XL154 – Krajowy System e-Faktur

W zakresie integracji z Krajowym Systemem e-Faktur w wersji 2022.1 Systemu udostępniono elementy funkcjonalne o charakterze demonstracyjnym, mające na celu zapoznanie Użytkowników z planowanym sposobem obsługi tej integracji.

W wersji 2023.0 udostępniono pełną integrację z KSeF w zakresie eksportu faktur i ich korekt zarówno na środowisko Demo jak i środowisko produkcyjne.

Uwaga

W dniu 2022-12-01 na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, wprowadzający obligatoryjne fakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur.

Z dniem 1 września 2023 roku zaczęła obowiązywać struktura logiczna FA(2) faktury ustrukturyzowanej. Aby móc wysyłać faktury zgodnie z tą strukturą należy w Konfiguracji systemu, na zakładce [KSeF] w kontrolce Schemat faktury wybrać wartość FA(2). W kreacji i konwersji bazy do wersji 2024.0 schemat ten jest ustalany automatycznie.

Ww. wersja schematu jest jedyną obowiązującą strukturą faktury KSeF, aby więc korzystać z funkcjonalności integracji systemu Comarch ERP XL ze środowiskiem KSeF zarówno w zakresie eksportu jak i importu danych konieczna jest praca na wersji 2023.2.1 lub wyższej Systemu oraz wybór ww. schematu w Konfiguracji.

Wysyłka faktur na środowisku Demo służy do przygotowania Firmy do planowanej od 2024 roku obligatoryjności systemu KSeF. Wysłanie faktury na środowisko produkcyjne zaś jest jednoznaczne z wprowadzeniem takiej faktury do obiegu gospodarczego i należy go dokonywać w sposób rozważny.

Funkcjonalność eksportu i importu faktur do KSeF jest dostępna w ramach jednej z poniższych metod licencjonowania:

  • Licencja Comarch KSeF
  • Pakiet OCR

Uwaga
Okres promocyjny, w którym można bezpłatnie korzystać z funkcjonalności eksportu dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur został przedłużony do 31 marca 2024 roku, okres promocyjny dotyczy wersji 2023.2 wzwyż.

Uwierzytelnianie Użytkownika w KSeF

Komunikacja z Systemem KSeF wymaga stosownego uwierzytelnienia Użytkownika na platformie KSeF. W Comarch ERP XL udostępniono możliwość dokonywania takiego uwierzytelniania za pomocą tokena oraz za pomocą certyfikatu. O tym, z której z ww. metod korzysta dany Użytkownik decyduje stosowny parametr na jego karcie.

Parametr uwierzytelniania Operatora w KSeF przy użyciu tokena
Parametr uwierzytelniania Operatora w KSeF przy użyciu tokena

Tokeny przypisywane są na poszczególnych pieczątkach firmy. Użytkownik ma możliwość samodzielnego wprowadzenia/wklejenia tokena wygenerowanego bezpośrednio w KSeF, jak również możliwość wygenerowania go przy użyciu operacji Generuj, dostępnej na niearchiwalnej pieczątce na której podano NIP, a na której dotąd takiego tokena nie wygenerowano/nie przypisano.

Tokem generowany jest w oparciu o numer NIP pieczątki i certyfikat wskazany przez Użytkownika. Tak generowany token otrzymuje wszystkie role: dostęp do faktur, wystawianie faktur, przeglądanie uprawnień, zarządzanie uprawnieniami.

Uwaga
Generując token czy to dla środowiska Demo, czy to dla środowiska Produkcyjnego należy uwierzytelniać się rzeczywistym certyfikatem, natomiast należy wygenerować go oddzielnie dla każdego z ww. środowisk.
Generowanie tokena na pieczątce Firmy
Generowanie tokena na pieczątce Firmy

Użytkownik ma możliwość usunięcia tokena z pieczątki poprzez usunięcie zawartości kontrolki Token KSeF. Usunięcie tokena z pieczątki nie oznacza jego dezaktywacji w KSeF. Takiej dezaktywacji należy dokonywać bezpośrednio w KSeF, np. na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/ oraz https://ksef.mf.gov.pl/ udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

Token jest kopiowany na pieczątkę tworzoną w wyniku archiwizacji poprzedniej pieczątki oraz podczas kopiowania pieczątki metodą <Ctrl>+<Insert>. Sama zmiana tokena nie powoduje natomiast archiwizacji pieczątki.

Na pieczątce z przypisanym tokenem niedostępna jest edycja numeru NIP, aby więc dokonać na niej zmiany NIP‑u należy najpierw usunąć z niej token.

Jeżeli na pieczątce firmy przypisanej do centrum, w kontekście którego zalogowany jest Użytkownik przypisano token i w karcie tego Operatora włączony jest parametr Uwierzytelnienie za pomocą tokena, wówczas taki Operator jest uwierzytelniany w KSeF automatycznie. Jeżeli do danego centrum nie przypisano pieczątki, wówczas do autoryzacji pobierany jest token przypisany na pieczątce centrum głównego.

Jeśli ww. parametr karty Operatora jest wyłączony lub na pieczątce nie zdefiniowano tokena, wówczas przed operacją wysłania faktury, czy też pobrania UPO wymagane jest wskazanie certyfikatu przez Użytkownika.

Wskazany przez Użytkownika certyfikat jest przez System zapamiętywany aż do zamknięcia modułu, czy też zmiany kontekstu pracy Operatora.

Uwaga
Wyjątek i zarazem ograniczenie w wysyłce przy użyciu tokena dotyczy seryjnej wysyłki faktur dokonywanej w trybie wsadowym, o czym więcej w rozdzale dotyczącym Konfiguracji systemu. KSeF nie przewiduje wówczas możliwości uwierzytelniania za pomocą tokena. Do takiej wysyłki wymagane jest wskazanie certyfikatu.

Sesje KSeF

Komunikacja z Systemem KSeF odbywa się w ramach konkretnej sesji KSeF danego Użytkownika. W przypadku wysyłki interaktywnej, tj. dokonywanej dla pojedynczego dokumentu czy też wysyłki seryjnej dokonywanej przy opcji Sesja interaktywna sekcji Eksport wielu dokumentów, o której mowa w rozdziale dotyczącym Konfiguracji systemu sesja nawiązywana jest podczas wysłania pierwszego dokumentu po zalogowaniu się do aplikacji Comarch ERP XL. Wysyłka kolejnych faktur odbywa się już w ramach tej sesji, aż do jej zamknięcia. Sesja zamykana jest podczas/wskutek:

  • Zamknięcia modułu systemu Comarch ERP XL
  • Zmiany Operatora
  • Zmiany kontekstu Operatora
  • Zamknięcia sesji na żądanie Operatora
  • Pobrania UPO dla danej sesji

Informacja o aktualnej sesji interaktywnej bieżącego Operatora dostępna jest w menu System/Sesja KSeF. Użytkownik ma tutaj możliwość samodzielnego zakończenia danej sesji, czy też pobrania UPO dla dokumentów wysłanych w ramach tej sesji.

Bieżąca sesja KSeF Użytkownika i opcja jej zamykania/pobierania UPO
Bieżąca sesja KSeF Użytkownika i opcja jej zamykania/pobierania UPO

W przypadku wysyłki dokonywanej w trybie wsadowym, czyli wysyłki seryjnej dokonywanej przy opcji Plik wsadowy sekcji Eksport wielu dokumentów, o której mowa w rozdziale dotyczącym Konfiguracji systemu każda taka wysyłka dokonywana jest w ramach odrębnej sesji.

Numer sesji KSeF w ramach której został wysyłany dany dokument jest prezentowany na zakładce [KSeF] formatki dokumentu.

Numer sesji KSeF w ramach której został wysłany dokument
Numer sesji KSeF w ramach której został wysłany dokument

Parametry KSeF w Konfiguracji systemu

W oknie Konfiguracji udostępniona została nowa zakładka [KSeF] a na niej parametry dotyczące integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Parametry konfiguracyjne w zakresie integracji z KSeF
Parametry konfiguracyjne w zakresie integracji z KSeF

Środowisko pracy KSeF

Ww. opcja decyduje o tym, czy Firma jedynie testuje funkcjonalność wysyłki faktur do KSeF pracując na wersji Demo, tj. wysyłając faktury na serwer demo Ministerstwa Finansów, czy też używa tej funkcjonalności produkcyjnie, tj. rejestruje w pełni ustrukturyzowaną e-fakturę i wysyła ją na serwer produkcyjny MF.

Zmiana środowiska z Demo na Produkcyjne powinna być świadomą decyzją Użytkownika, wysłanie bowiem faktury na środowisko produkcyjne oznacza wprowadzenie faktury do obiegu gospodarczego. Podczas zmiany środowiska na produkcyjne System usuwa z pieczątek wszystkie zdefiniowane tokeny oraz wszystkie informacje dotyczące dotychczasowych operacji KSeF na dokumentach. Po wysłaniu faktury na środowisko produkcyjne KSeF powrotna zmiana środowiska na Demo nie jest już możliwa. Zmiany środowiska KSeF należy dokonywać wówczas, gdy żaden inny Użytkownik nie pracuje w Systemie. Operator dokonujący zmiany środowiska KSeF na produkcyjne musi potwierdzić, że jest świadom ww. operacji.

Akceptacja operacji związanych ze zmianą środowiska KSeF na produkcyjne
Akceptacja operacji związanych ze zmianą środowiska KSeF na produkcyjne

 

Opcja decydująca o sposobie dokonywania eksportu wielu dokumentów jednocześnie

Podczas wysyłania do KSeF jednego dokumentu wysyłka taka dokonywana jest w ramach sesji interaktywnej. Podczas wysyłki seryjnej wielu zaznaczonych dokumentów natomiast o sposobie dokonywanie tej wysyłki decyduje ustawienie opcji w sekcji Eksport wielu dokumentów. Wybór opcji Sesja interaktywna oznacza, że każda z zaznaczonych faktur zostanie wysłana w oddzielnym pliku, wybór opcji Plik wsadowy natomiast oznacza, że wszystkie one zostaną wysłane w jednej paczce.

Uwaga
W przypadku wysyłki wsadowej należy wziąć pod uwagę fakt, że w przypadku, gdy jedna/dowolna z faktur zostanie przez KSeF uznana za nieprawidłową, odrzucona zostanie cała paczka dokumentów.

Konfiguracji/KSeF dodana została możliwość wskazania czasu oczekiwania Systemu Comarch ERP XL na odpowiedź serwera KSeF podczas wysyłania dokumentów. Otrzymana w tym czasie informacja zwrotna z KSeF prezentowana jest w kontrolce Status wysyłki każdego z wysłanych dokumentów.

Parametry dotyczące zapisywanie pliku wysłanej faktury oraz pobranego urzędowego poświadczenia odbioru jako załącznika faktury

W wersji 2023.0 obsłużona została funkcjonalność podpinania pliku .xml wysyłanej faktury oraz pliku .xml pobieranego UPO jako załączników do faktury. Załączniki te tworzone są o ile włączony jest stosowny parametr sekcji Zapisuj jako załącznik. Tak tworzone załączniki oznaczane są nowym typem załącznika – Plik KSeF.

Jeżeli Użytkownik decyduje się na tworzenie ww. załącznika/załączników wówczas ma możliwość wyboru, czy ma być on zapisywany w bazie, czy jako link do pliku zapisanego na dysku. W tym ostatnim przypadku Użytkownik może wskazać katalog, w którym mają być te pliki zapisywane. Katalog ten można wskazać również w Parametrach komputera/[Wymiana danych].

Katalog zapisu plików .xml wysłanej faktury/pobranego UPO
Katalog zapisu plików .xml wysłanej faktury/pobranego UPO

Zasada zapisywania plików jest następująca: tworzony plik zapisany zostaje w katalogu wskazanym dla danego Użytkownika w Parametrach komputera, a jeżeli go tam nie wskazano, wówczas w katalogu ogólnym wskazanym w Konfiguracji systemu. Jeżeli i tej ścieżki nie wskazano, wówczas pliki te umieszczane są w katalogu o nazwie KSeFXML katalogu instalacyjnego Comarch ERP XL. We wskazanych jw. katalogach tworzone są podkatalogi dla każdej daty z jaką tworzone są pliki i w tychże podkatalogach są one umieszczane.

Parametry sekcji Podczas eksportu wysyłaj 

W ww. sekcji Użytkownik decyduje, czy dla poszczególnych elementów faktury ma być wysyłana ilość/cena dla jednostki głównej, czy jednostki pomocniczej użytej na elemencie, a także ma możliwość wskazania czy System ma wysyłać w pliku opis z elementu faktury.

W wersji 2023.2 w Konfiguracji Systemu na zakładce [KSeF] udostępniono parametr, decydujący o tym, czy numer rachunku bankowego ma zostać wysłany na podstawie rejestru przypisanego do dokumentu, czy na podstawie rejestru/ów przypisanych do poszczególnych płatności dokumentu. W tym ostatnim przypadku wysyłanych rachunków bankowych może być wiele.

Parametryzacja sposobu ustalania rachunku bankowego dla wysyłanej faktury
Parametryzacja sposobu ustalania rachunku bankowego dla wysyłanej faktury

Dotychczas jako numer dokumentu wysyłanego/korygowanego wysyłany był numer obcy dokumentu z kontrolki Faktura na zakładce [Nagłówek] formatki dokumentu, domyślnie ustalany na podstawie numeru systemowego FS/FSK. Dla tych Użytkowników, którzy wykorzystują to pole do dodatkowego oznaczania dokumentów, udostępniona została możliwość wysyłania do KSeF numeru systemowego dokumentu. O tym, który z numerów (własny/obcy) ma został wysłany decyduje stosowny parametr w Konfiguracji systemu.

Parametryzacja numeru dokumentu wysyłanego do KSeF
Parametryzacja numeru dokumentu wysyłanego do KSeF

Struktura e-faktury umożliwia przesyłanie informacji o numerach partii towarów, z której/których pochodzą towary będące przedmiotem transakcji dokumentowanej fakturą. Od wersji 2023.2 System obsługuje ich wysyłania. Ww. dane przesyłane są wówczas, jeżeli w Konfiguracji systemu włączony zostanie parametr Podczas eksportu wysyłaj/Numer partii towaru.

Parametr decydujący o wysyłaniu do KSeF informacji o partiach sprzedanego towaru
Parametr decydujący o wysyłaniu do KSeF informacji o partiach sprzedanego towaru

Jako partia towaru wysyłana jest wartość tekstowa ustalona na podstawie: kodu towaru, cechy dostawy, EAN-u dostawy i daty ważności dostawy, o ile dostawy posiadają takie dane.

