Konfiguracja programu

Konfiguracja systemu

Ogólnie pojęta konfiguracja w programie Comarch ERP Optima obejmuje ustalanie trzech rodzajów parametrów: parametrów programu określanych dla całej aplikacji (niezależnych od aktualnie otwartej bazy danych), parametrów firmy określanych indywidualnie dla każdej bazy danych oraz parametrów stanowiska – określanych dla konkretnego komputera. Po zainstalowaniu systemu (założeniu nowej bazy) ustawiona jest zawsze domyślna konfiguracja umożliwiająca pracę programu. Przed rozpoczęciem wprowadzania danych należy ją jednak skontrolować i w razie potrzeby zmienić. Aby uruchomić konfigurację należy wybrać z menu System /Konfiguracja lub wcisnąć przycisk Konfiguracja na Pasku skrótów Comarch ERP Optima. Wyświetlone zostanie okno konfiguracji, podzielone na 2 części (panele). W części lewej ułożone są trzy główne grupy konfiguracyjne: Firma - konfiguracja firmy służy do określania parametrów pracy typowych dla konkretnej firmy (bazy danych) oraz obejmuje wprowadzanie i przechowywanie nazwy, adresu i wszelkich danych formalnych firmy. Program - konfiguracja programu służy do ustalania parametrów pracy oraz administracji programem.  Administracja obejmuje zarządzanie kontami operatorów, zakładanie i zarządzanie obsługiwanymi bazami danych.
Uwaga
Ustalane w ramach konfiguracji programu parametry pracy są parametrami niezależnymi od wybranej bazy danych, tzn. dla wszystkich obsługiwanych w programie baz danych posiadamy takie same stawki podatkowe, stawki VAT, waluty itd.
Stanowisko - z tego poziomu możliwe jest określenie parametrów pracy danego stanowiska. Elementy konfiguracji w tym oknie ułożone są w tzw. strukturę drzewa. W strukturze tej główne grupy konfiguracyjne rozwijają się w podgrupy (gałęzie), które z kolei mogą posiadać kolejne rozgałęzienia (lista podgrup dostępna jest na dwa sposoby: dwukrotne kliknięcie na pozycji w prawym oknie lub kliknięcie przycisku widocznego obok nazwy grupy. Po rozwinięciu przycisk zmienia się na ). Na najniższym poziomie rozgałęzienia znajdują się właściwe parametry konfiguracyjne, które są wyświetlane w prawym panelu okna konfiguracji. Konfigurację można zamknąć wciskając przycisk   lub   (w górnej części okna).
Konfiguracja systemu
Podczas ustalania parametrów dodatkowo można wykorzystać przyciski:  Przywróć poprzedni stan - w przypadku zmiany ustawień parametrów wciśnięcie przycisku powoduje przywrócenie ustawień poprzednich (po ostatnim zapisie).  Zapisz wprowadzone zmiany – zapisuje nowe ustawienia parametrów.
Uwaga
Przywrócenie poprzednich ustawień jest możliwe tylko do czasu zapisania parametrów.
W celu łatwiejszego poruszania się w obrębie konfiguracji, w górnej części okna Konfiguracja zostały wprowadzone dodatkowe elementy nawigacyjne. Wciśnięcie klawisza  powoduje przejście z gałęzi aktualnie podświetlonej do gałęzi nadrzędnej w ramach tej samej grupy. Użycie klawisza  powoduje otwarcie aktualnie podświetlonego elementu konfiguracji. Klawisz ten jest nieaktywny, jeśli podświetlony jest najniżej położony w strukturze drzewa element konfiguracji. Dodatkowym elementem ułatwiającym konfigurację programu Comarch ERP Optima jest możliwość użycia schematów konfiguracyjnych. Schematy pozwalają ograniczyć ilość dostępnych parametrów konfiguracyjnych, dzięki czemu konfiguracja staje się bardziej przejrzysta. Wybór jednego z dostępnych schematów następuje po wciśnięciu klawisza  w górnej części okna konfiguracji. Rozwinięta zostaje wtedy lista, która pokazuje dostępne schematy konfiguracji: Moje moduły – wyświetla elementy konfiguracji wspólne dla wszystkich modułów oraz elementy konfiguracji tych modułów, które są zaznaczone w Konfiguracja Programu/Użytkowe/Operatorzy/ Ogólne. Elementy ogólne – wyświetla elementy konfiguracyjne wspólne dla wszystkich modułów. Moduł Kasa/Bank – wyświetla elementy konfiguracyjne tylko dla modułu Kasa/Bank. Moduł Faktury – wyświetla elementy konfiguracyjne tylko dla modułu Faktury. Moduł Handel – wyświetla elementy konfiguracyjne tylko dla modułu Handel, Moduł Książka Podatkowa – wyświetla elementy konfiguracyjne tylko dla modułu Książka Podatkowa. Moduł Księga Handlowa – wyświetla elementy konfiguracyjne tylko dla modułu Księga Handlowa. Moduł Środki Trwałe – wyświetla elementy konfiguracyjne tylko dla modułu Środki Trwałe. Moduł Płace i Kadry – wyświetla elementy konfiguracyjne tylko dla modułu Płace i Kadry. Moduł Analizy – wyświetla elementy konfiguracyjne tylko dla modułu Analizy. Dodatkowo Operator ma dostęp do następujących gałęzi w trybie tylko do odczytu: Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy, w trybie do edycji: Program/ Informacje/ Informacje bieżące, Program/ Pulpit Menadżera, Program/ Użytkowe, Stanowisko/ Ogólne/ Wydruki, Stanowisko/ Użytkowe/ Parametry. Moduł CRM – wyświetla elementy konfiguracyjne tylko dla modułu CRM. Moduł Serwis – wyświetla elementy konfiguracyjne tylko dla modułu Serwis. Większość parametrów konfiguracyjnych jest odczytywana bezpośrednio po zamknięciu konfiguracji. W przypadku, gdy wymagane jest ponowne uruchomienie programu – użytkownik jest o tym informowany.

Firma

CRM

Windykacja należności

https://www.youtube.com/watch?v=wFUIasYaV14 Automatyczna windykacja należności jest dostępna w module CRM Plus, umożliwia ona wysyłanie do kontrahentów wiadomości e-mail informujących o nieuregulowanych należnościach, tworzenie w module CRM Plus kontaktów/ zadań związanych z takimi kontrahentami, wysyłanie wiadomości SMS, generowanie i wysyłanie poprzez e-mail Ponagleń Zapłaty oraz blokowanie sprzedaży problematycznym kontrahentom. Przed uruchomieniem automatycznej windykacji należności należy skonfigurować usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry. Każda zmiana parametrów automatycznej windykacji powoduje restart usługi Serwis Operacji Automatycznych w przypadku, gdy usługa jest uruchomiona na tym komputerze. Jeżeli usługa jest uruchomiona na innym komputerze, restart usługi należy przeprowadzić na tamtym stanowisku samodzielnie. Opis konfiguracji usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych  znajduje się tutaj.       Gałąź Serwis Operacji AutomatycznychKonfiguracji Stanowiska nie jest dostępna w przypadku programu w wersji usługowej. Użytkownicy korzystający z takiej wersji oprogramowania powinni od razu skonfigurować Automat windykacji.

Konfiguracja windykacji

Przycisk  wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem do windykacji dla tej firmy. Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna.

Zakładka Ogólne

Wysyłka e-mail: Konto e-mail należy wskazać konto e-mail, z którego mają być generowane automatyczne wiadomości e-mail. Na liście wyboru wyświetlane są wszystkie aktywne konta e-mail zdefiniowane w menu Start/Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail, do których ma dostęp operator wskazany dla automatu windykacji. Wybór konta e‑mail jest konieczny jeśli w Konfiguracji windykacji na zakładce [e-Mail] zaznaczono Uruchom wysyłanie e‑mail o godzinie [].
Uwaga
Wiadomości e-mail wysyłane przez Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych nie są opatrzone podpisem cyfrowym nawet jeśli na koncie e-mail został zaznaczony parametr o podpisywaniu.
Realizacja wysyłki e-mail:
  • wyślij natychmiast – e-mail jest wysyłany od razu do adresata (wiadomość trafia automatycznie do skrzynki nadawczej).
  • pozostaw w folderze Robocze – e-mail jest zapisywany w folderze kopie robocze. Operator może go wysłać poprzez skrzynkę pocztową z poziomu modułu CRM Plus.
Automatyczna windykacja należności – automatyczne windykowanie należności będzie możliwe po zaznaczeniu tego parametru.
Uwaga
Podczas wykonywania kopii bezpieczeństwa bazy danych parametr Automatyczna windykacja należności jest odznaczany. Aby możliwa była automatyczna windykacja należności, po otworzeniu kopii bazy parametr należy ponownie zaznaczyć.
Odznaczenie parametru  Automatyczna windykacja należności skutkuje tym, że płatności w danej bazie firmowej nie będą automatycznie windykowane, ale usługa Comarch ERP Automat windykacji nie zostanie automatycznie zatrzymana. Pomijaj należności poniżej kwoty […] podczas wykonywania akcji pomijane będą należności o wartości mniejszej niż podana kwota. Domyślnie jest ustawiona wartość 0,01, czyli podczas windykacji należności uwzględniane będą wszystkie kwoty. Wartość dotyczy wszystkich płatności zgodnie z walutą, w której zostały zaewidencjonowane, np. w przypadku płatności w walucie PLN wartość 0,01 oznacza 1 grosz, w przypadku płatności w walucie USD wartość 0,01 oznacza 1 cent itd.. Realizuj windykację: W sekcji tej istnieje możliwość określenia terminu , wg którego windykacja ma być wyliczona:
  • wg terminu realizacji – podczas wyszukiwania zadań do windykacji program sprawdza datę realizacji na płatności w Preliminarzu,
  • wg terminu płatności – podczas wyszukiwania zadań do windykacji program sprawdza termin płatności określony na płatności w preliminarzu.
Operator, w którego imieniu będą wykonywane zadania windykacyjne: Operator wybrany operator będzie widniał w programie jako wysyłający wiadomości e-mail, generujący kontakty/ zadania CRM i Ponaglenia Zapłaty. Hasło należy podać hasło operatora do Comarch ERP Optima (jeśli zostało ustalone).

Zakładka e-Mail

Uruchom wysyłanie e-mail o godzinie: [] dla ustalonego schematu windykacji o podanej godzinie przez usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych będą wysyłane do kontrahentów automatyczne wiadomości e-mail informujące o nieuregulowanych płatnościach. Po zaznaczeniu tego parametru, na zakładce [Ogólne] w oknie konfiguracji windykacji należy podać konto e-mail, z którego będą generowane wiadomości.

Zakładka CRM

Operator należy wskazać osobę odpowiedzialną za realizację kontaktu/ zadania z kontrahentem:
  • Opiekun kontrahenta po zaznaczeniu tej opcji będzie to operator przypisany na formularzu kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe] (w menu Ogólne/ Kontrahenci). Jeśli dla kontrahenta nie został wskazany opiekun, zadanie/ kontakt zostanie wygenerowany na operatora logowanego do  Serwisu Operacji Automatycznych (zakładka [Ogólne]).
  • Wskazany operator – można wybrać konkretnego operatora.
Wybrany operator będzie widoczny na utworzonym przez Serwis Operacji Automatycznych kontakcie/ zadaniu CRM w polu Operator znajdującym się na zakładce [Ogólne]. Zadanie: Zadania CRM tworzone są zgodnie z poniższymi ustawieniami: Godzina terminu wykonania zadania od: [] do: [] należy podać przedział godzinowy, w którym mają się zawierać tworzone zadania CRM. Ustaw termin realizacji zadań CRM co: [] należy wpisać czas, przeznaczony na realizację jednego zadania.
Uwaga
Podczas tworzenia zadań dla poszczególnych operatorów program wypełnia „luki” w ich terminarzu pilnując, by automatycznie generowane zadania nie pokrywały się z innymi zadaniami wprowadzonymi wcześniej. Tworzone są zadania w podanym w konfiguracji przedziale czasowym. Jeśli się nie mieszczą – program zaczyna tworzyć zadania w następnym dniu.
Ustaw przypomnienie dla zadań [] operator będzie we wskazanym czasie informowany o zbliżającym się terminie wykonania zadania. Dane:
Przykład
Data bieżąca: 2013-06-12. Godzina terminu wykonania zadania od: 14:00 do 16:30. Ustaw termin realizacji zadań CRM co: 45 min. Uruchom generowanie zadań i kontaktów CRM o godzinie: 14:00. Termin zakończenia ostatniego zadania, jakie operator ma już zdefiniowane w module CRM to 2013-06-12, godz.: 15:15. Działanie automatycznej windykacji Poprzez automatyczną windykację należności w dniu 2013-06-12 mają zostać utworzone dwa zadania CRM. Zgodnie z powyższymi danymi: – pierwsze zadanie będzie miało termin realizacji od 2013-06-12, godz.: 15:16 do 2013-6-12 godz.: 16:00 (zadanie rozpocznie po zakończeniu poprzedniego). – drugie zadanie będzie miało termin realizacji od 2013-06-13, godz.: 15:00 do 2013-6-13 godz.: 15:44 (rozpocznie się 2013-06-13 ponieważ 2013-06-12 ostatnie zadanie operatora kończy się o godz. 16:00, a zgodnie z ustalonymi godzinami terminu wykonywania zadań od 14:00 do 16:30, pozostały czas – 30 min jest niewystarczający na realizację kolejnego zadania w dniu 2013-06-12).
Uruchom generowanie zadań i kontaktów CRM o godzinie: [] dla ustalonego schematu windykacji o podanej godzinie przez usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych będą generowane automatyczne kontakty/ zadania CRM.

Zakładka Ponaglenie zapłaty

Odsetki: Wg statusu podmiotu/ Ustawowe od zaległości/ Od zaległości w transakcjach handlowych/ Podatkowe powyżej/ Indywidualne/ Nie naliczać należy ustalić rodzaj odsetek, które zostaną naliczone na tworzonym przez Serwis Operacji Automatycznych Ponagleniu Zapłaty. Opcja Wg statusu podmiotu działa następująco:
  • dla kontrahentów, którzy na karcie (na zakładce [Handlowe]) mają zaznaczony status Osoba fizyczna oraz dla pracowników, wspólników i urzędów będą wyliczane odsetki Ustawowe od zaległości,
  • dla kontrahentów, którzy na karcie (na zakładce [Handlowe]) mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz dla banków będą wyliczane odsetki Od zaległości w transakcjach handlowych.
Generuj płatność dla odsetek należy zaznaczyć ten parametr, jeśli odsetki mają generować płatność, następnie należy określić termin i formę płatności dla odsetek – ustawienie jest przenoszone na Ponaglenie Zapłaty. Uruchom generowanie ponaglenia zapłaty o godzinie: [] – o podanej godzinie przez usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych będą generowane automatyczne Ponaglenia Zapłaty. Dokumenty będą widoczne w menu Kasa/ Bank/ Ponaglenia zapłaty. Zasady tworzenia Ponagleń Zapłaty przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych są identyczne, jak w przypadku tworzenia Ponagleń z poziomu menu Kasa/Bank/ Ponaglenia zapłaty.

Zakładka Blokada sprzedaży

Minimalna kwota przeterminowanego zadłużenia blokada sprzedaży będzie wykonywana względem podanej kwoty. Kwota ta dotyczy przeterminowanych należności kontrahenta na moment wykonania akcji. W trakcie realizacji operacji program sprawdza dla każdego wyfiltrowanego kontrahenta kwotę jego przeterminowanych należności i porównuje je z wartością wprowadzoną w konfiguracji. Uruchom ustawianie blokady sprzedaży na karcie kontrahenta o godzinie zgodnie ze zdefiniowanym przez użytkownika schematem windykacji o wskazanej godzinie przez usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych zostanie zablokowana możliwość wystawiania dokumentów sprzedaży dla kontrahentów spełniających kryteria windykacji należności. Na karcie kontrahenta, na zakładce [Handlowe] zostanie zaznaczony parametr blokada wystawiania dokumentów rozchodowych.

Zakładka SMS

Należy określić, o której godzinie mają być wysyłane smsy oraz czy poprzez automatyczną windykację smsy mają być bezpośrednio wysyłane do odbiorców czy też wcześniej zapisywane jako robocze. Wiadomości robocze widoczne są w menu CRM/ SMS w kolorze zielonym. Z tego poziomu można je edytować i wysyłać do Klientów.

Automat wysyłki faktur

Przed uruchomieniem automatycznej wysyłki faktur pocztą e-mail należy skonfigurować konto e-mail w konfiguracji Programu/CRM/ Konta e-mail oraz w przypadku programu w wersji stacjonarnej usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry. Opis konfiguracji usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych znajduje się tutaj.

Konfiguracja automatycznej wysyłki faktur

Automat włączamy poprzez zaznaczenie parametru Automatyczne wysyłanie faktur pocztą e-mail, a następnie konfigurujemy pozostałe ustawienia: Operator – operator, w imieniu którego automatyczne będą generowane wiadomości mailowe z wydrukami faktur. Hasło – należy podać hasło operatora do Comarch ERP Optima (jeśli zostało ustalone). Konto e-mail – należy wskazać konto e-mail, z którego mają być generowane automatyczne wiadomości e-mail. Na liście wyboru wyświetlane są wszystkie aktywne konta e-mail zdefiniowane w menu Start/Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail, do których ma dostęp operator wskazany powyżej. Szablon e-mail – należy wybrać szablon e-mail z listy szablonów mailowych zdefiniowanych dla formularza Faktury sprzedaży, domyślnie ustawiony jest predefiniowany szablon Faktura dla klienta. Realizacja wysyłki e-mail:
  • wyślij natychmiast – e-mail jest wysyłany od razu do adresata (wiadomość trafia automatycznie do skrzynki nadawczej).
  • pozostaw w folderze Robocze – e-mail jest zapisywany w folderze kopie robocze. Operator może go wysłać poprzez skrzynkę pocztową z poziomu CRM/Skrzynka pocztowa.
  Wysyłaj dokumenty :
  • tylko zatwierdzone – wiadomości mailowe będą generowane tylko dla faktur zatwierdzonych,
  • wszystkie – wiadomości mailowe będą generowane zarówno dla faktur zatwierdzonych jak również dla tych w buforze.
  Wysyłaj wg. daty – parametr wskazuje wg. której daty na dokumencie mają być wysyłane dokumenty, dostępne opcje: sprzedaży, wystawienia. Od daty – w tym polu ustawiamy datę od której dokumenty mają być wysyłane, wszystkie faktury sprzedaży wystawione z tą lub późniejszą datą, oraz spełniające powyższe ustawienia, zostaną wysłane przy najbliższym zaplanowanym wykonywaniu zadania. W momencie zaznaczenia parametru Automatyczne wysyłanie faktur pocztą e-mail domyślnie ustawia się data bieżąca. Załączniki do wiadomości:
  • Wydruk faktury w walucie PLN – w tym miejscu wybieramy wzorzec wydruku dla faktur sprzedaży w PLN, z rozwijanej listy można wybrać standardowe wydruki, wydruki użytkownika oraz opcję nie wysyłaj załącznika.
  • Wydruk faktury w walucie obcej – w tym miejscu wybieramy wzorzec wydruku dla faktur sprzedaży w walucie obcej, z rozwijanej listy można wybrać standardowe wydruki, wydruki użytkownika oraz opcję nie wysyłaj załącznika.
  W przypadku wybrania opcji nie wysyłaj załącznika, wysyłane maile będą zawierać wyłącznie informację zawarte w szablonie wiadomości. Harmonogram:
  • Uruchom wysyłkę o godzinie – godzina o której codziennie automat będzie wysyłał faktury do klientów.
  • Powtarzaj wysyłkę co – interwał co jaki czas ma być uruchamiane zadanie. Dostępne opcje 30min, 1 godz., 2 godz., 4 godz.
  • Do godziny – godzina graniczna, po której w danym dniu nie jest powtarzane zadanie.
  Przycisk  wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem Automatycznej wysyłki faktur.

Automat przypomnień

Aby automatyczne generowanie przypomnień o zadaniach zwykłych i cyklicznych było możliwe, należy w pierwszym kroku uruchomić Serwis Operacji Automatycznych (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry).  Przypomnienia o zadaniach są wysyłane do klienta/ operatora/ pracownika  w formie wiadomości e-mail lub SMS. W związku z tym konieczne jest również odpowiednie ustawienie danych w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail oraz SMS. Następnie w Konfiguracji Firmy/ CRM/ Automat przypomnień należy włączyć automat poprzez zaznaczenie parametru Automatyczne przypomnienia dla zadań i ustawić pozostałe parametry:

Automat przypomnień

Operator – operator, w imieniu którego będą generowane automatyczne przypomnienia o zadaniach. Hasło – hasło wybranego operatora (jeśli zostało ustawione).
Konto e-mail – jeżeli przypomnienia będą wysyłane w formie e-mail, należy wskazać konto e-mail, z którego będą wysyłane (spośród zdefiniowanych uprzednio w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail), Na zakładkach [Ustawienia domyślne dla klientów] i [Ustawienia domyślne dla operatorów], można skonfigurować, oddzielnie dla klientów i dla operatów, domyślne ustawienia dla formy powiadomienia (sms/ e-mail). Zasady konfiguracji na obu zakładkach są takie same: Ustawienia domyślne dla klientów / operatorów – po zaznaczeniu parametru, możliwe jest wybranie domyślnej formy dla przypomnień do zadań wysyłanych klientom/ operatorom: sms (zaznaczony standardowo) lub e-mail. Ustawienia domyślne dla sms – dla przypomnień w formie wiadomości sms możliwe jest wskazanie:
  • Szablonu sms – jaki się domyślnie podpowiada na formularzu zadania na zakładce [Automatyczne przypomnienia] w sekcji Automatyczne przypomnienia dla klientów/ operatorów. Na liście szablonów do wyboru są dostępne tylko te, które zostały uprzednio zdefiniowane w Konfiguracji szablonów SMS z poziomu formularza zadania.
  • Przypomnienie – określenie, kiedy ma zostać wysłane przypomnienie sms, przy czym czas liczony jest od daty wskazanej na formularzu zadania w polu Termin od.
Ustawienia domyślne dla e-mail – dla przypomnień w formie wiadomości e-mail możliwe jest wskazanie:
  • Szablonu e-mail – jaki domyślnie podpowiada się na formularzu zadania na zakładce [Automatyczne przypomnienia] w sekcji Automatyczne przypomnienia dla klientów/ operatorów. Na liście szablonów do wyboru są dostępne tylko te, które zostały uprzednio zdefiniowane w Konfiguracji szablonów e-mail z poziomu formularza zadania.
  • Przypomnienie – określenie, kiedy ma zostać wysłane przypomnienie w formie e-mail, przy czym czas liczony jest od daty wskazanej na formularzu zadania w polu Termin od.
Wskazanie domyślnego szablonu SMS lub e-mail w konfiguracji nie jest obowiązkowe- odpowiedni szablon można również wybrać bezpośrednio na zadaniu, którego przypomnienie ma dotyczyć. Serwis Operacji Automatycznych (jeżeli został uruchomiony) regularnie sprawdza zadania i w przypadku zadania spełniającego warunki, wysyła przypomnienie w wybranej formie na trzy różne sposoby:
  • tylko do klientów,
  • tylko do operatorów/ pracowników,
  • jednocześnie do klientów i operatorów/ pracowników.
Przycisk  wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem do przypomnień dla klientów i operatorów dla tej firmy. Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna.

Automat faktur cyklicznych

Przed uruchomieniem automatycznego generowania faktur cyklicznych należy skonfigurować usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych  z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry. Każda zmiana parametrów automatycznego generowania faktur cyklicznych powoduje restart usługi Serwis Operacji Automatycznych w przypadku, gdy usługa jest uruchomiona na tym komputerze. Jeżeli usługa jest uruchomiona na innym komputerze, restart usługi należy przeprowadzić na tamtym stanowisku samodzielnie. Opis konfiguracji usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych znajduje się tutaj. Gałąź Serwis Operacji Automatycznych w Konfiguracji Stanowiska nie jest dostępna w przypadku programu w wersji usługowej. Użytkownicy korzystający z takiej wersji oprogramowania powinni od razu skonfigurować Automat faktur cyklicznych.
Po zaznaczeniu parametru Automatyczne generowanie faktur cyklicznych możliwe jest:
  • wskazanie Operatora, w imieniu którego będą automatycznie generowane faktury cykliczne,
  • wskazanie konta e-mail spośród kont pocztowych przypisanych do operatora wybranego jako operator logowania,
  • określenie czy wygenerowane wiadomości e-mail będą wysyłane natychmiast czy jedynie zapisywane jako kopie robocze,
  • określenie godziny generowania faktur cyklicznych.

Automat faktur cyklicznych

Przycisk  wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem do faktur cyklicznych dla tej firmy. Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna.

Dokumenty

Dla dokumentów typu Ankiety, Kontakt, Oferty właściwych dla modułu CRM możemy w tym miejscu określić schemat numeracji oraz serię. Wybrane parametry będą automatycznie proponowane podczas wprowadzania nowych kontaktów. Definiowanie schematów numeracji oraz serii jest możliwe z poziomu Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ CRM.

Parametry

Okno zawiera parametry związane z modułem CRM: Realizacja: Procentowa – zaznaczenie tego parametru powoduje, że na kontakcie/ zadaniu będzie możliwość określenia procentowego stopnia realizacji zadania/ kontaktu. Należy dodatkowo określić wartość pola Wykonanie co - wartość domyślna to 25%.  Oznacza to, że podczas określania stopnia realizacji wartość pola będzie „przeskakiwała” co 25% (a więc 25%, 50%, 75% itd.). Wartość pola Wykonanie co można ustawić na 1%, 2%, 5%, 10%, 20%, 25% oraz 50%. Etapy – zaznaczenie tego parametru powoduje, że na kontakcie/ zadaniu będzie możliwość wyboru etapu realizacji zadania (etapy należy zdefiniować w gałęzi Etapy). FS cykliczne: przenosić pozycje z ceną zerową – w zależności od ustawienia parametru, w trakcie generowania faktury cyklicznej, jeżeli występują pozycje z ceną zerową to zostaną one przeniesione lub pominięte. FS cykliczne: pobieraj nazwę z karty towaru – w zależności od ustawienia parametru, w trakcie generowania faktury cyklicznej przenoszona jest aktualna nazwa z karty towaru lub nazwa użyta na szablonie faktury cyklicznej. Blokuj generowanie w dacie innej niż ustalona - na wzorcu, oprócz daty ostatniego generowania faktur, pamiętana jest również data kolejnego generowania. Po wygenerowaniu faktur wg wzorca automatycznie wyliczana jest data kolejnego generowania. Jeśli parametr Blokuj generowanie w dacie innej niż ustalona jest  zaznaczony, a użytkownik zaznaczy wzorzec, gdzie data kolejnego generowania jest różna od daty bieżącej, pojawia się komunikat: Dokumenty nie zostaną wygenerowane. Data generowania faktur na wzorcu (data z wzorca) jest inna niż data bieżąca. Przenoś atrybuty kontrahenta na kontakty/zadania - po zaznaczeniu parametru, atrybuty kontrahenta z zaznaczoną opcją Przenoś na transakcje zostaną dodane do kontaktu/ zadania i będą widoczne na zakładce [Atrybuty i pliki], w sekcji Atrybuty.

Statusy ofert handlowych

Dla każdej oferty użytkownik może nadać status. Dzięki temu operatorzy będą mieli jasną informację, na jakim etapie realizacji jest oferta oraz umożliwi filtrowanie dokumentów wg statusu. Definiując status (w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Statusy ofert handlowych), użytkownik podaje Kod  (20 znaków) oraz szerszy Opis statusu. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski: Zapisz – zapis wprowadzonych zmian,  Przywróć poprzedni stan - w przypadku zmiany ustawień wciśnięcie przycisku powoduje przywrócenie ustawień poprzednich (po ostatnim zapisie),  Dodaj – dodanie nowego status,  Zmień – edycja istniejącego statusu. Jeśli użytkownik zmieni w Konfiguracji kod statusu, który został już przypisany do dokumentu – status zmieni się również na wszystkich dokumentach.  Usuń – usunąć można tylko status, który nie został wykorzystany na żadnej ofercie. Statusy pojawiają się na liście wyboru w kolejności ustalonej w konfiguracji. Za pomocą metody „przeciągnij i upuść” użytkownik może ustalić poprawną kolejność statusów tak, by wyświetlały się one na dokumencie zgodnie z potrzebami.

Etapy

Okno zawiera listę Etapów realizacji zdefiniowanych przez użytkownika, które są wykorzystywane na formularzu kontaktu/ zadania. Na liście znajdują się kolumny Kod oraz Opis. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj - dodanie nowego Etapu realizacji,  Zmień - edycja Etapu realizacji,  Usuń – skasowanie istniejącego Etapu realizacji,  Zapisz – zapis wprowadzonych zmian,  Zamknij – zamknięcie okna. Zdefiniowane etapy można przesuwać w górę  i w dół . Kolejność etapów będzie tak samo wyświetlana po rozwinięciu listy etapów na formularzu kontaktu/ zadania.
Uwaga
Jeśli zdefiniowany etap użyty jest na jakimś kontakcie/ zadaniu, to nie będzie możliwości usunięcia go z listy etapów w konfiguracji.

Dane firmy

Pieczątka firmy

Wpisane w tym miejscu Konfiguracji dane będą wykorzystywane m.in. na generowanych przez program wydrukach.

Dotyczy wersji: 2019.0.1
Znajduje się lista danych firmy wraz z okresem obowiązywania każdych z nich. Domyślnie lista zawiera jedną pieczątkę firmy, natomiast Użytkownik może dodać kolejne. W przypadku występowania tylko jednej pieczątki firmy, nie ma ona wskazanych dat obowiązywania. Na liście pieczątek firmy znajdują się kolumny: Nazwa, Okres od, Okres do, NIP, Ulica, Kod pocztowy, Miasto oraz Poczta (kolumna domyślnie ukryta). Aktualne dane firmy wyświetlane są na liście pogrubioną czcionką. Możliwe jest dodanie nowej pieczątki firmy za pomocą ikony . Na dodawanej pieczątce należy określić zakres dat jej obowiązywania. Dla nowo dodawanej pieczątce w polu od podpowiada się bieżąca data pobierana z serwera, pole do domyślnie jest puste i wyszarzone. Jeśli Użytkownik w polu od wskaże datę wcześniejszą niż bieżąca, wówczas pole do staje się aktywne i możliwe do uzupełnienia. Na dodawanej pieczątce firmy należy uzupełnić co najmniej jedno pole z datą. Nie ma możliwości wskazania w polach od oraz do daty późniejszej niż bieżąca. Nie można dodać nowej pieczątki firmy, jeśli podany na niej zakres dat jest zgodny z inną, już istniejącą pieczątką.
Nazwa – dwie linie po 50 znaków na wpisanie pełnej nazwy firmy drukowanej m.in. na fakturach i dokumentach kasowych. Trzecie pole opisowe umożliwia wpisanie do 512 znaków. NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej firmy, związany z polem NIP w części Deklaracje VAT-7, PIT-4R. Format numeru NIP został przystosowany do standardów obowiązujących w krajach Unii Europejskiej. Numer NIP składa się z dwuliterowego przedrostka oraz unikalnego ciągu liter/ cyfr. Lista przedrostków jest zdefiniowana w programie i zawiera pozycje określone dla Państw Członkowskich Unii Europejskiej oraz państw kandydujących. Użytkownik ma możliwość wyboru odpowiedniej pozycji z rozwijanej listy. W polu z numerem NIP znajduje się rozwijalna lista z numerem bądź numerami NIP zapisanymi w kluczu, z którego pobrano moduły podczas logowania. Numer można również uzupełnić ręcznie. Podczas logowania do bazy w programie Comarch ERP Optima, jeżeli w Pieczątce firmy nieuzupełniony jest numer NIP, a klucz posiada kontrolę NIP i na kluczu znajdują licencje tylko dla jednego podmiotu (jeden numer NIP), wówczas numer NIP w Pieczątce firmy jest automatycznie uzupełniany na podstawie numeru NIP w kluczu. REGON – numer REGON, związany z polem REGON w części Deklaracje dochodowe. Adres – sekcja umożliwiająca wpisanie pełnego adresu firmy wraz z numerem telefonu i adresem E-mail oraz URL. Kod ISO kraju kod nadawany przez Międzynarodowa Organizację Normalizacyjną. Kod GUS gminy kod statystyczny gminy potrzebny przy elektronicznym generowaniu pliku do NFZ. KRS – miejsce na wpisanie informacji związanych z Krajowym Rejestrem Sądowym: Sąd, Numer KRS, Kapitał zakładowy, Kapitał wpłacony. Opis – miejsce na wpisanie dowolnego komentarza, który może być drukowany na fakturach (np. adres strony WWW firmy). ILN/GLN –  globalny numer identyfikacyjny nadawany firmie w Polsce przez EAN Polska (http://www.ean.pl). Identyfikator (numer) wykorzystywany w elektronicznej wymianie informacji w formacie EDI (Electronic Data Interchange) pomiędzy Comarch ERP Optima, a innymi systemami informatycznymi (np. firmy Ahold):
  • Własny – numer ILN/GLN firmy. W przypadku firm wielooddziałowych numer oddziału firmy.
  • Centrali – w przypadku firm wielooddziałowych numer ILN/GLN centrali firmy. Jeśli firma rozlicza się bez pośrednictwa centrali, wówczas pole to powinno pozostać niewypełnione.
Identyfikator podmiotu PUESC – pole do wpisania identyfikatora PUESC na potrzeby wysyłania deklaracji Intrastat, SENT, AKC-WW/AKC-WWn. Pole powinno zawierać numer  ID SISC nadany firmie, dla której wysyłana jest deklaracja.
Uwaga
W przypadku Biur Rachunkowych powinien być wpisany numer ID SISC podmiotu, dla którego jest wysyłana deklaracja, a nie numer ID SISC Biura Rachunkowego.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Numer rejestrowy BDO należy wprowadzić numer przydzielony przedsiębiorcy w bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO). Numer ten jest drukowany w sekcji zawierającej dane z pieczątki firmy.
Logo – w  tej sekcji można wskazać plik graficzny, drukowany później na dokumentach - na wydrukach Eko - Faktura. Wybór pliku graficznego z logo możliwy jest po kliknięciu przycisku  Wybór pliku. Ikona  Usuń logo z bazy umożliwia skasowanie wybranego uprzednio pliku. Zalecany rozmiar grafiki to 700x400 pikseli. Zbyt duży rozmiar pliku graficznego może wydłużać wykonywanie wydruków z logo. Za pomocą ikony  możliwe jest wywołanie przykładowego wydruku faktury z wybranym logo w celu sprawdzenia jak będą wyglądać dane na wydruku. Zabieg taki pozwala Użytkownikowi dostosować dane na wydruku bez potrzeby wychodzenia z Konfiguracji.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Wprowadzając pieczątkę firmy z datą od wcześniejszą niż data bieżąca, podczas zapisywania następuje weryfikacja czy w okresie jej obowiązywania istnieją dokumenty handlowo-magazynowe. Jeśli takie dokumenty zostaną odnalezione, wówczas wyświetlany jest komunikat: Czy chcesz zaktualizować dane pieczątki firmy na dokumentach handlowo-magazynowych wystawionych w okresie jej obowiązywania? Odpowiedź Tak spowoduje, że na dokumentach wystawionych w podanym okresie zaktualizowane zostaną dane firmy, a nowa pieczątka zostanie zapisana. Odpowiedź Nie oznacza zapisanie pieczątki firmy bez aktualizacji jej na dokumentach. Wybór opcji Anuluj powoduje powrót do formularza z danymi pieczątki bez dokonania zapisu. Za pomocą ikony  możliwe jest podejrzenie i edycja istniejącej pieczątki firmy. Jeżeli pieczątka nie jest powiązana z żadnym dokumentem handlowo-magazynowym, otwierany jest formularz z możliwością jego edycji. Jeżeli natomiast dane z tej pieczątki zostały wykorzystane na dokumencie handlowo-magazynowym, na otwartym formularzu pieczątki firmy zablokowane są pola dotyczące danych firmy i jej adresu, jak również pole Numer rejestrowy BDO. Zablokowane są również pola dotyczące zakresu dat obowiązywania pieczątki firmy, jak również możliwość pobrania danych z bazy GUS/VIES. W przypadku otwarcia formularza pieczątki firmy z zablokowaną edycją, u dołu okna pojawia się dymek z informacją: Te dane firmy nie powinny być modyfikowane, ponieważ gdy je zmienisz, na fakturach wystawionych w tym okresie będą drukowane nowe dane. Jeżeli dane Twojej firmy się zmieniły, wprowadź nowy zapis. Jeżeli mimo wszystko chcesz zmienić istniejące dane, naciśnij przycisk i odblokuj edycję. Jeżeli Użytkownik zdecyduje się zmienić dane na edytowanej pieczątce, powinien kliknąć na przycisk  Odblokuj edycję znajdujący się w prawym dolnym rogu formularza. Po jego kliknięciu przycisk znika, a pola na formularzu zostają odblokowane. Podczas edycji najnowszej pieczątki firmy podczas zapisu pojawia się komunikat: Czy chcesz zaktualizować dane firmy dla deklaracji? Odpowiedź Tak powoduje zaktualizowanie danych podatnika w gałęziach Konfiguracji Firmy/ Dane firmy dotyczących deklaracji. Wybór opcji Nie powoduje zapis pieczątki firmy bez aktualizowania danych dla deklaracji. Jeśli w pieczątce zmieniony zostanie wyłącznie numer NIP i/lub REGON, komunikat nie jest wyświetlany ponieważ deklaracje pobierają te numery zawsze z najnowszej pieczątki firmy. Ikona  służy do usuwania pieczątki firmy z listy. Pieczątki firmy nie można usunąć, gdy jest ona jedyną pieczątką firmy lub gdy jest ona powiązana z jakimkolwiek dokumentem handlowo-magazynowym. Podczas wystawiania dokumentu handlowego zapisywany jest na nim identyfikator obowiązującej na dzień jego wystawienia pieczątki firmy, tak aby na wydruku tego dokumentu pojawiały się zawsze prawidłowe dane firmy. W przypadku pozostałych dokumentów i wydruków, odpowiednia pieczątka firmy pobierana jest na wydruk zgodnie z ustawioną w programie datą dla wydruków (w menu Narzędzia/ Data dla wydruków). Na wydrukach wszystkich deklaracji widnieją dane podatnika pobrane w momencie jej przeliczenia z gałęzi Konfiguracji Firmy/ Dane firmy dotyczących odpowiedniego typu deklaracji. Program proponuje aktualizację  danych w tych gałęziach przy każdej zmianie najnowszej pieczątki firmy. Podczas tworzenia plików JPK (również korekt plików za okresy wcześniejsze) – do nagłówka tych plików jako dane podatnika przenoszone są zawsze dane z najbardziej aktualnej pieczątki firmy. W pliku JPK_FA w danych sprzedawcy dla poszczególnych faktur prezentowane są dane firmy obowiązujące w momencie wystawienia tych dokumentów. Jeżeli w skonwertowanej z wcześniejszej wersji programu bazie znajdowały się dokumenty handlowe, wszystkie już istniejące dokumenty będą miały przypisaną pierwszą, utworzoną automatycznie pieczątkę firmy.

Adresy oddziałów

Znajduje się tu lista adresów firmowych, kontaktowych oraz adresów nadawczych, z których mogą być realizowane przesyłki. Jest to wspólna lista adresów dla:  zamówień z Comarch e-Sklep (punkty odbioru osobistego), DHL, DPD, Poczty Polskiej, InPost, oraz dla SENT i elektronicznego dokumentu dostawy (eDD). Do listy adresów automatycznie dodawany jest adres firmowy uzupełniony danymi wprowadzonymi w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. Adres ten ma zaznaczone opcje Domyślny i Korespondencyjny. Pozycji tej nie można usuwać ani edytować. Możliwe jest natomiast dodanie kolejnych adresów nadawczych. Użytkownik jako adres domyślny lub korespondencyjny może wskazać inny adres niż firmowy. Zaznaczenie parametru Domyślny lub Korespondencyjny na jednym adresie, spowoduje wyłączenie go na innym.

Na formularzu zostały wyodrębnione zakładki [Ogólne], [Przesyłki kurierskie], [SENT],[eDD].

Uwaga
Uwaga: Zakładka [SENT] jest widoczna w zależności od zaznaczenia w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Handel/SENT) parametru SENT, bądź skonfigurowania ustawień dla przesyłek kurierskich. Zakładka [eDD] jest widoczna wyłącznie w przypadku posiadania licencji Handel Plus oraz po zaznaczeniu parametru Obrót wyrobami węglowymi (Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Akcyza- wyroby węglowe).
Zakładka [Ogólne]:

Formularz adresu oddziału – zakładka [Ogólne]

Adres domyślny jest automatycznie przenoszony na nowo utworzone Zlecenie nadania przesyłki/ zgłoszenie SENT jako adres Nadawcy. Na liście przewozowym drukowana jest nazwa wprowadzona na formularzu adresu nadawczego, o ile nie została zmieniona bezpośrednio na Zleceniu nadania przesyłki. Adres korespondencyjny jest adresem kontaktowym.

Zakładka [Przesyłki kurierskie]:

Imię i nazwisko – Imię i nazwisko osoby kontaktowej po stronie odbiorcy przesyłki, która przypisana jest do wskazanego adresu oddziału. Telefon – Telefon osoby kontaktowej po stronie odbiorcy przesyłki, która przypisana jest do wskazanego adresu oddziału. E-mail – E-mail osoby kontaktowej po stronie odbiorcy przesyłki, która przypisana jest do wskazanego adresu oddziału. Magazyn – wskazujemy magazyn, który jest powiązany z danym adresem oddziału firmy. Jeden magazyn możemy przypisać tylko do jednego adresu. Na liście magazynów wyświetlane są tylko aktywne magazyny. W przypadku tworzenia dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki, na podstawie innego dokumentu handlowego lub magazynowego, na zlecenie ustawiany jest adres oddziału, powiązany z danym magazynem który został do niego przypisany w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy oddziałów). Jeśli do danego adresu nadawczego nie zostanie przypisany żaden magazyn, to na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Adres Nadawczy przenoszony jest domyślny adres oddziału.
Uwaga
Przycisk Magazyn jest dostępny tylko po zalogowaniu do modułu HANDEL lub HANDEL PLUS.
Poprzez przycisk Urząd nadania – Poczta Polska należy wskazać Urząd pocztowy, w którym będą nadawane przesyłki. Aby wyświetlić Paczkomaty w oknie wyboru Paczkomatu należy podać kod pocztowy. Zostaną wyszukane Paczkomaty w odległości do 2 km od podanego kodu. Aby wyświetlić listę wszystkich Paczkomatów InPost należy wcisnąć przycisk  bez podawania kodu pocztowego. Urząd nadania można wskazać również w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Poczta Polska. W pierwszej kolejności na Zleceniu nadania przesyłki podpowiada się Urząd pocztowy z adresu nadawczego. Jeśli na formularzu adresu zaznaczony zostanie parametr Punkt odbioru osobistego, pola województwo i kraj ISO są obowiązkowe. Adresy, na których parametr jest zaznaczony, są dostępne do wyboru z listy Punktów odbioru osobistego na zamówieniach z Comarch e-Sklep. Zakładka [SENT] Do systemu monitorowania przewozu towarów SENT należy przekazywać dane geolokalizacyjne środka transportu. W związku z tym na formularzu adresu oddziału dostępne są pola współrzędne geograficzne (szerokość, wysokość). Dane są domyślnie przenoszone na zgłoszenie przewozu towaru dla podmiotu wysyłającego z możliwością ręcznej zmiany z poziomu formularza zgłoszenia. Dane uzupełnione na adresach oddziałów przenoszą się zgodnie z poniższymi zasadami:
  • Dla zleceń nadania przesyłki tworzonych ręcznie pobierane są dane z domyślnego adresu oddziału.
  • Dla zleceń nadania przesyłki tworzonych z dokumentów handlowych i magazynowych (bez Przesunięć międzymagazynowych) jako adres nadawczy podpowie się domyślny adres oddziału lub jeśli magazyn wskazany na dokumencie, z którego tworzone jest zleceń nadania przesyłki , jest powiązane z adresem oddziału, to taki adres zostanie przeniesiony na zleceń nadania przesyłki.
  • Dla zleceń nadania przesyłki tworzonych z Przesunięć międzymagazynowych jako adres nadawczy i odbiorczy zostanie ustawiony adres powiązany z magazynem z MM lub domyślny adres oddziału, jeśli takiego powiązania nie ustawiono.
Zakładka [eDD] Kod urzędu – w tym miejscu należy wskazać kod urzędu skarbowego, który będzie uwzględniany podczas generowania Dokumentu dostawy w Ewidencji wyrobów węglowych i wysyłki tego dokumentu w formie elektronicznej na PUESC. Kod urzędu musi składać się z ośmiu znaków: przedrostka, kodu urzędu skarbowego (cztery pierwsze znaki), kodu nadrzędnego urzędu celnego (dwa kolejne znaki).

PIT-4R, CIT, ZUS DRA, IFT-2R

Zawiera wszystkie informacje potrzebne do wypełnienia deklaracji podatkowych PIT-4R, CIT, IFT-2R oraz deklaracji ZUS. Nazwa skrócona na deklaracji  ZUS  – miejsce na wpisanie nazwy skróconej firmy. Nazwa ta wykorzystywana jest przy wypełnianiu deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS. Nazwa na deklaracji PFRON - miejsce na wpisanie nazwy firmy. Nazwa ta wykorzystywana jest przy wypełnianiu deklaracji dla PFRON. Numer ubezpieczenia społecznego pracownika (NUSP) – 10 znakowy Numer Ubezpieczenia Społecznego Płatnika nadawany przez ZUS. Podatnik jest osobą fizyczną – parametr umożliwia odpowiednie wydrukowanie na deklaracji informacji o płatniku składek. Jeśli:
  • parametr nie jest zaznaczony – podatnik nie jest osobą fizyczną – na deklaracji drukowana jest pełna nazwa firmy,
  • parametr jest zaznaczony – podatnik jest osobą fizyczną i na liście wspólników jest tylko jeden właściciel – na deklaracjach drukowane są nazwisko, imię i data urodzenia wspólnika,
  • parametr jest zaznaczony – podatnik jest osobą fizyczną, a na liście jest kilku wspólników – na deklaracjach drukowane są dane firmy.
Jeśli zaznaczymy parametr Podatnik jest osobą fizyczną, pojawiają się na formularzu dodatkowe pola pozwalające wprowadzić dane osobowe podatnika, takie jak: imię, nazwisko, datę urodzenia, numery PESEL, dowodu osobistego oraz paszportu.
Dotyczy wersji: 2019.1.1
Dodatkowo, zostanie uaktywniony parametr „PESEL jako identyfikator składającego PIT 11”, którego zaznaczenie spowoduje, że w naliczonej deklaracji PIT-11 identyfikatorem osoby składającej będzie numer PESEL. Przedsiębiorstwo w spadku – zaznaczenie parametru spowoduje dodanie w danych płatnika na deklaracji PIT-4R, PIT-8AR oraz PIT-11 informacji „w spadku”. Parametr należy zaznaczyć w przypadku, gdy dane przedsiębiorstwo jest prowadzone po śmierci przedsiębiorstwa.
Nazwa pełna na deklaracjach PIT-4R, PIT-8AR, CIT i IFT-2R – miejsce na wpisanie pełnej nazwy firmy, która pojawi się na wymienionych deklaracjach. Nazwa ta wstawiana jest także na deklaracjach podatkowych pracowników: PIT-11, PIT-8C i IFT-1/1R. Adres (PIT-4R, CIT, IFT-2R) – miejsce na wpisanie pełnego adresu firmy, który będzie wykorzystany na generowanych w programie deklaracjach PIT-4R, CIT oraz IFT-2R. Przedstawiciel (PIT-4R) – imię i nazwisko przedstawiciela firmy, składającego i podpisującego deklaracje PIT-4R firmy. Przedstawiciel (CIT) – imię i nazwisko przedstawiciela firmy, składającego i podpisującego deklaracje CIT-8 firmy. Przedstawiciel (IFT-2R) – imię i nazwisko przedstawiciela firmy, składającego i podpisującego deklaracje IFT-2R firmy.
Uwaga
Wszystkie dane wprowadzone w poszczególnych grupach są niezależne (tzn. mogą się różnić).

VAT, AKC-WW, CUK

Nazwa skrócona – miejsce na wpisanie nazwy skróconej firmy. Podatnik jest osobą fizyczną – umożliwia odpowiednie wydrukowanie na deklaracji informacji o płatniku składek, i tak jeśli:
  • parametr nie jest zaznaczony – podatnik nie jest osobą fizyczną – na deklaracji drukowana jest pełna nazwa firmy,
  • parametr jest zaznaczony – podatnik jest osobą fizyczną i na liście wspólników jest tylko jeden właściciel – na deklaracjach drukowane są nazwisko, imię i data urodzenia wspólnika,
  • parametr jest zaznaczony – podatnik jest osobą fizyczną, a na liście jest kilku wspólników – na deklaracjach drukowane są dane firmy.
  • Jeśli zaznaczymy parametr Podatnik jest osobą fizyczną, pojawiają się na formularzu dodatkowe pola pozwalające wprowadzić dane osobowe podatnika, takie jak Imię, datę urodzenia, numer PESEL.
  • Nazwisko/Nazwa pełna – miejsce na wpisanie pełnej nazwy firmy lub nazwiska.
  • Adres (VAT, AKC-WW, CUK) – miejsce na wpisanie pełnego adresu firmy, który będzie wykorzystany na generowanych w programie deklaracjach VAT-7, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, CUK i AKC-WW/AKC-WWn.
  • Przedstawiciel (VAT, AKC-WW, CUK) – imię, nazwisko, e-mail i telefon oraz numer NIP/PESEL przedstawiciela firmy składającego i podpisującego deklaracje podatkowe firmy.
Uwaga
Wszystkie dane wprowadzone w poszczególnych grupach są niezależne (tzn. mogą się różnić)

Deklaracje

W tej gałęzi konfiguracji należy:
  • Zaznaczyć deklaracje i zaliczki, które składa firma: PIT-4R, PIT-8AR, VAT-7, JPK_V7, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, PIT‑36, PIT‑36L, PIT-28, CIT-8, CIT-8E, CIT-10Z, DRA, CUK-1, AKC-WW/AKC-WWn (w polu US (AKC-WW) należy wskazać urząd skarbowy, do którego będzie generowana płatność podatku akcyzowego z tytułu deklaracji AKC-WW), VIU-DO, IFT-2R. Odznaczenie deklaracji/zaliczki spowoduje, że lista deklaracji/ zaliczek będzie niedostępna w menu głównym programu. Zaznaczenie składanych przez firmę deklaracji/ zaliczek ma wpływ na informacje o deklaracjach/ zaliczkach wyświetlane w module Biuro Rachunkowe.
  • Wybrać Urząd Skarbowy (bądź urząd celno-skarbowy / delegaturę w przypadku deklaracji AKC-WW/AKC-WWn), do którego są składane deklaracje. W przypadku deklaracji VIU-DO domyślnie wskazany jest Drugi Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście. W przypadku deklaracji IFT-2R domyślnie wskazany jest Lubelski Urząd Skarbowy w Lublinie.
Typ dokumentu dla płatności deklaracjiwybieramy typ dokumentu, określający sposób płatności deklaracji podatkowych. Do wyboru z listy mamy płatności zdefiniowane w: Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa i Bank/ Wypłata. Domyślnie podpowiada się DEK. Forma płatności dla deklaracjiustalamy tutaj formę płatności, która będzie używana do rozliczania płatności powiązanych z deklaracjami podatkowymi. Domyślnie podpowiada się przelew. Typ dokumentu i  forma płatności deklaracji dotyczą wszystkich deklaracji/ zaliczek dostępnych w programie, również deklaracji i zaliczek dostępnych z poziomu modułu księgowego np. PIT-36, VAT-7, VAT-7K, VAT-7D, CIT-8.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Indywidualny rachunek podatkowy firmy - w tej sekcji należy wskazać indywidualny rachunek podatkowy danej firmy, wykorzystywany podczas generowania płatności z deklaracji CUK-1, VAT (VAT-7, JPK_V7, VAT-7K, VAT-7D, VAT-8, VAT‑9M), CIT-8, PIT-4R oraz PIT-8AR. Dostępny jest link do Generatora mikrorachunku umożliwiający sprawdzenie numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego kliknięciu otwierana jest strona: https://www.podatki.gov.pl/generator-mikrorachunku-podatkowego Po wygenerowaniu na tej stronie numeru rachunku należy go skopiować i wkleić w polu Numer rachunku w programie Comarch ERP Optima.
Numer rachunku do deklaracji VIU-DO – numer z tej sekcji pojawia się na płatności do deklaracji VIU-DO. Domyślnie uzupełniony jest numer rachunku: 84 1010 1010 0165 9315 1697 8000. Jest to konto bankowe dla wpłat podatku VAT do Urzędu Skarbowego dla płatności dokonywanych z Polski (rachunek prowadzony w walucie EUR). Pole podlega edycji

Intrastat

Intrastat w programie może być wyliczany w modułach: 
  • Comarch ERP Optima Handel – deklaracja może być wyliczana automatycznie, na podstawie wprowadzonych dokumentów lub użytkownik może wprowadzać poszczególne pozycje bezpośrednio na deklarację, wyliczając potrzebne wartości. Lista deklaracji znajduje się wtedy w menu Handel/ Inne/ Intrastat.
  • Jeśli użytkownik nie posiada modułu Comarch ERP Optima Handel, a posiada moduł Księga Podatkowa lub Księga Handlowa/Księga Handlowa Plus, wtedy w menu Rejestry VAT pojawia się opcja Intrastat, gdzie można wypełnić deklarację.
Gałąź dotyczy parametrów wykorzystywanych podczas wyliczania deklaracji Intrastat związanej z obrotem towarami pomiędzy krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Poszczególne pola do wypełnienia są dostępne po zaznaczeniu parametru Intrastat: Minimalna wartość pozycji z kodami CN 99500000 – domyślnie proponowana jest wartość 200 EURO. Izba Administracji Skarbowej – dla wysyłanej do PUESC deklaracji Intrastat należy wskazać Izbę Administracji Skarbowej z Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 lutego 2017 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zgłoszeń INTRASTAT. Dane teleadresowe osoby wypełniającej deklarację: imię, nazwisko, telefon, faks, adres e-mail oraz miejscowość. Informacje te są następnie przenoszone na formularz deklaracji Intrastat. Ich uzupełnienie w konfiguracji nie jest wymagane przez program – użytkownik może je uzupełniać bezpośrednio na wyliczanej deklaracji. Typ kursu waluty – (dotyczy deklaracji Intrastat wyliczanej w sposób automatyczny w module Handel)  jeżeli wartość na dokumencie, który powinien być uwzględniony w deklaracji, podana jest w innej walucie, kwotę faktury należy przeliczyć na walutę polską. Przeliczenie powinno nastąpić na podstawie kursu waluty ustalonego dla celów podatku od towarów i usług.

Pieczątka firmy – jednostka samorządowa

W przypadku jednostek budżetowych możliwe jest określenie głównej jednostki samorządowej, celem zamieszczania jej danych na wydrukach generowanych z programu. Po kliknięciu ikony plusa możliwe jest uzupełnienie danych jednostki nadrzędnej – ręcznie lub poprzez zaczytanie z bazy REGON. Aby na wydrukach generowanych z programu pojawiały się dane głównej jednostki samorządowej, należy w Konfiguracji wydruków dla określonego wydruku zaznaczyć parametr Dane jednostki samorządowej na wydruku. Jeżeli wspomniany parametr dla wydruku jest zaznaczony, wówczas podczas wykonywania wydruku sprawdzane czy istnieje pieczątka jednostki samorządowej obowiązująca na określoną datę. Jeżeli nie istnieje, wówczas na wydruk pobierane są dane z Konfiguracji Firmy/ Pieczątka firmy. Jeżeli natomiast istnieje pieczątka jednostki samorządowej obowiązująca na określoną datę,wówczas na wydruk pobierane są dane z Konfiguracji Firmy/ Pieczątka firmy - jednostka samorządowa. Jeżeli parametr: Dane jednostki samorządowej na wydruku nie jest zaznaczony, wówczas zawsze na wydruk pobierane są dane z Konfiguracji Firmy/ Pieczątka firmy.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Dodawanie i edycja pieczątki firmy dla jednostki samorządowej działa w analogoczny sposób jak w przypadku pieczątki firmy. W przypadku pieczątki firmy dla jednostki samorządowej data obowiązywania od nie może być wcześniejsza niż 2017-01-01. Możliwe jest określenie na jedynej (bądź najpóźniejszej) pieczątce dla jednostki samorządowej daty do, co umożliwia wskazanie daty zakończenia działania jako jednostka samorządowa. Na aktualnej pieczątce firmy dla jednostki samorządowej (z nieuzupełnioną datą do) zawsze istnieje możliwość wskazania daty do obowiązywania tej pieczątki – nawet jeżeli dane z tej pieczątki zostały wykorzystane na dokumencie handlowo-magazynowym. W przypadku edycji pola data do na pieczątce firmy dla jednostki samorządowej, która została już wykorzystana na dokumentach handlowo-magazynowych, jeśli data do jest wcześniejsza niż data wystawienia jakiegokolwiek z tych dokumentów, podczas zapisu pieczątki pojawia się komunikat:  W bazie istnieją dokumenty handlowo-magazynowe z datą wystawienia późniejszą niż ustawiony zakres obowiązywania pieczątki. Czy chcesz usunąć powiązanie pieczątki z tymi dokumentami? Odpowiedź Tak spowoduje, że na tych dokumentach wystawionych z datą późniejszą niż data do zostaną usunięte dane dla jednostki samorządowej, a nowa pieczątka jednostki samorządowej zostanie zapisana. Odpowiedź Nie oznacza zapisanie pieczątki firmy jednostki samorządowej bez aktualizacji danych na dokumentach. Wybór opcji Anuluj powoduje powrót do formularza z danymi pieczątki jednostki samorządowej bez dokonania zapisu. Możliwe jest usunięcie pieczątki firmy dla jednostki samorządowej (nawet jeżeli jest to jedyna pieczątka jednostki samorządowej) pod warunkiem, że nie jest powiązana z żadnym dokumentem handlowo-magazynowym.

KSeF

W menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy znajduje się gałąź KSeF jest to miejsce zawierające ustawienia dotyczące integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia konfiguracje integracji z KSeF oraz import i eksport dokumentów. W bazie zostaje zapisana informacja o dacie zaznaczenia parametru. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy:
  • demo – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Opcja zaznaczana domyślnie dla nowych baz oraz baz po konwersji. Ta forma w przeciwieństwie do opcji produkcyjnej, umożliwia: anulowanie, korygowanie dokumentów, aktualizacje danych kontrahenta oraz nie powoduje zapisu z Historii zmianŚrodowisko demo Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/
  • produkcyjne – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, Faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Zgodnie z przepisami możliwość wystawiania Faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok Faktur papierowych i Faktur elektronicznych, co oznacza, że podatnik może równocześnie wystawiać i przesyłać Faktury za pośrednictwem platformy KSeF jak i przekzywać je w tradycyjny sposób ( elektronicznie lub papierowo).Środowisko produkcyjne Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/
  Istnieje możliwość zmiany środowiska wymiany danych z KSeF. W bazie danych zapamiętywana jest zawsze data pierwszego uruchomienia pracy w trybie produkcyjnym. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. W przypadku importu dokumentów, ograniczenie co do daty uruchomienia w trybie produkcyjnym nie ma zastosowania. Uwierzytelnianie w KSeF możliwe jest za pomocą certyfikatu lub tokena.
  • Certyfikat Dostępna jest możliwość uwierzytelniania za pomocą certyfikatu, w takim przypadku każdorazowo przy uruchamianiu komunikacji z KSeF konieczne będzie wybranie prawidłowego certyfikatu. Obecnie akceptowany jest certyfikat zarejestrowany na numer NIP, zgodny z numerem NIP wprowadzonym w pieczątce firmy. Jeżeli używamy certyfikatu to nie ma potrzeby uzupełniania pola Token, jednak jeżeli pole zostanie uzupełnione, uwierzytelnianie będzie odbywało się za pośrednictwem tokena.
  • Token Token może zostać wygenerowany w programie lub na stronie KSeF.W Comarch ERP Optima token można wygenerować za pomocą certyfikatu, służy do tego opcja Generuj token. Program wygeneruje token na podstawie numeru NIP uzupełnionego w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. Zostanie wyświetlona lista dostępnych certyfikatów, a Użytkownik powinien wybrać ten, który zawiera taki sam NIP, jak wprowadzony w pieczątce firmy. Jeżeli Użytkownik chce wygenerować token bezpośrednio na stronie KSeF to konieczne jest aby wpisał lub wkleił jego wartość w polu Token. W takiej sytuacji nie należy już używać opcji Generuj token, wystarczy zapisać zmiany ikoną dyskietki. Opcja Usuń token umożliwia wykasowanie uzupełnionego pola Token, ale tylko jeżeli jego wartość została uzupełniona automatycznie, przy użyciu opcji Generuj token.

PIT –28

Zakładka zawiera ogólne informacje dotyczące deklaracji PIT-28 i jej załączników: Nazwa – przeniesione z Pieczątki firmy. Adres -  przeniesione z Pieczątki firmy pola: Kod pocztowy, Poczta, Ulica, Nr domu i lokalu. Działalność – pole, uzupełniane ręcznie, dotyczące rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Typ działalności – „Gospodarcza” (domyślnie zaznaczona) oraz „Najem, dzierżawa”.

PIT – 36, PIT – 36L

Zakładka zawiera wszystkie informacje potrzebne do wypełnienia zaliczek na  PIT-36. Nazwa oraz Adres – wykorzystywane są w programie w dwóch miejscach: 
  • Na wydruku zaliczki na PIT-36,
  • Na karcie wspólnika (Ogólne/ Inne/ Lista właścicieli) są automatycznie dodawane jako pierwsza pozycja w zakładce [Kwoty deklaracji/ Działalność gospodarcza].
Działalność – rodzaj prowadzonej działalności.

Comarch Apfino

W systemie Comarch ERP Optima jest możliwość skorzystania z usług finansowych dzięki integracji z platformą Comarch Apfino. Aby móc przekazać faktury do faktoringu lub windykacji bezpośrednio w Comarch ERP Optima należy:
  • założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino
  • zintegrować konta Comarch ERP Optima – Apfino
  • złożyć wniosek i podpisać umowę dla wybranej usługi
  • a następnie skopiować Klucz wymiany potrzebny do integracji kont i wkleić go w Comarch ERP Optima
  Jeśli masz już konto w Comarch Apfino, to swój klucz wymiany znajdziesz po zalogowaniu do platformy, w zakładce Ustawienia / Integracja. Więcej informacji jak potwierdzić integrację z Comarch Apfino znajdziesz tutaj. Po uzupełnieniu klucza wymiany uaktywniają się parametry Drukuj pieczęć prewencyjną oraz Drukuj link do płatności online. Parametry są domyślnie zaznaczone.
Uwaga
Pieczęć prewencyjna jest drukowana na wydrukach EKO faktur sprzedaży i korekt pod warunkiem, że jest uzupełniony klucz wymiany oraz jest zaznaczony parametr Drukuj pieczęć prewencyjną.
Drukuj link do płatności online – jeżeli parametr jest zaznaczony, na wydrukach Eko faktury w języku polskim oraz w języku angielskim pojawi się przycisk z tekstem Zapłać online. Przycisk pojawi się pod warunkiem, że faktura jest nierozliczona lub jest częściowo rozliczona. Więcej informacji na temat płatności online znajduje się tutaj.
Dotyczy wersji: 2023.1
Automatyczne wysyłanie danych – po uzupełnieniu klucza wymiany z Comarch Apfino, parametr Automatyczne wysyłanie danych jest zaznaczany a sekcja zawiera informacje dotyczące zadania synchronizacji. Po zapisaniu zmian, w Konfiguracji Programu/ Automat synchronizacji/ Harmonogramy tworzone jest zadanie synchronizacji z Comarch Apfino w oparciu o podane w sekcji Automatyczne wysyłanie danych parametry. Na oknie znajduje się również informacja o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych, wraz z możliwością przejścia do Konfiguracji Stanowiska / Serwis Operacji Automatycznych / Parametry za pomocą przycisku Przejdź do konfiguracji usługi.
     

