Monitorowanie wymiany danych z Krajowym Systemem e-Faktur odbywa się bezpośrednio na liście faktur sprzedaży. Dzięki dostępnym kolumnom oraz filtrom można w każdej chwili zweryfikować, co dzieje się z wystawionym dokumentem i czy proces jego wysyłki zakończył się sukcesem.

Dostępne kolumny na liście faktur

Na liście faktur znajdują się kolumny pozwalające na weryfikację informacji zwracanych bezpośrednio z KSeF:

• Numer KSeF – wyświetla unikalny numer Faktury nadany przez system KSeF po jej poprawnym przetworzeniu.
• Data przyjęcia w KSeF – prezentuje datę odczytaną z Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), jest to oficjalny moment uznania Faktury za wystawioną w systemie KSeF.
• Status KSeF – kolumna, która pokazuje aktualny etap i status wysyłki danego dokumentu (np. Nie wysłano, Awaria czy Odebrano UPO).

Szybkie filtrowanie dokumentów

W celu ułatwienia pracy z dużą ilością dokumentów, nad listą faktur dostępny jest filtr Status KSeF. Pole to  pozwala na szybkie zawężenie wyświetlanej listy dokumentów tylko do tych, które posiadają określony stan w komunikacji z KSeF.

Z rozwijanej listy można wybrać jeden lub kilka statusów jednocześnie, takich jak m.in.: Nie wysłano, Oczekuje na odbiór UPO, Odebrano UPO, Awaria, Nie dotyczy, Odrzucono przez KSeF oraz Poza systemem.

Co oznaczają poszczególne statusy KSeF?

Status prezentowany w kolumnach oraz uwzględniany w filtrach precyzyjnie opisuje, w jakiej sytuacji znajduje się dokument:

• Nie wysłano – dokument jest zapisany w programie, ale nie została jeszcze podjęta próba przekazania go do KSeF.
• Wysłano/ nie odebrano UPO – Faktura została wysłana do KSeF, a program aktualnie oczekuje na przetworzenie i potwierdzenie jej przyjęcia (odbiór UPO).
• Wysłano/ odebrano UPO – jest to ostateczny stan prawidłowej wysyłki; Faktura została skutecznie wysłana, a program odebrał potwierdzenie w postaci UPO.
• Awaria – informuje, że wystąpiła awaria podczas próby wysyłki lub użytkownik celowo oznaczył ten dokument jako wystawiony w trybie awaryjnym w momencie niedostępności usługi.
• Odrzucono – Faktura została wysłana, ale ze względu na błędy (np. w samej strukturze pliku XML) została odrzucona przez weryfikatory bramki KSeF.
• Nie dotyczy – ten status informuje, że dany dokument został celowo wyłączony z obowiązku raportowania w KSeF. Program nadaje go automatycznie, jeśli na karcie kontrahenta lub bezpośrednio w sekcji KSeF, na formularzu Faktury zaznaczono parametr „Nie wysyłaj dokumentu do KSeF”.