Zmienione zostały zasady aktywności kontrolki pozwalającej na podanie ścieżki do katalogu, w którym zapisywane mają być załączniki KSeF wysyłanych/importowanych faktur. Zapisywanie takich załączników dla wysyłanych faktur jest opcjonalne, natomiast dla faktur pobieranych ze środowiska KSeF zapisywane są one zawsze, stąd parametr Zapisuj jako załącznik/Plik importowanej faktury ma jedynie charakter informacyjnych jest włączony na trwale. Co za tym idzie kontrolka wyboru katalogu pozostaje aktywna cały czas.

Zakładka Import w Konfiguracji/KSeF

W Konfiguracji systemu na zakładce [KSeF] dodana została pod-zakładka [Import] a na niej szereg nowych parametrów. Parametry te stanowią element przygotowawczy dla planowanej w kolejnych wersjach Systemu funkcjonalności tworzenia dokumentu zakupu w Systemie Comarch ERP XL na podstawie faktury zakupu zaimportowanej z KSeF. W wersji 2024.0 parametry te nie są w żaden sposób obsługiwane.

Parametry przygotowujące System do planowanej funkcjonalności tworzenia faktur zakupu na podstawie faktury pobranej z KSeF
Parametry przygotowujące System do planowanej funkcjonalności tworzenia faktur zakupu na podstawie faktury pobranej z KSeF

Parametry KSeF na definicji dokumentu

Na definicję dokumentów FS, FSE, FSL i FEL dodane zostały stosowne parametry dotyczącej obsługi tego typu dokumentu w danym centrum w zakresie wysyłki do KSeF.

Parametry KSeF na definicji FS
Parametry KSeF na definicji FS

Stosowna opcja decyduje o tym, czy domyślnie dokument tego typu ma być oznaczony jako podlegający wysyłce do KSeF. Użytkownik ma możliwość wyboru jednej z czterech opcji:

  • Opcja Nie wysyłaj oznacza, że tego typu dokumenty w danym centrum nie podlegają wysyłce do KSeF
  • Opcja Wysyłaj oznacza, że wszystkie dokumenty tego typu rejestrowane w danym centrum mają być domyślnie oznaczona jako podlegające wysyłce do KSeF
  • Opcja Poza systemem oznacza, że dokumenty co prawda podlegają wysyłce do KSeF ale będzie ona dokonywana poza Systemem Comarch ERP XL
  • Opcja Zależnie od kontrahenta

Ostatnia z opcji, w połączeniu z parametrami na karcie kontrahenta decyduje o tym, czy faktury rejestrowane dla danego kontrahenta podlegają wysyłce do KSeF, a jeżeli tak, to czy będzie ona dokonywana z Systemu Comarch ERP XL czy poza nim. Domyślnie parametr Wysyłaj dokumenty do KSeF kart kontrahentów jest włączony, natomiast parametr Poza systemem wyłączony. Użytkownik może zmienić ich ustawienie czy to bezpośrednio na karcie/kartach kontrahentów, czy też z użyciem wzorca kontrahenta.

Parametry KSeF na wzorcu i karcie kontrahenta
Parametry KSeF na wzorcu i karcie kontrahenta

Ww. zasady zostały utrzymane, natomiast wprowadzona została zależność pomiędzy statusem kontrahenta (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i parametrem WSTO a parametrami KSeF – po zmianie statusu na odbiorca detaliczny i/lub po włączeniu WSTO parametr Wysyłaj dokumenty do KSeF jest automatycznie wyłączany, choć nadal dostępny do edycji.

Powiązanie pomiędzy statusem kontrahenta a parametrem wysyłki do KSeF
Powiązanie pomiędzy statusem kontrahenta a parametrem wysyłki do KSeF

Podczas konwersji bazy System wyłącza parametr wysyłki do KSeF na kartach typu odbiorca detaliczny oraz tych, które mają włączony parametr WSTO. Na pozostałych kartach ustawienie parametru pozostaje bez zmian.

Podobna zależność wprowadzona została na wzorcu (grupie) kontrahenta.

Uwaga
Ww. zależności pomiędzy statusem kontrahenta a wysyłką do KseF będą właściwe z chwilą, gdy KSeF stanie się obowiązkowy i mają na celu przygotowanie Użytkownika do właściwego oznaczania faktur w kontekście wysyłki do KSeF. Jeżeli Użytkownik już obecnie wysyła produkcyjnie faktury do KSeF powinien na kartach odbiorców detalicznych oraz podmiotów, z którymi rejestruje transakcje w procedurze OSS włączyć parametr wysyłki do KSeF a wyłączyc go dopiero 1 lipca 2024.

Parametr Automatycznie podczas zatwierdzania definicji dokumentu, jak sama nazwa wskazuje decyduje o tym, czy podczas zatwierdzania dokumentu czy to z formatki czy to z listy ma być on automatycznie wysłany do KSeF. Obsłużona została również opcjonalna kontrola poprawności semantycznej dokumentu ze schemą KSeF przed jego zatwierdzeniem. Jest ona dokonywana o ile na definicji dokumentu włączony jest parametr Weryfikuj w KSeF przed zatwierdzeniem. W związku z tym, że przed wysłaniem dokumentu do KSeF System najpierw wstępnie weryfikuje jego poprawność, po zaznaczeniu parametru wysyłki podczas zatwierdzania parametr weryfikacji w KSeF jest automatycznie włączany.

Na definicji FZ/FZL, w sekcji Dokument źródłowy z KSeF udostępnione zostały parametry dotyczącej obsługi tego typu dokumentów w zakresie ich powiązania z systemem KSeF.

Parametry KSeF na definicji FZ
Parametry KSeF na definicji FZ

Stosowna opcja decyduje o tym, czy domyślnie dokument tego typu ma być oznaczony jako rejestrowany na podstawie faktury pobranej z KSeF. Użytkownik ma możliwość wyboru jednej z czterech opcji:

  • Opcja Nie dotyczy oznacza, że tego typu dokumenty w danym centrum nie będą rejestrowane na podstawie faktur z KSeF (np. otrzymywane są wyłącznie od Dostawców zagranicznych)
  • Opcja Pobrany z KSeF oznacza, że dokumenty tego typu będą rejestrowane na podstawie faktur pobranych do Systemu z KSeF
  • Opcja Poza systemem oznacza, że dokumenty będą rejestrowane na podstawie faktur z KSeF, ale będą one pobierane poza Systemem Comarch ERP XL
  • Opcja Zależnie od kontrahenta

Ostatnia z opcji, w połączeniu z parametrami Źródłowy z KSeF i Poza systemem sekcji KSeF/Zakup karty kontrahenta decyduje o tym, czy faktury od danego Dostawcy będą rejestrowane na podstawie faktur pobranych z KSeF, a jeżeli tak, to czy będą pobierane z KSeF do Systemu Comarch ERP XL czy poza nim.

Parametry KSeF dotyczące zakupu na wzorcu i karcie kontrahenta
Parametry KSeF dotyczące zakupu na wzorcu i karcie kontrahenta

Domyślnie parametr Źródłowy z KSeF kart dostawców krajowych jest włączony, natomiast parametr Poza systemem wyłączony, w przypadku kart dostawców zagranicznych oba parametry są domyślnie wyłączone. Użytkownik może zmienić ich ustawienie czy to bezpośrednio na karcie/kartach kontrahentów, czy też z użyciem aktualizacji kart przy pomocy wzorca kontrahenta.

Prawa z zakresu KSeF na karcie operatora

Nie każdy Operator może dokonywać wysyłki dokumentów do KSeF/pobierać UPO z KSeF. O takiej możliwości decyduje prawo Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO na jego karcie. Parametr Edycja numeru KSeF natomiast decyduje o tym, czy Operator może wprowadzić na dokument numer KSeF dokumentu i inne informacje dotyczące wysyłki dokumentu do KSeF. Taka edycja możliwa jest wyłącznie na tych dokumentach, które są oznaczone jako wysłane do KSeF poza systemem (np. zostały wysłane przez inny system/aplikację), omówione w dalszej części dokumentu. Parametr Uwierzytelnienie za pomocą tokena decyduje o tym, czy dany Operator ma być uwierzytelniany za pomocą tokena, o czym napisano powyżej.

W zakresie operacji związanych z KSeF dodane zostało nowe prawo Operatora: Pobieranie faktur, decydujące o tym, czy Operator ten może pobierać faktury zakupu ze środowiska KSeF. Dodatkowo rozszerzony został zakres prawa Edycja numeru KSeF na dok./Spinanie z KSeF na zatw. dok. Odtąd prawo to jest wymagane do dokonania poniższych operacji:

  • Ręczna edycja danych KSeF na fakturach sprzedaży i fakturach zakupu
  • Edycja parametru Poza systemem na zatwierdzonych fakturach sprzedaży
  • Edycja parametru Poza systemem na fakturach zakupu (bez względu na ich stan)
  • Spinanie zatwierdzonego (a w przypadku A-visty zaksięgowanego) dokumentu systemowego z fakturą KSeF, o czym więcej w dalszej części dokumentu
  • Odłączanie faktury KSeF od zatwierdzonego (a w przypadku A-visty zaksięgowanego) dokumentu systemowego, o czym więcej w dalszej części dokumentu

 

Prawa w zakresie KSeF na karcie Operatora
Prawa w zakresie KSeF na karcie Operatora

Parametry KSeF na formatkach faktur sprzedaży i ich korekt

Na formatkach faktur sprzedaży i formatkach korekt faktur sprzedaży udostępniona została zakładka [KSeF], na której prezentowane są poniższe informacje dotyczące wysyłki dokumentu do KSeF.

  • Parametr Wyślij do KSeF decydujący o tym, czy dokument podlega wysyłce do KSeF
  • Parametr Poza systemem pozwalający na oznaczenie, że dokument został/zostanie wysłany do KSeF, ale zostanie to dokonane poza Comarch ERP XL

Ww. parametry ustalane są domyślnie na podstawie opcji wybranej w sekcji Wysyłanie dokumentu do KSeF definicji dokumentu. Jeżeli na definicji wybrano opcję Nie wysyłaj, wówczas ww. parametry są domyślnie wyłączone, jeżeli wybrano opcję Wysyłaj, wówczas parametr Wyślij do KSeF zostaje włączony a Poza systemem wyłączony, jeżeli w definicji wybrano opcję Poza systemem, wówczas oba parametry na dokumencie zostają włączone. Jeżeli zaś na definicji wybrano opcję Zależnie od kontrahenta, wówczas parametry ustalana są zależy od ustawienia parametrów KSeF na karcie kontrahenta, dla którego rejestrowana jest faktura.

Ww. zasada ustalania parametrów na podstawie definicji dokumentu dotyczy również tworzenia nowego dokumentu poprzez kopiowanie <CTRL>+<Insert>, natomiast na korektach ww. parametry ustalane są na podstawie dokumentu korygowanego.

Edycja parametru Wyślij do KSeF jest możliwa pod poniższymi warunkami:

  • Operator ma prawo do edycji dokumentu tego centrum
  • Stan dokumentu jest inny niż anulowany
  • Parametr Poza systemem jest wyłączony
  • Dokument nie został jeszcze wysłany do KSeF

Użytkownik może dokonać zmiany ustawienia ww. parametru również w sposób seryjny, przy użyciu stosownych opcji menu kontekstowego listy FS/FSE.

Seryjna zmiana parametru Wyślij do KSeF opcją w menu kontekstowym
Seryjna zmiana parametru Wyślij do KSeF opcją w menu kontekstowym

Edycja parametru Poza systemem jest możliwa na dokumencie, który nie został dotąd wysłany do KSeF, przy czym

  • parametr może zostać włączony o ile włączony jest parametr Wyślij do KSeF
  • na zatwierdzonym dokumencie jego edycji może dokonać wyłącznie Operator z prawem Edycja numeru KSeF na dokumentach

Zaznaczenie parametrów Wyślij do KSeF/Poza systemem na dokumencie oznacza, że dokument został/zostanie wysłany do KSeF poza Systemem Comarch ERP XL. Na tak oznaczonym dokumencie Operator z prawem Edycja numeru KSeF na dokumentach może samodzielnie wprowadzić dane dotyczące KSeF: numer KSeF dokumentu, status KSeF, numer sesji, numer referencyjny dokumentu oraz daty wysłania/przyjęcia/odebrania UPO.

  • Numer KSeF dokumentu

Ww. numer jest to numer identyfikujący fakturę, nadawany przez KSeF i zapisywany na dokumencie po pobraniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).

  • Status KSeF dokumentu

Status KSeF zmieniany jest automatycznie podczas operacji wysyłania faktury i pobierania UPO i może przyjąć jedną z poniższych wartości:

  • Nie wysłano
  • Wysłano/nie odebrano UPO
  • Wysłano/odebrano UPO
  • Odrzucono
  • Data i godzina wysłania dokumentu w KSeF oraz identyfikator Operatora, który dokonał wysyłki
  • Data i godzina przyjęcia dokumentu w KSeF, ustalana po pobraniu UPO
  • Data i godzina pobranie UPO oraz identyfikator Operatora, który dokonał jego pobrania
  • Numer referencyjny sesji, w ramach której dokonano wysyłki faktury
  • Numer referencyjny dokumentu, zapisywany wyłącznie w przypadku jeżeli wysyłka dokumentu odbyła się w trybie interaktywnym
Parametry KSeF na formatce FS
Parametry KSeF na formatce FS

Ww. zakładka dostępna jest na formatkach poniższych typów dokumentów:

  • FS, (s)FS, (S)FS, (A)FS, FSL
  • FSE, (s)FSE, (S)FSE, FEL
  • RA, RAK
  • FSK, (s)FSK, (S)FSK, (Z)FSK, (A)FSK, KSL
  • FKE, (s)FKE, (S)FKE, (Z)FKE, KEL

Użytkownik ma możliwość dokonania poniższych operacji bezpośrednio z formatki ww. dokumentów. Służą do tego stosowne opcje dostępne na prawej belce zakładki [KSeF] dokumentu. Operacje te zostały omówione w dalszej części dokumentu.

  • Operacja Sprawdź poprawność w KSeF
  • Operacja Wyślij do KSeF
  • Operacja Pobierz UPO

Na uproszczonej formatce dokumentu (A)FS podstawowe dane z zakresu KSeF prezentowane są w sekcji KSeF zakładki [Ogólne}, a ww. operacje z zakresu weryfikacji/wysyłki do KSeF/pobierania UPO dostępne są z każdej zakładki tej formatki. Wysyłka, w tym seryjna z listy Rejestru VAT planowana jest w jednej z kolejnych wersji.

