Obowiązują dwie metody obliczania wynagrodzenia zasadniczego ustalonego w stawce miesięcznej w przypadku przepracowania części miesiąca, uzależnione od rodzaju nieobecności w pracy. Określają je przepisy Rozporządzenia MPiPS z dnia 29 maja 1996 r. W sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy… (Dz.U. z 2003r., nr 230, poz.2292).
Metoda 1 – pomniejszenie o 1/30
W przypadku nieobecności spowodowanej chorobą lub innej nieobecności, za okres której przysługują świadczenia z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, wynagrodzenie zasadnicze/miesięczne za przepracowaną część miesiąca ustala się:
- dzieląc pełne wynagrodzenie przez 30,
- i mnożąc tak otrzymaną kwotę przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim,
- następnie odejmując tak obliczone wynagrodzenie od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Powyższa metoda jest dostosowana do sposobu obliczania świadczeń za okres tych nieobecności, które wypłaca się za każdy dzień, nie wyłączając niedziel, świąt i dni wolnych od pracy.
Wynagrodzenie za czas przepracowany w czerwcu 2017 zostało obliczone w następujący sposób:
(2.800,00 zł : 30dni)* 6 dni = 560,00 zł,
2.800,00 zł – 560,00 zł = 2.240,00 zł (wynagrodzenie za pracę).
Metoda 2 – pomniejszenie proporcjonalne
Wynagrodzenie zasadnicze/miesięczne w przypadku innych nieobecności (a także w sytuacji podjęcia lub zakończenia zatrudnienia w trakcie miesiąca) ustala się przez:
- podzielenie wynagrodzenia zasadniczego/mies. przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,
- pomnożenie tak otrzymanej kwoty przez liczbę godzin nieprzepracowanych,
- odjęcie tak obliczonej kwoty od wynagrodzenia zasadniczego przysługującego za cały miesiąc.
(2.800,00 zł : 168 godz.) x 72 godz. nieprzepracowanych = 1200,00 zł,
2.800,00 zł – 1200,00 zł = 1600,00 zł (wynagrodzenie za pracę).
W przypadku odnotowania w Nieobecnościach absencji w pracy z różnych przyczyn, należy obliczyć pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego/mies. stosownie do metody obowiązującej dla poszczególnych rodzajów nieobecności, a następnie odjąć obliczone kwoty pomniejszenia od pełnego wynagrodzenia zasadniczego/mies.
Obliczenie wynagrodzenia:
Kwota pomniejszająca wynagrodzenie zasadnicze/mies. za okres nieprzepracowany z tytułu podjęcia pracy w trakcie miesiąca:
(2.500,00/168 godz.)* 32 godz. = 476,19 zł
2.500,00 – 476,19 = 2023,81 zł (wynagrodzenie jakie by pracownik osiągnął w czerwcu, gdyby pracował)
Kwota pomniejszająca wynagrodzenie zasadnicze/mies. za okres nieobecności – Urlop wypoczynkowy:(2500,00/168 godz.)*8godz. = 119,05 zł (pomniejszenie wynagrodzenia o urlop)
Kwota pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego/mies. za okres nieprzepracowany z tytułu zwolnienia lekarskiego:
(2.500,00/30dni)*10 dni = 833,33 zł.
Obliczenie wynagrodzenia zasadniczego/mies.:
2023,81 zł – (119,05 zł + 833,33 zł) = 1071,43 zł.
W sytuacji, gdy pracownik nie przepracował ani jednego dnia pomniejszanie wynagrodzenia zasadniczego/mies. wygląda następująco:
- Oddzielnie liczone są pomniejszenia proporcjonalne,
- Oddzielnie pomniejszenia o 1/30.
Przy zbiegu nieobecności obu typów (tzn. pomniejszanych o 1/30 i proporcjonalnie np. zwolnienie chorobowe i urlop) suma oddzielnie liczonych pomniejszeń nie zawsze jest równowartością nominalnego wynagrodzenia zasadniczego/mies. Wówczas mogą zadziałać dodatkowe mechanizmy korygujące.
