Artykuł opisuje najnowsze zmiany w aplikacji Comarch Mobile związane z korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który daje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (KSeF) oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.
Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. W sytuacji, gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie. Wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób. W przypadku, gdy wystawca faktury w momencie tworzenia dokumentu i przekazywania go odbiorcy nie skorzysta z KSeF, nie będzie miał już możliwości procesowania faktury za pośrednictwem KSeF.
W momencie włączenia obsługi KSeF w Comarch Mobile, wystawiając fakturę na kontrahenta krajowego, wysyłka dokumentów odbywa się automatycznie i każda faktura jest weryfikowana w trakcie zatwierdzenia. W momencie wystawiania faktury na kontrahenta innego niż krajowy zostanie dla niego zablokowana możliwość zatwierdzenia i wysłania faktury do KSeF.
Konfiguracja systemu Comarch ERP Optima na potrzeby obsługi Krajowego Systemu Obsługi e-Faktur została opisana TUTAJ.
Warunki konieczne w celu wysłania faktury z Comarch Mobile do KSeF
Na potrzeby integracji i obsługi wysyłki faktur bezpośrednio z Comarch Mobile do KSeF należy:
1. Ustawienia konfiguracyjne KSeF w systemie ERP Optima
Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF w pierwszej kolejności należy przejść do menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF. Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia konfigurację integracji z KSeF oraz import i eksport dokumentów.
W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiedni tryb pracy:
- demo – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Opcja zaznaczona domyślnie dla nowych baz oraz baz po konwersji. Ta forma w przeciwieństwie do opcji produkcyjnej, umożliwia: anulowanie, korygowanie dokumentów, aktualizację danych kontrahenta oraz nie powoduje zapisu w Historii zmian. Faktury wysyłane do KSeF 2.0 są w schemacie FA(3) i możliwe jest automatyczne pobranie dla nich Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
- produkcyjne – praca odbywa się w trybie produkcyjnym. Faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Zgodnie z przepisami możliwość wystawiania Faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok Faktur papierowych i Faktur elektronicznych, co oznacza, że podatnik może równocześnie wystawiać i przesyłać Faktury za pośrednictwem platformy KSeF jak i przekazywać je w tradycyjny sposób (elektronicznie lub papierowo).
W przypadku, gdy użytkownik przestawi tryb demo na produkcyjny i wyśle chociaż jeden dokument, zablokowany zostaje wybór trybu demo. Od tego momentu faktury są wysyłane tylko i wyłącznie na środowisko produkcyjne, bez możliwości powrotu do trybu demo.
Jeżeli był używany tryb demo, zanim tryb zostanie przestawiony na produkcyjny, wyświetlany jest komunikat informujący o braku możliwości powrotu do trybu demo. Zostaje usunięty token przypisany do trybu demo oraz wszystkie dane z dokumentów otrzymane podczas pracy na wersji demo. Następnie należy wygenerować nowy token dla środowiska produkcyjnego.
Pod względem funkcjonalności nie będzie różnicy w działaniu programu w wersji demo i w wersji produkcyjnej. Wersja demo będzie wybierana w celu przygotowania firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF.
2. Uprawnienia operatora
W menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne] znajduje się sekcja KSeF – Krajowy System e-Faktur. W tej sekcji znajdują się uprawnienia dotyczące wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.
W sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur dostępne są następujące parametry:
- Prawo do wysyłania e-Faktur/odbioru UPO – parametr uprawnia operatora do wysyłania faktur do KSeF oraz otrzymywania UPO. Jeżeli parametr jest zaznaczony, każdorazowo, zanim faktura zostanie zatwierdzona, sprawdzana jest zgodność tego dokumentu ze schemą e-faktury. Jeżeli faktura jest zgodna, dokument jest zatwierdzany. Jeżeli jest błędna, użytkownik jest informowany i pytany, czy zatwierdzić dokument.
3. Parametry na karcie kontrahenta
Na karcie kontrahenta w systemie ERP Optima na zakładce Handlowe pojawił się nowy parametr: Nie wysyłaj dokumentu do KSeF. W nowych bazach i po konwersji parametr ten nie jest zaznaczony i jest widoczny na karcie kontrahenta.