Parametry KSeF ma uproszczonej formatce (A)FS
Parametry KSeF ma uproszczonej formatce (A)FS

Od wersji 2019.0 uprawniony do tego Użytkownik tj. Operator z prawem Edycja daty sprzedaży na zatwierdzonym dokumencie może zmieniać datę sprzedaży na zatwierdzonych dokumentach: FS, (S)FS, (s)FS, RA, WZ, FSL, FSE, (S)FSE, (s)FSE, WZE, FEL do chwili ich zaksięgowania. W wersji 2023.0 warunek ten został zmieniony i na dokumencie wysłanym produkcyjnie do KSeF żaden Operator już tej daty nie mógł zmieniać. Blokada ta okazała się niesłuszna ze względu na przypadki, kiedy to data zakończenia dostawy nie jest znana w chwili wysłania dokumentu do KSeF. W wersji 2024.0 blokadę tą usunięto i Operator z ww. prawem może zmieniać datę sprzedaży również na dokumentach wysłanych do KSeF.

Edycja daty sprzedaży przez uprawnionego Operatora na zatwierdzonej FS wysłanej do KSeF
Edycja daty sprzedaży przez uprawnionego Operatora na zatwierdzonej FS wysłanej do KSeF

Zasady edycji daty sprzedaży na dokumentach handlowych i fakturach A-vista przedstawiają poniższe tabele:

  • Zatwierdzony dokument handlowy sprzedaży (FS, (S)FS, (s)FS, RA, WZ, FSL, FSE, (S)FSE, (s)FSE, WZE, FEL)
Edycja daty sprzedaży na zatwierdzonej FS
Zatwierdzona, niezaksięgowana Zaksięgowana
Czy Operator posiada prawo Edycja daty sprzedaży na zatwierdzonym dokumencie Blokada edycji
Nie Tak
Blokada edycji Możliwość edycji
  • Faktury A-Vista: (A)FS i (A)FSK) – formatka zwykła i uproszczona)
Edycja daty sprzedaży na (A)FS/FSK
Niezaksięgowana Zaksięgowana
Czy dokument został wysłany do KSeF Blokada edycji
Nie Tak
Możliwość edycji Czy Operator ma prawo Edycja daty sprzedaży na zatw. dokumencie
Nie Tak
Blokada edycji Możliwość edycji

Zmiany w zakresie edycji numeru obcego na zatwierdzonym dokumencie sprzedaży

Od wersji 2019.1 Operator z prawem Edycja numeru obcego na zatwierdzonym dokumencie może zmieniać numer obcy na dokumencie zatwierdzonym, w tym również zaksięgowanym. W wersji 2023.0 wprowadzona została blokada edycji tego numeru na dokumencie, który produkcyjnie został wysłany do KSeF. W wersji 2024.0 warunek ten został nieco zmieniony, w związku z parametryzacją w zakresie wysyłanego numeru dokumentu. Jeżeli parametr w Konfiguracja/KSeF/Podczas eksportu wysyłaj/Numer dokumentu ustawiony jest na Systemowy, wówczas Operator z prawem jw. może edytować ten numer również po wysłaniu dokumentu do KSeF.

Edycja numer obcego przez uprawnionego Operatora na zatwierdzonej FS
Edycja numer obcego przez uprawnionego Operatora na zatwierdzonej FS

Zasady edycji numeru obcego na zatwierdzonym dokumencie sprzedaży przedstawiają poniższe tabele:

  • Zatwierdzona, w tym zaksięgowana FS, zaksięgowana (A)FS, (A)FSK – formatka zwykła i uproszczona

Edycja numeru obcego na zatwierdzonej FS (w tym również zaksięgowanej)

Edycja numeru obcego na zaksięgowanej (A)FS/FSK

Czy Operator ma prawo Edycja nr obcego na zatwierdzonym dokumencie
Nie Tak
Możliwość edycji Podczas eksportu wysyłaj/numer dokumentu
Systemowy Obcy
Możliwość edycji Czy dokument został wysłany do KSeF
Nie Tak
Blokada edycji Możliwość edycji
  • Niezaksięgowana (A)FS, (A)FSK
Edycja numeru obcego na niezaksięgowanej (A)FS, (A)FSK
Podczas eksportu wysyłaj/numer dokumentu
Systemowy Obcy
Możliwość edycji Czy dokument został wysłany do KSeF
Nie Tak
Możliwość edycji Blokada edycji

 

Wysyłanie faktur do KSeF

Wysyłanie dokumentów do KSeF obejmuje poniższe typy dokumentów:

  • FS, (s)FS, (S)FS, (A)FS, FSL
  • FSE, (s)FSE, (S)FSE, FEL
  • RA, RAK
  • FSK, (s)FSK, (S)FSK, (Z)FSK, (A)FSK, KSL
  • FKE, (s)FKE, (S)FKE, (Z)FKE, KEL

O tym, czy wysyłka jest wysyłką testową, mającą na celu jedynie weryfikację poprawności danych wprowadzonych w Systemie Comarch ERP XL, poprawności ich interpretacji, poprawności procedur wdrożonych w Firmie czy też jest rzeczywistym wprowadzeniem faktury do obiegu gospodarczego decyduje opisane wyżej ustawienie opcji Środowisko pracy na zakładce [KSeF] Konfiguracji systemu.

Wysłania dokumentu do KSeF może dokonać wyłącznie Operator z prawem Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO.

Wysłanie dokumentu może być dokonane jedną z poniżej opisanych metod.

Automatyczne wysyłanie faktur podczas ich zatwierdzania

Operacja automatycznej wysyłki dokonywana jest wówczas, jeżeli na definicji tego typu dokumentu włączony jest parametr Automatycznie podczas zatwierdzania i dokument oznaczony jest jako podlegający wysyłce w systemie Comarch ERP XL, tj. parametr Wyślij do KSeF jest włączony, a parametr Poza systemem jest wyłączony. Taka wysyłka realizowana jest zarówno podczas zatwierdzania dokumentu z jego formatki, jak i podczas jego zatwierdzania opcją menu kontekstowego listy dokumentów, w tym podczas seryjnego zatwierdzania wielu zaznaczonych dokumentów.

Opcjonalna wysyłka faktury podczas jej zatwierdzania
Opcjonalna wysyłka faktury podczas jej zatwierdzania

Przed zatwierdzeniem dokumentu połączonym z automatyczną wysyłką System weryfikuje jego datę, w przypadku, gdy data wystawienia dokumentu jest inna niż bieżąca prezentowane jest stosowne pytanie/ostrzeżenie.

Ostrzeżenie przed wysyłką dokumentu z datą wystawienia niezgodną z datą bieżącą
Ostrzeżenie przed wysyłką dokumentu z datą wystawienia niezgodną z datą bieżącą

Jeżeli Operator nie ma prawa do wysyłania faktur do KSeF, wówczas zatwierdzenie dokumentu oznaczonego jako podlegający automatycznej wysyłce do KSeF jest niemożliwe, podobnie w przypadku gdy zatwierdzany dokument nie przejdzie pozytywnie wstępnej weryfikacji zgodności ze schemą e-faktury.

Wysyłka faktury dokonywana z jej formatki

Operacja Wyślij do KSeF dostępna jest na zakładce [KSeF] formatek faktur sprzedaży i ich korekt, natomiast na uproszczonej formatce faktury A-vista (A)FS na każdej z nich. Przycisk dostępny jest o ile spełnione są wszystkie poniższe warunki

  • Dokument został zatwierdzony (nie dotyczy faktur A-vista)
  • Dokument jest oznaczony jako podlegający wysyłce w Systemie Comarch ERP XL
  • Dokument nie był dotąd wysyłany do KSeF lub został odrzucony w KSeF
  • Operator ma prawo do wysyłania dokumentów do KSeF
Operacja wysłania dokumentu do KSeF dokonywana z jego formatki
Operacja wysłania dokumentu do KSeF dokonywana z jego formatki

Seryjna wysyłka faktur z listy FS/FSE

Użytkownik może dokonać wysłania faktury przy użyciu stosownego przycisku pod listą dokumentów oraz za pomocą opcji Wyślij do KSeF menu kontekstowego listy FS/FSE, w tym seryjnie dla wielu zaznaczonych dokumentów.

Ww. przycisk pod listą dokumentów FS/FSE jest aktywny o ile kursor wskazuje na zatwierdzony dokument i Operator ma prawo do wysyłania dokumentów do KSeF, pozostałe warunki niezbędne do wysłania dokumentu są sprawdzane już po uruchomieniu operacji. Natomiast zasady dostępności opcji w menu kontekstowym są identyczne jak opisane dla przycisku formatki dokumentu.

Seryjna wysyłka faktur do KSeF dokonywana z listy dokumentów
Seryjna wysyłka faktur do KSeF dokonywana z listy dokumentów

Warunki skutecznej wysyłki dokumentu do KSeF

System dokonuje wysyłki danego dokumentu, o ile spełnione są wszystkie poniższe warunki. Spełnienie niektórych z nich decyduje o dostępności opcji wysyłki, niektóre zaś sprawdzane są już po jej wywołaniu. Poniżej znajduje się ich pełna lista:

  • Operator ma prawo Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO
  • Stan dokumentu: wysyłce podlegają dokumenty, które zostały już zatwierdzone, a nie zostały anulowane (nie dotyczy faktur A-vista (A)FS/FSK)
  • Status KSeF dokumentu: wysyłce podlegają dokumenty, które nie były dotąd wysyłane do KSeF lub zostały odrzucone w KSeF
  • Dokument jest oznaczony jako podlegający wysyłce w Systemie Comarch ERP XL tj. parametr Wyślij do KSeF jest włączony, a parametr Poza systemem jest wyłączony
  • W przypadku korekt ręcznych FSK/FKE – Użytkownik podał numer KSeF oryginału- więcej na ten temat w dalszej części dokumentu
  • W przypadku faktur A-vista (A)FS/FSK – na dokument wprowadzono element lub rekord tabeli VAT
  • Dokument spełnia wstępne warunki zgodności ze schemą FA(2)
  • Dokument jest wysyłany do KSeF wyłącznie, jeżeli spełnione są wszystkie ww. warunki. Jeżeli wstępna weryfikacja zgodności ze schemą jest negatywna, wówczas Użytkownik jest o tym informowany i powinien poprawić stosowne dane czy to na dokumencie, czy to na obiektach powiązanych takich jak pieczątka Firmy, karta kontrahenta, karta adresu, karta towaru itp.
  • Dokument pozytywnie zweryfikowany jest wysyłany do KSeF. Po dokonaniu takiej wysyłki status KSeF dokumentu zostaje zmieniony na Wysłano/nie odebrano UPO, a dodatkowo na dokumencie zapisany zostaje numer referencyjny sesji w ramach której został on wysłany, numer referencyjny dokumentu (wyłącznie przy wysyłce interaktywnej) oraz informacja o dacie wysłania i Operatorze, który tej wysyłki dokonał.
Zmiana statusu KSeF i inne informacje dotyczące wysyłki dokumentu
Zmiana statusu KSeF i inne informacje dotyczące wysyłki dokumentu

Uwaga
W przypadku Firm wielooddziałowych, posługujących się wieloma pieczątkami i NIP-ami istotne jest, aby Użytkownik dokonujący wysyłki dokumentu był zalogowany w centrum, które ten dokument zarejestrowało.

Opcjonalnie plik .xml tworzony na podstawie wysyłanej faktury może zostać podpięty jako jej załącznik. Więcej na ten temat napisano w rozdziale dotyczącym Konfiguracji systemu. Funkcjonalność ta dostępna jest wyłącznie przy wysyłce dokonywanej w trybie interaktywnym.

Plik .xml wysłanej faktury jako jej załącznik
Plik .xml wysłanej faktury jako jej załącznik

Status wysyłki dokumentu do KSeF

Na fakturach wysłanych do KSeF obsłużono zapisywanie i prezentowanie tekstowego statusu wysyłki, czyli informacji otrzymanej ze środowiska KSeF w trakcie komunikacji z tym środowiskiem. W Konfiguracji/KSeF dodana została możliwość wskazania czasu oczekiwania Systemu Comarch ERP XL na odpowiedź serwera KSeF podczas wysyłania dokumentów. Otrzymana w tym czasie informacja zwrotna z KSeF prezentowana jest w kontrolce Status wysyłki każdego z wysłanych dokumentów.

Parametryzacja czasu oczekiwania na odpowiedź KSeF podczas wysyłki dokumentów
Parametryzacja czasu oczekiwania na odpowiedź KSeF podczas wysyłki dokumentów
Status wysyłki – informacja otrzymana ze środowiska KSeF dla wysyłanego dokumentu
Status wysyłki – informacja otrzymana ze środowiska KSeF dla wysyłanego dokumentu

Ww. status wysyłki aktualizowany jest na dokumencie podczas pobierania UPO dla danego dokumentu.

Treść informacji otrzymanej ze środowiska KSeF poprzedzona jest numerem, pozwalającym Użytkownikowi na lepsze rozpoznanie, na jakim etapie wysyłki dokumentu zakończyła się komunikacja z KSeF. KSeF przewiduje poniższe statusy informacji:

  • <100 – 200) – kod inicjalny, proces jest w trakcie lub został zainicjowany, ale nie został jeszcze rozpoczęty
  • <200 – 300) – sukces, proces został zakończony poprawnie
  • <300 – 400) – kod operacyjny, proces jest w trakcie realizacji zdefiniowanych zadań
  • <400 – 500) – kod terminalny, błąd, proces został zakończony ze względu na wystąpienie błędu biznesowego

Ww. funkcjonalność zapisywania statusu wysyłki została połączona z wprowadzeniem dodatkowego statusu KSeF dokumentu: W trakcie wysyłki. Statusem tym oznaczane są te faktury, dla których w określonym w Konfiguracji czasie otrzymano informację zwrotną z przedziału <300-400), o którym mowa poniżej, czyli dla dokumentu tego istnieje duże prawdopodobieństwo jego przyjęcia w KSeF, ale nie pewność co do tego zdarzenia. Dla dokumentów o takim statusie KSeF Użytkownik ma możliwość wykonania operacji pobrania UPO, po której zyska pewność, że dokument został faktycznie przyjęty w KSeF.

Nowy status KSeF dokumentu został uwzględniony na formatce dokumentu, na liście dokumentów w kolumnie KSeF/Status oraz w filtrze Status KSeF listy faktur sprzedaży.