Sytuacja 1
Suma wyliczonych oddzielnie pomniejszeń za czas nieobecności przekracza wartość stawki zaszeregowania – tak wyliczone wynagrodzenie zasadnicze byłoby więc kwota ujemną. Wówczas następuje automatyczna korekta pomniejszenia dotyczącego ostatniej w danym miesiącu nieobecności tak, by wynagrodzenie zasadnicze było zerowe (pracownik nie może dopłacać za to, że był nieobecny).
Zwolnienie lekarskie 1-28.05.2017 (28/30)
Urlop wypoczynkowy 29-05.2017 (24/168)
Obliczenie wynagrodzenia:
(3.000,00 / 30 dni ) * 28 dni zwolnienia = 2800,00
(3.000,00 / 168 godz. ) * 24 godz. urlopu = 428,57
3.000,00 – (2800,00 + 428,57) = -228,57 daje ujemne wynagrodzenie zasadnicze. W takiej sytuacji, zadziała automatyczna korekta pomniejszenia dotyczącej ostatniej nieobecności w danym miesiącu nieobecności tak, aby wynagrodzenie zasadnicze/mies. było zerowe 0,00.
Sytuacja 2
Suma wyliczonych oddzielnie pomniejszeń za czas nieobecności jest niższa od nominalnego wynagrodzenia zasadniczego/mies. Wówczas, po potrąceniu pomniejszeń za nieobecności pozostaje do wypłaty jeszcze dodatkowa niezerowa kwota wynagrodzenia zasadniczego/mies.
W takiej sytuacji, korekta pomniejszenia dotyczącego ostatniej w danym miesiącu nieobecności, czyli docelowo wyzerowanie wynagrodzenia zasadniczego/mies. nastąpi wyłącznie wtedy, gdy wprowadzone nieobecności obejmują wszystkie dni kalendarzowe w miesiącu.
Jeśli jest co najmniej jeden dzień bez odnotowanej nieobecności (może to być dzień wolny, czy świąteczny), to nie nastąpi korekta wynagrodzenia zasadniczego do zera i pracownik otrzyma w wypłacie kwotę będąca różnicą pomiędzy nominalnym wynagrodzeniem zasadniczym/mies., a kwotą wynikającą z pomniejszeń. Decyzja należy do użytkownika.
Zwolnienie chorobowe 1-24.12.2016
Urlop wypoczynkowy 28-30.12.2016
Obliczenie wynagrodzenia:
(3000,00/30dni) * 24 dni = 2400,00 (pomniejszenie o zwolnienie)
(3000,00/168godz.) * 24godz.= 428,57 (pomniejszenie o urlop)
3000,00 – (2400,00 + 428,57) = 171,43 obliczone wynagrodzenie zasadnicze/mies. do wypłaty (pracownik nie przepracował ani jednego dnia).
W sytuacji, gdy Użytkownik programu odnotowałby urlop wypoczynkowy pracownika w dniach 25-31.12.2016 (sztuczne wydłużenie o wolne i świąteczne) – wówczas nastąpi automatyczna korekta wynagrodzenia zasadniczego/mies. tj. jego wyzerowanie.
Zwolnienie chorobowe 1-24.12.2016
Urlop wypoczynkowy 25-31.12.2016 (urlop wydłużony o dni wolne, świąteczne)
Obliczenie wynagrodzenia:
(3000,00/30dni) * 24 dni = 2400,00 (pomniejszenie o zwolnienie)
(3000,00/168godz.) * 24godz.= 428,57 Kwota pomniejszenia o urlop zostaje automatycznie skorygowana do kwoty 600,00.
3000,00 – (2400,00 + 600,00) = 0,00 skorygowane wynagrodzenie zasadnicze/mies. (pracownik nie przepracował ani jednego dnia).