Definicje dokumentów

Definicje dokumentów

Dokumenty w systemie Comarch ERP Optima zostały podzielone ze względu na moduł, którego dotyczą. W każdym module została stworzona lista dokumentów o różnej klasie. W obrębie danej klasy występują dokumenty o podobnych właściwościach. Taki podział dokumentów pozwala na ustalenie dowolnej numeracji dla poszczególnych dokumentów dostępnych w systemie. Przykładowo, wspólne cechy wszystkich dokumentów klasy Faktura Sprzedaży to naliczanie podatku VAT, generowanie płatności, zmiany stanów magazynowych (dla modułu Handel). Dokumenty klasy wypłata wpływają na stan finansów firmy (np. konta bankowego czy kasy) pomniejszając ich saldo.
Uwaga
Podział na moduły i klasy jest narzucony przez system i Użytkownik nie ma na niego wpływu. Po zainstalowaniu programu, w obrębie każdej z klas zdefiniowane są podstawowe dokumenty. Jeśli zachodzi taka potrzeba – listę dokumentów w danej klasie można uzupełnić we własnym zakresie.
Użytkownik ma możliwość oznaczenia wybranej definicji dokumentów jako Nieaktywnej. Na formularzu definicji dokumentu znajduje się parametr Nieaktywna. Po jego zaznaczeniu definicja nie jest dostępna na rozwijalnej liście schematów numeracji na danym dokumencie. Na liście definicji w Konfiguracji nieaktywna definicja wyświetlana jest w kolorze szarym. Standardowo, program Comarch ERP Optima wyposażony jest w następujące klasy podzielone na grupy (według modułów):
  • CRM:
Kontakt – moduł CRM (Customer Relationship Management) służy do zarządzania kontaktami z klientami. Podstawowym typem dokumentu w tym module jest kontakt, który zawiera informacje dotyczące spotkania, rozmowy telefonicznej lub innego rodzaju zdarzenia ważnego z punktu widzenia relacji z klientem. Standardowo zdefiniowany w programie jest dokument o akronimie CRM. Oferta handlowa – moduł CRM (Customer Relationship Management) służy również do tworzenia ofert handlowych dla klientów, kolejnym typem dokumentu jest Oferta, będąca propozycją sprzedaży towarów albo usług, która określa istotne warunki przyszłej umowy kupna-sprzedaży. Na dokumencie oferty handlowej znajdują się informacje o firmie, produkcie oferowanym do sprzedaży i warunkach handlowych. Standardowo zdefiniowany w programie jest dokument o akronimie OFER. Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu CRM – Kontakt, Oferta Handlowa
  • HANDEL:
Dokument Tax Free – w systemie istnieje możliwość tworzenia dokumentów Tax Free do zarejestrowanych wcześniej Paragonów. Faktura Pro Forma – oferty sprzedaży dla odbiorców. Predefiniowanym dokumentem jest FPF. Faktura rolnika ryczałtowego – faktury RR, potwierdzające zakup towarów od rolników. Faktury RR nie wprowadzają towaru do magazynu, ani nie generują płatności. Proponowany schemat numeracji dla faktur RR to FRR. Faktura Sprzedaży – zewnętrzne dokumenty sprzedaży, naliczające podatek VAT, generujące płatności. Predefiniowane dokumenty to FS (Faktura Sprzedaży) i FSKOR (Faktura Sprzedaży Korygująca). Faktura Wewnętrzna Zakupu – dokumenty wykorzystywane przy odliczaniu podatku VAT naliczonemu na podstawie faktury wewnętrznej sprzedaży. Predefiniowane dokumenty to FZWFZ (faktura wewnętrzna z FZ, dotyczącą nabycia wewnątrzwspólnotowego) oraz FZWK (korekta faktury wewnętrznej zakupu). Faktura Wewnętrzna Sprzedaży – dokumenty wykorzystywane w celu naliczenia podatku VAT przy nabyciach wewnątrzwspólnotowych lub też przy przekazaniu towarów np. na cele reprezentacji i reklamy. Predefiniowane są dokumenty FAW (faktura wewnętrzna przekazująca towar na cele reprezentacji i reklamy), FAWK (korekta faktury wewnętrznej sprzedaży) oraz FAWFZ (faktura wewnętrzna dotycząca nabycia wewnątrzwspólnotowego, utworzona na podstawie faktury zakupu). Faktura zakupu – zewnętrzne dokumenty zakupu naliczające podatek VAT oraz generujące płatności. Predefiniowane dokumenty w obrębie klasy to FZ (faktura zakupu) oraz FZKOR (korekta faktury zakupu). Dostępne są także FZKG (FZ Korekta Graniczna) oraz FZNK (FZ Nota Korygująca). W przypadku korzystania z modułu Faktur (bez modułu Handel) dostępne dokumenty to FZ i FZKOR. Paragon – dokumenty sprzedaży detalicznej, naliczające podatek VAT oraz generujące płatności. Predefiniowany dokument tej klasy to PA (paragon) i PAKOR (paragon korygujący). Rezerwacja odbiorcy – dokument pozwalający na zarezerwowanie dla danego klienta odpowiedniej ilości towaru. Towar dla kontrahenta jest zarezerwowany w okresie, który określa data wystawienia i termin rezerwacji. SENT – zgłoszenie przewozu towaru wysyłane na platformę PUESC do systemu SENT. Człony: symbol dokumentu, numer (z zerami bądź bez zer), rok oraz seria są obowiązkowe (muszą wystąpić w schemacie numeracji zgłoszenia przewozu towaru).
Uwaga
Serie wykorzystywane w schemacie numeracji zgłoszeń SENT należy ustalić w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Handel/ Serie dokumentówZgłoszenie przewozu SENT. Seria jest wymagana, aby zgłoszenie SENT zostało utworzone.
Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu Handel. Zamówienie u dostawcy – dokumenty potwierdzające fakt zamówienia towaru u dostawcy.  
  • KASA i BANK:
Delegacje – predefiniowanym dokumentem jest DLG. Kompensaty – standardowo zdefiniowany symbol dla dokumentu kompensaty to KPENS. Nota odsetkowa – standardowo zdefiniowana nota odsetkowa to NO. Ponaglenie zapłaty – ponaglenia zapłaty drukowane dla klientów, którzy przekroczyli termin płatności. Potwierdzenie salda – potwierdzenia sald drukowane na dany dzień. Standardowo zdefiniowane potwierdzenie to PS. Raport – raporty bankowe lub kasowe. Predefiniowane dokumenty to RKB (Raport Kasowy/Bankowy). Różnice kursowe – dokumenty, na których wyliczona jest wysokość różnicy pomiędzy kursem waluty na dokumencie rozliczanym i rozliczającym, wyrażona w złotówkach. Dokumentem predefiniowanym jest RKUR. Różnice kursowe MW – dokumenty, na których wyliczona jest wysokość różnicy kursowej powstałej w magazynie walut. Jest to różnica wartości wypłaty i wartości wpłaty w przeliczeniu na walutę systemową (KW-KP). Dokumentem predefiniowanym jest RKURM. Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z Modułu dostępowego (Kasa/Bank). Wpłata – dokument zwiększający stan finansów w firmie (np. na rachunku bankowym lub w kasie). Predefiniowane dokumenty to WP (wpłata) i RVS (wpłata częściowa do faktury w rejestrze VAT sprzedaży). Wypłata – dokument zmniejszający stan finansów w firmie (np. na rachunku bankowym, w kasie). Predefiniowane dokumenty to KW (wypłata), RVZ (wpłata częściowa do faktury w rejestrze VAT zakupu), DEK (wypłaty wynikające z wyliczonych w programie deklaracji).
  • KSIĘGOWOŚĆ:
Bilans otwarcia – dokumenty bilansu otwarcia, wprowadzające stany początkowe na konta księgowe. Ewidencja kosztów – dokumenty ewidencji kosztów. Dokumenty generujące koszty, nie kwalifikujące się do wprowadzenia do rejestrów VAT zakupów (np. polisy ubezpieczeniowe, dokumenty SAD). Ewidencja przychodów – dokumenty ewidencji przychodów. Dokumenty generujące przychody, nie kwalifikujące się do wprowadzenia do rejestru VAT sprzedaży. Identyfikator księgowy – unikalny numer nadawany przez program automatycznie: na etapie wprowadzania dokumentu do ewidencji pomocniczych np. Faktury do rejestru VAT (w przypadku wszystkich rodzajów księgowości), podczas „ręcznego” dodawania zapisów w dziennikach księgowych oraz podczas księgowania schematami dokumentów źródłowych (w przypadku Księgowości kontowej). Nota odsetkowa – standardowo zdefiniowana nota odsetkowa (wprowadzana z poziomu Księgowość/ Rozrachunki) to NODS. PK kompensaty – standardowo zdefiniowany symbol dla dokumentu kompensaty (generowanego z poziomu Księgowość/ Rozrachunki) to KOMPK. Ponaglenie zapłaty – ponaglenia zapłaty dla klientów, którzy przekroczyli termin płatności. Standardowo zdefiniowane ponaglenie zapłaty (wprowadzane z poziomu Księgowość/ Rozrachunki) to PZAP. Potwierdzenie salda – potwierdzenia sald na dany dzień. Standardowo zdefiniowane potwierdzenia salda (wprowadzane z poziomu Księgowość/ Rozrachunki) to PSLD. Różnica kursowa – standardowo zdefiniowany symbol dla dokumentu różnicy kursowej (generowanego z poziomu Księgowość/ Rozrachunki) to RKKH. Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu Księgowość.
  • MAGAZYN:
Arkusz inwentaryzacyjny – arkusze inwentaryzacyjne pomocne w przygotowywaniu spisów z natury. Predefiniowanym dokumentem jest AI (arkusz inwentaryzacyjny). Bilans otwarcia magazynu – dokumenty bilansu otwarcia wprowadzające towar do magazynu (przy rozpoczęciu pracy) oraz dokumenty, które powstały wskutek zamknięcia okresu w module Handel. Dokument dostawy – dokumenty dostawy tworzone ręcznie bądź do wybranej Faktury sprzedaży. Kompletacja – przyjęcie produktów – dokumenty będące wynikiem działania kompletacji (produkcji). Dokumenty te są generowane automatycznie podczas procesu kompletacji. Wprowadzają na magazyn towar będący wynikiem procesu kompletacji. Standardowo zdefiniowane są dokumenty PWP (przyjęcie wewnętrzne produktów) i PWPK (przyjęcie wewnętrzne produktów – korekta). Kompletacja – rozchód składników – dokumenty będące wynikiem działania kompletacji (produkcji). Dokumenty te rozchodowują z magazynu składniki użyte w procesie kompletacji. Predefiniowane typy dokumentów to RWS (rozchód wewnętrzny składników) i RWSK (rozchód wewnętrzny składników – korekta). Przesunięcie międzymagazynowe – dokumenty przesunięcia towaru pomiędzy magazynami w programie. W programie zdefiniowano dla tej klasy dokument MM. Przyjęcie kaucji – dokumenty związane z obrotem opakowaniami kaucjonowanymi. Wprowadzają opakowania do magazynu, mogą (w zależności od ustawienia parametru) generować płatność w Kasie/Banku. Standardowo zdefiniowane są dokumenty PKA (przyjęcie kaucji) i PKK (PKA korekta). Przyjęcie wewnętrzne – dokumenty wewnętrzne wpływające na stan danego magazynu. Standardowo w programie zdefiniowane są następujące dokumenty: PW – przyjęcie wewnętrzne, PWKOR – korekty wystawione do przyjęć wewnętrznych i PWAI (PW z arkusza inwentaryzacyjnego). Przyjęcie zewnętrzne – dokumenty zewnętrzne powodujące zmianę stanu magazynu. Predefiniowane dokumenty to PZ – przyjęcie zewnętrzne, PZKOR- korekta wystawiona do przyjęcia zewnętrznego. Rozchód wewnętrzny – dokumenty wewnętrzne powodujące pomniejszenie stanu magazynowego. Standardowe dokumenty to RW- rozchód wewnętrzny, RWKOR- korekty rozchodów wewnętrznych oraz RWAI – RW z arkusza inwentaryzacyjnego. Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu Magazyn. Wydanie kaucji – dokumenty związane z obrotem opakowaniami kaucjonowanymi. Zdejmują opakowania z magazynu, mogą (w zależności od ustawienia parametru) generować płatność w Kasie/Banku. Są to WKA (wydanie kaucji) oraz WKK (WKA korekta). Wydanie zewnętrzne – dokumenty potwierdzające wydanie towaru z magazynu. Powodują zmianę ilościową i wartościową magazynu. W programie zostały zdefiniowane następujące dokumenty tej klasy: WZ – wydanie zewnętrzne, WZKK – wydanie zewnętrzne korygujące koszt, WZKOR – korekta wydania zewnętrznego.
  • OBIEG DOKUMENTÓW:
Biblioteka dokumentów – dokumenty firmowe, rejestrowane w systemie w postaci różnego rodzaju plików. Użytkownik może dowolnie opisać plik, nadać status i skojarzyć z elementem systemu Comarch ERP Optima lub dowolnym podmiotem. Predefiniowany schemat dla dokumentów firmowych to OBD/numer/rok. Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu Obieg dokumentów.
  • PŁACE:
e-Teczka –schemat numeracji dla dokumentów pracownika dodawanych do e-Teczki. Standardowo dostępny jest schemat EDOK. Od wersji Comarch ERP Optima 2021.4.1 standardowy schemat numeracji EDOK domyślnie ma następujące ustawienie: symbol dokumentu, akronim pracownika, część e-Teczki, numer bez zer. Można również zdefiniować własne schematy, w których jako człon musi zostać użyty: symbol dokumentu, akronim pracownika, część e-Teczki, numer z zerami lub bez zer.
Dotyczy wersji: 2021.4.1
Od wersji Comarch ERP Optima 2021.4.1 standardowy schemat numeracji EDOK domyślnie ma następujące ustawienie: symbol dokumentu, akronim pracownika, część e-Teczki, numer bez zer. Można również zdefiniować własne schematy, w których jako człon musi zostać użyty: symbol dokumentu, akronim pracownika, część e-Teczki, numer z zerami lub bez zer.
Lista płac – listy płac, do których przypinane będą kolejne wypłaty na rzecz pracowników. Standardowo zdefiniowano 9 schematów według wzoru SYMBOL/ROK/MIESIĄC/NUMER. Są to listy płac typu: Etat, Inna wypłata, Pożyczka, Umowa zlecenie, Właściciel, Zaliczki, Zaliczki brutto, Przych. PPK po zwol. Lista płac, która różni się nieco wzorem to lista płac Bilans Otwarcia – jej wzór jest poszerzony o serię – SYMBOL/ROK/MIESIĄC/NUMER/SERIA. W schemacie numeracji listy płac można jeszcze wykorzystać dwa dodatkowe człony:
  • wydział – symbol wydziału wpisywany na formularzu wydziału (dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus),
  • seriaumożliwia bardziej szczegółowe opisanie list płac.
Lista płac korygująca – z domyślnie zdefiniowanym schematem listy płac korygującej EKOR (etat korygująca). Jeśli u użytkownika zaistnieje konieczność założenia nowego schematu dla korekt można przez <CTRL>+<INS> skopiować istniejący schemat (wystarczy zmienić pola: Symbol, Nazwa) i zapisać. Serie dokumentów – seria dokumentu wykorzystana jest w schemacie numeracji list płac. Serie można zdefiniować odrębnie dla umów cywilnoprawnych oraz e-Teczki, w tym celu w oknie należy wybrać odpowiednio filtr Umowa lub e-Teczka. Domyślnie pokazuje się ustawienie e-Teczka. Dla List płac zdefiniowano 11 serii domyślnych o nazwach odpowiadającym symbolom list płac: E, I, P, U, W, Z. Serie CHOR, PIT, RP7, URL, ZUS domyślnie wykorzystywane są przez program do generowania list płac typu Bilans Otwarcia (BOWYP) w przypadku wykonania migracji danych (przez program Comarch MIGRATOR) z programów Comarch ERP Klasyka PIK, Comarch ERP Klasyka PLP lub Comarch ERP Klasyka PL do programu Comarch ERP Optima, ale mogą również posłużyć do definiowania list płac użytkownika. Umowa – zawiera schemat numeracji dla listy płac, na której będą rozliczane umowy cywilnoprawne – symbol UMW (standardowo). Można również zdefiniować własne symbole list płac dla umów.
Uwaga
Klasy dokumentów zależą od posiadanych modułów systemu Comarch ERP Optima.
  • SERWIS:
Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu Serwis. Zlecenia serwisowe – dokumenty związane z rejestracją zleceń serwisowych.
  • ŚRODKI TRWAŁE:
Arkusz inwentaryzacyjny ŚT – arkusze inwentaryzacyjne pomocne w przeprowadzeniu inwentaryzacji środków trwałych. Predefiniowanym dokumentem jest AIST (arkusz inwent. ST). Arkusz inwentaryzacyjny WYP – arkusze inwentaryzacyjne pomocne w w przeprowadzeniu inwentaryzacji wyposażenia. Predefiniowanym dokumentem jest AIWP (arkusz inwent. WYP). Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu Środki trwałe.
  • WSPÓLNE:
Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do Zlecenia nadania przesyłki,
Zlecenia nadania paczek – schemat numeracji dla dokumentów związanych z rejestracją w programie zleceń nadawania przesyłek kurierskich.

Lista definicji dokumentów

Wszystkie dostępne klasy dokumentów wypisane są w lewej części okna w grupie Definicje dokumentów. Przesuwając się kursorem na poszczególne pozycje w prawej części okna widoczne są dokumenty zdefiniowane w obrębie tej klasy.

Lista definicji dokumentu

Lista obsługiwana jest standardowymi przyciskami:  - dodanie pozycji <INSERT> – pozwala na dodanie nowego typu dokumentu w obrębie wskazanej klasy,  - edycja pozycji <ENTER> – wyświetla szczegóły na temat wskazanej pozycji. Zapis zmian dotyczących definicji dokumentu jest możliwy tylko wówczas, gdy nie ma w systemie wystawionego żadnego dokumentu wskazanego typu,  - usunięcie pozycji <DELETE> – jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie ma w systemie wystawionego żadnego dokumentu wskazanego typu.

Serie dokumentów

Okno Serie dokumentów jest dostępne z poziomu listy definicji dokumentów (Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów), dla każdego modułu osobno. Lista ta zawiera informacje o seriach dla dokumentów wykorzystywanych w poszczególnych modułach programu Comarch ERP Optima. Jeśli w schemacie numeracji uwzględniony jest REJESTR (seria) – podczas otwierania nowego dokumentu można wybrać serię spośród pozycji zdefiniowanych na tej właśnie liście. Podczas definiowana nowej serii należy podać jej nazwę (obowiązkowo) oraz dłuższy opis (opcjonalnie). Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, które zostały opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Istnieje również możliwość wykorzystania serii przypisanej dla poszczególnych operatorów. Jeśli seria ma być uzależniona od operatora wystawiającego dokument, wtedy definiując schemat numeracji należy zaznaczyć parametr Pobieraj serię domyślną dla operatora (parametr jest dostępny również na już istniejących schematach). Seria domyślna dla poszczególnych operatorów jest definiowana na formularzu operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Ogólne].
Uwaga
Nie można usunąć z listy serii, która została wykorzystana w jakimś dokumencie.

Definicja dokumentu klasy

Definiując nowy typ dokumentu w obrębie wskazanej klasy należy dla niego określić: Symbol – maksymalnie 5 znaków określających dokument. Symbol dokumentu jest wykorzystywany w numeracji dokumentów. Symbole muszą jednoznacznie określać dokument – a to oznacza, że nie mogą się powtarzać nawet w obrębie różnych klas. Symbol powinien się składać wyłącznie z liter lub cyfr. W szczególności nie może zawierać znaków „/” oraz „@” Nazwę – jest dłuższym (20 znaków) opisem dokumentu Schemat numeracji – każdy typ dokumentu może mieć określony swój własny schemat numeracji. Poszczególne sekcje – człony numeru mogą tworzyć: sekcja pusta, symbol dokumentu, rejestr (zwany inaczej serią), numer z zerami, numer bez zer, miesiąc, rok kalendarzowy, rok obrachunkowy, magazyn (dostępny tylko dla dokumentów magazynowych i handlowych). Dla każdego członu numeru możemy wybrać jedną z pozycji powyższej listy. Definiując zawartość kolejnych członów numeru na ekranie pojawia się przykładowy numer dokumentu. Poniżej znajduje się informacja o kierunku przepływu pieniędzy, związanym z daną klasą dokumentów. Kierunek przepływu jest tylko informacją, która nie podlega edycji. Dodatkowe informacje widoczne w oknie to kod operatora, który wprowadził definicję i data jej wprowadzenia oraz kod operatora, który dokonał ostatniej modyfikacji i data jej wykonania. Kierunek przepływu pieniędzy – określa, czy dany typ dokumentu wygeneruje przychód czy rozchód pieniędzy. Dla niektórych typów dokumentów przepływ nie będzie generowany (Brak) – np. Faktura Pro Forma, Ponaglenie zapłaty, Bilans otwarcia. Kierunek przepływu jest informacją, która nie podlega edycji. Pobieraj serię domyślną dla operatora – włączenie tego parametru powoduje, że w przypadku zastosowania w schemacie numeracji członu REJESTR, do numeru dokumentu jako seria zostanie pobrana seria ustalona na karcie operatora (Konfiguracja programu /Użytkowe /Operatorzy). W przeciwnym przypadku (parametr nie zaznaczony), program proponuje serie ustalone w konfiguracji dla danego typu dokumentu. Parametr ten nie występuje w przypadku niektórych definicji dokumentów kasowych/bankowych: Wpłata, Wypłata, Różnica Kursowa, Raport. Dodatkowo parametr jest blokowany w każdym przypadku, jeśli dany schemat numeracji został chociaż jeden raz wykorzystany w programie (został wygenerowany w oparciu o niego jakiś dokument).

Numeracja dokumentów

Każdy typ dokumentu w systemie Comarch ERP Optima może mieć zdefiniowany swój własny sposób numeracji. Maksymalnie numer może składać się z pięciu sekcji. Zawartość sekcji mogą stanowić: Sekcja pusta (---) – może wystąpić tylko jako pierwsza lub ostatnia. Symbol dokumentu – opisane powyżej maksymalnie 5-znakowe oznaczenie dokumentu. Symbol musi obowiązkowo występować w schemacie numeracji dokumentu. Symbole dokumentów nie mogą się powtarzać w obrębie całego systemu (nie wystarczy w obrębie klasy) – dzięki temu nigdy nie pojawią się dwa dokumenty różnych typów o takim samym numerze. Powinny zawierać wyłącznie litery lub cyfry (w szczególności nie mogą zawierać znaków „/” oraz „@”). Rejestr (dla faktur nazywany często SERIA) – tu, w zależności od klasy dokumentów, można wykorzystać skojarzoną z nim np. nazwę rejestru bankowego lub kasowego, albo serię wystawianego dokumentu rozchodu czy przychodu. Maksymalna długość sekcji to 5 znaków (liter lub cyfr). Sekcja jest powiązana z parametrem Pobieraj serię domyślną dla operatora.
Uwaga
Dla raportów i zapisów kasowych/bankowych REJESTR powinien być obowiązkowym członem numeru. Tylko wtedy uzyskamy możliwość odrębnej numeracji raportów i zapisów w obrębie poszczególnych rejestrów. 
Numer z zerami – to zmienna część pełnego numeru dokumentu. Dla każdego kolejno wystawianego dokumentu danego typu program sekcję z numerem będzie zwiększał o jeden. Maksymalny numer (a więc maksymalna ilość dokumentów wystawiona w danym ciągu numerów) może składać się z sześciu cyfr (999 999). Człon oznaczony jako numer z zerami zawsze wyświetla numer z zerami wiodącymi, np. numer 1234 będzie wyglądał w tym przypadku 001 234. Numer bez zer – posiada cechy identyczne jak sekcja opisana powyżej. Jedyna różnica leży w sposobie wyświetlania i drukowania numeru: w tym przypadku numer nie będzie zawierał zer wiodących (np. 1 234 , 3 210). Miesiąc – dwa znaki (cyfry) określające miesiąc. Jeśli w numerze dokumentu umieścimy miesiąc – wraz ze zmianą miesiąca numeracja rozpoczyna się od 1. Rok kalendarzowy – czterocyfrowy rok kalendarzowy pobierany z daty systemowej komputera. Rok obrachunkowy – czterocyfrowe oznaczenie roku obrachunkowego. Rok obrachunkowy może być różny od roku kalendarzowego. Jego długość oraz datę rozpoczęcia można określić w konfiguracji programu. Magazyn – symbol magazynu, w którym wystawiane są dokumenty. Sekcja jest dostępna tylko dla dokumentów handlowych i magazynowych (np. FS, PZ, WZ ). Wydział – symbol wydziału wpisywany na formularzu wydziału (dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus). Sekcja jest dostępna tylko dla dokumentów typu lista płac. Katalog – symbol katalogu, w którym zapisywane są dokumenty w Bibliotece. Ten segment może być wykorzystywany tylko w module Obieg dokumentów. Zasady definiowania schematu numeracji dokumentu:
  • Zawartość sekcji nie może się powtarzać.
  • W numerze muszą występować: symbol dokumentu oraz numer dokumentu. Aby zapobiec duplikacji numerów dokumentów powinien występować również rok kalendarzowy lub obrachunkowy.
  • Jeżeli planowane jest użycie w obrębie roku/miesiąca więcej niż jednej listy płac o danym rodzaju, aby zapobiec duplikacji numerów dokumentów, konieczne jest wybranie w schemacie numeracji odwołanie do serii lub miesiąca.
  • Rejestr nie jest wymagany przez program, ale powinien występować w numeracji dokumentów w module Kasa/Bank.
  • Rok kalendarzowy i rok obrachunkowy nie mogą występować w numerze dokumentu równocześnie.
  • W przypadku tworzenia schematu numeracji mającego mniej niż 5 członów, sekcja pusta może wystąpić tylko na początku lub na końcu. Przy tworzeniu dwuczłonowego schematu numeracji, pierwsza sekcja powinna pozostać pusta.
  • Kolejność sekcji może być dowolna.
  • Schemat numeracji można zmieniać dopóki w bazie danych nie zostały wprowadzone żadne dokumenty typu, którego ten schemat dotyczy.
  • Maksymalna długość numeru, wraz ze znakami oddzielającymi poszczególne sekcje „/” może wynosić 26 znaków.
Możliwe jest ponowne wykorzystanie symbolu nieaktywnego schematu numeracji dokumentów.
  • Jeżeli dodajemy aktywny schemat numeracji z istniejącym już symbolem (w aktywnym schemacie), w obrębie tej samej klasy jak schemat dodawany, wyświetla się pytanie: „Istnieje już aktywny schemat o symbolu [symbol]. Czy chcesz mimo to zapisać nowy schemat i oznaczyć istniejący już schemat [symbol] jako nieaktywny?” Potwierdzenie komunikatu spowoduje dezaktywację poprzedniego schematu i dodanie nowego.
  • Jeżeli duplikowany schemat należy do innej klasy, wyświetla się komunikat: Istnieje już aktywny schemat o symbolu [symbol]. Jest on jednak przypisany do innego typu dokumentu. Aby zapisać schemat zmień jego symbol.

Detal

Stanowisko

Okno konfiguracji Stanowiska składa się z dwóch zakładek: [Ogólne] oraz [Operatorzy i płatności]. Kolejne pola znajdujące się na zakładce [Ogólne] to:
Numer stanowiska – nadawany automatycznie przez program. Poprzez ten numer możliwa jest łączność między stanowiskiem Comarch ERP Optima Detal, a stanowiskiem zdefiniowanym w Comarch ERP Optima. Nieaktywne – parametr pozwala określić dostęp do stanowiska Comarch ERP Optima Detal. Jeśli jest włączony, przy próbie uruchomienia stanowiska w punkcie sprzedaży detalicznej generowany jest komunikat: Nie znaleziono stanowiska o podanym numerze. Nazwa – nazwa stanowiska, Domyślny magazyn – magazyn, z którym powiązane będą wystawione w Comarch ERP Optima Detal Paragony i Faktury Sprzedaży, w przypadku pobrania licencji na moduł Faktury (bez Handlu) ustawiany jest magazyn domyślny (MAGAZYN). Grupa towarów – grupa, w oparciu o którą możliwa jest sprzedaż w Comarch ERP Optima Detal, Numer ceny – do wyboru z rozwijanej listy cen sprzedaży pobieranych z Konfiguracji firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług, Definicja PA/ FS– definicja schematu numeracji dla Paragonów i Faktur Sprzedaży wystawianych w Detalu. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli użytkownik nie posiada dla FS, PA schematu numeracji zawierającego człon SERIA, przed konfiguracją stanowiska z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel – takie schematy musi zdefiniować. Definicja PAKOR/ FSKOR – definicja schematu numeracji dla Zwrotów do Paragonów i Faktur Sprzedaży wystawianych w Detalu. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli użytkownik nie posiada dla FSKOR, PAKOR schematu numeracji zawierającego człon SERIA, przed konfiguracją stanowiska z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel – takie schematy musi zdefiniować. Definicja KP/ KW – definicja schematu numeracji dla zapisów generujących wpłaty i rozchód środków pieniężnych w danym punkcie sprzedaży detalicznej. Definicja musi zawierać człon REJESTR. Standardowo w programie dla KP, KW zdefiniowane są schematy o numeracji: symbol dokumentu/ numer bez zer/ rok kalendarzowy/ rejestr. Przed konfiguracją stanowiska użytkownik może zdefiniować własne schematy (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa i Bank ). Definicja KP/ KW zawiera w polu REJESTR:
  • dla niezależnych zapisów KP/ KW serię zdefiniowaną dla stanowiska,
  • dla zapisów KP/ KW wygenerowanych do dokumentów PA/ FS symbol rejestru, z którym powiązana jest płatność.
Definicja PKA – definicja schematu numeracji dla dokumentów Przyjęcia Kaucji wystawianych w Detalu. Definicja musi zawierać człon SERIA. Schemat numeracji PKA, przed konfiguracją stanowiska można zdefiniować z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Przyjęcie kaucji. Pole Definicja PKA aktywne jest tylko w przypadku, gdy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Kaucje zaznaczono parametr Obsługa opakowań kaucjonowanych. Seria dla dokumentów – w tym miejscu należy zdefiniować serię, która będzie występowała w numeracji Paragonów i Faktur Sprzedaży oraz niezależnych KP/ KW wystawionych na stanowisku sprzedaży. Generuj WZ – jeżeli parametr jest zaznaczony to podczas wczytywania dokumentów wystawionych w Comarch ERP Optima Detal automatycznie generowane są do nich dokumenty WZ/ WKA oraz WZKOR. Dodaj składniki usług złożonych – jeżeli w Comarch ERP Optima Detal wystawiono dokumenty, na których znajdują się usługi złożone, na dokumenty wczytane do Comarch ERP Optima przeniesiona zostanie informacja o recepturze usługi. Dodatkowo jeżeli zaznaczono parametr Generuj WZ, wygenerowany zostanie dokument RW dla składników usług złożonych. Zakładka [Operatorzy i płatności] składa się z dwóch list : Operatorzy – należy tu wskazać operatorów mających dostęp do danego stanowiska. Lista wyboru zawiera wyłącznie operatorów, którzy na karcie mają zdefiniowaną funkcję pracownika (Funkcja Detal). Formy płatności – w tabeli tej użytkownik powinien określić, które spośród zdefiniowanych w systemie form płatności będą wykorzystywane na stanowisku sprzedaży. W tym celu należy:
  • Wybrać formy płatności spośród zdefiniowanych w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności.
  • Zdefiniować dla nich nazwy wyświetlane na wszystkich oknach związanych z płatnościami podczas pracy z modułem Comarch ERP Optima Detal na stanowisku.
  • Ustalić domyślną formę płatności. Standardowo, pierwsza dodana forma płatności ustawiana jest jako domyślna. Użytkownik ma możliwość zmiany.
Uwaga
Podczas definiowania płatności na liście dostępnych form NIE pojawią się formy płatności zablokowane w konfiguracji (w gałęzi dotyczącej modułu Comarch ERP Optima Kasa/Bank) oraz formy płatności typu kompensata.
Stanowisko dla detalu, 1. Ogólne
Stanowisko dla detalu 2. Operatorzy i płatności
Uwaga
Po wykonaniu pierwszej synchronizacji stanowiska Comarch ERP Optima Detal, blokowana jest możliwość jego usunięcia. W przypadku wykonania takiej próby program generuje komunikat: Stanowisko 1 zostało zsynchronizowane z Comarch ERP Optima Detal. Nie można usunąć stanowiska.

Stanowiska (lista)

Lista prezentuje skonfigurowane stanowiska. Wyświetlane są informacje takie jak: numer stanowiska, nazwa, magazyn, cena oraz grupa towarów. Konfigurowanie stanowiska opisano tutaj.

Handel

Parametry

Dostępne są tutaj parametry, które pozwalają na precyzyjne określenie sposobu wystawiania nowych dokumentów: Kontrola dostaw dla usług – parametr jest dostępny tylko jeśli użytkownik wykorzystuje samodzielny moduł Faktury. Jeśli w takim przypadku parametr jest zaznaczony - wystawiając Fakturę Sprzedaży (Paragon) program na podstawie wprowadzonych dokumentów zakupu sprawdza, czy dana pozycja powinna być dostępna do sprzedaży. Parametr nie jest dostępny dla użytkowników modułu Magazyn, gdzie program kontroluje stany magazynowe. Sprzedaż tylko wg kodów EAN – parametr ten jest wykorzystywany przy sprzedaży za pomocą czytnika kodów kreskowych. Jeśli parametr zostanie zaznaczony, wówczas podczas wprowadzania towaru na dokument program wyszukuje go wg kodu EAN. Jeżeli towar o takim kodzie EAN nie zostanie odnaleziony, generowany jest komunikat: Nie znaleziono pozycji o kodzie EAN: XXXXXXXX. Pokazuj aktualizowane ceny sprzedaży – w programie istnieje możliwość automatycznego przeliczania cen sprzedaży, jeśli towar został przyjęty w nowej cenie zakupu. Zaznaczenie tego parametru skutkuje wyświetleniem listy wyliczonych, nowych cen sprzedaży przed zapisem dokumentu. Ostrzegaj przed trwałym zapisaniem dokumentu z kontrahentem !NIEOKREŚLONY! – nowo wprowadzane dokumenty jako kod kontrahenta mają wpisany kod !NIEOKREŚLONY!. W przypadku próby trwałego zapisu dokumentu z takim kontrahentem, program wyświetli ostrzeżenie i poprosi o ewentualne potwierdzenie zapisu z takim kontrahentem. Parametr dotyczy dokumentów handlowych (Faktury Sprzedaży, Rezerwacje Odbiorcy, Faktury Zakupu, Zamówienia u Dostawcy) oraz dokumentach magazynowych (Wydania Zewnętrzne, Przyjęcia Zewnętrzne, Rozchody Wewnętrzne, Przyjęcia Wewnętrzne, Wydania/Przyjęcia Kaucji) i dotyczy tylko zapisu dokumentu na trwałe (nie do bufora). Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! - po zaznaczeniu parametru w module Handel istnieje możliwość zapisu dokumentów z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Parametr może być również wykorzystywany w firmach, gdzie zapłata kartą kredytową nie tworzy zapisu kasowego. Jeśli parametr będzie zaznaczony, program pozwoli zatwierdzić dokument płatny kartą, wystawiony dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!, pomimo, że nie tworzy on zapisu KP (czyli pozostaje nierozliczony). Fiskalizacja faktur finalnych skojarzonych z fakturami zaliczkowymi - pełny Paragon bez zaliczek:
  • parametr odznaczony – Faktura Finalna jest drukowana w podobny sposób jak Faktura Zaliczkowa. Na drukarkę fiskalną wysyłane są jedynie kwoty z tabeli VAT na dokumencie (jako Rozliczenie zaliczki). Ponieważ na Fakturze Finalnej w tabeli VAT są zarówno wartości dodatnie jak i ujemne – do drukarki wysyłana jest suma tych wartości w poszczególnych stawkach. Parametr powinien być odznaczony w przypadku, gdy użytkownik wcześniej fiskalizuje Faktury Zaliczkowe – wtedy na drukarce fiskalnej jest zarejestrowana rzeczywista wartość transakcji (wartość Faktury Finalnej jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki).
  • parametr zaznaczony – na drukarce fiskalnej drukowany jest Paragon ze wszystkimi pozycjami towarowymi, a wartość zarejestrowana na drukarce fiskalnej nie jest pomniejszana o wpłacone zaliczki. Parametr powinien być zaznaczony w przypadku, gdy Użytkownik nie fiskalizuje faktur zaliczkowych – wtedy wartość transakcji jest rejestrowana w całości na podstawie Faktury Finalnej.
Uwaga
Należy pamiętać, że Faktury Zaliczkowe są liczone algorytmem od brutto, w związku z czym zawsze istnieje możliwość ich fiskalizacji. Natomiast w przypadku Faktury Finalnej jej algorytm jest zgodny z algorytmem Faktury Pro Forma (netto/ brutto), a możliwość jej fiskalizacji jest uzależniona od wykorzystanego algorytmu (tylko brutto).
Jeśli transakcja docelowo ma być zarejestrowana na drukarce fiskalnej ‑ Użytkownik już podczas wystawiania Faktury Pro Forma musi ustawić prawidłowy algorytm (brutto) tak, aby możliwa była fiskalizacja zarówno Faktur Zaliczkowych, jak i Faktury Finalnej. Ceny z czterema miejscami po przecinku – zaznaczenie parametru pozwala na kartotekach towarowych\usługowych określić precyzję ceny z dokładnością do czterech miejsc po przecinku.  Więcej informacji na temat funkcjonalności znajduje się w artykule tutaj. Dodawanie pozycji na dokumencie – sekcja ta pozwala określić sposób wyboru towarów/usług na dokumencie:
  • Wybór wielu towarówjeśli włączymy ten parametr, wówczas na liście towarów/usług, która pojawi się po wciśnięciu klawisza „Plus” na dokumencie, istnieje możliwość zaznaczenia wielu pozycji, które następnie będą przeniesione automatycznie na listę pozycji dokumentu. Jeśli powyższy parametr wyłączymy, wówczas dodawanie pozycji do dokumentu może odbywać się tylko przez pojedyncze zapisy.
  • Podniesienie formularza – towary lub usługi, które trafiają na dokument są dopisywane do listy pozycji dokumentu. Jeśli chcemy zmodyfikować zawartość pozycji, należy wcisnąć klawisz „Lupa”, a wówczas pojawi się formularz pozycji, w którym można dokonać modyfikacji. Po zaznaczeniu parametru Podniesienie formularza podczas dodawania pozycji na dokument zawsze zaznaczony jest formularz pozycji.
  • Edycja na liście – dodawany towar pojawia się od razu na liście pozycji dokumentu.
  • Podniesienie formularza – szybka obsługa – ten sposób ułatwia dodawanie pozycji na dokument tylko przy użyciu klawiatury. Dodanie kolejnej pozycji sprowadza się do wciśnięcia klawisza <INSERT> (dodanie nowej pozycji), <ENTER> (zatwierdzenie kodu towaru), <ENTER> (zatwierdzenie ilości).
Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu – włączenie tego parametru pozwala na zmianę domyślnej waluty na dokumentach handlowych. Waluta jest wyświetlana na dokumentach na zakładce [Płatności] (Faktury Sprzedaży i Faktury Zakupu) lub na zakładce [Dokumenty] (dokumenty WZ oraz PZ). Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości – jeśli parametr dotyczący zmiany waluty na dokumentach jest aktywny, użytkownik ma możliwość zdefiniowania od jakiej kwoty powinna być wyliczana płatność (w module Kasa/Bank):
  • VAT w waluciej – wartość płatności jest zgodna z wartością dokumentu w walucie,
  • netto w PLN– wartość całego dokumentu jest przeliczana na walutę systemową PLN, a następnie ponownie (wg kursu zadeklarowanego na dokumencie) – przeliczana na walutę,
  • Pozwalaj na zmianę – jeśli parametr jest zaznaczony, sposób wyliczania płatności może zostać ustalony bezpośrednio na dokumencie.
VAT na fakturach w walucie – odpowiada za naliczanie podatku VAT na dokumentach wystawianych w walucie obcej. Na dokumentach walutowych zawsze proponowana jest stawka VAT 0% lub nie podlega. Jeśli parametr jest zaznaczony, użytkownik ma możliwość jej zmiany na inną albo na poszczególnych towarach lub globalnie na wszystkich pozycjach dokumentu. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – użytkownik nie ma możliwości naliczania podatku VAT na dokumentach w walucie. Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie – parametr aktywny po zaznaczeniu VAT na fakturach w walucie. Dla kontrahentów o statusie krajowy, podatnikiem jest nabywca na Fakturach Sprzedaży i Fakturach Zakupu w walucie istnieje możliwość utworzenia oddzielnej płatności w PLN na kwotę podatku VAT. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony, wówczas zmianie waluty na dokumencie, na zakładce [Płatności] automatycznie będą widoczne i zaznaczone parametry Naliczaj VAT, Płatność VAT w PLN. Płatność dokumentu dzielona jest na dwie części – kwotę netto w walucie i kwotę VAT w PLN liczoną po kursie z dokumentu. Do preliminarza płatności przenoszone są obie płatności. Podział płatności dokumentu na raty można wykonać z poziomu dokumentu tylko dla kwoty netto w walucie. Płatność VAT w PLN można podzielić jedynie z poziomu menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności. Agregacja pozycji dokumentu (FS/PA/WZ)– podczas zatwierdzania dokumentu na trwałe lub do bufora istnieje możliwość, by program agregował do jednej pozycje spełniające określone warunki (m.in. zgodny kod, nazwa, opis, cena). Więcej na ten temat można znaleźć tutaj. Kontrola marży – (WZ, FS/PA – symulacja wartości zakupu) – parametr pozwala określić moment, w którym program powinien sprawdzać, czy wartość sprzedaży nie jest nisza od wartości zakupu. Przeliczanie kwot na FS powstałej z PA – parametr decyduje o tym, czy kwoty podsumowania faktury oraz kwoty w tabeli VAT maja być wyliczone na podstawie pozycji, czy wyliczone jako suma kwot z Paragonów. Parametr ma zastosowanie tylko wówczas, gdy Paragony są przekształcane w całości. Parametr domyślnie jest odznaczony (wówczas kwoty netto i VAT są wyliczane, jako suma kwot z Paragonów). Po zaznaczeniu parametru, podsumowanie faktury jest wyliczane na nowo podczas tworzenia dokumentu. Domyślne terminy Rezerwacji/Zamówień – pozwalają na wprowadzenie liczby dni, na podstawie których obliczany będzie domyślny termin rezerwacji (na dokumentach RO) oraz domyślny termin dostawy (na dokumentach ZD). Dla obu rodzajów dokumentów, terminy określane są w odniesieniu do daty wystawienia dokumentu. Dla dokumentów RO i ZD importowanych z plików XML ustawienie to nie ma zastosowania – termin rezerwacji/ dostawy jest zgodny z datą zapisaną w pliku XML. Pozwalaj na zmianę netto/brutto – po zaznaczeniu parametru możliwa jest zmiana algorytmu naliczania podatku VAT na dokumentach w buforze, w przypadku kiedy na dokumencie znajdują się już pozycje. Korekty ilościowe „na plus” – w programie istnieje możliwość wystawiania korekt ilościowych, które zwiększają ilość zakupionego/ sprzedanego towaru. Jeśli parametr jest zaznaczony – użytkownik może wpisać na korekcie zarówno dodatnie jak i ujemne ilości. Jeśli parametr jest odznaczony – użytkownik może wpisywać tylko ilości ujemne, związane ze zwrotem towaru. Więcej szczegółów znajduje się w podręczniku do modułu Handel. Procent marży obliczany metodą „w stu” – w programie istnieje możliwość określenia sposobu wyliczania procentowej wartości marży metodą „od stu” (parametr odznaczony) lub „w stu” (parametr zaznaczony):
  • algorytm wyliczania marży „od stu”: (cena sprzedaży – cena zakupu)/ cena zakupu * 100%,
  • algorytm wyliczania marży „w stu”: (cena sprzedaży – cena zakupu)/ cena sprzedaży * 100%.
Odwrotne obciążenie wg karty towaru – po zaznaczeniu parametru na kartach towarowych pojawi się sekcja Odwrotne obciążenielistą rozwijaną trzech opcji do wyboru:
  • Nie – towar nie podlega odwrotnemu obciążeniu,
  • Tak – towar podlega odwrotnemu obciążeniu,
  • Powyżej limitu – towar podlega odwrotnemu obciążeniu dopiero po przekroczeniu określonego w ustawie podatku od towarów i usług limitu 20 000 PLN (zastosowanie dla transakcji od 1 lipca 2015 r.).
W przypadku zaznaczenia ww. parametru, ustawienie stawki VAT na NP na formularzach dokumentów oraz adnotacja „Odwrotne obciążenie” na wydrukach wymaga nie tylko zmiany statusu kontrahenta na Podatnikiem jest nabywca i Podatnik VAT czynny (dla transakcji od 1 lipca 2015 r.), ale również ustawienia odwrotnego obciążenia na karcie towaru. Kopiowanie dokumentów (<CTRL> + <INS>) - przenoś płatności z dokumentu źródłowego – po zaznaczeniu parametru podczas kopiowania dokumentów kopiowana jest również tabela płatności. Funkcja może być wykorzystywana np. W firmach prowadzących sprzedaż ratalną, gdzie tabela płatności zawiera przeważnie więcej niż jedną pozycję – wtedy w przypadku kopiowania dokumentu użytkownik nie musi ponownie rozpisywać płatności na raty. Zmiana wartości pozycji na dokumentach rozchodowych FS, WZ – parametr domyślnie jest zaznaczony. Jeśli parametr będzie zaznaczony, wówczas podczas wystawiania Faktur Sprzedaży, Wydania Zewnętrznego, Rezerwacji Odbiorcy oraz Faktury Pro Forma będzie można zmieniać wartość pozycji dokumentu. Cena zostanie wyliczona i zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Jeśli parametr będzie odznaczony wówczas wartość pozycji na dokumentach FS, WZ, RO, FPF nie będzie edytowalna.
Uwaga
Użytkownik powinien zdecydować się na zaznaczenie bądź odznaczenie parametru na początku pracy. W szczególności nie powinien wystawiać dokumentów WZ przy zaznaczonym parametrze, a następnie odznaczać parametr i przekształcać dokumenty do jednej faktury sprzedaży. Takie działanie może spowodować różnice wartości na dokumentach.
Kontrola unikalności nazwy fiskalnej – po zaznaczeniu parametru podczas zapisywania pozycji cennika (słowniki Ogólne/ Cennik lub Magazyn/ Zasoby/ formularz pozycji cennika) program sprawdza czy wypełniona nazwa dla urządzeń fiskalnych (zakładka [Dodatkowe], pole Nazwa) nie istnieje już w bazie.

Ceny towarów i usług

Dla każdego towaru lub usługi można w systemie Comarch ERP Optima zapamiętać dowolną liczbę cen sprzedaży (co najmniej jedna). W konfiguracji firmy określamy Nazwy tych cen, walutę, w której cena będzie wyrażona oraz jej typ (czy jest to cena netto czy brutto). Dodatkowo wyświetlane są również parametry związane z ceną zakupu towaru – tutaj ustalić można jedynie domyślną walutę. Ceną zakupu będzie automatycznie aktualizowana podczas wprowadzania towaru na magazyn. Nazwa – maksymalnie 20 znakowa nazwa ceny. Offset - powoduje ostateczne ustalenie sposobu prezentacji ceny sprzedaży. Pole to przyjmuje wartości dodatnie lub ujemne. Po wpisaniu wartości ujemnej od wyliczonej ceny sprzedaży będzie odejmowana wartość offsetu, wartość dodatnia natomiast powiększy cenę. Poprzez odpowiednie ustawienie zaokrągleń i wartości offsetu możemy, niezależnie od cen zakupu, uzyskać zawsze takie same końcówki np. 99gr (zaokrąglenie do 1zł i offset równy –0,01).
Przykład
Cena zakupu towaru wynosi 5zł. Zadajemy marżę 100% i zaokrąglenie do 0,01zł, offset pozostaje z wartością 0,00. Cena sprzedaży w tym przypadku wynosi 10 zł.Po zmianie wartości offsetu na -0,01 otrzymujemy cene sprzedaży 9,99zł, natomiast po zmianie offsetu na 0,01 otrzymujemy cene sprzedaży 10,01zł.
Waluta – waluta, która będzie proponowana dla ceny sprzedaży w chwili zakładania karty towaru lub usługi. Typ – oznacza, czy cena będzie ustalona netto (bez podatku VAT), czy brutto (wraz z podatkiem VAT). Po zapisaniu formularza nie ma możliwości zmiany typu ceny. Więcej informacji na temat ustalania domyślnego algorytmu liczenia podatku na fakturze znajduje się tutaj. Do zarządzania cenami służą trzy ikony:  dodawanie nowej ceny,  usuwanie ceny,  modyfikacja definicji ceny (po naciśnięciu przycisku podnoszony jest formularz ceny).
Zarządzanie cenami
Pola na formularzu odpowiadają polom wyświetlanym na liście (Nazwa, Aktualizacja, Marża, Zaokrąglenie, Offset, Waluta, Typ). Parametr Nieaktywna służy do ukrywania cen na karcie towaru. Zaznaczenie parametru spowoduje, iż dana cena nie będzie widoczna na wszystkich kartach w Cenniku. Parametru Nieaktywna nie można zaznaczyć dla ostatniej ceny sprzedaży jaka pozostała w konfiguracji. Jeśli w Cenniku istnieją już towary, wówczas dodanie nowej ceny w Konfiguracji spowoduje aktualizację Cennika i na każdej karcie towaru cena ta zostanie dopisana. Nowa cena dodawana na kartach towarowych będzie wyliczana zgodnie z wysokością marży (w stosunku do ceny zakupu) oraz zadeklarowanymi ustawieniami (Zaokrąglenie, Offset, Waluta, Typ). Więcej informacji na temat aktualizacji cen sprzedaży znajduje się w artykule pod tym linkiem.
Uwaga
Jeśli dla nowej ceny zostanie ustalona domyślna marża równa 0% i aktualizacja na TAK (ustawienia domyślne), wówczas na kartach towarów nowo dodana cena będzie miała wartość zero.
Wprowadzenie nowej ceny zatwierdzamy przyciskiem dyskietki. Usuwanie ceny Usunąć cenę możemy tylko wówczas, jeśli nie jest ona przypisana na karcie kontrahenta jako domyślna oraz jeśli nie ma żadnych towarów w cenniku. Jeśli jakikolwiek towar został już dodany do cennika, usunięcie ceny nie będzie możliwe. Program nie dopuści do usunięcia ceny zakupu. Nie ma również możliwości usunięcia wszystkich cen sprzedaży. Musi zostać co najmniej jedna cena sprzedaży.
Uwaga
W wersji Comarch ERP Optima współpracującej z Comarch ERP XL nie ma możliwości dodawania ani usuwania cen. W tym przypadku ceny są przenoszone z programu Comarch ERP XL.
Uwaga
Jeśli zmienimy walutę – na wcześniej wprowadzonych kartach magazynowych waluta pozostanie niezmieniona (taka, jaką zaakceptowaliśmy wprowadzając kartę). Na nowo zakładanych kartach cena, na której dokonaliśmy zmiany, będzie proponowana z nową walutą.
 

Autonumeracja i kody EAN

https://www.youtube.com/watch?v=VK705MtfXVY&version=3 Kod towaru może być uzupełniany automatycznie przez program. W tym celu należy zaznaczyć parametr Autonumeracja kodów towarów. Parametr jest domyślnie zaznaczony. Użytkownik ma do wyboru następujące możliwości:
  • automatyczne ustawienie kodu EAN jako kod towaru,
  • automatyczną numerację kart towarowych w formacie:
    • numerem z zerami/ bez zer,
    • numer poprzedzony serią,
    • numer poprzedzony nazwą domyślnej grupy towarowej.
Podczas dodawania nowej karty towaru w polu Kod widoczny jest napis <AUTO>, który po zapisie karty zostanie zastąpiony schematem numeracji wybranym w konfiguracji. Jeżeli Użytkownik zmodyfikuje to pole ręcznie, wówczas autonumeracja nie będzie brana pod uwagę. Funkcjonalność jest dostępna w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN. Parametr jest domyślnie zaznaczony. W tej samej gałęzi konfiguracji znajdują się również ustawienia dotyczące generowania kodów EAN dla kart towarowych.
Konfiguracja autonumeracji kart towarów
Schemat numeracji – w tym miejscu należy wybrać schemat autonumeracji kodu towaru. Schemat numeracji może składać się z dwóch członów:
  • człon pierwszy: <brak>, EAN, grupa domyślna, seria.
  • człon drugi: numer bez zer, numer z zerami.
Pierwszy człon jest zawsze aktywny. Drugi człon jest aktywny się dla opcji <brak>, grupa, seria. Jest nieaktywny dla EAN. Separator pól – wpisany przez użytkownika dowolny znak, który na karcie towaru będzie oddzielał wybrane człony kodu towaru. Ilość cyfr w autonumerze – ilość znaków, jaka będzie wyświetlana po wybraniu numeru z zerami. Serie dla autonumeracji towarów – w tabeli można dodać serie, które następnie można wykorzystać w autonumeracji towarów. Nazwa serii może zawierać maksymalnie 19 znaków. Jej opis jest opcjonalny. W kolumnie Domyślna można wskazać serię, która będzie domyślnie ustawiać się przy nowo dodawanej karcie. Domyślnie dla każdej nowo dodanej serii ustawiane jest Nie. Jeśli nie zostanie ustawiona seria domyślna, na karcie towaru pole z serią będzie puste. Tylko jedna seria może być domyślna. Ustawienie na kolejnej serii wartości w kolumnie na Tak, spowoduje automatyczne ustawienie Nie w poprzednio domyślnej. Tabela z seriami jest aktywna tylko wtedy, jeżeli w schemacie autonumeracji wybrano serię. Generowanie kodów EAN – zdefiniowanie domyślnego zakresu dla kodów EAN generowanych na kartotekach towarowych (dla EAN-8, EAN-13, EAN-14). Walidacja poprawności kodu EAN – po wyłączeniu parametru poprawność struktury kodu nie jest sprawdzana i może on przyjąć dowolną wartość. Generuj kod EAN automatycznie przy dodawaniu nowej karty– jeżeli parametr zostanie zaznaczony, wówczas w momencie dodawania nowego towaru na podniesionej karcie od razu podpowie się kod EAN. Jeżeli jako kod towaru zostanie ustawiony EAN, parametr zaznaczy się automatycznie (można go odznaczyć).  

Parametry wydruku faktury

Sparametryzowanie wydruku Faktury Sprzedaży polega na określeniu zawartości i kolejności poszczególnych pól. Wyboru dokonujemy z listy, która wyświetla się po wciśnięciu czarnego przycisku umieszczonego z prawej strony danego pola. Część parametrów dotyczy wszystkich typów wydruków Faktury Sprzedaży. W poszczególnych polach możemy drukować: Drukuj tabelę WZ na dokumencie – na wydruku faktury domyślnie umieszczona jest tabela z numerami skojarzonych z fakturą dokumentów magazynowych (WZ). Użytkownik ma możliwość wyłączenia tej opcji odznaczając parametr. Faktura VAT – Metoda kasowa – włączenie tego parametru powoduje pojawienie się na wydrukach faktur adnotacji Metoda kasowa. Tekst opisu kopiowany na dokument FS – wpisany tutaj tekst jest w trakcie wystawiania faktury kopiowany w pole Opis, na zakładce [Płatności] (gdzie może być zmieniony). Następnie pojawia się na wydruku faktury, nad tabelą z pozycjami. Tekst stopki dla dokumentów FS/PA/WZ/RO/FPF - na dokumentach związanych ze sprzedażą towaru (Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Faktura Sprzedaży, Paragon oraz Wydanie Zewnętrzne) dodano możliwość drukowania dodatkowego tekstu w stopce wydruku. Stopka nie jest drukowana na dokumentach korekcyjnych. Kolejność kolumn "VAT" - odpowiada za kolejność kwot drukowanych w tabeli VAT na fakturze:
  • Brutto – VAT – Netto,
  • Brutto – Netto – VAT,
  • VAT – Brutto – Netto,
  • VAT – Netto – Brutto,
  • Netto – VAT – Brutto,
  • Netto – Brutto – VAT.
W parametrach dotyczących nazewnictwa Faktur Sprzedaży użytkownik ma możliwość zdefiniowania własnego tytułu dla faktury krajowej i unijnej oraz pozaunijnej. Część parametrów dotyczy tylko jednego wydruku Faktury Sprzedaży: wydruku parametryzowanego. Są to:
  • Kolumna „Towar” – odpowiada za określenie towaru na drukowanym dokumencie. W kolumnie można drukować:
    • nazwę towaru,
    • kod towaru,
    • numer katalogowy,
    • EAN,
    • Kod + Nazwa,
    • Kod + Nr katalogowy,
    • Kod + EAN,
    • Nr katalogowy + Kod,
    • EAN + Kod,
    • Nazwa i Numer katalogowy,
    • Numer katalogowy i Nazwa.
  • Kolejność kolumn dla płatności – odpowiada za kolejność drukowania informacji w tabeli płatności na fakturze:
    • Forma – Kwota – Termin,
    • Forma – Termin – Kwota,
    • Kwota – Forma – Termin,
    • Kwota – Termin – Forma,
    • Termin – Forma – Kwota,
    • Termin – Kwota – Forma.
Parametry wydruku faktury
  • Forma płatności: nazwa/ typ – użytkownik ma możliwość zadecydowania, czy na fakturze powinna być drukowana pełna nazwa formy płatności (np. Przelew_PKO), czy tylko typ (np. przelew). Ma to znaczenie w sytuacji, gdy zdefiniowanych jest kilka form płatności danego typu, które różnią się nazwą.
  • Format daty sprzedaży: rr-mm-dd/ mm-rrrr – na fakturze może być drukowana pełna data sprzedaży lub tylko miesiąc i rok.
W części Parametry dotyczące wydruków Eko znajduje się parametr Drukuj numer EORI. Parametr odpowiada za drukowanie numeru EORI na wydrukach EKO faktur, korekt oraz faktur w języku angielskim pod warunkiem, że numer ten jest uzupełniony w Pieczątce firmy i na karcie kontrahenta. Standardowo program Comarch ERP Optima umożliwia zamieszczenie zagranicznego numeru rachunku bankowego na wydruku Faktury. Więcej informacji znajduje się tutaj. W sekcji Parametry dotyczące wydruków sPrint znajdują się parametry:
  • Drukuj kod QR do przelewu – parametr jest domyślnie zaznaczony. Jeżeli Faktura będzie spełniała określone warunki, na wydruku sPrint będzie drukowany kod QR zawierający numer rachunku bankowego, kwotę do opłacenia, nazwę odbiorcy i tytuł przelewu.
  • Drukuj numer EORI – odpowiada za drukowanie numeru EORI na wydrukach EKO oraz wydrukach sPrint, jeżeli numer ten jest uzupełniony w Pieczątce firmy i na karcie kontrahenta.
 

Rabaty

W przypadku wystąpienia na jednym dokumencie rabatu dla kontrahenta i dla towaru określamy reguły udzielania rabatów: Kumulacja addytywna (Rabat = Rabat tow. + Rabat kontrah.) – rabat jest równy sumie rabatów dla towaru i dla kontrahenta. Kumulacja multiplikatywna (Rabat = 1 – (1 – Rabat tow.) * (1 – Rabat kontrah.)) – wybór tej metody powoduje, że rabat nie może przekroczyć 100% (podobnie jak marża metodą "w stu").
Przykład
R1=50% R2=60% Rabat addytywny = 50% + 60% = 110% > 100% (!) Rabat multiplikatywny = 1-(1-0,5)*(1-0,6) = 1-0,5*0,4 = 1-0,2 = 0,8 = 80% < 100%.
Uwaga
Jeśli rabaty składowe są małe, to praktycznie nie ma znaczenia, którą metodę stosujemy. Jeśli rabaty są duże, to bezpieczniej jest stosować metodę multiplikatywną.
Ważniejszy rabat dla kontrahenta (Rabat = Rabat kontrah. jeśli występuje)rabat dla towaru jest ignorowany - program bierze pod uwagę tylko rabat ustawiony dla kontrahenta. Ważniejszy rabat dla towaru (Rabat = Rabat tow. jeśli występuje) - rabat dla kontrahenta jest ignorowany- program bierze pod uwagę tylko rabat ustawiony dla towaru.

Kwoty dodatkowe/ celne

W programie dostępne są ułatwienia dotyczące ewidencji dodatkowych kwot przy zakupie towarów wynikających np. z transportu, cła, czy podatku akcyzowego jest realizowane przez dokument Korekty Granicznej. Na formularzu Korekty Granicznej, na zakładce [Ogólne] jest dostępna opcja  Kwoty dodatkowe. Umożliwia wprowadzenie dodatkowych kwot związanych z zakupem towaru, w tym kwot z dokumentu SAD (przy zakupie towarów spoza Unii Europejskiej). Pozycje, dla których wpisujemy kwoty celne są pobierane na dokument Korekty Granicznej z Konfiguracji firmy/ Handel/ Kwoty dodatkowe/ celne. Lista domyślnie zawiera trzy pozycje: Wartość cła, Wartość akcyzy, Koszt transportu. Użytkownik ma możliwość dodawania nowych pozycji w zależności od potrzeb i specyfiki pracy oraz usuwania/zmiany domyślnych pozycji. Dla poszczególnych pozycji listy określamy:
  • czy dotyczy zakupu wewnątrzunijnego/krajowego (kolumna UE/kraj), pozaunijnego (kolumna Pozaunijny),
  • czy od wartości tej pozycji ma być naliczony podatek VAT,
  • oraz czy ma generować płatność (Jeśli przy parametrze Wpływ na płatność wybrano opcję Tak, to utworzone zostanie nowe zdarzenie do rozliczenia, z poziomu menu Kasa/Bank/Preliminarz płatności. W przypadku wyboru opcji Nie – wartość towaru na magazynie zostanie powiększona o określoną kwotę.)
  Zgodnie z ustawieniem pozycje listy są przenoszone na dokument Korekty Granicznej, gdzie użytkownik podaje ich kwotową wartość. Więcej informacji na temat Korekty Granicznej znajduje się tutaj.

Konfiguracja firmy/ Handel – Kwoty dodatkowe/ celne

Dokumenty

Aby ułatwić wystawianie faktur i nie zmuszać operatora do wyboru schematu numeracji dla każdego wystawianego dokumentu – w konfiguracji firmy można ustalić domyślne schematy numeracji (wybierając spośród typów dokumentów zdefiniowanych dla danej klasy) i domyślne serie dla:
  • Faktur Sprzedaży i Faktur Korygujących – spośród schematów i serii zdefiniowanych dla klasy Faktura Sprzedaży,
  • Paragonów oraz paragonów zwrotnych – spośród schematów i serii zdefiniowanych dla klasy Paragony,
  • Faktur do paragonów – spośród schematów zdefiniowanych dla klasy Faktura Sprzedaży,
  • Rezerwacji odbiorców – spośród schematów zdefiniowanych dla klasy Rezerwacje Odbiorców,
  • Zgłoszeń przewozu towaru SENT – spośród schematów zdefiniowanych dla klasy SENT,
  • Faktur Pro Forma – spośród schematów zdefiniowanych dla klasy Faktura Pro Forma,
  • Faktur Zakupu – spośród schematów zdefiniowanych dla klasy Faktura Zakupu,
  • Zamówień u dostawcy – spośród schematów zdefiniowanych dla klasy Zamówienia u Dostawcy.
Ustalone tutaj parametry będą proponowane w chwili rozpoczęcia wystawiania tych dokumentów. Operator w trakcie edycji faktury lub korekty może je zmienić.

SENT

Aby poprzez Comarch ERP Optima wysyłać zgłoszenia przewozu towarów na platformę PUESC do systemu SENT (system rejestracji i monitorowania przewozu tzw. towarów „wrażliwych”), należy zaznaczyć parametr SENT:
Konfiguracja SENT
Na liście adresów domyślnie podpowiada się adres wprowadzony w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. Należy wprowadzić tu dane adresowe miejsc załadunku towaru (dla zgłoszeń podmiotu wysyłającego) oraz dane adresowe miejsc dostarczania towaru (dla zgłoszeń podmiotu odbierającego), które następnie będzie można wybrać na Zgłoszeniu przewozu towaru SENT. Na formularzu adresu nadawczego można wprowadzić współrzędne geograficzne środka transportu przewożącego towary. Dane są przenoszone na zgłoszenie SENT podmiotu wysyłającego.

Dotyczy wersji: 2020.3.1
W sekcji Urządzenia grzewcze można uzupełnić wartość dla pola Numer identyfikacyjny miejsca lub Numer identyfikacyjny urządzeń grzewczych (niestacjonarnych). Nie ma możliwości wypełnienia obu pól jednocześnie. Uzupełnienie jednego pola wyszarza drugie. Dane są wykorzystywane na formularzu zgłoszenia SENT o typie paliwa opałowe dla podmiotu odbierającego.

W sekcji Urządzenia grzewcze można uzupełnić wartość dla pola Numer identyfikacyjny miejsca lub Numer identyfikacyjny urządzeń grzewczych (niestacjonarnych). Nie ma możliwości wypełnienia obu pól jednocześnie. Uzupełnienie jednego pola wyszarza drugie. Dane są wykorzystywane na formularzu zgłoszenia SENT o typie paliwa opałowe dla podmiotu odbierającego. Lista adresów dla SENT jest wspólną listą z adresami wprowadzonymi w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy nadawcze. W konfiguracji SENT należy podać imię i nazwisko osoby wysyłającej Zgłoszenie przewozu towaru oraz adres e‑mail, na który zostanie przesłane potwierdzenie zgłoszenia przewozu. Zarówno adres załadunku/ dostarczenia towaru, jak i dane wysyłającego zgłoszenie można edytować z poziomu Zgłoszenia przewozu towaru.

Formy płatności dla drukarek fiskalnych

Podczas wydruku dokumentów na drukarkach fiskalnych istnieje możliwość umieszczenia na paragonie fiskalnym informacji o sposobie zapłaty. Aby było to możliwe należy skojarzyć formy płatności wykorzystywane przez system Comarch ERP Optima z formami płatności, które są przypisane dla poszczególnych drukarek. Więcej informacji na temat integracji programu z drukarkami fiskalnymi  można znaleźć w artykule Urządzenia fiskalne.

Kasa i Bank

Formy płatności

W systemie Comarch ERP Optima zdefiniowano podstawowe formy: bon, czek, gotówka, inna, karta, kredyt, mobilna, przelew. Domyślnie wszystkie te formy związane są z jednym rejestrem KASA (tworzonym w chwili zakładania nowej bazy danych). Zalecane jest jednak założenie oddzielnych rejestrów dla przelewu i firmowych kart płatniczych. 
Formy płatności definiuje się w Start/Konfiguracja/Firma/KasaBank/Formy płatności. Użytkownik programu może zdefiniować własne formy płatności. Warto przy tym pamiętać, że program w pewnych przypadkach ułatwia konfigurowanie form płatności:
  • W chwili pierwszego uruchomienia nowej bazy danych pojawia się kreator, który umożliwia m.in. założenie pierwszego rejestru dla rachunku bankowego. Jeśli użytkownik z niego skorzysta – program automatycznie skojarzy formę płatności przelew z tworzonym rejestrem bankowym.
  • Jeśli użytkownik nie skorzysta z kreatora to w chwili założenia pierwszego rejestru bankowego (bezpośrednio w Module dostępowym Kasa/Bank)– program automatycznie skojarzy ten rejestr z formą płatności przelew.
  • Jeśli użytkownik zakłada kolejny rejestr dla rachunku bankowego złotówkowego – program zaproponuje utworzenie dodatkowej formy płatności skojarzonej z tym rejestrem.
Lista form płatności obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Jeżeli forma płatności została już wykorzystana w systemie (istnieje dokument rozliczany tą formą płatności), to nie jest możliwa zmiana nazwy ani typu płatności (dopuszczamy tylko zmianę domyślnego terminu i domyślnego rejestru oraz oznaczenie czy forma jest aktywna czy nie). Usunięcie pozycji jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie ma w systemie wystawionego żadnego dokumentu związanego z kasowaną formą płatności. Dla nowej formy płatności określamy: Nazwa – nazwa definiowanej formy płatności o długości maksymalnie do 20 znaków. Typ – wskazanie na jedną z czterech podstawowych form płatności, o którą opieramy definicję nowej formy. Rejestr – każda forma płatności musi być skojarzona z rejestrem domyślnym prowadzonym w PLN. Na liście dostępnych rejestrów widoczne będą tylko rejestry prowadzone w walucie systemowej (PLN).
Forma płatności
Uwaga
W przypadku form płatności typu gotówka oraz przelew istnieje możliwość takiego zdefiniowania, by płatności związane z tą formą trafiały do różnych rejestrów, w zależności od operatora, który wystawia dokument. Są to tzw. kasy domyślne oraz banki domyślne dla operatora. Funkcja może być przydatna w firmach, gdzie poszczególni operatorzy wprowadzają zapisy do odrębnych rejestrów. Funkcjonalność jest szczegółowo opisana w Podręczniku Użytkownika Modułu dostępowego (Kasa/Bank).
Termin – domyślny termin płatności związany z formą płatności (ilość dni) Terminal płatniczy –  parametr wykorzystywany dla płatności dokonywanych przez terminal płatniczy, jest aktywny tylko dla typu płatności Karta, dla innych typów płatności parametr jest nieaktywny. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony, wówczas nie jest możliwa zmiana wartości w polu Termin. Płatność KSeF w tym polu istnieje możliwość powiązania form płatności istniejących w systemie Comarch ERP Optima z formami wymaganymi przez KSeF. Opcje dostępne do wyboru w polu Płatność KSeF to:
  • gotówka
  • karta
  • bon
  • czek
  • kredyt
  • przelew
  Płatnik – możliwość wskazania podmiotu, na który będą tworzone płatności w module Kasa/Bank, w przypadku wyboru tej formy płatności na dokumencie. Domyślna – forma płatności wskazana jako domyślna będzie podpowiadana na karcie nowo dodawanego kontrahenta. Parametr może być zaznaczony najwyżej na jednej formie płatności. Jeżeli inna forma płatności oznaczona jest już jako domyślna, po zaznaczeniu parametru Domyślna na nowej formie płatności następuje jego odznaczenie na wcześniejszej formie płatności. Czy forma płatności jest zablokowana – decydujemy, czy forma płatności ma być aktywna (dostępna) na nowo powstających dokumentach. Tę funkcję można wykorzystać, gdy używana do tej pory forma płatności przestaje obowiązywać. Na starych dokumentach, na których ją kiedyś wykorzystaliśmy – pozostanie. Przy wystawianiu nowych nie będzie widoczna na liście dostępnych aktualnie płatności.

Rachunki walutowe a formy płatności

Dodatkowo z każdą formą płatności można powiązać dodatkowo rejestry walutowe. Informacje o obsługiwanych rejestrach walutowych wprowadza się na liście widocznej w dolnej części okna. Dodając nowy rejestr na liście pojawiają się tylko rejestry prowadzone w walutach obcych. Po wybraniu rejestru, program automatycznie uzupełnia informację o walucie.
Uwaga
Z jedną formą płatności może być skojarzony tylko jeden rejestr w danej walucie (tzn. Z jedną formą płatności nie mogą być skojarzone np. dwa rejestry walutowe w EURO). Dzięki temu można w jednoznaczny sposób określić, do którego rejestru powinien trafić dokument kasowy w danej walucie.
W chwili wprowadzania dokumentu program sprawdza, w jakiej walucie jest wystawiany dokument, a następnie – jakie rejestry są skojarzone z wybraną formą płatności:
  • Jeśli dokument jest w PLN – zapis/ płatność w Kasie/Banku jest wprowadzana w rejestrze domyślnym (złotówkowym).
  • Jeśli dokument jest w walucie, która jest przypisana do wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze skojarzonym z daną walutą.
  • Jeśli dokument jest w walucie, która nie jest uzupełniona dla wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze domyślnym (złotówkowym).
Dzięki takiemu rozwiązaniu wykorzystując jedną formę płatności można wprowadzać zapisy/ płatności do rejestrów w różnych walutach. Użytkownicy, którzy nie posiadają rachunków walutowych, przypisują tylko rejestr domyślny (złotówkowy). W takim przypadku, niezależnie od waluty dokumentu, w Kasie/Banku będą one rejestrowane zawsze na rachunku (w kasie) złotówkowej. Jeśli użytkownik prowadzi rachunek w walucie obcej i chce, by wszystkie płatności do dokumentów wystawianych w takiej walucie były tam automatycznie rejestrowane na rachunku walutowym – powinien odpowiedni rejestr walutowy przypisać do formy płatności. Wtedy program wszystkie płatności w danej walucie automatycznie zapisze w rejestrze walutowym. Natomiast płatności do dokumentów w złotówkach oraz innych walutach – będą zapisywane w rejestrze złotówkowym.
Przykład
W firmie są dwa rachunki bankowe: jeden złotówkowy, a drugi w EURO. Założone są dla nich dwa rejestry: R_PLN – złotówkowy (dla rachunku w PLN) oraz R_EUR (dla rachunku w walucie obcej). Użytkownik definiuje jedną formę płatności przelew. Domyślnie kojarzy go z rejestrem R_PLN, natomiast w sekcji rejestry walutowe dopisuje dodatkowo rejestr R_EUR.
  • Jeśli wystawi dokument w PLN – płatność znajdzie się w Preliminarzu w rejestrze R_PLN
  • Jeśli wystawi dokument w EUR – płatność znajdzie w Preliminarzu w rejestrze R_EUR
Jeśli wystawi dokument w USD – płatność znajdzie w Preliminarzu w rejestrze R_PLN.

