Konfiguracja

Adresy nadawcze

Konfiguracja konta

Aby skonfigurować współpracę z DPD, w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ DPD na zakładce [Ogólne] należy zaznaczyć parametr DPD, następnie należy podać login do usługi DPD Services, hasło oraz numer klienta (FID).

Jeśli zostanie zaznaczony parametr Spedytor domyślny, Zlecenia Nadania Przesyłki domyślnie będą tworzone dla tego spedytora (wymagane w przypadku korzystania z więcej niż jednego spedytora).

Posiadam umowę na stały odbiór paczek – należy zaznaczyć jeśli z DPD jest podpisana tego typu umowa. Wówczas zlecenia z programu są rejestrowane w systemie kuriera wyłącznie celem nadania numeru listu przewozowego i przygotowania etykiet. Nie jest weryfikowana dostępność kuriera w dniu określonym jako data nadania przesyłki.

Zakładka [Szablon spedycji]:

Ogólne:

• Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń Nadania Przesyłki spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania paczek.
• Domyślna seria – dla Zleceń Nadania Przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki.

Aby przesyłka została automatycznie dodana na tworzone Zlecenie Nadania Przesyłki, na zakładce [Parametry przesyłki] należy zaznaczyć parametr Domyślna przesyłka i wybrać typ przesyłki:

• Standardowa – typowa przesyłka krajowa,
• Przesyłka kopertowa – DOX, np. do przesyłania dokumentów,
• Przesyłka paletowa – przesyłany towar jest spakowany na paletach.

Na Zleceniu Nadania Przesyłki domyślnie będzie tworzona paczka o zadanym powyżej typie.

Dla poszczególnych typów można określić:

• wagę w kg (maks. 999,99 kg),
• wysokość, szerokość, długość paczki w cm (dopuszczalne tylko liczy całkowite).

Dla przesyłki paletowej domyślnie ustawiona jest szerokość 80 cm i długość 120 cm.

Jeśli skonfigurowano wagę/ wymiary przesyłki, a nie zaznaczono parametru Domyślna przesyłka, przesyłka o zadanych parametrach nie jest automatycznie dodawana na Zlecenie, natomiast po ręcznym wybraniu na Zleceniu danego typu przesyłki, jej wymiary podpowiedzą się automatycznie zgodnie z ustawionymi w konfiguracji.

W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – po zaznaczeniu parametru przy generowaniu Zlecenia Nadania Przesyłki wyliczana jest sumaryczna waga pozycji z dokumentu, na podstawie którego powstało Zlecenie Nadania Przesyłki (waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe]). Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 999,99 kg.

Waga ustalona przez użytkownika w konfiguracji jest brana domyślnie dla pojedynczej paczki wskazanej na zleceniu jeżeli:

• Zlecenie Nadania Przesyłki jest tworzone ręcznie,
• parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest niezaznaczony,
• parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest zaznaczony, ale suma wagi pozycji z dokumentu wynosi zero.

Na etykiecie przesyłki można drukować dodatkowe informacje, w związku z tym w sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić domyślne parametry:

• Informacja o zawartości:
• Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie Nadania Przesyłki. Wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu Zlecenia Nadania Przesyłki.
• Nazwa pierwszej pozycji – brana z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie Nadania Przesyłki,
• Nr dokumentu źródłowego – z którego powstało Zlecenie Nadania Przesyłki,
• Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy Zlecenie Nadania Przesyłki jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
• Referencje:
• Nr dokumentu źródłowego – z którego powstało Zlecenie Nadania Przesyłki,
• Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy Zlecenie Nadania Przesyłki jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.

Uwagi – wartość tego pola jest przenoszona na Zlecenie Nadania Przesyłki do pola Uwagi. Można w nim wybrać następujące wartości:

• ustalona treść – należy podać tekst, który ma być przenoszony na Zlecenie Nadania Przesyłki,
• nazwa pierwszej pozycji – na Zlecenie Nadania Przesyłki do pola Uwagi zostanie pobrana nazwa pierwszej pozycji z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie,
• nr dokumentu źródłowego – na Zlecenie Nadania Przesyłki do pola Uwagi zostanie przeniesiony numer dokumentu, z którego tworzone jest Zlecenie,
• nr powiązanego zamówienia (RO) – na Zlecenie Nadania Przesyłki do pola Uwagi zostanie przeniesiony numer Rezerwacji Odbiorcy, zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.

