Wynagrodzenie należne zmarłemu pracownikowi po jego śmierci staje się prawem majątkowym po zmarłym pracowniku. Stosownie do art. 631 § 2 K.p. prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku. Osobami uprawnionymi do renty rodzinnej są m.in. małżonek oraz dzieci (własne, drugiego małżonka, przysposobione).
W celu wypłaty wynagrodzenia zmarłego pracownika dla członka / członków jego rodziny, należy spadkobierców wprowadzić w kadrach na ‘Listę pracowników’, uzupełniając ogólne dane identyfikacyjne i adresowe.
Zazwyczaj po śmierci pracownika dla członków rodziny wypłacane jest:
– Wynagrodzenie po śmierci pracownika,
– Odprawa pośmiertna.
W programie Comarch ERP Optima w/w typy wypłat należy skonfigurować z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat.
- Konfiguracja Odprawy pośmiertnej
Zakładka ‘1.Ogólne’:
- Nazwa i skrót: np. Odprawa pośmiertna
- Rodzaj: Dodatek
- Algorytm: 1 – ‘Kwota’
- Automatyczne korygowanie / składnik związany: wszystkie opcje odznaczone
Zakładka ‘2.Podatki/Nieobecności’:
- Wszystkie opcje ustawione jako „Nie dotyczy” / „Nie naliczać” (od odprawy pośmiertnej pracodawca nie pobiera zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych jak również nie oblicza składek na ubezpieczenia społeczne).
- Konfiguracja Wynagrodzenia po śmierci
Zakładka ‘1.Ogólne’:
- Nazwa i skrót: np. Wynagrodzenie po śmierci
- Rodzaj: Dodatek
- Algorytm: 1 – ‘Kwota’
Definicja:
- Kwota: pozostawiamy 0, wartość zostanie wpisana w wypłacie.
- Stała okresowa: Brak
- Automatyczne korygowanie / składnik związany: wszystkie opcje odznaczone
Zakładka ‘2.Podatki/Nieobecności’:
Pozycja PIT: PIT-8B 10.Prawa autorskie i pokrewne, bez kosztów uzyskania, opodatkowane wg progów i bez naliczania składek ZUS. (Wynagrodzenie po zmarłym pracowniku wypłacone są członkom rodzinny jako prawa majątkowe – opodatkowane tylko 17% podatkiem i wykazywane na PIT-11 w poz. 8.Prawa autorskie i inne prawa, o których mowa w art.18 ustawy).
Ustalenie kwoty należnej spadkobiercom:
Zmarłemu pracownikowi można naliczyć wypłatę w celu wyliczenia sumarycznej należnej kwoty wynagrodzenia, z wszystkimi elementami np. z ekwiwalentem za niewykorzystany urlop oraz składnikiem wyliczającym kwotę odprawy pieniężnej. Później tą wypłatę należy usunąć i sumaryczną kwotę wypłacić spadkobiercy/spadkobiercom na liście płac Rodzaju: ‘Inne’ poprzez element ‘Wynagrodzenie po śmierci’ oraz ‘Odprawa pośmiertna’.
Konfiguracja składnika ‘Kwota odprawy pośmiertnej’:
Zakładka ‘1.Ogólne’:
- Nazwa i skrót: Kwota odprawy pośmiertnej
- Rodzaj: Dodatek
- Algorytm: 9 – ‘Element liczony jak ekwiwalent za urlop’
Definicja:
- Ilość miesięcy: Standardowa (jeśli mają być uwzględniane elementy z 3 miesięcy lub nie zaznaczać parametru ‘Standardowa’ i wpisać dowolną ilość miesięcy)
- Współczynnik: 1
- Podstawa dzielona przez godziny: nie zaznaczać
- Liczba dni/ mies: 1 (to pole jest dostępne w wypłacie więc można go odpowiednio modyfikować, np. na 3 – gdy przysługuje 3 miesięczna odprawa itd.)
- Automatyczne korygowanie/ składnik związany: wszystkie opcje odznaczone
Zakładka ‘2.Podatki/Nieobecności’:
- Wszystkie opcje ustawione jako „Nie dotyczy” / „Nie naliczać” (od odprawy pośmiertnej pracodawca nie pobiera zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych jak również nie oblicza składek na ubezpieczenia społeczne).
Podstawa składek / wypłacone zasiłki w deklaracji ZUS DRA:
W sytuacji, gdy osoba zmarła:
– przebywała na zasiłku ZUS – (nie jest to koszt pracodawcy),należy tę osobę wykazać na RSA, ponieważ płatnik składek ma prawo pomniejszyć należne składki społeczne o wypłacone zasiłki na DRA. Kwota zasiłku ma być wykazywana na RSA/DRA a nie może być ujęta na PIT-11, który należy sporządzić po zmarłym pracowniku.
W tym celu należy zdefiniować nowy typ wypłaty – kopię odpowiedniego zasiłku, na którym przebywał zmarły pracownik (np. chorobowego, rehabilitacyjnego).
W definicji tego zasiłku (o nazwie np. Zas. chorobowy po śmierci) należy ustawić na zakładce Podatki /Nieobecności:
– w polu Pozycja na deklaracji PIT – „Nie dotyczy”
– w polu Pozycja na deklaracji ZUS – należy wskazać odpowiednią pozycję (np. 313 – zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego).
Na zakł. Szczegółowe – usunąć zaznaczenie Wpływa na kwotę do wypłaty.
Następnie w ostatniej wypłacie pracownika dodać za odpowiedni okres od – do zdefiniowany zasiłek po śmierci z kwotą.
– nie przebywała na zasiłku ZUS – w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za miesiąc, w którym pracownik zmarł, należy wykazać zmarłego pracownika w raporcie ZUS RCA z „zerowymi” podstawami wymiaru składek i „zerowymi” składkami, ponieważ w tym miesiącu podlegał on ubezpieczeniom. W tym celu w wypłacie za ostatni miesiąc zatrudnienia naliczanej na koniec miesiąca (nie z przesunięciem) należy zostawić jedynie zerowe wynagrodzenie zasadnicze, aby na podstawie wypłaty wygenerowało się ZUS RCA z kodem 0110xx. Ewentualnie, bezpośrednio w programie Płatnik można dodać zerowy raport ZUS RCA (wówczas nie trzeba zapisywać zerowej wypłaty dla pracownika zmarłego).