Obecna wersja Comarch Mobile wspiera wystawianie faktur w trybie online. Możliwość pracy w trybie offline (umożliwiającego wystawienie faktury z wydrukiem potwierdzającym tożsamość wystawcy oraz linkiem weryfikacyjnym) – zapewniająca ciągłość sprzedaży w przypadku braku Internetu, problemów z połączeniem z Serwerem synchronizacji lub awarii systemu KSeF – zostanie udostępniona w przyszłych wersjach.
Poniższe nagranie prezentuje funkcje aplikacji Comarch Mobile umożliwiające wystawianie i automatyczną wysyłkę faktur do systemu KSeF. Materiał przedstawia m.in. ustawienia aplikacji, możliwość weryfikacji poprawności faktur przed wysyłką, zmiany na wydruku faktury, proces automatycznej synchronizacji dokumentów. Opis dotyczący konfiguracji systemu ERP w celu wysyłania faktur z Comarch Mobile do KSeF został opisany poniżej.
W przypadku, gdy użytkownik nie korzysta z KSeF w Comarch Mobile, automatyczna synchronizacja daje pewność, że dokument został terminowo zarejestrowany w systemie ERP i że możliwe jest jego przekazanie do KSeF zgodnie z obowiązującymi terminami. Brak wysłania faktury do KSeF w wymaganym czasie może w przyszłości skutkować konsekwencjami finansowymi.
Artykuł opisuje najnowsze zmiany w aplikacji Comarch Mobile związane z korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który daje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (KSeF) oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.
Po aktywacji obsługi KSeF w Comarch Mobile, faktury dla kontrahentów krajowych są automatycznie wysyłane i weryfikowane już w momencie ich zatwierdzania. Dokumenty te zawierają kod QR, który pozwala na ich podgląd bezpośrednio w systemie KSeF. Dodatkowo zapewniono synchronizację UPO między aplikacją a systemem ERP, co gwarantuje spójność danych na obu platformach.
W momencie wystawiania faktury na kontrahenta innego niż krajowy zostanie dla niego zablokowana możliwość zatwierdzenia i wysłania faktury do KSeF.
Konfiguracja systemu Comarch ERP XL na potrzeby obsługi Krajowego Systemu Obsługi e-Faktur została opisana TUTAJ.
Warunki konieczne w celu wysłania faktury z Comarch Mobile do KSeF
Na potrzeby integracji i obsługi wysyłki faktur bezpośrednio z Comarch Mobile do KSeF należy:
1. Na definicji dokumentu Faktury sprzedaży z poziomu [Edycji struktury firmy] centrum mobilnego w sekcji Wysyłanie dokumentu do KSeF zaznaczyć jeden z dwóch poniższych parametrów:
- Poza systemem,
- Zależnie od kontrahenta, wówczas dodatkowo zaznaczyć parametr Wysyłaj dokumenty do KSeF oraz Poza systemem na karcie kontrahenta na zakładce Księgowe w sekcji KSeF/Sprzedaż.
2. Na karcie operatora na zakładce Parametry/Uprawnienia w sekcji KSEF zaznaczyć parametr Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO.
3. W pliku konfiguracyjnym [configuration.xl2024.statement] w folderze [Methods] włączyć parametr [SendToKSeF] (Lokalizacja pliku C:\Program Files (x86)\Comarch Mobile\Serwer synchronizacji\Methods\configuration). Domyślna wartość parametru to „0”, która blokuje możliwość wysyłania dokumentów. Zmiana parametru na „1” odnosić będzie się do wszystkich operatorów mobilnych i umożliwi wysyłanie faktur do KSeF. Więcej informacji nt. tego parametru znajduje się TUTAJ.
4. Funkcjonalność przesyłania dokumentu faktury do KSEF wymaga dostępu do Internetu i poprawnego połączenia z Serwerem synchronizacji.
Zmiany funkcjonalne w aplikacji Comarch Mobile dotyczące obsługi KSeF
Uwierzytelnienie tokenem
W sekcji KSeF w ustawieniach aplikacji należy uzupełnić token. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu token zostaje w pełni zaszyfrowany.
Jeżeli pole Token nie zostanie uzupełnione, w momencie przesyłania dokumentu do KSeF zostanie wyświetlony komunikat „Nie wykryto tokenu uwierzytelniającego. Komunikacja z systemem KSeF jest niemożliwa.”.
