Mechanizm automatycznego generowania dokumentów powiązanych to funkcja, która znacząco przyspiesza codzienną pracę. Dzięki niej, system podczas wystawiania jednego dokumentu (np. faktury), może w tle automatycznie utworzyć odpowiadający mu dokument magazynowy (np. wydanie z magazynu).

Na formularzach następujących dokumentów:

• faktura sprzedaży,
• faktura vat marża,
• paragon,
• faktura zakupu,
• wydanie zewnętrzne,
• przyjęcie zewnętrzne,
• faktura proforma

w sekcji dotyczącej Danych transakcyjnych znajduje się dedykowany przełącznik. Jego nazwa jest zawsze dopasowana do kontekstu np. Dokumenty magazynowe, Faktura Sprzedaży/ Zakupu lub Rezerwacja odbiorcy.

Jeśli przed zapisaniem na stałe dokumentu przełącznik będzie włączony, system wygeneruje odpowiedni dokument powiązany.

Natomiast zapisanie dokumentu w wersji roboczej z włączonym przełącznikiem dotyczącym generowania dokumentu powiązanego spowoduje automatyczne wyłączenie tej opcji. System poinformuje o tym komunikatem: „Zapisanie dokumentu w wersji roboczej spowoduje odznaczenie opcji generowania dokumentu powiązanego. Czy chcesz kontynuować?”

Jeśli przełącznik będzie wyłączony, system przetworzy wyłącznie dokument aktualnie wystawiony, bez tworzenia dokumentu powiązanego

Domyślny stan przełącznika (włączony/ wyłączony przy otwarciu nowego dokumentu) ustala administrator w konfiguracji systemu (Start/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu). Niezależnie od domyślnych ustawień, zawsze można go zmienić ręcznie przed zapisem.

System tworzy dokumenty powiązane na podstawie poniższej ścieżki:

• Zatwierdzenie faktury sprzedaży lub paragonu automatycznie wygeneruje i zatwierdzi wydanie zewnętrzne lub wydanie kaucji.
• Zatwierdzenie faktury zakupu automatycznie wygeneruje i zatwierdzi przyjęcie zewnętrzne lub przyjęcie kaucji.
• Zatwierdzenie wydania zewnętrznego spowoduje utworzenie w wersji roboczej faktury sprzedaży.
• Zatwierdzenie przyjęcia zewnętrznego spowoduje utworzenie w wersji roboczej faktury zakupu.
• Zatwierdzenie faktury proforma wygeneruje rezerwację odbiorcy w wersji roboczej.

Automatyczne generowanie dokumentu ma miejsce wyłącznie po kliknięciu przycisku Zapisz i zatwierdź i tylko wtedy, gdy przełącznik powiązań jest włączony.

Przy kliknięciu Zapisz i zatwierdź z intencją wygenerowania dokumentu wydania (np. WZ z Faktury Sprzedaży), system zawsze waliduje dostępność towaru na magazynie. Jeżeli dla chociażby jednej pozycji zabraknie pokrycia w zasobach magazynowych, system wyświetli odpowiedni komunikat i nie pozwoli na zatwierdzenie takiego dokumentu. Formularz pozostanie otwarty – użytkownik będzie mógł zmodyfikować pozycje na dokumencie lub zdecydować się na zapis samej faktury, wyłączając autogenerowanie dokumentu magazynowego.

Zobacz także:

Jak zmienić wpływ dokumentu na magazyn w trakcie jego wystawiania?