Parametry

Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej – włączenie tego parametru powoduje generowanie zapisów kasowych w raportach kasowych podczas wpisywania zapisów w ewidencjach dodatkowych. Jeśli parametr zostanie wyłączony, zapisy w ewidencjach dodatkowych będą generować wpisy w Preliminarzu płatności (menu Kasa/Bank)
Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT – włączenie tego parametru powoduje generowanie zapisów kasowych w raportach kasowych podczas wpisywania zapisów w rejestrach VAT. Jeśli parametr zostanie wyłączony, zapisy w rejestrach VAT będą generować zapisy w Preliminarzu płatności (menu Kasa/Bank). Automatyczne kompensaty – mechanizm automatycznych kompensat ma zastosowanie w przypadku wystawiania faktur korygujących. Polega on na tym, że w sytuacji, gdy korekta jest wystawiana z odroczonym terminem płatności (kwota zapłacona jest mniejsza od wartości brutto faktury) – system próbuje ją od razu skompensować z płatnością dla faktury korygowanej. Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową –  zaznaczenie parametru powoduje, że dla zapisów wprowadzanych z formą płatności Karta kredytowa  generowane są na liście zapisów kasowych/bankowych odpowiednie dokumenty. Aby automatyczne rozliczanie płatności kartą zadziałało dla dokumentów dodawanych do rejestru VAT / ewidencji dodatkowej, muszą być również zaznaczone parametry Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT/ Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowejKonfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry. Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych zaznaczenie tego parametru powoduje, iż przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu Przychód, KW dla zapisów typu Rozchód. Seria dla schematu numeracji pobierana jest z rejestru kasowego/bankowego tak jak przy ręcznym dodawaniu KP/KW. Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów – parametr ten decyduje, czy w momencie kasowania lub anulowania dokumentów już rozliczonych ma być kasowane wykonane do tego dokumentu rozliczenie. Zasady automatycznego usuwania zapisów kasowych:
  • Zapis kasowy zostanie usunięty, jeśli powstał automatycznie w chwili zatwierdzenia faktury.
  • Jeśli faktura była rozliczana „ręcznie” – rozpięte zostanie jedynie powiązanie pomiędzy fakturą a odpowiednim zapisem. Zapis pozostanie w raporcie ze statusem
  • Program nie usunie zapisu, jeśli znajduje się on w raporcie zamkniętym (usunięte zostanie jedynie powiązanie z fakturą).
Kompensaty z datą bieżącą – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż kompensaty są tworzone z datą bieżącą. Domyślnie parametr ten jest odznaczony. Kontrola numerów kart kredytowych – zaznaczenie parametru powoduje, że program sprawdza poprawność wprowadzanych numerów kart kredytowych. Obliczaj należne odsetki na ponagleniach zapłaty – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że na wydruku ponaglenia zapłaty zostaną naliczone odsetki wg ustawowej lub indywidualnej stopy procentowej. Odsetki te naliczane są na dzień wydruku ponaglenia. Nie naliczaj odsetek dla płatności do ponagleń zapłaty i not odsetkowych – jeżeli parametr zostanie zaznaczony to, generując płatność dla kosztów dodatkowych z ponaglenia zapłaty lub płatność dla noty odsetkowej, automatycznie zaznaczy się parametr Nie naliczaj odsetek. Płatności powstałe do not odsetkowych nigdy nie są uwzględniane na kolejnych notach, niezależnie od ustawień parametru. Przy zmianie podmiotu/kategorii podczas edycji/kopiowania:
  • na Zdarzeniu k/b zawsze pobieraj Kategorię z karty podmiotu i Opis z Kategorii,
  • na Zapisie k/b zawsze pobieraj Kategorię z karty podmiotu i Opis z Kategorii.
Jeżeli parametry są zaznaczone podczas ręcznej edycji czy kopiowania dokumentu, gdy zostanie zmieniony podmiot, kategoria aktualizuje się zawsze z karty podmiotu (a w raz z nią opis z kategorii). Nawet jeżeli kategoria na karcie podmiotu jest pusta. Przy zmianie kategorii opis zawsze aktualizuje się zgodnie z opisem kategorii. Jeżeli parametry są odznaczone to, jeżeli na dokumencie jest wypełniona kategoria nie podmienia się przy zmianie podmiotu, jeżeli na dokumencie nie ma kategorii a na karcie podmiotu jest – jest nadpisywana przy zmianie podmiotu. Jeżeli na dokumencie opis nie jest wypełniony – jest nadpisywany przy zmianie kategorii, jeżeli jest wypełniony – nie podmienia się przy zmianie kategorii. Ustawiaj stan wszystkich płatności na „Nie podlega” – zaznaczenie parametru powoduje, że wszystkie dodawane płatności i zapisy kasowe/bankowe od razu otrzymują status Nie podlega. Parametr nie działa na płatności generowane do ręcznych PK i dokumentu BO. Jeżeli zaznaczymy na nich generowanie płatności to płatność będzie miała stan Nie rozliczono. Wyświetlanie kwot na raportach otwartych – włączenie tego parametru powoduje wyświetlanie dla otwartych raportów kasowych kwot w kolumnach Stan poprzedni oraz Stan końcowy. Ustawienie dotyczy zarówno listy raportów kasowych jak i formularza raportu kasowego. Domyślny początek opisu do banku dla przelewów zwykłych – wpisany opis jest przenoszony do pierwszej linii opisu na zdarzenie w Preliminarzu płatności; w polu można wpisać do 20 znaków. Kopiuj numery rozliczonych dokumentów do pola opis na KP/KW – zaznaczenie parametru pozwoli w polu Opis uzyskać numer dokumentu rozliczającego podczas rozliczania zapisów KP/KW wprowadzonych do raportu ręcznie. Opis drukowany jest na kwitach KP/KW w polu: Za co. Jeśli na dokumencie rozliczającym zostanie wypełnione pole z numerem obcym wówczas na zapisie KP/KW do pola Opis podstawi się numer obcy. Korzystając podczas rozliczania z funkcji Rozlicz dostępnej w preliminarzu płatności nie ma konieczności zaznaczania parametru w konfiguracji, ponieważ do pola Opis przenoszony jest odpowiedni numer. Używając funkcji Rozlicz przy zaznaczonym parametrze na zapisie KP/KW do pola Opis numer podpowiadać się będzie dwukrotnie. Jeśli miałby być podawany tylko raz, parametr w konfiguracji należy odznaczyć. Usuwając rozliczenia, dodany przy pierwszym rozliczeniu numer w opisie nie zostanie usunięty. Przy ponownym rozliczaniu z tym samym dokumentem numer pojawi się kolejny raz. Podczas automatycznego rozliczania przy imporcie wyciągów, numery rozliczanych dokumentów nie są kopiowane do pola Opis, niezależnie od ustawień parametru. Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta – przy zaznaczonym parametrze przy edycji zapisu zaimportowanego z pliku z banku (zapisu, na którym zaczytał się numer rachunku, ale podmiot nie został rozpoznany – widoczny jest kontrahent nieokreślony) i zmianie kontrahenta z nieokreślonego na innego pojawi się pytanie: Na karcie kontrahenta nie ma takiego numeru rachunku bankowego. Czy dodać numer rachunku na kartę kontrahenta? Akceptacja spowoduje, że na kartę wybranego kontrahenta zostanie dodany rachunek bankowy zaimportowany z wyciągu. Jeżeli parametr w konfiguracji nie będzie zaznaczony po zmianie kontrahenta komunikat się nie pojawi i numer rachunku nie będzie dopisywany.

Daty dokumentów

W sekcji Daty dokumentów możemy określić rodzaj daty, z jaką będą zapisywane operacje kasowe podczas automatycznego generowania w nich pozycji (w czasie zamykania dokumentów). Data zapisu kasowego przy zapisie FA – określa, czy zapis kasowy generowany przy Fakturze Sprzedaży/ Wydaniu Kaucji będzie opatrzony datą sprzedaży, datą wystawienia czy terminem płatności Faktury Sprzedaży/ Wydania Kaucji. Data zapisu kasowego przy zapisie PA – określa, czy zapis kasowy generowany przy paragonie będzie opatrzony datą sprzedaży, datą wystawienia czy terminem płatności paragonu. Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – określa, czy zapis kasowy generowany przy Fakturze Zakupu/ Przyjęciu Kaucji będzie opatrzony datą wystawienia, datą zakupu, datą wpływu czy terminem płatności z Faktury Zakupu/ Przyjęcia Kaucji. Data zdarzenia w preliminarzu dla FZ  – określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu podczas zamykania Faktury Zakupu/ Przyjęcia Kaucji, będzie opatrzony datą wystawienia, datą zakupu czy datą wpływu. Data zdarzenia w preliminarzu dla FS/WKA, PA – określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu podczas zamykania Faktury sprzedaży/ Wydania kaucji/ Paragonu będzie opatrzony datą wystawienia czy datą sprzedaży. Data zapisu kasowego dla ewidencji dodatkowej – określa, czy operacja kasowa generowany przy zapisach z ewidencji dodatkowych, będzie opatrzona datą wystawienia, datą zapisu, datą  operacji czy terminem płatności. Data zdarzenia w preliminarzu dla ewidencji kosztów - określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu dla dokumentu wprowadzonego do ewidencji dodatkowej kosztów, będzie opatrzony datą wystawienia, datą zapisu czy datą operacji. Data zdarzenia w preliminarzu dla ewidencji przychodów – określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu dla dokumentu wprowadzonego do ewidencji dodatkowej przychodów, będzie opatrzony datą wystawienia, datą zapisu czy datą operacji. FA/WKA, PA – termin płatności liczony od – określa od jakiej daty liczony jest termin płatności dla Faktur Sprzedaży, Dokumentów Wydania Kaucji i paragonów. Do wyboru mamy datę wystawienia oraz datę sprzedaży. FZ/PKA – termin płatności liczony od - określa od jakiej daty liczony jest termin płatności dla Faktur Zakupu oraz dokumentów kaucyjnych (Przyjęcie Kaucji). Do wyboru mamy datę wystawienia, datę zakupu oraz datę wpływu. Ewidencja dodatkowa – termin płatności liczony od – określa, od jakiej daty liczony jest termin płatności zapisów w ewidencjach dodatkowych. Do wyboru mamy datę wystawienia, datę zapisu oraz datę operacji.

Dokumenty

W systemie Comarch ERP Optima dostępne są następujące typy dokumentów kasowych/bankowych: Delegacje, Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci, Nota Odsetkowa, Ponaglenia Zapłaty, Potwierdzenie Salda, Różnica Kursowa oraz Różnica Kursowa powstała w magazynie walut. Dla każdego z tych typów dokumentów możliwe jest określenie odrębnego sposobu numeracji i domyślnej serii. Umożliwi to łatwe wystawianie dokumentów, bez konieczności każdorazowego wyboru sposobu numeracji. Wyboru można dokonać spośród schematów zdefiniowanych w gałęzi Definicje dokumentów/ Kasa i Bank.

Diety i ryczałty

Wyświetlana jest lista krajów wraz z walutą i kwotami diet i ryczałtów. Lista jest domyślnie uzupełniona wartościami wynikającymi z załącznika do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku (Rozporządzenie MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167)). Kwoty diet, ryczałtów noclegowych i limitów na nocleg można zmienić wpisując indywidualne wartości. Kwoty są zapamiętywane historycznie. Z tego poziomu można również określić czy delegacje mają być wyliczane w oparciu o ustawowe (pobierane z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty) czy indywidualne (pobierane z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty) stawki diet i ryczałtów.

Karty kredytowe

W programie zdefiniowana jest lista najczęściej spotykanych kart kredytowych. Lista predefiniowanych pozycji nie jest edytowalna. Istnieje jednak możliwość dopisania do tej listy innych kart. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Możliwość zmiany nazwy karty jest dostępna tylko, jeśli została ona dopisana przez użytkownika. Usunięcie pozycji jest możliwe tylko dla pozycji wprowadzonych przez użytkownika Podczas wprowadzania zapisu kasowego z wykorzystaniem karty system Comarch ERP Optima sprawdza poprawność jej numeru. Zasady sprawdzania poprawności wprowadzanych numerów kart kredytowych zostały opisane w artykułach związanych z Modułu dostępowego (Kasa/Bank).

Księgowość

Księgowość kontowa

W tej części jest możliwe skonfigurowanie programu pod kątem księgowości kontowej. Wszystkie poniższe opcje są widoczne (z wyjątkiem Bieżący okres obrachunkowy) pod warunkiem, że w Konfiguracji Firmy/Księgowość/Parametry został wcześniej wybrany rodzaj księgowości właśnie jako Księgowość kontowa Lista podzielona jest na dwie zakładki: [Parametry] oraz [Konta różnic kursowych]. Zakładka [Parametry] zawiera następujące informacje: Bieżący okres obrachunkowy – z listy zdefiniowanych okresów obrachunkowych należy wybrać aktualny. Parametr jest widoczny także, jeżeli użytkownik pracuje w module Księga Handlowa tylko do odczytu (włączony jest moduł Księga Podatkowa, a w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry ustawiony jest rodzaj księgowości na „Księgowość kontowa”). 
Księgowanie faktur VAT poprzez rejestr VAT – parametr dotyczy wyłącznie modułu Księga Handlowa. Zaznaczenie parametru powoduje, że program księguje Faktury Sprzedaży i Faktury Zakupu najpierw do rejestru VAT, skąd można je przenieść do dzienników księgowań. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, wówczas Faktury Sprzedaży i Zakupu są przenoszone bezpośrednio do dzienników księgowań, a do rejestrów VAT dokumenty te można przenosić niezależnie. Automatyczne zakładanie kont słownikowych – parametry dotyczą automatycznego zakładania brakujących kont słownikowych w trakcie księgowania. Parametr jest widoczny tylko w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości została zaznaczona księgowość kontowa:
  • W przypadku kontrahentów, pracowników, wspólników – możliwe jest zaznaczenie jednej z opcji: Identyfikator, Kod, NIP/PESEL. W zależności od ustawienia w trakcie księgowania na konta syntetyczne o statusie słownikowe program automatycznie zakłada brakujące konta analityczne o numeracji zgodnej z zaznaczonym parametrem tj. wg identyfikatora (numeracja cyfrowa kont), wg nadanego w programie kodu lub wg numeru NIP/PESEL (jeśli na formularzu podmiotu pole NIP jest puste to konto słownikowe zakładane jest wg numeru PESEL, jeśli NIP jest uzupełniony to do numeru konta pobierany jest NIP).
  • W przypadku banków, urzędów, towarów i środków trwałych – możliwe jest zaznaczenie jednej z opcji: Identyfikator lub Kod/ Nr inwentarzowy. W zależności od ustawienia brakujące konta analityczne są oznaczone zgodnie z numerem ID (numeracja cyfrowa) lub zgodnie z nadanym kodem (banki, urzędy, towary)/ numerem inwentarzowym (środki trwałe). W przypadku zakładania kont analitycznych dla słownika o typie Banki, konta zakładane są dla poszczególnych banków, a nie rachunków bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe). W przypadku kilku rachunków bankowych w jednym banku nie należy stosować kont słownikowych.
Automatyczne zakładanie kont analitycznych niesłownikowych – ma powiązanie z księgowaniem raportów kasowych/bankowych, ustalaniem kont przeciwstawnych na zapisach kasowych/bankowych, z segmentami księgowymi na kategoriach i inicjalizacją bilansu otwarcia na podstawie Preliminarza płatności. W momencie księgowania odpowiednim schematem, jeśli wpisane w polu konto przeciwstawne nie istnieje, program będzie próbował je założyć. Automatyczne rozliczenia i rozrachunki – zaznaczenie parametru po spełnieniu kilku warunków powoduje, że w momencie rozliczania dokumentów w module Kasa/Bank generowany jest rozrachunek na kontach księgowych (jeżeli dokumenty zostały już zaksięgowane lub w momencie ich księgowania) i analogicznie podczas dokonywania rozrachunku dekretów na kontach księgowych generowane jest rozliczenie dokumentów w module Kasa/Bank. Więcej na temat rozrachunków w podręczniku do modułu Księga Handlowa.
Uwaga
Decydując się na połączenie rozliczeń z rozrachunkami należy:
  1. Uporządkować bazę danych poprzez uzgodnienie stanu nierozliczonych dokumentów z nierozliczonymi dekretami na kontach księgowych, w przeciwnym wypadku stan na kontach i w kasie/banku może nie być spójny. W celu odszukania ewentualnych różnic można posłużyć się wydrukiem dostępnym z poziomu Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone, zakładka [Na dzień] - Rozliczenia/Rozrachunki - Zestawienie rozliczeń i rozrachunków.
  2. Zmodyfikować schematy księgowe, tak aby odnosiły się w Kwocie do płatności (Kwota - Płatności - Kwota płatności).
  3. Jeżeli dodatkowo zaznaczany jest w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametr Generowanie zapisów księgowych kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków należy:
  • uzupełnić dzienniki księgowań i datę księgowania dla kompensaty i/lub różnicy kursowej z poziomu formularza okresu obrachunkowego (Konfiguracja Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe),
  • ustawić Domyślne konta dla różnic kursowych na formularzu waluty (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Waluty).
Automatycznie zaznaczaj Rozrachunek dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych – wybranie tej opcji powoduje automatyczne zaznaczanie parametru Rozrachunek przy wprowadzaniu dekretu (po wybraniu konta rozrachunkowego). Generowanie płatności dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych – opcja umożliwia użytkownikowi generowanie płatności w Preliminarzu płatności podczas wprowadzania zapisów bezpośrednio w dziennikach księgowych. Automatycznie zaznaczaj generowanie płatności – parametr dostępny po wybraniu opcji Generowanie płatności dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych. Jego zaznaczenie powoduje automatyczne zaznaczanie parametru Generowanie płatności na ręcznie wprowadzanych dekretach. Dla nowo tworzonych baz parametr jest odznaczony. Dla baz konwertowanych - jeśli Generowanie płatności dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych było zaznaczone to Automatycznie zaznaczaj generowanie płatności też jest zaznaczone, analogicznie z odznaczeniem. Generowanie płatności dla pozycji zapisu księgowego powstałego z księgowania schematem – umożliwia generowanie płatności w Preliminarzu płatności do zapisów księgowych powstałych z księgowania schematem księgowym. Jeśli parametr jest zaznaczony to na zapisach księgowych powstałych na skutek księgowania schematem lub księgowaniem okresowym na utworzonych pozycjach jak i podczas rozbudowywania dekretu o kolejne pozycje dostępny jest parametr Generowanie płatności. Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych –  wybranie tej możliwości pozwala na generowanie płatności w Preliminarzu płatności podczas dodawania zapisów w dokumentach BO. Usuwaj predekretację przy usuwaniu księgowania – zaznaczenie parametru powoduje usunięcie predekretacji z dokumentu w momencie usuwania księgowania. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, wówczas podczas usuwania księgowania zakładka [Predekretacja] pozostaje uzupełniona a dokument nadal jest blokowany do edycji (za wyjątkiem tej zakładki). Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków – zaznaczenie parametru powoduje, że w momencie rozliczania rozrachunków dla różnych kont księgowych i/lub dla kont walutowych zostanie otwarte odpowiednie okno Księgowanie różnicy kursowej i/lub kompensaty. Okno będzie zbudowane z jednej lub dwóch zakładek, w zależności od tego czy będzie generowany zapis księgowy różnicy kursowej i kompensaty czy tylko jednego z tych dokumentów. Kontrola kręgu kosztów – włączenie tego parametru uaktywnia dla modułu Księga Handlowa mechanizmy kontroli kręgu kosztów. Definicje kontroli kręgu kosztów są dostępne w menu Księgowość/ Księgowość/Plan kont/ Definicje kręgu kosztów. Wymuszaj zatwierdzanie zapisów księgowych – zaznaczenie parametru powoduje, że podczas wprowadzania zapisu do bufora księgowego program sprawdza, czy zapis ten nie jest wcześniejszy od „najmłodszego” zapisu w buforze (lub też czy nie jest późniejszy od „najstarszego” zapisu w buforze) o więcej niż 2 miesiące. W takim wypadku dodawanie dokumentu jest blokowane. Wymuszaj bilansowanie cząstkowe zapisów księgowych – zaznaczenie tej opcji powoduje, że przy zapisie polecenia księgowania (PK) wielopozycyjnego uruchamiany jest mechanizm kontrolny, sprawdzający czy istnieje jednoznaczne powiązanie pomiędzy zapisami po stronie Winien i Ma. Jeżeli parametr jest zaznaczony, to nie można zapisać dekretu, na którym istnieje więcej niż po jednym księgowaniu jednostronnym równocześnie po obu stronach. Innymi słowy, księgowanie jest traktowane jako poprawne, jeśli: 
  • Wszystkie pozycje są dwustronne,
  • Istnieje jedno księgowanie jednostronne po Winien i dowolna ilość po Ma (mogą też istnieć równocześnie księgowania dwustronne),
  • Istnieje jedno księgowanie jednostronne po Ma i dowolna ilość po Winien (mogą też istnieć równocześnie księgowania dwustronne).
Zapisuj automatycznie zapis księgowy bilansujący się – zaznaczenie parametru sprawia, że zapisanie pozycji dekretu, który powoduje bilansowanie dokumentu polecenia księgowania skutkuje dodaniem dokumentu PK na liście zapisów księgowych pomimo zamknięcia okna dokumentu PK bez zapisywania zmian. Obsługa kont walutowych – zaznaczenie parametru spowoduje, że w systemie możliwe jest księgowanie na kontach walutowych. Parametr jest widoczny tylko, jeśli użytkownik wykupił moduł Księga Handlowa Plus. Konta walutowe powinny być zakładane na oddzielnym koncie syntetycznym. Data rozrachunku jako późniejsza z dat: wystawienia, operacji, księgowania, termin płatności, bieżąca” – użytkownik określa, która z dat będzie przyjmowana jako data rozrachunku. Data ta pobierana jest z nagłówka dokumentu. Jeżeli w konfiguracji jako datę rozrachunku ustawiono „datę księgowania” i zapis pochodzi z dokumentu bilansu otwarcia, pobierana jest data „Data” z pozycji BO, a nie data księgowania z nagłówka dokumentu. Subanalityki walutowe na kontach słownikowych – parametr pojawi się tylko, jeśli użytkownik zaznaczy obsługę kont walutowych. Jeśli parametr jest zaznaczony, podczas księgowania dla konta analitycznego kontrahenta tworzone są konta subanalityczne dla poszczególnych walut. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – dla każdej waluty tworzone jest konto analityczne o kolejnym numerze. Przeszacowanie walut na koniec – parametr określa za jaki okres ma zostać wykonane przeszacowanie. Użytkownik ma możliwość wskazania opcji: miesiąca, kwartału lub okresu obrachunkowego. Zaznaczenie opcji jest możliwe jeżeli zaznaczono parametr Obsługa kont walutowych. Domyślnie dla parametru wskazana jest opcja okresu obrachunkowego. Księgowanie dokumentów przeszacowania walut na początek okresu – parametr określa w jaki sposób ma zostać zaksięgowane przeszacowanie na początek okresu. Użytkownik ma możliwość wskazania opcji:
  • stornem czerwonym – umożliwia księgowanie przeszacowania walut na początek okresu po tej samej stronie konta, co zapisy wygenerowane na koniec okresu, ze znakiem minus. Opcja domyślnie zaznaczona.
  • stornem czarnym – umożliwia księgowanie przeszacowania walut na początek okresu po przeciwnej stronie konta, co zapisy wygenerowane na koniec okresu, ze znakiem plus.
  Zaznaczenie opcji jest możliwe jeżeli zaznaczono parametr Obsługa kont walutowych. Zakładka [Konta różnic kursowych] Na zakładce [Konta różnic kursowych] istnieje możliwość wskazania domyślnych kont księgowych dla różnic kursowych indywidualnie dla każdej firmy. Na zakładce dostępna jest lista walut wprowadzonych w Konfiguracji Programu/ Ogóle/ Waluty, za wyjątkiem waluty systemowej. Nie ma możliwości dodania oraz usuwania walut z listy. Dodanie nowej waluty w Konfiguracji Programu/ Ogóle/ Waluty powoduje dodanie tej waluty na zakładce [Konta różnic kursowych] (bez uzupełnionych kont dla różnic kursowych). Usunięcie waluty w Konfiguracji Programu/ Ogóle/ Waluty powoduje usunięcie tej waluty z zakładki [Konta różnic kursowych]. Kolumny Symbol oraz Nazwa waluty nie podlegają edycji. Użytkownik ma możliwość uzupełnienia dowolnego konta księgowego, niezależnie od okresu obrachunkowego.

Parametry

Lista podzielona jest na dwie zakładki: [Parametry] oraz [Operacje automatyczne]. Zakładka [Parametry] zawiera następujące informacje: Rodzaj księgowości – określa rodzaj księgowości prowadzonej przez podatnika: Ewidencja ryczałtowa, Księga podatkowa lub Księgowość kontowa. Numeracja rejestrów VAT ciągła w roku – określa sposób numeracji zapisów w rejestrach VAT. Jeśli parametr jest wyłączony, wówczas w ramach każdego miesiąca zapisy są numerowane począwszy od Lp=1. Jeśli parametr jest włączony – zapisy w rejestrach VAT są numerowane narastająco w ramach całego roku. Numeracja ewidencji dodatkowej ciągła w roku - określa sposób numeracji zapisów w ewidencji dodatkowej. Jeśli parametr jest wyłączony, wówczas w ramach każdego miesiąca zapisy są numerowane począwszy od Lp=1. Jeśli parametr jest włączony – zapisy w ewidencji dodatkowej są numerowane narastająco w ramach całego roku. Parametr domyślnie zaznaczony. Generowanie dowodów wewnętrznych w Rejestrach VAT – umożliwia utworzenie dowodów wewnętrznych dla faktur przeniesionych z modułu Faktury lub zaimportowanych poprzez Pracę Rozproszoną. Pokazuj okno generowania dok. wew. przy zapisie dokumentu w Rej. VAT – zaznaczenie parametru powoduje, iż podczas wprowadzania dokumentu do Rejestru VAT (dotyczącego np. nabycia wewnątrzunijnego, odwrotnego obciążenia) automatycznie pojawia się okno generowania pojedynczego dowodu wewnętrznego. Domyślnie zaznaczony. Pobieraj rodzaj z kategorii towaru/usługi przy przenoszeniu do Rejestru VAT – określa jak jest ustalany rodzaj zakupu/sprzedaży na pozycjach dokumentu przesłanego do Rejestru VAT z modułu Faktury. Jeżeli parametr jest włączony – sprawdzany jest rodzaj ustawiony na pozycji dokumentu w module Faktury i na jego podstawie przenoszony jest rodzaj na dokument do Rejestru VAT. Jeśli parametr jest wyłączony, wówczas podczas przenoszenia dokumentów z modułu Faktury do Rejestru VAT rodzaj na pozycjach dokumentu pobierany jest z cennika dla faktur sprzedaży, a z kategorii dla faktur zakupu. Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie – dla dokumentów krajowych wystawionych w walucie obcej umożliwia wykazanie kwoty VAT transakcji w walucie PLN i kwoty netto w walucie dokumentu. Wybranie tej opcji powoduje automatyczne zaznaczanie w rejestrze VAT parametru Płatność VAT w PLN na dokumentach krajowych wystawionych w walucie obcej. Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości - określa sposób przeliczenia kwoty podatku VAT w walucie na PLN na dokumentach walutowych w rejestrach VAT. Użytkownik ma możliwość wyboru opcji:
  • VAT w walucie – kwota brutto w walucie przeliczana jest po kursie na PLN, kwota netto w walucie przeliczana jest po kursie na PLN oraz kwota VAT w walucie przeliczana jest po kursie na PLN. Jeżeli suma netto i VAT w PLN nie zgadza się z wartością brutto w PLN to korygowany jest podatek VAT w PLN
  • netto w PLN - kwota netto w walucie przeliczana jest po kursie na PLN, a następnie od tak przeliczonej kwoty w PLN wyliczana jest kwota VAT poprzez przemnożenie kwoty netto w PLN przez stawkę VAT. Kwota brutto wyliczana jest jako suma kwoty netto w PLN oraz kwoty VAT w PLN.
Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Handel to zmiana ustawienia parametru powoduje ustawienie tej samej opcji dla parametru Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Analogicznie, zmiana ustawienia w parametrach modułu Handel powoduje zmianę w parametrach w księgowości. Przenoszenie numeru własnego do identyfikatora księgowego – wybranie tej opcji powoduje, że podczas księgowania dokumentów z modułu Faktury (z wyjątkiem Paragonów przenoszonych zbiorczo) do rejestrów VAT lub dzienników księgowych nadawany jest identyfikator księgowy odpowiadający numerowi własnemu dokumentu z modułu Faktury. Zaznaczenie parametru ma także wpływ na nadawanie identyfikatora księgowego podczas księgowania do dzienników księgowych raportów kasowych/bankowych, dokumentów handlowo-magazynowych oraz dokumentów z ewidencji dodatkowej. Definiowalny schemat numeracji ID księgowego – określa sposób numeracji identyfikatora księgowego. Jeżeli parametr jest włączony – Użytkownik ma możliwość zdefiniowania własnego schematu numeracji ID księgowego. Jeśli parametr jest wyłączony, wówczas stosowany jest domyślny schemat numeracji ID mający człony nr/rok/nazwa rejestru (dziennika). Data obok parametru informuje od kiedy program używa definiowalnego schematu numeracji ID księgowego. Jeśli zaznaczony jest ten parametr oraz Przenoszenie numeru własnego do identyfikatora księgowego to nadrzędny jest parametr o przenoszeniu numeru własnego do identyfikatora księgowego. Przenoszenie pojedynczych paragonów do rejestru VAT – określa sposób przenoszenia paragonów z modułu Faktury do rejestru VAT. Odznaczenie parametru skutkuje przenoszeniem wszystkich zaznaczonych paragonów do jednego zapisu zbiorczego w rejestrze VAT. Jego zaznaczenie – przenoszenie każdego paragonu do rejestru VAT jako osobnej pozycji. Numeracja zapisów księgowych ciągła w roku – określa sposób numeracji zapisów w ewidencji księgowej. Jeśli parametr jest wyłączony, wówczas w ramach każdego miesiąca zapisy są numerowane począwszy od Lp=1. Jeżeli parametr jest włączony – zapisy w księdze numerowane są narastająco w ramach całego roku. Parametr jest dostępny tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową lub Ewidencję ryczałtową. Zbiorcze księgowanie dokumentów (nie podlegają automatycznemu księgowaniu) - sekcja jest dostępna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową lub Ewidencję ryczałtową). Możliwe jest zaznaczenie opcji: 
  • Rejestry sprzedaży VAT,
  • Ewidencja dodatkowa przychodów,
  • Różnice kursowe/ Różnice kursowe MW .
Jeśli parametr jest zaznaczony dla danego typu dokumentów, wówczas w trakcie księgowania tworzony(e) jest (są) zbiorcze zapisy księgowe dzienne lub miesięczne. Jeśli parametr jest wyłączony – dla każdego zapisu tworzony(e) jest (są) zapisy w ewidencji księgowej. Po zaznaczeniu w tej sekcji danego rodzaju dokumentu następuje jego odznaczenie w sekcji Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań (jeżeli był wcześniej zaznaczony). Księgowanie składek ZUS do KP w następnym miesiącu w dniu:– parametr jest dostępny tylko w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybraliśmy Księgę podatkową. Standardowo do KP księgowane są wszystkie koszty związane z wypłatą. Księgowanie to zapisane jest pod jedną datą (datą wypłaty). W celu oddzielnego księgowania wypłat i związanych z nią składek ZUS należy zaznaczyć parametr i podać dzień księgowania. W takim przypadku będzie to najczęściej dzień przekazania składek do ZUS.
Przykład
W konfiguracji parametr Księgowanie składek ZUS do KP w następnym miesiącu ustawiamy na 15. Wypłata za okres października zrobiona 31.10.2017. Wypłaty zostaną zaksięgowane z dniem wypłaty (31.10.2017), składki pojawią się z datą 15.11.2017. Wypłata za okres października zrobiona 5.11.2017. Wypłaty zostaną zaksięgowane z datą wypłaty (5.11.2017), składki zaś z datą 15.12.2017
Księgowanie faktur zaliczkowych zafiskalizowanych od razu w przychody – opcja dostępna tylko w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybraliśmy Księgę podatkową. Znaczenie parametru powoduje, że wszystkie faktury sprzedaży zaliczkowe zafiskalizowane z poziomu modułu Handel są księgowane do Rejestru VAT z ustawioną kolumną do księgowania 7. Sprzedaż. Faktury sprzedaży zaliczkowe niezafiskalizowane są księgowane do Rejestru VAT z ustawioną kolumną do księgowania 15. Zaszłości. Na fakturze finalnej pozycja dotycząca faktur zaliczkowych zarówno zafiskalizowanych jak i nie-zafiskalizowanych również ma ustawioną kolumnę 7. Sprzedaż. Firma wielozakładowa – parametr widoczny tylko w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Po zaznaczeniu parametru pojawia się formularz zakładu domyślnego, na którym użytkownik uzupełnić musi symbol zakładu (maksymalnie 30 znaków). Pozostałe dane pobierane są z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy i nie podlegają edycji. Po zapisaniu formularza zakładu pojawia się okno z domyślnie zaznaczonymi opcjami umożliwiającymi ustawienie zakładu na kartach pracowników, formularzach środków trwałych/  WNiP oraz kartach samochodów. Po zmianie danych w pieczątce firmy, automatycznie są one aktualizowanie na formularzu zakładu domyślnego. Księgowanie dokumentów z datą – określa datę zapisu księgowego dla zapisów księgowanych z ewidencji pomocniczych: bieżącą, wystawienia, operacji lub zapisu:
  • Data bieżąca – oznacza, że dokumenty będą księgowane z datą bieżącą ustawioną w menu Narzędzia/ Data bieżąca.
  • Data operacji dla Faktur Sprzedaży oznacza datę sprzedaży, dla Faktur Zakupu – datę zakupu.
  • Data zapisu dla Faktur Sprzedaży oznacza datę wystawienia, dla Faktur Zakupu – datę wpływu.
Gdy wybrano jako rodzaj księgowości Księgę podatkową, pojawia się dodatkowa opcja: Przychody: Operacji/Koszty: Wystawienia co oznacza, że Faktury Sprzedaży oraz dokumenty przychodowe będą księgowane z datą sprzedaży/operacji, natomiast Faktury Zakupu oraz dokumenty kosztowe z datą wystawienia. Pozwalaj na księgowanie faktur przekształconych z zaksięgowanego paragonu – zaznaczenie parametru powoduje, że użytkownik będzie mógł zaksięgować fakturę wystawioną do paragonu, który został wcześniej przeniesiony do rejestru VAT i/lub zaksięgowany na konta (lub do ewidencji ryczałtowej/KPiR). Dodatkowo należy wtedy ręcznie wyksięgować paragon, jeśli został on wcześniej zaksięgowany. Domyślnie parametr ten jest odznaczony dla nowych oraz konwertowanych baz i program zachowa się tak w wersjach, w których parametr ten nie występował, czyli nie pozwoli na księgowanie takich faktur – wtedy należy zaksięgować paragon (o ile nie został on wcześniej zaksięgowany). Kontrola duplikacji zapisów w Księdze podatkowej – parametr widoczny tylko w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Parametr jest domyślnie zaznaczony wraz z opcjami: NIP Kontrahenta, Numer dokumentu oraz Kwota dokumentu. Użytkownik ma możliwość zmiany parametrów kontroli i wybrania oprócz wyżej wymienionych opcji: Akronim podmiotu, Data księgowania, Data operacji. Kontrola duplikacji wymaga wskazania co najmniej dwóch parametrów kontroli. Kontrola duplikacji zapisów w Ewidencji ryczałtowej – parametr widoczny tylko w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Ewidencję ryczałtową. Parametr jest domyślnie zaznaczony wraz z opcjami: Numer dokumentu oraz Kwota dokumentu. Użytkownik ma możliwość zmiany parametrów kontroli i wybrania oprócz wyżej wymienionych opcji: Data wpisu do ewidencji, Data uzyskania przychodu. Kontrola duplikacji wymaga wskazania co najmniej dwóch parametrów kontroli. Renumeracja rejestru VAT wg – parametr określający sposób numeracji liczby porządkowej dla dokumentów w rejestrach VAT. Użytkownik ma możliwość wyboru pomiędzy datą wystawienia/wpływu a datą obowiązku podatkowego/prawa do odliczenia. Podział odliczeń w rejestrze VAT zakupu – parametr określający sposób podziału pozycji na dokumencie w rejestrze VAT zakupu na część podlegającą i niepodlegającą odliczeniu. Użytkownik ma możliwość wyboru pomiędzy podziałem zarówno kwoty Netto i VAT, jak również samej kwoty VAT. Zakładka [Operacje automatyczne] zawiera następujące informacje: Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT – w sekcji możliwe jest zaznaczenie opcji:
  • Dowody wewnętrzne zakupu,
  • Faktury zakupu.
Po zaznaczeniu danego rodzaju dokumentów istnieje możliwość wskazania rejestru VAT, do którego mają być przenoszone dokumenty. Jeśli parametr jest zaznaczony dla danego rodzaju dokumentów, wówczas w trakcie zatwierdzania dokumentu automatycznie przenoszony jest on do rejestru VAT zakupu. Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań – sekcja jest dostępna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową lub Ewidencję ryczałtową). Możliwe jest zaznaczenie opcji:
  • Amortyzacje (opcja dostępna tylko dla Księgi Podatkowej),
  • Delegacje (opcja dostępna tylko dla Księgi Podatkowej),
  • Ewidencja dodatkowa kosztów (opcja dostępna tylko dla Księgi Podatkowej),
  • Ewidencja dodatkowa przychodów,
  • Faktury zakupu (opcja dostępna tylko dla Księgi Podatkowej),
  • Likwidacje (opcja dostępna tylko dla Księgi Podatkowej),
  • Lista płac (opcja dostępna tylko dla Księgi Podatkowej),
  • Rejestr sprzedaży VAT,
  • Rejestr zakupu VAT (opcja dostępna tylko dla Księgi Podatkowej),
  • Różnice kursowe,
  • Różnice kursowe MW,
  • Spis z natury (opcja dostępna tylko dla Księgi Podatkowej),
  • Zapisy kasowe/bankowe (opcja dostępna tylko dla Księgi Podatkowej).
Jeśli parametr jest zaznaczony dla danego rodzaju dokumentów, wówczas w trakcie zapisu/ zatwierdzania dokumentu następuje jego księgowanie do Księgi Podatkowej/ Ewidencji Ryczałtowej. Po zaznaczeniu danego rodzaju dokumentu w sekcji Zbiorcze księgowanie dokumentów (nie podlegają automatycznemu księgowaniu) nie jest możliwe zaznaczenie tego rodzaju dokumentu w sekcji Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań.

Okresy obrachunkowe

Konfiguracja firmy/Księgowość/Okresy obrachunkowe pozwala na automatyczne definiowanie okresów obrachunkowych. Okresy obrachunkowe służą do wprowadzania logicznego podziału bazy danych. Każdy okres obrachunkowy ma swój plan kont, własny zestaw dzienników cząstkowych, także dziennik główny ujmowany jest w kontekście roku obrachunkowego. Gałąź jest widoczna także, jeżeli użytkownik pracuje w module Księga Handlowa tylko do odczytu (włączony jest moduł Księga Podatkowa, a w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry ustawiony jest rodzaj księgowości na „Księgowość kontowa”). Lista zawiera kolumny: Symbol roku obrachunkowego, Datę otwarcia roku obrachunkowego, Długość trwania  roku obrachunkowego oraz dodatkowy Opis. Formularz okresu obrachunkowego Dane okresu obrachunkowego wprowadzane są na formularzu zawierającym następujące pola: Symbol – symbol okresu obrachunkowego np. 2019. Data otwarcia – data rozpoczęcia nowego okresu obrachunkowego. Długość (w miesiącach) – długość okresu obrachunkowego może wynosić maksymalnie 23 miesiące. Domyślnie  program podpowiada 12 miesięcy. Data zamknięcia – data ostatecznego zamknięcia okresu obrachunkowego. Dopóki formatka z danymi nie zostanie zapisana, datę zamknięcia można cofnąć. Opis – dodatkowy opis Numeracja dziennika cząstkowego ciągła w roku - określa sposób numeracji dziennika cząstkowego. Jeżeli parametr jest włączony – numeracja jest nadawana narastająco w ciągu roku obrachunkowego. Jeśli parametr jest wyłączony, wówczas numeracja jest sprawdzana w obrębie danego dziennika cząstkowego w ramach danego miesiąca konkretnego roku kalendarzowego. Parametr jest dostępny tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową
Dotyczy wersji: 2018.1.1
Zaliczki uproszczone na CIT – zaznaczenie parametru umożliwia naliczanie uproszczonych zaliczek na podatek dochodowy od osób prawnych (CIT). Parametr domyślnie odznaczony.
Dziennik RK – dziennik księgowań dla dekretu różnicy kursowej generowanego podczas rozliczania rozrachunków w „tle” lub podczas dokonywania rozrachunków z listy rozrachunków nierozliczonych. Data księgowania RK - domyślnie ustawiana jest jako data rozrachunku, która jest pobierana z Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowaData rozrachunku jako późniejsza z dat. Dziennik KOMP - dziennik księgowań dla dekretu kompensaty generowanego podczas rozliczania rozrachunków w „tle” lub podczas dokonywania rozrachunków z listy rozrachunków nierozliczonych. Data księgowania KOMP – domyślnie ustawiana jest jako data rozrachunku, która jest pobierana z Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowaData rozrachunku jako późniejsza z dat. Stempel – zawiera informacje o osobie, która założyła okres obrachunkowy, oraz o osobie, która dokonała jego modyfikacji. Przy zapisywaniu informacji o nowym okresie obrachunkowym pojawia się pytanie Zostaną zaimportowane nazwy dzienników, plan kont, grupy kont oraz kręgi kosztów. Czy kopiować ustawienia z poprzedniego okresu obrachunkowego? Potwierdzenie tej informacji powoduje przepisanie parametrów wymienionych w komunikacie z poprzedniego okresu obrachunkowego do nowo założonego okresu. Podczas zakładania nowego okresu obrachunkowego pojawia się również okno pozwalające na ustalenie parametrów kopiowania planu kont na kolejny rok obrachunkowy: czy plan kont ma być kopiowany razem z kontami nieaktywnymi i/lub kontami słownikowymi o zerowych saldach. W celu odchudzenia planu kont należy odznaczyć te parametry - plan kont skopiuje się bez kont nieaktywnych ani słownikowych, które miały zerowe saldo w poprzednim okresie obrachunkowym.
Uwaga
Zaznaczenie parametru Data zamknięcia, wskazanie daty i zapisanie formularza uniemożliwia wprowadzanie jakichkolwiek zmian w zapisach księgowych, jak również na dopisanie nowych zapisów w zamkniętym okresie.
 

Deklaracje i stawki podatkowe

Zawarte tu informacje dotyczą deklaracji VAT-7.
Rozliczanie VAT metodą:
  • Zwykłą – do deklaracji VAT-7 wchodzą wszystkie kwoty, również te z dokumentów z płatnością odroczoną, które jeszcze nie zostały zapłacone.
  • Kasową – do deklaracji VAT-7 wchodzą tylko kwoty pochodzące z zapisów, które zostały zapłacone. Możliwość taka została wprowadzona przez ustawodawcę od 1 października 2002 roku.
Kwartalne rozliczenia VAT– zaznaczenie parametru powoduje, że deklaracje VAT-7 będą liczone za okres kwartału, możliwe jest wybranie rodzaju składanej deklaracji kwartalnej:
  • VAT-7K – tzw. mali podatnicy, o których mowa w art. 2 pkt 25 ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązani do składania deklaracji za okresy kwartalne,
  • VAT-7D – podatnicy, o których mowa w art. 15 ustawy, inni niż mali, obowiązani do składania deklaracji za okresy kwartalne (parametr możliwy do zaznaczenia dla deklaracji składanych przed 1 stycznia 2017 r.).
Jeśli parametru nie zaznaczymy, deklaracje będą liczone za okres miesiąca. Deklaracja VAT-UE składana – parametr określa czy deklaracje mają być składane miesięcznie czy kwartalnie. Możliwość składania deklaracji w okresach miesięcznych została wprowadzona przez ustawodawcę od 1 stycznia 2010 roku. Możliwość składania deklaracji w okresach kwartalnych zablokowana została od 1 stycznia 2017 r. Rozliczanie ryczałtu w okresach kwartalnych – parametr ten jest widoczny do grudnia 2022 r. po zaznaczeniu Ewidencji ryczałtowej w Konfiguracja Firmy/ Księgowość/ Parametry. Od stycznia 2023 r. parametr jest widoczny dla każdego rodzaju księgowości. Poprzez jego zaznaczenie użytkownik decyduje, że podatek ryczałtowy będzie rozliczany w okresach kwartalnych. W przypadku tych czterech parametrów można ustalić, od kiedy ich ustawienie obowiązuje (miesiącrok należy podać w polach dostępnych w górnej części okna). Generować zapis korekcyjny VAT do zakupów związanych ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną – deklaracja VAT-7 – po zaznaczeniu tego parametru w przypadku, gdy w firmie występuje sprzedaż zwolniona i opodatkowana, po zablokowaniu przed zmianami pliku JPK_V7 tworzone są zapisy korekcyjne we wskazanym przez użytkownika rejestrze VAT. Deklaracja CIT – opcja pozwala na ustalenie wysokości stawki podatku dochodowego. Zaliczki na podatek dochodowy CIT – parametr określa czy zaliczki na podatek CIT mają być liczone miesięcznie czy kwartalnie. W przypadku zmiany metody rozliczania podatku CIT należy ustalić miesiąc i rok, od którego nastąpi zmiana, w górnej części okna i wybrać odpowiednią opcję: miesięcznie/kwartalnie.

Dzienniki

Lista dzienników księgowań wykorzystywanych w księgowości kontowej. Zestaw dzienników jest unikalny dla okresu obrachunkowego, w Konfiguracji wyświetlane są wyłącznie dzienniki bieżącego okresu obrachunkowego. Lista obsługiwana jest przez standardowe klawisze obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Usunięcie dziennika jest możliwe tylko w przypadku, gdy w danym dzienniku nie ma żadnego zapisu. Formularz dziennika cząstkowego Formularz składa się z dwóch zakładek:
  • [Ogólne] – zawiera symbol i nazwę dziennika oraz informację o operatorze, który założył dziennik oraz ostatnio go modyfikował (wraz z datami założenia i modyfikacji)
  • [Zakazy] – na zakładce możliwe jest wprowadzenie zakazu pracy dla poszczególnych operatorów. Zakazy mogą dotyczyć dodawania, podglądu, zmiany i usuwania zapisów.
Pola dotyczące dodawania, podglądu, zmiany i usuwania obsługiwane są przy pomocy pól wyboru. Jeśli pole wyboru nie jest zaznaczone – zakaz (np. usuwania zapisów w dzienniku) nie jest aktywny. Jeśli pole wyboru jest zaznaczone   – zakaz jest aktywny (operator nie może w danym dzienniku usuwać zapisów). Formularz obsługiwany jest przez standardowe przyciski, opisane szczegółowo tutaj. Usunięcie dziennika jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie ma w nim żadnych zapisów.

Rejestry sprzedaży VAT i rejestr zakupów VAT

Lista rejestrów VAT utworzonych dla bieżącej bazy danych. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo tutaj. Operacja dodania lub modyfikacji elementu otwiera okno zawierające Nazwę, Opis oraz parametr Nieaktywny. Nazwa – nazwa elementu musi być unikalna w ramach danego typu rejestru tzn. nie można wprowadzić dwóch rejestrów zakupu o tej samej nazwie, ale może istnieć identycznie nazwany rejestr zakupów i rejestr sprzedaży. Opis – jest polem informacyjnym, pozwalającym dodatkowo opisać dany rejestr. Nie można z listy usunąć rejestru, do którego zostały już wprowadzone jakieś zapisy. Nieaktywny – parametr pozwala ustawić dany podrejestr jako nieaktywny. Nieaktywny rejestr nie jest następnie dostępny na rozwijanych listach w obrębie Rejestru VAT, a dokumenty wprowadzone do nieaktywnego rejestru widoczne są tylko na zakładkach [Wszystkie rejestry] oraz [Do deklaracji].

Wydruki rejestrów VAT

W tym miejscu możemy ustalić kolejność stawek VAT w poszczególnych kolumnach na wydruku rejestru – osobno dla rejestru zakupu i rejestru sprzedaży. Lista obsługiwana jest przez przyciski:  Edycja pozycji  - edytowana jest kolumna zawierająca stawkę VAT. Zmiana stawki jest możliwa przez wybór z listy rozwijanej po wciśnięciu . Na liście dostępne są wszystkie stawki zdefiniowane w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Stawki VAT  Zapisz,  Przywróć stan poprzedni,  Zmiana funkcji/ zamknięcie okna bez zapisu.
Uwaga
W przypadku generowania wydruku tekstowego 15": dla jego prawidłowego uzyskania wymagane jest odpowiednie zdefiniowanie kolumn - powinny być zdefiniowane 4 kolumny z niezerową stawką (czyli takie, gdzie jest kwota netto i podatek VAT np. 8%, 23%), albo 3 kolumny z niezerową stawką i dwie spośród 0%, ZW, NP.

Rejestry przychodów i rejestry kosztów

Lista rejestrów dla ewidencji przychodów i kosztów utworzonych dla bieżącej bazy danych. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo tutaj. Operacja dodania lub modyfikacji elementu otwiera okno zawierające Nazwę, Opis oraz parametr Nieaktywny. Nazwa – nazwa elementu musi być unikalna w ramach danego typu rejestru tzn. nie można wprowadzić dwóch rejestrów w ewidencji kosztów o tej samej nazwie, ale może istnieć identycznie nazwany rejestr w ewidencji kosztów i w ewidencji przychodów. Opis – jest polem informacyjnym, pozwalającym dodatkowo opisać dany rejestr. Nie można z listy usunąć rejestru, do którego zostały już wprowadzone jakieś zapisy. Nieaktywny – parametr pozwala określić wybrany podrejestr jako nieaktywny. Nieaktywny rejestr nie jest następnie dostępny na rozwijanych listach w obrębie Ewidencji dodatkowej.

Płatności do rejestru VAT

W tej grupie zebrane są parametry odpowiadające za współpracę pomiędzy modułem Kasa/BankKsięgą Handlową (Podatkową) na poziomie płatności do zapisów w rejestrach VAT. Współpraca ta polega na generowaniu zapisów kasowych/ bankowych dla poszczególnych zapisów w rejestrach VAT sprzedaży i zakupów. Typ dokumentu dla rejestru sprzedaży – oprócz standardowych typów dokumentów w klasie Wpłata warto utworzyć odrębny typ dla zapisów pochodzących bezpośrednio z rejestrów VAT sprzedaży. Przypomnijmy, że dla każdego typu dokumentu ustalany jest odrębny schemat numeracji. Typ dokumentu dla rejestru zakupów – również ze względu na odrębną numerację warto założyć odrębny typ w klasie Wypłata dla zapisów pochodzących z rejestrów VAT zakupów.

Działalność

Określa dokładnie rodzaj działalności firmy. Typ działalności – określa podstawowy typ działalności, dla którego prowadzona jest księgowość w bieżącej bazie danych: pozarolnicza działalność gospodarcza, najem, dzierżawa lub działalność w specjalnej strefie ekonomicznej. Data rozpoczęcia działalności – w szczególności pole to wykorzystywane jest na deklaracji PIT-36 (jeżeli typ działalności zdefiniowano jako działalność w specjalnej strefie ekonomicznej). Jeżeli działalność zdefiniowano jako działalność w specjalnej strefie ekonomicznej to dodatkowo należy wypełnić informację o numerze zezwolenia i dacie zezwolenia oraz o zasadach korzystania z preferencji. Mamy możliwość wyboru: firma nie korzysta z żadnych preferencji, korzysta z preferencji i korzysta ze zwolnienia. Po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/Księgowość/Parametry rodzaju księgowości Ewidencja ryczałtowa w gałęzi Działalność pojawiają się następujące parametry: Działalność w spółce – po zaznaczeniu parametru można określić ilość wspólników oraz dane wspólnika składającego oświadczenie (imię, nazwisko, nazwa urzędu skarbowego). W tym miejscu można również określić ilość zatrudnionych członków rodziny, zatrudnionych ogółem (w tym emerytów i rencistów), zatrudnionych uczniów oraz zatrudnionych na umowę-zlecenie.

Wydruki rejestrów VAT marża

W tym miejscu możemy ustalić kolejność stawek VAT w poszczególnych kolumnach na wydruku rejestru – osobno dla rejestru opodatkowania marży i rejestru dla biur turystycznych. W przypadku wydruku dla biur turystycznych pierwsze dwie kolumny dotyczą usług nabytych dla bezpośredniej korzyści, a cztery ostatnie z tytułu usług własnych.

Dokumenty

Dla dokumentów typu BO (Bilans Otwarcia), EDK (Ewidencja Dodatkowa Kosztów), EDP (Ewidencja Dodatkowa Przychodów),ID (Identyfikator księgowy), KOMPK (PK kompensaty), NODS (Nota odsetkowa – księgowość), PSLD (Potwierdzenie salda – księgowość), PZAP (Ponaglenie zapłaty – księgowość) oraz RKKH (Różnica kursowa KH)  możliwe jest w tym miejscu określenie domyślnego schematu numeracji i serii.

Magazyn

Parametry

Parametry to miejsce, w którym określamy podstawowe informacje o sposobie działania modułu Magazyn. To tutaj podajemy w jaki sposób będziemy rozliczali magazyn, kontrolowali zasoby i dopisywali kolejne pozycje do dokumentu. Obszar składa się z 6 zakładek podzielonych tematycznie.  Zakładka [Ogólne] Na tej zakładce znajdują się wszystkie parametry dotyczące ogólnego działania programu w zakresie zarządzania magazynem i dokumentami magazynowymi. Naliczanie kosztu własnego sprzedaży wg metody:
FIFO – pierwsze weszło pierwsze wyszło, koszt naliczany jest w trakcie zapisywania dokumentu. Jest to domyślna metoda rozliczania magazynu, ustawiana automatycznie, jeśli użytkownik nie dokona innego wyboru. LIFO – ostatnie weszło, pierwsze wyszło, koszt własny sprzedaży naliczany jest automatycznie w trakcie zapisywania dokumentu. AVCO – metoda średniej ważonej, koszt własny sprzedaży naliczany jest w trakcie zapisywania dokumentu. W przypadku wybrania metody AVCO pojawia się parametr Brak kontroli chronologii. Parametr ma znaczenie przy wystawianiu dokumentów z datą wstecz. Jeśli parametr nie jest zaznaczony to przy próbie wystawienia dokumentu z datą wcześniejszą niż ostatnia dostawa towaru program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu. Natomiast w przypadku, gdy parametr jest zaznaczony, program pozwoli na wystawienie dokumentu z datą wcześniejszą niż data ostatniej dostawy. Warunkiem jest,  że w magazynie, na dzień zgodny z datą wydania towaru, była odpowiednia jego ilość. W przypadku metody AVCO i kilku magazynów, jeżeli jest korygowana wartość przyjęcia na jednym magazynie, a ten sam towar został porozdzielany na różne magazyny, wartość towaru jest korygowana w zależności od aktualnego stanu i wartości towarów na tych magazynach.
Uwaga
Po wybraniu jednej z metod rozliczania magazynu i dopisaniu do bazy jakiegokolwiek dokumentu magazynowego nie będzie możliwości wyboru innej metody.
Uwaga
Praca na partiach towaru w module Handel Plus możliwa jest tylko i wyłącznie przy wybranej metodzie rozliczania magazynu FIFO lub LIFO, nie jest możliwa dla metody AVCO. Jeśli nie wybierzemy konkretnych partii, wówczas rozliczanie magazynu przebiega według wybranej wcześniej metody (FIFO lub LIFO).
Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych:
  • W edycji przed zapisem – przy próbie dodania pozycji, której brakuje na magazynie na dokument WZ, RW, lub MM, FS/PA z opcją pobrania towaru z magazynu, użytkownik otrzyma informację o brakującej ilości (towar nie zostanie dodany na dokument). Podczas weryfikacji ilości program bierze pod uwagę ilość dostępną towaru (pomniejszoną o rezerwacje) jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/Zamówienia i rezerwacje jest zaznaczona opcja Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, jeśli nie jest zaznaczona, sprawdzana jest całkowita ilość.
  • Przy akceptacji pozycji (przez bufor) – parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru. Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji i wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę.
Z dwóch dostępnych w tej sekcji opcji można zawsze wybrać tylko jedną lub nie zaznaczać żadnej.
Uwaga
Dokumentami rozchodowymi są WZ – wydanie zewnętrzne, RW – rozchód wewnętrzny, WKA – wydanie kaucji, MM – przesunięcie międzymagazynowe i korekta ilościowa do dokumentów PZ i PW.
Agregacja pozycji:
  • na dokumentach utworzonych z WZ, PZ, RO, ZD – jeśli na PZ, WZ, RO, ZD występują identyczne pozycje towarowe/usługowe to przy zaznaczonym parametrze, po przekształceniu do innych dokumentów, pozycje te zostaną zagregowane.
  • na dokumentach RWS – dokument RWS (Rozchód Wewnętrzny Składników) jest generowany automatycznie podczas zamykania dokumentu PWP (Przyjęcie Wewnętrzne Produktów). Na dokumencie PWP można wprowadzić produkty wykorzystujące ten sam składnik. Jeśli nie zaznaczymy tego parametru, wówczas na RWS pojawi się tyle pozycji ze składnikami, ile jest na wszystkich pozycjach elementu PWP. Jeśli agregacja zostanie włączona, to na pozycjach RWS zostaną pokazane zsumowane ilości dla poszczególnych składników.
Konwersja:
  • FS/PA/FPF/PZ do WZ – przenoś usługi na WZ – włączenie parametru powoduje, że podczas konwersji dokumentów (Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Przyjęć Zewnętrznych) do dokumentu WZ (Wydanie Zewnętrzne) lub podczas wydawania towaru do Faktury Pro Forma na dokument WZ przenoszone są również pozycje będące usługami.
  • FZ do PZ – przenoś usługi na PZ – włączenie parametru powoduje, że podczas konwersji dokumentu FZ (Faktura Zakupu) do dokumentu PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) na dokument PZ przenoszone są również pozycje będące usługami.
  • PZ do WZ – pobieraj ilość dostępną – włączenie parametru powoduje, że podczas przekształcenia PZ do WZ pobierana jest ilość dostępna w danym momencie na magazynie.
  Ilości na listach – liczba miejsc po przecinku – określa ilość miejsc po przecinku, jaka jest wyświetlana na listach zawierających ilości towarów/usług. Zakładka [Zamówienia i Rezerwacje] Na tej zakładce widnieją parametry związane z rezerwowaniem oraz zamawianiem towaru, a także ustawienia odpowiadające za dostępność towaru na magazynie. Wyświetlanie ZD na zasobach wg:
  • Daty wystawienia – ilość z dokumentu Zamówienie u dostawcy w kolumnie Zamówienia (Magazyn/ Zasoby) widoczna jest w kolumnie „Zamówienia” na liście Zasobów od dnia z pola Data wystawienia na formularzu ZD.
  • Terminu zamówienia – począwszy od terminu dostawy, dokument ZD wpływa na ilość w kolumnie Zamówienia na liście zasobów.
Uwaga
Zmiana parametru ma wpływ tylko na nowo tworzone dokumenty. Nie działa na dokumenty ZD już istniejące.
Konwersja RO/PF do WZ, RW, MM, FS i PA (pobranie) – pobieraj ilość dostępną – parametr określa sposób przekształcania rezerwacji do dokumentów WZ, MM, RW lub FS i PA z pobraniem oraz wydawania towaru do Faktury Pro Forma w przypadku, gdy w magazynie nie ma wystarczającej ilości towaru. Jeśli parametr jest zaznaczony – program utworzy dokument magazynowy z taką ilością towaru, jaka jest w magazynie, pod warunkiem, że nie było transakcji z datami późniejszymi od daty przekształcenia, zmniejszających stan towarów znajdujących się na przekształcanym dokumencie. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – program nie pozwoli na utworzenie dokumentu magazynowego, informując o braku towaru. Kontrola rezerwacji i zamówień:
  • Nie pozwalaj na wydanie towaru gdy występują rezerwacje – parametr ten włącza blokadę generowania dokumentów magazynowych w przypadku, gdy w  magazynie występuje brak odpowiedniej ilości towaru.
  • Pozwalaj na przekształcenie RO do WZ, RW, MM, FS i PA (pobranie) – pobieraj ilość dostępną. Parametr jest dostępny po zaznaczeniu parametru Nie pozwalaj na wydanie towaru gdy występują rezerwacje. Jeżeli parametr jest:
    • Odznaczony – wydanie towaru z Rezerwacji będzie możliwe tylko w takiej ilości, która nie jest zarezerwowana innymi dokumentami,
    • Zaznaczony – możliwe będzie przekształcenie dowolnej Rezerwacji do dokumentu magazynowego, do wysokości stanów magazynowych.
  • BZM bez kontroli rezerwacji i zamówień – wykonanie Bilansu Zamknięcia Magazynu powoduje, że nie można wystawić w bazie żadnego dokumentu z datą wcześniejszą lub równą dacie BZM:
    • Jeśli parametr jest zaznaczony – BZM można wykonać pod warunkiem, że wszystkie dokumenty są zatwierdzone na stałe (nie ma dokumentów w buforze).
    • Jeśli parametr jest odznaczony – dodatkowo wymagane jest, aby do dokumentów handlowych były utworzone dokumenty magazynowe (w bazie mogą występować zamówienia i rezerwacje).
  • Kontrola ilości składników na elemencie PWP (dla rezerwacji) – parametr jest wykorzystywany podczas produkcji. Jeśli jest zaznaczony – podczas zapisu dokumentu program informuje użytkownika o brakujących składnikach i umożliwia utworzenie dokumentu różnicowego PWP (dla produktów, na które brakło składników). Mechanizm został dokładniej opisany w Podręczniku Użytkownika systemu Comarch ERP Optima moduł Handel.
Zakładka [Ceny] Na tej zakładce znajdują się wszystkie parametry wpływające na sposób wyliczania cen i ich aktualizację na dokumentach. Symulacja wartości zakupu (marży) wg – parametr ten jest wykorzystywany przez dokumenty rezerwujące towar, dla których nie ma dokumentów WZ – w takim przypadku nie jest możliwe określenie ceny sprzedaży oraz określenie marży. Dla tych dokumentów marża jest symulowana na podstawie ostatniej ceny zakupu lub średniej ceny elementów dostępnych zasobów. Jeśli na magazynie nie ma odpowiednich zasobów, wówczas marża jest symulowana na podstawie ostatniej ceny zakupu. Zmiana ceny/kursu:
  • Pozwalaj na edycję cen/kursu na FZ powstałym z PZ – po zaznaczeniu parametru na Fakturze Zakupu generowanej do Przejęcia Zewnętrznego można zmienić cenę początkową, cenę z rabatem dla pojedynczych pozycji, udzielić rabat i zmienić kurs. Przy zatwierdzaniu Faktury Zakupu, na której zmodyfikowano ceny/kurs tworzona jest korekta wartości do Przyjęcia Zewnętrznego.
  • Przeliczaj ceny po nowym kursie – (parametr dostępny po zaznaczeniu Pozwalaj na edycję cen/kursu na FZ powstałym z PZ). Jeśli nie jest zaznaczony na FZ jest przenoszony kurs z PZ, z możliwością ręcznej zmiany. Jeśli jest zaznaczony, na FZ program pobiera aktualne notowanie, przeliczane są ceny (użytkownik również ma możliwość ręcznej zmiany).
  • Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PA – jeśli jest włączony, po zmianie ceny/kursu na Fakturze Sprzedaży, zmianie ceny na Paragonie i zapisaniu tych dokumentów na stałe do Wydania Zewnętrznego generowana jest korekta wartości.
Aktualizacja ceny zakupu
  • na podstawie dokumentów MM – OL – parametr odpowiada za aktualizację (zmianę) ostatniej ceny zakupu na karcie towaru. Jeśli jest zaznaczony, w przypadku importu dokumentu MM z magazynu odległego, zmieniana jest cena zakupu na karcie towaru oraz, w zależności od ustawień, przeliczane są ceny sprzedaży (jak w przypadku dokumentów FZ/ PZ/ PW). W przypadku, gdy parametr nie jest zaznaczony – ceny zakupu na karcie po imporcie pozostają bez zmiany.
  • po korekcie wartości (ceny) – parametr dotyczy korekty wartości (ceny) do Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia Kaucji, Bilansu Otwarcia oraz Korekty Granicznej do Faktury Zakupu. Cena zakupu widoczna na karcie towaru (menu Ogólne/ Cennik – Pozycja cennika, zakładka [Ogólne] – tabela z cenami) jest aktualizowana po zapisie korekty wartości (ceny) do dokumentu przychodowego na stałe. Użytkownik ma do wyboru dwie opcje:
    • Zaznaczenie Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny), gdy dotyczy ostatniej dostawy spowoduje aktualizację ostatniej ceny zakupu na karcie towaru tylko w sytuacji, kiedy korekta dotyczyć będzie ostatniego dokumentu przychodowego (czyli tej dostawy, która na karcie towaru ustawiła ostatnią cenę zakupu).
    • Zaznaczenie Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny) wg ustawienia na dokumencie, spowoduje że na korekcie będzie widoczny parametr Aktualizuj cenę zakupu w cenniku. Użytkownik będzie mógł każdorazowo zdecydować czy chce aktualizować ostatnią cenę zakupu towaru w oparciu o daną korektę wartości (ceny).
Zakładka [Serie i Daty] Na tej zakładce umieszczone są ustawienia dotyczące przenoszenia serii oraz dat na dokumenty. Serie
  • Przenoś serie na dokumenty przekształcone jeżeli w schemacie numeracji dokumentu występuje seria, przy przekształcaniu dokumentów, po zaznaczeniu parametru seria z dokumentu podstawowego jest przenoszona na nowo tworzony dokument, czyli np. Wydanie Zewnętrzne tworzone na podstawie Faktury Sprzedaży otrzyma serię z FS.
  • Przenoś serie z dokumentów źródłowych na korekty – po zaznaczeniu parametru seria w numerze korekty jest przenoszona z dokumentu korygowanego.
Daty Przenoś daty sprzedaży/zakupu na dokumenty powiązane – po zaznaczeniu parametru daty będą ustawiane według następującego schematu:
Dokument źródłowyDokument docelowyData na dokumencie docelowym
FS/PAWZ/WKA, RWdatą wydania na WZ/WKA lub RW jest data sprzedaży z FS/PA
FZPZ/PKAdatą przyjęcia na PZ/PKA jest data zakupu z FZ
WZFS/PAdatą sprzedaży na FS/PA jest data wydania z WZ
PZFZdatą zakupu na FZ jest data przyjęcia z PZ
wiele WZFS/PAdatą sprzedaży na FS/PA jest najpóźniejsza data wydania z powiązanych WZ
wiele PZFZdatą zakupu na FZ jest najpóźniejsza data przyjęcia z powiązanych PZ
Parametry Przenoś serie z dokumentów źródłowych na korekty oraz Przenoś daty sprzedaży/zakupu na dokumenty powiązane nie są stosowane w odniesieniu do dokumentów zaimportowanych z Comarch ERP Optima Detal oraz Comarch ERP Mobile Sprzedaż. Zakładka [Inwentaryzacja] Na tej zakładce znajdą się parametry wpływające na sposób pracy podczas wykonywania inwentaryzacji w programie. Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów – standardowo inwentaryzacja w programie jest blokowana przez dokumenty w buforze oraz dokumenty, które nie zostały skojarzone z dokumentami magazynowymi WZ/PZ. Istnieje jednak możliwość zamknięcia inwentaryzacji (utworzenia dokumentów PWAI/ RWAI) z pominięciem takiej kontroli. Jeśli w bazie istnieją dokumenty blokujące to:
  • Jeśli parametr jest odznaczony – zamknięcie inwentaryzacji jest blokowane. Wyświetlany jest log z informacją o blokujących dokumentach i program wymaga zatwierdzenia dokumentów oraz utworzenia WZ/ PZ.
  • Jeśli parametr jest zaznaczony – program wyświetla tylko informację, że inwentaryzacja będzie zamknięta bezwarunkowo i po akceptacji użytkownika, tworzy dokumenty PWAI/ RWAI.
Przyjęcie inwentaryzacyjne do bufora – w przypadku braku towaru podczas zamykania inwentaryzacji tworzone są dokumenty PW. Mogą być one zapisywane do bufora po to, by użytkownik mógł określić wartość, w jakiej towar ma być wprowadzony na magazyn. Rozchód inwentaryzacyjny do bufora – w przypadku nadwyżki podczas zamykania inwentaryzacji tworzone są dokumenty RW. Mogą być one zapisywane do bufora po to, by użytkownicy modułu Handel Plus mogli określić partie towaru, które chcą rozchodować z magazynu na podstawie uprzednio wprowadzonych dostaw. Domyślna ilość na AIP = 1 – po zaznaczeniu tego parametru, dodając pozycję na formularz AIP (za pomocą „plusa”, INS, czytnika kodów kreskowych, importu pozycji z pliku) w ilości zawsze wstawiana jest wartość 1. Gdy parametr nie jest zaznaczony program działa jak dotychczas, czyli w ilość wstawiane jest zero. Zakładka [Cechy na zasobach] W tym miejscu są widoczne parametry związane z cechami dostaw. Zakładka ta będzie dostępna tylko i wyłącznie wtedy, gdy w programie będzie licencja na moduł Handel Plus.     Automatyczny wybór ocechowanych dostaw – parametr jest domyślnie zaznaczony. Po jego zaznaczeniu aktywowana jest funkcja automatycznego wskazywania rozchodowanych partii dostaw na dokumentach rozchodowych, na których możliwe jest wskazanie cechy. Jeśli na formularzu dokumentu rozchodowego, dla pozycji dokumentu wprowadzimy rozchodowaną ilość, wówczas na oknie wyboru partii zostaną automatycznie wskazane rozchodowane dostawy, zgodnie z metodą rozliczania magazynu wybraną w konfiguracji (FIFO, LIFO). Szczegółowe informacje na temat działania funkcji znajdują się w artykule Automatyczne wskazanie rozchodowanych partii towaru na dokumentach rozchodowych. Obowiązek wyboru partii na dokumentach rozchodowych parametr dostępny przy włączonym module Handel Plus. Pozwala na wymuszanie wskazania partii towaru na dokumentach rozchodowych. Obowiązek wprowadzenia partii na dokumentach przychodowych – parametr dostępny przy włączonym module Handel Plus. Wymusza wprowadzanie dostaw z podziałem na ocechowane partie. Ilości na listach – liczba miejsc po przecinku – określa ilość miejsc po przecinku, jaka jest wyświetlana na listach zawierających ilości towarów/usług.
 

