W programie Comarch ERP Optima obsługa transakcji sprzedaży opiera się na dwóch rodzajach dokumentów fakturowych: standardowej Fakturze Sprzedaży (FS) oraz Fakturze Sprzedaży Pierwotnej (FSP). Choć oba dokumenty rejestrują sprzedaż towarów lub usług dla kontrahenta i korzystają z tego samego słownika oraz podobnego układu formularza, ich rola w systemie oraz skutki gospodarcze są odmienne.
Poniższy artykuł przedstawia kluczowe różnice funkcjonalne, magazynowe, finansowe oraz podatkowe pomiędzy zwykłą fakturą sprzedaży a fakturą pierwotną.
Istota i cel biznesowy obu dokumentów
- Faktura Sprzedaży (FS): Jest podstawowym dokumentem handlowym służącym do dokumentowania bieżących transakcji sprzedaży zawieranych w systemie. Wystawienie faktury sprzedaży powoduje natychmiastowe skutki we wszystkich obszarach przedsiębiorstwa: zmniejsza stany magazynowe, generuje należności w finansach, tworzy wpisy w rejestrze VAT oraz podlega wysyłce do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
- Faktura Sprzedaży Pierwotna (FSP): Jest dokumentem o charakterze wyłącznie ewidencyjnym. Służy do zarejestrowania w bazie danych transakcji sprzedaży, która została fizycznie, finansowo i podatkowo obsłużona poza programem Comarch ERP Optima (np. przed rozpoczęciem pracy z systemem, w innym oprogramowaniu lub w formie papierowej). Głównym celem rejestracji FSP jest utworzenie punktu odniesienia (dokumentu bazowego) w celu umożliwienia późniejszego wystawiania poprawnych korekt ilościowych, wartościowych lub danych.
Analiza różnic w poszczególnych obszarach systemu
1. Magazyn i obsługa zapasów
- FS: Zgodnie z ustawieniami konfiguracji weryfikuje dostępność zasobów, tworzy rezerwacje lub natychmiastowo pobiera towar ze stanu oraz automatycznie generuje i zatwierdza dokument Wydania Zewnętrznego (WZ).
- FSP: Nie weryfikuje stanów magazynowych, nie rezerwuje towaru i nie tworzy dokumentów WZ. Towary wprowadzone na pozycje FSP mają charakter wyłącznie informacyjny.
2. Płatności i finanse (Kasa/Bank)
- FS: Automatycznie generuje planowany przychód lub wpłatę w Kasie/Banku. W stopce formularza prezentowane są sekcje rozliczeniowe (Razem Brutto, Zapłacono, Pozostaje).
- FSP: Nie tworzy żadnych zapisów w preliminarzu płatności. Sekcja rozliczeniowa w stopce formularza jest całkowicie ukryta, a dokument nie wpływa na bilans należności kontrahenta.
3. Księgowość, rejestr VAT i deklaracje
- FS: Po zatwierdzeniu jest przenoszona do rejestru VAT sprzedaży i stanowi podstawę do księgowania w KPiR, Księgach Handlowych lub Ewidencji Ryczałtowej oraz ujęcia w deklaracjach JPK_V7 i JPK_FA.
- FSP: Mimo że formularz zawiera zakładkę [Dane księgowe / JPK] z tabelą VAT i kategoriami, dane te służą jedynie do podglądu – dokument FSP nigdy nie trafia do rejestru VAT ani nie podlega dekretacji księgowej, nie zawiera również sekcji Płatności i rozliczenia.
4. Krajowy System e-Faktur (KSeF)
- FS: Przeznaczona do wysyłki do KSeF. Po zatwierdzeniu rejestrowana jest na platformie rządowej, skąd pobierany jest unikalny Numer KSeF oraz UPO.
- FSP: Na zakładce [KSeF] automatycznie ustawiany jest przełącznik Poza systemem (w trybie do odczytu). Próba wysłania FSP do KSeF zwraca komunikat: Nie wysłano dokumentu do KSeF. Faktura ma ustawiony status: Poza systemem. Operator może jednak ręcznie wprowadzić w polu Numer KSeF oraz uzupełnić pozostałe pola.
5. Numeracja i pole Numer pierwotny
- FS: Identyfikowana jest wyłącznie za pomocą systemowego schematu numeracji.
- FSP: Posiada numer systemowy oraz dodatkowe, opcjonalne pole Numer pierwotny (maksymalnie 256 znaków). Pozwala ono na wpisanie oryginalnego numeru faktury papierowej lub wystawionej w innym systemie. W przypadku uzupełnienia tego pola, system automatycznie drukuje ten numer na powiązanych korektach w sekcji Do dokumentu: zamiast numeru systemowego FSP.
Specyfika korygowania obu dokumentów
Choć sama Faktura Sprzedaży Pierwotna (FSP) nie wywołuje skutków magazynowych i finansowych, to wystawienie do niej korekty (ilościowej lub wartościowej) tworzy pełne skutki w systemie:
- Korekta ilościowa do FSP: Generuje w bazie rzeczywiste dokumenty magazynowe (Przyjęcie Wewnętrzne PW przy zwrocie towaru lub Rozchód Wewnętrzny RW) oraz tworzy płatność w preliminarzu (zwrot środków dla klienta).
- Korekta wartościowa do FSP: Przelicza wartość transakcji i tworzy odpowiednie zdarzenie finansowe w Kasie/Banku.
- Wysyłka korekty do KSeF: Korekta do FSP podlega standardowej wysyłce do KSeF. Podczas generowania pliku XML system automatycznie odczytuje i przekazuje numer KSeF faktury korygowanej (uzupełniony wcześniej ręcznie na formularzu FSP).
Zobacz także:
Jak wystawić fakturę sprzedaży pierwotną?
Jak wystawić korektę ilości lub wartości do faktury sprzedaży?