Nowy status KSeF „W trakcie wysyłki” na formatce faktury sprzedaży
Nowy status KSeF „W trakcie wysyłki” na formatce faktury sprzedaży
Status „W trakcie wysyłki” na liście faktur sprzedaży i filtrowanie wg tego statusu
Status „W trakcie wysyłki” na liście faktur sprzedaży i filtrowanie wg tego statusu

Pełna interpretacja w Systemie Comarch ERP XL informacji zwracanych przez środowisko KSeF przedstawiona została w poniższej tabeli.

Status informacji z KSeF
Numer informacji Znaczenie informacji Status KSeF dokumentu ustalany w Comarch ERP XL
<100 – 200) Kod inicjalny, proces jest w trakcie lub został zainicjowany, ale nie został jeszcze rozpoczęty Dokument traktowany jako niewysłany do KSeF
<200 – 300) Sukces, proces został zakończony poprawnie Wysłano/nie odebrano UPO
<300 – 400) Kod operacyjny, proces jest w trakcie realizacji zdefiniowanych zadań W trakcie wysyłki
<400 – 500) Kod terminalny, błąd, proces został zakończony ze względu na wystąpienie błędu biznesowego Odrzucony

Podczas komunikacji ze środowiskiem KSeF zdarzają się sporadycznie sytuacje, w którym środowisko to staje się chwilowo niedostępne lub połączenie z nim jest niestabilne. W takich przypadkach mogą się pojawić chwilowe problemy w zakresie czy to wysyłki dokumentów, czy to ustalania prawidłowego statusu wysyłki na takich dokumentach. Użytkownik powinien zwrócić szczególną uwagę na przypadki j.n.

  • Błąd komunikacji z KSeF
Błąd komunikacji z KSeF
Błąd komunikacji z KSeF
  • Błąd aktualizacja statusu KSeF wysyłanych faktur sprzedaży
Błąd podczas aktualizacji statusu KSeF faktur sprzedaży
Błąd podczas aktualizacji statusu KSeF faktur sprzedaży

W obu ww. przypadkach Użytkownik powinien zalogować się bezpośrednio do środowiska KSeF i sprawdzić, czy dokumenty, podczas wysyłania których pojawiał się ww. błąd znajdują się na serwerze KSeF. Jeżeli faktury zostały przyjęte przez KSeF, wówczas na tych dokumentach w Systemie Comarch ERP XL należy poprawić status KSeF. W tym celu należy na dokumencie zaznaczyć parametr Poza systemem, a następnie wprowadzić numer KSeF dokumentu, datę wysłania, przyjęcia, pobrania UPO oraz ustalić status na Wysłano/Odebrano UPO. Na zatwierdzonym dokumencie może to uczynić Operator z prawem Edycja numeru KSeF na dok./ Spinanie z KSeF na zatw. dok.

Samodzielne wprowadzanie przez Operatora danych o wysyłce faktury sprzedaży do KSeF
Samodzielne wprowadzanie przez Operatora danych o wysyłce faktury sprzedaży do KSeF

Faktury wysłane do KSeF są dostępne w aplikacji podatnika udostępnionej przez Ministerstwo Finansów na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/ oraz https://ksef.mf.gov.pl/.

Każdą z przesłanych faktur można w niej obejrzeć, jak również pobrać.

Wizualizacja faktur w Krajowym Systemie e-Faktur
Wizualizacja faktur w Krajowym Systemie e-Faktur

Mapowanie danych na strukturę logiczną e-faktur wg schemy FA(2)

Uwaga

Wprowadzona w wersji 2023.0 Systemu i opisana w niniejszym dokumencie integracja z KseF opiera się na dotychczasowych regulacjach i schemie FA(2).

Wszystkie dane przesyłane przez System do KSeF ustalane są za pomocą stosownych funkcji/procedur, które mogą być stosownie modyfikowane przez Partnerów/zespoły IT na potrzeby konkretnego Klienta.

Szczegółowe informacje dotyczące sposobu mapowania danych wprowadzonych w Systemie Comarch ERP XL na strukturę logiczną e-faktur zostały opisane w odrębnym dokumencie. W niniejszym rozdziale opisano jedynie te, które wymagają szczególnej uwagi Użytkowników.

Numer faktury

Jako numer faktury wysyłany jest numer obcy dokumentu. Przyjęto tutaj identyczną zasadę, jaka obowiązuje w JPK_FA, CUK i innych deklaracjach. W jednej z kolejnych wersji zachowanie Systemu zostanie w tym względnie sparametryzowany i wysyłany będzie numer własny (systemowy) lub numer obcy dokumentu.

Dane Sprzedawcy

Ww. dane ustalane są na podstawie danych z pieczątki przypisanej do dokumentu, a jeżeli dokument nie ma przypisanej pieczątki, wówczas z pieczątki przypisanej do centrum głównego struktury Firmy. Nazwa i adres pobierane są z zakładki [Deklaracje] i [Deklaracje cd.], czyli wg zasad obowiązujących dla JPK_FA i innych deklaracji. Na wydrukach faktur dane Sprzedawcy pobierane są z zakładki [Ogólne] tejże pieczątki, w związku z czym Użytkownicy powinni zadbać o zgodność tych danych na poszczególnych zakładkach pieczątki. W przypadku Sprzedawcy będącego osobą fizyczną jako nazwisko przyjmowana jest ta wartość z pola Nazwa, po której występuje pierwszy przecinek, a jako imię przyjmowana jest wartość pomiędzy pierwszym a drugim przecinkiem pola Nazwa.

Imię i nazwisko Nabywcy będącego osobą fizyczną

Pomiędzy schematami FA(1) i FA(2) dokonana została zmiana zasad przesyłania nazwy Nabywcy, Odbiorcy oraz Płatnika. Zgodnie ze schematem FA(2) wysyłana jest ona w ten sam sposób niezależny od rodzaju podmiotu (podmiot gospodarczy/osoba fizyczna). W związku z powyższym od wersji 2024.0 nazwa ww. podmiotów wysyłana jest zawsze na podstawie zawartości kontrolek z nazwą kontrahenta (pól: Kna_Nazwa1, Kna_Nazwa2 i Kna_Nazwa3). Nie ma już więc potrzeby dzielenia nazwy na imię i nazwisko, ani honorowania dodatkowych atrybutów, jak to było czynione dotychczas.

Adres nabywcy

Pomiędzy schematami FA(1) i FA(2) nastąpiły również zmiany w sposobie wysyłania danych adresowych Podmiotów. Odtąd wysyłane są one w jednym wspólnym polu. W wersji 2024.0 wprowadzono poniższe zasady identyfikacji i wysyłania danych adresowych Nabywcy, Odbiorcy i Płatnika:

  • Ww. dane jak dotąd pobierane są z adresu kontrahenta ustalonego na wysyłanym dokumencie
  • Ww. dane wysyłane są w kolejności: ulica wraz z numerem domu i numerem lokalu, kod pocztowy, miejscowość, województwo, gmina, powiat, przy czym nazwą składowej adresowej poprzedzone są: gmina i powiat

  • Zaprzestano wysyłania nazwy poczty. W Systemie Comarch ERP XL na formatkach kart kontrahentów i ich adresów nie ma odrębnych pól na miasto (miejscowość) i pocztę, stąd informacja ta wysyłana jest jeden raz i traktowana jest jako miejscowość
  • Ulica, numer domu i numer lokalu wysyłane są na podstawie zawartości obu kontrolek Ulica formatki adresu kontrahenta (KnA_Ulica, KnA_Adres)
  • Zaprzestano honorowania specjalnych atrybutów dedykowanych dla specyficznych danych adresowych 

W związku z powyższym w przypadku miejscowości bez nazw ulic Użytkownicy powinni stosować jedną z poniższych zasad definiowania adresu:

  • Kontrolkę Ulica pozostawić pustą, natomiast w kontrolce Miasto podać zarówno nazwę miejscowości jak i numer domu i lokalu
Definiowanie adresu dla miejscowości bez ulic – propozycja I
Definiowanie adresu dla miejscowości bez ulic – propozycja I
  • Numer domu i lokalu wpisać w kontrolce Ulica, ale poprzedzić ją nazwą miejscowości
Definiowanie adresu dla miejscowości bez ulic – propozycja II
Definiowanie adresu dla miejscowości bez ulic – propozycja II

Elementy- towary na fakturze

Obsłużone zostały pola GTIN i GTINZ, w których wysyłany jest EAN towaru. Pole GTIN obsługiwane jest podczas wysyłki faktur sprzedaży oraz korekt faktur sprzedaży i wypełniane numerem EAN elementu faktury, pole GTINZ zaś obsługiwane jest podczas wysyłki faktur zaliczkowych i wypełniane numerem EAN elementu zamówienia. Sposób identyfikacji numeru EAN zależny jest od ustalonej opcji w Konfiguracja/KSeF/Podczas eksportu wysyłaj/Ilość/cenę dla jednostki:

Parametr Konfiguracji – identyfikacja GTIN/GTINZ wg jednostki podstawowej lub pomocniczej
Parametr Konfiguracji – identyfikacja GTIN/GTINZ wg jednostki podstawowej lub pomocniczej
  • Jeżeli ww. opcja ustawiona jest na pomocnicza i na elemencie użyto jednostki pomocniczej, wówczas wysyłany jest EAN przypisany do tejże jednostki pomocniczej towaru, a jeżeli takiego EAN-u nie zdefiniowano, wówczas Kod u kontrahenta z karty Odbiorcy zgodnego z kontrahentem głównym dokumentu, o ile na karcie Odbiorcy wskazano tą jednostką. Jeżeli na elemencie nie została użyta jednostka pomocnicza, wówczas poszukiwany jest EAN jednostki podstawowej tj. EAN z karty towaru, a jeżeli go tam nie zdefiniowano, wówczas Kod u kontrahenta z karty Odbiorcy, o ile nie przypisano na niej żadnej jednostki.
Identyfikacja EAN-u dla jednostki pomocniczej elementu faktury
Identyfikacja EAN-u dla jednostki pomocniczej elementu faktury
  • Jeżeli ww. opcja ustawiona jest na podstawowej wówczas wysyłany jest EAN jednostki podstawowej, a jeżeli go  nie zdefiniowano, wówczas Kod u kontrahenta z karty Odbiorcy, o ile nie przypisano na niej żadnej jednostki.

Informacja o dokonanej zapłacie

Jeżeli przyjęto całościową zapłatę za fakturę, wówczas wysyłany jest stosowny znacznik zapłaty całościowej oraz termin dokonania takiej zapłaty, w a przypadku, gdy było ich wiele, wówczas termin najpóźniejszej z nich. W przypadku częściowej zapłaty za fakturę wysyłany jest znacznik zapłaty częściowej, łączna kwota zapłaty oraz termin najpóźniejszej z nich.

Informacja o dokonanej zapłacie za fakturę w pliku .xml oraz jej wizualizacja w środowisku KSeF
Informacja o dokonanej zapłacie za fakturę w pliku .xml oraz jej wizualizacja w środowisku KSeF

Lista płatności dokumentu

Do przesłania informacji o ustalonych na fakturze formach i terminach płatności za dokument wykorzystana została sekcja TerminyPlatnosci schematu e-faktury. Przy jej użyciu wysyłana jest lista płatności faktury, bez względu na to, czy dokonano już do nich zapłaty, czy też nie. Wysyłany jest termin każdej płatności, a w polu TerminPlatnosciOpis forma, kwota oraz waluta płatności.

Forma płatności dokumentu wysyłana jest wówczas, jeżeli jest ona taka sama dla wszystkich płatności faktury

Szczegółowa lista płatności oraz wspólna forma płatności w pliku oraz na wizualizacji faktury w KSeF
Szczegółowa lista płatności oraz wspólna forma płatności w pliku oraz na wizualizacji faktury w KSeF

Numer rachunku bankowego

W Konfiguracji Systemu na zakładce [KSeF] udostępniono parametr, decydujący o tym, czy numer rachunku bankowego ma zostać wysłany na podstawie rejestru przypisanego do dokumentu, czy na podstawie rejestru/ów przypisanych do poszczególnych płatności dokumentu. W tym ostatnim przypadku wysyłanych rachunków bankowych może być wiele.

Dodatkowy opis

Dotychczas w sekcji Dodatkowy Opis wysyłany był opis z nagłówka dokumentu oraz opisy z poszczególnych elementów dokumentu, o ile w Konfiguracji/KSeF włączono parametr Podczas eksportu wysyłaj/Opis elementu. Tak więc zarówno dla nagłówka, jak i danego elementu można był wysłać tylko jedną informację dodatkową. W wersji 2024.0 funkcjonalność ta została rozwinięta i odtąd oprócz ww. opisów w ww. sekcji wysyłane są również te atrybuty przypisane czy to do nagłówka dokumentu, czy to do danego elementu faktury, które zostały oznaczone parametrem KSeF.

Parametr KSeF na klasie atrybutu
Parametr KSeF na klasie atrybutu

Na podstawie każdego z tak oznaczonych atrybutów wysyłana jest sekwencja danych:

  • Nr wiersza: numer elementu faktury, dla której zdefiniowano ten atrybut, pole nie jest wysyłane, jeżeli atrybut zdefiniowany został dla nagłówka dokumentu
  • Klucz: nazwa klasy atrybutu
  • Wartość: wartość atrybutu
Wykorzystanie atrybutów do przesyłania dodatkowych informacji podczas wysyłki faktury do KSeF
Wykorzystanie atrybutów do przesyłania dodatkowych informacji podczas wysyłki faktury do KSeF

Obsługa przypadków nieznanej daty zakończenia dostawy w kontekście wysyłki do KSeF

Zmienione zostały zasady obsługi pola P_6 (data zakończenia dostawy) podczas wysyłania dokumentów do KSeF oraz zasady edycji daty sprzedaży na dokumentach wysłanych do KSeF. Zmiana dokonana została celem obsługi scenariuszy j.n.

  • Użytkownik rejestruje w danym dniu fakturę z datą sprzedaży ustaloną w przyszłości, faktyczna data zakończenia dostawy nie jest znana
  • Po ustaleniu daty dostarczenia towaru Użytkownik podaje na dokumencie faktyczną datę zakończenia dostawy

W Systemie Comarch ERP XL jako data zakończania dostawy rozumiana jest data sprzedaży podana na formatce faktury. Podanie tej daty jest obowiązkowe, w oparciu o nią ustalana jest bowiem cena początkowa, promocje itp. warunki handlowe. Użytkownik nie ma możliwości, aby na dokumencie w jakiś sposób podać informację o tym, że ostateczna data zakończenia dostawy nie jest jeszcze znana. Dotychczas Użytkownik ustalał datę sprzedaży na określonym poziomie, zatwierdzał fakturę, drukował ją bez daty sprzedaży (możliwość wskazania stosownej opcji w parametrach wydruku okna pojawiającego się podczas drukowania faktury), a następnie uprawniony do tego Operator zmieniał datę sprzedaży na fakturze wówczas, gdy okazała się ona inna, niż pierwotnie ustalona na fakturze.