Akcyza – wyroby węglowe

Po zaznaczeniu parametru Obrót wyrobami węglowymi dostępne są ustawienia związane z naliczaniem akcyzy oraz ze zwolnieniem z podatku:

Akcyza na wyroby węglowe - konfiguracja

Zwolnienie od akcyzy Atrybut do określenia podstawy prawnej zwolnienia – w przypadku sprzedaży wyrobów węglowych zwolnionych z akcyzy, na wydruku oświadczenia uprawniającego do zwolnienia z podatku należy wskazać przyczynę zwolnienia. W Comarch ERP Optimia przyczynę definiujemy w oparciu o atrybut kontrahenta. Po naciśnięciu przycisku Atrybut należy dodać atrybut o dowolnym kodzie, np. AKCYZA i formacie: lista. Na zakładce [Pozycje listy] należy podać możliwe przyczyny zwolnienia z podatku akcyzowego: Dodany atrybut należy wybrać z listy poprzez przycisk : Jeśli na Fakturze Sprzedaży/ Wydaniu Zewnętrznym, na zakładce [Kontrahent] jest zaznaczony parametr Zwolnienie z akcyzy (można zaznaczyć na formularzu kontrahenta na zakładce [Handlowe]), w oknie Pozycji dokumentu, na zakładce [Akcyza] widnieje sekcja Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia, w której znajduje się atrybut wskazany w konfiguracji wraz z wartościami listy do wyboru:

Pozycja dokumentu – przeznaczenie uprawniające do zwolnienia

Wybrane przeznaczenie jest drukowane dla danego kodu CN wyrobu węglowego na wydruku Faktura VAT (GenRap)/ Akcyza. Jeśli na formularzu kontrahenta będącego nabywcą wyrobów węglowych, na zakładce [Atrybuty] zostanie przypisany atrybut z konfiguracji wraz z wartością: wówczas po wybraniu tego kontrahenta na FS/ WZ, wartość atrybutu, zostanie automatycznie umieszczona w sekcji Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia, tym samym nie trzeba będzie tej wartości podawać ręcznie. Naliczanie akcyzy Powiększaj cenę o kwotę akcyzy – należy zaznacyć, aby aby automatycznie doliczyć kwotę podatku akcyzowego do domyślnej ceny sprzedaży wyrobu węglowego. Wówczas domyślna cena towaru pobrana na dokument z karty towaru zostanie powiększona o wartość akcyzy wyliczoną przez program w oparciu o wartość opałową GJ/1000 kg, stawkę akcyzy (1,38 zł) i ilość towaru w 1000 kg. Rabat na dokumentach z akcyzą – w przypadku udzielania rabatu na dokumentach użytkownik może wskazać czy rabat ma być wyliczany od ceny z akcyzą (pełna cena) czy od ceny bez akcyzy. Atrybut dla oznaczenia ubytków (na pozycji dokumentu rozchodu) – na deklaracji AKC-WW/AKC-WWn wykazującej podatek akcyzowy na wyroby węglowe, którą należy składać do Urzędu Skarbowego, ubytki towarów muszą być wyszczególnione w oddzielnej pozycji. Dlatego należy je odpowiednio oznaczyć na dokumentach. W tym celu, w konfiguracji, w sekcji Atrybut dla oznaczenia ubytków (na pozycji dokumentu rozchodu) należy naciskając przycisk Atrybut dodać atrybut o dowolnym kodzie, np. UBYTKI, a następnie wybrać go z listy.  Atrybut ten będzie wykorzystywany do rejestrowania ubytków. Aby ubytki trafiły na deklarację AKC-WW/AKC-WWn  w oddzielnej pozycji, po dodaniu na Rozchód Wewnętrzny, Fakturę Sprzedaży, Paragon lub Wydanie Zewnętrzne wyrobu węglowego, który jest ubytkiem, należy edytując pozycję dokumentu , na zakładce [Atrybuty] wybrać ten atrybut (uzupełnienie wartości atrybutu nie ma znaczenia).
Pozycja dokumentu – oznaczenie ubytków.
Na deklaracji AKC-WW/AKC-WWn ubytki ujmowane są w oddzielnej pozycji CN z dodatkową informacją „Ubytki” w kolumnie Nazwa grupy wyrobów:

Formularza deklaracji AKC-WW/AKC-WWn – Ubytki.

Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule Podatek akcyzowy na wyroby węglowe

Kody SSCC

W celu nadania/ generowania na opakowaniu (dokument Awizo) przez program seryjnego numeru jednostki wysyłkowej (kodu SSCC) należy uzupełnić poniższe pola: Cyfra uzupełniająca – może przyjmować wartości od 0 do 9. Stosowana jest tylko i wyłącznie po to, aby zwiększyć pojemność numeru SSCC. Prefiks GS1 – kod kraju, pole 3 cyfrowe. Prefiks polskiej organizacji krajowej to 590. Numer identyfikacyjny firmy – numer jednostki kodującej. Pole z możliwością wpisania od 4 do 7 cyfr. Numer seryjny od - indywidualny numer jednostki logistycznej. Pole z możliwością wpisania od 1 do 9 cyfr. W Polsce składa się od 6 do 9 cyfr. Liczba znaków prefiksu, numeru identyfikacyjnego firmy i numeru seryjnego nie może przekroczyć 16 znaków

Inicjacja dokumentu

W tym miejscu określamy sposób inicjalizacji dokumentów handlowych i magazynowych. Z nowo wystawianym dokumentem może wiązać się kilka akcji (bufor oraz powiązanie z innym dokumentem), a w przypadku dokumentów sprzedaży (FS, PA) sposób pomniejszania ilości w zasobach (zarezerwowanie lub pobranie z magazynu). Podczas wystawiania dokumentu program proponuje zaznaczenie parametrów zgodnie z domyślnymi ustawieniami w konfiguracji. Poprzez dokładne i przemyślane ustawienie zmiennych możemy w znaczny sposób ułatwić wystawianie nowych dokumentów. Należy pamiętać, że zmiana któregokolwiek z tych parametrów dotyczy nowych dokumentów, wystawionych po jej dokonaniu. Dla dokumentów FS i PA dostępne są parametry: Bufor – zaznaczenie parametru powoduje domyślne zaznaczenie na dokumentach parametru Bufor WZ/WKA – zaznaczenie parametru powoduje domyślne zaznaczenie na dokumentach parametru WZ/WKA, co powoduje automatyczny zapis dokumentu na trwałe i utworzenie dokumentu WZ lub WKA. Włączenie parametru Zmiana powoduje, że sposób pomniejszania ilości w zasobach można wybrać podczas wystawiania dokumentu – opcje rezerwacja i pobranie pojawiają się na formularzu Faktury Sprzedaży lub Paragonu. Dla dokumentu PF dostępne są parametry: Bufor – zaznaczenie parametru powoduje domyślne zaznaczenie na dokumentach parametru Bufor RO – zaznaczenie parametru powoduje domyślne zaznaczenie na dokumentach parametru RO, co powoduje automatyczny zapis dokumentu na trwałe i utworzenie dokumentu RO. Dla dokumentu FZ dostępne są parametry: Bufor – zaznaczenie parametru powoduje domyślne zaznaczenie na dokumentach parametru Bufor PZ/PKA – zaznaczenie parametru powoduje domyślne zaznaczenie na dokumentach parametru PZ/PKA, co powoduje automatyczny zapis dokumentu na trwałe i utworzenie dokumentu PZ lub PKA. W przypadku zaznaczenia parametru dla Faktury Zakupu należy pamiętać o ustawieniach automatycznego księgowania w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry/ Operacje automatyczne. Dla dokumentu WZ dostępne są parametry: Bufor – zaznaczenie parametru powoduje domyślne zaznaczenie na dokumentach parametru Bufor FS – zaznaczenie parametru powoduje domyślne zaznaczenie na dokumentach parametru FS, co powoduje automatyczny zapis dokumentu na trwałe i utworzenie dokumentu FS. Dla dokumentu PZ dostępne są parametry: Bufor – zaznaczenie parametru powoduje domyślne zaznaczenie na dokumentach parametru Bufor FZ – zaznaczenie parametru powoduje domyślne zaznaczenie na dokumentach parametru FZ, co powoduje automatyczny zapis dokumentu na trwałe i utworzenie dokumentu FZ. MM-OL - parametr dotyczy importu dokumentów MM (Przesunięcia Międzymagazynowe) z pliku. Importowany dokument może być zapisywany od razu na trwałe (wprowadzać towar do magazynu) lub do bufora.

Dokumenty

Lista zdefiniowanych w programie typów dokumentów. Jest to lista zamknięta, bez możliwości dopisywania kolejnych pozycji. Na liście tej określamy definicję dokumentu i domyślną serię. Schemat i seria będą wykorzystywane w trakcie dopisywania nowych dokumentów. Oczywiście istnieje możliwość zmiany schematu czy serii. Definicja dokumentu określa sposób numeracji danego typu dokumentu (zdefiniowany w Konfiguracji firmy/ Definicja dokumentów/ Magazyn). Seria – domyślna seria jaka będzie proponowana przy wystawianiu dokumentu danego typu. Serię wybieramy z wcześniej zdefiniowanej listy serii (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Serie dokumentów). Jeśli w schemacie numeracji występuje sekcja Rejestr i nie wybrano domyślnej serii, w trakcie wystawiania dokumentu program zaproponuje pierwszą serię ze zdefiniowanej listy serii.

Kaucje

Obsługa opakowań kaucjonowanych – jeśli parametr jest zaznaczony, w module Handel istnieje możliwość wystawiania dodatkowych dokumentów związanych z obrotem opakowaniami zwrotnymi. Dokumenty WKA i PKA mogą być wystawiane bezpośrednio przez operatora lub być tworzone na podstawie wcześniej wystawionych dokumentów. W takim przypadku ilość opakowań kaucjonowanych jest wyliczana na podstawie tzw. schematów opakowań skojarzonych z towarami handlowymi. Automatyczne przeliczanie kaucji na dokumentach FS/PA – jeśli parametr jest zaznaczony, to opakowania kaucjonowane, towarzyszące transakcji, są wyliczane na bieżąco (w chwili dodawania, usuwania, modyfikacji pozycji na dokumencie). Jeśli parametr jest odznaczony – wtedy kaucje są wyliczane na życzenie operatora.

KGO

KGO - Koszt Gospodarowania Odpadami, związany jest z ewidencjonowaniem kosztów tego typu. W oknie konfiguracyjnym znajduje się parametr [ ] Obsługa KGO: Zaznaczenie opcji obsługa KGO powoduje uaktywnienie się opcji związanych z KGO na karcie towaru oraz na elementach transakcji.
Po zaznaczeniu tego parametru uaktywniają się opcję wyliczania rabatu:
  • rabat od pełnej ceny (rabat wyliczany jest od całkowitej ceny towaru, bez względu na to czy cena zawiera KGO czy też nie),
  • rabat od ceny bez KGO (rabat liczony jest od ceny pomniejszonej o wartość KGO na pozycji).
  Numer rejestrowy BDO należy wprowadzić w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy – jest to numer przydzielony przedsiębiorcy w bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO). Numer ten jest drukowany w sekcji zawierającej dane z pieczątki firmy.

Opłata cukrowa

Na mocy ustawy z dnia 14 lutego 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z promocją prozdrowotnych wyborów konsumentów, od 01.01.2021 r. obowiązuje opłata cukrowa od napojów:
  • zawierających cukier, kofeinę lub taurynę bądź substancje słodzące,
  • będących roztworami węglowodanowo-elektrolitowymi,
  • w których udział masowy soku owocowego, warzywnego lub owocowo- -warzywnego wynosi nie mniej niż 20% składu surowcowego.
Opłata jest podzielona na część stałą i zmienną. Opłata stała to 50 gr za litr napoju z dodatkiem cukru lub substancji słodzącej, dodatek 10 gr za litr napoju z dodatkiem substancji aktywnej (kofeina lub tauryna), opłata zmienna to 5 gr za każdy gram cukru powyżej 5 gram/100 ml – w przeliczeniu na litr napoju. Opłata cukrowa jest wyliczana w oparciu o wystawione Faktury Sprzedaży, należy ją rozliczać co miesiąc, do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. Płatność wyliczoną na podstawie deklaracji należy dokonywać na rzecz Urzędu Skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub adres siedziby.
Uwaga
Naliczanie opłaty cukrowej jest dostępne w module Handel Plus.

Aby naliczać w programie opłatę cukrową należy zaznaczyć parametr Opłata cukrowa.

Jeśli chcemy automatycznie doliczyć kwotę opłaty cukrowej do domyślnej ceny sprzedaży towaru, należy zaznaczyć parametr Powiększaj cenę o kwotę opłaty cukrowej. Wówczas domyślna cena towaru pobrana na dokument z karty towaru zostanie powiększona o kwotę wyliczoną przez program oraz przelicznika między jednostkami zdefiniowanymi na karcie towaru.

W przypadku udzielania rabatu na dokumentach użytkownik może wskazać, czy rabat ma być wyliczany od ceny z opłatą cukrową (pełna cena) czy od ceny bez opłaty cukrowej.

W polu Atrybut można wskazać atrybut za pomocą, którego oznaczone zostaną na dokumentach numery partii towaru. Jeśli na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie/ Wydaniu Zewnętrznym wskażemy partię towaru z taką cechą jak atrybut w konfiguracji, to wartości tej cechy zostaną przeniesione na pozycję dokumentu, na zakładkę [Cukier] do pola Numer partii towaru podczas zapisu dokumentu na stałe.

Menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Opłata cukrowa

 

Obieg dokumentów

Statusy dokumentów

Każdemu dokumentowi firmowemu w Bibliotece użytkownik może nadać status. Status dokumentu pomoże podczas późniejszej pracy w zarządzaniu Biblioteką, umożliwiając filtrowanie dokumentów wg statusu. Definiując status, użytkownik podaje Kod  (20 znaków) oraz szerszy Opis statusu. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski:  Dodaj – dodanie nowego statusu.  Przywróć poprzedni stan - w przypadku zmiany ustawień wciśnięcie przycisku powoduje przywrócenie ustawień poprzednich (po ostatnim zapisie).  Zmień – edycja istniejącego statusu. Jeśli użytkownik zmieni w Konfiguracji kod statusu, który został już przypisany do dokumentu – status zmieni się również na wszystkich dokumentach.  Usuń – usunąć można tylko status, który nie został wykorzystany na żadnym dokumencie w Bibliotece. Statusy pojawiają się na liście wyboru w kolejności ustalonej w konfiguracji. Za pomocą metody „przeciągnij i upuść” użytkownik może ustalić poprawną kolejność statusów tak, by wyświetlały się one na dokumencie zgodnie z potrzebami

Katalogi dokumentów

Dokumenty, które użytkownik będzie gromadził w swojej Bibliotece, mogą być przyporządkowane do tzw. katalogów. Katalogi zdefiniowane w tej gałęzi dotyczą dokumentów firmowych (tzn. zapisywanych w danej bazie firmowej). Na liście katalogów znajdują się przyciski:  Dodaj – dodaje nowy katalog,  Zmień – wyświetla formularz istniejącego katalogu,  Usuń – pozwala usunąć katalog pod warunkiem, że nie jest on skojarzony z żadnym dokumentem w Bibliotece i nie jest on katalogiem domyślnym. Na formularzu utworzonego katalogu znajdują się dwie zakładki: [Ogólne] i  [Zakazy].

Formularz katalogu- zakładka Ogólne

Zakładka [Ogólne] Na zakładce [Ogólne] znajdują się pola: Symbol – 20-znakowa, skrócona nazwa katalogu Nazwa – pełna nazwa katalogu Symbol w numeracji – istnieje możliwość numerowania dokumentów w obrębie danego katalogu. W tym celu użytkownik, definiując schemat numeracji, powinien umieścić w nim sekcję Katalog. Podczas numerowania dokumentów w tej sekcji podstawiany będzie podany w polu symbol katalogu (maksymalnie 5-znakowy). Symbol w numeracji jest alfanumeryczny, jednak obowiązuje zasada, że wpisany tu ciąg może zawierać tylko wielkie litery. Schemat obiegu – możliwość przypisywania domyślnego schematu procesu obiegu dla dokumentów zapisywanych w tym katalogu. Schemat będzie automatycznie proponowany po przypisaniu dokumentu do katalogu w Bibliotece. Folder dla plików w IBARD – w programie istnieje możliwość zapisywania plików poza bazą, na koncie Comarch IBARD.  Z listy folderów na koncie Comarch IBARD możemy wybierać folder na koncie – wtedy pliki na koncie będą umieszczane w tym konkretnym folderze, bądź konto główne – wtedy piki będą zapisywane bezpośrednio na koncie.  

Formularz katalogu- zakładka Zakazy

Zakładka [Zakazy] Z tego poziomu użytkownik może zdefiniować dla poszczególnych operatorów uprawnienia dotyczące dokumentów zebranych w tym katalogu. Zakazy dotyczą wtedy wszystkich dokumentów zebranych w tym katalogu. Domyślnie każdy operator ma dostęp do wszystkich dokumentów w katalogu. Aby te prawa zawęzić - na zakładce [Zakazy] użytkownik może wskazać operatora i przydzielić mu zakazy dostępu: Dodawanie – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa zapisu dokumentu w danym katalogu. Jeżeli operator ma zakaz zapisu dokumentów do katalogu, to katalog ten nie jest widoczny na liście katalogów podczas dodawania oraz edycji dokumentów zapisanych w  innym katalogu. Jeżeli na liście w Bibliotece w sekcji Katalogi wybrany jest katalog, do którego operator ma zakaz dodawania dokumentów, to przy próbie dodania nowego dokumentu wyświetlany jest komunikat: Operator nie ma prawa zapisu dokumentów w katalogu, a w polu Katalog podstawiany jest katalog !Domyślny!. Podgląd – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa na podgląd istniejących dokumentów w danym katalogu (po wciśnięciu przycisku lupki). Zakaz ten będzie obowiązywał zarówno na liście Biblioteka dokumentów, jak i przy próbie podglądu dokumentu z poziomu innej transakcji zarejestrowanej w systemie (na przykład z poziomu Faktury Sprzedaży). Zmiana – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do zmian dokumentów w danym katalogu. Przy podglądzie dokumenty będą wyświetlane w trybie tylko do odczytu. Będzie to dotyczyło wszystkich dokumentów katalogu, zarówno tych, gdzie opiekunem jest dany operator, jak i inny. Zakaz ten będzie obowiązywał również przy podglądzie dokumentu z poziomu innej transakcji zarejestrowanej w systemie Comarch ERP Optima. Zmiana cudzych – przy założonym zakazie operator będzie miał prawa do zmiany dokumentów, dla których jest przypisany jako opiekun. Natomiast w przypadku dokumentów, gdzie opiekunem jest inny operator/ pracownik – dokument będzie otwierany w trybie tylko do odczytu. Zakaz ten będzie obowiązywał również przy podglądzie dokumentów z poziomu innych transakcji zarejestrowanych w systemie. Usuwanie – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do usuwania dokumentów w katalogu, niezależnie od tego, kto jest opiekunem dokumentu. Usuwanie cudzych – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do usuwania dokumentów, gdzie opiekunem jest inny operator/ pracownik. Natomiast będzie mógł usuwać dokumenty, do których jest przypisany jako opiekun.
Uwaga
Dostęp do zakładki [Zakazy] ma tylko operator z uprawnieniami administratora w programie Comarch ERP Optima.

Dokumenty powiązane

Użytkownik musi wskazać wybrany schemat numeracji (spośród wszystkich utworzonych w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Obieg dokumentów/ Biblioteka dokumentów). Schemat ten będzie traktowany jako domyślny dla automatycznie tworzonych dokumentów Biblioteki, powstałych w wyniku dodawania zapisów w ewidencjach księgowych na podstawie dokumentów zewnętrznych (skanów/plików). Dla dokumentów Biblioteki, tworzonych w wyniku zapisu poszczególnych typów dokumentów w ewidencji księgowej (Ewidencji dodatkowej kosztów/przychodów, Rejestrze sprzedaży/zakupu VAT) można określić różne schematy ze względu na typ dokumentu, z którego powstał. Ponadto, jeśli schemat zawiera serię, użytkownik może wskazać również serię domyślną.

Dokumenty

Użytkownik musi wskazać jeden wybrany schemat numeracji (spośród wszystkich utworzonych w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Obieg dokumentów/ Biblioteka dokumentów). Schemat ten będzie traktowany jako domyślny podczas wprowadzania nowych dokumentów do Biblioteki. Ponadto, jeśli schemat zawiera serię, użytkownik może wskazać również serię domyślną.

Ogólne

Praca rozproszona

https://www.youtube.com/watch?v=H28fBX9eIIs Praca rozproszona – to model wymiany danych, w którym dane słownikowe oraz dokumenty są przesyłane z Działu Sprzedaży/Płac do Działu Księgowości za pomocą plików w formacie XML lub poprzez Internetową Wymianę Danych. Możliwe jest również przesyłanie danych słownikowych oraz niektórych dokumentów z Działu Księgowego do Działu Sprzedaży. Praca rozproszona – w tym miejscu określamy charakter pracy w wybranej bazie danych:
  • nie (ustawiony domyślnie) – oznacza, że dana baza nie pracuje w modelu rozproszonym,
  • sprzedaż/płace – w danej bazie wystawia się dokumenty handlowe i magazynowe oraz listy płac,
  • księgowość – w danej bazie prowadzi się księgowość w modelu rozproszonym,
  • oddział – parametr nieaktywny. Ustawiany w przypadku współpracy systemu Comarch ERP Optima z systemem Comarch ERP XL.
W zależności od wybranych ustawień uaktywniają się kolejne parametry konfiguracyjne, które użytkownik powinien ustawić:
  • Identyfikator Działu Sprzedaży/Płac – widoczny tylko wtedy, gdy z danego komputera będzie prowadzona sprzedaż lub prowadzone kadry/płace. Jeżeli firma posiada kilka oddziałów sprzedaży/płac – każdy oddział powinien mieć swój identyfikator.
  • Identyfikator Księgowości – widoczny również wtedy, gdy w danym komputerze prowadzimy księgowość firmy. Na nowo dodawanych bazach domyślnie ustawiany jest identyfikator księgowości: KSIEG.
Rejestr VAT (dodatkowy) dla … - parametr jest dostępny w przypadku wybrania modelu pracy jako Dział Sprzedaży/Płac. W tym miejscu wybieramy nazwy rejestrów, do których będzie wykonywany import danych (istotne przy niezaznaczonym parametrze Eksport faktur VAT z rejestrów VAT). Jeśli w bazie docelowej brak takiego rejestru, zostanie założony w momencie importu. Do ustawienia są rejestry dla Faktur Sprzedaży i Zakupu oraz dokumentów magazynowych: WZ, PZ, RW, PW i MM. Na nowo dodawanych bazach ustawiane są domyślne rejestry dla wysyłanych dokumentów. Kwoty dodatkowe dla WZ i WKA wg cen – parametr jest dostępny w przypadku wybrania modelu pracy jako Dział Sprzedaży/Płac. Opcja pozwala określić jaka cena (sprzedaży czy zakupu) jest przenoszona na dokumentach WZ w kwotach dodatkowych. Eksport dokumentów fiskalnych – parametr jest dostępny w przypadku wybrania modelu pracy jako Dział Sprzedaży/Płac. Po zaznaczeniu tego parametru eksportowane są również dokumenty oznaczone jako fiskalne. Eksport faktur VAT z rejestrów VAT – parametr jest dostępny w przypadku wybrania modelu pracy jako Dział Sprzedaży/Płac. Parametr ten spełnia taką samą rolę jak parametr Księgowanie faktur VAT przez rejestr VAT, który nie jest dostępny dla użytkowników korzystających z modelu Pracy rozproszonej, jeżeli na stanowisku sprzedażowym nie ma modułu Księga Handlowa. Eksport zostanie wykonany ze wszystkich rejestrów, niezależnie od wybranych w sekcji Rejestr VAT (dodatkowy) dla …. Jeśli w bazie docelowej brak rejestru, zostanie założony w momencie importu. Eksportuj MM – parametr jest dostępny w przypadku wybrania modelu pracy jako Dział Sprzedaży/Płac. Zaznaczenie parametru oznacza, że podczas eksportu innych dokumentów kosztowych zostaną wyeksportowane również dokumenty Przesunięcia międzymagazynowego. Jeżeli parametr będzie odznaczony – ten typ dokumentów nie będzie eksportowany. Eksport i import dokumentów wraz z załącznikami - po zaznaczeniu tego parametru wraz z zaznaczonymi dokumentami eksportowane/importowane są powiązane z nimi dokumenty OBD. Login Comarch Cloud odbiorcy, dla którego zostaną udostępnione załączniki –  jeśli posiadasz pliki zapisane w IBARD i będziesz je udostępniał, parametr ten określa, jaki użytkownik Comarch IBARD będzie miał dostęp do tych plików. Status importowanych płatności wg ustawień w pliku – parametr określa, czy status zaimportowanej płatności ma być ustawiony wg danych w pliku, czy pobierany z karty podmiotu. Pobieranie kategorii z karty kontrahenta – parametr określa, czy w przypadku braku kategorii na importowanym dokumencie pobrać ją z karty kontrahenta, czy pozostawić to pole puste.

Parametry

Sprawdzanie poprawności NIP – włączenie tego parametru powoduje uaktywnienie w Comarch ERP Optima systemu kontroli numerów NIP. Jeśli wprowadzimy zły numer NIP, wówczas program nie pozwoli zapisać takiej pozycji i wyświetla odpowiedni komunikat z informacją na ten temat. W przypadku dokonywania importu danych z plików zewnętrznych (np. Rejestry VAT) źle wprowadzone numery NIP nie są zapisywane do bazy. Format numeru NIP został przystosowany do standardów numeracji obowiązujących w krajach Unii Europejskiej. Numer NIP składa się z dwuliterowego przedrostka oraz unikalnego ciągu liter/ cyfr. Jeśli parametr jest aktywny, program sprawdza poprawność wprowadzanych numerów tylko w takim przypadku, gdy pole przeznaczone na przedrostek jest puste lub zawiera skrót PL. W pozostałych przypadkach (kiedy przedrostek sugeruje, że dany kontrahent jest kontrahentem zagranicznym) poprawność numeru NIP nie jest kontrolowana. Jedynym kontrahentem, dla którego nie jest sprawdzamy numer NIP pomimo zaznaczenia powyższego parametru, jest kontrahent systemowy o akronimie !NIEOKREŚLONY!. Sprawdzanie poprawności PESEL – włączenie tego parametru powoduje aktywację systemu kontroli numerów PESEL. Wpisanie błędnego numeru PESEL spowoduje w takim przypadku pojawienie się ostrzeżenia o błędzie. Zakaz używania znaków „ .” , „-”, „ ‘ ” i „ ” w akronimach podmiotów – po zaznaczeniu parametru program będzie ostrzegał i blokował użycie w kodzie kontrahenta znaków kropki, pauzy, apostrofu oraz spacji. Włączenie tego parametru ma szczególne znaczenie dla firm prowadzących pełną księgowość w programie Comarch ERP Optima. Podczas automatycznego generowania kont rozrachunkowych na podstawie kodu kontrahenta (lub kodu pracownika), zamiast tych znaków wpisywane są symbole podkreślenia ( _ ). Może to prowadzić do pewnych niejednoznaczności w planie kont. Automatyczne pobieranie danych kontrahenta z bazy REGON/VIES oraz weryfikacja w VAT – parametr umożliwiający automatyczne pobranie danych z bazy REGON/VIES oraz zweryfikowanie statusu w VAT na podstawie wprowadzonego numeru NIP na karcie kontrahenta. Parametr domyślnie jest zaznaczony. Automatyczne pobieranie rachunków bankowych z Wykazu podatników VAT – jeżeli parametr jest zaznaczony (domyślne ustawienie), wówczas podczas wprowadzania nowego kontrahenta (bądź edycji istniejącego) po wpisaniu numeru NIP następuje pobranie listy rachunków bankowych tego kontrahenta z Wykazu podatników VAT. Automatyczna weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE na dokumentach handlowych – zaznaczenie parametru powoduje, że po wyborze kontrahenta lub wpisaniu bądź zmianie jego numeru NIP na dokumencie w module Handel/Faktury o dacie wystawienia zgodnej z datą bieżącą w programie nastąpi weryfikacja czy jest on podatnikiem VAT/ VAT-UE. Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT – sekcja zawiera 2 parametry:
  • Niezależnie od kwoty dokumentu – w przypadku niezaznaczonego parametru (domyślne ustawienie dla nowych baz i konwertowanych z wersji wcześniejszych niż 2020.2.1) weryfikowane są wyłącznie dokumenty, dla których łączna kwota brutto jest większa niż 15.000 PLN. Wyjątkiem jest seryjna weryfikacja z poziomu płatności w preliminarzu oraz zapisów kasowych/bankowych odbywająca się bez względu na kwotę oraz ustawienie tego parametru.
Po zaznaczeniu parametru weryfikowane są dokumenty bez względu na ich kwotę. Dokumenty muszą spełniać warunek dotyczący polskiego numeru NIP oraz formy płatności powiązanej z rejestrem bankowym. Działanie parametru dotyczy następujących formularzy:
    • faktury zakupu,
    • korekty faktury sprzedaży,
    • dokumentu w rejestrze VAT zakupu,
    • korekty dokumentu w rejestrze sprzedaży VAT,
    • dokumentu w ewidencji dodatkowej kosztów,
    • korekty dokumentu w ewidencji dodatkowej przychodów,
    • płatności podczas eksportu do banku,
    • seryjnej weryfikacji z listy rejestrów zakupu i sprzedaży VAT oraz ewidencji dodatkowej kosztów i przychodów.
  • Z formularza dokumentu w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej – jeżeli ten parametr jest zaznaczony (domyślne ustawienie), wówczas następuje automatyczna weryfikacja numeru rachunku bankowego na dokumentach w rejestrze VAT oraz ewidencji dodatkowej. Oprócz zaznaczenia tego parametru, aby nastąpiło sprawdzenie z poziomu formularza dokumentu:
    • NIP płatnika musi być polskim numerem NIP,
    • forma płatności wybrana na pierwszej zakładce musi być powiązana z rejestrem bankowym,
    • kwota dokumentu powinna mieć wartość powyżej 15.000 PLN – jeżeli parametr Niezależnie od kwoty dokumentu jest niezaznaczony.
Jeżeli parametr Z formularza dokumentu w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej jest niezaznaczony, wówczas nie jest wykonywana weryfikacja występującego na dokumencie numeru rachunku bankowego. Sprawdzanie występowania podobnych kontrahentów – program Comarch ERP Optima został wyposażony w mechanizm kontroli podobieństwa danych wprowadzanych na kartach kontrahentów. Zadaniem tego mechanizmu jest ostrzeganie użytkownika (podczas zapisu karty kontrahenta) o występowaniu w bazie danych kart kontrahentów o identycznych lub podobnych danych. Kontrola podobieństwa jest wykonywana na podstawie zawartości pól zawierających nazwę klienta, jego numer NIP, miejscowość oraz ulicę wraz z numerem domu i lokalu. Przy sprawdzaniu występowania podobnych kontrahentów nie są brani pod uwagę kontrahenci, dla których zaznaczono parametr Nieaktywny. Dla parametru Sprawdzanie występowania podobnych kontrahentów umożliwiono zaznaczenie jednej z 3 opcji:
  • Brak – nie jest prowadzona żadna kontrola.
  • Ostrzegaj – podczas zapisu po znalezieniu podobnego kontrahenta pokazuje się komunikat: Znaleziono kontrahenta (-ów) o podobnych danych. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać lub Nie, aby zobaczyć dane znalezionego kontrahenta (-ów).; wybranie opcji Tak powoduje zapis zduplikowanej karty.
  • Blokuj – jeżeli przy zapisie danych kontrahenta zostanie znaleziony podobny kontrahent, pokazywany jest komunikat: Znaleziono kontrahenta (-ów) o podobnych danych. Nie można zapisać formularza. – wówczas zmiany nie są zapisywane.
  Podczas dodawania nowego kontrahenta (jeżeli ustawiona jest opcja Ostrzegaj lub Blokuj), jeżeli istnieje już podobny kontrahent w bazie a operator ma ustawiony filtr obowiązkowy który tego podobnego kontrahenta ukrywa, na oknie Lista podobnych kontrahentów ten filtr obowiązkowy również jest stosowany. Ukrywany przez filtr kontrahent jest wyświetlany na liście, ale widoczny jest jedynie jego akronim, w pozostałych polach są wyświetlane kreski zamiast rzeczywistych danych. W przypadku takich kontrahentów nieaktywna jest również ikona lupy służąca do podejrzenia karty odnalezionego kontrahenta. Kontrola duplikacji pracowników – mechanizm kontroli duplikacji pracowników. Podczas zapisywania formularza pracownika oraz importu pracowników z pliku Excel, KEDU oraz za pomocą pracy rozproszonej sprawdzana jest unikalność numeru PESEL. Duplikacja pracownika sprawdzana jest także w przypadku edycji numeru PESEL na formularzu wprowadzonego już wcześniej pracownika. Dla parametru Kontrola unikalności numeru PESEL pracowników umożliwiono zaznaczenie jednej z 3 opcji:
  • Brak – podczas zapisywania formularza pracownika oraz importu pracowników unikalność numeru PESEL nie jest sprawdzana,
  • Ostrzegaj – podczas zapisywania formularza pracownika sprawdzana jest unikalność numeru PESEL. w przypadku znalezienia w bazie danych pracownika o takim samym numerze PESEL pojawi się odpowiedni komunikat. Użytkownik pomimo ostrzeżenia może zapisać formularz pracownika lub wyświetlić Listę pracowników z takim samym numerem PESEL.
  • Blokuj – podczas próby zapisania formularza pracownika z takim samym numerem PESEL, jaki już jest w bazie danych pojawia się komunikat: Znaleziono pracownika (-ów) o takim samym numerze PESEL. Nie można zapisać formularza. – pracownik nie zostanie dodany.
Kontrola duplikacji zapisów w Rejestrze VAT, ewidencji dodatkowej i na fakturach zakupu – po zaznaczeniu tego parametru użytkownik ma możliwość określenia według jakich pól system ma sprawdzać czy występują zduplikowane dokumenty. Kontrola duplikacji wymaga wyboru co najmniej dwóch parametrów kontroli. Użytkownik ma możliwość kontroli duplikacji dokumentów w Rejestrze VAT, ewidencji dodatkowej i na fakturach zakupu według następujących pól: NIP Kontrahenta, Akronim podmiotu, Numer dokumentu, Kwota netto dokumentu, Kwota brutto dokumentu, Uwzgl. dow. wewnętrzne w rej. VAT (dla zapisów w Rej. VAT), Data wystawienia, Data operacji (dla zapisów w Rej. VAT)/ Data zakupu (dla Faktur Zakupu). Parametr jest domyślnie zaznaczony. Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane – parametr dotyczy kopiowania atrybutów przypisanych na dokument na zakładce [Atrybuty] pomiędzy dokumentami tworzonymi w wyniku różnego rodzaju przekształceń (np. RO -> FS). Jeśli jest zaznaczony – pomiędzy dokumentami przenoszone są przypisane atrybuty wraz z wartościami. Dotyczy dokumentów w module Handel, Serwis oraz w Rejestrach VAT. Kopiuj atrybuty na korekty – parametr dotyczy kopiowania atrybutów przypisanych na dokumencie w module Handel na zakładce [Atrybuty] na dokumenty korygujące. Jeśli jest zaznaczony – na korektę przenoszone są przypisane atrybuty wraz z wartościami. Pokazuj formularz kursów walut po wejściu do programu, jeśli nie był aktualizowany – jeśli zaznaczy się ten parametr, wówczas podczas uruchomienia programu wyświetlony zostanie formularz ustalania kursów walut, jeśli kursy walut w danym dniu nie były aktualizowane. Pokazuj okno wprowadzania kursu dnia od godziny: parametr umożliwiający określenie od jakiej godziny po zalogowaniu do bazy (w przypadku braku wprowadzonego kursu na bieżący dzień) ma pojawiać się okno Wprowadzanie kursu dnia. Standardowa wartość tego parametru to 12:30, choć może zostać zmieniona przez użytkownika. Parametr jest aktywny w przypadku zaznaczenia poprzedniego parametru. Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty (nie ostrzegaj o braku kursu) – podczas wprowadzania dokumentu w walucie program może wyświetlać (gdy parametr nie jest zaznaczony) ostrzeżenie o braku aktualnego kursu. Dzieje się tak, gdy w danym dniu kurs dla waluty, w której jest wystawiany dokument, nie został jeszcze ustalony. Jeśli parametr zaznaczymy, wówczas program będzie pobierał w takim przypadku ostatnio wprowadzony kurs waluty. Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych – zaznaczenie parametru powoduje, iż program podczas wystawiania dokumentów związanych ze sprzedażą towarów porównuje datę wystawienia i sprzedaży (wydania), wybiera datę wcześniejszą i na dokument pobiera kurs z dnia poprzedzającego tę datę. Parametr działa w przypadku dokumentów: Faktura Pro Forma, Faktura Sprzedaży, Wydanie Zewnętrzne, Wydanie Kaucji. Jeśli parametr jest odznaczony – wtedy podczas wystawiania dokumentu: • dla kontrahentów o statusie wewnątrzunijny – program pobiera na dokument kurs z dnia poprzedzającego datę wystawienia. • dla kontrahentów o statusie krajowy/pozaunijny – program porównuje datę wystawienia i datę sprzedaży na dokumencie, wybiera datę wcześniejszą i na dokument pobiera kurs z dnia poprzedzającego tą datę. Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty – zaznaczenie parametru powoduje, że program podczas wystawiania dokumentów związanych z zakupem towarów sprawdza wskazaną datę zakupu/ wystawienia/ wpływu na dokumencie i pobiera kurs z dnia poprzedzającego tę datę. Parametr działa w przypadku dokumentów: Faktura Zakupu, Przyjęcie Zewnętrzne, Przyjęcie Kaucji. Pobieraj kurs z dnia poprzedniego na zapisach k/b oraz ręcznych zdarzeniach w preliminarzu zaznaczenie tego parametru powoduje, iż na zapisy kasowe/bankowe oraz ręcznie dodawane zdarzenia w preliminarzu płatności data kursu oraz kurs pobierany jest z dnia poprzedniego w stosunku do daty wystawienia dokumentu. Domyślnie parametr jest zaznaczony.
Uwaga
Jeśli dzień poprzedni przypadał na sobotę/ niedzielę – pobierany jest kurs z piątku.
Filtrowanie rozwijalnej listy kategorii w zależności od typu dokumentu – zaznaczenie parametru powoduje, że rozwijalna lista kategorii wyświetlana na dokumentach jest filtrowana wg rodzaju dokumentu. Oznacza to, że na dokumentach przychodowych (faktura sprzedaży, paragon, rejestr sprzedaży VAT, ewidencja dodatkowa przychodów, zapis KP, itp.) wyświetlane są kategorie przychodowe, a na dokumentach rozchodowych (faktura zakupu, rejestr zakupu VAT, ewidencja dodatkowa kosztów, zapis KW, itp.) wyświetlane są kategorie kosztowe. Po odznaczeniu parametru w rozwijanej liście na dokumentach dostępne są wszystkie kategorie. Autonumeracja  kodów kontrahentów przy dodawaniu – po włączeniu parametru aktywują się pola, w których określa się człony numeracji kodów kontrahentów. Można wybrać maksymalnie dwa człony. Po rozwinięciu listy dostępnych opcji pojawia się do wyboru – Numer, Numer z zerami, Grupa. Poniżej można określić separator dla tych pól, z możliwością wyboru następujących opcji: pusty, /, \, |, oraz przecinek. Dla członu numer należy określić ilość cyfr – maksymalnie można wpisać 6, czyli kontrahent może mieć maksymalnie numer 999999. Pole Kod na karcie kontrahenta może zawierać maksymalnie 20 znaków, więc w przypadku długich nazw grup ilość znaków  w akronimie kontrahenta może zostać ucięta. Jeżeli jednym członów numeracji kodów kontrahentów jest grupa, dla parametru możliwe jest wskazanie domyślnej grupy. Dodawany kontrahent trafia do grupy, która jest wskazana w konfiguracji jako Domyślna grupa. Na nowo tworzonych bazach firmowych automatycznie zaznaczany jest parametr Autonumeracja kodów kontrahentów przy dodawaniu. Domyślnie nadawany kod kontrahenta składa się z 6-cyfrowego numeru z zerami.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Pytaj o dane firmy dla dokumentów handlowo – magazynowych wystawianych wstecz – jeśli parametr jest zaznaczony i na dokumencie zmieniono datę wystawienia, podczas zapisu dokumentu wyświetlane jest okno dotyczące wyboru pieczątki, która zostanie przypisana do dokumentu: W dniu wystawienia dokumentu obowiązywały inne dane Twojej firmy. Które dane mają zostać zapisane na dokumencie (Dane historyczne/ Aktualne dane). Jeśli parametr Pytaj o dane firmy dla dokumentów handlowo – magazynowych wystawionych wstecz jest niezaznaczony, na dokumentach domyślnie zapisują się dane firmy obowiązujące na datę wystawienia dokumentu. Na wydruki pobierane są zawsze dane firmy powiązane z dokumentem. Parametr nie dotyczy deklaracji Intrastat, deklaracji AKC-WW/AKC-WWn, dokumentu Rozchodu Wewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przesunięcia Miedzymagazynowego, Przyjęcia Wewnętrznego Produktu, Rozchodu Wewnętrznego Składników, Bilansu Otwarcia Magazynu, Bilansu Zamknięcia Magazynu, Noty korygującej do Faktury Zakupu, Arkusza Inwentaryzacyjnego oraz korekt do tych dokumentów:
  • Dla deklaracji Intrastat drukowana jest zawsze pieczątka firmy (z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy), która obowiązywała w momencie zapisu deklaracji.
  • Dla deklaracji AKC-WW/AKC-WWn drukowana jest zawsze pieczątka firmy (z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW), która obowiązywała w momencie zapisu deklaracji.
  • Dla dokumentów: Rozchód Wewnętrzny, Przyjęcie Wewnętrzne, Przesunięcie Miedzymagazynowe, Przyjęcie Wewnętrzne Produktu, Rozchód Wewnętrzny Składników, Bilans Otwarcia Magazynu, Bilans Zamknięcia Magazynu, Arkusz Inwentaryzacyjny oraz korekt do tych dokumentów, drukowana jest zawsze pieczątka firmy (z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy), która obowiązywała na dzień wystawienia dokumentu.
  • Na wydruku Noty Korygującej do Faktury Zakupu drukowana jest zawsze aktualna pieczątka firmy bez względu na datę wystawienia noty korygującej.
Dedykowany serwer klucza dla bazy firmowej – uzupełnienie tego pola spowoduje pobranie modułów ze wskazanego w tym miejscu klucza. Pole to uzupełnia się w przypadku, jeżeli w Menadżerze Kluczy używamy kilku kluczy i chcemy wskazać, z którego z nich mają zostać pobrane moduły dla określonej firmy. Jeżeli wskazano również serwer klucza na karcie operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Bazy], wówczas w momencie logowania do programu w pierwszej kolejności zostaną pobrane moduły z klucza wskazanego na karcie operatora. Wskazanie serwera klucza wraz z numerem klucza powinno wyglądać w ten sposób, że po nazwie serwera SQL oraz dwóch dwukropkach „::” podawany jest numer klucza. Zakładając, że nazwa serwera SQL to Serwer\Optima, a klucz ma numer 1234567890, pole Dedykowany serwer klucza dla bazy firmowej powinno być uzupełnione w następujący sposób:

Jednostki miary

Lista dostępna zarówno dla modułów handlowo - magazynowych, modułów księgowych, jak i modułu Płace i Kadry. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w artykule Standardy na listach. W przypadku modułu Handel zdefiniowane jednostki miary będą dostępne podczas zakładania kart ewidencyjnych towarów lub usług. Można je wykorzystywać zarówno do definiowania podstawowych jednostek miary, jak i jednostek zbiorczych (pomocniczych). Podczas definiowania jednostki miary możliwe jest wprowadzenie tłumaczenia, które będzie przesyłane do e-Sklepu:
Dodawanie jednostki miary oraz tłumaczenia
W przypadku modułu Płace i Kadry określone tu jednostki miary będą dostępne podczas zakładania typów akordów. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski dostępne na listach, opisane szczegółowo w artykule Standardy na listach.
Uwaga
W przypadku listy jednostek miary program nie sprawdza, czy modyfikowana lub kasowana jednostka jest wykorzystywana w jakichś kartach ewidencyjnych, dokumentach czy typach akordów. Na formularzach, na których ta jednostka była używana, musimy ją zastąpić. W przypadku współpracy z Comarch ERP Mobile Sprzedaż zmiana nazwy jednostki miary może spowodować problemy z wysyłaniem towarów na urządzenie mobilne.

Dane osobowe

Dotyczy wersji: 2018.5.1
Gałąź widoczna jest wyłącznie dla operatorów mających zaznaczony parametr Prawo do anonimizacji danych osobowych. Można na niej wskazać okres za jaki mają być sprawdzane dokumenty przed wykonaniem anonimizacji danych. Zablokuj możliwość anonimizacji, jeśli występują dokumenty wystawione w ciągu ostatnich - parametr domyślnie przyjmuje wartość 5 lat. Wynika to z faktu, że okres minimalnego przechowywania dokumentów prawno-podatkowych w Polsce wynosi 5 lat. W związku z tym dokumenty wystawione do 5 lat wstecz nie powinny być anonimizowane. Wartość parametru może zostać zmieniona przez operatora. Przy próbie jego zmiany pojawia się informacja dla Użytkownika dotycząca powyżej opisanych wymagań. Wartość parametru podawana jest w latach i odnosi się do daty dokumentu rozumianej jako wcześniejsza niż 1 stycznia roku sprzed podanej w parametrze ilości lat w stosunku do daty bieżącej ustawionej w systemie. Przykładowo dla standardowego okresu 5 lat w przypadku anonimizacji wykonanej w 2018 roku, procesowi temu może zostać poddany dokument z datami wcześniejszymi niż 1 stycznia 2013 roku. Podczas wykonywania anonimizacji danych, każdorazowo sprawdzana jest ilość lat ustawiona w tym parametrze w Konfiguracji i w zależności od wpisanej tam wartości za ten okres czasu są sprawdzane dokumenty. Dopiero po wykonaniu takiej weryfikacji jeżeli nie będzie dokumentów blokujących anonimizację (a więc żaden dokument nie będzie zawierał się w okresie krótszym niż podana ilość lat), będzie możliwe wykonanie operacji anonimizacji danych. Jeżeli dokument zawiera kilka dat, sprawdzana jest najpóźniejsza z nich. Przykładowo dla standardowego okresu 5 lat w przypadku anonimizacji wykonanej w 2018 roku, faktura zakupu z datą wystawienia i zakupu 2012-12-28, a datą wpływu 2013-01-02 będzie blokowała proces anonimizacji z racji tego, że najpóźniejsza z dat (w tym przypadku data wpływu) jest późniejsza niż wskazany w Konfiguracji okres. W przypadku ustawienia dla parametru wartości 0 lat, żadne  dokumenty nie będą weryfikowane, w związku z czym nie będą blokowały możliwości wykonania anonimizacji danych. Dokumenty ważne dla celów podatkowych, dla których sprawdzany jest okres zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji (które zgodnie z przepisami powinny być przechowywane 5 lat) to: 
  • Faktury Sprzedaży i korekty
  • Faktury zaliczkowa i korekty
  • Paragony i korekty
  • Tax Free
  • Faktury zakupu i korekty
  • Faktury RR i korekty
  • Wydania zewnętrzne i korekty
  • Przyjęcia zewnętrzne i korekty
  • Rozchody wewnętrzne i korekty
  • Przychody wewnętrzne i korekty
  • Dokumenty PKA i korekty
  • Dokumenty WKA i korekty
  • Dowody wewnętrzne – Faktura wewnętrzna sprzedaży
  • Dowody wewnętrzne – Faktura wewnętrzna zakupu
  • Rejestr VAT sprzedaży łącznie z dowodami wewnętrznymi
  • Rejestr VAT zakupu łącznie z dowodami wewnętrznymi
  • Ewidencja dodatkowa przychodów
  • Ewidencja dodatkowa kosztów
  • Zapisy księgowe w przypadku księgowości kontowej i KPiR
  • Bilans otwarcia w księgowości kontowej
  • Noty odsetkowe (zarówno w module Kasa/Bank i w Księgowość/ Rozrachunki)
  • Potwierdzenia salda (zarówno w module Kasa/Bank i w Księgowość/ Rozrachunki)
  • Ponaglenia zapłaty (zarówno w module Kasa/Bank i w Księgowość/ Rozrachunki)
  • Dokumenty kompensat
Dokumenty anulowane nie blokują procesu anonimizacji. Niezrealizowane procesy blokujące anonimizację niezależnie od okresu wprowadzonego w Konfiguracji:
  • Kontakty, zadania (tylko w buforze)
  • Rezerwacje odbiorcy (zarówno niezrealizowane jak i w buforze)
  • Zamówienia dostawcy (zarówno niezrealizowane jak i w buforze)
  • Zlecenia serwisowe (zarówno otwarte jak i w buforze)
  • Oferty handlowe (tylko w buforze)
  • Proces w Obiegu dokumentów (musi zostać zakończony) 
Dla powyższych dokumentów nie jest weryfikowane ustawienie parametru dotyczącego dat, tylko blokują one zawsze proces anonimizacji danych. Użytkownik powinien przed przeprowadzeniem anonimizacji uporządkować dokumenty w bazie tak, aby proces z nimi związany został zakończony. Oznacza to ich usunięcie, zamknięcie, zrealizowanie bądź anulowanie. Anonimizuj pomimo nierozliczonych płatności/ rozrachunków - fakt występowania nierozliczonych płatności/zapisów w module Kasa/Bank bądź nierozrachowanych rozrachunków w przypadku księgowości kontowej dla danego kontrahenta uniemożliwia przeprowadzenie jego anonimizacji niezależnie od daty takiej płatności/zapisu/rozrachunku. Zaznaczenie tego parametru pozwala na anonimizację danych w takim przypadku. Wówczas nierozliczone płatności/zapisy/rozrachunki wyświetlane są jako dokumenty na których zostaną usunięte dane osobowe. Jeżeli ten parametr jest niezaznaczony, wówczas blokowana jest anonimizacja w sytuacji gdy w bazie znajdują się nierozliczone płatności/zapisy/rozrachunki dla określonego podmiotu. Każda taka płatność/zapis/rozrachunek wyświetlana jest jako dokument blokujący wykonanie anonimizacji. w przypadku księgowości kontowej nierozliczone płatności sprawdzaj wg modułu – parametr ma możliwe do zaznaczenia opcje: KH (domyślnie zaznaczona opcja) lub Kasa/Bank. Przy zaznaczonej opcji Kasa/Bank – sprawdzane jest czy istnieją jakieś nierozliczone lub częściowo rozliczone płatności w preliminarzu i zapisy kasowe/bankowe dla kontrahenta. Przy zaznaczonej opcji KH sprawdzane jest czy istnieją jakieś nierozrachowane lub częściowo rozrachowane rozrachunki na kontach określonego kontrahenta (nie są weryfikowane płatności/zapisy w module Kasa/Bank). W przypadku innych rodzajów księgowości (Ewidencja ryczałtowa oraz Księga podatkowa) zawsze weryfikowany jest stan płatności/zapisów w module Kasa/Bank. Więcej informacji na temat anonimizacji danych osobowych znajduje się tutaj.

Grupy kontrahentów

Podział na grupy może ułatwić przeglądanie listy kontrahentów oraz umożliwia bardziej szczegółową analizę danych. Z poziomu menu Start/Konfiguracja/Firma/Ogólne/Grupy kontrahentów istnieje możliwość dodawania/usuwania grup kontrahentów. Skasować można jedynie grupę, do której nie zostali jeszcze przypisani kontrahenci (np. błędnie wprowadzoną). Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w artykule Standardy na listach.  

Krajowy Rejestr Długów

Jeżeli użytkownik posiada konto w Krajowym Rejestrze Długów, może uzupełnić poniższe pola służące do automatycznego logowania do usługi z poziomu Comarch ERP Optima: Konto – login konta w Krajowym Rejestrze Długów, Hasło – hasło do usługi.

Formularz wszystko.pl

Konfiguracja wszystko.pl- ustawienia ogólne

Na zakładce [Ogólne] należy uzupełnić pola: Nazwa wszystko.pl - należy podać nazwę wszystko.pl Waluty: Domyślna waluta - waluta, w jakiej będą prezentowane ceny w  wszystko.pl (domyślnie zaznaczone PLN). Użytkownik nie ma możliwości wskazania innej waluty. Ceny: Cena domyślna - należy wybrać cenę, która będzie wysyłana do galerii wszystko.pl. W przypadku, gdy cena w cenniku określona jest w walucie obcej, w trakcie eksportu do wszystko.pl zostanie przeliczona na PLN wg aktualnego kursu (domyślnego). Cena towaru poprzednia – pole wykorzystywane dla wyświetlania cen promocyjnych w wszystko.pl, kiedy użytkownik chce wyświetlić w galerii cenę przed promocją – wówczas wyświetlana jest cena określona w tym polu. Zasoby: Domyślny magazyn – należy wskazać magazyn, na który będą trafiały zamówienia zaimportowane z wszystko.pl. Wyślij zasoby – parametr jest odpowiedzialny za wysyłanie stanów magazynowych do wszystko.pl. Jeśli parametr jest zaznaczony (domyślnie) do wszystko.pl zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z pola Ilość. Jeśli parametr jest odznaczony do wszystko.pl nie zostaną wysłane stany magazynowe.
  • Ze wszystkich magazynów – przy zaznaczonym parametrze dopl wysyłane są zbiorczo stany ze wszystkich magazynów z uwzględnieniem parametru Stany na dzień. Parametr dostępny jest tylko po zaznaczeniu parametru Wyślij zasoby.
  • Stany na dzień – parametr jest odpowiedzialny za wysyłanie stanów magazynowych z datą bieżącą (datą, z którą pracuje program Comarch ERP Optima), parametr dostępny jest tylko po zaznaczeniu opcji Wyślij zasoby. Jeśli parametr jest zaznaczony do pl zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z pola Ilość dostępna (ilość towaru na magazynie pomniejszona o rezerwacje). Jeśli nie jest zaznaczony, do wszystko.pl zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z pola Ilość.
Grupa towarów – należy wybrać grupę towarową, która stanowi trzon drzewa towarów dla wszystko.pl. Do galerii trafią wszystkie towary z wybranej grupy wraz z podgrupami. Rezerwacje: Definicja RO – schemat numeracji dla zamówień importowanych do Comarch ERP Optima przy synchronizacji z wszystko.pl. Seria – seria wykorzystywana w definicji schematu numeracji dla RO wskazanej powyżej. Koszt przesyłki – należy przypisać pozycję usługową z cennika, która będzie odpowiednikiem kosztu przesyłki w wszystko.pl. Nazwa i koszt usługi będą przesyłane z galerii wszystko.pl wraz zamówieniem. Na zakładce [Dodatkowe] należy określić: Formy płatności – formy płatności pobrane z wszystko.pl należy powiązać z płatnościami dostępnymi w Comarch ERP Optima. Na zamówieniu zaimportowanym z wszystko.pl będzie widniała forma płatności z Comarch ERP Optima ustawiona jako odpowiednik formy płatności z wszystko.pl. Inne: Mapowanie kontrahenta: Po NIP, Po email – parametr ten pozwala na kontrolowanie podczas importu istnienia takich samych kontrahentów na podstawie nr NIP lub/i adresu e-mail. Jeżeli w bazie Comarch ERP Optima znajduje się kontrahent o danym numerze NIP czy adresie e-mail, podczas importu do Comarch ERP Optima nie jest tworzona nowa karta dla takiego kontrahenta. Grupa kontrahenta – kontrahenci będą importowani z wszystko.pl do wskazanej grupy (grupy kontrahentów tworzymy w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Grupy kontrahentów). Na zakładce [Wizytówka] należy wprowadzić podstawowe informacje o sklepie/ firmie – dane adresowe, dane kontaktowe, logo sklepu. Informacje te będą widoczne w wszystko.pl: Id klienta – należy wprowadzić numer Id znajdujący się na Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania, który otrzymuje użytkownik po zakupie Comarch ERP Optima. Po pierwszym wysłaniu wizytówki firmy do Comarch wszystko.pl numer Id nie podlega edycji. Dane takie jak nazwa, opis, miasto, ulica, województwo – uzupełniamy zgodnie z danymi adresowymi siedziby firmy – w wszystko.pl kupujący mają możliwość wybrać sklepy tylko z własnej okolicy. Telefon, E-Mail, Facebook i GG również widoczne będą wśród danych sprzedawcy. E-Mail – adres a-mail używany jest do logowania do serwisu wszystko.pl, Logo – należy wczytać plik graficzny z logotypem bądź znakiem firmowym sklepu. Transmisja z wykorzystaniem WebSerwisu: Adres serwera – adres serwera, na który wysyłane są dane. Pole jest nieaktywne do edycji. Pobierz słowniki – funkcja pobiera z wszystko.pl:
  • formy płatności (widoczne w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ e-Handel w sekcji wszystko.pl/ Dodatkowe – tabela Formy płatności, kolumna Nazwa pl),
  • koszt przesyłki – w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ e-Handel w sekcji wszystko.pl/ Ogólne należy przypisać pozycję usługową z cennika wykorzystywaną w pl,
  • kategorie wraz z atrybutami, które należy przypisać dla towarów i usług udostępnianych w pl (menu Ogólne/ Cennik – pozycja cennika, zakładka [wszystko.pl]).
Wyślij wizytówkę firmy – przycisk powoduje wysłanie do wszystko.pl danych o firmie wprowadzonych na zakładce [Wizytówka]. Przed pierwszym wysłaniem wizytówki firmy należy podać numer PIN przypisany do Id Klienta (numer PIN znajduje się na Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania):

Wprowadzanie numeru PIN

Mam już konto wszystko.pl – jeżeli wszystko.pl skonfigurowane było wcześniej poprzez Panel administracyjny e‑Sklepu, to za pomocą tego przycisku możliwe jest przeniesienie danych uzupełnionych w e-Sklepie do konfiguracji wszystko.pl na zakładkę [Wizytówka]Comarch ERP Optima. Wykonanie tej operacji przenosi obsługę wszystko.plPanelu administracyjnego e-Sklepu do programu Comarch ERP Optima (wizytówka oraz oferta wszystko.pl będą konfigurowane tylko z poziomu Comarch ERP Optima). Po wywołaniu opcji Mam już konto wszystko.pl w programie pojawi się komunikat:

Mam już konto wszystko.pl

Wybierając opcję TAK program rozpocznie proces przenoszenia danych wizytówki firmy z e-Sklepu do Comarch ERP Optima. Wybierając opcję NIE anulujemy operację przenoszenia danych wizytówki wszystko.ple-Sklepu do Comarch ERP Optima.
Uwaga
Za pomocą opcji Mam już konto wszystko.pl możemy przenieść dane wizytówki firmy we wszystko.plPanelu administracyjnego e-Sklepu tylko jednorazowo. Po pobraniu tych danych konfiguracja wszystko.plComarch ERP Optima powinna zostać zapisana.
Uwaga
Po przeniesieniu danych Wizytówki wszystko.plPanelu administracyjnego e‑Sklepu do konfiguracji Comarch ERP Optima należy skonfigurować ofertę produktową wszystko.pl w Comarch ERP Optima. Wskazówki jak należy to wykonać można znaleźć w instrukcji udostępnionej na Indywidualnych Stronach Klientów i Partnerów: Comarch ERP Optima - Współpraca z wszystko.pl.pdf

Płace

Atrybuty - grupy

Atrybuty - grupy

Jest to lista wyświetlająca zdefiniowane grupy atrybutów. Grupa służy do łączenia zdefiniowanych atrybutów typu klasa (odpowiada liście grup klas atrybutów w Comarch ERP XL). Grupa może być wykorzystywana do szybkiego przyznawania należących do niej atrybutów pracownikowi/pracownikom. Wybierając grupę u pracownika, wszystkie należące do niej atrybuty pojawią się na jego liście atrybutów. Funkcja dostępna jest tylko w module Płace i Kadry Plus. Lista grup atrybutów w Konfiguracji pozwala na dodawanie nowych grup, a także przypisywanie oraz usuwanie do/z danej grupy dowolnych istniejących atrybutów. Na liście są widoczne jedynie nazwy grup. Przeglądanie i edycja zawartości - lista atrybutów przypiętych do danej grupy – są dostępne z poziomu formularza grupy.

Formularz grupy atrybutów

Definiowanie grupy atrybutów

Nazwa - jest to pole jednoznacznie określające daną grupę atrybutów - podczas dodawania nowej pozycji wymagana jest unikalność nazwy.

Definiowanie grupy atrybutów - modyfikacja

Klasy atrybutów - w oknie uruchamianym za pomocą przycisku Klasy atrybutów widoczne są listy: po lewej stronie pełna lista istniejących w konfiguracji atrybutów (typów), po prawej lista tych, które wybrano do edytowanej grupy. Strzałki pozwalają na przesuwanie atrybutów pomiędzy oknami. Strzałka w prawo – wybranie atrybutu z listy po lewej stronie okna i przypisanie go do grupy – nazwa wskazanego atrybutu pojawi się w prawym oknie. Strzałka w lewo - usunięcie atrybutu z grupy – nazwa wskazanego w lewym oknie atrybutu zostanie usunięta (zniknie) z prawego okna. „Kosz” pozwala na równoczesne usunięcie wszystkich atrybutów z grupy – wyczyszczenie okna po prawej stronie.  

Atrybuty - klasy

Atrybuty - klasy

Jest to lista zdefiniowanych w bazie atrybutów dla pracowników (albo zaimportowanych z Comarch ERP XL lub Comarch ERP Altum klas atrybutów powiązanych z obiektem pracownika). Opcja dostępna jest tylko w module Płace i Kadry Plus. Atrybuty (definicje) i grupy atrybutów mogą być zsynchronizowane z Comarch ERP XL. Zalecamy, aby z poziomu programu Comarch ERP XL została ustawiona współpraca z modułem płacowym i korzystanie z bieżącej dwukierunkowej synchronizacji danych. Przy takiej konfiguracji dane między bazami synchronizują się automatycznie.

Definiowanie klasy atrybutu - parametr Synchronizowany z Comarch ERP XL

W programie jest także możliwość pełnej synchronizacji atrybutów pracowników pomiędzy bazami Comarch ERP OptimaComarch ERP Altum. Dodanie, modyfikacja lub usunięcie atrybutu w bazie powoduje wykonanie analogicznej operacji w bazie zsynchronizowanej. Aby była możliwa synchronizacja atrybutów między bazami Comarch ERP OptimaComarch ERP Altum, klasy atrybutów powinny mieć ustawiony odpowiedni typ i format. Istnieje możliwość synchronizacji klas atrybutów o następujących typach i formatach:   
  • Typ Flaga (format nieedytowalny),
  • Typ Tekst – format Tekst,
  • Typ Liczba – format: ustawiony na: 1234, 1234.56 lub 1234.5678,
  • Typ Lista – format Tekst, 1234, 1234.56 lub 1234.5678.

Definiowanie klasy atrybutu - parametr Synchronizowany z Comarch ERP Altum

Formularz klasy atrybutów

Definicja atrybutu jest wzorowana na atrybutach wykorzystywanych w Comarch ERP XL. Podczas dodawania nowej pozycji wymagana jest unikalność nazwy. Nazwa – jest to pole jednoznacznie określające dany atrybut, czyli w programie nie można wpisać dwóch atrybutów o takiej samej nazwie. Opis – opis danego atrybutu. Typ – pole obowiązkowe pozwalające na wybór typu atrybutu. Dostępne są następujące typy:
  • Flaga (wartość logiczna TAK/NIE),
  • Tekst (wartość tekstowa),
  • Liczba (wartość liczbowa),
  • Lista (lista wyboru wartości),
  • SQL (zapytanie w SQL),
  • Adres URL.
Typy Flaga, Lista, SQL posiadają dodatkowe zakładki pozwalające na tworzenie warunków wyboru – Pozycje listy. Każdy typ po włączeniu opcji SQL posiada zakładkę [SQL]. Dla typu SQL – w zakładce [SQL] istnieje podzakładka [Lista wartości], dla wartości domyślnej SQL – dodatkowo jeszcze podzakładka [Domyślna]. Lista zamknięta – pole określające rodzaj listy. Zaznaczone pozwoli użytkownikowi tylko na wybór wartości atrybutu już zdefiniowanych bez możliwości dodania nowych pozycji do listy wyboru. Jeśli parametr nie jest zaznaczony lista wartości może być uzupełniania z poziomu Konfiguracji lub z poziomu formularza atrybutu pracownika. Wartość domyślna – wartość podpowiadana przy dodawaniu atrybutu pracownikowi (normalnym jak i seryjnym). Dla operacji wsadowych – pole wykorzystywane w programie Comarch ERP XL. Zestaw znaków – pole wykorzystywane w programie Comarch ERP XL. Format – pole określające format wprowadzanych wartości atrybutu. Istnieje 5 formatów predefiniowanych (tekst @s100, data @d17, liczba – 3 formaty: 1234 @n4.0, 1234.56 @n7.2, 1234.5678 @9.4) oraz format zaawansowany definiowany przez użytkownika (możliwość formatowania specjalnego np. maska NIP @P###-###-##-##P – do 20 znaków).
Uwaga
Jeśli używa się do liczenia wypłat atrybutów liczbowych, których wartość jest zapisywana z cyframi po przecinku, to wymagane jest ustawienie kropki jako separatora w ustawieniach regionalnych.
W przypadku atrybutu typu tekstliczba – istnieje możliwość formatowania zaawansowanego – możliwe formaty od @d1 do @d12 oraz @d17. Przy wyborze formatu data zalecanym typem jest liczba. Dodatkowe parametry:
  • Wymagany – możliwość zadeklarowania wymagalności atrybutu dla pracownika,
  • Automat – zaznaczona oznacza dodawanie danego atrybutu z domyślną wartością (jeśli ją ustawiono) każdemu nowo dopisywanemu do bazy pracownikowi,
  • Controlling – parametr jest zawsze wyłączony (automatycznie) – edycja jest dostępna wyłącznie po stronie systemu Comarch ERP XL,
  • Historia – jest zawsze wyłączony (automatycznie) – edycja dostępna wyłącznie po stronie systemu Comarch ERP XL,
  • Okresowy – zawsze włączony (automatycznie) – edycja dostępna wyłącznie po stronie systemu Comarch ERP XL,
  • Synchronizowany z Comarch ERP XL – parametr jest widoczny i edytowalny tylko w przypadku, gdy baza Comarch ERP Optima współpracuje z Comarch ERP XL,
  • Synchronizowany z Comarch ERP Altum – parametr jest widoczny i edytowalny na formularzu klasy atrybutu tylko w bazie zsynchronizowanej z Comarch ERP Altum,
  • Nieaktywna – pozwala na ukrycie „starych” zbędnych atrybutów na listach dostępnych w kadrach oraz w konfiguracji grup atrybutów.
Podczas usuwania pozycji z listy klas atrybutów istnieje blokada usuwania atrybutów powiązanych z pracownikami oraz blokada usuwania atrybutów przypisanych do jakiejkolwiek grupy. Przed skasowaniem atrybutu, trzeba go usunąć z pracownika oraz z wszystkich grup.
Przykład
Dodatek „SQL_stawka” oparty na atrybucie SQL odwołującym się do stawki zaszeregowania pracownika: select pre_etastawka from CDN.PracEtaty where pre_PreId=@HistId. Dodatek jest liczony wzorem: Atrybut(„SQL_stawka”). Pracownik ze stawką 1000, od 1.11 zmieniamy stawkę zaszeregowania na 1500. Atrybut przyznany od 1.10. Jeśli atrybut ma:
  • wywołaną wartość, np. 1000zł –   dodatek zawsze równy wywołanej wartości atrybutu , w naszym przykładzie dodatek równy 1000zł
  • bez wywołanej wartości (pole z wartością puste) – program odwoła się do danych pracownika, czyli za 10 policzy 1000zł, za 11 wyliczy 1500zł. 
Uwaga
@PracId podstawia ID pracownika, natomiast pole pre_preid jest to ID zapisu historycznego. Należy zapisywać: pre_preid = @HistId lub pre_praid = @PracId. W odwoływaniu się do wartości atrybutu ma znaczenie wielkość liter.

