Definiując nowy typ dokumentu w obrębie wskazanej klasy należy dla niego określić:
Symbol – maksymalnie 5 znaków określających dokument. Symbol dokumentu jest wykorzystywany w numeracji dokumentów. Symbole muszą jednoznacznie określać dokument – a to oznacza, że nie mogą się powtarzać nawet w obrębie różnych klas. Symbol powinien się składać wyłącznie z liter lub cyfr. W szczególności nie może zawierać znaków „/” oraz „@”
Nazwę – jest dłuższym (20 znaków) opisem dokumentu
Schemat numeracji – każdy typ dokumentu może mieć określony swój własny schemat numeracji. Poszczególne sekcje – człony numeru mogą tworzyć: sekcja pusta, symbol dokumentu, rejestr (zwany inaczej serią), numer z zerami, numer bez zer, miesiąc, rok kalendarzowy, rok obrachunkowy, magazyn (dostępny tylko dla dokumentów magazynowych i handlowych).
Dla każdego członu numeru możemy wybrać jedną z pozycji powyższej listy. Definiując zawartość kolejnych członów numeru na ekranie pojawia się przykładowy numer dokumentu.
Poniżej znajduje się informacja o kierunku przepływu pieniędzy, związanym z daną klasą dokumentów. Kierunek przepływu jest tylko informacją, która nie podlega edycji.
Dodatkowe informacje widoczne w oknie to kod operatora, który wprowadził definicję i data jej wprowadzenia oraz kod operatora, który dokonał ostatniej modyfikacji i data jej wykonania.
Kierunek przepływu pieniędzy – określa, czy dany typ dokumentu wygeneruje przychód czy rozchód pieniędzy. Dla niektórych typów dokumentów przepływ nie będzie generowany (Brak) – np. Faktura Pro Forma, Ponaglenie zapłaty, Bilans otwarcia. Kierunek przepływu jest informacją, która nie podlega edycji.
Pobieraj serię domyślną dla operatora – włączenie tego parametru powoduje, że w przypadku zastosowania w schemacie numeracji członu REJESTR, do numeru dokumentu jako seria zostanie pobrana seria ustalona na karcie operatora (Konfiguracja programu /Użytkowe /Operatorzy). W przeciwnym przypadku (parametr nie zaznaczony), program proponuje serie ustalone w konfiguracji dla danego typu dokumentu. Parametr ten nie występuje w przypadku niektórych definicji dokumentów kasowych/bankowych: Wpłata, Wypłata, Różnica Kursowa, Raport. Dodatkowo parametr jest blokowany w każdym przypadku, jeśli dany schemat numeracji został chociaż jeden raz wykorzystany w programie (został wygenerowany w oparciu o niego jakiś dokument).
Numeracja dokumentów
Każdy typ dokumentu w systemie Comarch ERP Optima może mieć zdefiniowany swój własny sposób numeracji. Maksymalnie numer może składać się z pięciu sekcji. Zawartość sekcji mogą stanowić:
Sekcja pusta (—) – może wystąpić tylko jako pierwsza lub ostatnia.
Symbol dokumentu – opisane powyżej maksymalnie 5-znakowe oznaczenie dokumentu. Symbol musi obowiązkowo występować w schemacie numeracji dokumentu. Symbole dokumentów nie mogą się powtarzać w obrębie całego systemu (nie wystarczy w obrębie klasy) – dzięki temu nigdy nie pojawią się dwa dokumenty różnych typów o takim samym numerze. Powinny zawierać wyłącznie litery lub cyfry (w szczególności nie mogą zawierać znaków „/” oraz „@”).
Rejestr (dla faktur nazywany często SERIA) – tu, w zależności od klasy dokumentów, można wykorzystać skojarzoną z nim np. nazwę rejestru bankowego lub kasowego, albo serię wystawianego dokumentu rozchodu czy przychodu. Maksymalna długość sekcji to 5 znaków (liter lub cyfr). Sekcja jest powiązana z parametrem Pobieraj serię domyślną dla operatora.
