Warunkiem naliczenia zasiłku chorobowego i wygenerowania RSA dla zleceniobiorcy są następujące dane:
- dodanie umowy zleceniobiorcy w oknie 'Lista umów pracownika’ – przycisk
dostępny w Kadrach z poziomu 'Listy pracowników’ - zgłoszenie zleceniobiorcy z tytułu tej umowy do ubezpieczenia chorobowego. Zgłoszenie dostępne jest na Formularzu umowy – zakładka 'Ubezpieczenie’. Okres podlegania ubezpieczeniu powinien wynosić co najmniej 90 dni (od 2009.01.01). Kod tytułu ubezpieczenia oraz daty zgłoszenia do ubezpieczeń (taki sam jak w umowie) należy również wypełnić na formularzu danych kadrowych pracownika – zakładka Ubezpieczenie (etat).
- wprowadzenie nieobecności na kalendarzu – typ nieobecności „Zwolnienie chorobowe”.
Przepisy nie nakładają na zleceniodawcę wprost obowiązku odprowadzania zaliczki podatku od zasiłków wypłaconych osobom nie będącymi pracownikami. Jest to jednak dopuszczalne (i w praktyce bardzo często stosowane), ale uzależnione od zgody zleceniobiorcy. Sposób opodatkowania/wykazania na PIT zasiłków ZUS zleceniobiorcy ustala Użytkownik programu wskazując odpowiednią opcję na nieobecności.
Na formularzu nieobecności pracownika w grupie 'Zasiłek ZUS dla zleceniobiorcy nie będącego pracownikiem etatowym’ w polu 'Zaliczka podatku od zasiłku’ dostępne są następujące opcje:
- PIT-11 – podatek z przychodami ze stosunku pracy (domyślna – opodatkowane i wykazywane na PIT tak samo dla pracowników etatowych)
- PIT-11 – podatek z przychodami z „Innych źródeł” (opodatkowane, ale zaliczka od zasiłku zleceniobiorcy będzie wykazana na PIT w Innych źródłach)
- PIT-11 – bez podatku
- PIT-8C – bez podatku (historyczny).
W zależności od opcji na wypłacie generowane jest odpowiednie rozliczenie. I tak dla opcji:
- PIT-11 – podatek z przychodami ze stosunku pracy generowany jest standardowy typ wypłaty (jak dla zwykłej nieobecności typu Zwolnienie lekarskie).
- PIT-11 – podatek z przychodami z „Innych źródeł” generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (i) np. Zasiłek chorobowy (i).
- PIT-11 – bez podatku, generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (n), np. Zasiłek chorbowy (n)
- PIT-8C (historyczny) – bez podatku generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (n) np. Zasiłek chorobowy (n).
Podczas naliczania wypłaty dla zleceniobiorcy pojawi się komunikat ‘Naliczono wiele wypłat jednocześnie’. Po wejściu w wypłatę zleceniobiorcy, na liście wypłat będą widoczne dwie pozycje: jedna wypłata to naliczona umowa cywilnoprawna, druga wypłata to rozliczenie nieobecności. Na formularzu każdej z wypłat (po wciśnięciu przycisku 'lupy’) – zakładka ‘Ubezpieczenie’, powinien być widoczny właściwy kod tytułu ubezpieczenia (co warunkuje wygenerowanie dla tej osoby załączników RCA/RSA).