Zatwierdzenie dokumentu (zmiana statusu z Wersji roboczej na Zatwierdzony) to moment, w którym system dokonuje ostatecznej weryfikacji poprawności danych. Jeżeli program blokuje tę operację, oznacza to, że dokument nie spełnia określonych wymogów księgowych, magazynowych lub handlowych. Poniżej znajduje się lista najczęstszych przyczyn blokady oraz wskazówki dotyczące ich rozwiązania:
Wymogi dotyczące płatności i raportów kasowych
- Brak otwartego raportu kasowego: W przypadku, gdy jako formę płatności wybrano „gotówkę”, system wymaga, aby w module Kasa/Bank istniał otwarty raport kasowy na dzień wystawienia dokumentu. Brak raportu lub jego zamknięcie uniemożliwia zatwierdzenie dokumentu.
Rozwiązanie: Należy utworzyć nowy raport kasowy z datą zgodną z datą dokumentu.
- Limit płatności gotówkowych: W sytuacji próby zatwierdzenia faktury między przedsiębiorcami (B2B) płatnej gotówką, której wartość brutto przekracza 15 000 PLN, program wyświetli komunikat ostrzegawczy. Informuje on, że wydatku opłaconego w ten sposób nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Rozwiązanie: Użytkownik ma możliwość zatwierdzenia dokumentu mimo ostrzeżenia lub powrotu do edycji formularza w celu zmiany formy płatności (np. na przelew).
- Nieaktywny rejestr kasowo/ bankowy: Wybrana na dokumencie forma płatności (np. „przelew_mBank”) jest powiązana z rejestrem, który został oznaczony w konfiguracji jako nieaktywny.
Rozwiązanie: Należy wybrać formę płatności powiązaną z aktywnym rejestrem bankowym. Jeśli obecna forma jest poprawna, należy upewnić się, że w menu Kasa/Bank dany rejestr nie ma zaznaczonego parametru Nieaktywny.
Blokady handlowe i limity kontrahenta
- Przekroczenie limitu kredytowego: Blokada występuje, gdy kontrahent posiada przeterminowane płatności lub przekroczył przyznany mu limit kredytowy (kwotowy). Jeśli konfiguracja operatora zabrania sprzedaży w takiej sytuacji, zatwierdzenie dokumentu jest niemożliwe.
Rozwiązanie: Konieczne jest zwiększenie limitu kredytowego na karcie kontrahenta lub zatwierdzenie dokumentu przez operatora posiadającego odpowiednie uprawnienia (opcja Ostrzegaj dla parametru Zapis dokumentów do bufora/na trwałe powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności).
- Blokada na karcie kontrahenta: Na karcie nabywcy (zakładka [Handlowe]) zaznaczono opcję Blokada wystawiania dokumentów rozchodowych.
Rozwiązanie: Weryfikacja i odznaczenie parametru Blokada wystawiania dokumentów rozchodowych.
Weryfikacja pozycji i stanów magazynowych
- Brak towaru na stanie lub konkretnej partii: Przy włączonej kontroli stanów magazynowych nie można zatwierdzić dokumentu wydającego towar, którego brakuje na stanie. Blokada wystąpi również, jeśli towar wymaga wskazania konkretnej partii (cechy), a nie została ona wybrana na dokumencie..
Rozwiązanie: Weryfikacja stanów magazynowych, partii lub historii towaru.
- Wartości zerowe lub brak pozycji: Dokument nie może zostać zatwierdzony, jeśli nie zawiera żadnych pozycji lub ich wartość wynosi 0.
Rozwiązanie: Uzupełnienie pozycji oraz ich cen.
- Naruszenie minimalnej marży/ maksymalnego rabatu: Operator nie posiadający odpowiednich uprawnień nie zatwierdzi dokumentu, na którym cena sprzedaży jest niższa od minimalnej marży lub udzielony rabat jest zbyt wysoki.
Rozwiązanie: Weryfikacja parametru Sprzedaż poniżej minimalnej marży/ maksymalnego rabatu na karcie operatora.
Braki formalne i konfiguracyjne
- Kwestie numeracji: Problem z wygenerowaniem numeru dokumentu z powodu braku wymaganych składników w definicji serii.
Rozwiązanie: Uzupełnienie niekompletnej numeracji.