• jeśli forma płatności na dokumencie to –po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie, z którego jest generowany dokument Zlecenia Nadania Przesyłki będzie taka sama, jak formy tu zaznaczone, to na Zlecenie Nadania Przesyłki będzie ustawione pobranie,

Na Zleceniu nadania przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:

• zostanie ustawione pobranie w sytuacji kiedy WZ generuje płatność i w konfiguracji wskazano taką samą formę płatności jak na WZ,
• dla WZ niegenerującego płatności zostanie ustawione pobranie na Zleceniu Nadania Przesyłki w oparciu o formę płatności z powiązanego dokumentu FS, PA, FPF. Jeśli WZ jest powiązane tylko z RO, pobranie zostanie ustawione na Zleceniu Nadania Przesyłki w oparciu o formę płatności z RO.
• dla WZ niegenerującego płatności i niepowiązanego z dokumentem handlowym, pobranie na Zleceniu Nadania Przesyłki nie zostanie zaznaczone.
• ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW – po zaznaczeniu tego parametru, na Zleceniu Nadania Przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie.
• Kwota pobrania:
• z dokumentu – wartość na Zleceniu Nadania Przesyłki zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na Zleceniu Nadania Przesyłki na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
• ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu Nadania Przesyłki (maks. 15 000,00 PLN).

Deklarowana wartość/ Ubezpieczenie:

• z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
• ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (maks. 500 000,00 PLN).

Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). Po zaznaczeniu tej opcji można wybrać opcję Nr dokumentu – wówczas będzie to dokument, na podstawie którego powstało zlecenie.

Przesyłka zwrotna – usługa polegająca na przyjęciu od odbiorcy, przy wydawaniu mu przesyłki, innej paczki adresowanej do nadawcy przesyłki pierwotnej.

Usługi dodatkowe można modyfikować z poziomu formularza Zlecenia Nadania Przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]).

Zakładka [Parametry wydruku]:

DPD udostępnia dwa formaty wydruku listu przewozowego: A4 oraz A6 (Etykieta).

W zależności od wybranego formatu dostępne są dwa rozszerzenia plików:

• PDF dla formatu A4,
• PDF lub ZPL dla formatu A6 (etykieta).

Wydruki seryjne

Generowanie przesyłek kurierskich

W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem  – Przesyłki kurierskie dostępna jest lista przesyłek kurierskich.

Lista zawiera kolumny:

• Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
• Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do serwisu firmy kurierskiej.
• Status – status dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym.
• Kod odbiorcy – kod odbiorcy przesyłki.
• Nazwa odbiorcy – pierwsza linia nazwy odbiorcy przesyłki.
• Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.
• E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.
• Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy.
• Status przesyłki – status poprawności przesłania zlecenia nadania przesyłki do DPD.
• Nr Listu Przewozowego – wyświetlane są nr poszczególnych paczek ze zlecenia oddzielone przecinkiem,
• Błąd walidacji – informacja, o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia,
• Kod nadawcy, Nazwa nadawcy – podany na zleceniu.

Dodatkowo dla listy można wybrać kolumny:

Numer protokołu odbioru – nadawany podczas wydruku protokołu odbioru z poziomu listy zleceń bądź z formularza.

Numer zlecenia odbioru – numer zlecenia nadany przez firmę kurierską.

Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień.

W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według Statusu z dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki oraz statusu przesyłki nadawanego przez firmę kurierską.

Dodatkowo na liście przesyłek kurierskich dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia dostępne są:

 – Zamów kuriera. Przycisk pozwala na seryjne zamówienie kuriera dla zaznaczonych zleceń.