Numer z zerami – to zmienna część pełnego numeru dokumentu. Dla każdego kolejno wystawianego dokumentu danego typu program sekcję z numerem będzie zwiększał o jeden. Maksymalny numer (a więc maksymalna ilość dokumentów wystawiona w danym ciągu numerów) może składać się z sześciu cyfr (999 999). Człon oznaczony jako numer z zerami zawsze wyświetla numer z zerami wiodącymi, np. numer 1234 będzie wyglądał w tym przypadku 001 234.
Numer bez zer – posiada cechy identyczne jak sekcja opisana powyżej. Jedyna różnica leży w sposobie wyświetlania i drukowania numeru: w tym przypadku numer nie będzie zawierał zer wiodących (np. 1 234 , 3 210).
Miesiąc – dwa znaki (cyfry) określające miesiąc. Jeśli w numerze dokumentu umieścimy miesiąc – wraz ze zmianą miesiąca numeracja rozpoczyna się od 1.
Rok kalendarzowy – czterocyfrowy rok kalendarzowy pobierany z daty systemowej komputera.
Rok obrachunkowy – czterocyfrowe oznaczenie roku obrachunkowego. Rok obrachunkowy może być różny od roku kalendarzowego. Jego długość oraz datę rozpoczęcia można określić w konfiguracji programu.
Magazyn – symbol magazynu, w którym wystawiane są dokumenty. Sekcja jest dostępna tylko dla dokumentów handlowych i magazynowych (np. FS, PZ, WZ ).
Wydział – symbol wydziału wpisywany na formularzu wydziału (dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus). Sekcja jest dostępna tylko dla dokumentów typu lista płac.
Katalog – symbol katalogu, w którym zapisywane są dokumenty w Bibliotece. Ten segment może być wykorzystywany tylko w module Obieg dokumentów.
Zasady definiowania schematu numeracji dokumentu:
- Zawartość sekcji nie może się powtarzać.
- W numerze muszą występować: symbol dokumentu oraz numer dokumentu. Aby zapobiec duplikacji numerów dokumentów powinien występować również rok kalendarzowy lub obrachunkowy.
- Jeżeli planowane jest użycie w obrębie roku/miesiąca więcej niż jednej listy płac o danym rodzaju, aby zapobiec duplikacji numerów dokumentów, konieczne jest wybranie w schemacie numeracji odwołanie do serii lub miesiąca.
- Rejestr nie jest wymagany przez program, ale powinien występować w numeracji dokumentów w module Kasa/Bank.
- Rok kalendarzowy i rok obrachunkowy nie mogą występować w numerze dokumentu równocześnie.
- W przypadku tworzenia schematu numeracji mającego mniej niż 5 członów, sekcja pusta może wystąpić tylko na początku lub na końcu. Przy tworzeniu dwuczłonowego schematu numeracji, pierwsza sekcja powinna pozostać pusta.
- Kolejność sekcji może być dowolna.
- Schemat numeracji można zmieniać dopóki w bazie danych nie zostały wprowadzone żadne dokumenty typu, którego ten schemat dotyczy.
- Maksymalna długość numeru, wraz ze znakami oddzielającymi poszczególne sekcje „/” może wynosić 26 znaków.
Możliwe jest ponowne wykorzystanie symbolu nieaktywnego schematu numeracji dokumentów.
- Jeżeli dodajemy aktywny schemat numeracji z istniejącym już symbolem (w aktywnym schemacie), w obrębie tej samej klasy jak schemat dodawany, wyświetla się pytanie: „Istnieje już aktywny schemat o symbolu [symbol]. Czy chcesz mimo to zapisać nowy schemat i oznaczyć istniejący już schemat [symbol] jako nieaktywny?” Potwierdzenie komunikatu spowoduje dezaktywację poprzedniego schematu i dodanie nowego.
- Jeżeli duplikowany schemat należy do innej klasy, wyświetla się komunikat: Istnieje już aktywny schemat o symbolu [symbol]. Jest on jednak przypisany do innego typu dokumentu. Aby zapisać schemat zmień jego symbol.