W celu zwiększenia bezpieczeństwa danych w aplikacji Comarch HRM można uruchomić weryfikację dwuetapową (2FA). Po jej uruchomieniu w celu zalogowania się do aplikacji Comarch HRM Użytkownik poza loginem i hasłem będzie podawał kod weryfikacyjny wygenerowany w aplikacji mobilnej Google Authenticator.

Aby włączyć weryfikację dwuetapową po zalogowaniu na konto Admin należy przejść do Konfiguracji, a następnie na zakładce Bezpieczeństwo zaznaczyć parametr „Włącz weryfikację dwuetapową” oraz wskazać nazwę jaka ma być wyświetlana w aplikacji Google Authenticator.

Logowanie do aplikacji

Po uruchomieniu dwuetapowej weryfikacji przy pierwszym logowaniu Użytkownika po podaniu prawidłowego loginu oraz hasła wyświetlona zostanie instrukcja. W pierwszej kolejności Użytkownik powinien pobrać aplikację mobilną Google Authenticator. Logując się z urządzenia mobilnego można ją pobrać odpowiednio po kliknięciu w przycisk pobierz z App Store lub Google Play. Po zainstalowaniu aplikacji mobilnej należy sparować urządzenie poprzez zeskanowanie kodu QR lub wprowadzenie klucza konfiguracyjnego wyświetlonego w Comarch HRM.

Po sparowaniu urządzenia w Google Authenticator będzie widoczna nazwa aplikacji wprowadzona wcześniej w konfiguracji oraz nazwa Użytkownika, którą jest adres e-mail pracownika lub jego login. Wraz z tymi danymi wyświetlany będzie 6 cyfrowy kod generowany automatycznie co 30 sekund.

Następnie należy przejść dalej wybierając przycisk „Mam już kod, przechodzę dalej” oraz wprowadzić kod zgodny z wyświetlanym w Google Authenticator. Po kliknięciu „Weryfikuj” jeśli kod jest poprawny nastąpi zalogowanie do Comarch HRM.

Centrum pomocy Google Authenticator znajduje się pod adresem.

Utrata urządzenia

W przypadku, kiedy Użytkownik utraci jedyne urządzenie, na którym miał aplikację Google Authenticator sparowaną z Comarch HRM w celu zalogowania powinien zgłosić się do Administratora lub przełożonego z odpowiednimi uprawnieniami do zarządzania użytkownikami. Taki Użytkownik ma możliwość usunięcia informacji o sparowaniu konta, dzięki czemu pracownik logując się raz jeszcze będzie mógł sparować konto z aplikacją Google Authenticator zainstalowaną na nowym urządzeniu. Użytkownik zostanie poinformowany o sposobie sparowania urządzenia analogicznie jak przy pierwszym logowaniu po uruchomieniu 2FA.

Jeśli Użytkownikiem, który utracił jedyne sparowane urządzenie jest Admin usunięcie powiązania zależy od rodzaju posiadanej instalacji.

• W przypadku Comarch HRM zainstalowanego lokalnie lub działającego w Chmurze Standard usunięcie sparowania może wykonać operator z uprawnieniami administratora w Comarch ERP HR z poziomu zakładki Narzędzia / Korekty danych / Usunięcie sparowanych urządzeń administratora w Comarch HRM. Po jej wybraniu  przy logowaniu admin może sparować na nowo urządzenie.
• W przypadku Comarch HRM w modelu usługowym należy  skontaktować się z Asystą Comarch poprzez system obsługi zgłoszeń (www.asysta.comarch.pl).

Zarządzanie sparowanymi urządzeniami

Jeśli w instalacji Comarch HRM została skonfigurowana weryfikacja dwuetapowa to Użytkownik w menu Mój profil wybierając opcję Bezpieczeństwo ma dostępną sekcję Weryfikacja dwuetapowa. Z tego miejsca posiada możliwość:

• sparowania urządzenia / kolejnego urządzenia – jeśli sparowanie zostało wcześniej usunięte, z tego miejsca można dokonać nowego sparowania lub ewentualnie sparować kolejne urządzenie, gdyż dane konto może być powiązane z Google Authenticator na wielu urządzeniach jednocześnie,
• usunięcia sparowania – operacja będzie dotyczyła wszystkich sparowanych urządzeń danego Użytkownika.

  

Użytkownik Admin posiada analogiczne możliwości zarządzania swoimi urządzeniami z poziomu menu Mój profil / Bezpieczeństwo.

Usuwanie sparowania dla innych Użytkowników

W przypadku, kiedy pracownik utracił jedyne urządzenie powiązane z kontem Comarch HRM w celu zalogowania konieczne będzie usunięcie sparowania i ustawienie go ponownie na nowym urządzeniu. Usunięcia sparowania może dokonać Admin, Użytkownik ze schematem Administratora lub kierownik/zastępca kierownika danego centrum podległościowego z aktywnym uprawnieniem „Użytkownicy”. Aby to zrobić należy przejść do menu Użytkownicy, zaznaczyć konto danego pracownika, a następnie pod ikoną 3 kropek wybrać opcję Usuń sparowanie 2FA. Działanie będzie analogiczne jak przy samodzielnym usuwaniu parowania. Operacja będzie dotyczyła wszystkich sparowanych urządzeń danego Użytkownika, a przy kolejnym logowaniu Użytkownika będzie wymagane wykonanie parowania na nowym urządzeniu.

