Preliminarz płatności to lista wszystkich zaplanowanych na przyszłość zdarzeń związanych z przychodami i rozchodami środków finansowych w firmie. Są tu też zdarzenia dotyczące przeszłości, a także zdarzenia rozliczone.
Preliminarz płatności w swojej strukturze odpowiada podziałowi na rejestry kasowe/bankowe. Planując, zatem przepływ środków finansowych w firmie od razu przypisujemy przyszłe przychody i rozchody do odpowiednich rejestrów (kont bankowych, kas czy firmowych kart płatniczych). Zdarzenia w preliminarzu generowane są na podmiot wskazany jako płatnik na dokumentach tak przychodowych jak i kosztowych lub na płatnika skojarzonego z formą płatności. Zdarzenie utworzy się z formą płatności oraz na rachunek bankowy skojarzony z płatnikiem.
Planowane zdarzenia w Preliminarzu mogą być:
- wprowadzane przez operatora „ręcznie” z poziomu Preliminarza. Przykładami mogą być: planowane zakupy wyposażenia do firmy (nie mamy jeszcze dokumentu zakupu, ale planujemy określony wydatek), planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami (np. dopłaty wspólników do kapitału firmy) itd.
- Automatycznie dopisywane przez program w chwili wystawiania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności. Na formularzach dokumentów znajduje się pole z wyborem domyślnego płatnika. Zdarzenie w preliminarzu wygeneruje się albo na podmiot wskazany w dokumencie jako domyślny płatnik, albo na płatnika skojarzonego z formą płatności. Płatność w pierwszej kolejności tworzona jest na płatnika skojarzonego z formą płatności. Gdy na formie płatności nie jest podpięty żaden płatnik to zdarzenie utworzy się na płatnika wskazanego w dokumencie źródłowym. Przykładami mogą być: zatwierdzona faktura sprzedaży lub zakupu z odroczoną płatnością, faktura w buforze – niezależnie od formy płatności, dokumenty tworzone w rejestrach VAT i listy płac. Jak widać więc, zapisy w Preliminarzu mogą pochodzić z różnych modułów systemu Comarch ERP Optima.
Dzięki zdarzeniom zapisanym w Preliminarzu uzyskujemy możliwość:
- dokładnego śledzenia bieżącego stanu naszych zobowiązań i należności,
- dużą łatwość rozliczania planowanych płatności z zapisami potwierdzającymi ich realizację,
- możliwość kompensowania ze sobą zdarzeń,
- prognozowania na przyszłość przepływu i stanu środków finansowych w firmie,
- oceny planowanych wydatków w podziale na poszczególne kategorie – prognozy dla kategorii, które przyniosą nam największe zyski i największe koszty.
Preliminarz płatności dostępny jest w Kasa/Bank /Preliminarz płatności (również pod skrótem klawiszowym <CTRL>+<H>).
Preliminarz płatności posiada dwie zakładki: