W programie istnieje funkcjonalność wysyłki faktur ustrukturyzowanych do Krajowego Systemu e-Faktur.

Aby dokumenty mogły być wysyłane do KSeF konieczne jest zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF, w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF. Dedykowany artykuł zawiera więcej informacji na temat konfiguracji integracji z KSeF – przejdź do artykułu.

Dokumenty, które mogą być wysyłane do KSeF:

• Faktury Sprzedaży (w przypadku, gdy faktura posiada powiązania z Wydaniami Zewnętrznymi, do KSeF wysyłana jest również informacja o numerach dokumentów WZ),
• Faktury VAT marża,
• Faktury zaliczkowe,
• Korekty wystawione do wyżej wymienionych dokumentów z wyłączeniem korekty danych.

Przed wysłaniem faktury do KSeF, wyżej wymienione dokumenty są weryfikowane co do zgodności ze strukturą KSeF. Jeżeli dokument zawiera błędy, należy go poprawić, w innym wypadku nie zostanie przesłany do KSeF.

Istnieją dwie możliwości wysyłki faktur do KSeF.

Wysyłka automatyczna przy zatwierdzaniu dokumentu – wymagane jest zaznaczenie odpowiednich parametrów tj. Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO oraz Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu, parametry dostępne są w menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Parametry cd].  Podczas wysyłki automatycznej program także weryfikuje dokumenty pod kątem zgodności ze strukturą KSeF. Jeśli są rozbieżności pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Czy chcesz poprawić błędy i wysłać dokument? Wybór opcji Tak skutkuje powróceniem do edycji dokumentu, natomiast po zaznaczeniu opcji Nie – faktura zostaje zatwierdzona, ale program nie wyśle jej do KSeF. Jeżeli Użytkownik zatwierdza dokumenty seryjnie z poziomu listy Faktur Sprzedaży, dokumenty będą wysyłane natychmiastowo po ich zatwierdzeniu. Podczas wykonywania operacji seryjnego zatwierdzania dokumentów, faktury niezgodne ze strukturą KSeF, nie zostaną zatwierdzone ani rozliczone. Zostanie wyświetlony komunikat blokujący to działanie.

Wysyłka z listy Faktur Sprzedaży – opcja dostępna jest na liście Faktur Sprzedaży, pod przyciskiem Wyślij faktury do KSeF . Operator ma możliwość wysyłki pojedynczego dokumentu, ale także opcję seryjnego wysyłania faktur do KSeF po zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście. W przypadku takiej wysyłki nie jest możliwe uwierzytelnianie za pomocą tokena generowanego w programie Comarch ERP Optima, konieczne jest posiadanie certyfikatu lub tokena wygenerowanego na platformie KSeF. Podczas tego typu wysyłki system również sprawdza zgodność dokumentu/dokumentów ze strukturą KSeF. Jeżeli wśród zaznaczonych dokumentów znajdują się faktury, które nie przeszły weryfikacji lub nie mogą zostać wysłane pojawi się odpowiednia informacja w logu.

Na dokumentach na zakładce [KSeF] znajdują się wszystkie najważniejsze informacje związane z wysyłką i odbiorem dokumentów z KSeF.

Przy wysyłce do KSeF faktur zaliczkowych, faktur rozliczających lub faktur korygujących nie jest weryfikowany numer KSeF dokumentów źródłowych jeżeli dokumenty nie zostały przesłane do KSeF. Oznacza to, że możemy przesłać do KSeF np. dokument korygujący do faktury, która nie jest dostępna na stronie ministerstwa.

W przypadku przesłania do KSeF dokumentu źródłowego, konieczne jest pobranie UPO, w innym wypadku nie będzie możliwe przesłanie kolejnych powiązanych dokumentów, wystąpią następujące komunikaty:

• Nie odebrano UPO dla dokumentu zaliczki.
• Nie odebrano UPO dla dokumentu, do którego jest utworzona korekta.