Przed zalogowaniem do aplikacji Comarch HRM należy ustalić operatora, w kontekście którego będą wykonywane zapisy w bazie danych systemu ERP. Należy to zrobić w systemie ERP. W tym celu należy w Konfiguracji firmy / Płace / Comarch HRM, wybrać operatora i zapisać okno konfiguracji. Może to być istniejący operator lub utworzony specjalnie na potrzeby zapisów w aplikacji, co pozwoli ustalić, które dane były wprowadzone z użyciem aplikacji Comarch HRM.

Brak ustawionego operatora, po stronie bazy danych systemu ERP, spowoduje przy próbie wejścia na okna:

• Start
• Kwalifikacje
• Plan pracy
• Czas pracy
• RCP
• Limity
• Nieobecności
• Delegacje
• Struktura
• Konfiguracja

wywołanie komunikatu „Brak operatora do realizacji zapisów w bazie danych. Prosimy o kontakt z Administratorem systemu”.

Dodatkowo można zdecydować, czy w aplikacji Comarch HRM będą wyświetlane osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej lub/oraz osoby z umowami B2B. Zaznaczenie parametru w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Comarch HRM „Uwzględniaj osoby z umowami cywilnoprawnymi w Comarch HRM” lub/oraz „Uwzględniaj osoby z umowami B2B w Comarch HRM”  umożliwia ich obsługę. Osoby te, w zależności od przyznanych uprawnień, będą mogły korzystać z aplikacji, odnotować swój czas pracy, wpisać delegację, zgłosić e-Nieobecność, pobierać udostępnione dokumenty itp.

Dla użytkowników korzystających z programu Comarch ERP XL i funkcjonalności Delegacje lub Podzielnik wymagane jest także ustawienie operatora dla zapisów z aplikacji Comarch HRM. W sytuacji, kiedy takiego operatora nie wskazano pojawi się komunikat: „W module Administracja XL nie ustawiono operatora do realizacji zapisów w bazie danych. Prosimy o kontakt z Administratorem systemu”.

Bezpośrednio po zainstalowaniu aplikacji logowanie jest możliwe tylko na jednego istniejącego w niej Użytkownika:

• Użytkownik: admin
• Hasło: e-Pracownik2013

Powyższe dane logowania dotyczą wersji lokalnej Comarch HRM współpracującej ze stacjonarną wersją programu Comarch ERP Optima, a także Comarch HRM w Chmurze Standard.

W przypadku posiadania Comarch HRM w modelu usługowym hasło jest ustalane indywidualnie i wysyłane na podany w zamówieniu adres mailowy.

W pierwszej kolejności należy zmienić domyślne hasło do aplikacji i ustalić własne hasło spełniające wymogi bezpieczeństwa.

Hasło musi być zgodne z poziomem zabezpieczeń i spełniać następujące warunki:

• Minimum 8 znaków
• Przynajmniej 1 duża i mała litera
• Przynajmniej 1 cyfra
• Przynajmniej 1 znak specjalny

Po zalogowaniu do aplikacji zmiana hasła jest możliwa z poziomu rozwijanego profilu danych zalogowanego użytkownika. Należy wybrać opcję Zmień hasło.

Podczas korzystania z aplikacji i dwukrotnego podania błędnego hasła lub nieistniejącego loginu w oknie logowania, pojawi się dodatkowe weryfikacja CAPTCHA.

Jeżeli Użytkownik nie pamięta hasła do aplikacji, to na oknie logowania może skorzystać z opcji jego resetowania. Opcja ta jest dostępna wyłącznie w sytuacji, gdy w konfiguracji aplikacji została ustawiona skrzynka pocztowa.W celu zresetowania hasła po wybraniu „Nie pamiętasz hasła?” należy wskazać adres email powiązany z kontem Użytkownika. Po podaniu prawidłowego adresu powiązanego wyłącznie z jednym kontem na wskazany adres przesyłana jest instrukcja resetu hasła.

Na oknie logowania dostępna jest również opcja wyboru języka. Zmiana języka jest dostępna także w trakcie korzystania z aplikacji po zalogowaniu.

Po zalogowaniu do aplikacji Comarch HRM, pojawi się okno startowe, dzięki któremu można szybko przejść do najczęściej wykorzystywanych opcji. Wygląd menu startowego zależy od posiadanych uprawnień. Dla użytkownika Administrator w menu pojawią się opcje  Administracja oraz Intranet.

Użytkownik admin ma prawo do operacji związanych z zarządzaniem całą aplikacją. W menu bocznym oraz pod przyciskiem znajduje się panel Administracja, składający się z podmenu:

• Użytkownicy
• Schematy
• Przypisz schemat
• Struktura
• Historia operacji
• Konfiguracja
• Szablony email

Po zalogowaniu do aplikacji należy wygenerować loginy i hasła dla osób, które również będą miały prawo dostępu do aplikacji. Następnie należy utworzyć i przypisać użytkownikom schematy uprawnień.

Użytkownik o loginie admin ma prawo również do dodawania dokumentów w gałęzi Intranet > Do pobrania, o czym szerzej w rozdziale Intranet.

Kafelki pozwalają szybko przejść do najczęściej wykonywanych operacji. W zależności od nadanych uprawnień, mogą to być m.in. Zaplanuj urlop, Zaplanuj szkolenie, Zaplanuj delegację oraz Czas pracy i Plan pracy. Użytkownicy będący kierownikami lub zastępcami mogą mieć widoczne kafelki Zatwierdź urlop, Zatwierdź szkolenia i Zatwierdź delegacje. Dodatkowo przy tych kafelkach wyświetlana jest informacja z ilością pozycji do zatwierdzenia. Wygląd menu Start zależy od uprawnień nadanych użytkownikowi do aplikacji Comarch HRM.

Znajdź pracownika to szybka wyszukiwarka pracowników, umożliwiająca podgląd danych kontaktowych.

Pomoc przycisk kieruje do strony internetowej poświęconej aplikacji Comarch HRM.

Administracja przycisk dostępny dla użytkowników, którym nadano uprawnienie do Zarządzania aplikacją

przyciski zmiany wersji językowej aplikacji

przycisk przełączania pomiędzy trybem jasnym i ciemnym

Dodatkowo pod adresem www.comarch.pl/erp/aplikacje-mobilne użytkownik może zapoznać się z filmami instruktażowymi, dokumentacją do programu oraz innymi materiałami dydaktycznymi potrzebnymi do sprawnego poruszania się po aplikacji.

Filtrowanie

W aplikacji dostępna jest możliwość filtrowania wyświetlanych danych.

Ustawienia filtra są zapamiętywane dla każdego z Użytkowników. W przypadku filtrów czasowych jeżeli zapamiętany okres nie zawiera daty bieżącej, to po wejściu na dane okno przywracane są ustawienia domyślne dla tego filtra.

Obsługa zaznaczeń

W aplikacji sposób wykonywania edycji oraz zaznaczeń elementów na liście został dostosowany do możliwości obsługi tych operacji na urządzeniach mobilnych. W związku z tym na desktopach zaznaczanie wielu elementów jest możliwe poprzez:

• Pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy na elemencie – spowoduje edycję lub podgląd elementu,
• Pojedyncze kliknięcie prawym przyciskiem myszy na elemencie – spowoduje wejście w tryb zaznaczeń, co pozwoli zaznaczyć kolejne elementy na liście. Będąc w trybie zaznaczeń klikanie dowolnym przyciskiem myszy powoduje zaznaczanie kolejnych elementów.

Wyjście z trybu zaznaczeń następuje po:

• Wykonaniu operacji, np. po zatwierdzeniu urlopu
• Wykonaniu operacji i zapisaniu zmian , np. zapis zmian na formularzu
• Naciśnięcie przycisku 

Na urządzeniach mobilnych oraz na desktopie dostępna jest również możliwość zaznaczania wszystkich elementów za pomocą ikony Zaznacz wszystko.

Obsługa menu na urządzeniach mobilnych

Na urządzeniach mobilnych, w celu pozostawienia jak największego obszaru roboczego, w aplikacji dostępne są przyciski:

 – zwiń menu,

 – rozwiń pełne menu.

Funkcjonalności zostały zgromadzone w menu bocznym po lewej stronie. Aby przejść do menu należy rozwinąć pełne menu. Wówczas pojawią się opcje pozwalające na wybór funkcji lub wylogowanie z aplikacji.

Na urządzeniach mobilnych edycja możliwa jest poprzez:

• Krótkie kliknięcie na danym elemencie – spowoduje edycję lub podgląd elementu
• Dłuższe przytrzymanie na danym elemencie – spowoduje wejście w tryb zaznaczeń, co pozwoli zaznaczyć kolejne elementy na liście. Będąc w trybie zaznaczeń klikanie powoduje zaznaczanie kolejnych elementów

Wyjście z trybu zaznaczeń następuje po:

• Wykonaniu operacji, np. wklejenie czasu pracy,
• Wykonaniu operacji i zapisaniu zmian , np. zapis zmian na formularzu
• Naciśnięcie przycisku 

Aplikacja Comarch HRM przeznaczona jest dla pracowników i ich przełożonych. Poprzez odpowiednie ustalenie struktury podległościowej i praw dostępu, użytkownicy aplikacji mogą mieć dostęp do swoich danych etatowych, wydruków, kwalifikacji, umów cywilnoprawnych, planu i czasu pracy, oraz ocen okresowych, nieobecności i delegacji. Przełożeni będą mogli zatwierdzać zaplanowane przez ich podwładnych urlopy wypoczynkowe i delegacje. Pracownicy mogą mieć dostęp do grafika urlopowego ułatwiającego planowanie urlopów w obszarze centrum podległościowego, w którym pracują. Wszystkie operacje wykonane przez użytkowników w aplikacji Comarch HRM są zapisywane w Historii operacji.

Aplikacja Comarch HRM pobiera dane z bazy programów Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL HR lub Comarch ERP Altum HR zwanych dalej bazą danych systemu ERP. Pobierane i wyświetlane są podstawowe informacje na temat pracowników (dane kadrowe), planowanych czy wykorzystanych nieobecności, planu pracy i czasu pracy. W przypadku aplikacji współpracującej z modułem Płace i Kadry Plus istnieje możliwość odnotowania wielu wejść/wyjść w obrębie dnia, wskazanie wydziału, projektu oraz informacji związanych z odbiorem nadgodzin. Dostępne są również importy czasu pracy z RCP.