Aby realizacja ww. scenariusza była nadal możliwa z chwilą, gdy Użytkownik zamiast drukowania faktury będzie zobowiązany wysłać ją do KSeF dokonane zostały poniższe zmiany w zakresie obsługi daty sprzedaży:

  • Pole P_6 (data zakończenia dostawy) nie jest wysyłane, jeżeli do dokumentu przypisany zostanie atrybut o nazwie KSEF_DataDostawy z wartością <Nieokreślona> i/lub data sprzedaży jest taka sama jak data wystawienia (zgodnie z broszurą do schematu FA(2) w polu P_6 wysyłana jest Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty (…), o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury”). Ww. zasada obowiązuje podczas wysyłania faktur zaliczkowych, faktur sprzedaży oraz korekt innych niż korekty ręczne i zbiorcze. W przypadku korekt System jak dotąd sięga do oryginału i wysyła datę sprzedaży z dokumentu korygowanego, z wyjątkiem ww. przypadku, gdy przypisano do niego ww. atrybut i/lub data sprzedaży oryginału jest taka sama jak jego data wystawienia.

Uwaga
Z chwilą, gdy data zakończenia dostawy jest już znana Operator powinien nie tylko zaktualizować datę sprzedaży na fakturze, ale również usunąć z niej ww. atrybut, jeżeli bowiem tego nie zrobi, wówczas podczas wysyłania do KSeF korekty do takiej faktury pole P_6 nie zostanie wysłane.

  • Operator z prawem Edycja daty sprzedaży na zatwierdzonym dokumencie może edytować datę sprzedaży na dokumencie zatwierdzonym, w tym również na fakturach wysłanych do KSeF (dotąd operacja taka była blokowana). Więcej na temat zmian zasad edycji daty sprzedaży i numeru obcego na zatwierdzonym dokumencie sprzedaży znajduje się w dalszej części dokumentu.

Specjalna obsługa dokumentu (A)FSK związanego z rabatem retro

Rabat retrospektywny (rabat retro) polega na udzieleniu rabatu posprzedażowego, zazwyczaj z tytułu osiągnięcia w danym okresie określonej wielkości obrotu. W Systemie Comarch ERP XL należny Nabywcy rabat retro można rozliczać nie tylko za pomocą korekty zbiorczej (Z)FSK/FKE, ale również za pomocą ręcznej korekty A-vista (A)FSK. Dotąd taki dokument (A)FSK powiązany z rabatem retro był traktowany podczas wysyłki do KSeF jak każda inna ręczna (A)FSK, od wersji 2024.0 traktowana jest ona w sposób szczególny, jako zbiorcza korekta rabatowa z zastosowaniem poniższych zasad:

  • W sekcji DaneFaKorygowanej wysyłane są dane dotyczące faktur, dla których naliczono rabat retro
  • Wysyłane jest pole OkresFaKorygowanej, a w nim zakres dat ustalony na podstawie okresu retro
  • Sekcja FaWiersz nie jest wysyłana. Zgodnie z art. 106j ust.3 pkt 2 Ustawy, w przypadku korekty rabatowej obejmującej wszystkie dostawy dla danego kontrahenta w danym okresie, korekta taka może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru/usługi objętych korektą. Jeżeli Użytkownik chce, aby elementy korekty były wysyłane, wówczas do rozliczania rabatu retro powinien stosować korekty zbiorcze (Z)FSK/FKE zamiast dokumentu (A)FSK.
Okres faktury korygowanej oraz numery faktur korygowanych wysyłane dla (A)FSK rozliczającej rabat retro
Okres faktury korygowanej oraz numery faktur korygowanych wysyłane dla (A)FSK rozliczającej rabat retro

Spinacze zawierające korekty z tytułu zwrotu towaru a KSeF

Użytkownicy korzystających z KSeF powinni unikać spinania do (S)FS/FSE/RA dokumentów WZK/WKE/PAK innych niż korekta ilościowa na plus, System nie dokonuje bowiem żadnego grupowania elementów lecz wysyła każdy z nich oddzielnie, co w przypadku ww. spiętych korekt oznacza przesłanie zerowej lub ujemnej ilości elementu. Dla takich WZK/WKE/PAK rekomendowane jest rejestrowane (S)FSK/FKE/RAK lub na okoliczność takich przypadków zarejestrowanie spinacza elementów (s)FS, (s)FSE zamiast spinacza nagłówkowego

  • Korekta kontrahenta/NIP-u kontrahenta

Zgodnie z objaśnieniami do schemy faktura na niewłaściwego kontrahenta (lub pomyłka w jego NIP-e) nie powinna być rejestrowana i przesyłana jako korekta danych, należy wystawić korektę całościową i nową fakturę.

Pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru – UPO

Pewność i potwierdzenie tego, że faktura została faktycznie przyjęta w Systemie KSeF Użytkownik uzyskuje po odebraniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Wówczas to na fakturze zapisywany jest numer KSeF dokumentu, a status dokumentu zmieniany na Wysłano/odebrano UPO.

Pobrania UPO może dokonać wyłącznie Operator z prawem Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO, a może to uczynić jedną z poniżej opisanych metod.

Pobranie UPO dokonywane z formatki dokumentu

Operacja Pobierz UPO dostępna jest na zakładce [KSeF] formatki faktur sprzedaży/korekt faktur sprzedaży, natomiast na uproszczonej formatce faktury A-vista (A)FS na każdej z nich. Przycisk dostępny jest o ile spełnione są poniższe warunki:

  • Dokument został wysłany do KSeF i dotąd nie pobrano dla niego UPO
  • Operator ma prawo do pobierania UPO

Pobranie UPO dokonywane jest w kontekście sesji KSeF, w ramach której dany dokument został wysłany. Jest ono pobierane kolejno dla wszystkich dokumentów wysłanych w ramach tej sesji. Tak więc, nawet jeżeli operacja pobrania UPO zostanie wywołana z formatki dokumentu, System pobierze UPO nie tylko dla niego, ale również dla innych dokumentów wysłanych w tej sesji, co obrazuje drugi z umieszczonych poniższej rysunków.

Operacja pobrania UPO dokonywana z formatki dokumentu – jeden dokument wysłany w danej sesji
Operacja pobrania UPO dokonywana z formatki dokumentu – jeden dokument wysłany w danej sesji
Pobranie UPO dla sesji w ramach których wysłano wiele dokumentów
Pobranie UPO dla sesji w ramach których wysłano wiele dokumentów

Po pobraniu UPO System zapisuje poniższe dane na fakturze/fakturach, której to UPO dotyczy:

  • Numer KSeF dokumentu
  • Data przyjęcia przez KSeF
  • Data pobrania UPO oraz identyfikator Operatora, który tego pobrania dokonał
  • Status KSeF dokumentu ustalany jest na Wysłano/odebrano UPO

Opcjonalnie plik .xml pobranego UPO może zostać podpięty jako załącznik faktury. Więcej na ten temat napisano w rozdziale dotyczącym Konfiguracji systemu.

Plik .xml pobranego UPO jako załącznik faktury
Plik .xml pobranego UPO jako załącznik faktury

Pobieranie UPO z listy FS/FSE

Użytkownik może dokonać pobrania UPO przy użyciu stosownego przycisku pod listą dokumentów oraz opcji Pobierz UPO menu kontekstowego listy FS/FSE, w tym seryjnie dla wielu zaznaczonych dokumentów.

Ww. opcja w menu kontekstowym pozostaje aktywna jeżeli kursor wskazuje na dokument o statusie Wysłano/nie odebrano UPO i Operator ma prawo do pobierania UPO. Aktywność opcji przy przycisku natomiast warunkowana jest ww. prawem Operatora oraz stanem dokumentu (dokument zatwierdzony), status KSeF dokumentu weryfikowany jest już po wywołaniu operacji.

Jak już napisano powyżej pobranie UPO dokonywane jest w kontekście konkretnej sesji KSeF, tj. dla wszystkich dokumentów wysłanym w ramach tej sesji. Operacja pobrania UPO z listy dokumentów, w tym dla wielu zaznaczonych polega więc na pobraniu UPO dla dokumentów wysłanych w ramach tych sesji, na które wskazują zaznaczone dokumenty. Może się więc przykładowo zdarzyć, że Użytkownik zaznaczy kilka dokumentów, natomiast UPO zostanie pobrane dla kilkunastu. Użytkownik jest informowany o każdym dokumencie, dla którego pobrano UPO.

Pobieranie UPO dla wielu faktur/sesji KSeF
Pobieranie UPO dla wielu faktur/sesji KSeF

Pobieranie UPO dla bieżącej sesji KSeF

Pobrania UPO można dokonać również dla bieżącej sesji KSeF Użytkownika, tj. wszystkich dokumentów, które zostały w ramach tej sesji wysłane. Służy to tego przycisk Pobierz UPO formatki dostępnej w menu System/Sesja KSeF.

Pobranie UPO do dokumentów wysłanych w trakcie bieżącej sesji KSeF
Pobranie UPO do dokumentów wysłanych w trakcie bieżącej sesji KSeF

Weryfikacja poprawności faktury wg schemy KSeF

Operacja Sprawdź poprawność w KSeF polega na sprawdzeniu poprawności semantycznej dokumentu tj. zgodności ze schemą e-faktury.

Dzięki tej funkcjonalności Użytkownik ma możliwość dokonania weryfikacji dokumentu przed jego zatwierdzeniem.

Ww. funkcjonalność dostępna jest na formatkach faktur sprzedaży i formatkach korekt sprzedaży oraz w menu kontekstowym listy FS/FSE.

Weryfikacja poprawności dokumentu wg schemy KSeF- przykład nieprawidłowości w zakresie danych adresowych kontrahenta
Weryfikacja poprawności dokumentu wg schemy KSeF- przykład nieprawidłowości w zakresie danych adresowych kontrahenta
Seryjna weryfikacja zgodności faktur ze schemą KSeF przy użyciu opcji menu kontekstowego
Seryjna weryfikacja zgodności faktur ze schemą KSeF przy użyciu opcji menu kontekstowego
Pozytywna weryfikacja poprawności dokumentu wg schemy KSeF
Pozytywna weryfikacja poprawności dokumentu wg schemy KSeF

Obsłużona została również automatyczna weryfikacja poprawności dokumentu wg schemy KSeF podczas zatwierdzania dokumentu. Jest ona dokonywana wówczas, jeżeli dokument jest oznaczony jako podlegający wysyłce i na definicji dokumentu włączono parametr Weryfikuj w KSeF przed zatwierdzeniem.

Jeżeli weryfikacja dokumentu przebiegnie pozytywnie, wówczas zatwierdzanie dokumentu jest kontynuowane, w przypadku negatywnej weryfikacji zatwierdzenie dokumentu nie jest możliwe.

W ramach ww. weryfikacji dokumentu System sprawdza jego datę, w przypadku, gdy data wystawienia dokumentu jest inna niż bieżąca prezentowane jest stosowne pytanie/ostrzeżenie.

Informacje z zakresu KSeF na liście faktur

Na liście dokumentów handlowych, na zakładkach [FA] i [FSE] udostępniono nowe kolumny z informacjami dotyczącymi integracji z KSeF: Status, Numer, Data wysłania.

Dokumenty mogą przyjmować jeden z poniższych statusów KSeF:

  • Nie dotyczy. Status ten otrzymują faktury, które oznaczone są jako nie podlegające wysyłce do KSeF.
  • Nie wysłano. Taki status posiadają dokumentu oznaczone jako podlegające wysyłce, a które dotąd nie zostały wysłane.
  • Wysłano/nie odebrano UPO to status dokumentu wysłanego do KSeF, dla którego nie pobrano jeszcze UPO.
  • Wysłano/odebrano UPO to status dokumentu wysłanego do KSeF, dla którego pobrano UPO.
  • Odrzucono. Status ten nadawany jest dokumentom, które zostały przesłane do KSeF, ale zostały przez KSeF odrzucone.
Nowe kolumny i filtr wg Statusu KSeF na liście FS
Nowe kolumny i filtr wg Statusu KSeF na liście FS

Udostępniony został filtr pozwalających na ograniczanie listy dokumentów wg Statusu KSeF. W filtrze udostępniono ww. wartości a dodatkowo wartość Wysłano, obejmującą wszystkie wysłane dokumenty bez względu na to czy pobrano już dla nich UPO czy dopiero zostanie ono pobrane.

Obsłużone zostało filtrowanie listy dokumentów FS/FSE po numerze KSeF dokumentu przy użyciu filtra prostego. Dodatkowo tabela KSeFDokumenty, przechowująca informacje dotyczące numerów KSeF, dat wysłania dokumentów do KSeF itp. dane została udostępniona w konstruktorze filtra listy dokumentów handlowych.

Numer KSeF oryginału na korekcie ręcznej

Na formatce korekty ręcznej FSK/(A)FSK/FKE udostępniona została kontrolka pozwalająca na wprowadzenie przez Użytkownika numeru KSeF oryginału, zarejestrowanego poza Systemem Comarch ERP XL. Na niezatwierdzonym dokumencie numer ten może wprowadzić każdy z Operatorów posiadający prawo do edycji tego dokumentu, natomiast po zatwierdzeniu dokumentu może to uczynić Operator z prawem Edycja numer KSeF na dokumentach. Edycja kontrolki zostaje zablokowana po wysłaniu dokumentu do KSeF.

Numer KSeF oryginału na korektach ręcznych FSK/FKE
Numer KSeF oryginału na korektach ręcznych FSK/FKE

Numer KSeF dokumentu na wydrukach faktur sprzedaży i ich korekt

Fakturę wysłaną do KSeF można uznać na skutecznie wystawioną dopiero po odebraniu dla niej UPO i otrzymaniu numeru nadanego tej fakturze w KSeF. Z dotychczasowych publikacji, w tym również odpowiedzi na najczęstsze pytania dostępnych na stronach Ministerstwa Finansów https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/ wynika, że wysłanie faktury poprzez System KSeF nie oznacza, że nie można jej przekazać Nabywcy również w tradycyjny sposób, papierowo, czy też elektronicznie, kanałami, jakimi dotąd posługiwały się podmioty. Kluczowa jest tutaj jednak kolejność poszczególnych operacji, tj. przekazanie Klientowi faktury w sposób tradycyjny powinno się odbyć już po tym, jak faktura taka otrzyma numer KSeF, tylko wówczas bowiem taką fakturę można uznać za wystawioną i z tą chwilą dopiero wchodzi ona do obiegu gospodarczego. Być może ww. zasady zostaną zmienione z chwilą, gdy System KSeF stanie się obowiązkowy.