Comarch HRM

Comarch HRM

Współpraca z aplikacją Comarch HRM Operator – dla informacji o czasie i planie pracy oraz nieobecnościach wprowadzonych z poziomu aplikacji Comarch HRM wybrany operator w programie Comarch ERP Optima będzie się wyświetlał jako wprowadzający dane. W bazie Comarch ERP Optima zapisywana jest informacja o operatorze, który dodał lub zmodyfikował zapisy dotyczące delegacji, nieobecności, czasu pracy, planu pracy oraz kwalifikacji z poziomu Comarch HRM. Parametr Uwzględniaj osoby z umowami cywilnoprawnymi w Comarch HRM decyduje o uwzględnianiu zleceniobiorców w aplikacji. Jeśli parametr jest zaznaczony przy licencjonowaniu zliczane są, oprócz pracowników zatrudnionych na etat i osób niezatrudnionych, które mają ustawiony dostęp do aplikacji Comarch HRM w określonym okresie, także osoby z trwającymi umowami cywilno-prawnymi na dany dzień. Jeśli parametr nie jest zaznaczony zleceniobiorcy nie są uwzględniani. Parametr   Zezwalaj na wysyłkę wiadomości SMS z Comarch HRM (domyślnie zaznaczony) decyduje o możliwości wysyłki powiadomień SMS do pracowników.  
Rys 17. Ustawienie harmonogramu synchronizacji dla aplikacji Comarch HRM
Przycisk  wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem do synchronizacji z Comarch HRM dla tej firmy. Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch HRM w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna.

Grupy ograniczeń potrąceń

Formularz Grupy ograniczeń potrąceń

Składa się z dwóch zakładek:
  • [Ogólne] – pozwala na określenie do jakiej wysokości kwot wypłat nie będących zasiłkami może się liczyć potrącenie, a także deklarację wysokości kwoty wolnej od potrąceń (to co pracownik musi dostać po potrąceniach, niezależnie od wysokości jego wynagrodzenia),
  • [Dodatkowe] – pozwala na określenie do jakiej wysokości kwot zasiłków może liczyć się potrącenie oraz listę potrąceń (typów wypłat) podlegających ograniczeniu.
Na zakładce [Ogólne] formularza można odnotować ustawienia dotyczące Ograniczenia dotyczące wynagrodzeń nie będących zasiłkami:
  • Podlegające egzekucji do [ ] % kwoty netto (domyślnie podpowiadane jest 0%).
  • Składniki – z listy typów wypłat, które nie są zasiłkami ZUS można wybrać te, których ma dotyczyć to ustawienie (domyślnie pusta).
  • Podlegające egzekucji do [ ] % kwoty netto (domyślnie podpowiadane jest 0%) – daje możliwość ustawienia odrębnego progu dla II grupy wyjątków.
  • Składniki – dla tej II grupy wyjątków, z listy typów wypłat, które nie są zasiłkami ZUS można wybrać te, które nie wystąpiły powyżej (np. premie, nagrody roczne).
  • Pozostałe wynagrodzenia podlegają egzekucji do [ ] % kwoty netto (domyślnie podpowiadane jest 0%) – to III próg procentowy, dotyczy wszystkich typów wypłat nie będących zasiłkami ZUS i nie wskazanych na listach powyżej.
  • Kwota wolna od potrąceń [ ] % minimalnej płacy – domyślnie podpowiadane 0% i dodatkowo przy tym parametrze, dostępny jest parametr Proporcjonalnie do wymiaru etatu z opcją TAK/NIE (TAK – domyślnie zaznaczone).
Zakładkę [Dodatkowe] formularza podzielono na dwie sekcje. Sekcja 1 – Ograniczenia dotyczące zasiłków ZUS:
  • Podlegają egzekucji do [ ] % kwoty (domyślnie 0%) – dotyczy wszystkich elementów wypłat będących zasiłkami ZUS.
  • Kwota wolna od potrąceń:
    • [ ] % najniższej emerytury – (domyślnie 0 %)
    • Kwota (domyślnie 0 zł)

oraz dostępne parametry Proporcjonalnie do wymiaru etatu z opcją TAK/NIE (TAK – domyślnie zaznaczone) oraz Proporcjonalnie do liczby dni zasiłku z opcją TAK/NIE (NIE – domyślnie zaznaczone).

Sekcja 2 – Potrącenia podlegające ograniczeniu: Użytkownik może wybrać pod przyciskiem , które potrącenia podlegają ograniczeniu. Lista domyślnie zostanie zawężona do typów wypłat, które mają zaznaczoną flagę Potrącenie [v], są nieopodatkowane i wpływają na kwotę do wypłaty [v]. Dane potrącenie może być przypisane tylko do jednej grupy potrąceń, aby możliwa była jednoznaczna interpretacja ograniczeń przy liczeniu wypłaty.
Uwaga
Przesunięcie Potrącenia (typu wypłaty) z jednej do drugiej grupy dopuszczalne tylko na zasadzie usunięcia danego typu wypłaty z listy potrąceń powiązanych z jedną grupą, a następnie umieszczenie go na liście potrąceń powiązanych z drugą grupą.
Kolejność na liście ‘Potrąceń podlegających ograniczeniu’ – określa ich priorytety przy liczeniu. Pierwsze na liście ściągane w pierwszej kolejności, potem następne. Stąd na liście dostępne są: Podnieś – podwyższa priorytet naliczani, Obniż – obniża priorytet naliczania.
Formularz grupy ograniczeń potrąceń – zakładka Dodatkowe
Predefiniowane grupy ograniczeń Grupa potrąceń alimentacyjnych – domyślnie ustawiana jako pierwsza w kolejności. Predefiniowane ustawienia dla tej grupy: SekcjaOgraniczenia dotyczące wynagrodzeń nie będących zasiłkami:
  • Podlegające egzekucji do [0.00] % kwoty netto. Składniki – tj. lista typów wypłat, których ma dotyczyć to ograniczenie (domyślnie pusta) do uzupełnienia przez użytkownika.
  • Podlegające egzekucji do [100.00]% kwoty netto. Składniki – lista typów wypłat, których ma dotyczyć to ograniczenie (domyślnie pusta) do uzupełnienia przez użytkownika.
  • Pozostałe wynagrodzenia podlegają egzekucji do [60.00] % kwoty netto.
  • Kwota wolna od potrąceń: [0.00] % minimalnej płacy.
SekcjaOgraniczenia dotyczące zasiłków ZUS:
  • Podlegają egzekucji do [60.00]% kwoty,
  • Kwota wolna od potrąceń: pobrana z konfiguracji dla potrącenia alimentacyjnego  – proporcjonalnie do wymiaru etatu „Tak”, proporcjonalnie do liczby dni zasiłku ”Tak”.
Na zakładce [Dodatkowe] formularza Lista potrąceń – domyślnie  podpowiada się  ‘Potrącenie alimentacyjne’ Grupa potrąceń z innych tytułów Grupa domyślnie ustawiana w nowej bazie jako druga w kolejności. Predefiniowane ustawienia dla tej grupy: Sekcja – Ograniczenia dotyczące wynagrodzeń nie będących zasiłkami:
  • Podlegające egzekucji do [0.00]% kwoty netto. Składniki – tj. lista typów wypłat, których ma dotyczyć to ograniczenie (domyślnie pusta) do uzupełnienia przez użytkownika.
  • Podlegające egzekucji do [100.00]% kwoty netto. Składniki – tj. lista typów wypłat, których ma dotyczyć to ograniczenie (domyślnie pusta) do uzupełnienia przez użytkownika.
  • Pozostałe wynagrodzenia podlegają egzekucji do [50.00]% kwoty netto.
  • Kwota wolna od potrąceń: [100.00]% minimalnej płacy – proporcjonalnie do wymiaru etatu „Tak”.
SekcjaOgraniczenia dotyczące zasiłków ZUS:
  • Podlegają egzekucji do [25.00]% kwoty.
  • Kwota wolna od potrąceń: pobrana z konfiguracji dla potrącenia z innych tytułów  – proporcjonalnie do wymiaru etatu „Tak”, proporcjonalnie do liczby dni zasiłku ”Tak”.
Na zakładce [Dodatkowe] formularza Lista potrąceń – domyślnie  podpowiada się  ‘Potrącenie komornicze’

Grupy ograniczeń potrąceń

Mechanizm, który pozwala na stosunkowo łatwe zarządzanie kontrolą wysokości wszelkich potrąceń, zarówno komorniczych, jak i innych. Funkcjonalność automatycznej kontroli potrąceń dostępna jest w Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry Plus. Potrącenia z wynagrodzenia za pracę Z wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych można potrącić (wg podanej kolejności) między innymi:
  • na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych wynagrodzenia,
  • innych niż świadczenia alimentacyjne – do wysokości połowy wynagrodzenia.
Potrącenia z zasiłków Ze świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa potrąceniu podlegają między innymi:
  • należności alimentacyjne – do wysokości 60% kwoty zasiłku,
  • należności inne niż świadczenia alimentacyjne – do wysokości 25% kwoty zasiłku.
Wolna od potrąceń jest kwota zasiłku w części odpowiadającej:
  • 764,62 zł – przy potrącaniu należności alimentacyjnych,
  • 1261,64 zł – przy potrącaniu innych należności.
Wysokość potrąceń, a obowiązujące przepisy:
  • Dla potrąceń ze świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa obowiązuje art.138-144 Ustawy z dnia 17.12.1998r. O emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.u. Z 2004r. nr 39, poz. 353 ze zm.).
  • Zasady potrąceń z wynagrodzenia za pracę reguluje art. 87 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz.U. Z 1998r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
  • W sprawach nie unormowanych w wymienionych aktach prawnych stosuje się przepisy Kodeksu postępowania cywilnego i przepisy o Postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Od niektórych składników wynagrodzenia można potrącić należności alimentacyjne w wysokości 100%.
Uwaga
Departament Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w sprawie odliczania składki zdrowotnej wyjaśnił, że obowiązkowe odliczenia, o których mowa w art. 87 K.p., obejmują nie tylko składkę na ubezpieczenie społeczne i zaliczkę na podatek dochodowy, ale także składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Dokonując wyliczenia potrąceń niealimentacyjnych z wynagrodzenia pracownika, uwzględniamy stanowisko zajęte przez departament.
Ustawodawca przewidział również kwotę wolną od potrąceń, między innymi, w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne.
Uwaga
W sytuacji, gdy z powodu podjętych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2: – pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub – członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu, kwoty zwolnione z egzekucji określone w art. 871 § 1 Kodeksu pracy ulegają zwiększeniu o 25% na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu. Takie rozwiązanie wprowadzono na mocy art. 52 ustawy z dnia 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. z 2020 r. poz. 875).
W odniesieniu do zasiłków kwota wolna od potrąceń jest określona kwotowo i wynosi 764,62  w przypadku zajęć alimentacyjnych oraz 1261,64  zł przy potrącaniu innych należności. W przypadku, gdy pracownik otrzymuje zasiłek jedynie przez część miesiąca dodatkowo za pomocą parametru Proporcjonalnie do liczby dni zasiłku można ustawić wyliczenie proporcjonalnej kwoty wolnej dla zasiłków. Proporcjonalne wyliczenie kwoty wolnej jest ustalane przez podzielenie pełnej kwoty wolnej przez 30 i pomnożenie przez liczbę dni, za które wypłacono zasiłek ZUS z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego. Przy wyliczaniu liczby dni, za które pracownik miał wypłacane świadczenie ZUS uwzględniane są wszystkie zasiłki niezależnie od rodzaju, które zostały naliczone w bieżącej wypłacie (zarówno za bieżący miesiąc, jak i poprzednie rozliczone z opcją ‘mies. wstecz’). Nie są sumowane dni, za które pracownik ma naliczone wyrównania zasiłków, zasiłek wyrównawczy oraz podwyższenie zasiłku macierzyńskiego do kwoty świadczenia rodzicielskiego. Przy domyślnym ustawieniu parametru Proporcjonalnie do liczby dni zasiłku kwotę wolną od potrąceń z zasiłków stanowi określona w grupie ograniczeń kwota. Liczba dni, za które jest wypłacany zasiłek nie wpływa na jej wysokość.
Uwaga
W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy kwoty wolne od potrąceń należy zmniejszyć do wymiaru czasu pracy.
Zasady dotyczące procentu wynagrodzenia podlegającego egzekucji, a także kwot wolnych od potrąceń, ustawione w grupach ograniczeń w konfiguracji, dotyczą naliczania potrąceń tylko w wypłatach etatowych. Dla egzekucji z wypłat umów cywilnoprawnych, kwota wolna jest ustawiana indywidualnie dla zajęcia wynagrodzenia pracownika. Definiowanie ograniczeń w konfiguracji firmy W Konfiguracji Firmy/ Płace – gałąź Grupy ograniczeń potrąceń (w module Płace i Kadry Plus) wyświetlana jest w postaci listy. Lista ograniczeń pozwala na ustalenie priorytetów poszczególnych typów ograniczeń:
  • I grupa ograniczeń (domyślnie – Grupa ograniczeń alimentacyjnych) na liście – oznacza liczenie podpiętych do niej potrąceń w pierwszej kolejności do zadanego w definicji tej grupy pułapu.
  • II grupa ograniczeń (domyślnie – Grupa potrąceń z innych tytułów) – powiązane z tą grupą potrącenia liczone będą po wyliczeniu tych przypisanych do i grupy. Nastąpi wyliczenie do pułapu zadeklarowanego w tej grupie, a następnie sprawdzenie, czy suma potrąceń policzonych dla i i II grupy potrąceń, łącznie nie przekracza progu zadanego dla i grupy i gdyby takie przekroczenie miało miejsce, to nastąpi ograniczenie.
  • Kolejne grupy kolejno według tej samej hierarchii – czyli wyliczenie do zadanego w tej grupie pułapu, ale sumarycznie nie więcej niż wynika z definicji ograniczenia w najwyższej grupie, z jakiej występują potrącenia w wypłacie danego pracownika.
Użytkownik ma możliwość sterowania kolejnością pozycji na Liście grupy potrąceń: Podnieś – podwyższa priorytet naliczania danej grupy. Obniż – obniża priorytet naliczania. Predefiniowane dwie grupy:
  • Grupa potrąceń alimentacyjnych – definicja i grupy odpowiada warunkom ograniczeń dla potrąceń alimentacyjnych. Użytkownik jedynie przypisuje do danej grupy typy potrąceń, które chce ograniczać do danego pułapu i ewentualnie wskazać typy wypłat, z których dopuszcza 100% ściągalność potrąceń oraz takie, które mają być całkowicie wolne od potrąceń.
  • Grupa potrąceń z innych tytułów – II grupa, dla pozostałych tytułów wykonawczych.
W przypadku, gdy te dwie grupy okażą się niewystarczające, użytkownik może dodać kolejne grupy potrąceń. Służy do tego ikona  lub <INSERT>.
Rys 19. Konfiguracja Firmy / Lista Grup ograniczeń potrąceń

Kalendarze

Formularz kalendarza

Formularz Kalendarza - zakładka [Ogólne]

Formularz kalendarza - zakładka Ogólne

Nazwa, Akronim, Wymiar etatu Etap pierwszy konfiguracji kalendarza rozpoczyna się od podania jego nazwy (maksymalnie 40 znaków), akronimu (skrótu, maksymalnie 12 znaków) oraz ewentualnego opisu (maksymalnie 80 znaków). Ten sam kalendarz wykorzystywany może być przez wielu pracowników. Pracownicy rozliczani według tego samego kalendarza, mogą między sobą różnić się między innymi wymiarem etatu. I tak: Uwzględniaj wymiar etatu - zaznaczenie pola spowoduje, że dla poszczególnych osób teoretyczny czas pracy zostanie ustalony jako iloczyn normy czasu pracy według kalendarza i wymiar etatu Uwzględniaj wymiar etatu – odznaczony, gdy dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy Użytkownik zaplanuje indywidualny kalendarz.
Przykład
Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu pracuje codziennie 4 godziny - wybieramy typowy kalendarz i zaznaczamy uwzględnienie wymiaru etatu.
Przykład
Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu pracuje co drugi dzień 8 godzin - definiujemy indywidualny kalendarz (co drugi dzień 8 godzin) i nie zaznaczamy Uwzględniaj wymiaru etatu. Gdyby w takiej sytuacji zaznaczyć parametr pracownik przebywałby w zakładzie pracy połowę przewidzianej dla niego normy – co drugi dzień (wynika z indywidualnej definicji kalendarza) przychodziłby na 4 godziny (wynika z uwzględnienia wymiaru etatu).
Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność - zaznaczenie parametru powoduje przywrócenie standardowych stref czasu pracy (czas pracy podstawowy) w dniach nieobecności. Parametr należy ustawić przed wprowadzeniem nieobecności. Strefa zostanie podmieniona na 'Czas pracy podstawowy' - w dniach w których pracownik miał zaplanowaną strefę wliczaną do czasu pracy, np. pracę w akordzie lub czas pracy zdalnej. Strefa nie wliczana do czasu pracy, np. przerwa - nie zostanie podmieniona. Jeżeli pracownik w tym samym dniu ma  zaplanowaną strefę wliczaną i nie zliczaną do czasu pracy strefa  nie zostanie przywrócona.   Na formularzu znajduje się parametr Nieaktywny. Zaznaczenie tego pola oznacza, że Kalendarz nie jest już używany i można w ten sposób go ukryć na liście Kalendarze, dostępnej na formularzu danych kadrowych pracownika (zakładka [Etat]). Nadgodziny / godziny nocne Liczba nadgodzin w programie ustalana może zostać na dwa sposoby:
  • Liczbę nadgodzin ustali program poprzez porównanie kalendarza nominalnego (planu pracy) z  zapisami o  obecnościach i nieobecnościach, które wprowadzi się w kalendarzu (czas pracy). Rozliczenie wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach i odpowiednich dopłat odbywa się automatycznie. W tym przypadku dla poprawnego ustalenia liczby nadgodzin konieczna jest odpowiadająca rzeczywistości definicja kalendarza i szczegółowa, wprowadzona do programu informacja o czasie pracy (dzień po dniu).
  • Liczba nadgodzin wprowadzana zostanie bezpośrednio przez użytkownika systemu. Ten sposób związany jest z ewidencją czasu pracy według zestawienia. Pozwala on znacznie zyskać na czasie, gdyż na zestawieniu sumarycznie odnotowuje się czas przepracowany w podanym okresie oraz czas przepracowanych nadgodzin. Niestety rozwiązanie to ma jedną istotną wadę – utracimy możliwość drukowania z poziomu programu szczegółowej ewidencji czasu pracy. Decyzja należy do użytkownika.
Użytkownik powinien również podjąć decyzję, czy decyduje się sam rozliczać nadgodziny, czy chce, aby program to robił. Służą temu opisane poniżej parametry. Rozliczaj nadgodziny - zaznaczenie parametru jest równoznaczne z rozliczaniem nadgodzin przez program, natomiast gdy użytkownik decyduje się sam rozliczać nadgodziny parametr należy odznaczyć. Program ograniczy automatycznie dostęp do pozostałych pól związanych z rozliczaniem nadgodzin. Licz standardowe dopłaty do nadgodzin – parametr zaznaczony - program naliczy należne dopłaty do nadgodzin (50%, 100%) stosownie do obowiązujących przepisów. W nowych bazach pole to jest automatycznie zaznaczone i pozostaje aktywne tylko przy jednocześnie zaznaczonym parametrze Rozliczaj nadgodziny. W przypadku pozostawienia odznaczonego parametru istnieje możliwość zdefiniowania dopłat do nadgodzin za pomocą algorytmu 12 i funkcji: Nadgodz(), Nadgodz50(), Nadgodz100() - opcja dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Licz standardowe wynagrodzenie powyżej/poniżej normy - parametr decydujący o naliczaniu wynagrodzenia powyżej/poniżej normy. Zaznaczenie parametru w kalendarzu spowoduje, że w wypłacie dla pracownika rozliczanego według tego kalendarza będą liczone kwoty wynagrodzenia powyżej/poniżej normy. Odznaczenie natomiast oznacza, że nie będą w wypłacie liczone kwoty wynagrodzenia powyżej/poniżej normy. Pozwoli to na uniknięcie dublowania rozliczeń w przypadku stosowania w bazie własnych, zdefiniowanych wzorami typów wypłat za czas powyżej/poniżej normy. Dodatkowo parametrem Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry) użytkownik zadecyduje, czy wynagrodzenie powyżej/poniżej normy ma być odrębnym składnikiem na wypłacie, czy elementem zsumowanym w pozycji wynagrodzenie zasadnicze. Liczenie wynagrodzenia powyżej/poniżej normy jako odrębnego elementu ma istotne znaczenie przy wyliczeniu podstawy urlopowej dla pracownika zatrudnionego na stawkę miesięczną. Gdy „powyżej normy” jest częścią wynagrodzenia zasadniczego miesięcznego – to nie jest wliczany do podstawy urlopowej. Gdy ”powyżej normy” oraz „poniżej normy” są naliczane jako oddzielne elementy wypłaty są uwzględniane w podstawie urlopowej jako średnia z 3 miesięcy po zaznaczeniu parametrów Oddzielnie wypłacone ‘powyżej normy’ wliczane do podstawy urlopu/ekwiwalentu oraz Oddzielnie wypłacone ‘poniżej normy’ wliczane do podstawy urlopu/ekwiwalentu (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry). Zależnie od ustawienia parametrów Licz standardowe wynagrodzenie powyżej/poniżej normy oraz Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element będzie to oznaczać:
[√] Licz standardowe wynagrodzenie powyżej/poniżej normy
(Konfiguracja/Firma/Płace/Kalendarze )
Program będzie naliczał składniki:
- „wynagr. zasad. powyżej normy”,
- „wynagr. zasad. poniżej normy”
i zależne od ustawienia parametru Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy
liczone jako oddzielny element zsumuje z wynagrodzeniem zasadniczym w jednej pozycji, lub nie.

[ √ ] Licz standardowe wynagrodzenie powyżej/poniżej normy
(Konfiguracja/Firma/Płace/Kalendarze )
[ √ ] Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element
(Konfiguracji/Firma/Płace/Parametry)
W wypłacie pracownika będą generowane składniki:
- „wynagr. zasad. powyżej normy”,
- „wynagr. zasad. poniżej normy”
jako oddzielne elementy wypłaty
[ ] Licz standardowe wynagrodzenie powyżej/poniżej normy
(Konfiguracja/Firma/Płace/Kalendarze)
[ ] Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element
(Konfiguracji/Firma/Płace/Parametry)
W wypłacie nie będą w ogóle pojawiać się składniki:
- „wynagr. zasad. powyżej normy”,
- „wynagr. zasad. poniżej normy”
Licz standardowe dopłaty do godzin nocnych - zaznaczenie powoduje, że za każdą godzinę pracy w nocy poza normalnym wynagrodzeniem naliczane zostaną dopłaty w wysokości określonej przez użytkownika w Konfiguracji Firmy/ Płace / Konfiguracja kalendarzy (pola: % wynagrodzenie za pracę w nocy, minimalna płaca/stawka zaszeregowania) lub na formularzu kalendarza. Odznaczony parametr spowoduje, że za każdą godzinę pracy w nocy będzie przysługiwać tylko normalne wynagrodzenie. Norma (czasu pracy) Zgodnie z Kodeksem pracy czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie przekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem przepisów art. 1294 i art. 132 § 2 i 4 oraz art.142. i takimi też wartościami inicjują się w programie:
  • Norma dobowa (wymiar) – podpowiada się 8:00. Zmienna ta oznacza, ilość godzin pracy powyżej których naliczane będą nadgodziny w dni robocze, jeśli rozliczanie kalendarza będzie ustalone według normy dobowej i średniotygodniowej. Norma dobowa jest brana także do ustalenia nadgodzin w dni wolne od pracy oraz świąteczne.
  • Norma średniotygodniowa – użytkownik ma możliwość modyfikowania wymienionej normy. W szczególności modyfikacja przyjętych norm czasu pracy może odbywać się poprzez zapisanie ich bezpośrednio w kalendarzu.
  • Norma zgodna z planem pracy – po zaznaczeniu parametru za normę czasu pracy przyjmowany będzie czas odczytany z nominalnego kalendarza (planu pracy).
Uwaga
Osoby niepełnosprawne (stopień znaczny i umiarkowany) obowiązuje inna norma czasu pracy. Czas pracy nie może przekroczyć 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Tak ustalony wymiar czasu pracy obowiązuje pracownika od dnia następującego po przedłożeniu pracodawcy orzeczenia o niepełnosprawności. Dla takich osób należy zdefiniować w konfiguracji indywidualny kalendarz normatywny. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. O rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (Dz.U. Z 1997 r. Nr 123, poz. 776).
Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy) – parametr domyślnie nie jest zaznaczony. Odznaczenie pola Norma zgodna z planem pracy powoduje uaktywnienie normy dobowej (8h) i tygodniowej (40h) oraz tego parametru, ale bez automatycznego zaznaczenia. Użytkownik sam decyduje o jego zaznaczeniu. W niektórych systemach czasu pracy dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru ponad 8h (np. W równoważnym systemie czasu pracy, w systemie skróconego tygodnia pracy, czy w systemie pracy weekendowej). Wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (ponad 8h) powinno być rekompensowane skróceniem dobowego wymiaru czasu pracy (poniżej 8h) w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. W takich sytuacjach, parametr ten powinien być zaznaczony, co spowoduje inny  sposób naliczania nadgodzin dobowychuwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów czasu pracy określonych w planie pracy pracownika (w stosunku do normy dobowej określonej w definicji kalendarza), co pośrednio wpłynie na wyliczenie nadgodzin wynikających z przekroczenia normy średniotygodniowej (nadgodziny dobowe  nie są uwzględniane w sprawdzaniu, czy doszło do przekroczenia normy). Po zaznaczeniu tego parametru, praca w godzinach nadliczbowych dobowych będzie liczona następująco:
  • W dniach pracy – program będzie sprawdzał oprócz normy dobowej określonej w definicji kalendarza (np. 8h) również dobowy wymiar czasu pracy ustalony w planie pracy (grafiku) pracownika . W dniach przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy (np. 12h) – nadgodziny dobowe wystąpią po przekroczeniu tego wymiaru (czyli po 12h).  Natomiast w dniach skróconego dobowego wymiaru czasu pracy (np. 6h)  – nadgodziny dobowe wystąpią po przekroczeniu dobowej normy czasu pracy określonej w definicji kalendarza, czyli po przekroczeniu 8h.
  • W dniach wolnych od pracy (nieświątecznych, które nie są ustalone jako wolne w zamian za pracę w niedzielę lub święto) – program będzie sprawdzał tylko normę dobową określoną w definicji kalendarza (np. 8h), czyli czas pracy po przekroczeniu tej normy będzie zaliczany do nadgodzin dobowych. Natomiast czas przepracowany w obrębie (do) normy dobowej będzie uwzględniany w algorytmie sprawdzania przekroczenia normy średniotygodniowej.
  • dniu świątecznym – program będzie sprawdzał normę dobową określoną w definicji kalendarza (np. 8h), czyli czas pracy po przekroczeniu tej normy będzie zaliczany do nadgodzin dobowych. Natomiast czas przepracowany w obrębie (do) normy dobowej będzie uwzględniany w algorytmie sprawdzania przekroczenia normy średniotygodniowej.
Przykład
Pracownika obowiązuje norma dobowa – 8h, średniotygodniowa – 40h. Pracownik ten pracuje w systemie równoważnego czasu pracy, świadczy pracę wg rozkładu przewidującego pracę:
PoniedziałekWtorekŚrodaCzwartekPiątekSobotaNiedziela (święto)
12hwolne12h10h6hwolnewolne
Godzinami nadliczbowymi z tytułu przekroczenia dobowej normy (wymiaru) czasu pracy będzie: w poniedziałek i środę (wymiar dobowy 12h) – praca ponad 12h (wymiar dobowy) w czwartek (wymiar dobowy 10h) – praca ponad 10h (wymiar dobowy) piątek (wymiar dobowy 6h) – praca ponad 8h (norma dobowa) we wtorek i sobotę (dni wolne) – praca ponad 8h (norma dobowa) w niedzielę (święto) – czas przepracowany powyżej normy dobowej zaliczany jest do nadgodzin dobowych. Natomiast praca wykonywana w piątek od 6 do 8 godziny (2h ponad zaplanowany wymiar 6h do normy dobowej  8h) oraz w sobotę i niedzielę do 8 godzin (do normy dobowej) będzie uwzględniana przy sprawdzaniu, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej.
Z uwzględnieniem standardowych świąt – parametr wpływa na wyliczenie normy do nadgodzin. Działanie parametru:
  • Zaznaczony – norma do nadgodzin jest pomniejszana o standardowe święta zaszyte w programie przypadające w okresie rozliczeniowym, niezależnie od tego czy zostały naniesione w kalendarzu,
  • Niezaznaczony – norma jest pomniejszana tylko o święta naniesione w planie pracy w dniach innych niż niedziela w okresie rozliczeniowym określonym w definicji kalendarza.
Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – parametr umożliwia podział dopłat do nadgodzin na dobowe i średniotygodniowe. Działanie parametru:
  • Zaznaczony – w przypadku okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesiąc dopłaty do nadgodzin dobowych są naliczane w miesiącu wystąpienia nadgodzin, natomiast dopłaty do nadgodzin średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego. Jako rozliczenie nadgodzin w wypłacie generują się standardowe typy wypłat: Dopłata do nadgodzin dobowych 50%, Dopłata do nadgodzin dobowych 100%, Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100%.
  • Niezaznaczony (domyślne ustawienie) – dopłaty do nadgodzin są naliczane w wypłacie za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego. Jako rozliczenie generują się standardowe elementy Dopłaty do nadgodzin 50%, Dopłaty do nadgodzin 100%.
Dotyczy wersji: 2018.2.1
Dla kalendarza, w którym jest zaznaczony parametr ‘Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe’, są dostępne opcje, dedykowane dla takiego kalendarza: Tylko średniotygodniowe,Średniotygodniowe, dobowe 100%,50%, Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100%. Opcje bilansowania, dostępne przy ustawieniu podziału nadgodzin na dobowe i średniotygodniowe, przy rozliczaniu nadgodzin w wypłatach, działają następująco:
  • Tylko średniotygodniowe – nadgodziny dobowe nigdy nie są bilansowane, a na koniec okresu rozliczeniowego niedogodziny z całego okresu rozliczeniowego są bilansowane nadgodzinami średniotygodniowymi, jeśli liczba nadgodzin średniotygodniowych jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin,
  • Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% – domyślnie bilansowanie następuje na koniec okresu rozliczeniowego z nadgodzin średniotygodniowych, ale jeśli odnotowano niedogodziny w miesiącu, w którym są odnotowane również nadgodziny dobowe i równocześnie ilość odnotowanych od początku okresu rozliczeniowego nadgodzin średniotygodniowych jest niewystarczająca do zbilansowania wszystkich odnotowanych niedogodzin, to nastąpi zbilansowanie tych ‘brakujących’ niedogodzin nadgodzinami dobowymi 100% wypłacanymi w danym miesiącu, a jeśli tych nadgodzin dobowych 100% również nie wystarczy, to reszta ‘braków’ zostanie zbilansowana nadgodzinami dobowymi 50%, przy czym bilansowanie nadgodzinami dobowymi dotyczy tylko odnotowanych ‘niedogodzin’, nie są w ten sposób bilansowane nieobecności nieusprawiedliwione (NN),
  • Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% – domyślnie bilansowanie nastąpi a koniec okresu rozliczeniowego z nadgodzin średniotygodniowych, ale jeśli odnotowano niedogodziny w miesiącu, w którym są odnotowane również nadgodziny dobowe i równocześnie ilość odnotowanych od początku okresu rozliczeniowego nadgodzin średniotygodniowych jest niewystarczająca do zbilansowania wszystkich odnotowanych niedogodzin, to nastąpi bilansowanie tych ‘brakujących’ niedogodzin nadgodzinami dobowymi 50% wypłacanymi w danym miesiącu, a jeśli tych nadgodzin dobowych0% również nie wystarczy, to reszta ‘braków’ zostanie zbilansowana nadgodzinami dobowymi 100%, tu również nie wystąpi bilansowanie nadgodzinami dobowymi nieobecności typu NN.
Dla kalendarza, w którym jest niezaznaczony parametr ‘Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe’, są dostępne opcje, dedykowane dla takiego kalendarza:
  • Nie bilansuj – godziny poniżej i powyżej normy nie zostaną w ogóle zbilansowane,
  • 100%, 50% – dla uzupełnienia normy pomniejszonej o nieobecności program w pierwszej kolejności wykorzysta teoretyczne „100” przysługujące za pracę w dni wolne, niedziele i święta, a jeżeli ich nie starczy sięgnie po „50”,
  • 50%, 100% – dla uzupełnienia normy program w pierwszej kolejności wykorzysta teoretyczne „50” przysługujące wyłącznie za pracę poza dniami wolnymi, a jeżeli ich nie starczy sięgnie po „100” (odwrotnie niż algorytm: 100%, 50%).
Przykład
Założenie – norma tygodniowa wynosi 40 godzin. W kolejnych dniach tygodnia pracownik przepracował:
Pon. Wt. Śr. Czw. Pt. Sob. Niedz.
Norma wg kalendarza 8:00 8:00 8:00 8:00 8:00 0:00 0:00
Rzeczywisty czas pracy 4:00 12:00 8:00 8:00 8:00 1:00 2:00
Teoretycznie, rozpatrując nadgodziny w systemie dobowym, pracownik przepracował:
Pon. Wt. Śr. Czw. Pt. Sob. Niedz.
Poniżej normy – 4:00
„50” 4:00
„100” 1:00 2:00
Praca w dni wolne i niedziele potraktowana została jako „100”. W rozpatrywanym okresie pracownik nie przepracował 4 godzin w normalnym czasie pracy (są godziny poniżej normy). Należy więc w pierwszej kolejności uzupełnić 40-godzinną normę tygodniową o te poniżej normy. To uzupełnienie może odbyć się na jeden z wymienionych powyżej sposobów. W podanym przykładzie algorytm bilansowania nadgodzin w rozliczanym okresie został ustawiony z opcją 50%, 100%. W normalnym wynagrodzeniu zostanie uwzględniona norma 40 godzin – 4 godziny poniżej normy + 7 godzin powyżej normy (40h – 4h  + 7h=43h). Pracownik otrzyma za czas przepracowany powyżej normy: za jedną godzinę „100”  – za pracę w sobotę dwie godziny „100” – za pracę w niedzielę.
Rozliczenie (Konfiguracja okresu rozliczeniowego) – funkcjonalność dostępna dla użytkowników posiadających moduł Płace i Kadry Plus. W module tym program domyślnie przyjmuje rozliczenie nadgodzin co 1 miesiąc, czyli wypłata nadgodzin następuje w miesiącu, w którym one wystąpiły. Długość okresu rozliczeniowego podaje się w miesiącach. Kodeks pracy dopuszcza stosowanie 6-miesięcznego okresu rozliczeniowego nadgodzin oraz, w uzasadnionych sytuacjach, pozwala wydłużyć go do 12 miesięcy. Za określenie okresu rozliczeniowego odpowiada parametr Rozliczenie Co, który przyjmuje wartości z zakresu 0 – 12. Rozliczenie z przesunięciem dotyczy okresów co najmniej 2 miesięcznych. Jest to przesunięcie okresu rozliczania nadgodzin względem początku roku:
  • 0 miesięcy – pierwszy okres rozliczeniowy w roku rozpoczyna się w styczniu,
  • 1 miesiąc – pierwszy okres rozliczeniowy w roku rozpoczyna się w lutym (jest przesunięty o 1 miesiąc względem stycznia)
  • 2 miesiące – pierwszy okres rozliczeniowy w roku rozpoczyna się w marcu (jest przesunięty o 2 miesiące względem stycznia, dotyczy okresów rozliczeniowych co najmniej 3 miesięcznych).
Rozliczenie z opóźnieniem – oznacza przesunięcie wypłat nadgodzin względem ostatniego dnia okresu rozliczeniowego. Oznacza, co ile miesięcy będą rozliczane nadgodziny.
  • 0 miesięcy – rozliczenie nadgodzin następuje w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego
  • 1 miesiąc – rozliczenie następuje w pierwszym miesiącu po zakończeniu okresu rozliczeniowego (okres rozliczeniowy styczeń – marzec zostanie rozliczony w kwietniu).
Dopłaty do nadgodzin rozliczane są zgodnie z ustawieniami zadeklarowanymi w kalendarzu. Przy wyliczaniu dopłat program bierze pod uwagę stawkę zaszeregowania pracownika z miesiąca, w którym następuje rozliczenie. Brane są pod uwagę również inne składniki, jeśli w ustawieniu tych typów wypłat zaznaczony jest parametr Uwzględniaj przy dopłatach za nadgodziny (Konfiguracja/ Płace/ Typy wypłat/ Szczegółowe).
Przykład
Pracownik rozliczany wg kalendarza i zmiana. W kalendarzu zadeklarowano okres rozliczeniowy równy 3 miesiące, z jednomiesięcznym przesunięciem oraz jednomiesięcznym opóźnieniem. Dopłata do nadgodzin będzie realizowana w następujący sposób:
  • za okres luty – kwiecień wypłata w maju
  • za okres maj – lipiec wypłata w sierpniu
  • za okres sierpień – październik wypłata w listopadzie
  • za okres listopad – styczeń wypłata w lutym.
Stawka zaszeregowania pracownika wynosiła 2500,00 zł, w miesiącu sierpniu miała miejsce podwyżka na 3000,00 zł. Norma w sierpniu to 168 godzin. W wypłacie realizowanej za sierpień następuje rozliczenia nadgodzin (05-07), dopłaty do nadgodzin liczone są według stawki obowiązującej w sierpniu czyli 3000,00 zł./168 godzin.
 
Dopłaty do godzin nocnych Poniższe ustawienia dotyczące naliczania dopłat do godzin nocnych, odnoszą się tylko do pracowników, którzy są rozliczani według danego kalendarza. Ręczna edycja parametrów związanych z dopłatami do godzin nocnych – zaznaczenie parametru powoduje, że dopłaty do godzin nocnych naliczane są zgodnie z ustawieniami zawartymi na formularzu kalendarza. Jeśli parametr nie jest zaznaczony dopłata do godzin nocnych naliczana jest według ustawień dostępnych na zakładce [Konfiguracja kalendarzy]. Po zaznaczeniu tego parametru aktywne stają się pozostałe parametry dotyczące naliczania dopłat do godzin nocnych. Domyślnie podpowiadają się takie wartości jak te w Konfiguracji kalendarzy, ale użytkownik może je edytować. Od godziny – Do godziny – w tych polach należy ustawić porę nocną obowiązującą pracowników rozliczanych wg tego kalendarza. Limit godzin nocnych - maksymalna liczba godzin przypadających w porze nocnej, za którą pracownikowi przysługuje dopłata za pracę w nocy. Dopłata do godzin nocnych liczona od i Procent wynagrodzenia za pracę w nocy - dla dopłat do godzin nocnych należy określić procent i wskazać czy ma być liczona od minimalnej płacy, czy od stawki zaszeregowania pracownika. Dopłata do godzin nocnych liczona zgodnie z norma k.p. art. 130 – zaznaczenie parametru powoduje, że dopłata do godzin nocnych naliczana jest w oparciu o normę czasu pracy wynikającą z art. 130 k.p. Jeśli parametr nie jest zaznaczony to przy wyliczeniu stosowana jest norma czasu pracy wynikająca z planu pracy pracownika. Dodatkowo w gałęzi Zaokrąglenia (Konfiguracja/Firma/Płace/Zaokrąglenia) można ustawić sposób zaokrąglania dopłat za pracę w nocy. Można ustawić zaokrąglenie wartości końcowej dopłaty lub stawki za 1 godzinę i precyzję, która domyślnie jest ustawiona na 0.10zł (czyli liczenie z dokładnością do 1 grosza).

Konfiguracja firmy/Płace/Kalendarze (fragment)

Wynagrodzenie za nadgodziny Poniższe ustawienia dotyczące naliczania dopłat do nadgodzin, odnoszą się tylko do pracowników, którzy są rozliczani według danego kalendarza. Ręczna edycja parametrów związanych z dopłatami do nadgodzin – zaznaczenie parametru powoduje, że dopłaty do nadgodzin naliczane są zgodnie z ustawieniami zawartymi na formularzu kalendarza. Domyślnie po zaznaczeniu parametru podpowiadają się ustawienia dotyczące procentu dopłat do nadgodzin z Konfiguracji kalendarzy, ale podlegają one edycji przez użytkownika. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, dopłaty do nadgodzin są liczone zgodnie z ustawieniami dotyczącymi nadgodzin znajdującymi się w Konfiguracji kalendarzy z uwzględnieniem normy z planu pracy pracownika. Jeśli na kalendarzu zaznaczony jest parametr Ręczna edycja parametrów związanych z dopłatami do nadgodzin ustawienia dotyczące naliczania dopłat do nadgodzin są przenoszone między bazami podczas importu kalendarzy wykonanego z poziomu Narzędzia/ Importy/ Import z innej bazy danych. Po zaznaczeniu tego parametru aktywne stają się pozostałe parametry dotyczące naliczania dopłat do nadgodzin: Procent dopłat ‘50’ – określenie procentu dopłat za nadgodziny standardowo naliczanych jako 50%, Procent dopłat ‘100’ – określenie procentu dopłat za nadgodziny standardowo naliczanych jako 100%, Dopłaty do nadgodzin liczone zgodnie z normą k.p. art. 130 – zaznaczenie parametru powoduje, że stawka dopłaty za jedną nadgodzinę liczona z wynagrodzenia zasadniczego w stawce miesięcznej, liczona jest w oparciu o normę czasu pracy wynikającą z art. 130 k.p. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, to przy wyliczeniu stosowana jest norma czasu pracy wynikająca z planu pracy pracownika. W przypadku okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesiąc, stawka dopłaty za jedną nadgodzinę będzie wyliczona w zależności od ustawienia parametru, według normy czasu pracy wynikającej z planu pracy pracownika lub normy kodeksowej za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego. Wynagrodzenie zasad. powyżej/poniżej normy liczone zgodnie z normą k.p. art. 130-zaznaczenie parametru powoduje, że stawka wynagrodzenia zasad. powyżej/poniżej normy za jedną nadgodzinę/ niedogodzinę liczona jest w oparciu o normę czasu pracy wynikającą z art. 130 k.p. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, to przy wyliczeniu stosowana jest norma czasu pracy wynikająca z planu pracy pracownika. Dodatkowo w gałęzi Zaokrąglenia (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zaokrąglenia) w części Zaokrąglenia dopłat do godzin nocnych i nadgodzin można ustawić sposób zaokrąglania dopłat do nadgodzin. Można ustawić zaokrąglenie wartości końcowej dopłat lub stawki za 1 godzinę i precyzję, która domyślnie jest ustawiona na 0.01 zł (czyli liczenie z dokładnością do 1 grosza).

Konfiguracja firmy/Płace/Kalendarze (fragment)

Mając zdefiniowane normy czasu pracy i podstawowe parametry okresu rozliczeniowego można przystąpić do bezpośredniego tworzenia kalendarza. W  tym celu należy wybrać zakładkę [Kalendarz]. Formularz Kalendarza - zakładka [Kalendarz] Dni, które powinny zostać zdefiniowane, oznaczone są w kalendarzu symbolem czerwonego krzyżyka- .
Rys 29. Fragment kalendarza przed zdefiniowaniem
W celu wypełnienia kalendarza serią dni należy użyć przycisku  Wstaw serię. Na ekranie pojawi się arkusz Wstawianie serii podzielony na dwie zakładki: Zakładka [Ustawienia] – należy podać okres, w którym ma być zdefiniowany kalendarz. Datę „od” wpisuje się w polu Od dnia. Datę „do” definiowanego okresu można podać na dwa sposoby:
  • zaznaczając pole Do dnia, program umożliwi bezpośrednie wpisanie daty „do”,
  • zaznaczając pole Powtórzenia, program automatycznie poda datę „do” na podstawie wprowadzonej liczby powtórzeń, gdyż seria nanoszona jest zawsze w całości.
Ponadto należy ustalić, czy w czasie nanoszenia serii podlegają modyfikacji zdefiniowane już dni, niedziele i święta oraz dni wolne. Jest to istotne w przypadku zdefiniowania serii, która ustawia w niedziele, święta, dni wolne – dni pracy. Konieczne jest wtedy wyłączenie standardowo zaznaczonych opcji pozostawienia bez zmian niedziel i świąt oraz dni wolnych. Zakładka [Seria] – należy rozwinąć listę serii dostępną w polu Wykorzystaj serię, wybrać serię i zaakceptować. Proces nanoszenia serii na kalendarz rozpoczyna się klawiszem  Wykonaj.
Rys 30. Okno wstawiania serii – zakładka seria
Procedura zalecana – najpierw nanosi się serię, później uzupełnia listę świąt i dni dodatkowo wolnych od pracy, poprzez naciśnięcie ikony  Wstawianie świąt. Niedziele, święta i dni wolne mogą na kalendarz być nanoszone na okres jednego, wybranego miesiąca (Okres, Wybrany miesiąc) lub roku (Okres, Wybrany rok). Można również przenieść na kalendarz definicje: niedziel, świąt lub wolnych sobót (zaznaczając odpowiednio). Standardowe ustawienia programu:
  • Okres – proponowany jest wybrany rok,
  • Wstaw – zaznaczone są święta,
  • Zamieniaj zdefiniowane dni – program nanosi serię nie sprawdzając czy dni były już wcześniej zdefiniowane (wszystkie dni zostaną zdefiniowane zgodnie z wykorzystywaną serią – pole standardowo zaznaczone). Jeśli pole nie będzie zaznaczone, wówczas przy nanoszeniu serii modyfikacji podlegają tylko te dni, które nie były wcześniej definiowane.
Rys 31. Okno wstawiania świąt
Ostatni etap definicji kalendarza obejmuje naniesienie lokalnych modyfikacji. Te modyfikacje mogą dotyczyć zarówno podmiany definicji dni (na przykład pracująca sobota zamiast dnia wolnego), jak i korekt w obrębie dnia (skrócenie bądź wydłużenie zaproponowanego czasu pracy). Mogą być wykonane poprzez edycję konkretnych dni lub za pomocą funkcji kopiowania zdefiniowanych dni. Edycja lub modyfikacja konkretnego dnia obejmuje:
  • Wskazanie kursorem wybranego dnia i naciśnięcie „Lupy” lub poprzez dwukrotne kliknięcie myszką,
  • Wybór z listy typu dnia (lista dostępna jest po kliknięciu na polu lewym klawiszem myszki lub <STRZAŁKI W DÓŁ>)
  • Ewentualne modyfikacje godziny rozpoczęcia pracy (Od godziny) i czasu jej zakończenia (Do godziny) oraz rodzaju czasu pracy (Strefa).
Rys 32. Edycja dnia pracy w kalendarzu
Kopiowanie zdefiniowanych dni Kopiowanie polega na zaznaczeniu jednego lub kilku zdefiniowanych dni i wybraniu z menu kontekstowego opcji Kopiuj lub naciśnięciu skrótu klawiszowego <CTRL>+<C>. Aby zaznaczyć kilka dni należy trzymając wciśnięty klawisz <CTRL> kliknąć kursorem na dowolne dni. W przypadku zaznaczenia dnia niezdefiniowanego lub dni zdefiniowanych i niezdefiniowanych opcja Kopiuj jest niedostępna.

Kopiowanie zdefiniowanego dnia

Po skopiowaniu dnia/dni można jego/ich definicję wstawić na inne, dowolne dni. Wstawianie polega na zaznaczeniu dnia/dni i wybraniu z menu kontekstowego opcji Wklej lub naciśnięciu skrótu klawiszowego <CTRL>+<V>. Wklejanie wykonywane jest dla zaznaczonych dni niezależnie od tego, czy były wcześniej zdefiniowane, czy niezdefiniowane.

Wklejanie ustawień dnia

W przypadku kopiowania jednego dnia można go wkleić na inny dzień lub dowolne dni (nie muszą być kolejne). Jeśli kopiowane było kilka dni, wklejanie jest dostępne po zaznaczeniu tylko jednego dnia. Oznacza to, że z jednego dnia można skopiować ustawienia na dowolną liczbę innych zaznaczonych dni, z kolei kopiowanie ustawień z grupy dni może być wykonane na grupę (serię dni) zaczynających się od dnia zaznaczonego przed wybraniem opcji Wklej. Po wykonaniu wklejania każdy ze wskazanych dni będzie miał takie same ustawienia, dotyczące typu dnia oraz listy wejść z przypisanymi godzinami i strefami, jak dzień, z którego zrobiono kopię. Kopiowanie i wklejanie zdefiniowanych dni jest dostępne w obrębie jednego kalendarza, ale z możliwością kopiowania ustawień z dnia/dni z jednego miesiąca na dzień/dni w innych miesiącach. Podsumowanie Definicja pierwszego kalendarza obejmuje zazwyczaj:
  • Weryfikację parametrów globalnych (Konfiguracja Firmy/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy).
  • Pogrupowanie dni w serie (Konfiguracja Firmy/ Płace/ Serie kalendarzy).
  • Określenie parametrów lokalnych kalendarza (nazwa, interpretacja) – Konfiguracja Firmy/ Płace/ Kalendarze.
  • Uzupełnienie kalendarza przy pomocy przygotowanych uprzednio serii (dostępne od wersji 3.0).
  • Naniesienie na kalendarz lokalnych modyfikacji, odstępstw od serii (Konfiguracja Firmy/ Kalendarze/ zakładka [Kalendarz]).
Definiując kolejne kalendarze:
  • Korzysta się zazwyczaj z istniejącej już listy serii.
  • Powiela się kalendarze wykorzystując do tego celu wcześniej zdefiniowany kalendarz np. standard (STD).
 

Kalendarze

Dla poprawnego ustalenia wysokości należnego wynagrodzenia, w szczególności wynagrodzenia zasadniczego (niezależnie, czy to dla stawki godzinowej, czy dla miesięcznej), niezbędne jest określenie czasu pracy (nominalnego i rzeczywistego). W programie czas pracy nanosi się poprzez uzupełnienie kalendarza (Konfiguracja Firmy/Płace/Kalendarze). Na jego pełną definicję składają się zazwyczaj cztery kroki:
  • Ustalenie podstawowych lokalnych parametrów konfiguracyjnych kalendarza (Nazwa, Akronim, …).
  • Wypełnienie kalendarza zdefiniowaną uprzednio serią.
  • Naniesienie na wstępnie przygotowany kalendarz niedziel i świąt (nie dotyczy pracy w ruchu ciągłym).
  • Naniesienie na kalendarz lokalnych modyfikacji (np. wybrane soboty dniami normalnej pracy).
SERYJNE WSTAWIANIE ŚWIĄT Z poziomu listy kalendarzy dostępnej w konfiguracji firmy jest możliwość seryjnego wstawienia świąt dla zaznaczonych kalendarzy za pomocą przycisku Wstawianie świąt . Po prawidłowym zaznaczeniu kalendarzy i wciśnięciu przycisku Wstawianie świąt  pojawi się dodatkowe okno, w którym należy podać rok, na który mają się wstawić święta. Dodatkowo za pomocą parametru Zamieniaj zdefiniowane dni Operator może zdecydować czy zdefiniowane wcześniej dni mają być ustawione jako święta. Po wykonaniu operacji wstawiania świąt w logu wyświetlana jest informacja o jej wyniku.

Wstawianie świąt

Serie kalendarzy

Serie kalendarzy

W każdej firmie praca odbywa się według wcześniej ustalonego harmonogramu (kalendarza normatywnego). Elementem, przy pomocy którego definiowany będzie kalendarz, jest dzień. Zanim przystąpi się do definiowania kalendarza warto pogrupować dni według powtarzających się schematów – tak zwanych SERII, które tworzy się w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Serie kalendarzy. Serią predefiniowaną w programie jest seria o nazwie Tydzień: pięć dni pracy, wolna sobota (wolny) i niedziela (święto). Przyjęte jest (jako propozycja), że dzień pracy rozpoczyna się o godzinie 7:00 i trwa 8:00 godzin. Użytkownik programu może zdefiniować własną nową serię (dodając pozycję do listy serii) lub modyfikując już istniejącą.
Rys 22. Zdefiniowana seria kalendarza
Najprostszym przykładem serii jest 7-dniowa seria, czyli wspomniany powyżej Tydzień. Definicja tygodni może odbiegać od zaproponowanego szablonu (np.: dodatkowo pracująca sobota, inne dni robocze, święta). Prościej będzie natomiast najpierw nanieść na kalendarz wcześniej zdefiniowaną serię i wprowadzić pojedyncze modyfikacje niż definiować go dzień po dniu. Seria kalendarza składa się z dwóch zakładek.

Edycja dnia z serii kalendarza

Edycja dnia z serii kalendarza zawiera pola:
  • Numer – kolejny danego dnia.
  • Typ dnia – określa się, czy jest to dzień pracy, wolny, czy święto, poprzez wybór ze zdefiniowanej listy.
  • Rodzaj dnia wolnego– w którym można ustawić oznaczenie dnia wolnego ( pole jest aktywne w przypadku ustawienia w polu ‘Typ dnia’ opcji ‘Święto’ lub ‘Wolny’ )
  • Lp – numer kolejnego wejścia.
  • Od godziny (godzina rozpoczęcia pracy) Do godziny (godzina zakończenia pracy). Ma to znaczenie w przypadku wyliczania dopłat do godzin nocnych.
  • Strefa – podajemy strefę związaną z czasem pracy. W przypadku dnia wolnego i święta strefa powinna pozostać pusta (niezdefiniowana).
Pracę w obrębie dnia można zdefiniować w nieograniczonej liczbie wejść – funkcjonalność dostępna w module Płace i Kadry Plus.
Edycja dnia serii kalendarza
Po zdefiniowaniu pierwszego dnia w serii można go powielić na kolejne dni. Służy temu polecenie Kopiuj wywoływane z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) lub kombinacja klawiszy <CTRL>+ . Lista ta obsługiwana jest przez standardowe przyciski i klawisze, które pozwalają na dodanie, zmianę (podgląd) czy usunięcie zapisu.
Przykład
Seria dla pracy 3-zmianowej. Przy założeniu, że 8 - godzinne zmiany rozpoczynają się odpowiednio: I zamiana          6:00 II zmiana        14:00 III zmiana       22:00 W przypadku tego typu zatrudnienia czas trwania serii został ustalony na 16 dni (co 16 dni ustalony poniżej harmonogram ulega powtórzeniu). pracy,  6:00,    (8:00) pracy,  6:00,    (8:00) pracy,  6:00,    (8:00) pracy,  6:00,    (8:00) wolny pracy,  14:00,  (8:00) pracy,  14:00,  (8:00) pracy,  14:00,  (8:00) pracy,  14:00,  (8:00) wolny pracy,  22:00,  (8:00) pracy,  22:00,  (8:00) pracy,  22:00,  (8:00) pracy,  22:00,  (8:00) wolny wolny … Po zdefiniowaniu serii kalendarza należy przejść do konfigurowania kalendarza (Konfiguracja Firmy/ Płace/ Kalendarze).

Formularz serie kalendarzy

Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe dane, czyli: Nazwę – musi być unikatowa, nie mogą istnieć dwie serie o takiej samej nazwie. Symbol – kod serii. Opis - pole przeznaczone na dodatkowy opis. Zakładka [Pozycje] pozwala na ustalenie liczby i rodzaju dni. Przyciski: lub <INSERT> dodaje kolejny dzień serii (w przypadku modyfikacji standardowego tygodnia użycie funkcji spowoduje dodanie ósmego dnia tworzącego serię). Każdorazowe użycie klawisza jest jednoznaczne z wydłużeniem serii o jeden dzień.  modyfikuje zapis o poszczególnych dniach tworzących serię. Modyfikacji podlegają: typ dnia, rodzaj dnia wolnego, godzina rozpoczęcia pracy i czas jej trwania. W programie przewidziano do wyboru trzy typy dni: pracy, wolny, święto. Rozróżnienie dni wolnych i świątecznych (w obu przypadkach zerowy czas pracy) wynika wyłącznie z faktu, że Kodeks pracy zachował pojęcie dni roboczych – wszystkich dni poza niedzielami i świętami. lub <DELETE> pozwala usunąć wybrany dzień z serii. Każdorazowe użycie klawisza jest jednoznaczne ze skróceniem serii o jeden dzień. renumeruje pozycje na liście. Funkcja wykorzystywana w przypadku, gdy w istniejącej (wprowadzanej) serii został usunięty dzień z konkretnym numerem i występuje potrzeba ponownego ponumerowania wprowadzonych dni.  zapisuje serię, umożliwiając wykorzystanie jej w procesie tworzenia kolejnych kalendarzy.  

Konfiguracja kalendarzy

Konfiguracja kalendarzy

Ustawienia dotyczące nadgodzin 100% i bilansowania nadgodzin są wspólne dla wszystkich pracowników, niezależnie od kalendarza, według którego są rozliczani. Ustawienia dotyczące godzin nocnych dotyczą tylko tych pracowników, którzy nie mają zaznaczonego parametru Ręczna edycja parametrów związanych z dopłatami do godzin nocnych na formularzu kalendarza, do którego są przypięci. Godziny nocne Zgodnie z art. 137 § 1 Kodeksu pracy pora nocna obejmuje 8 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00. Godziny te zapisywane są w programie w polach Godziny nocne: Od - Do. Proponowany w programie zapis jest zgodny z przepisem Kodeksu pracy, ale Kodeks dopuszcza również rozwiązania korzystniejsze dla pracownika, dlatego pola te podlegają edycji. Pora nocna obejmuje 8 godzin pomiędzy wspomnianymi godzinami, co oznacza, że jeżeli pracownik pomiędzy 21:00 a 7:00 przepracował więcej niż 8 godzin, to dodatek nocny będzie przysługiwał tylko za 8 godzin (maksymalnie 8 godzin). Maksymalna liczba godzin nocnych podlega edycji służy do tego pole Limit godzin nocnych. Dla godzin nocnych określa się procent i podstawę. Standardowe ustawienia to za każdą godzinę przepracowaną w porze nocnej 20% stawki godzinowej wynikającej z obowiązującego minimalnego wynagrodzenia. Można ją zmienić na stawkę zaszeregowania pracownika. Pola dotyczące tych ustawień to Procent wynagrodzenia za pracę w nocy i Dopłata do godzin nocnych liczona od. Należy pamiętać, że są to parametry w konfiguracji firmy i dotyczą one wszystkich pracowników.

Konfiguracja firmy/Płace/Konfiguracja Kalendarza (fragment)

Nadgodziny 100% Istnieje możliwość ustawienia dopłat 100% do nadgodzin przy rozliczaniu nadgodzin wg kalendarza oraz wg normy dobowej/średniotyg. W przypadku naliczania nadgodzin wg kalendarza można ustawić dopłaty płatne 100% za nadgodziny, które wystąpiły w:
  • Godzinach nocnych (domyślnie zaznaczony).
  • Niedziele i święta (domyślnie zaznaczony).
  • Dni wolne (poniżej normy dobowej) (domyślnie zaznaczony) – zaznaczenie spowoduje naliczenie 100% dopłat do nadgodzin nie przekraczających normy dobowej, jakie wystąpią w dni wolne pracownika.
  • Dni wolne (powyżej normy dobowej) (domyślnie odznaczony) – zaznaczenie spowoduje naliczenie 100% dopłat do nadgodzin przekraczających normę dobową, jakie wystąpią w dni wolne pracownika. Norma dobowa będzie odczytywana z formularza pracownika zakładka [Etat] – pole Norma dobowa do urlopu dla pełnego wymiaru etatu.
  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% (domyślnie odznaczony) – parametr ten związany jest z innym parametrem z Dobowym limitem nadgodzin 50%. Dobowy limit ma standardowe ustawienie 2:00h (dwie godziny). Jeśli użytkownik pozostawi tą wartość i zaznaczy parametr dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50%, to w przypadku, gdy pracownik przepracuje więcej niż 2 godziny, każda kolejna godzina będzie płatna 100%. Parametry te mają w zasadzie charakter historyczny, gdyż dawniej pierwsze dwie nadgodziny były płatne 50%, kolejne 100%.
  Przy rozliczaniu nadgodzin wg normy dobowej/średniotyg. za nadgodziny przypadające w porze nocnej, niedziele i święta oraz dni wolne (poniżej normy dobowej) automatycznie są naliczane dopłaty 100%. Użytkownik ma możliwość ustawienia dwóch dodatkowych parametrów dotyczących naliczania dopłat 100% przy opcji wg normy dobowej/średniotyg.:
  • Dni wolne (powyżej normy dobowej) (domyślnie odznaczony)
  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% (domyślnie odznaczony)
Przykład
Pracownik A – wg kalendarza, pracownik B – wg normy dobowej i średniotygodniowej. Dla przejrzystości wyłączone Bilansowanie nadgodzin. Każdy w wolną sobotę przepracował 10 godzin. Dni wolne (poniżej normy dobowej) – zaznaczone (100%), Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczone (50%). Pracownik A – 8h – 100% i 2h – 50%, pracownik B – 8h – 100% i 2h – 50%. Dni wolne (poniżej normy dobowej) – niezaznaczone (50%) Dni wolne (powyżej normy dobowej) – zaznaczone (100%) Pracownik A 8h – 50% i 2h – 100%, pracownik B 10h – 100%. Dni wolne (poniżej normy dobowej) i  dni wolne (powyżej normy dobowej) niezaznaczone (50). Pracownik A – 10h – 50%, pracownik B – 8h – 100% i 2h – 50%. Dni wolne (poniżej normy dobowej) i dni wolne (powyżej normy dobowej) zaznaczone (100). Pracownik A – 10h – 100%, pracownik B – 10h – 100%.

Konfiguracja firmy/Płace/Konfiguracja Kalendarza (fragment)

Dopłaty do nadgodzin Konfiguracja firmy/Płace/Konfiguracja/Kalendarza (fragment)Limit roczny - standardowo program podpowiada 150 godzin. Wartość ta obowiązuje wszystkich pracowników w firmie. Przy liczeniu wypłat program odwołuje się do tej liczby, pod warunkiem, że nie zaznaczono indywidualnych limitów nadgodzin na formularzu danych kadrowych pracownika, na zakładce [Etat]. Jeśli pracownik będzie miał odnotowany indywidualny limit nadgodzin, wówczas ten limit nie będzie pracownika obowiązywał. Dostępny jest również parametr, który decyduje o tym czy ma być kontrolowane przekroczenie limitu rocznego nadgodzin. Parametr Przekroczenie limitu decyduje o zachowaniu programu, gdy pracownicy przekraczają roczny limit nadgodzin i dotyczy to wszystkich pracowników, bez względu na sposób ustalenia limitu (indywidualny czy standardowy). Do wyboru są opcje:
  • Przerwanie naliczania – w wypłacie NIE zostanie wypłacona dopłata do godzin nadliczbowych przekraczających limit,
  • Brak – program nie kontroluje limitu nadgodzin.
Uwaga
Niezależnie od dopłat za pracę ponad normę pracownik zachowuje również prawo do dopłaty za pracę w nocy.
Procenty dopłat – oznaczają wysokość dopłat za poszczególne nadgodziny. Domyślnie parametry nie są zaznaczone, tym samym nieaktywne są wartości w polach. Dostępne są dwie opcje:
  • Procent dopłat „50”,
  • Procent dopłat „100”.
Zaznaczenie parametrów aktywuje pola z wartością i można je zmienić. Wówczas według tej nowej wartości wyliczane będą dopłaty do nadgodzin. Maksymalnie można wstawić liczbę 3-cyfrową z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. Liczba nie jest zaokrąglana do liczby całkowitej.
Uwaga
Domyślnie pola nie są zaznaczone i przyjmują odpowiednio wartości: 50%, 100%. W przypadku, gdy parametr(y) zostaną zaznaczone a  wartości pól zmienione, kiedy użytkownik będzie chciał przywrócić ustawienia standardowe to należy najpierw wpisać wartości 50%, 100%, później usunąć zaznaczenie pól.

Limity nieobecności

Limity nieobecności

Konfiguracja Firmy/ Płace/ Limit nieobecności - w programie zdefiniowane są standardowe limity: urlop wypoczynkowy, urlop wypoczynkowy (młodociany), urlop wypoczynkowy (tymczasowy), urlop dodatkowy(niepełnosp.), urlop opiekuńczy kp.188 i urlop opiekuńczy kp.188/godz. Można je zobaczyć na liście limitów po wyświetleniu standardowych limitów Pokaż standardowe typy limitów. Limit urlopu wypoczynkowego domyślnie przyjmuje wartość 26 dni, ale pracownikowi naliczony zostanie limit adekwatnie do jego stażu pracy i wymiaru etatu tj. program również uwzględnia wymiar urlopu 20-dniowy. Jeżeli w konfiguracji został zaznaczony odpowiedni parametr to w polu Nazwa limitu nieobecności działa lokator ograniczający. Lista limitów może być rozszerzana w ramach potrzeb użytkownika (ikona Dodaj). Dopisując nowy limit należy w formularzu podać:
  • Nazwę limitu – jest to pole jednoznacznie określające dany limit, czyli w programie nie można wpisać dwóch limitów o takiej samej nazwie,
  • Skrót – kod danego limitu,
  • Na formularzu znajduje się parametr Nieaktywny. Zaznaczenie tego pola oznacza, że dany Limit nieobecności nie jest już używany i można w ten sposób go ukryć na liście typów limitów nieobecności, dostępnej na formularzu limitu nieobecności.
  • Liczbę dni limitu – liczba dni limitu, jaka będzie automatycznie proponowała się po przyznaniu pracownikowi danego limitu.
  • Należne na rok – parametr oznacza, że dana wysokość limitu przysługuje na cały rok np. w przypadku limitu urlopu wypoczynkowego.
  • Należne na miesiąc – parametr wskazuje, że liczba dni limitu jest należna na miesiąc np. limit urlopu wypoczynkowego (tymczasowy).
Podlega przenoszeniu na kolejny rok/kolejne miesiące – parametr odpowiada za przenoszenie niewykorzystanego limitu nieobecności na kolejny rok kalendarzowy lub miesiąc. Standardowy limit zdefiniowany w programie dla urlopu wypoczynkowego ma zaznaczone przenoszenie, limity dla urlopu opiekuńczego kp.188 nie mają zaznaczonego przenoszenia. Limit podlegający przeliczeniu na godziny limit przeliczany na godziny zgodnie z nowelizacją Kodeksu Pracy od 1 stycznia 2004r. Pole domyślnie zaznaczane przy dodawaniu nowego limitu nieobecności. Standardowe limity zdefiniowane w programie dla urlopu wypoczynkowego i urlopu opiekuńczego kp.188 rozliczanego w godzinach mają zaznaczone przeliczanie, limit dla urlopu opiekuńczego kp.188 w dniach nie ma zaznaczonego przeliczania.