Planowanie pracy, jak i odnotowanie rzeczywistego czasu pracy możliwe jest zarówno po stronie aplikacji, jak i bezpośrednio w bazie danych systemu ERP. O ile w aplikacji może to wykonać samodzielnie pracownik, jeśli posiada odpowiednie uprawnienia, to w bazie danych systemu kadrowo – płacowego nadal nanoszenie i planowanie czasu pracy, nieobecności wykonywane jest przez uprawnionych operatorów programu.

Aplikacja charakteryzuje się dynamicznym menu, które dostosowuje się do wielkości ekranu komputera, tabletu czy smartfona.

Powiadomienia mailowe

Za pośrednictwem aplikacji istnieje możliwość wysyłania powiadomień mailowych z tytułu różnych akcji np. informujących przełożonego (kierownika i jego zastępców) o tym, że podwładny zaplanował urlop. Następnie do pracownika może być wysłany e-mail informujący o tym, czy zaplanowany urlop został zatwierdzony, czy usunięty.

Aby korzystać z powiadomień mailowych należy w Konfiguracji wskazać skrzynkę pocztową, która będzie realizować wysyłkę powiadomień. Skrzynka pocztowa musi być skonfigurowana w bazie danych systemu ERP w Konfiguracji programu / CRM / Konta e-mail. Należy przypisać do niej operatora wskazanego dla zapisów z aplikacji Comarch HRM.

Adresy mailowe pracowników, na które mają być wysyłane powiadomienia powinny zostać uzupełnione w bazie danych Systemu ERP z poziomu formularza danych kadrowych w sekcji Dane dotyczące Comarch HRM . Ich poprawność można zweryfikować w aplikacji Comarch HRM w sekcji Pracownicy > Lista pracowników.

Powiadomienia mailowe są wysyłane ze wskazanej skrzynki pocztowej w sytuacji, kiedy w aplikacji Comarch HRM jest zaznaczony odpowiedni suwak oraz wykonana jedną z poniższych akcji:

