Obecna wersja Comarch Mobile wspiera wystawianie faktur w trybie online. Możliwość pracy w trybie offline (umożliwiającego wystawienie faktury z wydrukiem potwierdzającym tożsamość wystawcy oraz linkiem weryfikacyjnym) – zapewniająca ciągłość sprzedaży w przypadku braku Internetu, problemów z połączeniem z Serwerem synchronizacji lub awarii systemu KSeF – zostanie udostępniona w przyszłych wersjach.
Poniższe nagranie prezentuje funkcje aplikacji Comarch Mobile umożliwiające wystawianie i automatyczną wysyłkę faktur do systemu KSeF. Materiał przedstawia m.in. ustawienia aplikacji, możliwość weryfikacji poprawności faktur przed wysyłką, zmiany na wydruku faktury, proces automatycznej synchronizacji dokumentów. Opis dotyczący konfiguracji systemu ERP w celu wysyłania faktur z Comarch Mobile do KSeF został opisany poniżej.
W przypadku, gdy użytkownik nie korzysta z KSeF w Comarch Mobile, automatyczna synchronizacja daje pewność, że dokument został terminowo zarejestrowany w systemie ERP i że możliwe jest jego przekazanie do KSeF zgodnie z obowiązującymi terminami. Brak wysłania faktury do KSeF w wymaganym czasie może w przyszłości skutkować konsekwencjami finansowymi.
Artykuł opisuje najnowsze zmiany w aplikacji Comarch Mobile związane z korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który daje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (KSeF) oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.
Po aktywacji obsługi KSeF w Comarch Mobile, faktury dla kontrahentów krajowych są automatycznie wysyłane i weryfikowane już w momencie ich zatwierdzania. Dokumenty te zawierają kod QR, który pozwala na ich podgląd bezpośrednio w systemie KSeF. Dodatkowo zapewniono synchronizację UPO między aplikacją a systemem ERP, co gwarantuje spójność danych na obu platformach.
W momencie wystawiania faktury na kontrahenta innego niż krajowy zostanie dla niego zablokowana możliwość zatwierdzenia i wysłania faktury do KSeF.
Konfiguracja systemu Comarch ERP XL na potrzeby obsługi Krajowego Systemu Obsługi e-Faktur została opisana TUTAJ.
Warunki konieczne w celu wysłania faktury z Comarch Mobile do KSeF
Na potrzeby integracji i obsługi wysyłki faktur bezpośrednio z Comarch Mobile do KSeF należy:
1. Na definicji dokumentu Faktury sprzedaży z poziomu [Edycji struktury firmy] centrum mobilnego w sekcji Wysyłanie dokumentu do KSeF zaznaczyć jeden z dwóch poniższych parametrów:
- Poza systemem,
- Zależnie od kontrahenta, wówczas dodatkowo zaznaczyć parametr Wysyłaj dokumenty do KSeF oraz Poza systemem na karcie kontrahenta na zakładce Księgowe w sekcji KSeF/Sprzedaż.
2. Na karcie operatora na zakładce Parametry/Uprawnienia w sekcji KSEF zaznaczyć parametr Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO.
3. W pliku konfiguracyjnym [configuration.xl2024.statement] w folderze [Methods] włączyć parametr [SendToKSeF] (Lokalizacja pliku C:\Program Files (x86)\Comarch Mobile\Serwer synchronizacji\Methods\configuration). Domyślna wartość parametru to „0”, która blokuje możliwość wysyłania dokumentów. Zmiana parametru na „1” odnosić będzie się do wszystkich operatorów mobilnych i umożliwi wysyłanie faktur do KSeF. Więcej informacji nt. tego parametru znajduje się TUTAJ.
4. Funkcjonalność przesyłania dokumentu faktury do KSEF wymaga dostępu do Internetu i poprawnego połączenia z Serwerem synchronizacji.
Zmiany funkcjonalne w aplikacji Comarch Mobile dotyczące obsługi KSeF
Uwierzytelnienie tokenem
W sekcji KSeF w ustawieniach aplikacji należy uzupełnić token. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu token zostaje w pełni zaszyfrowany.
Jeżeli pole Token nie zostanie uzupełnione, w momencie przesyłania dokumentu do KSeF zostanie wyświetlony komunikat „Nie wykryto tokenu uwierzytelniającego. Komunikacja z systemem KSeF jest niemożliwa.”.
Jeżeli pole Token zostanie uzupełnione błędnym tokenem, w momencie przesyłania dokumentu do KSeF zostanie wyświetlony komunikat „Uwierzytelnienie w KSeF nie powiodło się. Skontaktuj się z administratorem systemu.”.