W Systemie Comarch ERP XL nie przewiduje się żadnej formy blokowania drukowania faktur, czy też ostrzegania przed dokonaniem takiego wydruku, to w gestii Użytkowników leży przyjęcie odpowiednich procedur w zakresie wysyłania/drukowania faktur.

Aby ułatwić wprowadzenie/przestrzeganie ww. procedur, na wydrukach faktur sprzedaży i ich korekt obsłużone zostało opcjonalne drukowanie numeru KSeF dokumentu. O tym, czy taki numer ma zostać wydrukowany decyduje ustawienie parametru Drukuj numer KSeF dokumentu w oknie parametrów drukowania. Parametr ten jest dostępny wówczas, jeżeli Firma dokonuje wysyłki na serwer produkcyjny KSeF.

Opcjonalne drukowanie numeru KSeF faktury
Opcjonalne drukowanie numeru KSeF faktury

Wskazówka
 Na bazach konwertowanych parametr drukowania numeru KSeF jest domyślnie wyłączony. Jeżeli więc Użytkownik wyłączył prezentowanie okna parametrów wydruku, a chce drukować numer KSeF powinien przywrócić wyłączone komunikaty stosowną opcją w Administrator/Funkcje specjalne, a następnie generując wydruk zaznaczyć parametr drukowania numeru KSeF. Po wykonaniu tych czynności Użytkownik może ponownie wyłączyć prezentowanie okna parametrów wydruku. Zaznaczony parametr zostaje zapamiętany więc podczas generowania kolejnego wydruku numer KSeF będzie nadal drukowany.

Drukowanie numeru KSeF zostało obsłużone na podstawowych wydrukach dostępnych dla poniższych typów dokumentów:

  • FS, (s)FS, (S)FS, (A)FS, RA
  • FSE, (s)FSE, (S)FSE
  • Faktury zaliczkowe FSL, FEL
  • Faktury końcowe: FS, (s)FS, (S)FS, FSE, (s)FSE, (S)FSE
  • Korekty do ww. dokumentów z wyjątkiem korekt ręcznych, zbiorczych i korekty danych

Numer KSeF na wydrukach faktur zakupu

Na wzór obsługi numeru KSeF na wydrukach faktur sprzedaży dodano ten numer również na wydruki faktur zakupu i ich korekty. Numer ten pojawi się na wydruku takiej faktury o ile w Konfiguracji włączono produkcyjne środowisko KSeF i dokument jest związany z fakturą KSeF. Numer KSeF drukowany jest na wydrukach: FZ, (s)FZ, (S)FZ, (A)FZ, FZL, KZL, FZK, (s)FZK, (S)FZK, (A)FZK.

Numer KSeF na wydruku faktury zakupu
Numer KSeF na wydruku faktury zakupu

Numer KSeF faktur zaliczkowych na wydrukach faktur końcowych sprzedaży

Obowiązek drukowania numeru KSeF faktury zaliczkowej na fakturze odliczającej taką fakturę będzie nakładał art. 106f ust. 3 Ustawy o VAT. Aby spełnić ww. wymagania na wydrukach faktur końcowych oprócz numeru własnego faktury zaliczkowej drukowany jest jej numer KSeF. Numer ten jest drukowany o ile w Konfiguracji włączono produkcyjne środowisko KSeF i faktura taka posiada numer KSeF. Zmiany zostały obsłużone na fakturach końcowych: FS, (s)FS, (S)FS, FSE, (s)FSE, (S)FSE.

Numery KSeF faktur zaliczkowych na wydruku faktury końcowej
Numery KSeF faktur zaliczkowych na wydruku faktury końcowej

Numer KSeF poprzednich zaliczkowych na wydrukach faktur zaliczkowych sprzedaży

Obowiązek drukowania numeru KSeF poprzednich faktur zaliczkowych będzie wynikał z art. 106f ust.4 Ustawy o VAT. Oprócz numeru własnego faktury zaliczkowej drukowany jest jej numer KSeF, o ile faktura go posiada i w Konfiguracji włączono produkcyjne środowisko KSeF. Zmiany zostały dokonane na wydrukach dokumentów: FSL, FEL, KSL, KEL.

Numery KSeF poprzednich faktur zaliczkowych na wydruku FSL
Numery KSeF poprzednich faktur zaliczkowych na wydruku FSL

Numer KSeF korygowanej na wydrukach korekt faktur sprzedaży

Obowiązek drukowania numeru KSeF faktury korygowanej będzie nakładał art. 106j ust. 2 pkt 2a Ustawy o Vat. Jeżeli faktura korygująca dotyczy faktury wysłanej do KSeF, wówczas na takiej korekcie należy podać numer KSeF faktury korygowanej. W związku z powyższym na wydrukach faktur korygujących sprzedaży oprócz numeru własnego faktury korygowanej drukowany jest jej numer KSeF, o ile go posiada i w Konfiguracji włączono produkcyjne środowisko KSeF. Zmiany zostały dokonane na wydrukach dokumentów: FSK, (s)FSK, (S)FSK, (Z)FSK, (A)FSK, RAK, KSL, FKE, (s)FKE, (S)FKE, (Z)FKE, KEL, w tym korektach ręcznych FSK, (A)FSK, FKE, przy czym w tym ostatnim przypadku drukowany jest numer KSeF podany przez Użytkownika.

Numer KSeF faktury korygowanej na wydruku FSK
Numer KSeF faktury korygowanej na wydruku FSK
Numery KSeF faktur korygowanych na wydruku korekty zbiorczej
Numery KSeF faktur korygowanych na wydruku korekty zbiorczej

Ograniczenie w zakresie edycji dokumentu wysłanego do KSeF

Dokumentów wysłanych na środowisko produkcyjne KSeF nie można anulować, a dokumentów A-vista usunąć. System blokuje taką operację, prezentując stosowną informację:

Blokada anulowania/usunięcia dokumentu wysłanego do KSeF
Blokada anulowania/usunięcia dokumentu wysłanego do KSeF

Dokumenty rejestrowane w aplikacji Detal a KSeF

Opisane wyżej funkcjonalności z zakresu integracji z KSeF nie są dostępne w aplikacji Detal. Niezależnie od definicji dokumentu nie jest również dokonywana weryfikacja poprawności KSeF, ani też automatyczna wysyłka dokumentu. Dokumenty rejestrowane w Detalu należy wysyłać do KSeF z modułu Sprzedaż.

Tryb awaryjny rejestrowania faktur

Opublikowany w dniu 2022-12-01 projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, dotyczący funkcjonowania e-fakturowania w okresie obowiązkowego stosowania KSeF zakłada poniższe zasady postępowania w przypadku awarii systemu KSeF i innych sytuacji szczególnych:
Niedostępność KSeF związana z serwisem tego systemu
O planowanych pracach serwisowych i związanej z nimi niedostępności KSeF Podatnicy mają być odpowiednio wcześniej informowani. Niedostępność systemu ma być krótkotrwała. W tym okresie nie będzie możliwości wystawiania faktur, ani faktur korygujących.
Awaria KSeF
Informacja o awarii KSeF również będzie publikowana komunikatami na BIP MF. W okresie awarii podatnik będzie stosował ten sam wzór faktury, który będzie stosowany powszechnie po wdrożeniu obligatoryjnego e-fakturowania. Wypełniony przez podatnika wzór faktury wraz z wprowadzoną w polu P_1 datą wystawienia faktury będzie stanowił pełnoprawną fakturę, którą następnie podatnik jest zobowiązany przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Po zakończeniu awarii KSeF faktury wystawiane w tym okresie wystawca będzie miał obowiązek przesłać do KSeF w terminie do 7 dni od dnia zakończenia awarii KSeF.
Zdarzenia nie związane z awarią systemu – sytuacje kryzysowe
W ww. sytuacjach faktury/faktury korygujące będą mogły być wystawiane i dostarczane nabywcom wg dotychczasowych zasad tj. w postaci papierowej lub elektronicznej.

Znacznik Awaria na fakturach sprzedaży

Na formatkach dokumentów sprzedaży i ich korekt udostępniony został parametr Awaria, pozwalający na stosowne oznaczenie dokumentów rejestrowanych w sytuacjach, kiedy ich wysłanie do KSeF było niemożliwe z uwagi na awarię systemu KSeF. Znacznik ten udostępniony został na formatkach j.n.:

    • FS, (s)FS, (S)FS, (A)FS, FSL
    • FSE, (s)FSE, (S)FSE, FEL
    • RA, RAK
    • FSK, (s)FSK, (S)FSK, (Z)FSK, (A)FSK, KSL
    • FKE, (s)FKE, (S)FKE, (Z)FKE, KEL
Znacznik Awaria KSeF na formatce faktury sprzedaży
Znacznik Awaria KSeF na formatce faktury sprzedaży
Znacznik Awaria KSeF na uproszczonej formatce (A)FS
Znacznik Awaria KSeF na uproszczonej formatce (A)FS

Znacznikiem tym można oznaczyć te dokumenty, które podlegają wysyłce, tj. te, które mają włączony parametr Wysyłaj do KSeF. Edycja parametru dostępna jest do chwili wysłania dokumentu do KSeF.

Zbiorcze zestawienie zasad edycji poszczególnych parametrów KSeF na dokumencie sprzedaży prezentuje poniższa tabela.

Parametr
Wyślij do KSeF Poza systemem Awaria
Dokument handlowy niezatwierdzony Operator ma prawo do edycji dokumentu Operator ma prawo do edycji dokumentu Operator ma prawo do edycji dokumentu
Parametr Poza systemem jest wyłączony Parametr Wyślij do KSeF jest włączony Parametr Wyślij do KSeF jest włączony
Dokument nie został wysłany do KSeF

Dokument handlowy zatwierdzony

oraz (A)FS/FSK

Jw. Operator ma prawo do edycji dokumentu Operator ma prawo do edycji dokumentu
Parametr Wyślij do KSeF jest włączony Parametr Wyślij do KSeF jest włączony
Operator ma prawo Edycja numeru KSeF na dok. Dokument nie został wysłany do KSeF
Dokument nie został wysłany do KSeF

Dokumenty oznaczone parametrem Awaria mogą być wysyłane do KSeF z chwilą, gdy awaria ustanie, przy czym po ich wysłaniu ustawienie znacznika Awaria nie ulega zmianie, dzięki czemu Użytkownik może nawet w późniejszym czasie zweryfikować, dlaczego dokument został wysłany do KSeF z opóźnieniem.

Dla dokumentów, które oznaczone zostały parametrem Awaria i nie zostały wysłane do KSeF w kolumnie Status listy dokumentów prezentowana jest wartość Awaria, natomiast po wysłaniu takiego dokumentu do KSeF prezentowany jest aktualny, tj. wyższy status np. Wysłano/nie odebrano UPO.

W filtrze Status KSeF na liście dokumentów sprzedaży została dodana wartość Awaria pozwalająca na odfiltrowanie listy do dokumentów oznaczonych parametrem Awaria, które nie zostały dotąd wysłane do KSeF.

Status Awaria na liście faktur sprzedaży i filtrowanie wg tego statusu KSeF
Status Awaria na liście faktur sprzedaży i filtrowanie wg tego statusu KSeF

Znacznik Awaria na fakturach zakupu

Znacznik Awaria został udostępniony również na formatkach dokumentów zakupu: FZ, (s)FZ, (S)FZ, (A)FZ, FZL, FZK, (s)FZK, (S)FZK, (Z)/FZK, (A)FZK, KZL. Oznaczenie dokumentu tym parametrem oznacza, że otrzymano fakturę od Dostawcy w tradycyjny sposób z powodu awarii systemu KSeF.

Znacznik Awaria KSeF na formatce faktury zakupu
Znacznik Awaria KSeF na formatce faktury zakupu

Znacznikiem tym można oznaczyć te dokumenty, które mają włączony parametr Źródłowy z KSeF. Edycja parametru dostępna jest do chwili powiązania dokumentu z fakturą KSeF.

Zbiorcze zestawienie zasad edycji poszczególnych parametrów KSeF na ww. dokumentach handlowych zakupu oraz fakturach (A)FZ, (A)FZK prezentuje poniższa tabela.

Źródłowy do KSeF Poza systemem Awaria
Operator ma prawo do edycji dokumentu Operator ma prawo do edycji dokumentu Operator ma prawo do edycji dokumentu
Parametr Poza systemem jest wyłączony Parametr Źródłowy z KSeF jest włączony Parametr Źródłowy z KSeF jest włączony
Dokument nie jest związany ze źródłowym pobranym z KSeF Operator ma prawo Edycja numeru KSeF na dok. Dokument nie jest związany ze źródłowym pobranym z KSeF
Dokument nie jest związany ze źródłowym pobranym z KSeF

Dla dokumentów, które oznaczone zostały parametrem Awaria i nie zostały powiązane z fakturą KSeF prezentowany jest stosowny status KSeF listy dokumentów, obsłużone zostało również filtrowanie listy dokumentów wg tego statusu. Więcej na ten temat w dalszej części dokumentu.

Import faktur z KSeF

Udostępniona w wersji 2023.2 funkcjonalność importu faktur zakupu z KSeF dokonywana jest ze środowiska Demo lub środowiska Produkcyjnego, zgodnie ze wskazaną opcją sekcji Środowisko pracy KSeF.

Uwaga
Wskazany rodzaj środowiska KSeF jest wspólny dla wysyłki faktur oraz ich importu. Zmiana środowiska z Demo na Produkcyjne powinna być świadomą decyzją Użytkownika, wysłanie bowiem faktury na środowisko produkcyjne oznacza wprowadzenie faktury do obiegu gospodarczego.

Obsłużona została funkcjonalność pobierania z KSeF faktur, na których Nabywcą jest firma będąca Użytkownikiem Systemu Comarch ERP XL. Faktura taka nie jest jeszcze dokumentem w rozumieniu dokumentu zakupu zarejestrowanego w Systemie, ale dokumentem źródłowym dla takiego dokumentów tj. na jego podstawie Użytkownik powinien utworzyć dokument w Systemie.

Pobrane z KSeF faktury prezentowane są na dedykowanej do tego nowej liście Faktury zakupu z KSeF dostępnej w modułach: Sprzedaż, Księgowość i Zamówienia.

