Formularz Paragonu, który pojawia się po wciśnięciu na liście paragonów przycisku Dodaj, składa się z następujących zakładek: [Dane podstawowe], [Dane księgowe/JPK], [Atrybuty], [Dokumenty].

Zakładka [Dane podstawowe] została podzielona na kluczowe sekcje, które ułatwiają wprowadzanie i zarządzanie informacjami dotyczącymi paragonu.

• Dane podstawowe: W tej sekcji wprowadza się kluczowe dane dokumentu, takie jak numer paragonu oraz schemat numeracji. Podaje się tu również dane nabywcy, w tym kod kraju i numer NIP. Istotne są również daty wystawienia i sprzedaży, które mają wpływ na księgowość oraz terminy płatności. Dodatkowo można wpisać rabaty, formę oraz termin płatności, co ułatwia kontrolę finansową i planowanie zobowiązań. W razie potrzeby użytkownik ma też możliwość dodania nowego kontrahenta bezpośrednio z poziomu formularza paragonu.
  Sekcja ta pozwala również włączyć opcję Dokumenty magazynowe, która automatycznie generuje wydanie zewnętrzne (zatwierdzone na stałe) po zatwierdzeniu paragonu oraz zdecydować o wpływie dokumentu na stany magazynowe (rezerwacja lub fizyczne pobranie towaru z magazynu). Dostępność oraz domyślne ustawienie wymienionych parametrów zależy od konfiguracji Inicjacji dokumentu.
  Dostępne funkcje zostały opisane poniżej:

• • W jaki sposób edytować dane nabywcy tylko na potrzeby bieżącego dokumentu?
  • Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji?
  • Jak działa automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS na dokumencie handlowym?
  • Jak zmienić formę płatności na dokumencie?
  • Jak ustawić indywidualny termin płatności dla danego dokumentu?
  • Jak działa automatyczne generowanie dokumentów powiązanych?
  • Jak zmienić wpływ dokumentu na magazyn w trakcie jego wystawiania?
• Pozycje:Sekcja pozwalająca na zarządzanie pozycjami dokumentu (towarami i usługami). Składa się z tabeli zawierającej pozycje oraz następujących kolumn domyślnych: Lp., Kod, Nazwa, Ilość, Jednostka, Rabat (%), Cena netto/brutto, Wartość.Dodawanie pozycji odbywa się poprzez przycisk Dodaj pozycję, który (w zależności od konfiguracji) otwiera formularz pozycji lub umożliwia edycję bezpośrednio z poziomu formularza paragonu (edycja na liście).Dla dodanej już pozycji, na końcu jej wiersza wyświetlana jest ikona trzech kropek. Po jej kliknięciu rozwija się menu kontekstowe, które umożliwia zarządzanie danym towarem lub usługą. Użytkownik ma do wyboru opcje::
  • Edytuj – opcja ta odblokowuje pozycję na liście do ponownej edycji.
  • Usuń – opcja pozwala na całkowite usunięcie pozycji z listy (operacja ta wymaga zatwierdzenia dedykowanego komunikatu).

  Wprowadzanie nowej lub edycja istniejącej pozycji umożliwia określenie kluczowych parametrów: Kodu i Nazwy produktu (prezentującej do 300 znaków), Ilości (wprowadzanej z precyzją do 4 miejsc po przecinku), Jednostki miary, Rabatu, Ceny netto/brutto oraz Wartości netto/brutto.

  • Czy można ustawić różne rabaty dla poszczególnych pozycji?
  • Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do dokumentu handlowego?
• Dodatkowe: W tym miejscu można wskazać nazwisko osoby odbierającej dokument, co zwiększa kontrolę nad obiegiem dokumentów w firmie. Numer listu przewozowego i rodzaj kuriera to pola, które usprawniają logistykę i pozwalają na szybsze śledzenie przesyłek. Opis paragonu daje możliwość dodania indywidualnych uwag czy informacji, które nie mieszczą się w standardowych polach, a mogą mieć znaczenie operacyjne lub księgowe.
  • W jaki sposób dodać opis dokumentu?
  • W jaki sposób wskazać osobę odbierającą dokument handlowy?
  • W jaki sposób wybrać przewoźnika i jakie firmy kurierskie są dostępne do wyboru?

Kolejna zakładka [Dane księgowe/JPK] umożliwia wprowadzenie oraz podgląd informacji podatkowych i księgowych, w tym stawek VAT, kategorii sprzedaży oraz odpowiednich kodów i atrybutów JPK niezbędnych do raportowania podatkowego i księgowego. Te dane są kluczowe dla prawidłowego rozliczenia podatków oraz spełnienia wymogów sprawozdawczych wobec organów skarbowych.

W wersji roboczej dokumentu możliwa jest edycja Kategorii sprzedaży (co pozwala na dostosowanie klasyfikacji sprzedaży przed zatwierdzeniem faktury) oraz kodów JPK_V7.

• • Jak dodać lub zmienić kategorię sprzedaży/zakupu na dokumencie?
  • Czy można edytować wartości w sekcji VAT na dokumencie handlowym?

Zakładka [Atrybuty] służy do przechowywania dodatkowych informacji o dokumencie, które nie znajdują odzwierciedlenia w standardowych polach formularza. Pozwala ona na przypisywanie dokumentom niestandardowych cech (np. tekstowych, liczbowych lub dat), co ułatwia ich późniejszą identyfikację i raportowanie. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykułach:

Jak ręcznie zarządzać atrybutami na dokumencie?

Skąd atrybuty pobierają się na dokument automatycznie?

Jak edytować atrybuty na zatwierdzonym dokumencie?

W zakładce [Dokumenty] widoczne są dokumenty powiązane, pliki z biblioteki dokumentów oraz powiązania z zadaniami i kontaktami z CRM. Użytkownik ma dostęp do sekcji takich jak Dokumenty powiązane, Biblioteka dokumentów Zadania i kontakty CRM wyłącznie w trybie podglądu. W tych sekcjach można zobaczyć ogólne informacje, bez możliwości dodawania, edytowania czy przeglądania szczegółów powiązanych dokumentów, zadań lub kontaktów.

Na dole formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto. Z tego poziomu dostępne są również przyciski:

• Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian).
• Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej).
• Zapisz i zatwierdź – zapisuje oraz zatwierdza Paragon (dokument zyskuje status Zatwierdzony i nie podlega swobodnej edycji).

Zobacz także: 

Czym różni się opcja Zapisz od Zapisz i zatwierdź ?