Integracja Comarch Mobile z KSeF

Artykuł opisuje zmiany w aplikacji Comarch Mobile związane z korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który daje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (KSeF) oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. W sytuacji gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób.

W przypadku, gdy wystawca faktury w momencie tworzenia dokumentu i przekazywania go odbiorcy nie skorzysta z KSeF nie będzie miał już możliwości procesowania faktury za pośrednictwem KSeF.

Konfiguracja systemu ERP XL na potrzeby obsługi Krajowego Systemu Obsługi e-Faktur została opisana TUTAJ.

Warunki konieczne w celu wysłania faktury z Comarch Mobile do KSeF

Na potrzeby integracji i obsługi wysyłki faktur bezpośrednio z Comarch Mobile do KSeF należy:

1. Na definicji dokumentu Faktury sprzedaży z poziomu [Edycji struktury firmy] centrum mobilnego w sekcji Wysyłanie dokumentu do KSeF zaznaczyć jeden z dwóch poniższych parametrów:

Konfiguracja KSeF na definicji dokumentu FS
    • Wysyłaj,
    • Zależnie od kontrahenta, wówczas dodatkowo zaznaczyć parametr Wysyłaj dokumenty do KSeF na karcie kontrahenta na zakładce Księgowe w sekcji KSeF/Sprzedaż.
      Konfiguracja KSeF na karcie kontrahenta
Uwaga
W Comarch Mobile wysyłka dokumentów odbywa się automatycznie i każda faktura będzie weryfikowana przed zatwierdzeniem. Nie jest wymagane zaznaczenie parametru Automatycznie podczas zatwierdzania.

2. Na karcie operatora na zakładce Parametry/Uprawnienia w sekcji KSEF zaznaczyć parametr Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO.

Konfiguracja KSeF na karcie operatora

3. W pliku konfiguracyjnym [configuration.xl2024.statement] w folderze [Methods] włączyć parametr [SendToKSeF] (Lokalizacja pliku C:\Program Files (x86)\Comarch Mobile\Serwer synchronizacji\Methods\configuration). Domyślna wartość parametru to „0”, która blokuje możliwość wysyłania dokumentów. Zmiana parametru na „1” odnosić będzie się do wszystkich operatorów mobilnych i umożliwi wysyłanie faktur do KSeF. Więcej informacji nt. tego parametru znajduje się TUTAJ.

Uwaga
Jeżeli parametr SendToKSeF w pliku konfiguracyjnym będzie wyłączony, a pozostałe parametry w ERP XL będą zaznaczone, wówczas dokument nie będzie wysyłany z Comarch Mobile do KSeF.
Uwaga
Jeżeli parametr Zależnie od kontrahenta na definicji dokumentu Faktury sprzedaży jest włączony oraz na karcie kontrahenta są zaznaczone oba parametry: Wysyłaj dokumenty do KSeF oraz Poza systemem, wówczas dokument nie będzie wysyłany z Comarch Mobile do KSeF, ponieważ będzie to obsłużone poza systemem ERP i Comarch Mobile.
Uwaga
Jeżeli parametr Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO na karcie operatora będzie włączony, ale nie będą włączone pozostałe parametry, to faktura z Comarch Mobile nie będzie mogła być zatwierdzona z powodu braku wysyłki do KSeF.

 

Zmiany funkcjonalne w aplikacji Comarch Mobile dotyczące obsługi KSeF

Parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF” na karcie kontrahenta

Parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF” jest widoczny na karcie kontrahenta:

Karta kontrahenta bez obsługi KSeF oraz z obsługą KSeF

Zmiany na liście dokumentów w Comarch Mobile

Na liście dokumentów umożliwiono wyświetlanie dodatkowych informacji o statusie KSeF dla faktur sprzedaży. To, czy informacje mają być widoczne na liście zależy od użytkownika aplikacji. Konfiguracja dostępna jest w ustawieniach aplikacji, gdzie dodano w sekcji Parametry aplikacji nową opcję Ustawienia listy dokumentów. Po wejściu tę opcję użytkownik będzie mógł włączyć lub wyłączyć możliwość wyświetlania statusów KSeF na liście dokumentów.