• Generowanie danych dostępowych – wygenerowanie danych dostępowych oraz hasła dla Użytkownika/ reset hasła przez administratora. Powiadomienie otrzymuje Użytkownik dla którego zostały wygenerowane dane dostępowe.
• Delegacja – zaplanowanie – zaplanowanie lub modyfikacja delegacji.
• Delegacja – zatwierdzenie – zatwierdzenie delegacji.
• Delegacja – usunięcie – usunięcie delegacji.
• Dokumenty pracownika – pobranie – pobranie dokumentu przez pracownika z sekcji Moje dokumenty. Powiadomienie otrzymuje kierownik oraz jego zastępcy.
• e-Teczka – dodanie dokumentu – dodanie w Comarch HRM dokumentu do e-teczki przez samego pracownika lub przez kierownika dla jego podwładnego. Mail jest wysyłany tylko na adres wskazany w tym miejscu. Pracownik, ani kierownik nie są informowani mailowo o dodaniu nowego dokumentu.
• Intranet – nowy dokument – dodanie dokumentu w Intranecie. Parametr domyślnie zaznaczony. Przy takim ustawieniu po dodaniu dokumentu w intranecie zależnie od wskazanej dostępności zostanie wysłane powiadomienie mailowe do:
  • wszystkich pracowników jeśli wskazano opcję Publiczny,
  • wszystkich pracowników wybranego centrum oraz (zależnie od zaznaczenie opcji Z podcentrami) również do pracowników centr podległych,
  • na dodatkowy adres mailowy.
• Intranet – pobranie dokumentu – pobranie dokumentu przez pracownika. Na adres kierownika (zastępcy) oraz na ewentualne adresy dodatkowe zostanie wysłane powiadomienia mailowe.
• Nieobecność – zaplanowanie – zaplanowanie lub modyfikacja nieobecności. Po wpisaniu nieobecności zostanie wysłane powiadomienie na adres e-mail podany u przełożonego informująca o zaplanowanej przez pracownika nieobecności. Jeśli nieobecność planuje kierownik/zastępca dla swojego pracownika powiadomienie otrzymuje pracownik oraz pozostali zastępcy/kierownik pracownika. Dodatkowo pracownik, który został wskazany w danej nieobecności jako osoba zastępująca nieobecnego pracownika otrzyma wiadomość e-mail z informacją kto wskazał go jako zastępcę oraz na jaki okres ( jeśli posiada uprawnienie do podglądu swoich zastępstw (Zastępstwa / Własne – Podgląd)).
• Nieobecność – zatwierdzenie/usunięcie – zatwierdzenie lub usunięcie nieobecności. Pracownik otrzyma powiadomienie na swój adres e-mail o zatwierdzeniu nieobecności przez przełożonego lub o usunięciu (odrzuceniu) nieobecności przez przełożonego. W przypadku odrzucenia wniosku o nieobecność, jeśli kierownik wprowadził uzasadnienie dla pracownika zostanie ono przeniesione do treści maila. Jeśli nieobecność usunie pracownik (przed jej zatwierdzeniem) to powiadomienie o tym fakcie zostanie wysłane do kierownika/zastępcy.  Jeśli kierownik najwyższego centrum zatwierdza swoją własną nieobecność to powiadomienie do niego nie jest wysyłane.
• Obieg dokumentów – nowy dokument – dodanie nowego rodzaju obiegu dokumentów dla pracowników.
• Plan pracy – publikacja – opublikowanie planu pracy.
• Praca zdalna – zaplanowanie – zaplanowanie lub modyfikacja pracy zdalnej.
• Praca zdalna – zatwierdzenie/usunięcie – zatwierdzenie/usunięcie pracy zdalnej.
• Przekroczenie licencji – na adres podany w tym miejscu w momencie zalogowania się użytkownika przy niewystarczającej liczbie licencji zostanie wysłany mail z informacją o konieczności zwiększenia ich liczby oraz dacie zablokowania dostępu do aplikacji.
• Rekrutacja – nowe zgłoszenie – odnotowanie nowej aplikacji od kandydata. Powiadomienie otrzymuje Użytkownik, który dodał wakat.
• Rekrutacja – zatwierdzony wakat – przekazanie wakatu do zatwierdzenia oraz zatwierdzenie wakatu. Powiadomienie otrzymuje kierownik/zastępca Użytkownika, który przekazał wakat do zatwierdzenia oraz Użytkownik, gdy przekazany przez niego wakat został zatwierdzony przez przełożonego.
• Rekrutacja – zatwierdzona aplikacja – zatwierdzenie aplikacji (zatwierdzenie zatrudnienia nowego pracownika).
• Strona startowa – nowe powiadomienie – otrzymanie powiadomienia utworzonego przez innego Użytkownika.
• Szkolenie – zaplanowanie – zaplanowanie lub modyfikacja szkolenia.
• Szkolenie – zatwierdzenie/usunięcie – zatwierdzenie lub usunięcie szkolenia oraz oznaczenie szkolenia jako „zrealizowane”.
• Szkolenia – przekroczenie budżetu – przekroczenie budżetu szkoleniowego. Powiadomienie otrzymuje kierownik/zastępcy centrum, którego dotyczy budżet.
• Zmień nazwę domeny –  zaznaczenie tego parametru umożliwia modyfikację linku do witryny widocznego w generowanych powiadomieniach mailowych. W treści wiadomości e-mail informującej o zaplanowaniu urlopu, delegacji, szkolenia przez pracownika, zatwierdzeniu oceny, zgłoszeniu wakatu do zatwierdzenia, wpłynięciu aplikacji  oraz wygenerowaniu danych dostępowych do aplikacji znajduje się link do witryny, w której była wykonana jedna z powyższych operacji. Link jest tworzony na podstawie adresu witryny wpisanej w przeglądarce podczas wykonywania określonej akcji np. generowania hasła. Po kliknięciu w link otwiera się strona logowania do aplikacji. Dodatkowo w przypadku powiadomień związanych z  delegacjami, nieobecnościami, szkoleniami, rekrutacją i oceną okresową po zalogowaniu Użytkownik zostanie przeniesiony na formularz konkretnej nieobecności, delegacji, szkolenia, wakatu, aplikacji, arkusza oceny, dla której wygenerowano e-mail (o ile zalogowana osoba ma odpowiednie uprawnienia do jej podglądu lub edycji).W zależności od sposobu odnotowania nazwy domeny w przekierowaniach dostępnych w powiadomieniach mailowych może być widoczna informacja o numerze portu.
  Przykład

  W celu wykazania w linku informacji o porcie, po wskazaniu nazwy domeny należy wprowadzić odpowiedni numer portu. Przykładowo:

  nazwadomeny.pl:81

  W przypadku gdy numer portu nie powinien być widoczny wprowadzamy jedynie nazwę domeny. Przykładowo:

  nazwadomeny.pl

Wskazówka

W celu uruchomienia powiadomień mailowych dla powyższych operacji należy zaznaczyć suwak  przy danej czynności. Natomiast pole Wpisz dodatkowy adres e-mail służy do wskazania dodatkowych adresów mailowych, na które mają trafić powiadomienia o poszczególnych akcjach wykonywanych w aplikacji Comarch HRM. Może to być np. ogólny adres mailowy działu kadrowego. Będzie to skutkowało wysłaniem powiadomienia zarówno do kierownika lub pracownika oraz na wskazany w tym polu adres. Można wpisać więcej niż jeden adres e-mail. W takiej sytuacji dodatkowe adresy należy rozdzielić średnikiem.

W przypadku aplikacji bez dostępu do wszystkich modułów w sekcji powiadomienia mailowe będą widoczne ustawienia tylko do tych funkcjonalności, które są dostępne w ramach wykupionych modułów oraz te, które są wspólne dla całej aplikacji. Spis funkcjonalności w ramach poszczególnych modułów znajduje się w artykule licencjonowanie.

Treść powiadomienia mailowego, jakie zostanie wysłane po wprowadzeniu nieobecności Urlop wypoczynkowy (plan) z zaznaczoną opcją „Na żądanie”:

Powiadomienia SMS

W aplikacji Comarch HRM istnieje możliwość wysyłki powiadomień również za pomocą wiadomości SMS na numer telefonu Użytkownika wskazany w jego danych kontaktowych oraz/lub na dodatkowy numer wskazany w konfiguracji (wpisany w polu „Wpisz dodatkowy numer telefonu” przy danej akcji). Numery telefonów pracowników powinny zostać uzupełnione w bazie danych Systemu ERP z poziomu formularza danych kadrowych w sekcji Dane dotyczące Comarch HRM . Ich poprawność można zweryfikować w aplikacji Comarch HRM w sekcji Pracownicy > Lista pracowników.

