RCP

Zakładka RCP jest dostępna dla Administratora aplikacji z modułem Zarządzanie czasem pracy. Aby zakładka była widoczna po stronie systemu ERP HR musi być zaznaczony parametr Używanie RCP do ewidencji czasu pracy (dostępny w Start/Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry/1 Dane kadrowe i deklaracje) lub uruchomiona integracja z Comarch TNA.

Na tej zakładce widoczne mogą być sekcje Reguły wygładzania (dotyczą zarówno importu z plików txt jak również czasu zaczytanego z Comarch TNA), Import czasu pracy z Comarch TNA (tylko jeśli uruchomiona jest integracja z Comarch TNA) oraz Format importu RCP (dotyczy tylko importu z pliku txt).

 Reguły wygładzania

W sekcji tej można włączyć lub wyłączyć reguły wygładzania, które mają być stosowane podczas importu czasu pracy zarówno z plików tekstowych txt jak również gdy czas pracy pobierany jest z Comarch TNA. Dla poszczególnych reguł Użytkownik może wskazywać odpowiednią liczbę minut od 0 do 180 minut z dokładnością do 5 minut. Reguła Niepłatna przerwa umożliwia wskazanie liczby minut od 0 do 300. Domyślnie wszystkie reguły poza regułą Akceptuj nadgodziny są wyłączone, co oznacza, że czas pracy nie jest wygładzany.

Reguły wygładzania stosowane są podczas importu pliku tekstowego txt, a w przypadku integracji z Comarch TNA na bieżąco. Doimportowanie wejść/wyjść oraz dodanie kolejnej aktywności w Comarch TNA powoduje ponowne uruchomienie reguł. Reguły nie są uruchamiane dla danego dnia jeśli choć jeden wpis dotyczący czasu pracy tego dnia został już zatwierdzony.

1. Wliczaj do czasu pracy spóźnienia do X minut

W tej regule można wskazać akceptowalny czas spóźnienia pracownika w danym dniu, bez wpływu na ostateczny czas pracy.

Przykład: Reguła ustawiona na 15 minut. Pracownik wg planu pracy powinien rozpocząć pracę o godzinie 8:00. Godzina wejścia 8:05 – czas pracy zostanie wygładzony i zapisana godzina wejścia jako 8:00. Jeśli pracownik rozpocznie pracę o 8:17 to to godzina rozpoczęcia pracy zostanie zapisana zgodnie z faktyczną godziną wejścia tj. 8:17.

2. Wliczaj do czasu pracy wcześniejsze rozpoczęcie pracy do X minut

Pozwala na rozpoczęcie pracy do X minut przed zaplanowaną w planie pracy godziną wejścia. Jeżeli pracownik rozpoczął pracę wcześniej niż X minut, wówczas czas pracy zostanie wygładzony do wskazanej liczby minut. Jeżeli praca rozpoczyna się do X minut przed planowaną godziną wejścia wynikającą z harmonogramu pracy w tym dniu, to godzina rozpoczęcia pracy zostanie zapisana zgodnie z faktycznym wejściem w danym dniu.

Przykład: Reguła ustawiona na 10 minut. Pracownik wg planu pracy powinien rozpocząć pracę o godzinie 8:00. Godzina wejścia 7:44 – zostanie wygładzona do 7:50. Jeśli pracownik rozpocznie pracę o 7:55 to godzina rozpoczęcia pracy zostanie zapisana zgodnie z faktyczną godziną wejścia tj. 7:55.

3. Wliczaj do czasu pracy wcześniejsze zakończenie pracy do X minut

Reguła pozwala na wygładzenie czasu pracy w momencie wcześniejszego zakończenia pracy pracownika do określonej liczby minut. W przypadku wcześniejszego zakończenia pracy przed planowaną godziną wyjścia, która nie przekracza wskazanej liczby minut, czas pracy zostanie wygładzony w górę.

Przykład: Reguła ustawiona na 15 minut. Pracownik wg planu pracy powinien zakończyć pracę o godzinie 16:00. Godzina wyjścia 15:55 – zostanie wygładzona do 16:00. Jeśli pracownik zakończy pracę o 15:41 to godzina zakończenia pracy zostanie zapisana zgodnie z faktyczną godziną wyjścia tj. 15:41.

4. Wliczaj do czasu pracy dzienne przerwy trwające do X minut

Reguła pozwala na wskazanie dopuszczalnego czasu pojedynczej przerwy, bez wpływu na pomniejszenie czasu pracy pracownika. Przerwa nieprzekraczająca X minut zostanie zaliczona do czasu pracy, przerwa zostanie usunięta.
Dla przerwy dłuższej niż X minut, faktyczny czas przebywania pracownika na przerwie zostanie zapisany jako strefa czas przerwy w danym dniu. Czas przerwy nie zostanie wliczony do czasu przepracowanego w danym dniu.

Przykład: Reguła ustawiona na 10 minut. Pracownik wg planu pracy powinien pracować od 8:00 do 16:00. Pracownik w danym dniu pracuje od 8:00 do 16:00. W tym czasie wykorzystuje przerwę: od 10:00 do 10:05 – ta przerwa jest krótsza niż ustawione w regule 10 minut, więc zostaje usunięta. W godzinach od 12:00 do 12:15 pracownik korzysta z kolejnej przerwy – ta przerwa jest dłuższa niż 10 minut, więc nie zostanie usunięta. Czas pracy z całego dnia zostanie zapisany w następujący sposób: 8:00 do 12:00 czas pracy podstawowy, 12:00 do 12:15 czas przerwy, 12:15 do 16:00 czas pracy podstawowy.

5. Wliczaj do czasu pracy łączne dzienne przerwy trwające do Y minut

Reguła umożliwia wskazanie dopuszczalnego sumarycznego czasu przerw pracownika w ciągu dnia, które zostaną wliczone do czasu pracy. W odróżnieniu do reguły 4 weryfikowany jest łączny czas pobytu na przerwie pracownika w całym dniu. Jeśli łączny czas przerw jest krótszy lub równy od wskazanej liczby minut w regule (Y) to przerwy są usuwane. Jeśli łączny czas przerw jest dłuższy od Y minut, to przerwy po przekroczeniu Y minut są zapisywane i pomniejszają czas pracy. Przerwa, w której następuje przekroczenie dopuszczalnego łącznego czasu przerw jest skracana o odpowiednią liczbę minut.