Po wybraniu tej opcji generowane jest okno, w którym należy określić datę i przedział czasowy, w którym ma przyjechać kurier:

Jeżeli w konfiguracji firmy kurierskiej zaznaczono Posiadam umowę na stały odbiór przesyłek, wówczas ta opcja nie zamawia kuriera, ale służy tylko do zarejestrowania wybranych zleceń w systemach kuriera celem nadania nr przewozowego i wydrukowania potrzebnych dokumentów przewozowych. Dla DPD okno Planowany przyjazd kuriera nie pojawia się.

Jeżeli zlecenie nie może zostać zarejestrowane w logu z operacji pojawi się odpowiedni komunikat i zostanie ono pominięte. Pozostałe zlecenia zostaną przesłane do spedytora i zostaną im nadane numery listów przewozowych.

Błędy zwrócone przez serwis kuriera DPD będą wyświetlane w kolumnie Błąd walidacji oraz w dedykowanym polu na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki.

– Drukuj protokół odbioru. Opcja powoduje nadanie nr protokołu odbioru na poszczególnych zleceniach. W przypadku drukowania Protokołu odbioru z listy dokumentów ZNP, gdzie zostało użyte kilka adresów nadawczych, drukowane jest tyle PO, ile adresów nadawczych na zleceniach, w dwóch kopiach. W zależności od ustawień (menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji i wówczas PO zapisywanie jest jako pojedynczy plik. Na dokumencie PO widoczna jest lista wszystkich Zleceń Nadania Przesyłki dla danego adresu nadawczego. Natomiast w przypadku, kiedy PO drukowane jest z poziomu otwartego formularza dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki, Protokół odbioru jest drukowany tylko i wyłącznie dla otwartego dokumentu, w dwóch egzemplarzach, niezależnie od ustawie w konfiguracji.

– Drukuj list przewozowy – seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. W zależności od ustawień (menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji.

Tworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów handlowych i magazynowych

Nadanie przesyłki jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu, Faktury Pro Forma, Faktury Zaliczkowej  oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy i Wydania Zewnętrznego, a także Rozchodu Wewnętrznego i Przesunięcia Międzymagazynowego. Opcja generowania ZNP jest dostępna na górnej wstążce . Utworzone w ten sposób ZNP jest  powiązane ze wskazanym wcześniej dokumentem. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego lub magazynowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Dane nadawcy (uzupełnione na adresach oddziałów w konfiguracji) przenoszą się zgodnie z poniższymi zasadami:

• Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych ręcznie pobierane są dane z domyślnego adresu oddziału.
• Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych z dokumentów handlowych i magazynowych (bez Przesunięć międzymagazynowych) jako adres nadawczy podpowie się domyślny adres oddziału lub jeśli magazyn wskazany na dokumencie, z którego tworzone jest Zlecenie Nadania Przesyłki, jest powiązane z adresem oddziału, to taki adres zostanie przeniesiony na Zlecenie Nadania Przesyłki
• Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych z Przesunięć międzymagazynowych jako adres nadawczy i odbiorczy zostanie ustawiony adres powiązany z magazynem z MM lub domyślny adres oddziału, jeśli takiego powiązania nie ustawiono.

• handlowych i magazynowych (innych niż Przesunięcia międzymagazynowe) agregowane będą dokumenty wystawione na tego samego odbiorcę. Dodatkowo jeżeli w Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy oddziałów do adresu oddziału został przypisany magazyn wybrany na dokumencie handlowym/magazynowym, to przy tworzeniu Zlecenia Nadania Przesyłki z zaznaczonych dokumentów sprawdzany jest dodatkowo magazyn. Jeśli magazyny nie są przypisane do adresów oddziałów, to na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki jako adres nadawczy zostanie ustawiony adres domyślny.
• W momencie generowania przesyłki dla zaznaczonych dokumentów z poziomu dokumentów MM agregowane są dokumenty wystawione na te same magazyny (tj. posiadają ten sam magazyn źródłowy oraz magazyn docelowy). Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty Zlecenia Nadania Przesyłki.