Jeżeli pole Token zostanie uzupełnione błędnym tokenem, w momencie przesyłania dokumentu do KSeF zostanie wyświetlony komunikat „Uwierzytelnienie w KSeF nie powiodło się. Skontaktuj się z administratorem systemu.”.
Parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF” na karcie kontrahenta
Parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF” jest widoczny na karcie kontrahenta:
Gdy na karcie kontrahenta zaznaczony jest parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF poza systemem”, po poprawnej konfiguracji, faktura sprzedaży będzie wysyłana do KSeF bezpośrednio z aplikacji Comarch Mobile, z pominięciem systemu ERP.
Zmiany na liście dokumentów w Comarch Mobile
Na liście dokumentów umożliwiono wyświetlanie dodatkowej informacji dotyczącej statusu KSeF dla faktur sprzedaży. To, czy informacje te są widoczne na liście, zależy od użytkownika aplikacji. Konfiguracja jest dostępna w Ustawieniach listy dokumentów, w sekcji Parametry aplikacji, znajdującej się w ustawieniach aplikacji. Po wejściu w tę opcję użytkownik może włączyć lub wyłączyć wyświetlanie statusów KSeF na liście dokumentów.
Zmiany na dokumencie faktury w Comarch Mobile
Wprowadzona została nowa zakładka KSeF na dokumencie faktury sprzedaży, dzięki której użytkownik ma możliwość podglądu dodatkowych informacji. Zakładka jest widoczna po aktywacji obsługi KSeF w Comarch Mobile oraz po spełnieniu standardowych warunków wysyłki dokumentu do KSeF.
Zmiany na wydruku faktury w Comarch Mobile
Na wydrukach faktur sprzedaży wysłanych do KSEF oprócz standardowych danych prezentowany jest kod QR. W kontekście KSeF to zakodowany link zawierający dane identyfikujące fakturę — taki format pozwala na szybkie odczytanie informacji przy pomocy urządzeń końcowych (smartfonów lub skanerów optycznych). Dzięki temu link może być zeskanowany i przekierowany bezpośrednio do odpowiedniego zasobu systemu KSeF odpowiedzialnego za wizualizację i weryfikację faktury.
Sposób prezentacji danych na wydrukach oraz obecność kodów QR uzależnione są od ustawień systemu ERP oraz statusu kontrahenta:
- W przypadku, gdy w systemie ERP funkcjonalność KSeF jest wyłączona, wydruki są generowane według dotychczasowego standardowego wzorca, bez kodów QR,
- Jeżeli obsługa KSeF została włączona w systemie ERP, a w Comarch Mobile pozostaje wyłączona, to wydruki są realizowane zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Z wyjątkiem przypadków, gdy na karcie kontrahenta zaznaczono informację, że dany kontrahent nie korzysta z KSeF – w takim przypadku generowany jest wydruk według dotychczasowego wzorca.
Opcja „Sprawdź poprawność KSeF”
Operacja sprawdzania poprawności w KSeF polega na wstępnym sprawdzeniu czy dany dokument zostałby uznany za poprawny gdyby w tej chwili został przesłany do KSeF. Podczas tej operacji następuje sprawdzenie, czy dokument zawiera wszystkie obowiązkowe informacje oraz czy format przekazanych informacji jest zgodny ze schematem e-faktury.
Sprawdzenie poprawności w Comarch Mobile odbywa się:
- Automatycznie w momencie próby zatwierdzenia dokumentu,
- W momencie wywołania akcji z poziomu menu kontekstowego dokumentu FS w buforze „Sprawdź poprawność w KSeF” na liście dokumentów,
- W menu kontekstowym na podglądzie dokumentu.
Jeżeli weryfikacja będzie pozytywna, wówczas wyświetlony zostaje komunikat: „Dokument [numer dokumentu] jest zgodny ze strukturą e-faktury”
Jeżeli weryfikacja nie będzie pozytywna, wówczas wyświetlony zostaje komunikat: „Dokument [numer dokumentu] jest niezgodny ze strukturą e-faktury”
Eksport faktury do KSeF
Zatwierdzenie faktury w Comarch Mobile jest poprzedzone automatyczną walidacją zgodności ze strukturą e-faktury. Tylko poprawne dokumenty podlegają zatwierdzeniu i automatycznej wysyłce do systemu KSeF. W przypadku wykrycia nieprawidłowości, proces jest przerywany, a dokument zostaje zapisany do bufora.