Ustawienia listy dokumentów
Przykładowy widok listy dokumentów

Zmiany na dokumencie faktury w Comarch Mobile

Wprowadzona została nowa zakładka KSeF na dokumencie faktury sprzedaży, dzięki której użytkownik ma możliwość podglądu dodatkowych informacji.

Przykładowy widok listy dokumentów

Opcja „Sprawdź poprawność KSeF”

Operacja sprawdzania poprawności w KSeF polega na wstępnym sprawdzeniu czy dany dokument zostałby uznany za poprawny gdyby w tej chwili został przesłany do KSeF. Podczas tej operacji następuje sprawdzenie, czy dokument zawiera wszystkie obowiązkowe informacje oraz czy format przekazanych informacji jest zgodny ze schematem e-faktury.

Uwaga
Merytoryczna poprawność faktury nie jest sprawdzana. Weryfikacja obejmuje tylko i wyłącznie poprawność semantyczną danych.

Sprawdzenie poprawności w Comarch Mobile odbywa się:

  • Automatycznie w momencie próby zatwierdzenia dokumentu,
  • W momencie wywołania akcji z poziomu menu kontekstowego dokumentu FS w buforze „Sprawdź poprawność w KSeF” na liście dokumentów,
  • W menu kontekstowym na podglądzie dokumentu.
Opcja sprawdzania poprawności KSeF z poziomu listy dokumentów i podglądu faktury

Jeżeli weryfikacja będzie pozytywna, wówczas wyświetlony zostaje komunikat: „Dokument [numer dokumentu] jest zgodny ze strukturą e-faktury”

Jeżeli weryfikacja nie będzie pozytywna, wówczas wyświetlony zostaje komunikat: „Dokument [numer dokumentu] jest niezgodny ze strukturą e-faktury”

Eksport faktury do KSeF

W Comarch Mobile wysyłka dokumentów do KSeF odbywa się automatycznie i każda faktura będzie weryfikowana przed zatwierdzeniem, o czym użytkownik zostaje poinformowany odpowiednim komunikatem.

Komunikat informacyjny po zatwierdzeniu faktury wysłanej automatycznie do KSeF
Uwaga
Jeżeli eksport dokumentu do KSeF nie powiedzie się, wówczas użytkownik poinformowany odpowiednim komunikatem, a dokument faktury sprzedaży zostanie zapisany do bufora.

Opcja „Pobierz UPO”

Wysłanie faktury do KSeF nie zawsze jest jednoznaczne z tym, że faktura została wystawiona. Aby dokument mógł być nazywany fakturą ustrukturyzowaną, musi posiadać specjalny numer identyfikujący tę fakturę w systemie KSeF. Numer ten nadawany jest przez KSeF w momencie przetworzenia dokumentu, co potwierdzane jest w formie dokumentu UPO, czyli urzędowego poświadczenia odbioru faktury. Obecnie każdy z systemów ERP, w tym Comarch Mobile pobiera UPO jedynie na żądanie operatora.

Opcja „Pobierz UPO” prezentowana jest w Comarch Mobile z poziomu menu kontekstowego dokumentu FS oraz w menu kontekstowym na podglądzie dokumentu tylko i wyłącznie wtedy, gdy:

  • Status dokumentu w KSeF to „Wysłano/Nie odebrano UPO”  
  • Dokument został wystawiony przez zalogowanego w Comarch Mobile operatora
  • Operator ma nadane uprawnienie do wysyłania dokumentów do KSeF/Pobierania UPO
Opcja Pobierz UPO z poziomu listy dokumentów i podglądu faktury

Jeżeli uda się pobrać UPO, wówczas w aplikacji zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Komunikat informacyjny o pobraniu UPO
Uwaga
Po pobraniu UPO opcja „Pobierz UPO” nie będzie już dostępna dla danego dokumentu.

Może wystąpić sytuacja, w której UPO nie będzie jeszcze gotowe w systemie KSeF w związku z czym nie będzie możliwości pobrania go do Comarch Mobile. W takim wypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat: „Nie udało się pobrać UPO. UPO nie jest jeszcze gotowe.”

Czy ten artykuł był pomocny?