W celu umożliwienia wysyłki powiadomień SMS należy:

• w systemie Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR:
  • zaznaczyć parametr „Zezwalaj na wysyłkę wiadomości SMS z Comarch HRM” dostępny z poziomu zakładki System/Konfiguracja/Firma/Płace/Comarch HRM,
  • uruchomić usługę wysyłki SMS w systemie Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR (szczegóły tutaj),
  • wprowadzić nazwę nadawcy wiadomości SMS (Konfiguracja/Firma/SMS),
• po spełnieniu powyższych kryteriów zaznaczyć odpowiednie czynności w konfiguracji Comarch HRM, po wykonaniu których zostaną wysłane wiadomości.

Wysyłka powiadomień SMS jest realizowana analogicznie jak w przypadku powiadomień mailowych. W sytuacji zaplanowania przez pracownika np. urlopu sms o tym fakcie zostanie wysłany do kierownika oraz jego zastępców, gdy w konfiguracji zaznaczono Nieobecność – zaplanowanie. Gdy nieobecność zostanie zatwierdzona lub odrzucona, a w konfiguracji zaznaczona jest opcja Nieobecność – zatwierdzenie/usunięcie to SMS otrzyma pracownik oraz ewentualni zastępcy lub kierownik (zależnie od tego, kto zatwierdził/odrzucił nieobecność).

Powiadomienia SMS mogą być generowane z tytułu następujących czynności:

• Generowanie danych dostępowych – wygenerowanie danych dostępowych oraz hasła dla Użytkownika/ reset hasła przez administratora. Powiadomienie otrzymuje Użytkownik, dla którego zostały wygenerowane dane dostępowe.
• Delegacja – zaplanowanie – zaplanowanie lub modyfikacja delegacji.
• Delegacja – zatwierdzenie – zatwierdzenie delegacji.
• Delegacja – usunięcie – usunięcie delegacji.
• Dokumenty pracownika – pobranie – pobranie dokumentu przez pracownika z sekcji Moje dokumenty. Powiadomienie otrzymuje kierownik oraz jego zastępcy.
• e-Teczka – dodanie dokumentu – dodanie w Comarch HRM dokumentu do e-teczki przez samego pracownika lub przez kierownika dla jego podwładnego. SMS jest wysyłany tylko na adres wskazany w tym miejscu. Pracownik, ani kierownik nie są informowani poprzez SMS o dodaniu nowego dokumentu.
• Intranet – nowy dokument – dodanie dokumentu w Intranecie. Przy takim ustawieniu po dodaniu dokumentu w intranecie zależnie od wskazanej dostępności zostanie wysłane powiadomienie SMS do:
  • wszystkich pracowników jeśli wskazano opcję Publiczny,
  • wszystkich pracowników wybranego centrum oraz (zależnie od zaznaczenie opcji Z podcentrami) również do pracowników centr podległych,
  • na dodatkowy adres mailowy.
• Intranet – pobranie dokumentu – pobranie dokumentu przez pracownika. Na numer kierownika (zastępcy) oraz na ewentualne adresy dodatkowe zostanie wysłane powiadomienie SMS.
• Nieobecność – zaplanowanie – zaplanowanie lub modyfikacja nieobecności. Po wpisaniu nieobecności zostanie wysłane powiadomienie SMS na numer podany u przełożonego informujące o zaplanowanej przez pracownika nieobecności. Jeśli nieobecność planuje kierownik/zastępca dla swojego pracownika powiadomienie otrzymuje pracownik oraz pozostali zastępcy/kierownik pracownika. Dodatkowo pracownik, który został wskazany w danej nieobecności jako osoba zastępująca nieobecnego pracownika otrzyma wiadomość SMS z informacją kto wskazał go jako zastępcę oraz na jaki okres ( jeśli posiada uprawnienie do podglądu swoich zastępstw (Zastępstwa / Własne – Podgląd)).
• Nieobecność – zatwierdzenie/usunięcie – zatwierdzenie lub usunięcie nieobecności. Pracownik otrzyma powiadomienie na swój numer o zatwierdzeniu nieobecności przez przełożonego lub o usunięciu (odrzuceniu) nieobecności przez przełożonego. Jeśli nieobecność usunie pracownik (przed jej zatwierdzeniem) to powiadomienie o tym fakcie zostanie wysłane do kierownika/zastępcy. Jeśli kierownik najwyższego centrum zatwierdza swoją własną nieobecność to powiadomienie do niego nie jest wysyłane.
• Obieg dokumentów – nowy dokument – dodanie nowego rodzaju obiegu dokumentów dla pracowników.
• Plan pracy – publikacja – opublikowanie planu pracy.
• Praca zdalna – zaplanowanie – zaplanowanie lub modyfikacja pracy zdalnej.
• Praca zdalna – zatwierdzenie/usunięcie – zatwierdzenie/usunięcie pracy zdalnej.
• Przekroczenie licencji – na numer podany w tym miejscu w momencie zalogowania się Użytkownika przy niewystarczającej liczbie licencji zostanie wysłany SMS z informacją o braku wymaganej liczby licencji dla danego klucza.
• Rekrutacja – nowe zgłoszenie – odnotowanie nowej aplikacji od kandydata. Powiadomienie otrzymuje Użytkownik, który dodał wakat.
• Rekrutacja – zatwierdzony wakat – przekazanie wakatu do zatwierdzenia oraz zatwierdzenie wakatu. Powiadomienie otrzymuje kierownik/zastępca Użytkownika, który przekazał wakat do zatwierdzenia oraz Użytkownik, gdy przekazany przez niego wakat został zatwierdzony przez przełożonego.
• Rekrutacja – zatwierdzona aplikacja – przekazanie aplikacji do zatwierdzenia oraz zatwierdzenie aplikacji  (zatwierdzenie zatrudnienia nowego pracownika).
• Strona startowa – nowe powiadomienie – otrzymanie powiadomienia utworzonego przez innego Użytkownika.
• Szkolenie – zaplanowanie – zaplanowanie lub modyfikacja szkolenia.
• Szkolenie – zatwierdzenie/usunięcie – zatwierdzenie lub usunięcie szkolenia oraz oznaczenie szkolenia jako „zrealizowane”.
• Szkolenia – przekroczenie budżetu – przekroczenie budżetu szkoleniowego. Powiadomienie otrzymuje kierownik/zastępcy centrum, którego dotyczy budżet.

