Artykuł opisuje zmiany w aplikacji Comarch Mobile związane z korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który daje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (KSeF) oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. W sytuacji gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób.
W przypadku, gdy wystawca faktury w momencie tworzenia dokumentu i przekazywania go odbiorcy nie skorzysta z KSeF nie będzie miał już możliwości procesowania faktury za pośrednictwem KSeF.
Konfiguracja systemu ERP XL na potrzeby obsługi Krajowego Systemu Obsługi e-Faktur została opisana TUTAJ.
Warunki konieczne w celu wysłania faktury z Comarch Mobile do KSeF
Na potrzeby integracji i obsługi wysyłki faktur bezpośrednio z Comarch Mobile do KSeF należy:
1. Na definicji dokumentu Faktury sprzedaży z poziomu [Edycji struktury firmy] centrum mobilnego w sekcji Wysyłanie dokumentu do KSeF zaznaczyć jeden z dwóch poniższych parametrów:
-
- Wysyłaj,
- Zależnie od kontrahenta, wówczas dodatkowo zaznaczyć parametr Wysyłaj dokumenty do KSeF na karcie kontrahenta na zakładce Księgowe w sekcji KSeF/Sprzedaż.
Konfiguracja KSeF na karcie kontrahenta
2. Na karcie operatora na zakładce Parametry/Uprawnienia w sekcji KSEF zaznaczyć parametr Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO.
3. W pliku konfiguracyjnym [configuration.xl2024.statement] w folderze [Methods] włączyć parametr [SendToKSeF] (Lokalizacja pliku C:\Program Files (x86)\Comarch Mobile\Serwer synchronizacji\Methods\configuration). Domyślna wartość parametru to „0”, która blokuje możliwość wysyłania dokumentów. Zmiana parametru na „1” odnosić będzie się do wszystkich operatorów mobilnych i umożliwi wysyłanie faktur do KSeF. Więcej informacji nt. tego parametru znajduje się TUTAJ.
Zmiany funkcjonalne w aplikacji Comarch Mobile dotyczące obsługi KSeF
Parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF” na karcie kontrahenta
Parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF” jest widoczny na karcie kontrahenta:
Zmiany na liście dokumentów w Comarch Mobile
Na liście dokumentów umożliwiono wyświetlanie dodatkowych informacji o statusie KSeF dla faktur sprzedaży. To, czy informacje mają być widoczne na liście zależy od użytkownika aplikacji. Konfiguracja dostępna jest w ustawieniach aplikacji, gdzie dodano w sekcji Parametry aplikacji nową opcję Ustawienia listy dokumentów. Po wejściu tę opcję użytkownik będzie mógł włączyć lub wyłączyć możliwość wyświetlania statusów KSeF na liście dokumentów.
Opcja „Sprawdź poprawność KSeF”
Operacja sprawdzania poprawności w KSeF polega na wstępnym sprawdzeniu czy dany dokument zostałby uznany za poprawny gdyby w tej chwili został przesłany do KSeF. Podczas tej operacji następuje sprawdzenie, czy dokument zawiera wszystkie obowiązkowe informacje oraz czy format przekazanych informacji jest zgodny ze schematem e-faktury.
Sprawdzenie poprawności w Comarch Mobile odbywa się:
- Automatycznie w momencie próby zatwierdzenia dokumentu,
- W momencie wywołania akcji z poziomu menu kontekstowego dokumentu FS w buforze „Sprawdź poprawność w KSeF” na liście dokumentów,
- W menu kontekstowym na podglądzie dokumentu.
Jeżeli weryfikacja będzie pozytywna, wówczas wyświetlony zostaje komunikat: „Dokument [numer dokumentu] jest zgodny ze strukturą e-faktury”
Jeżeli weryfikacja nie będzie pozytywna, wówczas wyświetlony zostaje komunikat: „Dokument [numer dokumentu] jest niezgodny ze strukturą e-faktury”
Eksport faktury do KSeF
W Comarch Mobile wysyłka dokumentów do KSeF odbywa się automatycznie i każda faktura będzie weryfikowana przed zatwierdzeniem, o czym użytkownik zostaje poinformowany odpowiednim komunikatem.
Opcja „Pobierz UPO”
Wysłanie faktury do KSeF nie zawsze jest jednoznaczne z tym, że faktura została wystawiona. Aby dokument mógł być nazywany fakturą ustrukturyzowaną, musi posiadać specjalny numer identyfikujący tę fakturę w systemie KSeF. Numer ten nadawany jest przez KSeF w momencie przetworzenia dokumentu, co potwierdzane jest w formie dokumentu UPO, czyli urzędowego poświadczenia odbioru faktury. Obecnie każdy z systemów ERP, w tym Comarch Mobile pobiera UPO jedynie na żądanie operatora.
Opcja „Pobierz UPO” prezentowana jest w Comarch Mobile z poziomu menu kontekstowego dokumentu FS oraz w menu kontekstowym na podglądzie dokumentu tylko i wyłącznie wtedy, gdy:
- Status dokumentu w KSeF to „Wysłano/Nie odebrano UPO”
- Dokument został wystawiony przez zalogowanego w Comarch Mobile operatora
- Operator ma nadane uprawnienie do wysyłania dokumentów do KSeF/Pobierania UPO
Jeżeli uda się pobrać UPO, wówczas w aplikacji zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.
Może wystąpić sytuacja, w której UPO nie będzie jeszcze gotowe w systemie KSeF w związku z czym nie będzie możliwości pobrania go do Comarch Mobile. W takim wypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat: „Nie udało się pobrać UPO. UPO nie jest jeszcze gotowe.”