Przykład: Reguła ustawiona na 30 minut. Pracownik wg planu pracy powinien pracować od 8:00 do 16:00. Pracownik w danym dniu pracuje od 8:00 do 16:00. W tym czasie wykorzystuje przerwy: od 10:00 do 10:15 (15 minut) oraz od 12:00 do 12:20 (20 minut). Łączny czas przerwy w danym dniu wynosi 35 minut, a dopuszczalny czas przerwy ustalony w regule 30 minut. Pierwsza przerwa zostanie usunięta w całości. W trakcie drugiej przerwy następuje przekroczenie dopuszczalnego łącznego czasu przerw ustawionego w regule, dlatego przerwa zostaje skrócona do 5 minut (łączny czas przerw 35 minut – dopuszczalny czas przerw 30 minut = 5 minut). Skrócenie przerwy polega na przesunięciu godziny rozpoczęcia przerwy przy zachowaniu godziny jej zakończenia. Druga przerwa (od 12:00 do 12:20) zostanie skrócona i zapisana w godzinach od 12:15 do 12:20 (5 minut). Czas w danym dniu po wygładzeniu będzie wyglądał w następujący sposób: od 8:00 do 12:15 – czas pracy podstawowy, od 12:15 do 12:20 – czas przerwy, od 12:15 do 16:00 – czas pracy podstawowy.

Jeżeli obie reguły (4 i 5) są włączone, to działają razem i są zależne od siebie. W przypadku przekroczenia przerw do określonej liczby minut w regule 4, dodatkowo sprawdzane jest czy sumarycznie czas przerw w danym dniu nie przekracza łącznego dopuszczalnego czasu przerwy z reguły 5.

Schemat postępowania jest następujący: sprowadzany jest łączny czas przerw nie dłuższych niż liczba minut ustawiona dla reguły 4. Jeśli: 

• Łączny czas przerw jest nie dłuższy niż liczba minut ustawionych w regule 5 (łączne dzienne przerwy do), wówczas przerwy są usuwane, a pozostały niewykorzystany czas z limitu dziennego usunie lub skróci przerwy dłuższe niż liczba minut ustawionych dla reguły 4.
  Przykład:
  Reguła 4 wliczaj do czasu pracy dzienne przerwy trwające do 15 minut.
  Reguła 5 wliczaj do czasu pracy łączne dzienne przerwy trwające do 30 minut.
  Pracownik wg planu pracy powinien pracować od 7:00 do 15:00. Pracownik w danym dniu pracuje od 7:00 do 15:00. W tym czasie wykorzystuje przerwy:
  pierwsza od 9:00 do 09:10 (10 minut),
  druga od 11:00 do 11:10 (10 minut),
  trzecia od 13:00 do 13:20 (20 minut).
  Łączny czas przerw nie dłuższych niż 15 minut wynosi 20 minut (pierwsza i druga przerwa) i jest mniejszy niż liczba dziennego limitu minut zapisana w regule 5 (30 minut). Pierwsza i druga przerwa zostanie usunięta. Pozostały czas z limitu dziennego to 10 minut (30 minut – 20 minut). Trzecia przerwa zostanie skrócona o 10 minut i zapisana w godzinach 13:10 do 13:20. Czas w danym dniu po wygładzeniu będzie wyglądał w następujący sposób: od 7:00 do 13:10 – czas pracy podstawowy, od 13:10 do 13:20 – czas przerwy, od 13:20 do 15:00 – czas pracy podstawowy.
• Łączny czas przerw jest dłuższy niż liczba minut ustawionych w regule 5 (łączne dzienne przerwy do), wówczas przerwy po przekroczeniu liczby minut ustawionych dla reguły 5 są zapisywane i pomniejszają czas pracy. Przerwa, w której następuje przekroczenie dopuszczalnego łącznego czasu przerw jest skracana o odpowiednią liczbę minut. Każda kolejna przerwa nie zostanie usunięta.
  Przykład:
  Reguła 4 wliczaj do czasu pracy dzienne przerwy trwające do 10 minut.
  Reguła 5 wliczaj do czasu pracy łączne dzienne przerwy trwające do 25 minut.
  Pracownik wg planu pracy powinien pracować od 7:00 do 15:00. Pracownik w danym dniu pracuje od 7:00 do 15:00. W tym czasie wykorzystuje przerwy:
  pierwsza od 9:00 do 09:10 (10 minut),
  druga od 11:00 do 11:10 (10 minut),
  trzecia od 12:00 do 12:10 (10 minut),
  czwarta od 13:00 do 13:20 (20 minut).
  Łączny czas przerw nie dłuższych niż 10 minut wynosi 30 minut (pierwsza, druga i trzecia przerwa) i jest większy niż liczba dziennego limitu minut zapisana w regule 5 (25 minut). Przekroczenie dziennego limitu następuje podczas trzeciej przerwy, zostanie więc skrócona o 5 minut (30 minut – 25 minut) i zapisana w godzinach od 12:05 do 12:10. Czwarta przerwa wystąpiła po przekroczeniu dziennego limitu przerw i nie zostanie usunięta. Czas w danym dniu po wygładzeniu będzie wyglądał w następujący sposób: od 7:00 do 12:05 – czas pracy podstawowy, od 12:05 do 12:10 – czas przerwy, od 12:10 do 13:00 – czas pracy podstawowy, od 13:00 do 13:20 – czas przerwy, od 13:20 do 15:00 – czas pracy.

