W Comarch ERP Optima w przeglądarce dokumenty z KSeF pobierane są automatycznie w grupach (całymi paczkami) wraz ze wszystkimi szczegółami. Proces uruchamiany jest na żądanie użytkownika za pomocą przycisku Pobierz faktury z KSeF, dostępnego na liście KSeF – faktury sprzedaży/zakupu. Po jego kliknięciu w nagłówku listy pojawi się informacja o trwającym pobieraniu danych, a przycisk zostanie zablokowany do czasu zakończenia operacji.

Pobieranie odbywa się bezpośrednio na serwerze, dzięki czemu można w tym czasie swobodnie pracować w innych częściach programu, a nawet całkowicie zamknąć przeglądarkę – operacja zostanie dokończona automatycznie.
Pierwszy proces pobierania obejmuje dokumenty przesłane do Krajowego Systemu e-Faktur od miesiąca wstecz w stosunku do daty bieżącej. Przy kolejnych próbach pobieranie kontynuowane jest od punktu, w którym zakończyło się poprzednim razem, dzięki czemu w systemie nie pojawią się duplikaty.

Po wejściu na listę KSeF – faktury sprzedaży/zakupu od razu widoczne są dokumenty pobrane wcześniej. W nagłówku listy wyświetlana jest również dokładna data i godzina ostatniej synchronizacji z KSeF oraz jej status (informacja o zakończeniu lub ewentualnym błędzie).
Ponowne pobranie faktur jest możliwe nie częściej niż co 15 minut. Ograniczenie to wynika bezpośrednio z działania serwisu KSeF. W przypadku próby odświeżenia listy przed upływem tego czasu wyświetlony zostanie komunikat o ograniczeniu częstotliwości.
Pierwsze pobieranie dokumentów może zająć do kilkunastu minut (zależnie od liczby faktur i obciążenia serwerów KSeF). Każde kolejne pobieranie powinno trwać znacznie krócej.