Każdy użytkownik rejestrujący się w systemie IBARD staje się administratorem, który zarządza dostępem do konta. Administrator posiada dostęp do danych zgromadzonych na swoim koncie. Może także tworzyć nowe subkonta, przydzielając im maksymalną przestrzeń konta do wykorzystania przez użytkownika.

Zarządzać subkontami można poprzez aplikację logując się na konto administratora, przechodząc do zakładki Użytkownicy.

Główne konto oraz każde kolejne subkonto są od siebie odseparowane – zatem z poziomu głównego konta nie mamy możliwości zarządzania danymi subkonta. Jednakże użytkownik subkonta może udostępnić nam dane w usłudze bądź za pośrednictwem linku (to czy subkonto ma mieć możliwość udostępniania przez link definiujemy podczas jego dodawania).

Zarządzanie użytkownikami może odbywać się z poziomu aplikacji desktopowej oraz aplikacji www.