6. Niepłatna przerwa X minut

Za pomocą tej reguły wskazywany jest czas przerwy niewliczanej do czasu pracy. Czas niepłatnej przerwy jest weryfikowany o już wygładzony poprzednimi regułami czas pracy. Sposób działania reguły uzależniony jest od tego, czy w wygładzonym pozostałymi regułami czasie pracy pracownik ma odnotowaną przerwę. Jeśli:

• pracownik był na przerwie większej lub równej X minut – brak wpływu na czas pracy. Zapisywany jest faktyczny czas przebywania pracownika na przerwie, która nie zostanie zaliczona do jego czasu pracy.
  Przykład: Włączona reguła Niepłatna przerwa 30 minut. Pracownik w danym dniu pracował w godzinach 07:00-16:00. W godzinach od 13:00 do 14:00 przebywał na przerwie. Czas pracy nie zostanie zmodyfikowany, ponieważ pracownik ma już odnotowaną przerwę dłuższą niż 30 minut.
• Pracownik nie był na przerwie – zostanie dodana przerwa X minut. Przerwa jest dodawana na końcu pracy.
  Przykład: Włączona reguła Niepłatna przerwa 30 minut. Pracownik w danym dniu pracował w godzinach 07:00-16:00. Nie ma odnotowanej przerwy. Reguła spowoduje dodanie przerwy 30 minut na koniec pracy tj od 15.30 do 16:00.
• Pracownik był na przerwie krótszej niż X minut – zostanie dodana przerwa na końcu pracy, tak aby łączny czas przerwy wynosił X minut.
  Przykład: Włączona reguła Niepłatna przerwa 30 minut. Pracownik w danym dniu pracował w godzinach 07:00-16:00. Ma odnotowaną przerwę od 12:00 do 12:20 (20 minut). Reguła spowoduje dodanie przerwy 10 minut na koniec pracy tj od 15.50 do 16:00.

7. Akceptuj nadgodziny

Reguła działa jako ostatnia w kolejności. Jest domyślnie włączona co oznacza, że jeśli pracownik danego dnia pracował dłużej niż wynika to z jego planu pracy to jako godzina wyjścia zostanie zapisana faktyczna godzina wyjścia. Dla włączonej reguły dodatkowo Użytkownik ma możliwość uzupełnienia liczby minut w parametrze Zaokrąglaj nadgodziny w dół do wielokrotności X minut. Wówczas czas pracy zostanie wygładzony w ten sposób, aby ilość nadgodzin była wielokrotnością wskazanej liczby minut.

Przykład 1: Zaznaczone reguły Akceptuj nadgodziny oraz Zaokrąglaj nadgodziny w dół do wielokrotności 15 minut. Pracownik ma zaplanowaną pracę w godzinach od 8:00 do 16:00, a pracuje od 8:00 do 16:40 tj. o 40 minut dłużej niż wynika z planu pracy. Czas pracy zostanie zapisany od 8:00 do 16:30 (2 x 15 minut).

Przykład 2: Zaznaczone reguły Akceptuj nadgodziny oraz Zaokrąglaj nadgodziny w dół do wielokrotności 10 minut. Pracownik ma zaplanowaną pracę w godzinach od 8:00 do 16:00, a pracuje od 7:45 do 16:07 tj. o 22 minuty dłużej niż wynika z planu pracy. Czas pracy zostanie zapisany od 7:45 (15 minut) do 16:05 (5 minut), co daję łacznie 20 minut (2×10 minut).

Wyłączenie reguły Akceptuj nadgodziny spowoduje, że w sytuacji, gdy łączny czas pracy danego dnia jest większy niż wynika z planu pracy to zostanie wygładzony tak, aby liczba godzin przepracowanych w danym dniu była zgodna z liczbą godzin wynikającą z planu pracy.

Przykład: brak zaznaczenia dla reguły Akceptuj nadgodziny. Pracownik w danym dniu ma zaplanowaną pracę 8h w godzinach od 08:00 do 16:00, a pracuje w następujący sposób: od 8:00 do 16:15 praca, od 16:15 do 16:25 przerwa, od 16:25 do 16:30 praca. Łączny czas pracy w tym dniu wynosi 8:20, więc zostanie skrócony o 20 minut. Zostanie usunięta praca od 16:25 do 16:30 (5 minut) oraz skrócone o 15 minut poprzednie wejście (od 8:00 do 16:15). Zostanie również usunięta przerwa od 16:15 do 16:25. Czas pracy zostanie zapisany jako praca od 8:00 do 16:00.

Format importu RCP pozwala na wskazanie schematu zdefiniowanego w bazie danych systemu ERP służącego do wczytywania danych zawartych w pliku tekstowym pochodzącym z rejestratora czasu pracy.

Sekcja Import czasu pracy z Comarch TNA zawiera ustawienia stref czasu pracy powiązanych z poszczególnymi wejściami.

Dla czasu pracy (zwykłe wejścia/wyjścia), pracy zdalnej oraz przerwy służbowej domyślnie zaznaczona jest opcja Strefa zgodna z pierwszą strefą z planu pracy. Można ją wyłączyć i przypisać na stałe wybraną strefę czasu pracy.
Dla przerwy prywatnej domyślnie ustawiona jest standardowa strefa Czas przerwy. Można również wskazać inną własną.
Dla opcji Strefa zgodna z pierwszą strefą z planu pracy w przypadku dnia wolnego/święta brana jest strefa z najbliższego dnia z podaną strefą poprzedzającego ten dzień wolny/świąteczny.

W menu Administracja zostały zgrupowane opcje dotyczące zarządzania użytkownikami, uprawnieniami oraz tworzeniem struktury podległościowej i konfiguracji aplikacji. Użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą również przeglądać historię operacji wykonanych w aplikacji.

Użytkownicy – w tym miejscu można wybrać pracowników, dla których utworzone zostaną konta dostępowe do aplikacji Comarch HRM. Tylko osobom wyświetlanym na tej liście można wygenerować konta, tak by mogły korzystać z aplikacji Comarch HRM.

Listę osób można filtrować wybierając dostępne opcje: Wszyscy użytkownicy, Konto zablokowane, Konto aktywne oraz Brak konta. Można również wyszukać pracownika wpisując jego nazwisko w polu Znajdź użytkownika.

Na liście Wszyscy użytkownicy wyświetlane są osoby, które w dniu logowania są zatrudnione na etat, są właścicielami lub osobami współpracującymi, posiadają trwającą w dniu logowania umowę cywilnoprawną lub umowę B2B lub nadano im dostęp do aplikacji poza okresem zatrudnienia.

Dodatkowy dostęp do aplikacji dla osób niezatrudnionych lub niebędących pracownikami można zaznaczyć w bazie danych programu ERP, w kartotece pracownika pod przyciskiem :

Pod przyciskiem dostępna jest opcja Zaznacz wszystko na stronie, dzięki której możemy wykonać wybraną operację dla osób wyświetlonych na oknie.