Zmiany na karcie kontrahenta
Na karcie kontrahenta widoczny jest nowy parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF”. Jeśli na karcie kontrahenta widoczny jest zaznaczony parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF”, wysyłka dokumentów odbywa się po stronie systemu ERP. Jeśli zaznaczony parametr nosi nazwę „Wysyłaj dokumenty do KSeF poza systemem”, po poprawnej konfiguracji, faktura sprzedaży będzie wysyłana do KSeF bezpośrednio z aplikacji Comarch Mobile, z pominięciem systemu ERP.
Dodatkową zmianą jest widoczność parametru „Identyfikator wewnętrzny” w szczegółach adresu kontrahenta. Parametr ten jest ustawiany jest na karcie aktualnego adresu kontrahenta w systemie ERP jako atrybut o nazwie KSEF_Podmiot3_IdWew i jest synchronizowany do aplikacji. Jeśli nie zostanie on ustawiony, parametr nie będzie widoczny w aplikacji. Wartość parametru przesyłana jest do KSeF.
Zmiany na liście dokumentów w Comarch Mobile
Na liście dokumentów umożliwiono wyświetlanie dodatkowej informacji dotyczącej statusu KSeF dla faktur sprzedaży. To, czy informacje te są widoczne na liście, zależy od użytkownika aplikacji. Konfiguracja jest dostępna w Ustawieniach listy dokumentów, w sekcji Parametry aplikacji, znajdującej się w ustawieniach aplikacji. Po wejściu w tę opcję użytkownik może włączyć lub wyłączyć wyświetlanie statusów KSeF na liście dokumentów.
Zmiany na dokumencie faktury w Comarch Mobile
Wprowadzona została nowa zakładka KSeF na dokumencie faktury sprzedaży, dzięki której użytkownik ma możliwość podglądu dodatkowych informacji. Zakładka jest widoczna po aktywacji obsługi KSeF w Comarch Mobile oraz po spełnieniu standardowych warunków wysyłki dokumentu do KSeF.
Zmiany na wydruku faktury w Comarch Mobile
Na wydrukach faktur sprzedaży wysłanych do KSEF oprócz standardowych danych prezentowany jest kod QR. W kontekście KSeF to zakodowany link zawierający dane identyfikujące fakturę — taki format pozwala na szybkie odczytanie informacji przy pomocy urządzeń końcowych (smartfonów lub skanerów optycznych). Dzięki temu link może być zeskanowany i przekierowany bezpośrednio do odpowiedniego zasobu systemu KSeF odpowiedzialnego za wizualizację i weryfikację faktury.
Sposób prezentacji danych na wydrukach oraz obecność kodów QR uzależnione są od ustawień systemu ERP oraz statusu kontrahenta:
- W przypadku, gdy w systemie ERP funkcjonalność KSeF jest wyłączona, wydruki są generowane według dotychczasowego standardowego wzorca, bez kodów QR,
- Jeżeli obsługa KSeF została włączona w systemie ERP, a w Comarch Mobile pozostaje wyłączona, to wydruki są realizowane zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Z wyjątkiem przypadków, gdy na karcie kontrahenta zaznaczono informację, że dany kontrahent nie korzysta z KSeF – w takim przypadku generowany jest wydruk według dotychczasowego wzorca.
Opcja „Sprawdź poprawność KSeF”
Operacja sprawdzania poprawności w KSeF polega na wstępnym sprawdzeniu czy dany dokument zostałby uznany za poprawny gdyby w tej chwili został przesłany do KSeF. Podczas tej operacji następuje sprawdzenie, czy dokument zawiera wszystkie obowiązkowe informacje oraz czy format przekazanych informacji jest zgodny ze schematem e-faktury.
Sprawdzenie poprawności w Comarch Mobile odbywa się:
- Automatycznie w momencie próby zatwierdzenia dokumentu,
- W momencie wywołania akcji z poziomu menu kontekstowego dokumentu FS w buforze „Sprawdź poprawność w KSeF” na liście dokumentów,
- W menu kontekstowym na podglądzie dokumentu.
Jeżeli weryfikacja będzie pozytywna, wówczas wyświetlony zostaje komunikat: „Dokument [numer dokumentu] jest zgodny ze strukturą e-faktury”
Jeżeli weryfikacja nie będzie pozytywna, wówczas wyświetlony zostaje komunikat: „Dokument [numer dokumentu] jest niezgodny ze strukturą e-faktury”
Eksport faktury do KSeF
Zatwierdzenie faktury w Comarch Mobile jest poprzedzone automatyczną walidacją zgodności ze strukturą e-faktury. Tylko poprawne dokumenty podlegają zatwierdzeniu i automatycznej wysyłce do systemu KSeF. W przypadku wykrycia nieprawidłowości, proces jest przerywany, a dokument zostaje zapisany do bufora.