Powiadomienia SMS wysyłane są w języku zgodnym z ustawieniami języka w aplikacji Comarch HRM odbiorcy wiadomości.

W Comarch HRM istnieje możliwość modyfikowania standardowej treści powiadomień mailowych jakie są wysyłane do Użytkowników z tytułu akcji zdefiniowanych w konfiguracji.

Użytkownik Admin po zalogowaniu do aplikacji posiada dostęp do menu bocznego Administracja/Szablony email. W tym miejscu zgromadzone zostały szablony wszystkich powiadomień mailowych, których treść można edytować. Widok zorganizowany jest w formie listy z kolumnami:

• nazwa,
• obszar,
• temat,
• zmodyfikowany,
• tłumaczenia.

W górnej części strony widoczne są filtry, za pomocą których można ograniczać widoczne szablony wg:

• obszaru,
• informacji, czy szablon został zmodyfikowany,
• zastosowanych tłumaczeń na inne języki.

Modyfikacja powiadomień

W celu zmiany treści powiadomienia mailowego należy wejść w powiadomienie z listy np. Zaplanowano nieobecność. Jeżeli szablon nie został jeszcze zmodyfikowany, w polach dotyczących tytułu oraz treści wiadomości w poszczególnych językach widoczne będą domyślne treści. Użytkownik może wprowadzić własną treść w danym języku oraz wyłączyć lub włączyć generowanie obcojęzycznej części powiadomienia. Edytując szablon Użytkownik może korzystać z makr, dzięki którym w wiadomości zostaną podstawione odpowiednie dane np. imię, nazwisko pracownika, daty oraz inne dane. Lista dostępnych makr wraz z opisem widoczna jest w każdym szablonie. W zależności od rodzaju powiadomienia, dostępne makra mogą się różnić.

Poniżej dla wskazanego powiadomienia zmodyfikowano temat wiadomości, wprowadzono własną treść oraz wyłączono treść w języku angielskim i ukraińskim.

Operacje seryjne z listy – zarządzanie tłumaczeniami, przywracanie domyślnych ustawień

Z poziomu listy szablonów email możliwe jest wykonywanie operacji seryjnych. W zależności od tego, czy zaznaczone szablony zostały wcześniej zmodyfikowane, po kliknięciu w ikonę 3 kropek dostępne mogą być następujące opcje:

• ukryj tłumaczenie na angielski – wyłącza część wiadomości zdefiniowaną jako treść w języku angielskim,
• włącz tłumaczenie na angielski – przywraca domyślną lub zmodyfikowaną wcześniej treść w języku angielskim,
• ukryj tłumaczenie na ukraiński – wyłącza część wiadomości zdefiniowaną jako treść w języku ukraińskim,
• włącz tłumaczenie na ukraiński – przywraca domyślną lub zmodyfikowaną wcześniej treść w języku ukraińskim,
• przywróć domyślną treść maila – powoduje przywrócenie standardowej treści oraz włączenie standardowej treści wszystkich tłumaczeń.

Bezpieczeństwo

W sekcji Bezpieczeństwo znajdują się ustawienia związane z logowaniem do aplikacji oraz zabezpieczeniem wydruków pobieranych przez pracowników.

Włączenie weryfikacji dwuetapowej (2FA)

Parametr Włącz weryfikację dwuetapową służy do zwiększenia ochrony przed zalogowaniem przez nieuprawnionego Użytkownika. Po jego zaznaczeniu należy wpisać nazwę pod jaką będzie identyfikowany Comarch HRM w aplikacji Google Authenticator. Funkcjonalność dwuetapowej weryfikacji jest szczegółowo opisana w artykule Jak uruchomić weryfikację dwuetapową (2FA) w Comarch HRM?