Po zaznaczeniu osoby lub grupy osób mamy do wyboru następujące operacje:

•  – utworzenie kont dostępowych do aplikacji
• Zablokuj dostęp (opcja pod ikoną 3 kropek) – zablokowanie dostępu do aplikacji
• Odblokuj dostęp (opcja pod ikoną 3 kropek) – odblokowanie dostępu do aplikacji
• Usuń sparowanie 2FA (opcja pod ikoną 3 kropek) –  usunięcie sparowania konta z Google Authenticator ze wszystkich urządzeń

Istnieje także możliwość wyświetlania danych w formie kafelkowej lub listy. Przełącznie widoków odbywa się za pomocą przycisków .

Generuj hasła

Dla zaznaczonej osoby lub grupy osób można wygenerować konta dostępowe do aplikacji Comarch HRM. Dodatkowo już na etapie generowania konta dostępowego istnieje możliwość przypisania pracownikowi lub wybranej grupie pracowników schematu uprawnień.

Login i hasło dla utworzonego konta są wyświetlane w formie tabeli. W przypadku gdy Użytkownik posiada indywidualny adres e-mail, wpisany w bazie danych systemu ERP adres ten jest podpowiadany jako podstawowy login pracownika.

Wydruk loginu i hasła

W przypadku skonfigurowania powiadomień mailowych wygenerowane dane dostępowe i hasło może być wysłane na adres e-mail pracownika. Konfiguracja powiadomień mailowych została opisana w oddzielnym rozdziale.

Użytkownik, który otrzyma nadany mu login i hasło, przy pierwszym zalogowaniu do aplikacji, powinien zmienić otrzymane losowo hasło i ustawić swoje indywidualne hasło.

Jeżeli Użytkownik nie pamięta hasła do aplikacji, to na oknie logowania może skorzystać z opcji jego resetowania. Opcja ta jest dostępna wyłącznie w sytuacji, gdy w konfiguracji aplikacji została ustawiona skrzynka pocztowa. W celu zresetowania hasła po wybraniu „Nie pamiętasz hasła?” należy wskazać adres email powiązany z kontem Użytkownika. Po podaniu prawidłowego adresu powiązanego wyłącznie z jednym kontem na wskazany adres przesyłana jest instrukcja resetu hasła.

Wygenerowanie nowego hasła jest również możliwe z poziomu konta Administratora. W tym celu należy wykorzystać opcję Generuj hasła.

Użytkownik posiadający indywidualny adres e-mail, wpisany w bazie danych systemu ERP lub w aplikacji Comarch HRM może zamiast wygenerowanego Loginu używać swojego adresu do zalogowania się.

Zalecamy aby przed utworzeniem kont dla użytkowników sprawdzić unikalność adresów e-mail wpisanych w bazie danych systemu ERP.

Zablokuj wybrane konta

Operacja polega na zablokowaniu dostępu wybranej osobie lub grupie osób możliwości logowania się do aplikacji Comarch HRM. Konto otrzymuje status Zablokowane, tym samym użytkownik nie ma już możliwości wglądu w dane zawarte w aplikacji.

Odblokuj wybrane konta

Operacja pozwala na odblokowanie konta. Może być wykonana dla jednego konta lub grupy zaznaczonych kont.

Usuń sparowanie 2FA

Opcja dostępna jeśli w instalacji uruchomiono dwuetapową weryfikację logowania do konta. Funkcjonalność została szczegółowo opisana w artykule Jak uruchomić weryfikację dwuetapową (2FA) w Comarch HRM?

Po zainstalowaniu aplikacji Comarch HRM, użytkownik admin ma przypisany schemat uprawnień Administrator. Natomiast wszyscy użytkownicy, którym wygenerowano konta otrzymują schemat Domyślny. Aby zmienić schemat wybranym użytkownikom należy skorzystać w menu z opcji Przypisz schemat.

• Domyślny – pozwala na podgląd i edycję własnych danych (danych zalogowanej osoby). Jest to schemat, który otrzymują dodani Użytkownicy.
• Administrator – schemat przeznaczony dla użytkownika zarządzającego aplikacją. Posiada pełne prawa do wszystkich operacji w aplikacji. Ma dostęp do danych swoich podwładnych oraz dostęp do Administracji, w tym do struktury całej firmy i dokumentów w Intranecie.

Przypisz schemat

W tym miejscu użytkownik zarządzający uprawnieniami może przypisać zdefiniowany schemat użytkownikom, dla których wygenerowano konta dostępu do aplikacji. Lista zawiera Nazwisko i imię, Akronim użytkownika oraz nazwę schematu uprawnień. Zmiana uprawnień polega na przypisaniu nazwy właściwego schematu.

Pod przyciskiem  dostępna jest opcja Zaznacz wszystkich użytkowników, dzięki której możemy wykonać operację zmiany schematu dla wszystkich osób wyświetlonych na oknie. Po zaznaczeniu osoby lub grupy osób wybieramyPrzypisz schemat w celu zmiany schematu uprawnień. Wybór potwierdzamy opcją Zapisz.

Przycisk  Zmień widok umożliwia przełączenie widoku w formie listy lub widok kafelkowy (na urządzeniach mobilnych tylko widok kafelkowy). Opcja filtrowania umożliwia wyszukanie użytkowników, którym przypisano określony schemat uprawnień.

Schematy

Schematy uprawnień określają prawa dostępu do czynności wykonywanych w aplikacji. W tym miejscu można dodawać, usuwać oraz modyfikować utworzone schematy. Nazwa schematu musi zawierać co najmniej 3 znaki. W aplikacji zablokowano usuwanie schematu Domyślny oraz schematu przypisanego do Użytkownika.

Przy pierwszym uruchomieniu aplikacji dostępny jest schemat Domyślny. Można go edytować oraz dodawać własne schematy za pomocą przycisku .

W celu przejścia do trybu edycji schematu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na jego nazwę lub wybrać opcję Zmień dostępną w menu kontekstowym pod ikona 3 kropek.

