Limit jest naliczany dla pracownika, który w danym roku kalendarzowym miał odnotowany stopień niepełnosprawności umiarkowany lub znaczny i dodatkowo przepracował już co najmniej rok po uzyskaniu odpowiedniego stopnia niepełnosprawności lub ma odnotowaną w którymkolwiek zapisie dotyczącym roku, za który naliczamy limit informację o liczbie dni dodatkowego urlopu na formularzu pracownika na zakładce [3.Etat] w polu ‘Liczba dni dodatkowego limitu urlopowego’.

Pracownik  z niepełnosprawnością nabywa prawo do pierwszego urlopu dodatkowego po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia jej do znacznego albo umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Pierwszy urlop dodatkowy pracownika niepełnosprawnego jest urlopem nabywanym z dołu, po przepracowaniu wymaganego okresu i z tego względu w roku jego nabycia jest należny w pełnym wymiarze bez względu na datę, w której to nastąpiło. Wymiar pierwszego dodatkowego urlopu wypoczynkowego (po przepracowaniu roku po dniu zaliczenia do odpowiedniego stopnia niepełnosprawności) powinien pozostawać w proporcji do wymiaru czasu pracy niepełnosprawnego w dniu nabycia do niego prawa. W przypadku zwolnienia pracownika w roku, w którym uzyskał prawo do pierwszego urlopu dodatkowego limit dodatkowego urlopu nie jest ustalany proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, zawsze przysługuje 10 dni (mniej jedynie gdy ma wymiar etatu mniejszy niż 1/1).

Do ustalenia rocznego okresu pracy, po którym pracownik nabywa prawo do pierwszego urlopu z tytułu niepełnosprawności, wlicza się zatem także okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. Jeżeli pomiędzy okresami pracy występują przerwy, to okresy zatrudnienia sumuje się. W momencie osiągnięcia rocznego okresu pracy pracownik nabywa prawo do dodatkowego urlopu. Pracownik z niepełnosprawnością może posiadać okresy zatrudnienia u różnych pracodawców. Liczy się wtedy niepokrywające się ze sobą okresy zatrudnienia, a prawo do pierwszego urlopu dodatkowego pracownik nabywa u pracodawcy, u którego pozostaje w zatrudnieniu w chwili osiągnięcia rocznego okresu pracy. On też udziela pracownikowi tego urlopu.

Prawo do kolejnego urlopu z tytułu niepełnosprawności pracownik nabywa w dniu 1 stycznia lub w pierwszym dniu zatrudnienia w roku następującym po roku, w którym nabył prawo do pierwszego urlopu dodatkowego. Do urlopu dodatkowego stosuje się wszystkie przepisy dotyczące urlopu wypoczynkowego. Limit urlopu dodatkowego jest ustalany proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pracownika, wymiaru etatu oraz obowiązującej pracownika normy dobowej. Jeśli wymiar etatu/norma dobowa/okres zatrudnienia zmieniał się w trakcie roku limit należy ustalić odrębnie dla każdego z tych okresów.

Do ustalenia czy pracownik ma prawo do dodatkowego urlopu sumowany jest staż pracy w bieżącej firmie oraz z historii zatrudnienia, który przypada w okresie, kiedy pracownik miał znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Informacja o okresie obowiązywania stopnia niepełnosprawności jest pobierana z formularza pracownika z zakładki [5.Ubezpieczenie cd.].

Dodatkowo limit urlopu jest pomniejszany proporcjonalnie także w przypadku wystąpienia co najmniej miesięcznej nieobecności w pracy spowodowanej urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym, służbą wojskową czy nieusprawiedliwioną nieobecnością. Zasady pomniejszania kolejnego limitu analogicznie jak dla urlopu wypoczynkowego. Wyjątek stanowi pierwszy limit urlopu dodatkowego, który nie jest pomniejszany za nieobecności pomniejszające limit.

Niepełny miesiąc podlega zaokrągleniu w górę, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Wymiar urlopu dodatkowego w danym roku nie może przekroczyć 10 dni.

W przypadku utraty w ciągu roku kalendarzowego stopnia niepełnosprawności uprawniającego do urlopu dodatkowego nie wpłynie na wymiar już nabytego urlopu dodatkowego. Pracownik zachowuje do niego prawo w pełnym wymiarze 10 dni. Pracownik nie nabędzie jednak prawa do urlopu dodatkowego w kolejnym roku kalendarzowym po roku, w którym utraci status osoby niepełnosprawnej lub zostanie zaliczony do lekkiego stopnia niepełnosprawności.

W sytuacji, gdy pracownik na 1 stycznia nie miał prawa do kolejnego urlopu dodatkowego, bo nie miał odpowiedniego stopnia niepełnosprawności, ale w trakcie roku je uzyskał, to wówczas uzyskuje on prawo do 10 dni urlopu od dnia uzyskania znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Jeśli pracownik ma niewykorzystany urlop dodatkowy, a w następnym roku już nie ma prawa do urlopu dodatkowego (np. zmienił stopień niepełnosprawności na lekki) urlop ten zostanie uwzględniony jako ‘Z przeniesienia’ do limitu urlopu wypoczynkowego.

W celu odnotowania pracownikowi z niepełnosprawnością dodatkowego urlopu należy wprowadzić nieobecność Urlop dodatkowy (niepełnosp.), który pomniejsza dedykowany limit dla pracowników niepełnosprawnych.  Powyższa nieobecność jest rozliczana za pomocą nowo wprowadzonego elementu wypłaty Wynagrodzenie za czas urlopu dodatk.

Zarówno podczas dodawania limitu dodatkowego urlopu (niepełnosp.) jak i nieobecności urlop dodatkowy (niepełnosp.) jest możliwość zaznaczenia nieobecności opcji: Na żądanie oraz wyświetlenie w limicie informacji o ilości dni na żądanie. Tego typu urlop jest sumowany ze zwykłego urlopu i dodatkowego.

W przypadku niewykorzystania w pełni przysługującego urlopu, pracownik  z niepełnosprawnością nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop z dniem ustania zatrudnienia. Podczas naliczania standardowego ekwiwalentu za urlop zostaje przekazana liczba dni niewykorzystanego urlopu będąca sumą pozostałego limitu urlopu wypoczynkowego oraz limitu urlopu dodatkowego (niepełnosp.). Po zapisaniu wypłaty z ekwiwalentem w limitach zostaje zapisana informacja o wypłaconym ekwiwalencie, oddzielnie w limicie dotyczącym urlopu wypoczynkowego i dodatkowego.

Na wydruku Świadectwa pracy w punkcie 6 pkt 1 będzie wykazana suma urlopu wykorzystanego z limitu urlopu wypoczynkowy oraz urlopu dodatkowego w godzinach i dniach. Natomiast w punkcie 6 ppkt 12 dla pracownika, który ma naliczony limit urlopu dodatkowego (niepełnosp.) wykazana zostanie liczba dni wykorzystanego urlopu dodatkowego pobranego z limitu urlopu dodatkowego (niepełnosp.).