Jak dodać nowy samochód?
Aby wprowadzić do bazy danych nowy samochód, należy:
- Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub nacisnąć przycisk na pasku zadań.
- Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
- Wypełnić kolejno dane samochodu.
- Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Numer rejestracyjny i Pojemność. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza. Jeżeli pojazd jest używany tylko do działalności gospodarczej i należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu należy również uzupełnić daty rozpoczęcia ewidencji, ewentualnie końca gdy zostanie z tej ewidencji wyłączony.
Jak zmienić dane samochodu?
Aby zmienić dane samochodu, należy:
- Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub nacisnąć przycisk na pasku zadań.
- Odszukać pojazd na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
- Kliknąć przycisk Zmień lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
- Program wyświetli Formularz samochodu, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
- Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na Formularzu samochodu przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Jak wprowadzić trasy przejazdów?
Aby wprowadzić do ewidencji nową trasę przejazdu, należy:
- Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Trasy lub nacisnąć przycisk Ewidencja tras w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Samochody.
- Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
- Wypełnić kolejno dane Program wymaga, aby na formularzu dodania nowej trasy bezwzględnie wypełnione były pola Kod, Cel, Trasa i Długość trasy. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
- Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Jak wprowadzić i potwierdzić przejazd?
Aby wprowadzić przejazd, należy:
- Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
- Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów i wybrać pierwszą zakładkę [Przejazdy].
- Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
- Wypełnić kolejno dane przejazdu. Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Cel wyjazdu, Odległość oraz Dysponent samochodu. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza. Pola te mogą być wypełnione przez wybranie trasy z listy pomocniczej tras
- Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
- Aby potwierdzić przejazd należy na liście przejazdów z menu kontekstowego wybrać opcję Potwierdź lub z poziomu formularza przejazdu zaznaczyć parametr Potwierdził. Należy podać dane Operatora potwierdzającego oraz datę potwierdzenia.
Jak wprowadzić dokument kosztu?
Aby wprowadź dokument związany z kosztem używania samochodu, należy:
- Otworzyć listę ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
- Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów i wybrać zakładkę [Koszty].
- Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
- Wypełnić kolejno dane dokumentu kosztowego. Dane dokumentu mogą być pobrane z listy zapisów w Rejestrze Zakupów VAT lub wprowadzone bezpośrednio na formularzu kosztu. Aby wybrać fakturę z Rejestru VAT należy nacisnąć przycisk i po wybraniu danej faktury nacisnąć przycisk Wybierz .
- Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Dokument oraz Wartość dokumentu. Jeżeli którekolwiek z tych pól nie jest wypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
- Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. kosztu związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów.
Jak usunąć samochód, koszt, przejazd lub rozliczenie przebiegu?
Aby usunąć samochód, koszt, przejazd lub rozliczenie, należy:
- Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
- Wejść na wybraną zakładkę.
- Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
- Kliknąć przycisk Usuń lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
- Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.
Jak zmienić dane przebiegu lub kosztu?
Aby zmienić dane przebiegu lub kosztu, należy:
- Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
- Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów i wybrać właściwą zakładkę.
- Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
- Kliknąć przycisk Zmień lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
- Program wyświetli formularz zmiany zapisu, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
- Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na formularzu przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Jak dokonać rozliczenia przejazdów samochodem?
Aby dokonać rozliczenia przebiegu przejazdu, należy:
- Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
- Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów i wybrać zakładkę [Rozliczenia].
- Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
- Następnie należy wybrać miesiąc, za który chcemy dokonać rozliczenia oraz wpisać opis zdarzenia gospodarczego przez wybór odpowiedniej kategorii z listy lub wpisaniu odpowiedniego opisu.
- Nacisnąć przycisk Przelicz wartość lub klawisz <F8>, co spowoduje przeliczenie wartości i rozliczenie przebiegu przejazdów przez porównanie wartości kosztów udokumentowanych i przebiegu razy stawka za kilometr.
- Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Gdy chcemy wycofać się bez zapisu danych naciskamy Anuluj . Okno można zamknąć również klawiszami <ESC> oraz <CTRL>+<F4> lub klikając przycisk w prawym górnym rogu okna.
Jak zaksięgować kwotę wynikającą z rozliczenia przebiegu do KPiR?
Aby zaksięgować kwotę wynikającą z rozliczenia przebiegu należy:
- Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
- Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów i wybrać zakładkę [Rozliczenia].
- Dokonać rozliczenia przebiegu pojazdu zgodnie z opisem w podrozdziale: Jak dokonać rozliczenia przebiegu.
- Po dokonaniu rozliczenia przebiegu na Liście rozliczeń przejazdów za dany miesiąc pojawi się wartość rozliczenia, która może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.
- Ustawiamy kursor na wartości za dany miesiąc i naciskamy przycisk Księgowanie lub klawisz <F7>.
Program wygeneruje zapis księgowy oraz, w razie potrzeby, zapis korekcyjny w rejestrze zakupów VAT. Zapis rozliczenia zmienia kolor wyróżnienia z czarnego na granatowy i nie można go usunąć ani zmienić bez wcześniejszego wykasowania z Zapisów księgowych. Na dokumencie rozliczenia przejazdu pojawi się w polu Zapis księgowy odwołanie do konkretnego dokumentu, jego numer i data księgowania. Użytkownik ma możliwość podglądnięcia zapisu przez naciśnięcie przycisku .
Jak zmienić stawki za kilometr przebiegu?
Aby zmienić stawki za kilometr przebiegu, należy:
- Otworzyć konfigurację programu wybierając z menu: System/ Konfiguracja programu/ Księgowość/ Ewidencja samochodowa.
- Zmienić stawki przebiegu za kilometr dla poszczególnych typów pojazdów.
- Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Gdy chcemy wycofać się bez zapisu danych naciskamy Anuluj . Okno można zamknąć również klawiszami <ESC> oraz <CTRL>+<F4> lub klikając przycisk w prawym górnym rogu okna.