Po wybraniu nazwy schematu wyświetlane są uprawnienia do poszczególnych funkcji, które zostały podzielone w grupy:

• Pracownicy
• Zarządzanie czasem pracy
• Urlopy i delegacje
• Rozwój pracownika
• Zarządzanie
• Pozostałe

Kliknięcie w nazwę danej grupy ustawi ekran Użytkownika na uprawnienia dotyczące tej grupy. Można także wpisać nazwę konkretnego uprawnienia w oknie Znajdź uprawnienie.

Większość uprawnień w grupach pracownicy, zarządzanie czasem pracy, urlopy i delegacje, rozwój pracownika można oddzielnie ustawić dla zalogowanej osoby (Własne) oraz podwładnych zalogowanej osoby (Podwładnego). Mogą one mieć następujące poziomy dostępu Edycja, Podgląd, Brak lub Aktywne, Brak.

Uprawnienia dostępne w grupie zarządzanie oraz pozostałe dotyczą ogólnych funkcjonalności związanych z zarządzaniem aplikacją. Posiadają opcje Aktywne i Brak.

Pracownicy

• Dane pracowników. W części Własne nadawany jest dostęp do sekcji Moje dane, natomiast w sekcji Podwładnego uprawnienie do Listy pracowników (menu boczne Pracownicy/Lista pracowników). W tym przypadku ustawienie innej opcji niż Brak dla Podwładnego będzie skutkowało dostępem do menu bocznego Pracownicy/Lista pracowników nawet dla Użytkownika, który nie jest wskazany jako kierownik/zastępca kierownika. Taki Użytkownik będzie widział tylko podstawowe dane innych pracowników tj. nr pokoju, telefon, e-mail oraz komunikatory, a więc będzie mógł korzystać z listy pracowników na zasadzie książki adresowej. Natomiast kierownik/zastępca będzie mógł mieć dostęp do dodatkowych danych pracowników w zależności od dalszych, szczegółowych uprawnień. Dostęp do listy pracowników można ograniczyć wskazując zakres Centrum co spowoduje, że dla pracownika widoczni będą pracownicy centrum, do którego sam należy oraz kierownik/zastępcy tego centrum, a dla kierownika widoczni będą dodatkowo pracownicy w centrach, dla których jest wskazany jako kierownik/zastępca.
• Adresy i dane etatowe podwładnych. Decyduje o tym czy w menu bocznym Pracownicy/Lista pracowników kierownik/zastępca na kartach pracowników będzie widział zakładki związane z adresami i danymi etatowymi swoich podwładnych. W schemacie Domyślnym opcja ustawiona na Brak.
• Stawka zaszeregowania. W części Własne decyduje czy Użytkownik widzi swoją stawkę zaszeregowania w Moje dane -> zakładka Dane etatowe. W części Podwładnego decyduje, czy kierownik/zastępca w menu bocznym Pracownicy/Lista pracowników na kartach pracowników będzie widział stawkę zaszeregowania na zakładce Dane etatowe.
• Kwalifikacje. Decyduje o dostępie do kwalifikacji własnych lub podwładnych pracowników w menu bocznym Pracownicy/Kwalifikacje. Jeśli obie opcje ustawione będą na Brak, podmenu Kwalifikacje nie będzie widoczne.
• Umowy Cywilnoprawne. Decyduje o dostępie do umów cywilnoprawnych własnych lub podwładnych pracowników w menu bocznym Pracownicy/Umowy Cywilnoprawne. Jeśli obie opcje ustawione będą na Brak, podmenu Kwalifikacje nie będzie widoczne. Z poziomu Comarch HRM nie można edytować umów cywilnoprawnych, dlatego dostępne są tylko opcje Podgląd i Brak.
• Dokumenty. W części Własne nadawany jest dostęp do sekcji Moje dokumenty, natomiast w sekcji Podwładnego uprawnienie do menu bocznego Pracownicy/Dokumenty.
• e-Teczka. Ustawienia w części Własne decyduje o dostępie do sekcji Moja e-Teczka w panelu pracownika. Opcja Edycja daje możliwość samodzielnego dodawania dokumentów przez pracownika. Dokumenty trafiają do części Do zatwierdzenia. W szczegółach opisano to w artykule Mój profil.
  W części Podwładnego nadawane są uprawnienia do e-Teczek pracowników widocznych w menu bocznym Pracownicy/ e-Teczka. Ustawienie opcji Podgląd lub Edycja uaktywni okno wyboru, w którym można wskazać Wszystkie lub Tylko dodane przez siebie. Opcja Tylko dodane przez siebie oznacza, że kierownik będzie mógł podglądać/edytować tylko te dokumenty, które sam dodał. Opcja Wszystkie daje dostęp również do pozostałych dokumentów znajdujących się w e-Teczce podwładnego pracownika. W szczegółach opisano to w artykule e-Teczka.
  

Zarządzanie czasem pracy

• Plan pracy. Decyduje o możliwości podglądu lub edycji danych w menu bocznym Plan pracy/Kalendarz. Ustawienie innej opcji niż Brak dla Podwładnego spowoduje, że zalogowany kierownik/zastępca będzie miał również dostępne podmenu Plan pracy/Zapotrzebowanie. Jeśli ustawiono Brak zarówno w części Własne jak i Podwładnego menu boczne Plan pracy nie będzie widoczne.
• Czas pracy. Decyduje o możliwości podglądu lub edycji danych w menu bocznym Czas pracy. Jeśli ustawiono Brak zarówno w części Własne jak i Podwładnego menu boczne Czas pracy nie będzie widoczne.
• Wymagana akceptacja edytowanego czasu pracy. Ustawienie na Aktywne dla pracownika z prawem do edycji własnego czasu pracy powoduje, że edytowany przez niego czas pracy musi zostać zatwierdzony przez kierownika/zastepcę. Funkcjonalność opisano w szczegółach w artykule Jak ewidencjonować zmiany w czasie pracy wymagające akceptacji przełożonego?
• Praca zdalna. Decyduje o możliwości podglądu lub edycji pracy zdalnej w menu bocznym Plan pracy/Praca zdalna. Jeśli ustawiono Brak zarówno w części Własne jak i Podwładnego podmenu Praca zdalna nie będzie widoczne.
• Praca zdalna – miesięczny limit dni. W schemacie Domyślnym opcja ustawiona na Brak, co oznacza, że użytkownik nie ma limitu w planowaniu pracy zdalnej. Po zaznaczeniu opcji Aktywne można określić miesięczny limit pracy zdalnej podając wartość od 0 do 31 dni.
  Wskazówka