Lista faktur zakupu z KSeF
Lista faktur zakupu z KSeF
Dostęp do listy faktur zakupu z KSeF w modułach Sprzedaż, Księgowość i Zamówienia
Dostęp do listy faktur zakupu z KSeF w modułach Sprzedaż, Księgowość i Zamówienia

Import faktur zakupu odbywa się ze środowiska Demo lub Produkcyjnego, zgodnie z wcześniej opisaną opcją w Konfiguracji systemu. Importu takiego może dokonać Operator z prawem KSeF/Pobieranie faktur, uwierzytelniając się w KSeF za pomocą certyfikatu lub tokena według zasad identycznych jak podczas wysyłki faktur do KSeF. Zakres importowanych faktur zależy od wskazanej przez Użytkownika opcji w dedykowanym do tego oknie pomocniczym. Możliwe jest dokonanie importu wg poniższych kryteriów:

  • Nowe – import dokonywany w tym trybie polega na pobraniu tych faktur, które zostały zarejestrowane od ostatniego importu tj. faktur z datą przyjęcia w KSeF równą i większą od daty dotąd pobranych faktur. Jeżeli żadna z faktur nie została dotąd pobrana, wówczas importowane są faktury z datą z bieżącego i poprzedniego miesiąca
  • Za okres – importowane są faktury z datą przyjęcia w KSeF należącą do podanego przez Użytkownika okresu
  • Numer KSeF – importowana jest faktura o konkretnym, podanym przez Użytkownika numerze KSeF
Import faktur z KSeF: opcja za okres oraz import konkretnej faktury
Import faktur z KSeF: opcja za okres oraz import konkretnej faktury

Dla każdej z zaimportowanych z KSeF faktur prezentowane są poniższe dane:

Numer dokumentu, rozumiany jako numer faktury nadany przez Sprzedawcę

Rodzaj dokumentu. W kolumnie tej prezentowany jest rodzaj faktury, zgodnie z przewidzianą przez schemat e-faktury symboliką rodzajów dokumentów:

  • VAT: Faktura VAT
  • UPR: Faktura uproszczona
  • ROZ: Faktura rozliczeniowa – faktura końcowa odliczająca zaliczkową
  • ZAL: Faktura zaliczkowa
  • KOR: Faktura korygująca
  • KOR_ROZ: Faktura korygująca fakturę rozliczeniową
  • KOR_ZAL: Korekta faktury zaliczkowej
  • Numer KSeF tj. numer faktury nadany w KSeF
  • Nazwa i Nip kontrahenta
  • Data przyjęcia w KSeF
  • Wartość netto
  • Wartość brutto
  • VAT
  • Waluta
  • Kwalifikacja

Użytkownik może wstępnie określić czy na podstawie danej faktury KSeF powinien zostać utworzony dokument handlowy, czy kosztowa faktura A-vista bezpośrednio w Rejestrze VAT. Można to uczynić wybierając na formatce szczegółów faktury z KSeF jedną z wartości: Dokument handlowy lub Dokument VAT w kontrolce Kwalifikacja. Przypisanie/zmiana kwalifikacji dostępne będzie w jednej z kolejnych wersji również jako operacja seryjna w menu kontekstowym listy. Kwalifikacja dokumentu prezentowana jest wprost na liście.

Właściciel

Lista faktur z KSeF ograniczana jest standardowo wg Właściciela, jak inne listy w Systemie. Podczas importu faktur z KSeF Właściciel ustalany jest na podstawie centrum, w kontekście którego zalogowany jest Operator dokonujący takiego importu. Tak ustalonego Właściciela można zmienić na formatce szczegółów danego rekordu, a w jednej z kolejnych wersji również seryjnie za pomocą stosownej opcji w menu kontekstowym. W ten sposób Użytkownik może wskazać, które centrum ma mieć dostęp do danej puli faktur z KSeF, czyli które centrum powinno zarejestrować na ich podstawie faktury zakupu w Systemie. Właściciel poszczególnych faktur KSeF prezentowany jest w stosownej kolumnie listy faktur KSeF.

Faktura

Jeżeli na podstawie danej faktury zaimportowanej z KSeF został utworzony dokument w Systemie, wówczas jego numer prezentowany jest w kolumnie Faktura. Numer ten prezentowany jest w kolorystyce właściwej dla stanu, w jakim się on znajduje.

Opis

Kontrolka Opis dostępna na formatce faktury zaimportowanej z KSeF służy do wprowadzanie przez Użytkownika dowolnych adnotacji, które prezentowane są również bezpośrednio na liście.

Lista faktur zakupu z KSeF
Lista faktur zakupu z KSeF

Obsłużony został eksport listy faktur KSeF do arkusza kalkulacyjnego.

Filtry na liście Faktur zakupu z KSeF

Lista faktur zakupu z KSeF została wyposażona w szereg filtrów:

  • Konstruktor filtra
  • Filtr prosty obsługujący kolumny: numer dokumentu, rodzaj dokumentu, numer KSeF, nazwa i NIP kontrahenta
  • Właściciel – filtr pozwalający na ograniczenie listy rekordów do tych, które przypisane zostały do wskazanego centrum
  • Stan – filtr pozwalający na odfiltrowanie listy do rekordów, dla których zarejestrowano już dokument w Systemie (dowolny, handlowy lub dokument rejestrowany wprost w Rejestrze VAT), rekordów, dla których takowego dokumentu nie zarejestrowano, czy też do rekordów odrzuconych
  • Kwalifikacja – filtr pozwalający na ograniczenie listy do faktur, dla których nie określono kwalifikacji lub do listy faktur zakwalifikowanych jako dokument handlowy, czy też zakwalifikowanych jako dokument VAT. Filtr umożliwi również prezentację łącznej listy rekordów: niezakwalifikowanych i zakwalifikowanych jako handlowy oraz niezakwalifikowanych i zakwalifikowanych jako dokument VAT
  • Lista za – filtr pozwalający ograniczyć listę do dokumentów przyjętych w KSeF w konkretnym miesiącu, danym roku lub w podanym przez Użytkownika okresie Od-Do

Operacje dostępne na liście Faktur zakupu z KSeF

Uwaga
Funkcjonalność generowania w Systemie faktur zakupu na podstawie faktur zaimportowanych z KseF nie jest dostępna w wersji 2023.2. Generowanie dokumentów obsłużone zostanie w kolejnych wersjach Systemu, przy czym będzie ono wprowadzane etapami: najpierw FZ i (A)FZ, a następnie stopniowo pozostałe typy dokumentów zakupu i ich korekty (zaliczkowe, spinacze, korekty). W wersji 2023.2 Użytkownik powinien zarejestrować dokument samodzielnie, a następnie dokonać jego spięcia z fakturą zaimportowaną z KSeF.

W wersji 2023.2 udostępnione zostały poniższe operacje dla dokumentów zaimportowanych z KSeF:

Spinanie faktury KSeF z dokumentem zarejestrowanym w Systemie

Fakturę KSeF można spiąć z dokumentem handlowym zakupu lub z fakturą zakupu A-vista zarejestrowaną wprost w Rejestrze VAT. Służy do tego stosowny przycisk pod listą oraz stosowna opcja w menu kontekstowym listy. Po wywołaniu operacji System otwiera listę faktur zakupu lub listę Rejestr VAT w trybie do wybory i dokonuje wiązania faktury KSeF ze wskazanym dokumentem. Operacja spinania dostępna jest dla faktury KSeF, która nie została odrzucona i nie została dotąd spięta z dokumentem XL-owym. Do wykonania operacji spięcia z dokumentem, który został już zatwierdzony wymagane jest prawo Operatora Edycja numeru KSeF na dok./Spinanie z KSeF na zatw. dok. Podczas spinania dokumentów System dokonuje weryfikacji zgodność podstawowych danych faktury KSeF i dokumentu XL-owego, sprawdzany jest: NIP kontrahenta, numer obcy dokumentu, wartość, rodzaj i kwalifikacja. W przypadku braku zgodności prezentowane jest stosowne ostrzeżenie. Brak zgodności nie stanowi przeszkody do spięcia dokumentów.

Operacja spięcia faktury KSeF z dokumentem systemowym
Operacja spięcia faktury KSeF z dokumentem systemowym

Rozłączenie faktury KSeF z dokumentem systemowym

Za pomocą operacji rozłączenia faktury KSeF dostępnej jako przycisk pod listą oraz opcja w menu kontekstowym listy, w tym jako operacja seryjna, Użytkownik może wycofać operację spięcia. Aby dokonać rozpięcia z dokumentem systemowym, który został już zatwierdzony Operator musi mieć prawo Edycja numeru KSeF na dok./Spinanie z KSeF na zatw. dok.

Rozłączanie faktury KSeF i dokumentu systemowego
Rozłączanie faktury KSeF i dokumentu systemowego

Podgląd dokumentu utworzonego na podstawie faktury KSeF

Jeżeli dana faktura KSeF została już związana z dokumentem zarejestrowanym w Systemie, wówczas dostępny jest jej podgląd. Służy do tego stosowna opcja w menu przycisku lupy oraz opcja w menu kontekstowym listy.

W kolejnej wersji Systemu obsłużone zostaną dodatkowo poniższe operacje menu kontekstowego:

Zmiana właściciela

Operacja zmiany Właściciela pozwoli na szybką, seryjną zmianę centrum na wskazanych fakturach KSeF, a tym samym zmianę zasad dostępu poszczególnych Operatorów/centrów praw do tych dokumentów.

Zmiana kwalifikacji

Za pomocą ww. opcji Użytkownik będzie mógł dokonać przypisania/zmiany kwalifikacji na wskazanych fakturach KSeF tj. ustalić jaki typ dokumentu ma został zarejestrowany na jego podstawie: dokument handlowy czy dokument rejestrowany wprost w Rejestrze VAT, bez konieczności podnoszenia formatki szczegółów faktury.

Odrzucenie/Przywrócenie faktury KSeF

Fakturę pobraną z KSeF można odrzucić, co oznacza, że z jakiegoś powodu nie będzie na jej podstawie tworzony dokument w Systemie. Z takiej operacji można się wycofać, tj. przywrócić taką fakturę. Odrzucanie/przywracanie faktury KSeF dokonywane jest na formatce szczegółów faktury, natomiast w kolejnej wersji dostępne będzie również jako operacja seryjna w menu kontekstowym. Faktury odrzucone prezentowane są w szarym kolorze.

Formatka podglądu faktury KSeF

Dane dotyczące danej faktury KSeF prezentowane są na dedykowanej do tego formatce, składającej się z dwóch sekcji. W sekcji lewej prezentowane są podstawowe dane dotyczące tej faktur, w sekcji prawej zaś podgląd faktury KSeF na podstawie pliku html tejże faktury.

Uwaga
W wersji 2023.2 wizualizacja dokonywana jest w oparciu o załącznik przypisywany samodzielnie przez Użytkownika. Aby ją uzyskać należy w takim załączniku przypisać plik html faktury dostępny w aplikacji KSeF i ustawić na załączniku typ Plik KseF.

W wersji 2024.0 obsłużona została automatyczna wizualizacja faktury zakupu zaimportowanej z KSeF. Jest ona dokonywana na podstawie pliku xml dołączanego jako załącznik importowanej faktury. Na potrzeby ww. wizualizacji plik xml jest czasowo transformowany do postaci html i na tej podstawie wizualizowany.

Wizualizacja faktury zakupu zaimportowanej z KSeF wraz z opcją jej wydruku
Wizualizacja faktury zakupu zaimportowanej z KSeF wraz z opcją jej wydruku

Ww. załącznik podłączany do importowanej faktury tworzony jest podobnie jak to ma miejsce podczas wysyłki faktury tj. zależnie od opcji w Konfiguracji/KSeF zapisywany jest w bazie lub jako link do pliku zapisanego na dysku. W tym ostatnim przypadku plik zapisywany jest z lokalizacji wskazanej przez Użytkownika wg następującej zasady: tworzony plik zapisany zostaje w katalogu wskazanym dla danego Użytkownika w Parametrach komputera, a jeżeli go tam nie wskazano, wówczas w katalogu ogólnym wskazanym w Konfiguracji systemu. Jeżeli i tej ścieżki nie wskazano, wówczas pliki te umieszczane są w katalogu o nazwie KSeFXML katalogu instalacyjnego Comarch ERP XL. We wskazanych jw. katalogach tworzone są podkatalogi dla każdej daty z jaką tworzone są pliki i w tychże podkatalogach są one umieszczane.

Katalog zapisu plików xml wysłanej faktury/pobranego UPO/faktury importowanej z KSeF
Katalog zapisu plików xml wysłanej faktury/pobranego UPO/faktury importowanej z KSeF

Uwaga
Wizualizacja i wydruk faktury zaimportowanej z KSeF ułatwi Użytkownikowi rejestrowanie na jej podstawie faktury zakupu w Comarch ERP XL. Funkcjonalność generowania takich dokumentów przez System nie jest dostępna w wersji 2024.0. Generowanie dokumentów obsłużone zostanie w kolejnych wersjach Systemu, przy czym będzie ono wprowadzane etapami: najpierw FZ i (A)FZ, a następnie stopniowo pozostałe typy dokumentów zakupu. W wersji 2024.0 Użytkownik powinien zarejestrować dokument samodzielnie, a następnie dokonać jego spięcia z fakturą zaimportowaną z KSeF.

Na formatce prezentowane są poniższe dane:

Faktura

Numer faktury utworzonej w Systemie na podstawie danej faktury KSeF. Za pomocą przycisku Faktura Użytkownik może podnieść formatkę takiego dokumentu.

Nazwa i Nip kontrahenta

Numer dokumentu, rozumiany jako numer faktury nadany przez Sprzedawcę

Numer KSeF tj. numer faktury nadany w KSeF

Rodzaj dokumentu, ustalony zgodnie z przewidzianą przez schemat e-faktury symboliką rodzajów dokumentów:

  • VAT: Faktura VAT
  • UPR: Faktura uproszczona
  • ROZ: Faktura rozliczeniowa – faktura końcowa odliczająca zaliczkową
  • ZAL: Faktura zaliczkowa
  • KOR: Faktura korygująca
  • KOR_ROZ: Faktura korygująca fakturę rozliczeniową
  • KOR_ZAL: Korekta faktury zaliczkowej

Wartość netto

Wartość brutto

Data przyjęcia w KSeF

Data odbioru faktury, tj. data dokonanego importu w Comarch ERP XL oraz Operator, który tego importu dokonał

Kontrolka Właściciel prezentująca centrum, które dokonało importu, z możliwością jego zmiany. W ten sposób Użytkownik może wskazać, które centrum ma mieć dostęp do danej faktury KSeF, czyli które centrum powinno zarejestrować fakturę w Systemie.