Parametr ten będzie wykorzystywany przede wszystkim przez jednostki budżetowe, które są zobowiązane do wysyłania faktur do PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania). W przypadku, gdy parametr jest odznaczony, faktura wystawiona na tego kontrahenta będzie przesyłana do KSeF zgodnie z ustawieniami na karcie operatora. W przypadku, gdy parametr będzie zaznaczony, faktura wystawiona na tego kontrahenta nie będzie przenoszona do KSeF.
4. W pliku konfiguracyjnym [configuration.optima.statement] w folderze [Methods] włączyć parametr [SendToKSeF] (Lokalizacja pliku C:\Program Files (x86)\Comarch Mobile\Serwer synchronizacji\Methods\configuration). Domyślna wartość parametru to „0”, która blokuje możliwość wysyłania dokumentów. Zmiana parametru na „1” odnosić będzie się do wszystkich operatorów mobilnych i umożliwi wysyłanie faktur do KSeF. Dla systemu Comarch ERP Optima dodatkowo należy dokonać zmian w procedurzeCDN.Mobile_Android_EksportKonfig (Programmability/StoredProcedures/ Mobile_Android_EksportKonfig). Więcej informacji nt. tego parametru znajduje się TUTAJ.
Zmiany funkcjonalne w aplikacji Comarch Mobile dotyczące obsługi KSeF
Parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF” na karcie kontrahenta
Parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF” jest widoczny na karcie kontrahenta:
Uwierzytelnienie tokenem
W sekcji KSeF w ustawieniach aplikacji należy uzupełnić token. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu token zostaje w pełni zaszyfrowany.
Jeżeli pole Token nie zostanie uzupełnione, w momencie przesyłania dokumentu do KSeF zostanie wyświetlony komunikat „Nie wykryto tokenu uwierzytelniającego. Komunikacja z systemem KSeF jest niemożliwa.”.
Jeżeli pole Token zostanie uzupełnione błędnym tokenem, w momencie przesyłania dokumentu do KSeF zostanie wyświetlony komunikat „Uwierzytelnienie w KSeF nie powiodło się. Skontaktuj się z administratorem systemu.”.
Zmiany na liście dokumentów w Comarch Mobile
Na liście dokumentów umożliwiono wyświetlanie dodatkowych informacji o statusie KSeF dla faktur sprzedaży. To, czy informacje te są widoczne na liście, zależy od użytkownika aplikacji. Konfiguracja jest dostępna w Ustawieniach listy dokumentów, w sekcji Parametry aplikacji, znajdującej się w ustawieniach aplikacji. Po wejściu w tę opcję użytkownik może włączyć lub wyłączyć wyświetlanie statusów KSeF na liście dokumentów.
Zmiany na dokumencie faktury w Comarch Mobile
Wprowadzona została nowa zakładka KSeF na dokumencie faktury sprzedaży, dzięki której użytkownik ma możliwość podglądu dodatkowych informacji.
Opcja „Sprawdź poprawność KSeF”
Operacja sprawdzania poprawności w KSeF polega na wstępnym sprawdzeniu czy dany dokument zostałby uznany za poprawny gdyby w tej chwili został przesłany do KSeF. Podczas tej operacji następuje sprawdzenie, czy dokument zawiera wszystkie obowiązkowe informacje oraz czy format przekazanych informacji jest zgodny ze schematem e-faktury.
Sprawdzenie poprawności w Comarch Mobile odbywa się:
- Automatycznie w momencie próby zatwierdzenia dokumentu,
- W momencie wywołania akcji z poziomu menu kontekstowego dokumentu FS w buforze „Sprawdź poprawność w KSeF” na liście dokumentów,
Jeżeli weryfikacja będzie pozytywna, wówczas wyświetlony zostaje komunikat: „Dokument [numer dokumentu] jest zgodny ze strukturą e-faktury”
Jeżeli weryfikacja nie będzie pozytywna, wówczas wyświetlony zostaje komunikat: „Dokument [numer dokumentu] jest niezgodny ze strukturą e-faktury”
Eksport faktury do KSeF
W Comarch Mobile wysyłka dokumentów do KSeF odbywa się automatycznie i każda faktura będzie weryfikowana przed zatwierdzeniem, o czym użytkownik zostaje poinformowany odpowiednim komunikatem.
