Funkcja seryjnego zatwierdzania umożliwia jednoczesną zmianę statusu wielu dokumentów z Wersji roboczej (bufor) na Zatwierdzony. Operacja ta dotyczy wyłącznie dokumentów oznaczonych na liście kolorem zielonym.
Na liście dokumentów należy zaznaczyć wybrane pozycje, które mają zostać zatwierdzone. Po zaznaczeniu dokumentów na dole ekranu pojawi się pasek operacji seryjnych, na którym należy wybrać przycisk Zatwierdź. Następnie w wyświetlonym oknie komunikatu: Czy zatwierdzić zaznaczone dokumenty? należy potwierdzić chęć wykonania operacji przyciskiem Zatwierdź.
W sytuacjach, gdy dokument nie spełnia warunków niezbędnych do zatwierdzenia (np. z powodu przekroczenia limitu kredytowego kontrahenta lub ujemnej marży), pozostanie on w buforze. Szczegółowa informacja o przyczynie braku zmiany statusu zostanie wyświetlona w oknie raportu z przebiegu operacji.
Istnieje także możliwość zatwierdzenia pojedynczego dokumentu z listy po najechaniu kursorem na wybrany dokument i wybraniu opcji Zatwierdź, która jest dostępna w menu kontekstowym rozwijanym pod ikoną trzech kropek. Opcja ta jest aktywna wyłącznie dla dokumentów posiadających status Wersji roboczej.
Po wybraniu tej opcji system wyświetli dodatkowy komunikat wymagający podjęcia decyzji przez użytkownika:
Dla dokumentów, które mogą zostać rozliczone (takich jak faktury sprzedaży, paragony czy wydania zewnętrzne z płatnością), do wyboru będą trzy akcje:
- Anuluj – przerywa proces zatwierdzania,
- Nie rozliczaj – zatwierdza dokument, ale nie generuje jego rozliczenia,
- Rozlicz – zatwierdza dokument i jednocześnie go rozlicza (w przypadku, gdy na formularzu wskazano formę płatności jako gotówka lub karta).
Dla dokumentów niepodlegających rozliczeniu (np. rezerwacja odbiorcy, zamówienie u dostawcy czy przesunięcie międzymagazynowe), system wyświetli jedynie dwa przyciski: Anuluj oraz Zatwierdź.
Po pomyślnym wykonaniu operacji dokument trwale zmienia swój status z Wersji roboczej na Zatwierdzony. W przypadku wystąpienia błędów uniemożliwiających zatwierdzenie (np. z powodu blokady kontrahenta, zerowych pozycji na dokumencie czy ujemnej marży), szczegóły zostaną wyświetlone w dedykowanym oknie.
Zobacz także:
Jak działa automatyczne rozliczanie płatności przy zatwierdzaniu dokumentu?