  Uprawnienie dotyczy limitu ogólnego dla wszystkich pracowników korzystających z danego schematu. Dodatkowo kierownik z uprawnieniami do Edycji pracy zdalnej podwładnego oraz Edycji danych pracowników może nadać indywidualny limit dla pracownika inny niż ten wynikający ze schematu uprawnień. Aby to zrobić należy  przejść do zakładki Inne na Formularzu pracownika z menu bocznego Pracownicy/Lista pracowników oraz zaznaczyć parametr Indywidualny miesięczny limit pracy zdalnej i podać liczbę dni.
• RCP. Decyduje o dostępie do funkcjonalności RCP. Edycja pozwala na dodawanie, modyfikowanie i usuwanie zaimportowanych danych. Podgląd daje możliwość tylko wyświetlenia zaimportowanych informacji. Brak nie daje dostępu do funkcjonalności RCP.
• Dyspozycyjność. Uprawnienie dostępne tylko w części Własne. Opcja Aktywne oznacza, że Użytkownik będzie mógł określić własną dyspozycyjność w menu bocznym Plan pracy/Dyspozycyjność.
• Podzielnik kosztów wynagrodzeń. Uprawnienie związane z dostępem do podzielnika kosztów wynagrodzeń w Comarch ERP XL od wersji 2017.1.0

Urlopy i delegacje

• Urlopy. Decyduje o możliwości podglądu lub wnioskowania o nieobecności własne oraz podwładnych pracowników.
• Akceptacja urlopów podwładnych. W schemacie Domyślnym ustawiono na Brak. Jeśli kierownik/zastępca kierownika na mieć możliwość akceptacji urlopów podwładnych należy ustawić opcję Aktywne.
• Usuwanie zatwierdzonych urlopów podwładnych. Decyduje o możliwości usunięcia zatwierdzonych urlopów podwładnych. Przy usuwaniu nieobecności weryfikowana dodatkowo jest Blokada edycji nieobecności, planu i czasu pracy w stosunku do ostatniego dnia miesiąca.
• Grafik urlopowy. Domyślnie jest włączony – opcja ustawiona na Aktywne dla Firma, co oznacza, że Użytkownik będzie widział grafik wszystkich pracowników firmy. Ustawienie zakresu na Centrum spowoduje, że Użytkownik będzie widział na grafiku wyłącznie nieobecności swoich współpracowników.
• Blokada edycji nieobecności, planu i czasu pracy w stosunku do ostatniego dnia miesiąca. Ma zastosowanie do nieobecności/kalendarzy wlasnych jak również podwładnych. Domyślnie jest wyłączona – ustawiona na Brak. W celu włączenia blokady do edycji danych na kalendarzach i nieobecnościach dla miesięcy poprzedzających datę bieżącą (‘zamknięcie’ miesiąca) należy przełączyć opcję na Aktywne i wskazać ilość dni w stosunku do ostatniego dnia bieżącego miesiąca:
  • 0 – bieżący miesiąc może być edytowany do ostatniego dnia tego miesiąca. Poprzednie miesiące nie podlegają edycji.
  Przykład

  Użytkownik loguje się do aplikacji 5 kwietnia. Ma blokadę aktywną z wartością 0: nie może edytować dni dotyczących marca i wcześniejszych miesięcy, ale może edytować dni bieżącego miesiąca kwietnia oraz następnych miesięcy, np. maja, czerwca …
  • 2 – edycja poprzedniego miesiąca możliwa jest do 2 dnia bieżącego miesiąca, bieżący miesiąc można edytować do 2 następnego miesiąca
  Przykład

  Użytkownik loguje się do aplikacji 5 kwietnia. Ma blokadę aktywną z wartością 2: do 2 kwietnia mógł edytować miesiąc poprzedni, czyli marzec. Aktualnie może edytować tylko dni dotyczące bieżącego miesiąca kwietnia oraz następnych miesięcy, np. maja, czerwca …
  • -2 – blokada do miesiąca bieżącego nastąpi 2 dni przed końcem tego miesiąca. Poprzednich miesięcy nie można edytować.
  Przykład

  Użytkownik loguje się do aplikacji 30 kwietnia. Ma blokadę aktywną z wartością -2: do 28 kwietnia mógł edytować dni dotyczące bieżącego miesiąca kwietnia. Aktualnie może edytować tylko dni dotyczące następnych miesięcy, np. maja, czerwca.

• Delegacje. Decyduje o możliwości odnotowywania delegacji odpowiednio własnych oraz podwładnych. W przypadku współpracy z Comarch ERP XL HR uprawnienia do delegacji rozdzielone są na 2 pozycje: Delegacje – uprawnienie związane z delegacjami rozliczanymi w Comarch ERP XL od wersji 2016.2.1. Delegacje archiwalne – uprawnienie związane z delegacjami rozliczanymi w Comarch ERP Optima.

• Zastępstwa. Ustawienie uprawnienia na Podgląd w sekcji Własne powoduje, że w Menu Mój profil/Moje dane Użytkownik ma dostępną zakładkę Zastępstwa. Są na niej widoczne informacje kto go zastępuje podczas trwających i przyszłych nieobecności oraz kto i w jakim okresie wskazał go jako swojego zastępcę. Kierownik/zastępca kierownika z uprawnieniem Edycja dla Zastępstwa Podwładnych wchodząc na kartę pracownika z poziomu Listy pracowników ma widoczną zakładkę Zastępstwa, na której może wskazywać kogo dany pracownik będzie mógł podać jako swojego zastępcę podczas nieobecności. Podgląd daje jedynie możliwość wglądu do tych informacji.
• Blokada planowania nieobecności bez wskazania zastępcy. Ustawienie na Aktywne powoduje że Użytkownik planując swoją nieobecność musi wskazać swojego zastępcę. Opcja Brak skutkuje tym, że wskazanie zastępcy nie jest obowiązkowe.
• Blokada planowania nieobecności w tym samym czasie co zastępca. Ustawienie na Aktywne powoduje, że nie ma możliwości zaplanowania nieobecności jeśli pracownik wskazany jako zastępca sam ma odnotowaną nieobecność w pokrywającym się okresie. Pracownik planujący nieobecność otrzyma stosowny komunikat.