Formularz limitu Urlop wypoczynkowy

Należny limit liczony proporcjonalnie do okresu zatrudnienia – limit zostaje pomniejszony proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, jeśli okres zatrudnienia nie obejmuje pełnego roku. Standardowe limity zdefiniowane w programie - dla urlopu wypoczynkowego zaznaczone liczenie proporcjonalne, dla urlopu opiekuńczego kp.188 nie zaznaczone liczenie proporcjonalne. Należny limit liczony proporcjonalnie do wymiaru etatu - limit jest naliczany proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika. Standardowe limity zdefiniowane w programie dla urlopu wypoczynkowego i urlopu opiekuńczego kp.188 rozliczanego w godzinach mają zaznaczone liczenie proporcjonalne. Limit urlop opiekuńczy kp.188 w dniach nie uwzględnia wymiaru etatu. Zależny od stażu pracy – wysokość limitu przysługującego pracownikowi zależy od jego stażu pracy.
Uwaga
Pole do wpisania potencjalnej wysokości dodatkowego limitu urlopowego Liczba dni dodatkowego limitu urlopowego jest dostępne na Formularzu danych kadrowych pracownika (zakładka [Etat/Inne informacje]). Wpisanie tam liczby dni powoduje dodanie tego limitu dodatkowego do limitu podstawowego na formularzu Limity nieobecności pracownika.

Typy wypłat / Typy wypłat - grupy

Formularz typu wypłaty - zakładka Podatki/Nieobecności

Wliczaj do limitu zwolnienia z opodatkowania ZFŚS- Świadczenie z ZFŚS są naliczane jako zwolnione z opodatkowania do obowiązującego limitu. Zaznaczenie parametru określa, że dany element będzie uwzględniany przy sprawdzaniu obowiązującego limitu zwolnienia z podatku. Wykazuj jako świadczenie socjalne na wydrukach - parametr służy do raportowania na wydrukach informacji o wypłaconych świadczeniach socjalnych. Pozycja na deklaracji PIT - definiując opodatkowany element wynagrodzenia użytkownik ma prawo rozliczyć go na PIT-4R (jeżeli element wynagrodzenia nie jest opodatkowany wybieramy pozycję PIT: Nie dotyczy).
Uwaga
Zachowano nazewnictwo pozycji PIT-4, natomiast tak zdefiniowany typ wypłaty gwarantuje pojawienie się wypłaconej kwoty na Zaliczce do PIT-4R (miesięczna), jak i na deklaracji PIT-4R.
Aktualnie dostępne są:
  • PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej (program zaproponuje odliczenie standardowych – związanych z pracownikiem – kosztów uzyskania).
  • PIT-4 2. Dniówki obrachunkowe i udziały w dochodzie podzielnym rolniczej spółdzielni produkcyjnej (program zaproponuje brak możliwości odliczania kosztów uzyskania – nie naliczać).
  • PIT-4 3. Emerytury – renty krajowe (program zaproponuje brak możliwości odliczania kosztów uzyskania – nie naliczać).
  • PIT-4 4. Emerytury – renty zagraniczne (program zaproponuje brak możliwości odliczania kosztów uzyskania – nie naliczać).
  • PIT-4 5. Zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez organ rentowy (program zaproponuje brak możliwości odliczania kosztów uzyskania – nie naliczać).
  • PIT-4 6. Należności wypłacane za pracę tymczasowo aresztowanym lub skazanym (program zaproponuje brak możliwości odliczania kosztów uzyskania – nie naliczać).
  • PIT-4 7. Świadczenia wypłacane przez organ zatrudnienia z FP oraz FGŚP (program zaproponuje brak możliwości odliczania kosztów uzyskania – nie naliczać).
  • PIT-4 8. Inne przychody (program zaproponuje brak możliwości odliczania kosztów uzyskania – nie naliczać).
  • PIT-4R C.9 Należności wynikające z umowy aktywizacyjnej, o której mowa w art.35a ust.1 Ustawy podatkowej.
  • PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia
  • PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy o dzieło.
  • PIT-8B 7. Czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich.
  • PIT-8B 8. Udział w organach stanowiących osób prawnych.
  • PIT-8B 9. Kontrakt menedżerski, umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem.
  • PIT-8B 10. Prawa autorskie i inne prawa.
  • PIT-8B 12. Inne źródła.
Wybranie każdej z powyższych pozycji gwarantuje automatyczne umieszczenie definiowanego składnika wypłaty również na deklaracji PIT-11 (obok PIT-4R). Niekiedy występuje konieczność zdefiniowania elementu, który ma się pojawić na deklaracji PIT-11, nie pojawiając się na PIT-4R. Aby umożliwić zdefiniowanie tego typu wynagrodzenia lista pozycji PIT uzupełniona została o pozycje PIT-11:
  • PIT-11 1a. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej.
  • PIT-11 1b. Przychody, do których zastosowano odliczenie kosztów uzyskania na podstawie art.22 ust.9 pkt3 Ustawy.
  • PIT-11 2. Dniówki obrachunkowe i udziały w dochodzie podzielnym rolniczej spółdzielni produkcyjnej.
  • PIT-11 3. Emerytury – renty zagraniczne.
  • PIT-11 4. Należności wypłacane za pracę tymczasowo aresztowanym lub skazanym.
  • PIT-11 5. Świadczenia wypłacane przez organ zatrudnienia z FP oraz FGŚP.
  • PIT-11 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności.
  • PIT-11 7. Czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych.
  • PIT-11. Przychody otrzymywane z zagranicy, o których mowa w art. 21 ust.1 pkt 74 ustawy, m.in. renty inwalidzkie.
  • PIT-11. Przychody pochodzące ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 46 ustawy.
  • PIT-11 8. Udział w organach stanowiących osób prawnych (historyczny).
  • PIT-11 9. Kontrakt menedżerski, umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem (historyczny).
  • PIT-11 10. Inne źródła.
  • PIT-11. Wynagrodzenie z tytułu umowy o pomocy przy zbiorach,
  • PIT-11. Przychody, o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy,
  • PIT-11. Przychody z tytułu stypendium, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 40b ustawy.
  • PIT-11. Należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich.
Aby umożliwić rozliczenie nadpłaty/niedopłaty zaliczki podatku, wynikających z deklaracji PIT-40, udostępniono listę pozycji deklaracji PIT-4. Zachowano nazewnictwo pozycji PIT-4, natomiast tak zdefiniowany typ wypłaty gwarantuje pojawienie się wypłaconej kwoty na obowiązującej deklaracji PIT-4R. Przy tych elementach wypłaty program nie proponuje naliczania kosztów uzyskania:
  • PIT-4.44 Kwota zaliczek, których pobór został ograniczony na podstawie art. 32 ust. 2 Ustawy.
  • PIT-4.45 Kwota przypadająca do pobrania w związku z ograniczeniem poboru zaliczek w poprzednich miesiącach, dokonanym na podstawie art.32 ust.2 Ustawy.
  • PIT-4.46 Kwota dodatkowo pobranego podatku, wynikającego z rozliczenia za rok ubiegły.
  • PIT-4.47 Zaliczenie nadpłaty, wynikającej z rozliczenia za rok ubiegły.
  • PIT-4.48 Zwrot nadpłaty w gotówce, wynikającej z rozliczenia za rok ubiegły.
Uwaga
Powyższa lista aktualizowana jest każdorazowo przez producenta w przypadku wprowadzenia przez Ministerstwo Finansów nowych wzorów deklaracji PIT. Pozycje: PIT-4.46, PIT-4.47 i PIT-4.48 mają zastosowanie tylko dla wypłat naliczonych przed 1.01.2018r (dotyczyły rozliczeń na PIT-40, który po raz ostatni można było składać za rok 2016).
W definicji typu wypłaty w polu Pozycja na deklaracji PIT – udostępniono pełny słownik. Aby dać możliwość konfiguracji dodatkowych składników wynagrodzenia i własnych umów cywilnoprawnych udostępniono również pozycje z  deklaracji: IFT-1, PIT-8A. PIT-8B, PIT-8C.
  • IFT-1.D.1 Dochody z żeglugi morskiej, żeglugi śródlądowej i transportu lotniczego,
  • IFT-1.D.2 Dywidendy,
  • IFT-1.D.3 Odsetki,
  • IFT-1.D.4 Należności licencyjne,
  • IFT-1.D.5 Dochód z wykonywania wolnych zawodów,
  • IFT-1.D.6 Wynagrodzenie dyrektorów,
  • IFT-1.D.7 Dochód z działalności artystycznej lub sportowej,
  • IFT-1.D.8 Dochód z emerytury lub renty i innych podobnych świadczeń,
  • IFT-1.D.9 Inne dochody,
  • IFT-1.D.10 Przychód określony zgodnie z art.29 i art.30 ustawy,
  • PIT-8A 1. Należności wypłacane osobom zagranicznym, wymienione w art.29 ustawy,
  • PIT-8A 2. Wygrane w konkursach, grach i zakładach wzajemnych oraz nagrody związane ze sprzedażą premiową,
  • PIT-8A 3. Świadczenia pieniężne oraz zapomogi wypłacane emerytom lub rencistom będącym byłymi pracownikami płatnika,
  • PIT-8A 4. Świadczenia pieniężne otrzymane przez funkcjonariuszy służb mundurowych oraz żołnierzy,
  • PIT-8A 5.Świadczenia otrzymane od banków, SKOK-ów lub instytucji finansowych, w związku z promocjami,
  • PIT-8A 7.Gromadzenie oszczędności na więcej niż jednym indywidualnym koncie emerytalnym,
  • PIT-8A 8. Jednorazowe odszkodowanie za skrócenie okresu wypowiedzenia wypłacane żołnierzom,
  • PIT-8A 9.Kwoty wypłat z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego (art. 30 ust.1 pkt 14 ustawy),
  • PIT-8A 10.Odszkodowania przyznane na podstawie przepisów o zakazie konkurencji,
  • PIT-8A 11.Odprawy lub odszkodowania z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę lub umowy o świadczenie usług zarządzania,
  • PIT-8A 12. Odsetki od pożyczek,
  • PIT-8A 13.Odsetki i dyskonto od papierów wartościowych,
  • PIT-8A 14. Odsetki lub inne przychody od środków pienięż. zgromadz. na rachunku podatnika,
  • PIT-8A 15. Dywidendy i inne przychody z tytułu udziału w zyskach osób prawnych (art.30 ust.1 pkt 1a ustawy),
  • PIT-8A 16. Dochód z tytułu udziału w funduszach kapitałowych (art.30 ust.1 pkt 1c ustawy),
  • PIT-8A 17.Dochód z tytułu umów ubezpieczenia, o którym mowa w art. 24 ust.15a,
  • PIT-8A 18. Kwoty wypłacane po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego,
  • PIT-8A 19. Dochody członka pracowniczego funduszu emerytalnego, z tytułu przeniesienia akcji,
  • PIT-8A 20. Przychody z tytułu zbycia prawa poboru akcji,
  • PIT-8A 21.Kwoty jednorazowo wypłacane przez otwarty fundusz emerytalny, w związku ze, śmiercią współmałżonk,a
  • PIT-8A 22.Kwoty jednorazowo wypłacane przez ZUS, w związku ze śmiercią współmałżonka,
  • PIT-8A 23.Dochód oszczędzającego na indywidualnym koncie emerytalnym z tytułu zwrotu lub częściowego zwrotu zgromadzonych środków,
  • PIT-8A 24.Dochód uczestnika pracowniczego programu emerytalnego z tytułu zwrotu zgromadzonych środków,
  • PIT-8A 25 Kwoty wypłaty gwarantowanej,
  • PIT-8A 26. Inne należności,
  • PIT-8AR 6. Należności nie przekraczające – dotyczy umów zlecenia opodatkowanych zryczałtowanym 18% podatkiem dochodowym, przy których nie występują koszty uzyskania przychodu.,
  • PIT-8C Przychody, o których mowa w art.20 ust. 1 ustawy (historyczny) – to deklaracja roczna wystawiana dla osób, które uzyskały przychody podlegające opodatkowaniu, ale od których nie potrącono podatku (zaliczek miesięcznych). Taka deklaracja jest wystawiana m.in. dla osób bezrobotnych skierowanych na staż, otrzymujących świadczenia integracyjne.
Dotyczy wersji: 2019.1.1
Uwaga
Przychody za 2018 r., o których mowa w art.20 ust. 1 ustawy oraz przychody z tytułu stypendiów od 01.01.2019 r. należy wykazywać w deklaracji PIT-11w części F Informacja o wysokości przychodów, o których mowa w art.20 ust.1 ustawy.
Uwaga
Pozycje na deklaracjach: PIT-8A, PIT-8B oznaczają odpowiednio przeniesienie kwot przychodów odpowiednio na PIT-8AR, PIT-11 i PIT-4R.
Uwaga
Umowy oskładkowane z osobami zagranicznymi będą poprawnie liczone z podatkiem zryczałtowanym (bez pomniejszenia o składki na ubezpieczenia społeczne i składkę zdrowotną) w przypadku, gdy na zakładce [Podatki/Nieobecności] sposób liczenia zaliczki podatku będzie ustawiony jako ‘procent’ lub ‘procent jak dla umów’. W przypadku wybrania opcji naliczać wg progów umowy będą liczone jak standardowe umowy zlecenia.
W programie można naliczyć deklarację PIT-R jako załącznik do deklaracji PIT-11. Na tej deklaracji wykazywane są składniki wynagrodzenia, które mają ustawioną następujące pozycje na deklaracji PIT:
  • PIT-8B 7. Czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich,
  • PIT-11 7. Czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych,
  • PIT-R c. Kwoty wolne od podatku na podstawie art.21 ust.1 pkt.16 lit.b ustawy o pdof,
  • PIT-R d. Kwoty wolne od podatku na podstawie art.21 ust.1 pkt.17 ustawy o pdof.
Sposób naliczania zaliczki podatku – opcja określa sposób naliczania zaliczki na podatek dochodowy. Podobnie, jak w przypadku procedury kosztów uzyskania, procedura dotyczy wyłącznie opodatkowanych elementów wynagrodzenia (pozycja na deklaracji PIT różna od Nie dotyczy)
  • Nie naliczać,
  • Naliczać wg progów,
  • Procent,
  • Procent jak dla umów – Dla tak zdefiniowanego typu wypłaty podatek jest liczony w wysokości zgodnej z aktualną na dany rok wartością wskaźnika „Procent zaliczki podatku” z  Konfiguracja/ Program/ Płace/ Stałe podatkowe – sekcja „Umowy zlecenia (o dzieło)”.
  • Wliczać do podstawy opodatkowania – opcja w module Płace i Kadry Plus, dostępna do wyboru tylko dla typów wypłat definiowanych jako wypłacane w walucie z etatu pracownika.
Zawsze naliczaj ulgę podatkową – standardowo dla dodatków opodatkowanych parametr ten jest zaznaczony. Jeśli parametr zostanie odznaczony, ulga podatkowa nie będzie odliczana. Ma to znaczenie w przypadku realizowania dodatkowych list płac dla wypłat opodatkowanych:
  • Jeśli na danej liście płac znajdą się dwa elementy i jeden z nich będzie miał zaznaczone Zawsze naliczaj ulgę podatkową, a drugi nie, to w momencie wyliczania takich wypłat ulga i tak zostanie potrącona (takie zachowanie programu dotyczy zarówno ulgi jak i kosztów uzyskania).
  • Gdy najpierw zostanie naliczona wypłata etatowa, gdzie brakuje kwoty na potrącenie ulgi podatkowej, a następnie składnik, w definicji którego nie jest zaznaczony ten parametr, zostanie wypłacony na innej, dodatkowej liście płac, to mimo to program wykaże brakującą kwotę ulgi podatkowej.
Rys 16. Konfiguracja typu wypłaty – zakładka Podatki/Nieobecności

Konfiguracja typu wypłaty – zakładka Podatki/Nieobecności

Sposób naliczania kosztów uzyskania – opcja dotyczy wyłącznie opodatkowanych elementów wynagrodzenia. Pozycja na deklaracji PIT musi zostać wybrana inna niż nie dotyczy. Z poziomu listy dostępne są następujące pozycje:
  • Nie naliczać – definiowany element nie uprawnia do odliczania kosztów uzyskania (np. zasiłek macierzyński, chorobowy).
  • Standardowe – wybranie standardowych kosztów uzyskania oznacza, że program, licząc dochód pracownika, ma prawo ująć ten element w sumie (przychodzie), od której odliczane będą koszty uzyskania. Maksymalne możliwe do odliczenia koszty uzyskania odczytywane są z danych kadrowych pracownika (Formularz danych kadrowych pracownika zakładka Szczegółowe/ Dane podatkowe). Program automatycznie dba o to, by odliczone koszty uzyskania (odliczone od wszystkich zaznaczonych w ten sposób elementów) nie przekroczyły wartości przypisanej pracownikowi).
  • Standardowe+50% (połączenie metody StandardowejProcentową, przy założeniu stałego procentu kosztów uzyskania 50% i ograniczeniu maksymalnej wartości standardowych kosztów uzyskania). Maksymalne możliwe do odliczenia koszty uzyskania wynoszą:           wartość definiowanego elementu wynagrodzenia * zadany procent * 50% + koszty standardowe gdzie: zadany procent – wartość odczytana z pola %.
  • Procentowe – należy wprowadzić procent kosztów uzyskania
  • Ryczałt – dostępny, gdy składnik jest umową cywilnoprawną.
Uwaga
Suma wartości, odliczanych w wypłacie standardowych kosztów uzyskania, nie może w sumie przekroczyć wartości odczytanej z formularza danych kadrowych pracownika (zakładka [Szczegółowe/ Dane podatkowe]).
Pozycja na deklaracji ZUS – wybór pozycji zdecyduje o tym, w jaki sposób składnik będzie interpretowany na deklaracjach rozliczeniowych ZUS. Można powiedzieć, że opcja służy do ustalenia, czy dany element jest zasiłkiem czy nie, a jeżeli tak, to jaki to zasiłek. Dostępne elementy listy (drzewa) podzielone zostały na kilka grup (gałęzi):
  • Nie dotyczy – element wynagrodzenia nie będący zasiłkiem.
  • Zasiłki rodzinne (i nie związane z nieobecnościami): zasiłek rodzinny, dodatek rodzinny, zasiłek pielęgnacyjny (wypłacane przez pracodawców do 31.08.2006).
  • Kwota obniżenia podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego.
  • Kwota wpłaty w ramach pracowniczego planu kapitałowego finansowana przez płatnika składek
  • Przerwy w opłacaniu składek – opcja wykorzystywana wyłącznie w trakcie definicji konfiguracji nieobecności:
    • Urlop bezpłatny (111)
    • Urlop bezpłatny udzielony w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (historyczny) (112)
    • Urlop wychowawczy udzielony na podstawie § 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie urlopów i zasiłków wychowawczych (121)
    • Urlop wychowawczy udzielony na podstawie § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie urlopów i zasiłków wychowawczych (122)
    • Okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę (historyczny) (130)
    • Urlop opiekuńczy w rozumieniu art. 173(1) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (131)
    • Okres, za który nie są opłacane składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z powodu przekroczenia w trakcie roku kalendarzowego kwoty rocznej podstawy wymiaru składek (historyczny) (140)
    • Okres nieobecności usprawiedliwionej, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku (151)
    • Okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy (152)
    • Okres niezdolności do pracy bez prawa do wynagrodzenia z przyczyn określonych w art. 92 § 1 Kodeksu pracy (historyczny) (155).
  • Zasiłki niezwiązane z nieobecnościami (w nawiasach podano kod tytułu świadczenia, przerwy w pracy):
    • Zasiłek porodowy (historyczny) (211)
    • Zasiłek wyrównawczy z ubezpieczenia chorobowego (212)
    • Zasiłek pogrzebowy (historyczny) (213)
    • Zasiłek wyrównawczy z ubezpieczenia wypadkowego (214)
    • Wyrównanie zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia chorobowego (215)
    • Wyrównanie zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia wypadkowego (216)
    • Składniki wynagrodzenia przysługujące w okresie niezdolności do pracy, jeżeli nie zostały uwzględnione w podstawie wymiaru wynagrodzenia lub zasiłku wypłaconego za czas tej niezdolności (historyczny) (220)
  • Zasiłki związane z rozliczeniem nieobecności (oraz sytuacje wymagające szczególnej interpretacji na deklaracjach rozliczeniowych):
    • Zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego (311)
    • Zasiłek opiekuńczy z ubezpieczenia chorobowego (312)
    • Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego (313)
    • Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego (314)
    • Wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego (315)
    • Wyrównanie zasiłku opiekuńczego z ubezpieczenia chorobowego (316)
    • Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego (317)
    • Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (318)
    • Zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego (319)
    • Wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego (320)
    • Świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego (321)
    • Świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia wypadkowego (322)
    • Wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia chorobowego (323)
    • Wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia wypadkowego (324)
    • Zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego (325)
    • Wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego (326)
    • Zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego (327)
    • Wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego (328)
    • Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego do kwoty świadczenia rodzicielskiego (329)
    • Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy (331)
    • Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (332)
    • Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową za okres do dnia 31 grudnia 2002, finansowane ze środków pracodawcy (historyczny) (333)
    • Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową za okres do dnia 31 grudnia 2002, finansowane ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (historyczny) (334)
    • Wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy (335)
    • Wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (336)
    • Zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem posiadającym zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (337)
    • Zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego, przysługującego w wymiarze do 9 tygodni na podstawie art. 182(1a) § 4 albo art. 183 § 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (338)
    • Wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem posiadającym zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (339)
    • Wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego przysługującego w wymiarze do 9 tygodni na podstawie art. 182(1a) § 4 albo art. 183 § 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (340)
    • Wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową za okres do dnia 31 grudnia 2002, finansowane ze środków pracodawcy (historyczny) (337)
    • Wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową za okres do dnia 31 grudnia 2002, finansowane ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych(historyczny) (338)
    • Inne świadczenia/przerwy (350).
Pozycja na deklaracji ZUS
Sposób naliczania składek na ubezpieczenia społeczne Zgodnie z art. 18 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przychodem dla celów wyliczania składek na ubezpieczenia społeczne są zarówno przychody opodatkowane, jak i przychody zwolnione od podatku dochodowego (na podstawie art. 21 Ustawy o P.D.O.F. oraz § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 marca 1995 r. W sprawie wykonania niektórych przepisów Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych opublikowanego w Dz. U. Nr 35, poz. 173 z późniejszymi zmianami). Zatem, zwolnienia podatkowe nie mają bezpośredniego wpływu dla ustalania podstawy obliczania składek na ubezpieczenia. Podstawy wymiaru składek nie stanowią jednak (będące przychodem):
  • Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłki z ubezpieczeń społecznych.
  • Wyłączenia wymienione enumeratywnie w § 2 ust. 1 pkt 1-32 rozporządzenia „składkowego”.
W związku z powyższym, opcja Sposób naliczania składek na ubezpieczenia społeczne dostępna jest wyłącznie dla elementów wynagrodzenia:
  • O zadeklarowanej Pozycji na deklaracji PIT różnej od Nie dotyczy (nieopodatkowane).
  • Nie będących zasiłkami (wynagrodzeniem za czas choroby), Pozycja na deklaracji ZUS: Nie dotyczy.
  • Zasiłków macierzyńskich i wychowawczych.
Program pozostawia do wyboru użytkownikowi cztery możliwości:
  • Nie naliczać,
  • Naliczać,
  • Naliczać jak wychowawczy – wykorzystywane wyłącznie do naliczania refundowanych przez budżet państwa składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe od zasiłków wychowawczych (dla wypłat z pozycją na RSA 121 lub 122),
  • Naliczać jak macierzyński – wykorzystywane wyłącznie do naliczania refundowanych przez budżet państwa składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe od zasiłków macierzyńskich (dla wypłat z pozycją na RSA 311),
  • Wliczać do podstawy składek ZUS – opcja w module Płace i Kadry Plus, dostępna do wyboru tylko dla typów wypłat definiowanych jako wypłacane w walucie z etatu pracownika.
Po wybraniu w polu Pozycja na deklaracji ZUS kodu 311 automatycznie podstawi się w polu Sposób naliczania składek ZUS wartość naliczać jak macierzyński. Jeśli dla kodu 311 ustawimy Składki ZUS inaczej, to flagę Koszt pracodawcy na zakładce [Szczegółowe] należy ustawić ręcznie.
Uwaga
Wybranie opcji Naliczać oznacza, wyłącznie, że dany element może stanowić podstawę naliczania składek ZUS. W przypadku przekroczenia 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy pomimo opcji Naliczać program automatycznie ograniczy pobór składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
Sposób naliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne W świetle art. 81 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004r. O świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. Z 2004r. nr 210, poz. 2135 ze zmianami), podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, z zastrzeżeniem, że pomniejsza się ją o kwoty składek finansowanych przez ubezpieczonych oraz wlicza wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, a nie stosuje się do niej ograniczenia do trzydziestokrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. W związku z powyższym, składniki przychodu wymienione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. W sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106; ostatnia zmiana w Dz. U. Z 1999 r. Nr 75, poz. 847) nie stanowią podstawy wymiaru składek zarówno na ubezpieczenia społeczne, jak i na ubezpieczenie zdrowotne. Program pozostawia użytkownikowi do wyboru trzy możliwości:
  • Nie naliczać,
  • Naliczać,
  • Naliczać jak wychowawczy – wykorzystywane wyłącznie do naliczania refundowanych przez budżet państwa składek na ubezpieczenia zdrowotne od zasiłków wychowawczych (dla wypłat z pozycją na RSA 121 lub 122) dla osób przebywających na urlopach wychowawczych, nie zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny,
  • Wliczać do podstawy składki zdrowotnej – opcja w module Płace i Kadry Plus, dostępna do wyboru tylko dla typów wypłat definiowanych jako wypłacane w walucie z etatu pracownika.
Okres wypłaty Przypisując pracownikowi dodatek (potrącenie), można uczynić to w dwóch miejscach: w etacie pracownika (kadry) lub bezpośrednio w wybranej wypłacie. Składnik wynagrodzenia przypisany pracownikowi w wypłacie będzie zawsze dodatkiem jednorazowym – w kolejnych miesiącach program nie zaproponuje jego wypłaty (bez względu na zawartość pola Okres wypłaty). Wykasowanie wypłaty spowoduje utratę informacji o dodatku. Przy ponownym naliczeniu wypłaty omawiany element już nie będzie generowany. Składnik wynagrodzenia „związany” z pracownikiem to znaczy wpisany na listę dodatków pracownika zachowa się zgodnie ze wskazaniami odnotowanymi w polu Okres wypłaty (ustawienia aktywne tylko dla modułu Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus):
  • Jednorazowa – zgodnie z nazwą program zaproponuje wypłatę tylko raz. Po jej zaakceptowaniu odpowiedni zapis zostanie przeniesiony do historii składnika.
  • Każda (każdy okres) – w trakcie miesiąca program pozwala zrealizować praktycznie dowolną liczbę wypłat wybranego elementu. Wypłaty mogą zostać zrealizowane na przykład za okresy np.:1 – 10 danego miesiąca, 11-17 danego miesiąca, 18 – koniec miesiąca. W trakcie dodawania składnika do etatu pracownika nie będzie wymagane podanie dat oddo.
  • Co 1, 2, 3, 4, 6, 12 miesięcy – element wynagrodzenia wypłacany jest zawsze na początku zadeklarowanego okresu. Program wymaga podania daty od. Premia kwartalna (okres wypłaty 3 miesiące) przypisana pracownikowi od 1 stycznia PIERWSZY raz wypłacona zostanie na koniec stycznia). Nagroda roczna (okres wypłaty 12 miesięcy) przypisana pracownikowi od 1 stycznia PIERWSZY raz wypłacona zostanie na koniec stycznia).
Uwaga
W module Płace i Kadry, bez względu na zdefiniowanie okresu wypłaty, dany element dodany w kadrach będzie zawsze proponowany do wypłaty co miesiąc. Jednocześnie ma to wpływ na sposób wliczania do podstawy zasiłków.
Dodatki okresowe, wypłacane za okresy dłuższe niż 12 miesięcy, należy definiować jako dodatki jednorazowe, nie uwzględniane przy wyliczaniu podstawy zasiłków.
Uwaga
Dla dodatków o okresie 2 -12 miesięcy miesięczna podstawa naliczania zasiłku zostanie zwiększana o 1/12 sumy dodatków wypłaconych w trakcie ostatnich 12 miesięcy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami premie i inne składniki wynagrodzenia, przysługujące za okresy miesięczne, wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Składnik wynagrodzenia, którego zasady wypłaty nie określają okresu, za który przysługuje, traktuje się, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku, jako przysługujący za miesiąc, w którym został wypłacony. Składnik ten wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie wypłaconej w tym miesiącu, z którego wynagrodzenie przyjmowane jest do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku.
Składniki wynagrodzenia wypłacone za okres dłuższy niż jeden miesiąc są wliczane do podstawy zasiłku w 1/12 wysokości tylko dla pracowników zatrudnionych (ubezpieczonych) przez okres co najmniej 12 miesięcy. Jeśli okres zatrudnienia jest krótszy niż rok, to dodatki okresowe będą wliczane do podstawy zasiłku w ułamku odpowiadającym okresowi zatrudnienia – np. dla pracownika zatrudnionego przez 6 miesięcy w 1/6 wysokości. Taki sposób liczenia dotyczy składników wynagrodzenia zdefiniowanych jako wypłacane co 1, 2, 4, 6, 12 miesięcy i wliczanych do podstawy zasiłków chorobowych. Podstawa prawna – Komentarz do znowelizowanej Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa opublikowany przez Departament Świadczeń Krótkoterminowych ZUS na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Uwaga
Do podstawy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wliczane są składniki okresowe, czyli składniki wypłacane co kilka miesięcy (co 2, 3, 4, 6, 12 m-cy) oraz nadgodziny (Dopłata do nadgodzin 50% oraz Dopłata do nadgodzin 100%) w przypadku, gdy na kalendarzu przypisanym do pracownika ustawiony jest okres rozliczeniowy większy od 1 miesiąca. Dodatki okresowe są wliczane do podstawy ekwiwalentu w wysokości, w jakiej został wypłacony dodatek na liście płac i dodatkowo w konfiguracji typu wypłaty ustawiono sposób wliczania do podstawy naliczania ‘ekwiwalentu za czas urlopu’ różny od ‘Nie wliczać’.
Korygowana – parametr służy skorygowaniu wartości wypłacanego dodatku za czas nieobecności. Wracając do przykładu opisanego powyżej (przy opisie parametru Składnik związany), gdzie występowały dwa dodatki D1 i D2. Dla dodatku wypłacanego za czas nieobecności – D2 możliwe są 2 rozwiązania:
  • dodatek ma nie być korygowany – nie zaznaczamy parametru Korygowana. W wypłacie pojawi się tylko jeden element – korekta dodatku za czas obecności D1,
  • dodatek ma być korygowany – musi mieć zaznaczony parametr Korygowana. W momencie liczenia wypłaty program wygeneruje dwa dodatkowe elementy: korektę dodatku D1 o wartości ujemnej (pomniejszenie) i korektę dodatku D2 o zerowej wartości. To Użytkownik systemu musi wpisać poprawną wartość korekty (przepisać kwotę z korekty D1).
Uwaga
W definicjach dodatków powiązanych pole Korygowana powinno być tak samo ustawione. To znaczy, jeżeli w dodatku za czas przepracowany (oskładkowanym) to pole jest zaznaczone, to również powinno być zaznaczone w dodatku za czas nieobecności (nieoskładkowanym).
Wliczać do podstawy naliczania zasiłków chorobowych Zgodnie z ustawą z dnia 25 czerwca 1999 r. O świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. Nr 60, poz. 636) podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia uzyskanego w okresie ubezpieczenia chorobowego, z tytułu którego przysługuje zasiłek. W zależności od swojego charakteru składniki wynagrodzenia w podstawie naliczania zasiłków mogą być uwzględniane na kilka sposobów. Zostały one zapisane w postaci listy. Wliczać do podstawy naliczania zasiłków chorobowych:
ParametrSposób rozliczenia w podstawie zasiłków chorobowychZastosowanie
Nie wliczaćNie uwzględniany w podstawie naliczania zasiłków chorobowychDla elementów wynagrodzenia do których pracownik zachowuje prawo w trakcie trwania nieobecności tzn. dodatków, potrąceń netto nie pomniejszanych za nieobecności
WliczaćDo podstawy zasiłku wliczana kwota faktycznie wypłacona (po odjęciu składek ZUS)Dla elementów nie podlegających dopełnieniu np. dopłaty za nadgodziny
Dopełniać wg dniDopełnienie polega na podzieleniu osiągniętego wynagrodzenia przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni normy w danym miesiącuDla elementów pomniejszanych proporcjonalnie do czasu trwania usprawiedliwionych nieobecności
Dopełniać wg godzinBardziej dokładny sposób niż poprzedni, dzielimy i mnożymy odpowiednio przez liczbę godzin pracy i godzin do przepracowania w miesiącuDla dodatków wypłacanych pracownikom o  zróżnicowanych normach czasu pracy w poszczególnych dniach, może dać większą dokładność niż dopełnienie wg dni
Wliczać w pełnej wysokościNie uwzględnia się pomniejszeń z tytułu usprawiedliwionej nieobecności w pracy, lecz dodatek jest wliczany w stałej miesięcznej wysokościDla dodatków na stałe przypisanych w kadrach
Wliczać jak zasadniczeDo podstawy wliczana jest wartość składnika podstawowego skorygowana o pomniejszenia za nieobecności typu "urlop" i "nieusprawiedliwiona" oraz odchyłki od normy.Analogicznie jak wliczanie wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników (wg stawki miesięcznej lub godzinowej)
Uwaga
Procedura dopełniania dotyczy wyłącznie usprawiedliwionych nieobecności w pracy. Jeśli pracownik miał nieobecność nieusprawiedliwioną, wówczas do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie osiągnięte w tym miesiącu bez uzupełniania. Przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc, w liczbie dni, którą pracownik był obowiązany przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Zgodnie z art. 41 ust. 1 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku uwzględnia się wyłącznie te składniki wynagrodzenia, dla których postanowienia układów zbiorowych pracy lub przepisy o wynagradzaniu przewidują ich zmniejszenie za okres pobierania zasiłku. Z przepisów o wynagradzaniu obowiązujących w zakładzie pracy może wynikać, że ten sam element wynagrodzenia (np. dodatek stażowy) przysługuje pracownikom za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek na przykład choroby i nie przysługuje na przykład za okres przebywania na urlopie macierzyńskim. W konsekwencji nie należy go uwzględniać w podstawie liczenia zasiłków za okres choroby i należy go uwzględniać w podstawie liczenia zasiłków macierzyńskich. Aktualnie obowiązujące przepisy przewidują jedynie dopełnienie wynagrodzenia według dni. Operacja dopełniania ma na celu ustalenie wynagrodzenia, jakie pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc. W przypadku, gdy w poszczególne dni miesiąca pracujemy taką samą liczbę godzin, dopełnienie według dni gwarantuje wystarczające przybliżenie. Nowelizacja Kodeksu pracy ustalająca 5-dniowy i 40-godzinny tydzień pracy może spowodować, że tego typu dopełnienie będzie niewystarczające. Jeżeli praca w różnych dniach miesiąca trwa różną liczbę godzin dopełnienie wg dni może się okazać procedurą stosunkowo niedokładną, wówczas można zastosować dopełnienie wg godzin. Procedura ta ma swoje odbicie w procedurze pomniejszania wynagrodzenia.
Przykład
Pracownik zatrudniony jest w stawce godzinowej - 20.00 zł/godz. i dodatkowo otrzymuje dodatek funkcyjny. Pracuje od poniedziałku do piątku po 8 godzin. W  miesiącu pracownik powinien przepracować 23 dni, 184 godziny. Jednak 3 dni (24 godziny) przebywał na urlopie bezpłatnym. Pracownik uzyskał dodatek funkcyjny w kwocie: 1.440,00 zł. W miesiącu tym podstawą naliczania zasiłków będzie wynagrodzenie zasadnicze oraz dopełniony dodatek funkcyjny. W omawianym przypadku zarówno dopełnienie wg godzin jak i dopełnienie wg dni pozwoli uzyskać identyczny wynik. Dopełnienie wg dni:   [1.440.00 zł / (23 dni - 3 dni)]   x   23 dni   =   1.656,00zł Dopełnienie wg godzin: [1.440.00 zł / (184:00 h - 24:00 h)]   x   184:00 h   = 1.656.00 zł
Przykład
Pracownik zatrudniony jest w stawce godzinowej - 25.00 zł/godz. i dodatkowo otrzymuje dodatek funkcyjny. Pracuje od poniedziałku do czwartku po 8:30 godzin, w piątki 8:00 godzin. Wszystkie soboty są wolne. W rozważanym miesiącu pracownik powinien przepracować 23 dni, 185 godzin. Jednak 3 dni: środa, czwartek, piątek (25 godzin) przebywał na urlopie bezpłatnym. Pracownik uzyskał dodatek funkcyjny w kwocie 800.00 zł. W miesiącu tym podstawą naliczania zasiłków będzie wynagrodzenie zasadnicze oraz dopełniony dodatek funkcyjny. Tym razem dopełnienie wg godzin oraz dopełnienie wg dni pozwoli uzyskać różne wyniki. Dopełnienie wg dni:   [800.00 zł / (23 dni - 3 dni)] x 23 dni = 920.00 zł Dopełnienie wg godzin: [800.00 zł / (185:00 h - 25:00 h)] x 185:00 h = 925.00 zł.
Przykład
Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie stałe miesięczne, podstawę wymiaru zasiłku stanowi wynagrodzenie stałe miesięczne w wysokości określonej w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy. Według jednej z interpretacji obowiązujących przepisów jeżeli pracownik w umowie o pracę ma zagwarantowaną premię procentową, to podstawą naliczania zasiłków będzie procent stawki zaszeregowania, a nie dopełnionego wynagrodzenia zasadniczego. W wielu przypadkach tak rozumianej podstawy naliczania zasiłku chorobowego nie da się uzyskać metodą prostego dopełniania. Konieczny jest odpowiedni wzór (cecha). Pracownik zatrudniony jest w stawce miesięcznej - 2500.00 zł./miesiąc. W umowie o pracę ma zagwarantowaną 50% premię. Pracuje od poniedziałku do piątku po 8:00 godzin. Wszystkie soboty są wolne. W rozważanym miesiącu pracownik powinien przepracować 22 dni, tj. 176 godzin. Jednak 3 dni (24 godziny) przebywał na urlopie bezpłatnym oraz 5 dni (40 godzin) przebywał na zasiłku wychowawczym. Pracownik uzyskał wynagrodzenie zasadnicze w kwocie: 2600.00 zł - [(24:00 h / 176:00 h) x 2600.00 zł] - [(5 dni / 30 dni) x 2600.00 zł] = 1654,54 zł Pracownik uzyskał premię w kwocie: 1654,54 zł x 50% = 827,27 zł Dopełnienie premii wg dni pozwoli do podstawy naliczania zasiłków wliczyć kwotę: [827,27 zł / (22 - 3 - 5)] x 22 = 1299,99 zł Dopełnienie premii wg godzin pozwoli uzyskać wynik identyczny, ale różny od kwoty, którą pracownik otrzymałby pracując pełny miesiąc: 2600.00 zł x 50% = 1300,00 zł W takim przypadku pożądany wynik uzyskamy wyłącznie licząc podstawę zasiłków jako 50% nominalnego wynagrodzenia zasadniczego (a zatem stosując zupełnie nowy wzór). Dla pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami w omawianym wzorze należałoby jeszcze uwzględnić wpływ nieobecności nieusprawiedliwionych na wysokość wynagrodzenia nominalnego.
Dodatek okresowy – wliczać w podwójnej wysokości, gdy nie wypłacono go za ostatni okres – parametr umożliwia uwzględnienie w podstawie zasiłku ostatniego wypłaconego dodatku okresowego (okres wypłaty co 2, 3, 4, 6 miesięcy) danego typu w podwójnej wysokości, gdy do dnia liczenia podstawy zasiłku, nie został jeszcze wypłacony dodatek okresowy należny za okres poprzedzający miesiąc, w którym zaczyna się zwolnienie chorobowe. Parametr jest dostępny jeśli w polu wliczać do podstawy naliczania zasiłków chorobowych jest wybrana inna opcja niż nie wliczać. Domyślnie jest niezaznaczony. Na wydruku Zaświadczenie płatnika składek Z-3 dodatek okresowy, który powinien być wliczany do podstawy zasiłku w podwójnej wysokości jest wykazywany dwukrotnie w zależności od okresu, za jaki jest wypłacany w tabeli 12 Składniki wynagrodzenia za okresy kwartalne lub 14 Składniki wynagrodzenia za inne okresy.
Przykład
Pracownik zatrudniony od 1.09.2016. W styczniu 2018 roku ma zwolnienie chorobowe. Pracownik otrzymał premie kwartalne za okres:
  • 10.2016 - 31.12.2016 (IV kwartał 2016) - 800 zł
  • 01.2017 - 31.03.2017 (I kwartał 2017) - 1000 zł
  • 04.2017 - 30.06.2017 (II kwartał 2017) - 1200 zł
  • 07.2017 - 30.09.2017 (III kwartał 2017) – 1400 zł
  • 10.2017 - 31.12.2017 (IV kwartał 2017) – premia jest należna, ale nie została wypłacona.
Parametr Dodatek okresowy - wliczać w podwójnej wysokości, gdy nie wypłacono go za ostatni okres zaznaczony. W podstawie zasiłku zostanie uwzględniona w podwójnej wysokości premia za okres 1.07.2017 – 30.09.2017 (III kwartał 2017) oraz premie za okres 1.01.2017 – 31.03.2017 (I kwartał) oraz 1.04.2017 – 30.06.2017 (II kwartał).
Kolejnym parametrem do ustawienia w konfiguracji typu wypłaty jest określenie sposobu wliczania definiowanego składnika do Wynagrodzenia za czas urlopu.
ParametrSposób rozliczenia w podstawie wynagrodzenia za urlopZastosowanie
Nie wliczaćSkładnik nie będzie uwzględniany w naliczaniu wynagrodzenia za czas urlopuDla elementów uwzględnionych w rozporządzeniu MPiPS z dnia 8 stycznia 1997r. W sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego […] (Dz. U. Z 2003r. nr 230, poz. 2290)
WliczaćWliczana kwota faktycznie wypłaconaSkładniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc, poza określonymi w stawce miesięcznej w stałej wysokości
Wliczać po przeliczeniuPrzeliczanie składnika według stałej okresowej np. stawka zaszeregowania, płaca minimalna. Po wybraniu tej opcji należy zadeklarować stałą okresową, według której będzie przeliczana wartość dodatku. Stałą okresową może być wskaźnik zdefiniowany przez Użytkownika (wskaźnik-firma), wskaźnik-program, wzory. w razie zmiany kwoty składnika podstawę ustala się z uwzględnieniem tych zmian.
Uwaga: Przy ustawieniu opcji wliczać po przeliczeniu do podstawy urlopowej nie można używać Stałej okresowej - Wzory - wynagrodzenie rzeczywiste
Składniki zmienne przysługujące za okres nie dłuższy niż miesiąc, zależne od stałej, której wartość może ulec zmianie
Wliczać aktualną wartośćWliczona kwota wypłacona w bieżącym miesiącu, która po podzieleniu przez czas przepracowany da stawkę za godzinę urlopuElementy określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości
Wliczać jak zasadniczeTraktowane jak Wliczać aktualną wartość dla pracownika ze stawką miesięczną lub jak Wliczać dla pracownika ze stawką godzinową(dla elementów innych niż wynagrodzenie zasadnicze/godz. (praca.podst.).
Uwaga: W przypadku elementu wynagrodzenie zasadnicze/godz. (praca.podst.) gdy stawka pracownika uległa zmianie do podstawy wliczane jest wynagrodzenie przeliczone według nowej stawki.
Analogicznie jak wliczanie wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników (wg stawki miesięcznej lub godzinowej)
Wliczać jako składnik stałyDodatki są uwzględniane w podstawie urlopu jedynie z miesiąca wystąpienia urlopu, w pełnej należnej kwocie bez pomniejszeń za nieobecności oraz bez uwzględniania odchyłek. Dodatek jest dzielony przez normę czasu pracy pobieraną z planu pracy pracownika.Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości.
W przypadku liczenia wynagrodzenia za urlop dla pracowników tymczasowych, począwszy od 1.06.2017 r. do podstawy urlopu są wliczane składniki wypłacone w poprzednich miesiącach w kwocie faktycznie wypłaconej, niezależnie od tego jaki sposób wliczania do urlopu ustawiono w typie wypłaty, za wyjątkiem zdefiniowanych jako nie wliczane do urlopu.
Uwaga
W przypadku zatrudnienia/zwolnienia w trakcie miesiąc dodatek, który ma ustawioną opcję wliczać jako składnik stały do wynagrodzenia za czas urlopu jest dzielony przez normę zawężoną do okresu zatrudnienia. Jeśli w trakcie miesiąca pracownik miał zmianę wymiaru etatu, norma uwzględniana do wyliczenia podstawy urlopu jest sumą norm z odpowiednich okresów.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997r. W sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego […] z podstawy naliczania wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego wyłączone są:
  • jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
  • wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
  • gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,
  • wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
  • ekwiwalenty pieniężne za urlop wypoczynkowy,
  • wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
  • dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
  • nagrody z zakładowego funduszu nagród,
  • należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
  • odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,
  • wynagrodzenia i odszkodowania przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.
Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy. W programie elementom tym odpowiadać będzie opcja Nie wliczać. W praktyce opcja Wliczać po przeliczeniu może zostać wykorzystana na przykład dla premii procentowej liczonej jako procent wynagrodzenia zasadniczego:
  • Dla pracowników wynagradzanych w stawce miesięcznej interpretacja przepisów jest jednoznaczna – taki element wynagrodzenia, podobnie jak wynagrodzenie zasadnicze powinien zostać przeliczony według aktualnej stawki zaszeregowania. W tym przypadku wybierzemy Wliczać aktualną wartość – przy obliczaniu wartości jednego dnia dodatku urlopowego wartość wskazanego elementu wynagrodzenia podzielona zostanie przez liczbę dni faktycznie przepracowanych
  • W przypadku pracowników wynagradzanych w stawce godzinowej interpretacje mogą być dwie:
    • Taki składnik wynagrodzenia zostanie potraktowany jak wynagrodzenie zasadnicze (przyjmujemy, że prawo do premii i procent premii zostały „na stałe” wpisane do umowy o pracę) – ustawienie Wliczać jak zasadnicze.
    • Taki składnik zostanie potraktowany jak zmienny element wynagrodzenia (procent premii nie został zagwarantowany w umowie o pracę, zmienia się z miesiąca na miesiąc) – ustawienie Wliczać.
Przykład
Wykorzystanie opcji Wliczać po przeliczeniu, stała okresowa to najniższe wynagrodzenie. Pracownik wynagradzany jest w stawce godzinowej. Poza wynagrodzeniem zasadniczym otrzymuje premię liczoną jako procent minimalnej płacy (z uwzględnieniem wszelkiego rodzaju pomniejszeń z tytułu nieobecności), procent jest zmienny z miesiąca na miesiąc. Dla potrzeb procedury liczenia dodatków urlopowych:
  • wynagrodzenie zasadnicze posiada standardowo zdefiniowany atrybut Wliczać po przeliczeniu
  • premia poza Wliczać po przeliczeniu uzyska drugi atrybut – współczynnik proporcjonalności: Najniższe wynagrodzenie. (Standardowy wskaźnik „miesięczny”).
Wynagrodzenie zasadnicze
M-cCzas pracy
Godzin (dni)
Stawka zaszereg.Współczynnik proporcjonalnościWynagrodzenie zasadnicze po przeliczeniu
I176h (22)1415,50 / 14,00 = 1.107176h x 1.107x 14.00 = 2727,65
II120h (15)1515,50 / 15,00 = 1.033120h x 1.033x 15.00 = 1859,4
III184h (23)15.515,50 / 15,50 = 1.000184h x 1.000 x 15.50 = 2852,00
480h  7439.05
Premia
M-cPremiaNajniższe wynagrodzenieWspółczynnik proporcjonalnościPremia po przeliczeniu
I40017501850/1750=1.06400x1.06=424
II35018501850/1850=1.0350,00 x 1.0 = 350,00
III50018501850/1850=1.0500,00 x 1.0 = 500,00
Razem   1274
Wartość dodatku urlopowego przypadającego na 1h urlopu wyniesie: (7439,05 zł + 1274zł) / 480h = 8713,05 / 480h = 18,15 zł
Kolejnym parametrem do ustawienia jest sposób wliczania danego składnika do podstawy naliczania Ekwiwalentu za czas urlopu. Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. W danym typie wypłaty można ustawić następujące sposoby wliczania do ekwiwalentu za czas urlopu.
ParametrSposób rozliczenia w podstawie wynagrodzenia za urlopZastosowanie
Nie wliczaćSkładnik nie będzie uwzględniany w naliczaniu wynagrodzenia za czas urlopuDla elementów uwzględnionych w rozporządzeniu MPiPS z dnia 8 stycznia 1997r. W sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego […] (Dz. U. Z 2003r. nr 230, poz. 2290)
WliczaćWliczana kwota faktycznie wypłaconaSkładniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc, poza określonymi w stawce miesięcznej w stałej wysokości
Wliczać po dopełnieniuSkładnik zostanie dopełniony do wysokości jaką pracownik otrzymałby, gdyby pracował pełen okresJeśli pracownik nie przepracował pełnego okresu wyliczania podstawy, to otrzymane wynagrodzenie dopełnione zostanie do wysokości, jaką otrzymałby, gdyby pracował pełen okres
Wliczać jak zasadniczeTraktowane jak Wliczać aktualną wartość dla pracownika ze stawką miesięczną lub jak Wliczać dla pracownika ze stawką godzinową (dla elementów innych niż wynagrodzenie zasadnicze/godz. (praca.podst.).
Uwaga: W przypadku elementu wynagrodzenie zasadnicze/godz. (praca.podst.) gdy stawka pracownika uległa zmianie do podstawy wliczane jest wynagrodzenie przeliczone według nowej stawki.
Analogicznie jak wliczanie wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników (wg stawki miesięcznej lub godzinowej)
Wliczać po przeliczeniu bez dopełnieniaPrzeliczanie składnika według stałej okresowej, ale nie dopełniany z przeliczenia czasu pracy do wymiaru miesiąca.Składniki zmienne przysługujące za okres nie dłuższy niż miesiąc, zależne od stałej, której wartość może ulec zmianie
Wliczać aktualną wartośćDodatki są uwzględniane w podstawie ekwiwalentu jedynie z miesiąca, za który jest wypłacany ekwiwalent, w pełnej należnej kwocie bez pomniejszeń za nieobecności oraz bez uwzględniania odchyłek.W przypadku zatrudnienia/ zwolnienie pracownika w trakcie miesiąca dodatek jest dopełniany do kwoty należnej za pełny miesiąc. Elementy określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości
Wliczać po przeliczeniu i dopełnieniuPrzeliczanie składnika według stałej okresowej. W razie zmiany kwoty składnika podstawę ustala się z uwzględnieniem tych zmian. Dodatkowo składnik jest dopełniany do wysokości jaką pracownik otrzymałby, gdyby pracował pełen okres.Uwzględniając powyższe zastosowania jednocześnie.
Wliczać jako składnik stałyDodatki są uwzględniane w podstawie ekwiwalentu jedynie z miesiąca, za który jest wypłacany ekwiwalent, w pełnej należnej kwocie bez pomniejszeń za nieobecności oraz bez uwzględniania odchyłek. W przypadku zatrudnienia / zwolnienie pracownika w trakcie miesiąca dodatek jest dopełniany do kwoty należnej za pełny miesiąc. W przypadku pracowników tymczasowych opcja wliczać jako składnik stały działa analogicznie jak opcja wliczać .Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości.
Wliczać bez pomniejszeńDodatki są uwzględniane z poprzednich miesięcy, tak jak elementy zmienne, w pełnej należnej kwocie bez pomniejszeń za nieobecności oraz bez uwzględniania odchyłek. W przypadku zatrudnienia / zwolnienie pracownika w trakcie miesiąca dodatek jest dopełniany do kwoty należnej za pełny miesiąc.Składniki określone w stawce miesięcznej pomniejszane z tytułu innych nieobecności niż urlop.
W przypadku liczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop dla pracowników tymczasowych, począwszy od 1.06.2017 r. do podstawy ekwiwalentu są wliczane składniki wypłacone w poprzednich miesiącach w kwocie faktycznie wypłaconej, niezależnie od tego jaki sposób wliczania do urlopu ustawiono w typie wypłaty, za wyjątkiem zdefiniowanych jako nie wliczane do ekwiwalentu.      

Typy wypłat – dostępne algorytmy

ALGORYTM 1 - Kwota Algorytm umożliwia definicję elementów typu: Premia uznaniowa, Nagroda, Dodatek funkcyjny. Program pozwala wybrać wartość definiowanego elementu z listy Stałe okresowe lub wprowadzić ją bezpośrednio z klawiatury (pole: Kwota). W drugim z przypadków wprowadzona w trakcie konfiguracji kwota traktowana będzie jako propozycja w czasie przypisywania dodatku (potrącenia) wybranemu pracownikowi. Gdy kwota wpisana została przez użytkownika lub gdy z definicji wybranej „stałej" NIE WYNIKA WPROST jej zależność od czasu pracy, program dodatkowo umożliwia automatycznie pomniejszenie definiowanego elementu w przypadku odnotowania pracownikowi nieobecności.
Przykład
Pracownikom przyznana została Premia uznaniowa. Jej wysokość ustalana była indywidualnie dla każdego z pracowników i nie zależy ona wprost od czasu pracy. Jednak w większości przypadków wynosi ona 100.00 zł. Definiujemy element typu Kwota i  nadajemy mu wartość 100.00 zł (jako najczęściej występującą), wpisując ją w pole Kwota (NIE odwołujemy się do stałych okresowych). Ponieważ z regulaminu wynagrodzeń nie wynika wprost zależność pomiędzy czasem pracy a wartością premii wyłączamy (odznaczamy) opcję Automatycznie pomniejszać wynagrodzenie z tytułu. Przypisując pracownikom premię w etacie lub bezpośrednio w wypłacie, mamy możliwość dowolnego modyfikowania jej wartości (włącznie z wpisywaniem zera).
Przykład
Pracownicy, którzy powstrzymują się od palenia w trakcie pracy otrzymują w 2001 roku dodatek motywacyjny w wysokości 50.00 zł. Dodatek w tej kwocie jest wypłacany wszystkim pracownikom, bez względu na zajmowane stanowisko. Dodatek wypłacany jest wyłącznie za czas pracy. Ponieważ dodatek wypłacany jest wszystkim pracownikom w jednakowej wysokości (z dokładnością do nieobecności) warto jego wartość zapisać w stałej okresowej np. Za niepalenie. Ponieważ wysokość wypłacanego dodatku zależy od czasu pracy pozostawiamy zaznaczoną opcję: Automatycznie pomniejszać wynagrodzenie w przypadku odnotowania oraz wszystkie wymienione nieobecności.
Dodatkową zaletą zapisania wartości dodatku za pomocą stałej okresowej jest możliwość modyfikacji jej wartości. Jeżeli w następnym roku wartość dodatku zwiększy się np. do 60.00 zł, to wystarczy zaktualizować wyłącznie stałą okresową BEZ KONIECZNOŚCI modyfikacji (aktualizacji) zapisów u poszczególnych niepalących pracowników. ALGORYTM 2 - Procent wynagrodzenia zasadniczego Algorytm umożliwia definicję elementów typu: Premia procentowa. Wartość definiowanego elementu wyliczana będzie jako procent wybranej z listy podstawy. Podstawą naliczania definiowanego elementu wynagrodzenia może być:
  • Wynagrodzenie zasadnicze bez nadgodzin – ustalone z pominięciem wynagrodzenia za pracę ponad/poniżej przyjęte normy (również wynikające za zmiany strefy czasu pracy, np. Z Czas pracy podstawy na Czas pracy w akordzie). W przypadku nadgodzin nie zostanie uwzględnione wynagrodzenie powyżej normy (podstawowe) ani dopłaty do nadgodzin, a w przypadku tak zwanych niedogodzin – pomniejszenia poniżej normy.
  • Wynagrodzenie zasadnicze bez dopłat do nadgodzin – ustalone jako iloczyn czasu pracy (z uwzględnieniem pracy w nadgodzinach) i godzinowej stawki zaszeregowania.
  • Wynagrodzenie zasadnicze z dopłatami do nadgodzin – ustalone jako suma wynagrodzenia uzyskanego w normalnym czasie pracy oraz w nadgodzinach (wraz z odpowiednimi dopłatami).
  • Wynagrodzenie nominalne. Dla pracowników wynagradzanych w stawce miesięcznej jest to stawka zaszeregowania. Dla pracowników wynagradzanych w stawce godzinowej jest to iloczyn stawki zaszeregowania i nominalnego czasu pracy (wynikającego z kalendarza pracownika).
Uwaga
Wpisany w definicji procent będzie traktowany wyłącznie jako propozycja w trakcie „wiązania” definiowanego elementu wynagrodzenia z pracownikiem (procent dla każdego pracownika może przybierać indywidualną wartość).
Tylko wtedy, gdy podstawą naliczanego elementu będzie wynagrodzenie nominalne, program umożliwi automatyczne pomniejszanie wartości w przypadku odnotowania nieobecności (identycznie jak dla algorytmu Kwota).
Przykład
Pracownikom przyznana została Premia procentowa. Jej wysokość (procent wynagrodzenia zasadniczego) ustalana była indywidualnie dla każdego z pracowników. W większości przypadków jest to 20% wynagrodzenia zasadniczego, bez dopłat do nadgodzin. Definiując premię wpisuje w pole Procent: 20 ( jako najczęściej występujący) i z dostępnej listy wybieramy: Zasadniczego bez dopłat do nadgodzin. Ponieważ wartość wybranej podstawy wprost zależy od czasu pracy, program wyłączył automatycznie sekcję: Automatycznie pomniejszać wynagrodzenie z tytułu. Przypisując pracownikom premie w etacie, ewentualnie bezpośrednio w wypłacie, mamy możliwość dowolnego modyfikowania procentu premii (włącznie z wpisywaniem zera).
Przykład
Pracownik zatrudniony na stawce godzinowej (10zł/godz.) pracuje przez cały miesiąc w akordzie przykładowo w czasie 168 godzin wykonał 120 szt. po 15 zł. Wprowadzenie akordu na dany miesiąc powoduje, że w kalendarzu rzeczywistym (nieobecności) zostaje podmieniona strefa czasu pracy z Czas pracy podstawy (PP) na Czas pracy w akordzie (AK). Wynagrodzenie za pracę w akordzie wyniesie 1800,00zł (120 szt. * 15 zł). Natomiast wynagrodzenie zasadnicze (praca podstawowa) wyniesie 0,00zł, ponieważ akord powoduje pomniejszenie wynagrodzenia zasadniczego. Premia procentowa, liczona jako 10% od wynagrodzenia zasadniczego bez nadgodzin, w tym przypadku zostanie wyliczona w kwocie 168 zł, czyli 10% od kwoty wynagrodzenia podstawowego 1680,00zł (10 zł *168 godzin), bez uwzględnienia wynagrodzenia poniżej normy ze względu na pracę w akordzie. Aby premia procentowa była wyliczona w kwocie zerowej należy w kalendarzu normatywnym (planie pracy) odnotować pracę w akordzie zamiast pracy podstawowej. W takiej sytuacji w wypłacie nie zostanie wyliczone wynagrodzenie poniżej normy, a wynagrodzenie zasadnicze (praca podstawowa) będzie równe zero.
ALGORYTM 3 – Element zależny od stażu i stałej okresowej Algorytm umożliwia definicję elementów typu: Dodatek stażowy (Wysługa lat). Podstawę naliczania dodatku wybieramy z listy stałych okresowych. Standardowo dostępnymi z poziomu listy wielkościami są między innymi:
  • Zasadnicze nominalne – dla pracowników wynagradzanych w stawce miesięcznej jest to stawka zaszeregowania. Dla pracowników wynagradzanych w stawce godzinowej jest to iloczyn stawki zaszeregowania i nominalnego czasu pracy (wynikającego z kalendarza pracownika).
  • Najniższe wynagrodzenie.
Zależność pomiędzy stażem pracy a wysokością (procentem) dodatku stażowego definiujemy przy pomocy opcji  podając kolejno staż pracy (liczony w latach) i odpowiadający mu procent dodatku stażowego. Dla zachowania pełnej poprawności zapisu pierwszą pozycją listy powinien być zapis: 0 lat 0.00 procent dodatku. W procedurze liczenia dodatków stażowych uwzględniany może być:
  • Staż pracy poza firmą (wynikający z zapisów w danych kadrowych: Kadry/ Historia zatrudnienia).
  • Staż pracy w firmie (wynikający z poszczególnych zapisów historycznych w danych etatowych pracownika).
  • Okres nauki (wynikający z zapisów w danych kadrowych: Kadry/ Historia wykształcenia).

