Faktura finalna sprzedaży służy do ostatecznego zakończenia transakcji z zaliczkami i automatycznie pomniejsza kwotę do zapłaty o wartość zarejestrowanych wcześniej wpłat. Dokument ten generuje się wyłącznie z poziomu listy faktur proforma, poprzez przekształcenie jednej lub kilku zaznaczonych proform przy użyciu opcji Wystaw fakturę sprzedaży (dostępnej w menu kontekstowym dla pojedynczego dokumentu lub w formie przycisku przekształcenia, po zaznaczeniu wielu dokumentów na liście). Ze względu na spójność danych, informacje takie jak nabywca oraz waluta są przenoszone bezpośrednio z proformy.

Na dokumencie finalnym znajduje się dedykowana tabela zawierająca nierozliczone wpłaty zaliczkowe powiązane z daną proformą. Rozliczenie realizowane jest w następujący sposób:

• Pełne rozliczenie (domyślne): System automatycznie uwzględnia wszystkie powiązane zaliczki i ich pełne kwoty do rozliczenia.
• Częściowe rozliczenie: Istnieje możliwość odznaczenia wybranej zaliczki lub ręcznego zmniejszenia kwoty rozliczenia, co powoduje natychmiastowe przeliczenie wartości na dokumencie końcowym.
• Bezpośrednie wpłaty (Kasa/Bank): System umożliwia bezpośrednie rozliczenie wpłat wprowadzonych w module finansowym (np. dokumentów KP), do których nie wystawiono wcześniej faktury zaliczkowej. Powiązanie tych wpłat z dokumentem finalnym odbywa się za pomocą przycisku Wybierz zaliczki.

Wpływ na tabelę VAT i wartość końcową

• W tabeli VAT faktury finalnej kwoty rozliczanych zaliczek pojawiają się jako wartości ujemne (z podziałem na odpowiednie stawki VAT).
• W sytuacjach, gdy wartość wydanego towaru jest niższa niż suma wpłaconych zaliczek, ostateczna wartość faktury finalnej może być mniejsza od zera. W takim przypadku istnieją dwie możliwości. Pierwszą z nich jest zapisanie dokumentu z wartością ujemną, co wymaga jedynie potwierdzenia wyświetlonego ostrzeżenia. Drugim rozwiązaniem jest ręczna korekta kwoty rozliczanej zaliczki i dopasowanie jej do faktycznej wartości fakturowanego towaru.

Zaawansowane schematy rozliczeń

• Przy rozliczeniu tylko części zaliczki, jej pozostała kwota jest zapamiętywana i automatycznie sugerowana przy generowaniu kolejnej faktury finalnej.
• Możliwe jest przekształcenie kilku różnych faktur proforma do jednej wspólnej faktury finalnej (pod warunkiem, że na wszystkich dokumentach wskazano tego samego kontrahenta) co pozwala na zbiorcze rozliczenie powiązanych zaliczek.