Rozwój pracownika

• Szkolenia. Decyduje o możliwość planowania lub podglądu szkoleń własnych lub podwładnych pracowników (menu boczne Szkolenia/Plan szkoleń). Ustawienie opcji innej niż Brak w którejkolwiek części da również dostęp do menu Szkolenia/Lista szkoleń w trybie podglądu ( dodawanie szkoleń w menu Szkolenia/Lista szkoleń zależy od uprawnienia „Szkolenia” w grupie „Zarządzanie”).
• Ocena pracownika. Decyduje o możliwości dokonania oceny własnej lub podwładnego.
• Rekrutacja. Uprawnienie dostępne tylko w części Podwładnego. Ustawienie opcji Aktywne powoduje, że
  kierownik lub zastępca kierownika mają możliwość dodawania, usuwania, edytowania oraz przekazywania do zatwierdzenia publikacji wakatów a także usuwania, edytowania (oceniania), przenoszenia do/z archiwum, przekazywania do zatwierdzenia zatrudnienia aplikacji. Opcja Podgląd daje tylko prawo do wglądu w wakaty i aplikacje, natomiast opcja Brak oznacza, że gałąź Rekrutacja będzie niewidoczna.

Zarządzanie

W tej grupie zebrane zostały uprawnienia do zarządzania aplikacją. W tym przypadku istnieją zazwyczaj 2 poziomy ustawień dostępu – Aktywne lub Brak. Aktywne oznacza, że Użytkownik ma dostęp do danej gałęzi konfiguracji lub możliwość zarządzania danym obszarem. Dla struktury podległościowej wyodrębniono dodatkowo uprawnienie Tylko edycja zastępstw, co oznacza, że Użytkownik (będący kierownikiem) nie ma bezpośredniego dostępu do struktury jednak może dodawać i edytować swoich zastępców z poziomu Mój profil/ Moje dane / Zastępstwa.

Pozostałe

• Intranet – dokumenty do pobrania. W schemacie Domyślnym ustawiono na Aktywne, co oznacza, że użytkownik po zalogowaniu do aplikacji ma dostęp do menu Intranet i może pobierać dokumenty udostępnione przez Administratora lub innego Użytkownika. We własnych utworzonych schematach należy włączyć opcję w celu udostępnienia dokumentów pracownikom. W przypadku, kiedy pracownicy mają mieć zablokowany dostęp do dokumentów, należy ustawić opcję na Brak.
• Intranet – dodawanie dokumentów. Uprawnienie jest widoczne jeśli ustawiono Aktywne również dla Intranet – dokumenty do pobrania. Ustawienie jako Aktywne daje Użytkownikowi możliwość dodawania dokumentów do intranetu. Dla opcji Aktywne należy wskazać zakres:
  • Firma – możliwość dodawania i edycji wszystkich dokumentów, w tym dokumentów publicznych,
  • Centrum – możliwość dodawania i edycji dokumentów dla centrum, do którego należy Użytkownik oraz dla centrów, gdzie jest kierownikiem/zastępcą.
• Intranet – oferty pracy (rekrutacja wewnętrzna). W schemacie Domyślnym ustawiono na Brak, co oznacza, że użytkownik po zalogowaniu do aplikacji nie będzie miał dostępu do zakładki Kariera i tym samym nie będzie mógł przeglądać wewnętrznych ofert pracy ani składać swoich aplikacji. Aby udostępnić taką funkcjonalność należy ustawić opcję na Aktywne.
• Obieg dokumentów – W schemacie domyślnym ustawiono opcję Aktywne, co oznacza, że Użytkownik po zalogowaniu do aplikacji w menu bocznym będzie miał do wyboru sekcję Obieg dokumentów, po wybraniu której otrzyma listę dostępnych dla niego obiegów dokumentów. Pozycja jest widoczna wyłącznie, gdy wprowadzone są klucze wymiany z Comarch DMS.
• Strona startowa – dodawanie powiadomień. Ustawione na Aktywne oraz zakres Centrum oznacza, że Użytkownik będzie mógł wysłać powiadomienie do współpracowników w swoim centrum. Ustawienie zakresu na Firma da możliwość przygotowania powiadomienia dla wszystkich pracowników.

Struktura podległościowa to lista zbudowana w formie drzewa, prezentująca strukturę podległości w danej firmie. Złożona jest z centrów i podcentrów o dowolnej liczbie zagłębień. Na górze struktury znajduje się centrum Firma. Struktura podległościowa może być tworzona zarówno w bazie danych systemu ERP, jak i z poziomu aplikacji Comarch HRM.

Filtrowanie struktury

Na oknie Struktury podległościowej istnieje możliwość filtrowania w celu wyszukania osób z wybranego Centrum podległościowego. Dostępne do wyboru są centra, w których zalogowany użytkownik jest kierownikiem lub zastępcą. Używając opcji Szukaj można odnaleźć w strukturze konkretnego pracownika.

Dodanie nowego centrum

Centrum podległościowe może być dodane w aplikacji Comarch HRM za pomocą przycisku . W celu utworzenia nowego centrum należy ustawić się na centrum nadrzędnym, np. Firma. Na formularzu centrum podajemy jego nazwę i akronim oraz wskazujemy osobę, która będzie pełniła w nim rolę kierownika.

Użytkownik Administrator zawsze widzi całą strukturę firmy wraz z podległymi centrami i zatrudnionymi w firmie pracownikami. Kierownik centrum, który zaloguje się do aplikacji Comarch HRM będzie widział w strukturze tylko podległe sobie centra oraz przypisanych do nich pracowników.

Edycja wybranego centrum

Dla wybranego centrum można wskazać kierownika lub zastępcę. Centrum w danym okresie może mieć tylko jednego kierownika, zastępców może być wielu. Dana osoba w tym samym czasie nie może być kierownikiem i zastępcą we wskazanym centrum. Aby przypisać okres, w jakim kierownik lub zastępca sprawuje swoją funkcję, należy zaznaczyć dane centrum i wybrać edycję centrum pod przyciskiem . Na formularzu centrum można wskazać lub zmienić okres, w jakim wybrana osoba pełni rolę kierownika lub zastępcy. Można ustawić również okres bezterminowego sprawowania funkcji, poprzez zaznaczenie suwaka „Bezterminowo”.

