Edycja danych na zapisie księgowym w KPiR jest możliwa wyłącznie w przypadku zapisów znajdujących się w buforze. W tym stanie zapis pozostaje edytowalny, a użytkownik może modyfikować większość jego pól.

Wyjątek stanowi numer KSeF, który podlega odrębnej zasadzie. W przypadku zapisów pochodzących z rejestru VAT pole to jest zablokowane i nie podlega edycji. Natomiast dla zapisów wprowadzonych ręcznie do KPiR numer KSeF pozostaje edytowalny.

Zapis zaksięgowany lub skreślony ma charakter tylko do odczytu, co oznacza brak możliwości wprowadzania jakichkolwiek zmian – dostępny jest wyłącznie podgląd danych.

Aby edytować zapis znajdujący się w buforze, należy kliknąć jego numer na liście zapisów. Spowoduje to otwarcie formularza w trybie edycji, w którym pola są aktywne i dostępne do modyfikacji.

Po wprowadzeniu odpowiednich zmian należy zapisać formularz przyciskiem Zapisz w buforze  w prawym dolnym rogu okna, aby modyfikacje zostały uwzględnione.