• Jeżeli wśród agregowanych dokumentów będą znajdowały się dokumenty wystawione na różne magazyny, to do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki zostaną zagregowane tylko te, które mają oprócz tego samego odbiorcy (danych teleadresowych, osoby kontaktowej) :
  • ten sam magazyn, jeżeli jest on powiązany z adresem nadawczym
  • różne magazyny, jeżeli nie są one powiązane z adresem nadawczym (jako adres odbiorcy brany jest domyślny adres z konfiguracji)
  • różne magazyny – jeden z nich jest powiązany jest z domyślnym adresem oddziału a na drugim dokumencie magazyn nie jest powiązany z żadnym adresem oddziału

• Jeśli na karcie operatora/karcie odbiorcy lub w konfiguracji przesyłek nie będą uzupełnione wymagane dane dla Zlecenia Nadania Przesyłki konkretnego kuriera, to w momencie podniesienia formularza Zlecenia Nadania Przesyłki do edycji wyświetlone zostaną ostrzeżenia przy wymaganych polach.
• Jeżeli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) jest zaznaczony parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to jeżeli na dokumentach występują te same pozycje, wagę wyliczamy na podstawie: ilość pozycji x waga i sumowana jest z wagą pozostałych towarów.
• Jeżeli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) zaznaczymy parametr: Referencje i wybrana zostanie opcja: Nr dokumentu źródłowego w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki. Jeżeli wybrana zostanie opcja: Nr powiązanego zamówienia (RO) w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki.
• Jeżeli w konfiguracji (dotyczy kurierów: DHL, DPD, Poczty Polskiej) w polu Informacja o zawartości wybrana zostanie opcja:
  • Ustalona treść – wartość ta, zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
  • Nazwa pierwszej pozycji – przenoszona jest nazwa pierwszej pozycji z pierwszego wystawionego dokumentu na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
  • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
• Jeżeli w konfiguracji (dotyczy Poczty Polskiej) w polu Opis/uwagi dla odbiorcy wybrana zostanie opcja:
  • Ustalona treść – wskazana wartość zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
  • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
• Jeżeli w konfiguracji (dotyczy DHL, DPD) zaznaczony jest parametr Dokumenty zwrotne i wybrana opcja Nr dokumentu na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Dokumenty zwrotne przeniesione zostaną wszystkie numery powiązanych dokumentów.
• Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe] zaznaczony jest parametr Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: przelew i zostaną zaznaczone dokumenty, na których są różne formy płatności, utworzone zostanie jedno Zlecenia Nadania Przesyłki z zaznaczoną opcją Pobranie. Na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie zsumowana wartość brutto wszystkich zaznaczonych dokumentów, dlatego należy zweryfikować ostateczną kwotę pobrania. Jeżeli dla wszystkich zaznaczonych dokumentów forma płatności jest tożsama z ustawioną w konfiguracji, na Zleceniu Nadania Przesyłki zostanie zaznaczona opcja Pobranie.
• Jeżeli w konfiguracji dla parametru Kwota pobrania zaznaczona została opcja:
  •  z dokumentu – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona suma wartości zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości pobrania, to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera).
  • ustalona – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota pobrania nie może przekroczyć maksymalnej wartości pobrania – maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera.
• Jeżeli w konfiguracji dla parametru Deklarowana wartość/Ubezpieczenie (dla Poczty Polskiej parametr Wartość ubezpieczenia lub Deklarowana wartość) została zaznaczona opcja:
  • z dokumentu – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia przenoszona jest suma kwot z zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości ubezpieczenia to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość ubezpieczenia jest indywidualna dla każdego kuriera).
  • ustalona – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota deklarowanej wartości/ubezpieczenia nie może przekroczyć maksymalnej wartości, która jest indywidualna dla każdego kuriera.
• Na zakładce [Dokumenty] formularza Zlecenia Nadania Przesyłki widoczne jest powiązanie z wszystkimi dokumentami, które były zaznaczone przy jego generowaniu. Na dokumentach, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładce [Dokumenty] widoczne są numery dokumentów Zlecenia Nadania Przesyłki powiązane z danym dokumentem.
• Na dokumentach, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki po zamówieniu kuriera na zakładce [Kontrahent] widoczne jest powiązanie z listem przewozowym.