Edycja centrum pozwala również na zmianę kierownika, zastępcy oraz dodanie  kolejnego kierownika lub zastępcy. W danym okresie centrum może mieć jednego kierownika i wielu zastępców. Po wprowadzeniu zmian akceptujemy je przyciskiem Zapisz lub opuszczamy formularz bez zapisu naciskając . Jeśli centrum posiada przypisanego kierownika, w strukturze obok nazwy centrum będzie widoczne jego nazwisko. Ta sama osoba może być kierownikiem lub zastępcą w kilku centrach.

Przypisanie pracownika do wybranego centrum

Pracownik dodany do bazy danych systemu ERP ma przypisane centrum główne Firma. Na formularzu danych kadrowych można zmienić jego centrum na właściwe. W module Płace i Kadry Plus można skorzystać z operacji seryjnej zmiany centrum podległościowego dla zaznaczonych pracowników.

Przypisanie centrum może być wykonywane również w aplikacji Comarch HRM. Zmianę można wykonać w następujący sposób:

• Zmiana centrum przez przeciąganie – zmiana zostanie wykonana w aktualnym zapisie pracownika, bez tworzenia historii
• Zaznaczenie jednego pracownika lub grupy osób i naciśnięcie przycisku Zmiana centrum. Należy wybrać z listy nowe centrum. Lista dostępnych centrów jest zawężona do centrów podległych zalogowanemu kierownikowi. Po wybraniu nazwy centrum możliwe są dwie metody zapisu zmiany:
  1. Z utworzeniem zapisu historycznego u pracownika  – zgodnie z podaną datą zostanie zapisana informacja o nowym centrum.
  2. Bez tworzenia historii – zamiana zostanie zapisana w aktualnym zapisie (analogicznie jak przy przeciąganiu).

     

Ustalenie centrum podległościowego, w jakim aktualnie pracuje pracownik, możliwe jest dla jednej zaznaczonej osoby. Po naciśnięciu przycisku pojawią się ‘Informacje o pracowniku’. Imię i nazwisko oraz aktualnie przypisane centrum. Z listy możemy wybrać inne centrum w celu dokonania zmiany w strukturze podległościowej.

Historia operacji daje możliwość przeglądania czynności wykonanych przez Użytkowników w aplikacji Comarch HRM. Historia operacji dostępna jest w menu Administracja.

W historii operacji wyświetlane są informacje o:

• dodaniu, modyfikacji lub usunięciu zapisów w aplikacji przez danego Użytkownika,
• usunięciu sparowania urządzeń (2FA) przez pracownika lub Administratora,
• pobraniu wydruków udostępnionych pracownikowi z bazy danych systemu ERP i w Intranecie,
• wykonaniu wydruków dostępnych w Comarch HRM,
• przygotowaniu powiadomienia mailowego w związku z wykonaniem operacji powodującej wysłanie wiadomości e-mail,
• wysyłce wiadomości SMS na numer telefonu,
• zgłoszeniu zlecenia zmiany hasła (tylko Administrator),
• dodaniu, modyfikowaniu lub usunięciu dokumentów z e-teczki,
• dodaniu własnego powiadomienia dla Użytkowników,
• dodaniu lub usunięciu zapotrzebowania na pracowników dla danego centrum,
• edycji lub usunięciu dyspozycyjności,
• zmianie oraz publikacji planu pracy w Kreatorze,
• dodaniu oraz zatwierdzeniu lub odrzuceniu wniosku o zmianę czasu pracy,
• rozpoczęciu obiegu dokumentów,
• operacjach dotyczących Comarch TNA związanych z:
  • zarządzaniem dostępami do Comarch TNA: nadanie, zablokowanie dostępu,
  • identyfikatorami: aktywacja, dezaktywacja, przypisanie do pracownika, zablokowanie, odblokowanie,
  • nadaniem i usunięciem praw administratora w Comarch TNA,
• dodaniu, edycji lub usunięciu dokumentu w Intranecie,
• potwierdzeniu obecności przez Użytkownika,
• zamianach w strukturze podległościowej, w tym związanych z dodawaniem zastępców,
• edycji zastępców pracownika przez kierownika.

W Historii operacji zapisywane są również informacje o zalogowaniu i wylogowaniu z aplikacji Comarch HRM, a także o nieudanych próbach logowania na konto użytkownika.

Użytkownik Admin domyślnie posiada dostęp do listy zmian dokonanych przez wszystkich użytkowników aplikacji Comarch HRM. Wyświetlane dane posortowane są po dacie operacji od najnowszej do najstarszej. Poszczególne operacje wyróżniono kolorami:

• Dodawanie – zielony
• Edytowanie – biały
• Usuwanie – czerwony
• Pobranie – niebieski
• Inne – pomarańczowy

Eksportuj historię do pliku – historia operacji wykonanych w aplikacji Comarch HRM może być wyeksportowana i zapisana w pliku tekstowym. Dostęp do tej operacji ma tylko użytkownik Admin i użytkownik z przypisanym schematem Administrator. Zakres eksportowanych danych może być wcześniej zawężony za pomocą filtra. Wyświetlane na liście dane można posortować w kolumnach m.in. wg daty operacji, wg autora dokonującego zmiany, wg obszaru i rodzaju zmian oraz osoby dla której wykonano operację za pomocą aplikacji Comarch HRM.

Ze względu na bardzo dużą ilość informacji zapisywanych w Historii operacji, użytkownik Admin oraz użytkownik z przypisanym schematem Administrator, dodatkowo ma widoczny przycisk usuwania historii . Wszystkie zapisy wykonane przed datą wskazaną w oknie zostaną usunięte z historii operacji. Pozwala to na cykliczne oczyszczanie zapisów w historii. Operacja usunięcia historii też jest odnotowana w historii operacji. Dodatkowo istnieje możliwość wyeksportowania historii operacji do pliku.

Historia operacji – widok listy zmian w aplikacji