństwo przed otwarciem pobranego na dysk pliku przez nieuprawnioną osobę. Zaznaczony parametr spowoduje zaszyfrowanie wydruku hasłem, które zostanie wysłane na adres e-mail osoby pobierającej dokument pracowniczy. Dopiero użycie otrzymanego hasła umożliwi otwarcie tego pliku.

W tym miejscu istnieje również możliwość wskazania dodatkowych adresów mailowych służących do zresetowania hasła Administratora w aplikacji Comarch HRM. Jeżeli na oknie logowania zostanie użyta opcja „Nie pamiętasz hasła?” i podany zostanie jeden z adresów wskazanych w tym miejscu to na dany adres zostanie przesłany link do zmiany hasła.

Format importu RCP pozwala na wskazanie schematu zdefiniowanego w bazie danych systemu ERP służącego do wczytywania danych zawartych w pliku tekstowym pochodzącym z rejestratora czasu pracy.

W zakładce Pozostałe można wybrać plik ze zdjęciem Logo firmy oraz podać adres strony www. Te ustawienia będą widoczne na ekranie startowym dla zalogowanych do aplikacji użytkowników.

Konfiguracja – Pozostałe ustawienia