Kontrolka Kwalifikacja, pozwalająca na określenie typu dokumentu, jaki powinien zostać utworzony na podstawie danej faktury KSeF. W menu kontrolki dostępne są dwie wartości: Dokument handlowy oraz Dokument VAT.

Sekcja Opis pozwala na wprowadzanie przez Użytkownika dowolnych adnotacji

Parametr Odrzucony pozwala zarchiwizować fakturę KSeF tj, oznaczyć ją jako nie podlegającą rejestracji w Systemie. Operację można odwrócić tj. przywrócić taką fakturę wyłączając parametr Odrzucony

Na prawej belce formatki dostępne są operacje: Spinaj z dokumentem i Rozłącz pozwalające na spięcie faktury KSeF z dokumentem zarejestrowanym w Systemie lub wycofanie takiej operacji, wg zasad opisanych we wcześniejszej części dokumentu.

Użytkownik może przypisać atrybuty i załączniki do zaimportowanej faktury KSeF wg zasad jak dla innych obiektów w Systemie.

Parametry KSeF na formatkach faktur zakupu

Na dokumentach zakupu udostępnione zostały informacje dotyczące powiązania danego dokumentu z fakturą źródłową pobraną ze środowiska KSeF. Dane te prezentowane są na zakładce [KSeF] formatek dokumentów:

  • FZ, (A)FZ, (s)FZ, (S)FZ, FZL
  • FZK, (A)FZK, (s)FZK, (S)FZK, (Z)FZK, KZL

W przypadku faktury (A)FZ, rejestrowanej na formatce uproszczonej podstawowe dane dotyczące KSeF prezentowane są w sekcji KSeF zakładki [Ogólne].

Faktura źródłowa z KSeF na uproszczonej formatce (A)FZ
Faktura źródłowa z KSeF na uproszczonej formatce (A)FZ
Dane dokumentu źródłowego z KSeF na formatce FZ
Dane dokumentu źródłowego z KSeF na formatce FZ

Włączony parametr Źródłowy z KSeF oznacza, że dany dokument ma być/został zarejestrowany na podstawie faktury z KSeF. Włączony parametr Poza systemem oznacza, że dokument ma być/został zarejestrowany na podstawie faktury z KSeF, ale faktura KSeF nie będzie importowana do systemu Comarch ERP XL, lecz Użytkownik poda jej numer i datę samodzielnie. Aby mógł to uczynić, musi mieć przydzielone prawo Edycja numeru KSeF na dok/Spinanie z KSeF na zatw.dok.

Jeżeli natomiast Użytkownik dokona spięcia danego dokumentu systemowego z fakturą KSeF, o którym więcej w dalszej części dokumentu, wówczas jej Numer i Data przyjęcia w KSeF wypełniane są na ww. zakładce/sekcji automatycznie. Data odebrania to data zaimportowania faktury KSeF do Systemu. Na formatce prezentowana jest również informacja o Operatorze, który Odebrał tj. zaimportował tą fakturę z KSeF.

Domyślnie parametry: Źródłowy z KSeF i Poza systemem ustalane są na podstawie definicji dokumentu i karty kontrahenta. Jeżeli na definicji FZ/FZL w sekcji Dokument źródłowy z KSeF została wybrana opcja Nie dotyczy, wówczas parametry są wyłączone, jeżeli wybrana została opcja Pobrany z KSeF, wówczas parametr Źródłowy z KSeF jest włączony a Poza systemem wyłączony, jeżeli w definicji wybrano Poza systemem, wówczas oba parametry są włączone. Jeżeli zaś na definicji wybrano opcję Zależnie od kontrahenta, wówczas ustawienie parametrów zależne jest od ustawienia parametru Źródłowy z KSeF i Poza systemem na karcie kontrahenta.

Ustawienie parametrów aktualizowane jest podczas zmiany kontrahenta oraz podczas zmiany rodzaju transakcji na dokumencie, o ile dany dokumencie nie został dotąd związany z fakturą KSeF.

Użytkownik ma możliwość samodzielnej zmiany ustawienia ww. parametrów. Parametr Źródłowy z KSeF jest dostępny do edycji, o ile spełnione są poniższe warunki:

  • Operator ma prawo do edycji dokumentu
  • Na dokumencie wyłączony jest parametr Poza systemem
  • Dokument nie jest związany z fakturą z KSeF

Parametr Poza systemem jest dostępny do edycji o ile spełnione są poniższe warunki:

  • Operator ma prawo do edycji dokumentu
  • Na dokumencie włączony jest parametr Źródłowy z KSeF
  • Operator ma prawo Edycja numeru KSeF na dok/Spinanie z KSeF na zatw.dok
  • Dokument nie jest związany z fakturą z KSeF

Zmiany ustawienia ww. parametrów można dokonać również seryjnie, przy pomocy udostępnionych w menu kontekstowym opcji: Zaznacz parametr KSeF i Odznacz parametr KSeF.

Włączanie/wyłączania parametrów KSeF na dokumentach zakupu
Włączanie/wyłączania parametrów KSeF na dokumentach zakupu

Dla ww. dokumentów zakupu/korekt dokumentu zakupu udostępniona została możliwość spięcia danego dokumentu z fakturą zaimportowaną z KSeF oraz rozłączenia tych dokumentów, jeżeli takiego spięcia dokonano niesłusznie. Operacja Spinaj z KSeF dostępna jest z formatki dokumentu zakupu, zakładka [KSeF] oraz z menu kontekstowego listy FZ. Po wywołaniu tej operacji System otwiera listę Faktury zakupu z KSeF w trybie do wybory i wiąże dany dokument systemowy ze wskazaną fakturą KSeF. Operacja spięcia dla danego dokumentu systemowego dokonywana jest, o ile spełnione są poniższe warunki:

  • Operator ma prawo do edycji dokumentu
  • Na dokumencie włączony jest parametr Źródłowy z KSeF a wyłączony Poza systemem
  • Dokument nie został dotąd powiązany z KSeF
  • W przypadku dokumentu, który został już zatwierdzony do wykonania tej operacji konieczne jest prawo Operatora Edycja numeru KSeF na dok/Spinanie z KSeF na zatw.dok.

Spięcie ze wskazaną fakturą KSeF uda się, o ile faktura ta nie została odrzucona i nie została dotąd związana z dokumentem systemowym. Podczas spinania dokumentów System weryfikuje zgodność podstawowych danych faktury KSeF i dokumentu systemowego: NIP kontrahenta, numer obcy dokumentu, wartość, rodzaj, kwalifikacja i w przypadku braku zgodności prezentuje stosowne ostrzeżenie. Brak zgodności nie jest jednak przeszkodą do dokonania spięcia.

Za pomocą operacji Rozłącz z KSeF dostępnej na formatce dokumentu zakupu oraz w menu kontekstowym listy faktur zakupu Użytkownik może wycofać operację spięcia danego dokumentu systemowego z fakturą KSeF. Operacja rozłączenia danego dokumentu jest dokonywana wówczas, jeżeli spełnione są poniższe warunki:

  • Operator ma prawo do edycji dokumentu
  • Dokument został wcześniej spięty z fakturą KSeF
  • W przypadku dokumentu, który został już zatwierdzony do wykonania tej operacji konieczne jest prawo Operatora Edycja numeru KSeF na dok/Spinanie z KSeF na zatw.dok.
Operacja spinania i rozłączania dokumentu systemowego i faktury KseF na formatce i w menu kontekstowym listy FZ
Operacja spinania i rozłączania dokumentu systemowego i faktury KseF na formatce i w menu kontekstowym listy FZ

Faktura systemowa, dla której dokumentem źródłowym jest faktura zaimportowana z KSeF powinna zostać zweryfikowana przez Użytkownika pod względem jego zgodności z zaimportowanym dokumentem. Oznaczenia dokumentu jako zweryfikowanego oraz cofnięcia dokumentu do weryfikacji można dokonać za pomocą opcji: Oznacz jako zweryfikowany i Cofnij do: niezweryfikowany dostępnych w menu przycisku na prawej belce formatki dokumentu oraz w menu kontekstowym listy faktur zakupu.

Dodatkowa weryfikacja i cofanie do dodatkowej weryfikacji faktury zakupu powiązanej z KSeF
Dodatkowa weryfikacja i cofanie do dodatkowej weryfikacji faktury zakupu powiązanej z KSeF

Dokumentu zakupu powiązanego z dokumentem KSeF nie można zatwierdzić, jeżeli nie zostanie on oznaczony jako zweryfikowany.

Operacje seryjne na liście faktur zakupu z KSeF

Na liście faktur zakupu zaimportowanych z KSeF obsłużone zostały poniższe operacje seryjne:

  • Seryjna zmiana Właściciela, czyli centrum, które ma się zająć danymi dokumentami. Po wybraniu tej opcji prezentowane jest menu z centrami struktury firmy. System dokonuje zmiany Właściciela na centrum wskazane przez Użytkownika
Seryjna zmiana Właściciela na liście faktur zakupu zaimportowanych z KSeF
Seryjna zmiana Właściciela na liście faktur zakupu zaimportowanych z KSeF
  • Seryjna zmiana Kwalifikacji, pozwalająca na wstępne określenie czy na podstawie danej faktury KSeF powinien zostać utworzony dokument handlowy, czy kosztowa faktura A-vista bezpośrednio w Rejestrze VAT. Zmiana dokonywana jest poprzez wybór jednej z wartości: Dokument handlowy lub Dokument VAT
Seryjna zmiana Kwalifikacji na liście faktur zakupu zaimportowanych z KSeF
Seryjna zmiana Kwalifikacji na liście faktur zakupu zaimportowanych z KSeF
  • Seryjne Odrzucanie i Przywracanie faktur. Fakturę pobraną z KSeF można odrzucić, co oznacza, że z jakiegoś powodu nie będzie na jej podstawie tworzony dokument w Systemie. Z takiej operacji można się wycofać, tj. przywrócić taką fakturę. Odrzucanie/przywracanie faktury KSeF dotąd dokonywane było wyłącznie na formatce szczegółów faktury, w wersji 2024.0 dostępne zostało jako operacja seryjna
Seryjne odrzucanie faktur zaimportowanych z KSeF
Seryjne odrzucanie faktur zaimportowanych z KSeF
Seryjne przywracanie faktur zaimportowanych z KSeF
Seryjne przywracanie faktur zaimportowanych z KSeF

Zmiany na liście i formatce faktury zakupu spiętej z fakturą KSeF

Zmiany na liście faktur zakupu

Na liście faktur zakupu dodane zostały kolumny sekcji KSeF: Status, Numer, Data przyjęcia. W kolumnie Numer prezentowany jest numer KSeF dokumentu źródłowego, na podstawie którego zarejestrowany został dany dokument, w kolumnie Data przyjęcia zaś data przyjęcia tego dokumentu źródłowego w KSeF. Kolumna Status wypełniana jest wartościami j.n.

  • Nie dotyczy: dla dokumentów z wyłączonym parametrem Źródłowy z KSeF
  • Niezweryfikowany: dla dokumentów spiętych z fakturą KSeF, które nie zostały zweryfikowane przez Użytkownika
  • Zweryfikowany: dla dokumentów spiętych z fakturą KSeF, które zostały zweryfikowane przez Użytkownika oraz dla dokumentów, na których Operator samodzielnie wprowadził numer KSeF
  • Niespięty: dla dokumentów z włączonym parametrem Źródłowy z KSeF, które nie zostały w żaden sposób powiązane z KSeF (ani poprzez spięcie z fakturą z KSeF ani poprzez ręczne podanie numeru KSeF)
  • Awaria: dla dokumentów, które oznaczone zostały parametrem Awaria i nie zostały powiązane z fakturą KSeF

Pod listą faktur zakupu udostępniony został filtr Status KSeF pozwalający na ograniczanie listy do faktur niespiętych, spiętych (wszystkich, niezweryfikowanych, zweryfikowanych), takich, których KSeF nie dotyczy oraz tych, które zostały zarejestrowane podczas awarii systemu KSeF.

Kolumny sekcji KSeF na liście faktur zakupu i filtrowanie listy wg statusu KSeF
Kolumny sekcji KSeF na liście faktur zakupu i filtrowanie listy wg statusu KSeF

Wizualizacja faktury KSeF na formatce faktury zakupu

Formatka dokumentu zakupu powiązanego z fakturą KSeF została obsłużona podobnie jak FZ wczytana przez OCR. Na prawej belce dostępny jest stosowny przycisk włączający/wyłączający specjalny tryb formatki, przy którym jest ona dzielona na sekcję lewą właściwą dla dokumentu i sekcję prawą z podglądem faktury KSeF. Dokonywana w sekcji prawej wizualizacja faktury KSeF dokonywana jest na podstawie pliku xml będącego załącznikiem faktury KSeF, z którą spięty jest bieżący dokument. Użytkownik ma możliwość dokonania wydruku tej wizualizacji.

W menu przycisku włączającego/wyłączającego podgląd faktury KSeF dostępne są od wersji 2023.2 opcje pozwalające na oznaczenie dokumentu jako zweryfikowanego przez Użytkownika oraz cofanie go do stanu niezweryfikowanego. Wygląd przycisku zależny jest do tego, czy dokument został już zweryfikowany czy też nie. System nie pozwala na zatwierdzenie dokumentu zakupu powiązanego z KSeF, jeżeli nie został on oznaczony jako zweryfikowany. Operacja oznaczania dokumentu jako zweryfikowanego/cofania do stanu niezweryfikowanego dostępna jest od wersji 2023.2, w tym również jako opcja w menu kontekstowym listy.

Włączanie/wyłączanie wizualizacja faktury KSeF z formatki faktury zakupu wraz z opcją jej wydruku
Włączanie/wyłączanie wizualizacja faktury KSeF z formatki faktury zakupu wraz z opcją jej wydruku

Numer KSeF oryginału na korekcie ręcznej FZK

Podobnie jak to było dotąd na formatce korekty ręcznej FSK/(A)FSK/FKE również na ręcznej FZK udostępniona została kontrolka pozwalająca na wprowadzenie numeru KSeF oryginału, zarejestrowanego poza Systemem.

Numer KSeF oryginału na formatce ręcznej FZK
Numer KSeF oryginału na formatce ręcznej FZK

Dalsze plany w zakresie integracji z KSeF

W kolejnych wersjach Systemu planowany jest dalszy rozwój funkcjonalności z zakresu integracji z KSeF, obejmujący:

  • Rozwój mechanizmu wysyłki:
  • Wysyłanie dokumentów z Rejestru VAT
  • Sukcesywna obsługa informacji opcjonalnych w wysyłce KSeF
  • Rozwijanie Import faktur zakupu z KSeF

Czy ten artykuł był pomocny?