Definicja progów stażu pracy

Staż pracy pracownika może być wyliczany na dwa sposoby, uzależnione jest to od ustawienia parametru Staż pracy liczony na. Jeśli wybrano, że staż pracy liczony jest na :
  • Pierwszy dzień miesiąca rozliczeniowego – oznacza to, że sprawdzamy staż na początek okresu rozliczeniowego. Jeśli w trakcie tego okresu nastąpi przekroczenie progów stażu to i tak dodatek wyliczany jest według niższego procentu.
  • Ostatni dzień staż pracy wyliczany jest na ostatni dzień okresu rozliczeniowego i jeśli w tym okresie nastąpi przekroczenie wartości progowych dodatek wyliczany jest wg wyższego procentu.
Standardowo zaznaczony jest parametr pierwszy dzień. Zazwyczaj kwota dodatku stażowego nie jest pomniejszana, gdy pracownik z przyczyn usprawiedliwionych jest nieobecny pracy. Jedynie nieobecność nieusprawiedliwiona (NN) skutkuje odpowiednim pomniejszeniem. Za okres zwolnienia lekarskiego wypłacany jest dodatek stażowy nieoskładkowany. W takim przypadku należy:
  • pozostawić zaznaczone pole: Automatycznie pomniejszać wynagrodzenie,
  • odznaczyć wszystkie nieobecności poza: Nieobecność nieusprawiedliwiona , Zwolnienie lekarskie.
ALGORYTM 4 – Element typu iloczyn: ilość, stała okresowa, współczynnik Algorytm umożliwia definicję elementów typu: Dodatek za pracę w warunkach szkodliwych, Dodatek za pracę w nadgodzinach. Wartość definiowanego elementu może być liczona jako iloczyn trzech czynników:
  • Stałej okresowej (wybór z listy, identycznie jak w przypadku wcześniejszych algorytmów),
  • Współczynnika (liczby wpisanej w trakcie definiowania typu wynagrodzenia,
  • Ilości wpisywanej (modyfikowanej) w trakcie przypisywania pracownikowi definiowanego dodatku w etacie lub bezpośrednio przed realizacją wypłaty.
Jeżeli stała okresowa definiuje wynagrodzenie za jedną godzinę pracy można zrezygnować z definiowania współczynnika, pozostawiając wartość 1.00 (jeden).
Przykład
Pracownikowi za pracę w warunkach szkodliwych przysługuje dodatek w wysokości 1.20 zł za każdą godzinę pracy w tych warunkach. Czas pracy w warunkach szkodliwych ustalany jest na podstawie Karty pracy i wprowadzany do programu bezpośrednio przed wypłatą. W takim przypadku warto stworzyć stałą okresową np. Szkodliwe 1 godz. (wynagrodzenie za jedną godzinę pracy w warunkach szkodliwych) i odwołać się do niej bezpośrednio (w trakcie definiowania dodatku), pomijając współczynnik (ustalając jego wartość na 1.00).
Przykład
Pracownikowi za pracę w warunkach szkodliwych i przysługuje dodatek w wysokości 10% godzinowej stawki zaszeregowania za każdą godzinę pracy w tych warunkach. Pracownikowi za pracę w warunkach szkodliwych II przysługuje dodatek w wysokości 15% godzinowej stawki zaszeregowania za każdą godzinę pracy w tych warunkach. Podobnie jak w poprzednim przykładzie czas pracy w warunkach szkodliwych i i II ustalany jest na podstawie Karty pracy i wprowadzany do programu bezpośrednio przed wypłatą. W takim przypadku stałą okresową wykorzystywaną do wyliczenia dodatku będzie wynagrodzenie nominalne (1 godz.). Wysokość dodatku modyfikowana będzie przy pomocy współczynnika, który przyjmie odpowiednio wartość 0.10 oraz 0.15.
ALGORYTM 5 – Element typu procent wynagrodzenia brutto Algorytm umożliwia definicję elementów typu: Składka PKZP, Składka na związki zawodowe. Większość znanych potrąceń definiowana jest kwotowo np. Składka PZU (algorytm Kwota) lub jako procent wynagrodzenia brutto, przy czym pojawia się w takim przypadku co najmniej kilka interpretacji pojęcia brutto. Definiując takie potrącenie można wybrać jedną z sześciu wartości:
  • Wynagrodzenie brutto wraz z zasiłkami – suma wszystkich opodatkowanych elementów wypłaty.
  • Wynagrodzenie brutto bez zasiłków – suma opodatkowanych elementów wypłaty z pominięciem zasiłków wypłacanych ze środków ZUS (ubezpieczenie chorobowe lub wypadkowe).
  • Wynagrodzenie brutto bez zasiłków i wynagrodzenia za czas choroby – suma opodatkowanych elementów wypłaty z pominięciem zasiłków wypłacanych ze środków ZUS oraz wynagrodzenia w obniżonej wysokości za czas choroby (na podstawie art. 92 kodeksu pracy).
  • Wynagrodzenie brutto wraz z zasiłkami (pomniejszone o składki ZUS) – suma jak wraz z zasiłkami, pomniejszona o składki ZUS przypadające na pracownika.
  • Wynagrodzenie brutto bez zasiłków (pomniejszone o składki ZUS) – suma jak bez zasiłków, pomniejszona o składki ZUS przypadające na pracownika.
  • Wynagrodzenie brutto bez zasiłków i wynagrodzenia za czas choroby (pomniejszone o składki ZUS) – suma bez zasiłków i wynagrodzenia za czas choroby, pomniejszona o składki ZUS przypadające na pracownika. Procent potrącenia definiowany jest identycznie jak dla drugiego algorytmu.
Uwaga
Wpisany w definicji procent będzie traktowany wyłącznie jako propozycja w trakcie „wiązania” definiowanego elementu wynagrodzenia z pracownikiem (procent dla każdego pracownika może przybierać indywidualną wartość).
Aby element traktowany był jako potrącenie, wymagane jest zaznaczenie pola Potrącenie na zakładce [Ogólne]. W inny sposób omawiany algorytm NIE umożliwia wprowadzania ujemnych wartości (potrąceń). ALGORYTM 6 – Element typu iloczyn: stała okresowa, współczynnik Algorytm umożliwia definicję elementów typu Prowizja. Wartość definiowanego elementu może być liczona jako iloczyn dwóch czynników: Stałej okresowej (wybór z listy, identycznie w przypadku wcześniejszych algorytmów) Współczynnika (liczby wpisanej w trakcie definiowania typu wynagrodzenia. ALGORYTM 7 – Element liczony jak urlop wypoczynkowy Algorytm ten daje nam możliwość zdefiniowania elementu wypłaty, który będzie wyliczany analogicznie jak urlop wypoczynkowy. Definiując element wynagrodzenia wyliczany według tego algorytmu musimy podać ilość miesięcy przyjętych do obliczeń. Standardowo do urlopu wypoczynkowego przyjmuje się wypłaty z 3 miesięcy poprzedzających daną nieobecność. Takie działanie programu uzyskamy po zaznaczeniu pola standardowa ilość miesięcy. Zaznaczenie parametru Liczony z okresu zatrudnienia powoduje uwzględnienie w obliczeniach całego okresu zatrudnienia pracownika. Ten parametr wykorzystywany jest przy obliczaniu np. wynagrodzenia za urlop przypadający przed 1 czerwcem 2017 r. dla pracowników tymczasowych. W przypadku jednoczesnego zaznaczenia parametrów Standardowa oraz Liczony z okresu zatrudnienia w podstawie wynagrodzenia za urlop uwzględniane jest wypłacone wynagrodzenie za okres 3 miesięcy lub 90 dni zatrudnienia przypadających w okresie 6 miesięcy przed miesiącem, w którym pracownik przebywa na urlopie uzyskane u danego pracodawcy‑użytkownika. Parametr Kwota przeliczana na dni lub godziny wskazuje, czy dany typ wypłaty ma być przeliczony na dni czy na godziny. ALGORYTM 8 – Element liczony jak urlop okolicznościowy Algorytm ten pozwala na definiowanie elementów liczonych jak urlop okolicznościowy, czyli ze składników wypłacanych w miesiącu nieobecności. W ten sposób można zdefiniować np. wynagrodzenie przysługujące pracownikowi, który honorowo oddaje krew („krwiodawstwo”).
Uwaga
Algorytmy 7 i 8 służą do definiowania rozliczeń nieobecności. Tak zdefiniowanych elementów nie można wpisać na listę stałych dodatków pracownika.
ALGORYTM 9 – Element liczony jak ekwiwalent za urlop Zgodnie z nazwą, algorytm umożliwia definicję elementów liczonych jak ekwiwalent za niewykorzystanego urlopu. Definiując taki dodatek należy podać liczbę miesięcy przyjmowaną do wyliczenia podstawy ekwiwalentu i współczynnik. W trakcie definicji dodatku można także wstępnie zadeklarować liczbę dni, za którą definiowany w ten sposób dodatek będzie przysługiwał. W praktyce liczba ta będzie podawana prawie zawsze dopiero w momencie przypisywania pracownikowi dodatku w etacie lub bezpośrednio przed realizacją wypłaty.
  • Ilość miesięcy uwzględniana przy wyliczaniu podstawy może być podana „ręcznie”. Po zaznaczeniu parametru Standardowo program przyjmie domyślną liczbę miesięcy. Zaznaczenie parametru Liczony z okresu zatrudnienia spowoduje uwzględnienie przy liczeniu podstawy liczby miesięcy zgodnych z okresem zatrudnienia danego pracownika. Jednoczesne zaznaczenie parametrów Standardowa oraz Liczony z okresu zatrudnienia spowoduje uwzględnienie w podstawie wynagrodzenia za okres 3 miesięcy lub 90 dni zatrudnienia, przypadających w okresie 6 miesięcy przed miesiącem, w którym pracownik nabył prawo do ekiwalentu uzyskane u danego pracodawcy‑użytkownika.
  • W celu poprawnego naliczania ekwiwalentu należy wpisać Współczynnik. Jest to liczba dni kalendarzowych w danym roku pomniejszona o wszystkie dni wolne (wolne soboty, niedziele, święta i dni dodatkowo wolne od pracy), a następnie podzielona przez 12. W programie można pobrać wartość współczynnika z konfiguracji po zaznaczeniu parametru Pobrany z konfiguracji, wpisać ręcznie lub zaznaczyć opcję Wg planu pracy, co spowoduje wyliczenie go na podstawie zdefiniowanego kalendarza.
  • Wartość dzielona przez – możliwy jest wybór dwóch opcji: ilość godzin z możliwością określenia ilości godzin oraz norma dobowa do urlopu z etatu. Domyślnie po zaznaczeniu proponuje się zaznaczenie w polu ilość godzin i wartość 8 godzin. Zmienna ta powoduje wyliczenie ekwiwalentu na godzinę. Parametr norma dobowa do urlopu z etatu wykorzystywany jest przy wyliczeniu podstawy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop z uwzględnieniem normy dobowej pracownika (określoną na formularzu danych kadrowych pracownika) np. W przypadku wyliczenia ekwiwalentu dla osób niepełnosprawnych, dla których norma dobowa wynosi 7h.
O sposobie uwzględniania poszczególnych elementów w procedurze liczenia ekwiwalentu decyduje zawartość pola: Wliczać do podstawy naliczania ekwiwalentu (Zakładka: [Nieobecności]). Dla elementów wynagrodzenia liczonych według tego algorytmu sekcja Automatycznie pomniejszać wynagrodzenie w przypadku odnotowania jest niedostępna. Algorytmem tym można również policzyć Odprawy pieniężne przy ustawieniu wartości współczynnika na 1. Wówczas program wylicza średnią miesięczną ze wskazanej liczby miesięcy. ALGORYTM 10 – Element liczony jak zasiłek chorobowy Za podstawę tego algorytmu przyjęto sposób wyliczania wynagrodzenia za czas zwolnienia lekarskiego. Kryterium uwzględniania w obliczeniach danego elementu uzależnione jest od zmiennej Wliczać do podstawy naliczania zasiłków chorobowych (Zakładka [Nieobecności]). Definiując dodatek wyliczany według tego algorytmu należy podać:
  • Standardowy okres wyliczania podstawy – przy definiowaniu nowego typu wypłaty parametr ten jest domyślnie zaznaczony, po odznaczeniu parametru istnieje możliwość wpisania okresu różnego od standardu (12) w polu Okres wyliczania podstawy (liczba miesięcy).
  • Okres wyliczania podstawy – liczbę miesięcy jaką przyjmujemy do wyliczenia podstawy.
  • Procent podstawy, przyjmowany do obliczeń tego elementu wypłaty.
Dla Użytkowników korzystających z modułu Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus udostępniono dwa dodatkowe algorytmy. Od wersji 8.5 dodatki liczone według algorytmu 11 i 12 można przyznawać w wypłacie. ALGORYTM 11 – Element liczony jako procent wybranych składników Algorytm ten wyliczany jest jako wartość procentowa z sumy wybranych elementów. Użytkownik powinien zadeklarować:
  • Procent – wartość procentową
  • Wzorzec – Dla algorytmu 11 można wskazać okres, z jakiego mają być sumowane wybrane składniki płacowe. W tym celu pod przyciskiem „Wzorzec” z wyświetlonej listy wzorców należy wybrać odpowiedni wzorzec płacowy typu okres. Z tego poziomu można również dodawać (definiować) nowe wzorce. Raz zdefiniowany wzorzec może być wielokrotnie stosowany w definicjach różnych typów wypłat. Wzorce opisane są w odrębnym rozdziale.
  • Składniki – na zakładce [Ogólne] definiowanego typu wypłaty według algorytmu 11 znajduje się przycisk „Składniki”. Z listy składników wypłaty można wybrać elementy, które będą stanowiły podstawę naliczania tego dodatku. Lista dostępnych składników zawiera wszystkie zdefiniowane w programie elementy płacowe. W celu szybszego odszukiwania na liście potrzebnych składników można ją ograniczyć poprzez wybór filtra. W programie zdefiniowano następujące filtry:
    • Użytkownika – lista zostanie ograniczona do elementów zdefiniowanych przez użytkownika,
    • Standardowe – lista standardowych elementów, bez tych dopisanych przez użytkownika,
    • Podstawowe – wynagrodzenia zasadnicze, dopłaty do nadgodzin, świąt, godzin nocnych i dochód deklarowany właściciela,
    • PIT-8A PIT-8B, IFT-1 – wszystkie składniki wypłaty wchodzące na PIT-8A, PIT-8B i deklaracje IFT,
    • Korekty – składniki związane z korektą podatku za rok poprzedni,
    • Zasiłki ZUS – wszystkie zasiłki wypłacane w imieniu ZUS, w szczególności świadczenia rehabilitacyjne, chorobowe, wychowawcze, macierzyńskie i ich wyrównania,
    • Rozliczenia nieobecności – składniki stanowiące koszt pracodawcy w przypadku rozliczania nieobecności (zwolnienie lekarskie, urlop),
    • Inne dodatki i potrącenia – zdefiniowane w programie standardowe premie, ekwiwalent za urlop, zaliczki i spłata zaliczki.
    W celu wyświetlenia listy wszystkich dodatków zdefiniowanych w programie należy wybrać filtr Wszystkie.
  • Suma podzielona przez – 0 (domyślnie ustawienie). W tym jednak przypadku 0 podczas obliczania wypłaty jest traktowane jak 1.
ALGORYTM 12 – Element liczony jako iloraz stałych okresowych i współczynników Algorytm ten pozwala na zdefiniowanie elementu, który będzie liczony jako iloraz z iloczynu stałych okresowych i współczynników. Do wykorzystania mamy wpisane w programie stałe okresowe:
  • Wskaźniki firmy – to zdefiniowane przez użytkownika wskaźniki np. wysokość składki PZU,
  • Wskaźniki programu – wszystkie, wspólne dla całego programy wartości zapisywane w Konfiguracji programu/ Płace/ Wynagrodzenia i Zasiłki,
  • Wzory – wyliczane w programie zasadnicze rzeczywiste, zasadnicze nominalne, stawka zaszeregowania, stawka zaszeregowania/h, najniższe wynagrodzenia/h.
Zaawansowana konstrukcja algorytmu – dla typu wypłaty liczonego algorytmem 12: Wybór opcji zaawansowana (konstrukcja algorytmu) – pozwala na konstruowanie rozbudowanych wzorów do liczenia wypłat. Taki wzór algorytmu może zawierać:
  • Stałe okresowe – wskaźniki z konfiguracji,
  • Wzorce płacowe typu kwota,
  • Można w nim zastosować również operatory matematyczne: dodawanie, odejmowanie, mnożenie, dzielenie, jak również nawiasyliczby.
Ponadto, dostępne są funkcje opisane poniżej.
Uwaga
Przy stosowaniu we wzorze liczb zapisywanych z miejscami po przecinku, jako separator dziesiętny należy wstawiać kropkę (np. 1.25 a nie 1,25), ponieważ przecinek jest interpretowany jako separator oddzielający parametry wewnątrz funkcji.
Obsługa formularza - dostępne przyciski Ikona - sprawdzanie poprawności składni we wzorze. Sprawdzaniu podlegają błędy typu: podwójny operator matematyczny (np. ++ czy */), dwa kolejne nawiasy w układzie )(, niepoprawna ilość nawiasów, liczba na zewnątrz nawiasu nie oddzielona od niego operatorem matematycznym. W dodatkowej linii pod wzorem - na wysokości ikony  - jest wyświetlana informacja o poprawności składni bądź opis błędu, jeśli taki występuje. Wraz ze wskazaniem, w którym kolejnym znaku wzoru wystąpił błąd, w tej samej linii w odrębnym polu jest wyświetlana informacja, na którym kolejnym znaku wzoru znajduje się aktualnie kursor – co ułatwia wyszukanie i poprawienie ewentualnych błędów. - usuwanie ze zdefiniowanego wcześniej wzoru (edycja zapisanego już typu wypłaty) wskazanych stałych okresowych i wzorców płacowych. Do czasu zapisania dodatku kasowanie jest możliwe tylko przez „czyszczenie” całości wzoru ikoną gumki . - czyszczenie formularza - usuwanie całości wzoru. pozwala na wybór z listy stałych okresowych: wskaźników firmy, wskaźników programu i prostych wzorów (typu stawka za 1 godzinę, czy wynagrodzenie nominalne). wyświetla listę zdefiniowanych wzorców płacowych – umożliwia wybór do wzoru wzorców typu kwota (zostały opisane w algorytmie 11), można też dodawać (definiować) z tego poziomu nowe wzorce. – wstawianie do wzoru wskazanych operatorów matematycznych, nawiasów i funkcji warunkowych (możliwe również dopisywanie ich „ręcznie”). Zestawienie dostępnych funkcji i parametrów wraz z przykładami zawierają poniższe tabele. Funkcje zwracające okres (wykorzystywane w innych funkcjach)
Nazwa funkcji + parametry lub nazwa stałejZwracany rezultatOpis
OkresMies(int Ile, <int wstecz >)okresdziała identycznie jak funkcja WypOkres liczona odpowiednio dla miesięcy/kwartałów/lat
te funkcje mogą być używane zamiennie z funkcją WypOkres (np. W SumaSkladnikow lub WypSuma)
drugi parametr tych funkcji jest opcjonalny
OkresKwart(int Ile, <int Wstecz>)okres
OkresRok(int Ile, <int Wstecz>)okres
OkresBiezacyokreszwraca bieżący okres wypłaty funkcja nie wymaga użycia nawiasów (ich użycie spowoduje błąd)



WypOkres(const Typ, int Ile, int Wstecz)



okres
param.1: typ okresu, do wyboru: miesiące (wartość domyślna = 0), kwartały (= 1), lata (= 2))
param.2: ilość miesięcy pobierana do okresu
param.3: od ilu miesięcy wstecz ma być wliczane do okresu
tą funkcją można zdefiniować wszystkie funkcje zwracające okres (OkresBiezacy etc), które są szczególnymi przypadkami funkcji WypOkres
Zwracanym rezultatem tych funkcji jest okres. Należy ich używać we wzorach w kontekście innych funkcji wyliczających. Nie można ich używać samodzielnie - podczas naliczenia płac zostanie wówczas zwrócony komunikat o błędzie. Konstrukcja wzoru WypOkres tworzona jest podczas użycia konstruktora wzorca płacowego (typ okres). Jeśli na zapisie okna jest ustawiony wzorzec typu Okres, to są zablokowane ustawienia dotyczące wzorca typu kwota: wybrane rodzaje/typy wypłat i wybrane rodzaje wartości. WypOkres() 1 parametr: Okres: 0 - miesiące, 1- kwartały, 2 – lata 2 parametr: Ile miesięcy 3 parametr: Od którego miesiąca wstecz
Przykład
WypOkres(0, 2, 1) – jeśli miesiącem rozliczeniowym jest lipiec, to dany składnik liczony z uwzględnieniem tego wzoru będzie miał okres rozliczeniowy przestawiony na 2 miesiące licząc od 1 wstecz, tzn. od maja do czerwca. WypOkres(0, 2, 2) – okres rozliczeniowy będzie obejmował kwiecień oraz maj (2 miesiące, licząc od 2 wstecz w stosunku do lipca). WypOkres(0, 1, 0) – aktualny okres rozliczeniowy (w tym przypadku lipiec). WypOkres(1, 1, 1) – wypłaty z 1 kwartału, liczonego 1 kwartał wstecz w stosunku do kwartału, w którym „znajduje się” lipiec (czyli okres od kwietnia do czerwca włącznie).
Zastosowanie wzorów WypOkres (0, 1, 0), OkresBiezacy i OkresMies(1, 0) we wszystkich funkcjach zwracających kwoty daje ten sam wynik. Różne są natomiast wartości funkcji czasowych zdefiniowanych za pomocą wzorów OkresBiezacy i OkresMies(1, 0) – szczegółowe różnice zamieszczone zostały poniżej w opisach poszczególnych funkcji.
Przykład
Poniższe 3 wzory (pomimo różnego sposobu definicji) zwracają wartość za ten sam okres bieżący: WypSuma(3, 0x00000001, WypOkres(0, 1, 0)) WypSuma(3, 0x00000001, OkresMies(1, 0)) WypSuma(3, 0x00000001, OkresBiezacy)
Funkcja zwracająca liczbę dni kalendarzowych
Nazwa funkcji + parametry lub nazwa stałejZwracany rezultatOpis
Liczba CzasKalend (okres, <param>)liczba dni kalendarzowych w podanym okresiePierwszy parametr musi być funkcją zwracającą okres.
Drugi parametr jest opcjonalny, można wskazać, czy okres ma być dodatkowo zawężany do zatrudnienia pracownika.
Jeśli w funkcji liczba CzasKalend ustawiono tylko parametr dotyczący okresu zostaną zwrócone następujące wartości:
  • Dla wzoru OkresBiezacy program będzie zawężał liczbę dni kalendarzowych do okresu bieżącego miesiąca i do dat odczytywanych z elementu wypłaty, który tą funkcją jest zdefiniowany.
  • Użycie wzoru OkresMies, OkresRok będzie zwracało zawsze pełną liczbę dni kalendarzowych dla podanego okresu, bez dodatkowego zawężania do jakichkolwiek okresów.
Jeśli podano po przecinku drugi parametr Const.Zatr, zwracana wartość będzie zawężana do okresu zatrudnienia.
Przykład
Dla pracownika zatrudnionego od 1-go do 24-go lipca, w wypłacie za lipiec, funkcja zależnie od parametrów zwróci wynik: CzasKalend (OkresMies(1,0)) = 31 - liczba dni kalendarzowych w lipcu, bez zawężenia do okresu zatrudnienia CzasKalend (OkresMies(1,0), Const.Zatr) = 24 - liczba dni kalendarzowych w lipcu, z dodatkowym zawężeniem do okresu zatrudnienia na etacie.
Funkcje zwracające czas normatywny w dniach lub godzinach
Nazwa funkcji + parametry lub nazwa stałejZwracany rezultatOpis
CzasNormaDniokres,<string AkronimStrefy>)liczba dni normy w podanym okresie1 parametr - musi być funkcja zwracająca okres
2 parametr - w przypadku funkcji CzasNormaGodz można zastosować dodatkowo drugi parametr, który jest opcjonalny i przyjmuje wartość AKRONIMU strefy, wtedy rezultatem funkcji jest liczba
dni lub czas dla konkretnej strefy
CzasNormaGodz(okres,<string AkronimStrefy>)czas normatywny w godzinach w podanym okresie
CzasNormaKPGodz(okres)liczba godzin normy ustalonej zgodnie z art. 130 k.p.przy wyliczaniu normy uwzględniany jest wymiar etatu oraz norma dobowa obowiązująca pracownika
Funkcje te umożliwiają odwołanie się do czasu normatywnego za podany okres. Wynik otrzymujemy w dniach lub godzinach. Dla funkcji CzasNormaGodz jako drugi parametr można wpisać akronim strefy w cudzysłowie (nie w apostrofach) - zawęża on wynik do czasu w danej strefie. Wciśnięcie <ALT> + <STRZAŁKA w DÓŁ>, po ustawieniu kursora wewnątrz cudzysłowu, wyświetla listę dostępnych akronimów stref. Brak drugiego parametru lub parametr zapisany błędnie powodują, że liczony jest łączny czas niezależnie od tego, do jakiej należy strefy. Nie należy używać parametru strefy dla funkcji CzasNormaDni, ponieważ w planie pracy w obrębie dnia mogą być zdefiniowane wejścia z różnymi strefami. Godziny do obliczeń są uwzględniane z minutami przeliczonymi na części dziesiętne godzin – przykładowo, przy przemnożeniu czasu pracy 160:15 (160 godzin i 15 minut) przez 1 zł, otrzymamy kwotę 160,25 zł (bo 15 minut to ¼ = 25/100 z pełnej godziny). Zastosowanie różnych wzorów na okres, w jakim będzie zliczana funkcja, może dać różne wyniki. Dla wzoru OkresBiezacy program będzie zawężał zwracaną wartość do okresu zatrudnienia pracownika w bieżącym miesiącu i do dat odczytywanych z elementu wypłaty, który tą funkcją jest zdefiniowany. Użycie wzoru OkresMies będzie zwracało zawsze wartość czasu normatywnego dla pełnego miesiąca kalendarzowego, bez dodatkowego zawężania do jakichkolwiek okresów.
Przykład
Zastosowanie funkcji CzasNormaGodz(OkresBiezacy,"czas przestoju") – liczba godzin normy w aktualnie rozliczanym miesiącu w strefie "czas przestoju", z okresu zawężonego do okresu zatrudnienia i zakresu obowiązywania dodatku. CzasNormaDni(OkresMies(2,0)) – norma w dniach pracy z pełnych dwóch miesięcy, bieżącego i poprzedniego. CzasNormaGodz(OkresKwart(3)) – liczba godzin normy w pełnych trzech poprzednich kwartałach.
Przykład
Zastosowanie funkcji w różnych okresach. Obliczenia wykonywane dla miesiąca maja 2016 (kalendarz standard). Pracownik zatrudniony od 5 maja 2016 do 25 maja 2016 ma dodatkowy element wypłaty z okresem 15 maja – 20 maja 2016. Wartości liczbowe poszczególnych funkcji: CzasNormaGodz(OkresBiezacy) = 40 – wartość za okres 15 maja – 20 maja 2016 CzasNormaDni(OkresBiezacy) = 5 – wartość za okres 15 maja – 20 maja 2016 CzasNormaGodz(OkresMies(1,0)) = 160 – wartość za okres 1 maja – 31 maja 2016 CzasNormaDni(OkresMies(1,0)) = 20 – wartość za okres 1 maja – 31 maja 2016
Funkcje zwracające czas przepracowany w dniach lub godzinach
Nazwa funkcji + parametry lub nazwa stałejZwracany rezultatOpis
CzasPracaDni(okres,<string AkronimStrefy>)Liczba dni pracy, w podanym okresie, (dni, w których nie ma żadnej nieobecności).Pierwszy parametr musi być funkcją zwracająca okres
W przypadku funkcji
CzasPracaGodz można zastosować dodatkowo drugi
parametr, który przyjmuje
wartość AKRONIMU strefy, wtedy rezultatem funkcji jest
czas pracy w godzinach dla konkretnej strefy;
CzasPracaDniWszystkie(okres,<string AkronimStrefy>)Liczba dni pracy, w podanym okresie. Uwzględnia również dni pracy, w których wystąpiły nieobecności na część dnia.
CzasPracaGodz(okres,<string AkronimStrefy>)czas przepracowany w godzinach w podanym okresie



CzasPracaGodzUmowy(OkresMies(1), )



czas przepracowany i wpisany w godzinach w podanym okresie
Funkcja pozwala zsumować czas przepracowany (zestawienie czasu pracy wg Kalendarza) i odnotowany w kalendarzu obecności dla zleceniobiorców nie zatrudnionych na etat. W wypłacie umowy zostanie zsumowany czas pracy wpisany w kalendarzu, zarówno łączny, jak i z zawężeniem do wskazanej strefy. Funkcja bierze pod uwagę cały miesiąc, to znaczy, jeśli umowa została zawarta w trakcie miesiąca, to chcąc mieć prawidłowy czas pracy należy odpowiednio zmodyfikować czas pracy na kalendarzu obecności.
CzasPracaWybranyDzienGodz(okres, dzień tygodnia, )

Czas pracy w godzinach we wskazanym dniu tygodnia, czyli poniedziałek, wtorek itdJako dzień tygodnia należy podać wartość 1 dla poniedziałku, 2 dla wtorku, aż do 7, która oznacza niedzielę.
CzasPracaWybranyDzienDni(okres, dzień tygodnia)Liczba dni, np. sobót czy niedziel, w których pracownik pracował.
CzasPracaSwietoGodz(okres, )Czas pracy w godzinach, w dni świąteczne.Jako święta traktowane są niedziele oraz święta, niezależnie od tego czy te dni są ustawione w planie pracy pracownika jako dni świąteczne czy pracy.
CzasPracaSwietoDni(okres)Liczba niedziel oraz dni świątecznych, w których pracownik pracował.
CzasPracaTypDniaGodz(okres, typ dnia, )Czas pracy w godzinach w dni, które mają ustawiony typ jako pracy, wolny lub świąteczny.Funkcja zwracająca czas pracy w godzinach w dni, które mają ustawiony typ jako pracy, wolny lub świąteczny. Jako typ dnia należy podać wartość 1 dla typu dnia ‘pracy’, 2 dla typu dnia ‘wolny’, 3 dla typu dnia świąteczny.
CzasPracaTypDniaDni(okres, typ dnia)Liczb dni, które mają ustawiony typ jako pracy, wolny lub świąteczny, w których pracownik wykonywał pracęFunkcja zwracająca liczbę dni, które mają ustawiony typ jako pracy, wolny lub świąteczny, w których pracownik wykonywał pracę.
Funkcje te umożliwiają odwołanie się do rzeczywistego czasu pracy za podany okres. Wynik otrzymujemy w dniach lub godzinach. Godziny do obliczeń są uwzględniane z minutami przeliczonymi na części dziesiętne godzin – jak dla poprzedniej funkcji CzasNorma. Dla funkcji CzasPracaGodz, CzasPracaWybranyDzienGodz, CzasPracaSwietoGodz, CzasPracaTypDniaGodz jako drugi parametr można wpisać akronim strefy w cudzysłowie (nie w apostrofach) – zawęża on wynik do czasu pracy w danej strefie. Wciśnięcie <ALT>+<STRZAŁKA w DÓŁ>, po ustawieniu kursora wewnątrz cudzysłowu, wyświetla listę dostępnych akronimów stref. Brak drugiego parametru lub parametr zapisany błędnie powodują, że liczony jest łączny czas niezależnie od tego, do jakiej należy strefy. Nie należy używać parametru strefy dla funkcji CzasPracaDni oraz CzasPracaDniWszystkie,  ponieważ w obrębie dnia mogą być odnotowane wejścia z różnymi strefami. Zastosowanie różnych wzorów na okres, w jakim będzie zliczana funkcja oraz różne sposoby rozliczeń czasu pracy pracownika mogą dać różne wyniki. Dla pracowników rozliczanych wg zestawienia wzór OkresBiezacyOkresMies zwraca zawsze pełny miesiąc kalendarzowy. Dla pozostałych rozliczeń (wg kalendarza i wg obecności) wzór OkresBiezacy będzie zawężał zwracaną wartość do okresu zatrudnienia pracownika w bieżącym miesiącu i do dat odczytywanych z elementu wypłaty, który tą funkcją jest zdefiniowany. Natomiast użycie wzoru OkresMies będzie dawało wartość czasu pracy zawężoną tylko do okresu zatrudnienia.
Uwaga
Dla uzyskania poprawnych obliczeń samej umowy, przy wykorzystaniu funkcji CzasPracaUmowy(OkresMies(1), <AKRONIMSTREFY>), należy pamiętać, że typ wypłaty z użyciem tej funkcji musi mieć rodzaj Umowa. W przypadku, gdy funkcja ma służyć do wyliczenia jakiegoś dodatku do umowy, to może być zdefiniowana o rodzaju Dodatek i wypłacona przez listę płac Inne.
Przykład
Zastosowanie funkcji: CzasPracaGodz(OkresBiezacy,"czas przestoju") – liczba godzin pracy w bieżącym miesiącu w strefie "czas przestoju" CzasPracaGodz(OkresMies(1,2),„praca.pdst”) – czas pracy z 1 miesiąca licząc od 2-wstecz od aktualnie rozliczanego dla strefy „praca.pdst”
Przykład
Zastosowanie funkcji w różnych okresach, dla różnych rozliczeń czasu pracy. Obliczenia wykonywane dla miesiąca maja 2016 (kalendarz standardowy). Pracownik zatrudniony od 2016.05.05, do 2016.05.25 ma dodatkowy element wypłaty z okresem 2016.05.15-2016.05.20. Wartości liczbowe poszczególnych funkcji dla pracownika rozliczanego wg kalendarza: CzasPracaGodz(OkresBiezacy) = 40; wartość za okres 2016.05.15 - 2016.05.20 CzasPracaDni(OkresBiezacy) = 5; wartość za okres 2016.05.15 - 2016.05.20 CzasPracaGodz(OkresMies(1, 0)) = 120; wartość za okres 2016.05.05 - 2016.05.25 CzasPracaDni(OkresMies(1, 0)) = 15; wartość za okres 2016.05.05 - 2016.05.25 Wartości liczbowe poszczególnych funkcji dla pracownika rozliczanego wg zestawienia: CzasPracaGodz(OkresBiezacy) = 160; wartość za okres 2016.05.01 - 2016.05.31 CzasPracaDni(OkresBiezacy) = 20; wartość za okres 2016.05.01 - 2016.05.31 CzasPracaGodz(OkresMies(1, 0)) = 160; wartość za okres 2016.05.01 - 2016.05.31 CzasPracaDni(OkresMies(1, 0)) = 20; wartość za okres 2016.05.01 - 2016.05.31
Funkcje zwracające ilości nadgodzin i godzin nocnych
Nazwa funkcji + parametry lub nazwa stałejZwracany rezultatOpis
Nadgodz(<period Okres>)ilość nadgodzin w godzinachfunkcja sumuje wszystkie nadgodziny, domyślnie za bieżący okres wypłaty (wyrażone w częściach dziesiętnych)
Nadgodz50(<period Okres>)ilość nadgodzin 50% w godzinach„pięćdziesiątki”, domyślnie za bieżący okres wypłaty (wyrażone w częściach dziesiętnych) - nadgodziny dobowe 50% oraz nadgodziny 50% liczone bez podziału na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe
Nadgodz100(<period Okres>)ilość nadgodzin 100% w godzinach„setki”, domyślnie za bieżący okres wypłaty (wyrażone w częściach dziesiętnych) - nadgodziny dobowe 100% oraz nadgodziny 100% liczone bez podziału na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe (nie są uwzględniane nadgodziny średniotygodniowych)
PracaNoc(<period Okres>)ilość godzin nocnych„nocne”, domyślnie za bieżący okres wypłaty (wyrażone w częściach dziesiętnych)
CzasOdchylka(okres,<string AkronimStrefy>)Czas odchyłek w wybranej strefie lub odchyłek łącznieLiczba godzin przepracowanych powyżej lub poniżej normy (wyrażone w częściach dziesiętnych)
Zwracanym rezultatem tych funkcji jest odpowiedni czas w godzinach i minutach (ewentualne minuty zostają wyrażone w częściach dziesiętnych przez podzielenie przez 60). Zastosowanie różnych wzorów na okres, w jakim będzie zliczana funkcja oraz różne sposoby rozliczeń czasu pracy pracownika mogą dać różne wyniki. Dla pracowników rozliczanych wg zestawienia wzór OkresBiezacyOkresMies zwraca zawsze pełny miesiąc kalendarzowy. Dla pozostałych rozliczeń (wg kalendarza i wg obecności) wzór OkresBiezacy będzie zawężał zwracaną wartość do okresu zatrudnienia pracownika w bieżącym miesiącu i do dat odczytywanych z elementu wypłaty, który tą funkcją jest zdefiniowany. Natomiast użycie wzoru OkresMies będzie dawało wartość czasu zawężoną tylko do okresu zatrudnienia.
Przykład
Zastosowanie funkcji: Nadgodz(OkresBiezacy) – ilość nadgodzin w aktualnie rozliczanym okresie Nadgodz100(OkresBiezacy) – ilość nadgodzin „setek” w aktualnie rozliczanym okresie PracaNoc(OkresBiezacy) – ilość godzin „nocnych” w aktualnie rozliczanym okresie Nadgodz(WypOkres(0, 3, 1)) – ilość nadgodzin w okresie, który obejmuje 3 miesiące, licząc od 1 miesiąca wstecz w stosunku do miesiąca bieżącego
Przykład
Pracownik w jednym dniu pracy przepracował 9 godzin 30 minut (norma w tym dniu wynosiła 8 godzin), oraz w jednym dniu pracy pracował w porze nocnej 8 godzin. Wymienione funkcje zwrócą następujące wartości: Nadgodz(OkresBiezacy) – 7.25 (nadgodziny 7:15 h) Nadgodz50(OkresBiezacy) – 1.50 (nadgodziny „50” 1:30 h) PracaNoc(OkresBiezacy) – 8.00 (godziny „nocne” 8:00 h)
Funkcje sumujące wybrane składniki (wzorce płacowe typu kwota)
Nazwa funkcji + parametry lub nazwa stałejZwracany rezultatOpis
WypSuma(enum RodzajeSkladnikow, enum RodzajeWartosci, period Okres) (sumowanie wypłat pogrupowanych wg pewnych kryteriów, np. wszystkie opodatkowane)kwota, suma wybranych składników wypłaty według filtrów i okresufunkcja definiowalna wyłącznie za pomocą kreatora Rodzaje składników wypłaty;
param.1: lista rodzajów składników pobieranych do sumowania;
param.2: lista rodzajów wartości, przefiltrowujących kwoty składników;
param.3: okres za jaki mają być sumowane składniki
SumaSkladnikow(period Okres, enum RodzajeWartosci, string NazwaWzorca) (sumowanie wypłat wybranych wg nazw z listy typów wypłat w konfiguracji danej bazy)kwota, suma wybranych typów wypłaty według filtrów i okresufunkcja definiowalna wyłącznie za pomocą kreatora Typy składników wypłaty;
param.1: okres za jaki mają być sumowane składniki;
param.2: lista rodzajów wartości, przefiltrowujących kwoty składników;
param.3: nazwa wzorca definiującego funkcję
Zwracanym rezultatem tych funkcji jest zsumowana wartość składników wypłat wg podanego filtra i okresu. Jednym z parametrów funkcji jest Okres - jest to osobna funkcja, która została przedstawiona wcześniej. Konstrukcja wzoru WypSuma tworzona jest podczas użycia konstruktora wzorca płacowego (typ kwota – Rodzaje składników wypłaty). Konstrukcja wzoru SumaSkladnikow tworzona jest podczas użycia konstruktora wzorca płacowego (typ kwota – Typy składników wypłaty). Wzorce płacowe są jedynie elementem pomocniczym przy konstruowaniu wzorów liczących składniki wynagrodzenia (dodatki). Zastosowanie wzorca typu kwota w konstrukcji zaawansowanego algorytmu oznacza zapisanie w definicji typu wypłaty wzoru matematycznego zgodnego z aktualna definicją wzorca płacowego. Zmiana ustawień wzorca płacowego nie powoduje automatycznej zmiany wzorów liczących zdefiniowane wcześniej typy wypłat (dodatki), w których zastosowano taki wzorzec płacowy. Aby przy liczeniu wypłat została zastosowana zmodyfikowana formuła wzorca, konieczne jest zaktualizowanie wzorów w typach wypłat – poprzez usunięcie „starego” wzorca i ponowne „podpięcie” zmodyfikowanego wzorca płacowego w odpowiednim miejscu wzoru.
Przykład
Zastosowanie funkcji WypSuma(8, 0x00400020, WypOkres(0, 1, 0)) wartość składnika = zaliczka podatku + składka zdrowotna odliczona (drugi parametr) składników rodzaju opodatkowane (pierwszy parametr), z okresem ustawionym na aktualny okres rozliczeniowy (parametr trzeci). SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 ,’aaa’) wartość składnika = wartość brutto (drugi parametr) wybranych typów składników z aktualnego okresu rozliczeniowego (pierwszy parametr), nazwa wzorca definiującego funkcję ’aaa’.
Funkcja warunkowa
Nazwa funkcji + parametry lub nazwa stałejZwracany rezultatOpis
Warunek(bool Warunek, currency/int Rezultat1, currency/int Rezultat2)Rezultat1 lub Rezultat21 parametr: wyrażenie logiczne zwracające prawdę lub fałsz (1 lub 0); jeśli prawda, to funkcja zwróci 2 parametr; jeśli fałsz, to funkcja zwróci parametr trzeci
We wzorze algorytmu może być również zastosowana funkcja warunkowa, która zwraca wartość pod pewnym (zdefiniowanym) warunkiem. Warunek(wyrażenie, wartość1, wartość2) Gdzie: wyrażenie – wyrażenie podlegające sprawdzeniu wartość1 – wartość, jaką zwraca funkcja jeśli wyrażenie jest prawdziwe wartość2 – wartość, jaką zwraca funkcja jeśli wyrażenie jest fałszywe Jeżeli jest spełniony warunek (1 parametr) wykonywane jest to co znajduje się w 2 parametrze - w przeciwnym wypadku wykonywane jest to co znajduje się w 3 parametrze. Funkcje warunkowe mogą być wielopoziomowe: Warunek(AtrybutLiczba("ile")==10,100,Warunek(AtrybutLiczba("ile")==20,60,10)) Badany jest pierwszy warunek, w przypadku niespełnienia warunku warunek drugi, itd. Warunek(Atrybut(‘’Jezyk_ang”)==”B2”,200,  Warunek(Atrybut(‘’Jezyk_ang”)==”C1”,300,  0)) W tym przypadku jeżeli pierwszy warunek nie jest spełniony to badany jest drugi, który, jeśli nie zostanie spełniony zwrócona będzie wartość 0.
Uwaga
Znak równości w pierwszym parametrze funkcji warunkowej musi być zapisany jako podwójny: „==”, a nie pojedynczy „=”.Znak „!=” oznacza nierówność (A!=B, a jest różne od B).
Znaki: równości, większości i mniejszości (=, <, >) są dopuszczalne tylko w wyrażeniu zastosowanym w funkcji warunkowej. Wstawianie do wzoru stałych okresowych, wzorców płacowych i operatorów matematycznych jest dostępne jako wybór z listy pod przyciskami z odpowiednimi opisami – wybierany w taki sposób element jest zawsze dopisywany na końcu wzoru. Liczby oraz znaki „=”, „<”, „>” można wpisywać za pomocą klawiatury.
Przykład
Zastosowanie funkcji Warunek(3<2, 6, 8) – funkcja zwróci wartość 8, ponieważ warunek 3<2 jest fałszywy Warunek(SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001) > 0, SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001), Konfig("/Program/Płace/Wskaźniki/Najniższe wynagrodzenie", Okres.Do)) Jeśli wartość zwracana przez funkcję SumaSkladnikow jest większa od zera, to całkowita wartość wyrażenia będzie równa wartości tej funkcji, w przeciwnym wypadku wartość wyrażenia będzie równa stałej okresowej „Najniższe wynagrodzenie”
Przykład
 Dofinansowanie z funduszu socjalnego, zależne od wysokości średniego wynagrodzenia brutto pracownika z poprzedniego kwartału:  
  • nie jest wypłacane przy zarobkach powyżej 3000 zł
  • wypłacane w kwocie 200 zł dla osób o zarobkach od 1000 zł do 3000 zł
  • w kwocie 400 zł dla osób o zarobkach do 1000 zł,
Wzór wyliczający warunkowo - w taki sposób - dopłatę można zapisać funkcją: Warunek((SumaKwartał/3)<=1000,400,warunek((SumaKwartał/3)<=3000,200,0)) Gdzie: SumaKwartał – to przykładowa nazwa wzorca płacowego typu kwota sumującego wynagrodzenie brutto pracownika z poprzedniego kwartału
Funkcja zaokrąglająca wyliczane z wzorów wartości
Nazwa funkcji + parametry lub nazwa stałejZwracany rezultatOpis



Zaokr(currency/int Wartosc,<int Precyzja>,<int Rodzaj>)



zaokrąglony parametr pierwszy (kwota lub liczba całkowita)
1 parametr: wartość zaokrąglana;
2 parametr: precyzja (ile miejsc po przecinku lub, ze znakiem minus, ile miejsc przed przecinkiem);
3 parametr: rodzaj przyjmuje wartości:
0 – zaokrąglanie matematyczne (0-4 w dół, 5-9 zaokrągla w górę),
1 – zawsze w górę,
2 – zawsze w dół,
Dwa ostatnie parametry opcjonalne (domyślna precyzja=1, rodzaj=0)
Funkcja stosowana w przypadku części składowych definiowanego elementu wyliczanego wg algorytmu 12. Zwracanym rezultatem przez funkcję Zaokr() jest wartość odpowiednio zaokrąglona (wg podanych parametrów). Funkcja Zaokr(wartość, precyzja, rodzaj), gdzie rodzaj równy 0 jest matematycznym zaokrągleniem wartości i jest przyjmowany domyślnie (gdy brak jest 3 parametru). Precyzja oznacza z jaką dokładnością po przecinku zostanie zapisana wartość (domyślna precyzja wynosi 0). Funkcja dopuszcza precyzję po lewej stronie separatora liczby dziesiętnej (precyzja ze znakiem minus). Precyzja zapisana jako liczba cyfr po przecinku, np. 2 oznacza dokładność do 2 miejsca po przecinku, 0 to zaokrąglenie do liczby całkowitej, a -1 (minus jeden) to dokładność do jednego miejsca przed przecinkiem.
Przykład
Zastosowanie funkcji Zaokr(14.26, 1, 1) – wartość 14.30 Zaokr(14.26, 0) – wartość 14 Zaokr(14.26, 1, 2) – wartość 14.20 Zaokr(14.26) – wartość 14 Zaokr(14.26, 1) – wartość 14.30 Zaokr(14.26, -1) – wartość 10
Przykład
Typ wypłaty zdefiniowany algorytmem 12 z zaokrągleniem na zakładce Szczegółowe ustawionym wg metody standardowej (matematycznej) z precyzją 0.01 zł. Dodatek zdefiniowany jako iloczyn stawki za godzinę liczonej od minimalnej płacy i liczby godzin przepracowanych w wybranej strefie (o akronimie "szkodliwe"). Norma pracownika za dany miesiąc = 168 godzin, stawka minimalna 1850 zł, Czas przepracowany w strefie "szkodliwe" = 80 godzin. Wzór: (Konfig("/Program/Płace/Wskaźniki/Najniższe wynagrodzenie", Okres.Do))/ CzasNormaGodz(OkresBiezacy, "")*CzasPracaGodz(OkresBiezacy, "szkodliwe") Wyliczenie dla zaokrąglenia do 1 grosza (ustawienie na zakładce Szczegółowe): 1850 / 168 * 80 = 880,9523808, czyli wynik 880,95 zł Wyliczenie dla stawki policzonej od minimalnej zaokrąglanej do 1 grosza. Dopiero potem pomnożenie przez czas przepracowany w strefie. Wzór: Zaokr((Konfig("/Program/Płace/Wskaźniki/Najniższe wynagrodzenie", Okres.Do))/ CzasNormaGodz(OkresBiezacy, ""),2,0) *CzasPracaGodz(OkresBiezacy, "szkodliwe") Wyliczenie wartości brutto (kwoty) w wypłacie: 1850   / 168 = 11,01190476, czyli po zaokrągleniu 11,01 zł. 11,01* 80 = 880,80 po zaokrąglenie kwoty końcowej do 1 grosza (z zakładki Szczegółowe) również 880,80 zł.
Funkcja zaokrąglająca staż
Nazwa funkcji + parametry lub nazwa stałejZwracany rezultatOpis








Staz(const date Data, <int Firma>,<int Praca>,<int Nauka>)








liczba lat stażu
parametr 1: stałe reprezentujące daty Okres.Od lub Okres.Do – uwaga na kropki
(odpowiednio pierwszy lub ostatni dzień okresu rozliczeniowego);
parametry 2, 3, 4 przyjmują wartości:
- 0 - nie wliczać do stażu pracy,
- 1 - wliczać do stażu
Są to parametry opcjonalne (domyślne wartości oznaczających wliczanie do stażu pracy zatrudnienia:
- Firma=1,
- Poza firmą=1,
- Nauka=0
parametry 5, 6, 7 określają różne rodzaj stażu. Rodzaje stażu pobierane są z formularza historii
zatrudnienia pracownika (lista słownikowa):
- jeśli chcemy zsumować dwa rodzaje stażu
liczonych łącznie należy podać je jako parametr 5 i parametr 6,
- dla trzech rodzajów stażu liczonych łącznie należy podać je jako parametr 5, parametr 6 i parametr 7.
Rodzaje staży należy wpisywać w cudzysłowiu.C8
Zwracanym rezultatem funkcji Staz() jest wartość stażu pracy pracownika (obliczona wg podanych parametrów). Do stażu wyliczany może być okres nauki i okres zatrudnienia w różnych miejscach pracy/branżach.
Przykład
Zastosowanie funkcji Staz(Okres.Od) - staż pracy liczony na dzień będący pierwszym dniem okresu rozliczeniowego wypłaty – staż uwzględnia zatrudnienie w firmie i poza firmą, nie uwzględnia okresu nauki, Staz(Okres.Do, 0, 0, 1) - staż pracy liczony na ostatni dzień okresu rozliczeniowego wypłaty - nie jest wliczany do stażu okres pracy w firmie i poza firmą, jest wliczany okres nauki (gdyż tylko ostatni parametr ma wartość = 1). Staz(Okres.Do, 0, 1, 0, „zakład_A”, „zakład_B”) - staż pracy liczony na ostatni dzień okresu rozliczeniowego wypłaty - wliczamy okres pracy poza firmą w zakładach A i B. Staz(Okres.Od, 1, 1, 1) – staż pracy liczony na dzień będący pierwszym dniem okresu rozliczeniowego wypłaty, staż uwzględnia zatrudnienie w firmie, poza firmą i okres nauki Przykładowo wpisano w historii zatrudnienia pracownika rodzaje stażu:  
  • praktyka,
  • prace na wysokościach,
  • praca w warunkach szkodliwych
Staz(Okres.Od, 1, 1, 1, „praktyka”, „prace na wysokościach”) - staż pracy liczony na dzień będący pierwszym dniem okresu rozliczeniowego wypłaty, staż uwzględnia zatrudnienie w firmie i okres nauki oraz wlicza dwa rodzaje stażu poza firmą – praktykę i okres pracy na wysokościach Staz(Okres.Od, 1, 1, 1, „praktyka”) - staż pracy liczony na dzień będący pierwszym dniem okresu rozliczeniowego wypłaty, staż uwzględnia zatrudnienie w firmie i okres nauki oraz wlicza z poza firmą jeden rodzaj stażu – praktyka Staz(Okres.Od, 1, 1, 1, „praktyka”, „prace na wysokościach”, „praca w warunkach szkodliwych”) - staż pracy liczony na dzień będący pierwszym dniem okresu rozliczeniowego wypłaty, staż uwzględnia zatrudnienie w firmie i okres nauki oraz wlicza trzy możliwe rodzaje staży poza firmą: praktyka, okres pracy na wysokościach i pracy w warunkach szkodliwych.
Funkcja zwracająca wymiar etatu pracownika
Nazwa funkcji + parametry lub nazwa stałejZwracany rezultatOpis
WymiarEtatuWymiar etatuFunkcja zwraca wymiar etatu (wyrażony w częściach dziesiętnych)
Zwracanym rezultatem funkcji WymiarEtatu() jest wartość wymiaru etatu wyrażona w częściach dziesiętnych.
Przykład
Zastosowanie funkcji Dla pracownika zatrudnionego na 1/4 etatu funkcja zwróci wartość 0.25.
Funkcja zwracająca wartość diety pracownika oddelegownego do pracy za granicę
Nazwa funkcji + parametry lub nazwa stałejZwracany rezultatOpis




kwota DietaNaDzien(<param>)




Dzienna kwoty diety
Funkcja zwraca dzienną kwotę diety pracownika oddelegowanego do pracy
za granicę w walucie lub PLN w zależności od ustawienia dodatkowego parametru.
Funkcja DietaNaDzien("WalutaEtat") - funkcja zwraca wartość diety w walucie,
Funkcja DietaNaDzien("WalutaSystemowa") - funkcja zwraca wartość diety
w przeliczeniu na walutę systemową (PLN) według kursu ustawionego na formularzu listy płac,
Wartość diety jest pobierana z zapisu historycznego pracownika aktualnego na dzień zgodny z datą Okres Do wyliczanego w wypłacie elementu z pola Dieta/dzień, jeśli nie ustawiono kraju oddelegowania. W przypadku wskazania u pracownika kraju oddelegowania funkcja zwraca wartość diety dla danego kraju z konfiguracji. Funkcja DietaNaDzien(<param>) zwraca wartość tylko w wypłatach liczonych na listach płac dla pracowników oddelegowanych. W wypłatach naliczanych za czas pracy w kraju zawsze zwracana jest wartość zero.  
Przykład
Zastosowanie funkcji Pracownik oddelegowany do pracy za granicę cały miesiąc – kwota diety/dzień = 40 EUR. Kurs waluty na liście płac: 1 EUR = 4.0000 PLN. Funkcja DietaNadzien() w wypłacie walutowej tego pracownika zwróci odpowiednio:
  • DietaNaDzien(„WalutaEtat”) = 40,00
  • DietaNaDzien(„WalutaSystemowa”) = 160,00
Przykład
Pracownik oddelegowany do pracy za granicę cały miesiąc. Do 11.04 jest oddelegowany do Niemiec – kwota diety/dzień 40 EUR, od 12.04 do Francji – kwota diety/dzień 42 EUR. Dodatek zwracający wartość dietę w walucie zdefiniowany z okresem wypłaty każda, w wypłacie za kwiecień naliczy się w dwóch częściach:
  • Za okres 1-10.04 = 40.00
  • Za okres 11-30.04 = 42.00
Dodatek zwracający wartość dietę w walucie zdefiniowany z okresem wypłaty co 1 miesiąc, w wypłacie za kwiecień zwróci wartość 42 za cały miesiąc. 
 
Funkcja niezatr
Nazwa funkcji + parametryRezultatOpis




NieZatr(period Okres, const Wynik, const Dni, const Param)




norma w okresie nie- zatrudnienia (plan pracy) za zadany okres. Funkcja w obrębie podanego okresu wybiera taki okres, w którym pracownik nie był zatrudniony
Funkcja zwraca czas niezatrudnienia za dany okres: parametr 2 (Wynik): Const.Dni, lub Const.Godz – rodzaj zwracanego rezultatu (odpowiednio w dniach roboczych, lub w godzinach); parametr 3 (Dni): rodzaj dni branych pod uwagę podczas sumowania (stałe);parametr 4 (Param): Na razie nie jest używany
ParametrWartość
WynikConst.Godz (wynik w godzinach)
Const.Dni (wynik w dniach pracy)
DniConst.Razem – wszystkie dni
Const.Kalend – dni kalendarzowe
Const.Praca – dni pracy
Funkcja zwraca czas niezatrudnienia za dany okres, np.: Niezatr(OkresBiezacy, Const.Godz) – liczba godzin pracy w okresie niezatrudnienia. NieZatr(OkresBiezacy, Const.Dni, Const.Praca) – liczba dni pracy w okresie niezatrudnienia. NieZatr(OkresBiezacy, Const.Dni, Const.Kalend) – liczba dni kalendarzowych w okresie niezatrudnienia. W funkcji Niezatr() dla drugiego parametru Const.Dni, trzeci ustawiony na Const.Kalend zwraca liczbę dni kalendarzowych niezatrudnienia, a Const.Praca liczbę dni pracy w okresie niezatrudnienia. Zastosowanie różnych wzorów na okres, w jakim będzie zliczana funkcja może dać różne wyniki. Dla wzoru OkresBiezacy program będzie zawężał zwracaną wartość do okresu zatrudnienia pracownika w bieżącym miesiącu i do dat odczytywanych z elementu wypłaty, który tą funkcją jest zdefiniowany. Czyli wartość funkcji Nieobec() będzie zawsze wynosiła zero. Użycie wzoru OkresMies będzie zwracało zawsze wartość czasu normatywnego dla pełnego miesiąca kalendarzowego, baz dodatkowego zawężania do jakichkolwiek okresów.
Przykład
Zastosowanie funkcji w różnych okresach. Obliczenia wykonywane dla miesiąca maja 2006 (kalendarz standardowy). Pracownik zatrudniony od 2006.05.05 do 2006.05.25 ma dodatkowy element wypłaty z okresem 2006.05.15-2006.05.20. Wartości liczbowe poszczególnych funkcji:  
  • Niezatr(OkresBiezacy) = 0; wartość za okres 2006.05.15 – 2006.05.20
  • Niezatr(OkresBiezacy) = 0; wartość za okres 2006.05.15 – 2006.05.20
  • Niezatr(OkresMies(1, 0)) = 48; wartość za okres 2006.05.01 – 2006.05.31
Niezatr(OkresMies(1, 0)) = 6; wartość za okres 2006.05.01 - 2006.05.31.
Funkcja nieobec
Nazwa funkcji
+ parametry
RezultatOpis
















Nieobec(period Okres, const Nieobec, const Param, const Dni)
















czas nieobecności całodziennych i wpisanych na część dnia
Funkcja zwraca czas nieobecności za dany okres;
parametr 2 (Nieobec): rodzaj nieobecności
parametr 3 (Param): dla Nieobec
parametr 4 (Dni): rodzaj zwracanego wyniku.
Parametr 2Wartość


Nieobec
Const.Nazwa
Const.PozaNazwa
Const.Razem
Const.Pomn
Const.Rodzaj
Const.PozaRodzaj
Const.ZUS
Const.PozaZUS
Const.Typ
Const.PozaTyp
Const.UrlNaZadanie
Const.Przyczyna
Parametr 4Wartość
DniConst.Godz (wynik w godzinach)
Const.Dni (wynik w dniach pracy)
Const.Kalend (wynik w dniach kalendarzowych)
Występują następujące pary parametrów:
Parametr 2Parametr 3
Const.Nazwa<nazwa> gdzie nazwa jest podana w ciapkach np. „Urlop”. Istotna jest tu wielkość liter.
Const.PozaNazwa<nazwa> gdzie nazwa jest podana w cudzysłowiu np. „Urlop”. Istotna jest tu wielkość liter.
Const.RazemW tym przypadku trzeci parametr nie jest sprawdzany, zaliczane są wszystkie nieobecności w podanym okresie. Należy parametry 2 i 4 rozdzielić dodatkowym przecinkiem i podwójnym cudzysłowem.
Const.PomnConst.N130 – pomniejszenie 1/30 Const.Proporc – pomniejszenie proporcjonalne Const.Niepomn – brak pomniejszenia
Const.RodzajConst.Rozl (wg rozliczenia) Const.Chor (rozl. jak chorobowe) Const.Opieka (rozl. jak opieka) Const.Brak (brak rozliczenia)






Nieobec(period Okres, const Nieobec, const Param, const Dni)






czas nieobecności całodziennych i wpisanych na część dnia
Const. PozaRodzajConst.Rozl (wg rozliczenia)
Const.Chor (rozl. jak chorobowe)
Const.Opieka (jak opieka)
Const.Brak (brak rozl.)
Const.ZUS<KodZUS na deklaracji> w cudzysłowiu np. ”112”. Dotyczy tylko tych typów nieobecności, które mają wpisany kod. Kod ”331” zawraca wszystkie zwolnienia lekarskie, a ”0” nieobecności bez pozycji ZUS (w bazie 999).
Const.PozaZUS<Kod ZUS na deklaracji> w cudzysłowiu np. ”112”. Dotyczy tylko tych typów nieobecności, które mają wpisany kod.
Const.TypConst.Uspraw (Nb. usprawiedliwiona)
Const.NieUspraw (nieusprawiedliwiona)
Const.Urlop (Nb urlop)
Const.ZwZUS (Nb zwolnienie ZUS)
Const.PozaTypConst.Uspraw (Nb. usprawiedliwiona)
Const.NieUspraw (nieusprawiedliwiona)
Const.Urlop (Nb urlop)
Const.ZwZUS (Nb zwolnienie ZUS)
Const.UrlNaZadanieW tym przypadku trzeci parametr nie jest sprawdzany, zaliczane są wszystkie nieobecności typu urlop na żądanie. Parametry 2 i 4 należy rozdzielić dodatkowym przecinkiem i podwójnym cudzysłowem
Const.Przyczyna

W cudzysłowiu należy podać przyczynę nieobecności zgodnie ze słownikiem dostępnym z poziomu formularza nieobecności np. ,"Zwolnienia lekarskie" Ustawienie parametru spowoduje zwrócenie liczby dni, w których pracownik ma wprowadzoną nieobecność ze wskazaną przyczyną.
Funkcja nieobeccalodzienne
Nazwa funkcji + parametry lub nazwa stałejZwracany rezultatOpis
NieobecCalodzienne(period Okres, const Nieobec, const Param, const Dni)Czas nieobecności całodziennychFunkcja uwzględnia tylko nieobecności całodzienne.
Parametry opisane w tabeli powyżej.
Funkcja zwraca czas nieobecności za dany okres. Posiada cztery parametry, przy czym parametr trzeci jest ściśle powiązany z parametrem drugim. W funkcji Nieobec(OkresBiezacy,Const.Razem,"",Const.Dni) po parametrze Const.Razem należy użyć podwójny cudzysłów. W tym przypadku trzeci parametr nie jest sprawdzany, zliczane są wszystkie nieobecności w podanym okresie. <ALT>+<STRZAŁKA W DÓŁ> po ustawieniu kursora na końcu wzoru bezpośrednio po ciągu znaków: Const. (po kropce) - wyświetla listę dostępnych "rozwinięć" dla parametrów typu Const. Możliwe jest pominięcie przedrostka Const. - w takim przypadku należy jednak parametr ująć w cudzysłów. W funkcji Nieobec, NieZatr stałe muszą być poprzedzone przedrostkiem Const. (z dużej litery i kropki na końcu). Po wpisaniu Const. I naciśnięciu <ALT>+<STRZAŁKA W DÓŁ> dostaniemy listę dostępnych stałych. Innym sposobem jest bezpośrednie wpisanie stałej w cudzysłowiu. Należy tu ściśle przestrzegać dużych i małych liter. Zastosowanie różnych wzorów na okres, w jakim będzie zliczana funkcja może dać różne wyniki. Dla wzoru OkresBiezacy program będzie zawężał zwracaną wartość do okresu zatrudnienia pracownika w bieżącym miesiącu i do dat odczytywanych z elementu wypłaty, który tą funkcją jest zdefiniowany. Użycie wzoru OkresMies będzie zwracało zawsze wartość czasu normatywnego dla pełnego miesiąca kalendarzowego, baz dodatkowego zawężania do jakichkolwiek okresów.
Przykład
Zastosowanie funkcji Nieobec(OkresBiezacy,Const.Typ,Const.ZwZUS,Const.Dni) – nieobecności typu zwolnienie ZUS. Nieobec(OkresBiezacy,Const.ZUS,”312”,Const.Dni) – nieobecności z kodem 312 (urlop opiekuńczy). Nieobec(OkresBiezacy,”ZUS”,”331”,”Dni”) – nieobecności z kodem 331 (zwolnienia lekarskie). Nieobec(OkresBiezacy, Const.Typ, Const.Uspraw, Const.Dni) - liczba dni pracy przypadających podczas nieobecności usprawiedliwionych. Nieobec(OkresBiezacy,Const.UrlNaZadanie, “”,Const.Dni) – liczba dni urlopu na żądanie.
Przykład
Zastosowanie funkcji w różnych okresach. Obliczenia wykonywane dla miesiąca maja 2016 (kalendarz standardowy). Pracownik zatrudniony od 2016.05.05 do 2016.05.25 i był nieobecny cały ten okres. Ma dodatkowy element wypłaty z okresem 2016.05.15-2016.05.20. Wartości liczbowe poszczególnych funkcji:  
  • Nieobec(OkresBiezacy, Const.Razem, „”, Const.Godz) = 40; wartość za okres 2016.05.15 – 2016.05.20
  • Nieobec(OkresBiezacy, Const.Razem, „”, Const.Dni) = 5; wartość za okres 2016.05.15 – 2016.05.20
  • Nieobec(OkresMies(1, 0), Const.Razem, „”, Const.Godz) = 160; wartość za okres 2016.05.01 – 2016.05.31
Nieobec(OkresMies(1, 0), Const.Razem, „”, Const.Dni) = 20; wartość za okres 2016.05.01 - 2016.05.31
Przykład
Przykładowo pracownik ma zwolnienie chorobowe na 3 dni (wg planu pracy 8-godzinne) i 1 dzień urlopu na część dnia w ilości 3:00 godz. Funkcje sumujące nieobecności zwrócą następujące informacje: Wyliczenie czasu trwania nieobecności w dniach: Nieobec(OkresBiezacy, Const.Razem, Const.Razem, Const.Dni) = 4 (to łącznie są 4 dni z nieobecnościami: 3 całodzienne + 1 na część dnia), NieobecCalodzienne(OkresBiezacy, Const.Razem, Const.Razem, Const.Dni) = 3 (tylko 3 dni są z nieobecnościami całodziennymi), Wyliczenie czasu trwanie nieobecności w godzinach: Nieobec(OkresBiezacy, Const.Razem, Const.Razem, Const.Godz) = 27 (24 godz. Z nieobecności całodziennych + 3 godz. na część dnia) NieobecCalodzienne(OkresBiezacy, Const.Razem, Const.Razem, Const.Godz) = 24 (bo nieobecności całodzienne trwały 24 godziny)
Funkcja zwracająca wartość atrybutu pracownika
Nazwa funkcji + parametry lub nazwa stałejZwracany rezultatOpis
Atrybut(string NazwaAtrybutu)Wartość atrybutu (tekst)
Nazwa atrybutu w cydzysłowiu
AtrybutLiczba(int NazwaAtrybutu)Wartość atrybutu (liczba)
Zwracanym rezultatem funkcji Atrybut() oraz AtrybutLiczba() jest wartość atrybutu pracownika (odpowiednio tekstowa lub liczbowa). Jeśli wartością atrybutu jest liczba, to zawsze stosujemy funkcję AtrybutLiczba(). Dla funkcji tego typu podczas definiowania rozwijany jest słownik klas atrybutów. Dostępne są: flaga, liczba, SQL,tekst. Listę dostępnych atrybutów rozwija kombinacja klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA W DÓŁ>. Atrybuty typu flaga i tekst mogą być użyte tylko w funkcji warunkowej. Jeżeli użyta jest funkcja warunkowa z atrybutem typu flaga (Tak/Nie) - np. Warunek(Atrybut("flaga")=="Tak", 120, Warunek(Atrybut("flaga")=="Nie",10,0)) - i nie jest spełniony żaden warunek (ani Tak ani Nie) to wyliczoną wartością jest zero (występuje w przypadku nie dodania pracownikowi atrybutu lub atrybut poza zakresem obowiązywania).
Uwaga
Istotna jest tu wielkość liter (poprawna jest tylko wartość Tak/Nie). Jeżeli słowo ‘Tak’ w definicji zostanie wpisane dużymi lub małymi literami to składnik zwraca zawsze zero.
Przykład
Zastosowanie funkcji Atrybut(„Wiek”) - zwraca wartość tekstową atrybutu o nazwie „Wiek” Jeśli chcemy np. dodać lub odjąć od takiej funkcji wartość innego atrybutu typu liczba np. „Wiek emerytalny” to należy zapisać wzór jako: AtrybutLiczba(„Wiek emerytalny”) – AtrybutLiczba(„Wiek”) a nie w postaci: Atrybut(„Wiek emerytalny”) – Atrybut(„Wiek”).
Uwaga
W zaawansowanej konstrukcji algorytmu 12 istnieją podpowiedzi wprowadzanych części wzoru. Podpowiedzi osiągane są poprzez kombinację klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA W DÓŁ>. Dotyczą one parametrów poszczególnych funkcji używanych we wzorach i są wywoływane kontekstowo (przy pustym polu z wzorem nie rozwija się żadne menu pomocnicze).
Pomocnicze funkcje
Nazwa funkcji + parametryRezultatOpis
Okres.Oddatapoczątkowa data okresu rozliczeniowego wypłaty (data Clarion)
Okres.Dodatakońcowa data okresu rozliczeniowego wypłaty (data Clarion)
Wylicz1h(currency Kwota)kwota, stawka na godz.funkcja wylicza wartość według wzoru:
parametr1/czas normatywny w danym okresie rozliczeniowym
Data Clarion - ilość czasu jaka upłynęła od daty '1899-12-30 00:00:00' do dnia obecnego - wartość taką zwracają funkcje Okres.Od i Okres.Do.
Przykład
Zastosowanie funkcji Wylicz1h(1000) - przy normie = 168, wartość stawki na godzinę = 1000/168 = 5.95 Wylicz1h(Historia.Etat.Stawka) - wylicza stawkę na godzinę dla stawki miesięcznej z etatu (użycie stałej okresowej).
Uwaga
Stałe muszą być poprzedzone przedrostkiem Const. (z dużej litery i kropki na końcu). Po wpisaniu Const. I naciśnięciu <ALT>+<STRZAŁKA W DÓŁ> dostaniemy listę dostępnych stałych. Innym sposobem jest bezpośrednie wpisanie stałej w cudzysłowiu. Należy ściśle przestrzegać dużych i małych liter.
Parametry użyte we wzorach poszczególnych funkcji oznaczają możliwe do użycia typy danych: int – liczba całkowita date - data currency – liczba zmiennoprzecinkowa (kwota) period – okres const – stała bool – typ logiczny (prawda/fałsz) string – tekst, łańcuch znaków enum – typ wyliczeniowy, lista <> - parametr opcjonalny Zapisany w definicji zaawansowanej wzór może mieć maksymalnie 2048 znaków. W przypadku dłuższego wzoru program zapisuje tylko dozwoloną ilość znaków. Przy stosowaniu we wzorze liczb zapisywanych z miejscami po przecinku jako separator dziesiętny należy wstawiać kropkę (np. 1.25 a nie 1,25), ponieważ przecinek jest interpretowany jako separator oddzielający parametry wewnątrz funkcji. Wstawianie do wzoru stałych okresowych, wzorców płacowych i operatorów matematycznych jest dostępne jako wybór z listy pod przyciskami z odpowiednimi opisami – wybierany w taki sposób element jest zawsze dopisywany na końcu wzoru. Liczby oraz znaki „==”, „!=”, „<”, „>” można wpisywać za pomocą klawiatury. W funkcjach zwracających czas normy, pracy, nieobecności i wartości atrybutów istnieją podpowiedzi wprowadzanych części wzoru. Podpowiedzi osiągane są poprzez kombinację klawiszy <ALT> + <STRZAŁKA W DÓŁ> Dotyczą one parametrów poszczególnych funkcji używanych we wzorach i są wywoływane kontekstowo (przy pustym polu z wzorem nie rozwija się żadne menu pomocnicze). Podpowiedzi opisane zostały w opisie poszczególnych funkcji.
Przykład
Definiowanie wzoru za pomocą funkcji Chcąc zdefiniować wzór sumujący wszystkie nieobecności typu Zwolnienia ZUS z bieżącego miesiąca w przeliczeniu na dni pracy, możemy - korzystając z podpowiedzi - zrobić to następująco: z listy rozwijanej przy przycisku "Operatory i funkcje" wybieramy pozycję: liczba Nieobec (okres,rodzaj, <param>,<dni>), w polu z wzorem podstawia się ciąg znaków: Nieobec(OkresBiezacy) Usuwamy nawias domykający i dopisujemy przecinek, a za nim ciąg znaków Const. wskazujący, że funkcja będzie doprecyzowana drugim parametrem, wzór po tej zmianie: Nieobec(OkresBiezacy,Const. Ustawiamy kursor na końcu po kropce, naciskamy <ALT> + <STRZAŁKA w DÓŁ> i z wyświetlonej listy wybieramy Typ - wzór ma postać: Nieobec(OkresBiezacy,Const.Typ Dopisujemy ręcznie przecinek i następny Const.: Nieobec(OkresBiezacy,Const.Typ,Const. Ustawiamy kursor na końcu, naciskamy <ALT> + <STRZAŁKA w DÓŁ> i wybieramy ZwZUS: Nieobec(OkresBiezacy,Const.Typ,Const.ZwZUS Dopisujemy po raz ostatni przecinek i Const.: Nieobec(OkresBiezacy,Const.Typ,Const.ZwZUS,Const. Pod <ALT>+<STRZAŁKA w DÓŁ> wybieramy Dni: Nieobec(OkresBiezacy,Const.Typ,Const.ZwZUS,Const.Dni Dodajemy nawias domykający i otrzymujemy wzór w ostatecznej postaci: Nieobec(OkresBiezacy,Const.Typ,Const.ZwZUS,Const.Dni)
Priorytety – jeżeli we wzorze w typie wypłaty wg algorytmu 12 odwołujemy się do wartości z bieżącego miesiąca innego typu wypłaty zdefiniowanego algorytmem 12, to wliczany typ wypłaty musi mieć niższy priorytet niż ten typ wypłaty do którego wliczamy.
Przykład
Dodatek a jest równy połowie dodatku B, oba zdefiniowane algorytmem 12, a wyliczy się poprawnie tylko jeśli będzie mieć wyższy priorytet niż B.
Istnieje możliwość ręcznego dodania w wypłacie typów wypłat zdefiniowanych algorytmem 12 - pozwala to na wypłacanie przez inne wypłaty dodatków liczonych w oparciu o ten algorytm. Algorytm 13 - Akord Wybór algorytmu 13 oznacza, że będzie on wykorzystywany do liczenia wypłat typu akordowego. Na formularzu typu wypłaty na pierwszej zakładce dla algorytmu 13 nie udostępniono żadnych parametrów, zablokowano również opcje dotyczące automatycznego pomniejszania za czas nieobecności. Edycji – w  pełnym zakresie - podlegają natomiast pozostałe zakładki. W programie zdefiniowano jeden standardowy typ wypłaty o nazwie „Akord” wyliczany algorytmem 13. Jest on wliczany do chorobowego, urlopu i ekwiwalentu. Algorytm 14 – Umowa- zlecenie godzinowa Algorytm 14 służy do definiowania umów cywilnoprawnych rozliczanych godzinowo. Jest on dostępny na formularzu typu wypłaty, gdy w polu Rodzaj ustawiona jest opcja Umowa. W definicji umowy zdefiniowanej algorytmem 14 można ustawić stawkę za godzinę lub odwołać się do stałej okresowej. Definiowanie własnej umowy cywilnoprawnej Użytkownik może zdefiniować typ wypłaty będący umową cywilnoprawną. Wówczas, na formularzu umowy należy w polu Rodzaj wybrać Umowa. Lista dostępnych algorytmów zostanie zawężona do 4 wzorów (algorytmów):
  • Algorytm 1 – kwota umowy jest znana
  • Algorytm 4 – stosowany, gdy z góry nie jest znana ilość (np. sztuk), za którą będzie realizowana wypłata. Wartość liczona może być jako iloczyn 3 składników: stałej okresowej (wybór z listy), współczynnika (może być wpisany w konfiguracji składnika albo bezpośrednio na wypłacie), ilości (wpisywanej bezpośrednio przed wypłatą)
  • Algorytm 6 wartość umowy może być liczone według dwóch elementów: stałej okresowej (wybór z listy) i współczynnika (można go wpisać w konfiguracji składnika albo bezpośrednio na wypłacie.
  • Algorytm 12 (definicja zaawansowana) – dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus. Pozwala na obliczanie wartości umów według rozbudowanych wzorów. Do definiowania umowy cywilnoprawnej według tego algorytmu można wykorzystać wyłącznie definicję zaawansowaną. W definicji tego algorytmu można między innymi odwołać się do atrybutów pracownika, co pozwoli np. na zdefiniowanie umowy zlecenie rozliczanej godzinowo.
  • Algorytm 14 – wartość umowy wyliczana jest jako iloczyn stawki za godzinę i ilości przepracowanych godzin przez zleceniobiorcę. Stawka za godzinę może być wpisana w definicji umowy w konfiguracji, na formularzu umowy zleceniobiorcy lub podana jako stała okresowa. Czas pracy zleceniobiorcy pobierany jest z uproszczonego zestawienia lub kalendarza (Nie)obecności, w zależności od ustawień na formularzu umowy zleceniobiorcy.
Po zdefiniowaniu umowy w Konfiguracji będzie ją można odnaleźć na liście słownikowej Rodzaj umowy na formularzu umowy cywilnoprawnej.
Uwaga
Zdefiniowane przez użytkownika umowy (za wyjątkiem umowy definiowanej algorytmem 1 Kwota) mają zablokowane (nieaktywne) pola z kwotami na formularzu umowy. Ponadto, na liście umów cywilnoprawnych – umowy użytkownika – wyświetlane są jako niespłacone (zielone).
Na liście umów cywilnoprawnych – umowy Użytkownika - wyświetlane są jako niespłacone (zielone). Flaga ta nie jest zaznaczana automatycznie przy naliczaniu wypłat. Status umowy na Spłacona może być zmieniony tylko ręcznie przez Operatora. W tym celu należy otworzyć formularz umowy i zaznaczyć flagę . Umowa pojawi się w kolorze czarnym.
Uwaga
Usunięcie wypłaty do definiowanej przez Użytkownika umowy oznaczonej jako spłacona, nie powoduje wyłączenia flagi spłacona na tej umowie. Jeśli zaistnieje potrzeba ponownego naliczenia wypłaty do takiej umowy, to należy ręcznie wyłączyć na formularzu umowy flagę na czas ponownego naliczenia wypłaty.
W przypadku definiowania w konfiguracji własnych typów wypłat o rodzaju „umowa” dla umów ryczałtowych, w polu „Pozycja na deklaracji PIT” należy wybrać PIT-8AR Należności nie przekraczające, a w polu Sposób naliczania zaliczki podatku ustawić Procent jak dla umów.