Wymuszanie zmiany hasła

Za pomocą parametru Wymuś zmianę hasła można wskazać ilość dni (od 1 do 999), po upływie których aplikacja wymusi na użytkowniku zmianę stosowanego hasła. Domyślnie w aplikacji ustawiono zmianę hasła co 30 dni. Ma to na celu lepsze zabezpieczenie aplikacji przed nieuprawnionym dostępem do danych pracowników.

Resetowanie hasła Administratora

W tym miejscu istnieje również możliwość wskazania dodatkowych adresów mailowych służących do zresetowania hasła Administratora w aplikacji Comarch HRM. Jeżeli na oknie logowania zostanie użyta opcja „Nie pamiętasz hasła?” i podany zostanie jeden z adresów wskazanych w tym miejscu to na dany adres zostanie przesłany link do zmiany hasła.

Ważność linku resetującego hasło

Domyślna wartość w polu „Ważność linku do samodzielnego resetu hasła” to 30 minut. Można ustalić inny czas w przedziale od 15 do 360 minut.

Możliwość zapisywania haseł do pliku PDF

W przypadku zaznaczenia parametru Zezwól na zapisanie pliku PDF z hasłami po wygenerowaniu tymczasowych haseł dla Użytkowników możliwe będzie zapisanie ich do pliku PDF.

Zabezpieczanie wydruków hasłami

Za pomocą parametru Zabezpiecz pobrane dokumenty pracowników hasłem można uzyskać większe bezpieczeństwo przed otwarciem pobranego na dysk pliku przez nieuprawnioną osobę. Zaznaczony odpowiedni parametr spowoduje zaszyfrowanie wydruku hasłem, które zostanie wysłane na adres e-mail/numer telefonu osoby pobierającej dokument pracowniczy. Dopiero użycie otrzymanego hasła umożliwi otwarcie tego pliku.

Model usługowy

W przypadku instalacji Comarch HRM w chmurze dodatkowo dostępna jest zakładka Model usługowy, w której wyświetlana jest informacja o dacie ostatniej synchronizacji danych kadrowo-płacowych oraz danych binarnych odnotowanej na serwerach Comarch.

Integracje

Sekcja Integracje jest widoczna wyłącznie dla konta Admin w przypadku uruchomienia integracji z Comarch DMS lub z Comarch TNA. Z tego poziomu Użytkownik Admin może dokonać zmiany danych wymiany.

Pozostałe

Czas pracy i nieobecności

Zezwalaj na planowanie urlopu wypoczynkowego na część dnia. Parametr domyślnie zaznaczony. Aby zablokować możliwość planowania urlopów wypoczynkowych na część dnia parametr powinien zostać odznaczony. Parametr dostępny dla Użytkownika Admin lub Użytkownika ze schematem Administrator.

Potwierdzanie obecności przy rozpoczęciu pracy. Parametr domyślnie włączony. Oznacza, że Użytkownikom po zalogowaniu do aplikacji w danym dniu na stronie startowej będzie się wyświetlał alert z możliwością potwierdzenia rozpoczęcia pracy. Możliwość potwierdzenia obecności nie będzie widoczna dla pracowników nieobecnych w danym dniu. Informacja o potwierdzeniu rozpoczęcia pracy przez pracownika będzie widoczna dla współpracowników na Liście pracowników.
Potwierdzenie rozpoczęcia pracy ma charakter informacyjny i nie wpływa na czas pracy pracownika.
Parametr dostępny dla Użytkownika Admin lub Użytkownika ze schematem Administrator.

Praca zdalna

Wymagana akceptacja regulaminu pracy zdalnej. Parametr dostępny dla Użytkownika Admin lub Użytkownika ze schematem Administrator. Domyślnie nie jest zaznaczony. Po jego zaznaczeniu należy wskazać z rozwijalnej listy dokument regulaminu (publiczny dokument dodany w Intranet) oraz podać treść oświadczenia akceptowanego przez pracownika podczas planowania pracy zdalnej.

Wliczaj do miesięcznego limitu wykorzystane dni pracy zdalnej okazjonalnej. Parametr domyślnie zaznaczony. Oznacza, że jeśli dla pracownika określony jest miesięczny limit pracy zdalnej to jest w nim uwzględniana również praca zdalna okazjonalna. Po odznaczeniu parametru, jeśli pracownik będzie miał miesięczny limit pracy zdalnej i limit pracy zdalnej okazjonalnej to oba limity będą zliczane niezależnie od siebie.

Powiadomienia

Automatycznie usuwaj powiadomienia na stronie startowej starsze niż 30 dni – umożliwia ustawienie co ile dni mają być usuwane ze strony startowej nieodczytane powiadomienia. Domyślnie parametr jest zaznaczony z wartością 30 dni. Parametr dostępny dla Użytkownika Admin lub Użytkownika ze schematem Administrator.

Uzupełnianie danych

Automatycznie uzupełniaj wydział pracownika podczas edycji planu i czasu pracy. Po zaznaczeniu parametru, podczas edycji planu i czasu pracy, informacja o wydziale jest automatycznie pobierana z aktualnego na dany dzień zapisu historycznego pracownika.

Adres www i logo firmy

W tym miejscu można podać adres strony www firmy (wraz z protokołem http lub https, przykładowy format adresu strony: https://www.comarch.pl/) oraz wybrać plik ze zdjęciem Logo firmy. Te ustawienia będą widoczne na ekranie startowym dla zalogowanych do aplikacji użytkowników.