Formularz typu wypłaty - zakładka Szczegółowe

Zaokrąglenie - wartość poszczególnych elementów wynagrodzenia liczona może być z narzuconą przez użytkownika dokładnością. Standardowo proponowane jest zaokrąglenie do 0.01 zł (1 grosz), co w przypadku elementów typu kwota oznacza praktycznie BRAK zaokrąglenia (zapis 0.00 – w programie niedopuszczalny).
Rys 18. Konfiguracja typu wypłaty – zakładka Szczegółowe
Sposób zaokrąglania - w programie są trzy możliwości:
  • Standardowo – domyślne ustawienie, oznaczające zaokrąglanie w dół, gdy na kolejnym miejscu po przecinku jest cyfra mniejsza od 5 i w górę, jeśli kolejna cyfra jest równa lub większa od 5 (czyli 0.114 zostanie zaokrąglone do 0.11, a 0.115 do 0.12),
  • Zawsze w górę – zarówno 0.111, jak i 0.119 zostanie zaokrąglone do 0.12,
  • Zawsze w dół – zarówno 0.111, jak i 0.119 zostanie zaokrąglone do 0.11.
Przyrównuj do najniższego wynagrodzenia – zgodnie z Ustawą z dnia 10 października 2002r. O minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. Z 2005r. nr 157, poz.1314) przy ustalaniu najniższego wynagrodzenia za pracę należy wyłączyć:
  • nagrody jubileuszowe,
  • odprawy pieniężne przysługujące pracownikom w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
  • wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych.
  • Jeżeli definiowanym przez użytkownika elementem wynagrodzenia jest jeden z wyżej wymienionych – to parametr Przyrównuj do najniższego wynagrodzenia należy odznaczyć.
Uwaga
Parametru Przyrównuj do najniższego wynagrodzenia nie należy zaznaczać dla potrąceń pomniejszających bezpośrednio kwotę „do wypłaty” (np. składki PZU, składki PKZP).
Uwzględnij przy dopłatach za nadgodziny – za pracę w godzinach nadliczbowych oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje dodatek w wysokości 50% lub 100% wyliczony tylko od stawki osobistego zaszeregowania (wartości stawki zaszeregowania w przeliczeniu na 1 godzinę). Natomiast, jeżeli dopłaty do nadgodzin mają być liczone również od innych elementów (np. dodatku funkcyjnego, premii) to należy w definicji tych elementów zaznaczyć pole Uwzględnij przy dopłatach za nadgodziny. w takiej sytuacji wyliczenie wartości dopłaty do nadgodzin (za 1 godz.) będzie następujące:
  • podstawowe składniki wynagrodzenia zasadniczego i dodatków (nie pomniejszone) / dzielone przez normę danego miesiąca * odpowiedni procent (50% lub 100%).
Wpływa na kwotę do wypłaty – niezaznaczone pole oznacza, że wyliczona WARTOŚĆ NETTO danego elementu nie wpłynie na kwotę do wypłaty (np. dobrowolna wpłata na III filar nie powiększy kwoty do wypłaty, zostanie jednak uwzględniona przy naliczaniu należnej zaliczki podatku.
Przykład
Pracownik uzyskuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 1230.16 zł. Jednocześnie pracodawca w jego imieniu odprowadza co miesiąc do towarzystwa ubezpieczeniowego kwotę 100.00 zł (III filar). Gotówką pracownik uzyska 1230.16 – 230.16 (składki ZUS) – 143.00 (zaliczka podatku od wynagrodzenia zasadniczego) = 857.00 – 36.00 (zaliczka podatku od opłaconego ubezpieczenia) = 821.00 zł. Ubezpieczenie takie:
  • Zwiększy przychód (dochód pracownika),
  • Spowoduje konieczność odprowadzenia odpowiednio większej kwoty zaliczki podatku,
Nie wpłynie jednak bezpośrednio na kwotę „do wypłaty”.
Uwzględnij przy wynagrodzeniu zasad. powyżej normy – parametr ten określa czy  dany składnik będzie uwzględniany wraz ze stawką zaszeregowania podczas naliczania elementu ‘wynagrodzenie zasad. powyżej normy’.   Gdy parametr jest zaznaczony do wyliczeń wynagrodzenia zasad. powyżej normy przyjmowana jest pełna kwota dodatku bez pomniejszania o ewentualne nieobecności. Uwzględniany jest dodatek wypłacony za miesiąc zgodny z miesiącem, za który wyliczane jest wynagrodzenie zasadniecze powyżej normy. W związku z tym, że wynagrodzenie powyżej normy jest generowane nie tylko w przypadku wystąpienia nadgodzin, ale także np. w przypadku zmiany strefy czasu pracy, w której pracował pracownik w kalendarzu (Nie)obecności i wtedy za taką samą liczbę godzin jest generowane w wypłacie wynagrodzenie powyżej normy oraz wynagrodzenie poniżej normy, które się bilansują umożliwiono naliczanie wynagrodzenie poniżej normy (naliczanego jako oddzielny element wynagrodzenia w wypłacie) także z uwzględnieniem dodatkowych elementów wynagrodzenia. W tym celu na formularzu typu wypłaty znajduje się parametr Uwzględnij przy wynagrodzeniu zasad. poniżej normy. Po zaznaczeniu parametru wynagrodzenie poniżej normy jest wyliczane według takich samych zasad jak opisane powyżej wynagrodzenie powyżej normy. Stanowi koszt pracodawcy – pole domyślnie zaznaczone dla wszystkich typów wypłat nie będących zasiłkami. Parametr ten wykorzystywany jest przy raportowaniu. Pole automatycznie zaznaczane po określeniu, że dany typ jest potrąceniem. Przy dodawaniu nowego typu wypłaty flaga jest domyślnie zaznaczana, jeśli w polu pozycja ZUS ustawiono Nie dotyczy lub jeden z kodów oznaczających wynagrodzenie chorobowe płacone przez firmę (331, 333, 335, 337, 999). Standardowe typy wypłat – flaga nie jest zaznaczona w następujących typach wypłat:
  • wyn.za czas niezd. do pracy FGŚP
  • wyn.za czas niezd. do pracy/wyp.FGŚP
  • Zaliczka netto
  • Spłata zaliczki
  • Pożyczka
  • Spłata pożyczki.
Standardowe typy wypłat podlegające edycji mają zaznaczony parametr. Są to:
  • Karnet sportowy (bez ZUS)
  • Karnet sportowy (z ZUS)
  • Dodatek funkcyjny
  • Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
  • Ekwiwalent z tytułu pracy zdalnej
  • Premia procentowa
  • Premia uznaniowa
  • Odprawa emerytalna
  • Odprawa pośmiertna
  • Opieka medyczna (bez ZUS)
  • Opieka medyczna (z ZUS)
  • Ryczałt z tytułu pracy zdalnej
  • Wyrównanie do minimalnej stawki (umowa)
  • Wyrównanie do najniższego wynagrodzenia.
  • Zwrot kosztów kierowcy (sanitariaty)
Nie zapisuj w wypłacie zerowych elementów – jeżeli na typie wypłaty zaznaczony jest parametr i podczas naliczania wypłaty wartość elementu wypłaty etatowej wynosi zero to składnik nie pojawi się jako pozycja na formularzu wypłaty w zakładce [Elementy wypłaty]. Wykaż na ZUS RPA/RIA jako element wypłacany obok zasiłków – w przypadku elementów, od których nie są naliczane składki na ubezpieczenie społeczne, zaznaczenie parametru spowoduje wykazanie wartości tego składnika na deklaracji ZUS RPA/RIA w pozycji dotyczącej przychodu wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz zasiłków. Parametr domyślnie jest niezaznaczony. Wliczaj do wynagrodzenia na deklaracji PFRON – parametr ten określa, czy dany element będzie uwzględniany przy generowaniu deklaracji INF-D-P. Jego wartość zależy od zmiennej Sposób naliczania składek ZUS. Jeśli w typie wypłaty wybrano wyliczanie składek ZUS (element będzie stanowił podstawę do składek społecznych), program automatycznie zaznaczy uwzględnianie na deklaracji SOD. Domyślnie zmienna ta została zaznaczona we wszystkich oskładkowanych typach wypłat oraz w typach wypłat, które w polu pozycja ZUS mają ustawione 331 lub 335 (wynagrodzenie chorobowe i wyrównanie do wynagrodzenia chorobowego). Zgodnie z komunikatem nr 4 PFRON (Rzeczpospolita z dn.8.03.2004) mogą występować oskładkowane elementy wypłat, których nie należy wykazywać na deklaracji PFRON – np. ekwiwalent za urlop. Składka członkowska na rzecz związków zawodowych- składniki, w których ustawiono parametr na deklaracji PIT-11 są wykazane w polu  Składki członkowskie na rzecz związków zawodowych pobrane przez płatnika, podlegające odliczeniu od dochodu, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2c ustawy. Składki są wykazywane w wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 840 zł. Doliczany po ograniczeniu potrąceń – zaznaczenie parametru powoduje, że dany składnik będzie liczony dopiero po wyliczeniu potrąceń według grup ograniczeń. Parametr można wykorzystywać w konfiguracji typów wypłat, które są zdefiniowane jako nieopodatkowane i nieoskładkowane i mają nie wpływać w żaden sposób na wyliczenie kwot potrąceń komorniczych. Parametr dostępny w module Płace i Kadry Plus. Opis analityczny zgodny z opisem czasu pracy – jeśli parametr jest zaznaczony, to opis analityczny jest pobierany z kalendarza lub zastawienia czasu pracy pracownika – niezależnie od stref. Jeśli parametr jest niezaznaczony, opis pozostaje zgodny z opisem w kadrach. Parametr wymaga przypięcia dodatku w kadrach. Parametr domyślnie jest nie zaznaczony (opcja dostępna tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus).
Przykład
Pracownik  ma przypisany  na stałe składnik  ‘Dodatek funkcyjny’ z zaznaczonym parametrem  Opis analityczny zgodny z opisem czasu pracy. W marcu przepracował 104h w wydziale A i 80 h w wydziale B. W wypłacie pracownika naliczył się ‘Dodatek funkcyjny’ w kwocie 100 zł. Opis analityczny dodatku generuje się zgodnie z proporcją wynikającą z globalnego czasu pracy w miesiącu, czyli: Wydział A- 56,5217 % = 56,52 zł Wydział B- 43,4783 %= 43,48 zł
Zwrot kosztów dla pracownika – kierowcy – parametr należy zaznaczyć w składnikach wypłacanych kierowcom wykonującym międzynarodowe przewozy drogowe, jako zwrot równowartości poniesionych przez nich kosztów noclegu, sanitariatów i innych.   Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne wyszarzenie i ustawienie na zakładce [2 Podatki/ Nieobecności] takich pozycji jak:
  • Pozycja PIT – ‘Nie dotyczy’
  • Sposób naliczenia zaliczki – ‘nie naliczać’
  • Zawsze naliczać ulgę – niezaznaczone
  • Sposób naliczenia kosztów – ‘nie naliczać’
  • Sposób naliczania składek ZUS –‘naliczać’
  • Sposób naliczania skł. na ubezp. zdrow.- ‘naliczać’
  Typ wypłaty z zaznaczonym parametrem Zwrot kosztów dla pracownika – kierowcy w przypadku, gdy przychód pracownika będzie wyższy niż przeciętne prognozowane wynagrodzenie  będzie traktowany jako element nieoskładkowany, a gdy przychód będzie niższy, automatycznie będzie stanowił podstawę składek na ubezpieczenie społeczne. Priorytet naliczania – pole pozwala na określenie kolejności wyliczania dodatków. Priorytet umożliwia między innymi wliczanie do podstawy dodatku (zdefiniowanego algorytmem 12) innych dodatków liczonych algorytmem 12. Wliczany typ wypłaty musi mieć niższy priorytet niż ten typ wypłaty, do którego wliczamy. Możliwy zakres wartości priorytetu uzależniony jest od algorytmów. Dla algorytmów:
  • 1 do 10 – priorytet może przyjąć wartość z zakresu 1-99
  • 11 – priorytet może przyjąć wartość z zakresu 100-199
  • 12 – priorytet może przyjąć wartość od 200-299.
Wliczany do GUS – w zależności od ustawienia flagi można zdecydować, czy dany typ wypłaty będzie uwzględniany na wydruku pomocniczym do sprawozdania GUS (Z-06) dostępnego z listy pracowników w Kadrach i w której pozycji, a także czy i w której pozycji zostanie uwzględniony w pliku eksportowanym do Sprawozdania GUS Z-12. Dostępne opcje:
  • Nie wliczać,
  • Wynagrodzenia osobowe,
  • Wynagrodzenia osobowe (nadgodziny),
  • Wynagrodzenia bezosobowe (umowy),
  • Honoraria,
  • Wynagrodzenia prowizyjno – agencyjne,
  • Zysk/nadwyżka bilansowa,
  • Dodatkowe wynagrodzenie roczne
  • Dodatki za pracę zmianową,
  • Premie regulaminowe,
  • Nagrody i premie uznaniowe.
Standardowe typy wypłat zostały ustawione zgodnie z „Załącznikiem do objaśnień do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń” . Typy wypłat edytowane przez użytkownika mają ustawioną opcję – nie wliczać. PKZP – parametr dostępny tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Istotny dla firm, w których funkcjonują Pracownicze Kasy Zapomogowo – Pożyczkowe, gdzie w związku z przynależnością pracowników do PKZP istnieje konieczność rozróżnienia wkładów i potrąceń. Zdefiniowano 5 opcji:
  • nie dotyczy,
  • wpisowe – zwykle pracownik przyjmowany do PKZP jest zobowiązany do wpłacenia określonej kwoty, tzw. wpisowego, które jest jednorazową wpłatą i nie jest sumowane do zgromadzonych wkładów,
  • składka – regularne, comiesięczna wpłata określonej kwoty, jako składki członkowskiej,
  • zapomoga – w ramach PKZP mogą być wypłacane bezzwrotne (nieopodatkowane) zapomogi w przypadkach losowych,
  • pożyczka – zależnie od firmy mogą być to długoterminowe pożyczki mieszkaniowe, tak zwane „chwilówki”.
W zależności od definiowanego typu wypłaty, związanego z PKZP, należy wybrać jedną z wyżej wymienionych opcji. Następnie z poziomu menu Płace i Kadry / Kasy Zapomogowo – Pożyczkowe będzie można przypisać pracownikowi do listy dodatków te, którym odpowiednio wypełniono w konfiguracji pole PKZP.
Uwaga
Typy wypłat zdefiniowane przez Użytkownika jako dodatki dostępne w PKZP – wpisowe, składka, zapomoga – są widoczne wyłącznie z poziomu odpowiedniej listy w PKZP. Nie są dostępne z listy dodatków pracownika wywołanej na listach: pracowników w Kadrach ani na liście wypłat pracowników.
Parametr 1, Parametr 2 – nazwy zmiennych na formularzu elementu wypłaty pracownika. Opisane powyżej algorytmy obliczeniowe uwzględniają możliwość uzupełniania części danych indywidualnie dla pracownika (np. Procent dodatku funkcyjnego) lub nawet pojedynczej wypłaty (Liczba nadgodzin „50”). Z drugiej strony, ten sam algorytm może być wykorzystywany dla liczenia dodatku za nadgodziny i dodatku za pracę w warunkach szkodliwych. Dla uniknięcia niejednoznaczności w trakcie wprowadzania danych (u pracownika, w wypłacie) program pozwala odpowiednio opisać wprowadzaną wielkość (np. Liczba godzin pracy w warunkach szkodliwych). Raporty – sekcja ta zawiera parametry wykorzystywane tylko do wydruków, nie mające wpływu na samo wyliczanie wypłaty. Dostępne parametry:
  • Typ wypłaty będący wskaźnikiem – jeśli tak, należy zaznaczyć,
  • Pozycja ERP-7 – pole z rozwijaną listą pozycji:
      • Nie wchodzi,
      • Stały składnik wynagrodzenia,
      • Zmienny składnik wynagrodzenia,
      • Inna wypłata,
      • Świadczenia w naturze,
      • Świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego.
      • Składnik niepodlegający ubezpieczeniu społecznemu
    Dotyczy wersji: 2020.7
      • Świadczenie rehabilitacyjne i dodatki wyrównawcze,
      • Przychód podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu.
Uwaga
Przy dodawaniu nowego typu wypłaty nie jest ustawiana wartość w polu Pozycja ERP-7. Domyślnie ustawia się pozycja ERP-7 - nie wchodzi. Tak samo jest w przypadku konwersji do 9.0 typów wypłat zdefiniowanych przez Użytkownika.

Formularz typu wypłaty - zakładka Ogólne

Nazwa – nazwa typu wypłaty może mieć maksymalnie 40 znaków np. dodatek funkcyjny, premia miesięczna itp.
Uwaga
W programie nie mogą występować dwa typy wypłat o identycznych nazwach.
Skrót - skrócona nazwa typu wypłaty (maksymalnie 40 znaków) np. dod. funk. Chociaż nie jest to zalecane, wiele typów może posiadać ten sam skrót (nie ma formalnego ograniczenia). Skrót wykorzystywany jest głównie przy tworzeniu wielokolumnowych zestawień (raportów), kiedy ze względu na ograniczoną szerokość poszczególnych kolumn nie jest możliwe drukowanie pełnej nazwy. Unikalność skrótów dla standardowych typów wypłat jest potrzebna ze względu na działanie schematów księgowych. Istnieje możliwość księgowania typów wypłat wykorzystując unikalną nazwę lub takie same skróty (księgowanie zbiorcze). Potrącenie Definiując dany typ wypłaty można od razu określić, że jest on potrąceniem. W tym celu należy zaznaczyć pole Potrącenie. Standardowo to pole jest puste (niezaznaczone). W przypadku  potrąceń określonych konkretną kwotą, należy je wpisywać w wartości  bezwzględnej (nie wpisujemy znaku „minus”). Zajęcie wynagrodzenia Zaznaczenie parametru umożliwia wskazanie danego typu wypłaty na Liście zajęć wynagrodzenia pracownika. Parametr jest aktywy jedynie w przypadku, gdy dany typ wypłaty ma zaznaczony parametr Potrącenie. Jest dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus. Przychód z tytułu naliczania PPK Parametr należy zaznaczyć w elementach, które będą służyły do rozliczania przychodu z tytułu składek PPK finansowanych przez pracodawcę dla osób wykonujących pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej. Parametr jest aktywny, gdy w polu ‘Rodzaj’ została wybrana opcja ‘dodatek’. Tak oznaczony typ wypłaty należy powiązać z umową cywilnoprawną. Należy tego dokonać z poziomu formularza typu wypłaty będącego umową poprzez wskazanie definiowanego składnika w polu "Przychód PPK". Rodzaj - dostępne są 3 rodzaje: dodatek, umowa, pożyczka.
  • Dodatek – oznacza, że zdefiniowany typ wypłaty będzie dodatkiem.
  • Umowa – oznacza, że definiowany typ wypłaty będzie umową cywilnoprawną.
  • Pożyczka – ostatnim rodzajem typu wypłaty możliwym do zdefiniowania jest pożyczka. W ten sposób udostępniono możliwość definiowania własnych pożyczek. Wybierając ten rodzaj, program automatycznie proponuje następujące ustawienia:
    • Zakładka [Podatki] – wszystkie pola dotyczące podatków i składek: Nie naliczać, w polu Okres wypłaty – jednorazowa,
    • Zakładka [Nieobecności] – wszystkie pola: nie wliczać,
    • Zakładka [Szczegółowe] – zaznaczone: wpływa na kwotę do wypłaty.
Waluta w wypłacie W module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus dostępna jest opcja Waluta w wypłacie z możliwością wyboru: waluta systemowa (domyślnie zaznaczony przy dodawaniu typu wypłaty) i waluta z etatu pracownika, waluta z umowy cywilnoprawnej. Parametr wykorzystywany przy definiowaniu typu wypłaty rozliczanym w innej walucie niż PLN (dedykowany dla typów wypłat dla pracowników oddelegowanych). Dla dodatków, dla których zmienia się waluta wypłaty należy zdefiniować odrębny typ wypłaty. Jeden dodatek nie może być do pewnego momentu wypłacany w PLN a następnie w obcej. Typ wypłaty zdefiniowany jako wypłacany w walucie z etatu (a nie w PLN), przypięty na liście dodatków pracownika w kadrach, będzie się automatycznie wyliczał tylko w wypłatach przypadających w okresie oddelegowania, nie będzie natomiast naliczał się w wypłatach za okresy, w których pracownik nie jest oddelegowany do pracy za granicą. Nie należy też dodawać ręcznie w wypłacie nie dotyczącej okresu oddelegowania dodatków zdefiniowanych jako wypłacane w walucie z etatu, gdyż dla nich naliczanie podatku i składek jest realizowane wyłącznie wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych i tylko w wypłacie naliczonej na liście płac oznaczonej jako lista płac dla pracowników oddelegowanych.
Uwaga
Ustawienie, że element ma być wypłacany w walucie z etatu jest dostępne tylko dla typów wypłat o rodzaju dodatek. Jeśli w polu Rodzaj Operator ustawi opcję umowa, bądź pożyczka wówczas parametr dotyczący waluty będzie się automatycznie przestawiał na walutę systemową i nie pozwalając na zmianę Walutę z etatu można natomiast zaznaczyć w przypadku dodatku, który w polu PKZP na zakładce [Szczegółowe] ma wybraną opcję np. składka/zapomoga/wpisowe.
Typ wypłaty zdefiniowany jako wypłacany w walucie z etatu będzie naliczany tylko w wypłacie na liście płac dla oddelegowanych. Nie będzie generowany na liście, która nie jest walutowa. Dla typów wypłat zdefiniowanych jako wypłacane w walucie z etatu są dostępne tylko dwie opcje dotyczące naliczania podatku i składek, pozwalające na wskazanie czy wartość takiego elementu wypłaconego wliczać, czy nie wliczać do podstawy podatku/składek ZUS/składek zdrowotnych. Ustawienie wliczać do podstawy opodatkowania/składek ZUS/składki zdrowotnej oznacza, że wartość typu wypłaty zdefiniowanego w taki sposób jest uwzględniana w wyliczeniu wartości elementu wypłaty stanowiącego podstawę podatku/ składek ZUS.
Uwaga
Opcje dotyczące naliczania podatku i składek, dedykowane dla wypłat walutowych nie są dostępne do wyboru w typach wypłat definiowanych jako wypłacane w walucie systemowej.
Jeżeli w konfiguracji własnego typu wypłaty zostanie zaznaczony na zakładce [Ogólne] parametr waluta z etatu pracownika wówczas na zakładce [Podatki/Nieobecności] w polu:
  • Pozycja na deklaracji PIT domyślnie zostanie ustawione Nie dotyczy, ponieważ na deklarację PIT wchodzi wartość ze standardowych elementów Podstawa podatku PL lub odpowiednio (w kolumnie z nieopodat) Podstawa podatku zagr.,
  • Wliczać do podstawy naliczania zasiłków chorobowych – Nie wliczać – podstawa zasiłku dla pracownika oddelegowanego liczona ze średniej z wypłat za okres oddelegowania, jest wyliczana w oparciu zapisane w wypłatach podstawy składki chorobowej (pomniejszonej o składki ZUS finansowane przez ubezpieczonego), a nie poprzez uwzględnianie wartości z poszczególnych elementów.
Typ wypłaty zdefiniowany jako Waluta z umowy cywilnoprawnej, który jest powiązany z daną umową lub jest wypłacany z umową, jest naliczany w takiej samej walucie jak umowa. Przypisanie do grupy Dany typ wypłaty można przypiąć za pomocą przycisku Przypisanie do grupy do grupy typów wypłat. Ta opcja jest dostępna tylko dla składników o rodzaju Dodatek, które można przypiąć na liście stałych dodatków pracownika. Nie można przypiąć typu wypłaty, który ma zaznaczony parametr Tylko za okres zwolnienia, a także typów wypłat zdefiniowanych algorytmami 7, 8, 9 i 13 (akordy). Typu wypłaty dodanego do grupy typów składników nie można usunąć. Aby usunąć typ wypłaty najpierw należy odpiąć z grupy. Po naciśnięciu przycisku Przypisanie do grupy pojawia się lista zawierająca wszystkie zdefiniowane w programie grupy typów składników. Grupy nieaktywne mają w nazwie dodane oznaczenie (nieaktywna). Funkcjonalność dotycząca grup typów składników jest dostępna w module Płace i Kadry Plus. Algorytm naliczania wartości Definiując element wynagrodzenia, w części dotyczącej sposobu ustalania jego wartości, można posłużyć się jednym z dostępnych algorytmów. Algorytmy te zaprojektowane zostały tak, by umożliwić definicję większości spotykanych elementów wynagrodzenia. Algorytmy poprzez swoją konstrukcję ograniczają do minimum możliwość popełniania przypadkowych błędów. Wybór algorytmu decyduje o pojawieniu się na formularzu dodatkowych pól istotnych wyłącznie dla definiowanego wzoru. Na końcową wartość definiowanego elementu mogą mieć wpływ wybrane nieobecności. Po zaznaczeniu pola Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu dostępne stają się pola nieobecności takich jak:
  • Urlopu, nieobecności płatnej (traktowane w rozliczeniach z ZUS jak czas pracy),
  • Nieobecności usprawiedliwionej (bez prawa do wynagrodzenia za czas ich trwania),
  • Nieobecności nieusprawiedliwionej,
  • Zwolnienia lekarskiego,
  • Odchyleń od normy.
Poszczególne nieobecności – po zaznaczeniu – będą pomniejszać definiowany element wynagrodzenia według tych samych zasad, według których pomniejszane będzie wynagrodzenie zasadnicze danego pracownika. Elementy wynagrodzenia (dodatki) o okresie wypłaty dłuższym niż miesiąc – zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego […], nie powinny być pomniejszane ze względu na nieobecność typu urlop (§12 pkt 1 – „Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z czasem wykonywania pracy”).
Uwaga
Jeśli zaznaczono parametr Pomniejszenie za zwolnienie lekarskie – 1/30 i równocześnie zaznaczono, że dany typ wypłaty ma być automatycznie pomniejszany przy zwolnieniach lekarskich, to za czas nieobecności typu Zwolnienie ZUS program liczy Pomniejszenie 1/30 – czyli 1/30 stawki podstawowej za każdy dzień kalendarzowy, zamiast Pomniejszenie proporcjonalnie.

Konfiguracja typu wypłaty – zakładka Ogólne

Pola Składnik związany Tylko za okres zwolnienia przydatne są do definiowania składników wynagrodzenia przysługujących pracownikom również za czas nieobecności, jeśli od części takiego składnika wypłacanej za czas nieobecności chorobowych nie są odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne. Składnik związany – podajemy kod składnika, z którym związany jest nasz dodatek. Pole to powinno być wypełnione w dodatku głównym i dodatku z nim związanym. Wyboru dokonujemy z listy wszystkich typów wypłat zdefiniowanych w firmie. Lista ta obejmuje standardowe typy wypłat (np. dochód deklarowany, wynagrodzenie zasadnicze/ miesiąc, wynagrodzenie za czas urlopu) i typy wypłat samodzielnie zdefiniowane przez użytkownika. Tylko za okres zwolnienia – zaznaczony w przypadku definiowania dodatku, który jest wypłacany tylko i wyłącznie za okres zwolnienia. Parametr ten powoduje automatyczne powiązanie dodatku z wprowadzonym w kadrach zwolnieniem.
Przykład
Pracownik ma w kadrach przyznany dodatek D1. Jest on pomniejszany z tytułu nieobecności, ale za czas trwania nieobecności pracownik powinien dostać dodatek D2. Mamy więc dwa dodatki ze sobą powiązane. Definiując dodatek D1 zaznaczamy :
  • automatyczne korygowanie wynagrodzenia z tytułu nieobecności i wybieramy nieobecności powodujące to pomniejszenie
  • zaznaczamy, że składnik jest powiązany z dodatkiem D2. Wyboru dokonujemy przez wpisanie kodu dodatku lub wybór z listy, którą uzyskamy po wciśnięciu przycisku „Składnik związany”.
Dodatek D2 powinien być zdefiniowany następująco:
  • nie zaznaczone: Automatyczne pomniejszanie z tytułu nieobecności
  • zaznaczony parametr Tylko za okres zwolnienia
jako składnik związany podajemy dodatek główny, w naszym przypadku D1.
W przypadku, gdy w danym miesiącu rozliczamy nieobecność z miesiąca poprzedniego (lista płac ma ustawiony parametr miesięcy wstecz = 1), nastąpi automatyczna korekta dodatku D1 (za czas obecności). Definiując ten dodatek nie trzeba zaznaczać parametru Korygowany. Jeśli chodzi o dodatek wypłacany za czas nieobecności D2 możliwe są 2 rozwiązania:
  • dodatek ma nie być korygowany – nie zaznaczamy parametru Korygowany, w wypłacie pojawi się tylko jeden element – korekta dodatku za czas obecności D1,
  • dodatek ma być korygowany – musi mieć zaznaczony parametr Korygowany. W momencie liczenia wypłaty program wygeneruje 2 dodatkowe elementy: korektę dodatku D1 o wartości ujemnej (pomniejszenie) i korektę dodatku D2 o dodatniej wartości. To użytkownik systemu musi wpisać poprawną wartość korekty (przepisać kwotę z korekty D1).
Uwaga
Jeśli parametr Korygowany zaznaczony jest tylko w dodatku D2 (nie jest zaznaczony w dodatku D1), to D2 wygeneruje się w wartości zerowej.
Parametry te pozwalają na zdefiniowanie - na przykład - dodatku oskładkowanego - przysługującego pracownikowi za czas pracy i dodatku nieoskładkowanego - wypłacanego za czas nieobecności.
Uwaga
Typ wypłat z zaznaczoną opcją automatycznej korekty Korygowany [v]. Aby taki dodatek został pomniejszony powinien być wprowadzony w dodatkach pracownika. Jeżeli wprowadzamy go "z ręki" - zarówno w naliczonej wypłacie etatowej jak i innej liście - będzie się generował w pełnej wysokości.
Przychód PPK Pole jest edytowalne jedynie dla typów wypłat będących umową. W polu należy wskazać typ wypłaty, który został oznaczony jako Przychód PPK dla umów cywilnoprawnych.  Wskazanie odpowiedniego elementu wypłaty we wspomnianym polu określi sposób naliczenia przychodu z tytułu PPK dla danego rodzaju umowy. W momencie dodania umowy domyślnie w polu Przychód PPK domyślnie podpowiada się opcja Przychód z tytułu PPK/U

Typy wypłat

Konfiguracja Firmy/ Płace/ Typy wypłat w standardowej wersji programu są zdefiniowane podstawowe elementy wypłaty. Widoczne są one po naciśnięciu  Pokaż standardowe i nie podlegają modyfikacjom przez użytkownika. Możliwy jest natomiast podgląd ustawień w tych elementach. Istnieje możliwość edycji standardowych elementów wypłaty, które stanowią Przychód PPK / mają zaznaczony w konfiguracji parametr Przychód PPK dla umów cywilnoprawnych. Dostępne są także typy wypłat wstępnie zdefiniowane w programie, których definicje można modyfikować, do tych składników należą:
  • Dodatek funkcyjny,
  • Ekwiwalent z tytułu pracy zdalnej
  • Ekwiwalent za niewykorzystany urlop,
  • Ekwiwalent za niewykorzyst.url.(tymcz.),
  • Karnet sportowy (bez ZUS)
  • Karnet sportowy (potrącenie)
  • Karnet sportowy (z ZUS)
  • Odprawa emerytalna,
  • Odprawa pośmiertna,
  • Opieka medyczna (bez ZUS)
  • Opieka medyczna (potrącenie)
  • Opieka medyczna (z ZUS)
  • Potrącenie alimentacyjne
  • Potrącenie komornicze
  • Premia procentowa,
  • Premia uznaniowa,
  • Ryczałt z tytułu pracy zdalnej,
  • Ubezpieczenie grupowe,
  • Wyrów. wynagr. zasad. wg stawki (oddel.),
  • Wyrów. wynagr. zasad. wg stawki zaszer.,
  • Wyrównanie do minimalnej stawki (umowa),
  • Wyrównanie do najniższego wynagrodzenia.
  • Zwrot kosztów kierowcy (sanitariaty)
W celu dodania własnego dodatku należy:
  • Wejść do Konfiguracja Firmy/ Płace/ Typy wypłat.
  • Nacisnąć „Plus”, pojawi się formularz typu wypłaty.
  • Należy samodzielnie uzupełnić wszystkie zakładki, poniżej znajduje się szczegółowy opis wszystkich pól.
Formularz typu wypłaty – zakładki:
  • [Ogólne]– nazwa elementu i sposób ustalania jego wartości (wybór algorytmu, sposób pomniejszania ze względu na odnotowane nieobecności).
  • [Podatki/Nieobecności] – sposób uwzględniania definiowanego elementu na deklaracjach PIT i ZUS oraz sposób uwzględniania definiowanego elementu w podstawie wymiaru ustalania: zasiłków ZUS, wynagrodzenia za czas urlopu urlopowego oraz ekwiwalentu za czas urlopu.
  • [Szczegółowe] – między innymi: zaokrąglenie, sposób uwzględniania definiowanego elementu w procedurze rozliczania nadgodzin.

Formularz grupy typów składników

Definiowanie grupy typów składników

Na formularzu grupy typów składników należy uzupełnić pola:
  • Nazwa - jest to pole jednoznacznie określające daną grupę typów składników - podczas dodawania nowej pozycji wymagana jest unikalność nazwy.
  • Składniki - w oknie uruchamianym za pomocą przycisku Składniki widoczne są listy: po lewej stronie pełna lista istniejących w konfiguracji aktywnych typów wypłat, które są możliwe do przypięcia na liście stałych dodatków pracownika, po prawej lista tych, które wybrano do edytowanej grupy. Po zaznaczeniu parametru Pokazuj nieaktywne na liście pojawiają się także składniki mające ustawioną opcję nieaktywny. Strzałki pozwalają na przesuwanie typów wypłat pomiędzy oknami. Strzałka w prawo – wybranie typu wypłaty z listy po lewej stronie okna i przypisanie go do grupy – nazwa wskazanego składnika pojawi się w prawym oknie. Strzałka w lewo - usunięcie typu wypłaty z grupy – nazwa wskazanego w lewym oknie składnika zostanie usunięta (zniknie) z prawego okna. Przycisk „Usuń wszystkie elementy” pozwala na równoczesne usunięcie wszystkich typów wypłat z grupy – wyczyszczenie okna po prawej stronie.

Definiowanie grupy typów składników - edycja

Typy wypłat - grupy

Jest to lista wyświetlająca zdefiniowane grupy typów składników. Grupa służy do łączenia zdefiniowanych typów wypłat o rodzaju dodatek. Nie można przypiąć do grupy typów wypłaty o rodzaju pożyczka, umowa i dodatków, które mają zaznaczony parametr Tylko za okres zwolnienia, a także typów wypłat zdefiniowanych algorytmami 7, 8, 9 i 13 (akordy). Składnik można przypiąć do grupy z poziomu formularza grupy typów składników oraz formularza typu wypłaty za pomocą przycisku Przypisanie do grupy. Typu wypłaty dodanego do grupy typów składników nie można usunąć Grupa może być wykorzystywana do szybkiego przyznawania należących do niej typów wypłat pracownikowi lub pracownikom. Wybierając grupę u pracownika, wszystkie należące do niej typy wypłat pojawią się na liście dodatków. Funkcja dostępna jest tylko w module Płace i Kadry Plus. Zdefiniowane grupy typów składników można dodać indywidualnie pracownikowi za pomocą opcji Dodaj grupę dodatków dostępnej przy przycisku „plusa” na liście dodatków pracownika lub dla zaznaczonych pracowników za pomocą operacji seryjnej. Po dodaniu pracownikowi grupy dodatków wszystkie należące do niej typy wypłat pojawią się na liście dodatków. Przy dodawaniu dla pracownik grupy dodatków, następuje dodanie tylko tych typów wypłat, których pracownik wcześniej nie miał przypiętych na liście dodatków. Na liście są widoczne jedynie nazwy grup. Przeglądanie i edycja zawartości - lista dodatków przypiętych do danej grupy – są dostępne z poziomu formularza grupy. Na formularzu grupy typów składników możliwe jest przypisywanie oraz usuwanie do/z danej grupy istniejących typów wypłat.

Opisy nieobecności do kart pracy

Opisy nieobecności do kart pracy

Słownik z predefiniowanymi 13 pozycjami z możliwością dodania przez użytkownika 8 własnych opisów nieobecności. Opis dostępny jest:
  • na liście nieobecności pracownika,
  • na formularzu nieobecności zakładka [Pozostałe].
Docelowo, opisy nieobecności wskazują, w której grupie podsumowania wydruku Karty Pracy (zestawienia czasu pracy) ma być wykazana dana nieobecność.

Parametry

Parametry

Zakładka [Dane kadrowe i deklaracje] Koszty uzyskania na deklaracji PIT-11 liczone z danych kadrowych - decyduje o tym, jakie koszty zostaną umieszczone na wydruku PIT. Standardowo parametr nie jest zaznaczony. Gdy jest zaznaczony – koszty uzyskania pobierane są z danych kadrowych, jest to więc wielokrotność kwoty kosztów pracownika. Gdy nie jest zaznaczony – łączne koszty uzyskania odczytywane są z wypłat.
Przykład
Przykład: Parametr Koszty uzyskania na deklaracji PIT-11 liczone z danych kadrowych zaznaczony. Pracownik został zatrudniony 1.12..2022r. Za 12/2022 została naliczona wypłata, która została wypłacona 31.12..2022 W wypłacie naliczyły się koszty w wysokości 250. Na deklaracji PIT-11 za 2022 rok, zgodnie z ustawieniem parametru, zostaną wykazane koszty uzyskania w wysokości 3000 zł (12x250)Na deklaracji zostaną uwzględnione należne koszty uzyskania za cały rok, nie jest sprawdzana wartość faktycznie odliczonych kosztów w wypłatach..
Przykład
Parametr Koszty uzyskania na deklaracji PIT-11 liczone z danych kadrowych niezaznaczony. Wykorzystujemy dane z poprzedniego przykładu. Przy niezaznaczonym parametrze na deklaracji PIT-11 za 2022 rok zostaną wykazane koszty uzyskania w wysokości 250. Informacja o kosztach zostanie pobrana z wypłat pracownika
Wykazuj na deklaracji ZUS wypłatę pracownika po wyrejestrowaniu z kodem 3000 w sytuacji, gdy parametr jest zaznaczony (domyślne ustawienie) – wszystkie wypłaty, które zostały wypłacone (data wypłaty na formularzu listy płac) po dacie wyrejestrowania z ubezpieczeń będą wykazywane na deklaracjach rozliczeniowych z kodem 3000XX. Gdy nie jest zaznaczony – na deklaracjach rozliczeniowych kod ubezpieczenia pracownika będzie zgodny z informacją wpisaną na formularzu pracownika i zapisaną w trakcie generowania wypłaty. Generuj zerowe RCA dla nowo zatrudnionych pracowników - raporty ZUS RCX z zerowymi pozycjami podstaw wymiaru i składek wymagane są przez ZUS w sytuacji, gdy w miesiącu deklaracji firma zatrudnia pracowników, których pierwsza wypłata zostanie naliczona w miesiącu następnym (firma wypłaca wynagrodzenie z przesunięciem do 10-go następnego miesiąca). Działanie parametru:
  • Nie jest zaznaczony [ ] –  Program na podstawie wypłat generuje raporty ZUS RCX. Nie powstaną zerowe raporty ZUS RCX dla pracowników, których zatrudniliśmy w miesiącu deklaracji i nie mają wypłat.
  • Zaznaczony [v] (domyślne ustawienie) – dla ubezpieczonego, który został zatrudniony w danym miesiącu deklaracji i nie ma naliczonej wypłaty dla tego miesiąca deklaracji, program wygeneruje zerowy raport ZUS RCX.
Uwaga
Program sprawdza datę zatrudnienia ubezpieczonego z zapisu historycznego aktualnego na ostatni dzień miesiąca deklaracji. W przypadku ubezpieczonych, którzy mają już wcześniejsze wypłaty, ale w danym miesiącu deklaracji nie otrzymali wynagrodzenia, wymiar etatu odczytywany jest z zapisu historycznego aktualnego w momencie naliczania deklaracji.
Generuj zerowe RCA dla umów cywilnoprawnych bez wypłat – parametr pozwalający na generowanie zerowych deklaracji ZUS RCA  dla umów cywilnoprawnych, w miesiącach, w których nie ma dla nich wypłat. Zaznaczenie parametru (domyślne ustawienie) skutkuje uwzględnieniem przy wyliczeniu deklaracji ZUS rozliczeniowych zerowych deklaracji RCA na podstawie danych zapisanych w formularzu umowy. W przypadku, gdy umowa cywilnoprawna nie ma w danym miesiącu, na który generowana jest deklaracja rozliczeniowa, naliczonej wypłaty, sprawdzane są daty zawarcia, rozwiązania umowy oraz to, czy umowa jest całkowicie spłacona. W zależności od tych danych dla umów terminowych (czyli z określoną datą rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje dla każdego miesiąca w okresie trwania umowy oraz dla umów bezterminowych (czyli bez określonej daty rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje tylko dla umów, które nie zostały całkowicie spłacone (wyświetlane na liście umów cywilnoprawnych pracownika w kolorze zielonym) dla każdego miesiąca począwszy od miesiąca z daty zawarcia umowy. Zerowy raport RCA dla zleceniobiorcy tworzony jest także w pierwszym miesiącu trwania umowy w przypadku, gdy umowa ma wartość 0 (ma kolor czarny). Nie generuj zerowych RCA dla nieobecnych cały miesiąc – gdy parametr jest zaznaczony – dla pracownika nieobecnego cały miesiąc nie zostanie wygenerowany zerowy raport ZUS RCA, jeśli podstawa wymiaru składek z danego tytułu ubezpieczeniowego będzie zerowa (tj. brak oskładkowanych wypłat w miesiącu) i równocześnie zachodzi warunek, że pracownik ma do tej samej deklaracji (ZUS DRA) naliczony raport RSA, z nieobecnością trwającą cały miesiąc (np. jest na urlopie wychowawczym). Jeśli parametr pozostaje nie zaznaczony powstaną dodatkowo zerowe raporty ZUS RCA. Pełna lista kodów ubezpieczeń dla umów-zleceń – gdy parametr jest zaznaczony wyświetlana jest pełna lista kodów ubezpieczeń (analogicznie jak w etacie). Domyślnie parametr ten nie jest zaznaczony, co powoduje wyświetlanie zawężonej listy kodów do umów zleceń. Limit urlopu pierwsza praca – upływ miesiąca w dniu, który datą poprzedza dzień zatrud.-  parametr dotyczy sposobu ustalania miesiąca pracy dla pracownika podejmującego pierwszą pracę, zatrudnionego w trakcie miesiąca, podczas wyliczania limitu urlopu wypoczynkowego.
  • Parametr zaznaczony – upływ miesiąca pracy następuje w dniu bezpośrednio poprzedzającym dzień, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu np. pracownik, który podjął pracę 6 lipca otrzyma 1/12 z 20 dni limitu z dniem 5 sierpnia, 5 września, 5 października, 5 listopada i 5 grudnia.
  • Parametr niezaznaczony (domyślne ustawienie) – przy wyliczaniu limitów miesięcznych dla pracowników podejmujących pierwszą pracę zatrudnionych w trakcie miesiąca za pełny miesiąc pracy przyjmuje się 30 dni kalendarzowych.
Limit urlopu dla pracow. tymczasowego / pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni – parametr służy do określenia interpretacji okresu, za który przysługują 2 dni limitu urlopu wypoczynkowego dla pracowników tymczasowych i podejmujących pierwszą pracę:
  • parametr nie zaznaczony (domyślne ustawienie) – przy wyliczaniu limitów miesięcznych pełny miesiąc, dla okresu zaczynającego się pierwszego dnia miesiąca obejmuje cały dany miesiąc kalendarzowy, w pozostałych przypadkach miesiąc liczy się jako 30 dni np. limit ma datę Od inną niż pierwszy dzień miesiąca.
  • Parametr zaznaczony – przy wyliczaniu limitów miesięcznych dla pracowników tymczasowych i pracowników podejmujących pierwszą pracę za pełny miesiąc zawsze przyjmuje się 30 dni kalendarzowych.
Ustawiaj parametr ‘Limit urlopu – pierwsza praca’ zgodnie z historią zatrudnienia – parametr służy do automatycznego ustawiania statusu parametru Limit urlopu – pierwsza praca na formularzu pracownika zgodnie z odnotowaną historią zatrudnienia. Działanie parametru:
  • zaznaczony – podczas zapisu formularza danych kadrowych nowo zatrudnionego pracownika, który nie ma odnotowanej historii zatrudnienia, bądź odnotowane zapisy w historii wskazują, że nie pracował w latach wcześniejszych, niż rok zgodny z datą zatrudnienia, automatycznie zostanie zaznaczony na jego formularzu parametr Limit urlopu – pierwsza praca. Jeśli pracownik ma odnotowane zatrudnienie we wcześniejszych latach w historii zatrudnienia powyższy parametr nie zostanie zaznaczony. Automatyczne ustawianie odpowiedniego statusu parametru Limit urlopu –pierwsza praca jest wykonywane podczas zapisu formularza nowo dodanego pracownika oraz pracownika wprowadzonego już wcześniej, jeśli była edytowana historia zatrudnienia.
  • nie zaznaczony (domyślne ustawienie) – parametr Limit urlopu – pierwsza praca nie będzie miał automatycznie zmienianego statusu.
  Automatyczne korygowanie stażu pracy o nakładające się okresy nauki i pracy – parametr  umożliwiający  wyliczanie stażu pracy z wyłączeniem pokrywających się okresów nauki i zatrudnienia.  Gdy parametr jest zaznaczony (domyślne ustawienie) podczas naliczania wysokości przysługującego pracownikowi limitu urlopu wypoczynkowego oraz dodatków stażowych za pomocą algorytmu 3 i 12 staż pracy jest wyliczany z pominięciem pokrywających się okresów wynikających z historii zatrudnienia w naszej firmie, z historii zatrudnienia u poprzednich pracodawców (na podstawie dat 'od’ 'do” w formularzu historii zatrudnienia) oraz z historii wykształcenia. Staż wynikający z historii wykształcenia zostanie uwzględniony tylko w przypadku, gdy jest w niej zaznaczony parametr Wliczać do stażu pracy. Przy wyliczaniu stażu pracy, biorąc pod uwagę historię wykształcenia, staż pracy wynikający z historii wykształcenia uwzględniamy zawsze w całości dlatego, jeżeli okres nauki pokrywa się w całości z okresem zatrudnienia to wliczany jest tylko staż wynikający z nauki. Natomiast jeżeli okres pracy pokrywa się w części z okresem nauki – przyjmowany jest staż pracy z historii wykształcenia w całości oraz część okresu pracy, która przypada przed lub po okresie nauki. Jeżeli w historii wykształcenia Użytkownik uzupełnił jedynie liczbę lat stażu bez podawania okresu nauki, nie jest sprawdzane czy okres nauki pokrywa się z okresem pracy i wliczany jest staż pracy wynikający z ukończonej szkoły oraz pełny okres zatrudnienia. Jeśli pracownik w kilku szkołach ma oznaczone, że powinny być wliczane do stażu pracy zostanie uwzględniona jedynie ta, której staż pracy w niej wprowadzony jest największy.
Wskazówka
Jeśli parametr Automatyczne korygowanie stażu pracy o nakładające się okresy nauki i pracy jest zaznaczony to staż pracy wynikający z danej pozycji historii zatrudnienia obliczany jest na podstawie dat ‘od’ ‘do’ wpisanych w okresie pracy danej pozycji historii zatrudnienia. Jeśli parametr nie jest zaznaczony to staż pracy wyliczany jest na podstawie liczby lat, miesięcy i dni wpisanych w sekcji ‘Staż pracy’ danej pozycji historii zatrudnienia.
W przypadku, gdy zatrudnienie w naszej firmie pokrywa się z historią zatrudnienia u poprzednich pracodawców lub pracownik ma odnotowanych kilka pokrywających się ze sobą okresów zatrudnienia w innych firmach staż pracy wyliczany jest na podstawie wprowadzonych okresów od-do w poszczególnych pozycjach w historii zatrudnienia z wyłączeniem okresów pokrywających się. Jeśli pracownik ma wprowadzony w historii zatrudnienia zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy jest on wliczany do stażu bez sprawdzania okresów pokrywających się. Staż pracy korygowany jest także o nieobecności, które pomniejszają staż pracy np. urlop bezpłatny wprowadzony w okresie zatrudnienia w naszej firmie oraz o okresy niewliczane do stażu pracy wprowadzone w historii zatrudnienia. Automatyczne generowanie haseł plików PDF nowo zatrudnionym pracownikom. Działanie parametru:
  • Zaznaczony –   podczas zapisu formularza danych kadrowych nowo zatrudnionego pracownika automatycznie jest generowane hasło do odczytu plików PDF. W sytuacji, w której zalogowany operator, nie posiada uprawnienia do tworzenia haseł dla plików PDF, a jednocześnie zaznaczony jest parametr w tle zostanie utworzone hasło dla pracownika i zapisane w bazie. Sekcja Hasło plików PDF będzie wyświetlane w trybie do odczytu, jedynie operator z nadanym uprawnieniem, po zalogowaniu może wydrukować oraz wysłać hasło SMS-em.
  • nie zaznaczony (domyślne ustawienie) – hasło nie jest generowane automatycznie po wprowadzeniu pracownika
Roczny limit pracy zdalnej okazjonalnej. Gdy parametr jest zaznaczony, to podczas wprowadzania na planie pracy i kalendarzu (Nie)obecności pracy w strefie ‘Czas pracy wykonywanej zdalnie okazjonalnie’, program sprawdza czy pracownik nie przekroczył przysługującego w roku limitu. W przypadku przekroczenia pojawia się odpowiedni komunikat. Domyślnie ustawiony limit to 24 dni. Użytkownik może go zmienić. Używanie RCP do ewidencji czasu pracy – parametr ten umożliwia rozliczenie czasu pracy pracowników w oparciu o RCP (Rejestrator Czasu Pracy). Zaznaczenie tego parametru uaktywni funkcje z nim powiązane. W Konfiguracji pojawią się: RCP format importu, RCP reguły wygładzania, a w Kadrach: Lista kart RCP, Import danych RCP oraz pole na etacie pracownika RCP reguły wygładzania. Autonumeracja akronimów pracowników przy dodawaniu – zaznaczenie parametru i zdefiniowanie poszczególnych pól pozwala na automatyczne nadawanie akronimów nowo dodawanym pracownikom zgodnie ze zdefiniowanym schematem numeracji. Akronim zostanie nadany podczas zapisywania formularza pracownika pod warunkiem, że nie zostanie wcześniej uzupełniony przez użytkownika. W przypadku, gdy pozostaje on odznaczony, wtedy na formularzu danych kadrowych dodawanego pracownika należy wypełnić pole Akronim. Zaznaczenie parametru Autonumeracji wymaga od użytkownika wypełnienia poszczególnych pól:
  • Schemat numeracji – dostępne są 3 człony: firma, wydział, numer. Każdy człon schematu numeracji może być użyty tylko raz. W schemacie numeracji musi występować numer. Pomiędzy członami schematu numeracji nie może występować <BRAK>. Jeśli w schemacie numeracji użyto członu wydział – to w miejsce tego członu podstawiony zostanie w akronimie pracownika ciąg znaków zapisany w polu Symbol listy płac na formularzu danych wydziału .
  • Separator pól – najczęściej stosowany jest „/” (ang. Slash).
  • Ilość cyfr w autonumerze – maksymalnie 6 cyfr.
  • Symbol firmy – jeśli w schemacie numeracji użyto członu Firma i uzupełniono symbol firmy, to w akronimie pracownika w miejsce tego członu podstawiony zostanie ciąg znaków zapisany w tym polu. Symbol firmy może zawierać maksymalnie 5 znaków.
Zakładka [Naliczanie wypłat] Składka zdrowotna odliczana wyłącznie od podatku z  elementów stanowiących podstawę składek ZUS: – parametr ma wpływ na naliczanie składki zdrowotnej:
  • zaznaczony (domyślne ustawienie) - składka zdrowotna jest ograniczana do wysokości zaliczki podatku naliczonej jedynie od elementów, od których były naliczane składki na ubezpieczenie zdrowotne, zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego (sygn.. akt III UZP 18/15).
  • Nie zaznaczony – przy naliczaniu składki zdrowotnej uwzględniany jest podatek od wszystkich elementów wypłaty, niezależnie czy stanowią podstawę naliczania składek na ubezpieczenie zdrowotne.
Rozlicz dodatki/potrącenia w wypłacie umów cywilnoprawnych parametr decyduje o sposobie naliczania wypłaty umowy cywilnoprawnej i dodatków/potrąceń:
  • zaznaczony (domyślne ustawienie) – umowa i dodatek/potrącenie naliczają się jako jedna wypłata. W dodatku/potrąceniu przypiętym na liście dodatków u pracownika musi być wskazana umowa, z którą powiązany jest dany dodatek.
  • Nie zaznaczony – umowa i dodatek/potrącenie naliczają się jako osobne wypłaty.
Rozlicz zasiłki ZUS i spłaty pożyczek/zaliczek w wypłacie umów cywilnoprawnych – parametr decyduje o tym, czy zasiłki oraz spłaty pożyczek/zaliczek naliczają się jako jedna wypłata czy jako kilka wypłat. Działanie:
  • zaznaczony (domyślne ustawienie) – umowa i zasiłek ZUS oraz spłata pożyczek/zaliczek naliczają się jako jedna wypłata,
  • nie zaznaczony – umowa i zasiłek ZUS oraz spłata pożyczek/zaliczek naliczają się jako kilka odrębnych wypłat.
Podatek dla zleceniobiorców zaokrąglany łącznie dla wypłat z tą samą pozycją PIT – wpływa na sposób naliczania podatku od umów i dodatkowych elementów wypłacanych zleceniobiorcom na tej samej liście płac. Działanie parametru:
  • zaznaczony (domyślne ustawienie) – podatek od umowy i dodatkowych elementów, które wykazywane są w tej samej pozycji PIT co umowa i mają ten sam procent podatku liczony jest łącznie,
  • nie zaznaczony – podatek od umowy i dodatkowych elementów wypłaty liczony jest i zaokrąglany oddzielnie.
Uwaga
Nie można naliczyć wypłaty w przypadku, gdy na jednej liście płac wypłacane są elementy, które mają tą samą pozycję na deklaracji PIT, ale różny procent podatku i dodatkowo jest zaznaczony parametr Podatek dla zleceniobiorców zaokrąglany łącznie dla wypłat z tą samą pozycją PIT. W takiej sytuacji należy odznaczyć parametr lub naliczyć wypłatę na różnych listach płac.
Uwzględniaj wnioski pracownika dot. naliczania podatku jedynie w okresie zatrudnienia  -  zaznaczenie parametru (domyślne ustawienie) powoduje, że w przypadku naliczania wypłaty pracownikowi po zakończeniu stosunku prawnego łączącego go z pracodawcą nie są stosowane złożone w trakcie trwania stosunku pracy wnioski dotyczące naliczania podatku. Jeśli parametr jest zaznaczony, podczas naliczania wypłaty etatowej, innej, zaliczki brutto, której data wypłaty jest późniejsza niż data zwolnienia pracownika mimo ustawienia w danych kadrowych:
  • nie jest odliczana ulga podatkowa,
  • jeśli pracownik ma ustawione podwyższone koszty uzyskania przychodu jako 300 zł (pole Koszty uzyskania przychodu z tytułu: opcja 3 lub 4) w wypłacie będą odliczane w kwocie podstawowej, czyli 250 zł,
  • jeśli pracownik ma ustawione zwolnienie z PIT jako: Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury, Osoba wychowująca co najmniej czworo dzieci, Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski nie będzie ono stosowane.
Licz wyrównanie wynagr. zasad. za pracę wg stawki zaszeregowania – parametr odpowiada za naliczanie wyrównania wynagrodzenia zasadniczego według stawki pracownika w przypadku, gdy wynagrodzenie zasadnicze zostało pomniejszone do zera w związku z nieobecnościami, a pracownik ma przepracowane godziny w ramach obowiązującej go normy w danym miesiącu. Zaznaczenie parametru, gdy zostaną spełnione powyższe warunki spowoduje naliczenie w wypłacie składnika Wyrów. wynagr. zasad. wg stawki zaszer.(Wyrów. wynagr. zasad. wg stawki (oddel.) w przypadku pracowników oddelegowanych do pracy za granicę). Nie licz wyrównania do najniższego wynagr. przy pomniejszeniu za zwoln.chorob. – parametr odpowiada za naliczanie Wyrównania do najniższego wynagrodzenia, w przypadku, gdy pracownik nie otrzymał minimalnego wynagrodzenia za czas przepracowany w związku wystąpieniem nieobecności typu ZUS np. zwolnienia chorobowego. Działanie parametru:
  • zaznaczony – w przypadku, gdy pracownik w danym miesiącu ma nieobecność typu ZUS i w związku z tym nie osiąga minimalnego wynagrodzenia odpowiedniego do czasu przepracowanego, ale przed pomniejszeniem za tą nieobecność miał zagwarantowane wynagrodzenie w kwocie odpowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu za godziny przepracowane łącznie z czasem pracy przypadającym w okresie nieobecności ZUS, wyrównanie do najniższego wynagrodzenia nie zostanie naliczone w wypłacie. Podczas weryfikowania czy pracownik miał zagwarantowane minimalne wynagrodzenie uwzględniane są naliczone w wypłacie elementy zaliczane do najniższego wynagrodzenia (zaznaczony parametr ‘Przyrównuj do najniższego wynagrodzenia’ w typie wypłaty) przed pomniejszeniem za nieobecności typy ZUS np. zwolnienie chorobowe. Jeśli pracownik nie miał zagwarantowanego minimalnego wynagrodzenia wyrównanie do najniższego wynagrodzenia zostanie naliczone tak jak dotychczas. Jeśli w konfiguracji zostaną zaznaczone parametry Nie licz wyrównania do najniższego wynagr. przy pomniejszeniu za zwoln.chorob. oraz Licz wyrównanie wynagr. zasad. za pracę wg stawki zaszeregowania w wypłacie naliczy się Wyrów. wynagr. zasad. wg stawki zaszer., jeśli wynagrodzenie zasadnicze zostało pomniejszone do zera w związku z nieobecnościami, a pracownik ma przepracowane godziny w ramach obowiązującej go normy w danym miesiącu.
  • Niezaznaczony (domyślne ustawienie) – jeśli pracownik za czas przepracowany osiągnął wynagrodzenie w kwocie niższej niż to wynika z minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku, automatycznie w wypłacie zostanie naliczony element Wyrównanie do najniższego wynagrodzenia. Wyliczenie wyrównania do najniższego wynagrodzenia odbywa się według dotychczasowych zasad
Licz pomniejszenie proporcjonalne (domyślnie ustawinie). Parametr odpowiada za sposób pomniejszania wynagrodzenia w okresie wyczekiwania na prawo do wypłaty świadczenia chorobowego. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 21 października 2011 r. w sprawie wynagrodzenia za część miesiąca, w którym pracownik był niezdolny do pracy, ale za ten okres nie nabył prawa do wynagrodzenia należy pomniejszyć wynagrodzenie miesięczne proporcjonalnie, czyli miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy. Przy zaznaczonym parametrze w przypadku wystąpienia u pracownika okresu wyczekiwania na prawo do wypłaty świadczenia chorobowego wynagrodzenie zasadnicze miesięczne jest pomniejszane proporcjonalnie. Gdy parametr jest odznaczony wynagrodzenie zasadnicze miesięczne jest pomniejszone  o 1/30 za każdy dzień nieobecności. Licz wynagr.zasadnicze/mies. wg normy art.130 k.p. w miesiącu zatrudnienia/zwolnienia. Zaznaczenie parametru powoduje, że w przypadku zatrudnienia/ zwolnienia w trakcie miesiąca pracownika mającego stawkę miesięczną, pomniejszenie za okres niezatrudnienia będzie naliczone z zastosowaniem normy czasu pracy wynikającej z art. 130 k.p. Miesięczna stawka zaszeregowania zostanie pomniejszona o wynagrodzenie za okres niezatrudnienia. Wynagrodzenie za okres niezatrudnienia zostanie ustalone przez podzielenie stawki miesięcznej pracownika przez ilość godzin wynikającą z miesięcznej normy wg art. 130 k.p., i pomnożenie przez liczbę godzin przypadająca na okres niezatrudnienia pracownika z jego planu pracy. Jeśli parametr nie jest zaznaczony (domyślne ustawienie), to przy wyliczeniu wynagrodzenia zasadniczego stosowana jest norma czasu pracy wynikająca z planu pracy pracownika. W miesiącu wymagającym uzupełnienia podstawy zasiłku chorobowego:
  • gdy jest dodatek dopełniany, wynagrodzenie za urlop wliczane bez dopełnienia – dotyczy sposobu wliczania wynagrodzenia zasadniczego i wynagrodzeń za urlop wypoczynkowy i okolicznościowy do podstawy chorobowego, gdy pracownik w danym miesiącu miał dodatkowo naliczony dodatek wliczany do zasiłków metodą dopełniać wg dni lub dopełniać wg godzin. Działanie:
    • zaznaczony wynagrodzenie zasadnicze jest wliczane do podstawy chorobowego w kwocie nominalnej, a wynagrodzenie za urlop w kwocie będącej różnicą pomiędzy wynagrodzeniem za urlop, a pomniejszeniem za ten urlop w wynagrodzeniu zasadniczym,
    • niezaznaczony (domyślne ustawienie)w miesiącu, w którym wystąpił zarówno urlop, jaki i nieobecność powodująca dopełnienie (np. zwolnienie lek, urlop bezpłatny) i dodatkowo wypłacony jest element wynagrodzenia wliczany do wynagrodzenia jako ‘Dopełniać wg dni’ lub ‘Dopełniać wg godzin’ wynagrodzenie zasadnicze i wynagrodzenie urlopowe będą dopełniane wg dni
Tym samym powoduje to na wydruku Z-3 warunkowe wykazywanie wynagrodzenia zasadniczego i dodatków urlopowych w różnych kolumnach tabelki ze składnikami miesięcznymi - zależnie od ustawienia parametru gdy jest dodatek dopełniany, wynagrodzenie za urlop wliczane bez dopełnienia.
  • gdy brak dodatku dopełnianego, wynagrodzenie za urlop nie wliczane - dotyczy sposobu wliczania wynagrodzenia zasadniczego i wynagrodzeń za urlop wypoczynkowy i okolicznościowy do podstawy chorobowego, gdy pracownik w miesiącu wystąpienia urlopu i nieobecności usprawiedliwionej nie miał naliczonego dodatku wliczanego do zasiłków metodą dopełniać wg dni lub dopełniać wg godzin. Działanie parametru:
    • zaznaczony (domyślne ustawienie)- w miesiącu, w którym wystąpił zarówno urlop, jaki i nieobecność powodująca dopełnienie (np. zwolnienie lek, urlop bezpłatny) do podstawy zasiłku zostanie wliczone wynagrodzenie zasadnicze w pełnej nominalnej wysokości wynikające z umowy pracownika. Wynagrodzenie za czas urlopu nie zostanie uwzględnione.
    • niezaznaczony – do podstawy zasiłku wliczane jest wynagrodzenie zasadnicze nominalne w kwocie skorygowanej o pomniejszenie za czas urlopu oraz wynagrodzenie za czas urlopu w kwocie faktycznie wypłaconej,
Zaznaczenie parametru gdy brak dodatku dopełnianego, wynagrodzenie za urlop nie wliczane wpływa na wykazywanie wynagrodzenia za czas urlopu na wydruku Z-3. Gdy parametr jest zaznaczony wynagrodzenie za czas urlopu nie jest uwzględniane. Gdy nie jest zaznaczony w kolumnie 8 wykazywana jest „nadwyżka urlopowa” (różnica między wynagrodzeniem za czas urlopu, a pomniejszeniem za ten urlop generowanym w wynagrodzeniu zasadniczym). Bilansowanie wynagrodzenia powyżej/poniżej normy – parametr umożliwia bilansowanie wynagrodzenia powyżej normy z wynagrodzeniem poniżej normy w obrębie danej strefy. Działanie parametru:
  • zaznaczony (domyślne ustawienie) – wynagrodzenie powyżej normy jest bilansowane z wynagrodzeniem poniżej normy w obrębie danej strefy czasu pracy. Bilansowanie dotyczy elementów wynagrodzenia powyżej/poniżej normy generowanych jako część wynagrodzenia zasadnicze i innych składników, które w konfiguracji mają zaznaczone automatyczne korygowanie z tytułu odchyłek od normy oraz naliczanych jako oddzielne elementy wypłaty.
  • niezaznaczony – wynagrodzenie powyżej/poniżej normy nie jest bilansowane.
Pomniejszenie podst. składek społ. właściciela liczone od kwoty najniższej podstawy, gdy zadeklar. dochód wyższy - parametr odpowiadana za sposób wyliczania dochodu deklarowanego stanowiącego podstawę składek społecznych dla osób prowadzących działalność gospodarczą, które zadeklarowały opłacanie składek od podstawy wyższej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, w przypadku wystąpienia nieobecności oraz rozpoczęcia/zakończenia działalności w trakcie miesiąca
  • zaznaczony- pomniejszana jest tylko ta część zadeklarowanej kwoty, która odpowiada wysokości najniższej obowiązującej podstawy składek społecznych, czyli 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego,  zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 11 lipca 2019 r., sygn. akt III UZP 1/19.
  • nie zaznaczony (domyślne ustawienie)- pomniejszana jest cała zadeklarowana kwota dochodu deklarowanego stanowiącego podstawę składek społecznych.
Możliwość liczenia wypłat po zaimportowaniu list płac pracą rozproszoną – parametr związany z funkcjonalnością przenoszenia list płac między bazami w celu zaksięgowania. Decyduje o możliwości naliczania wypłat w bazie z zaimportowanymi listami płac pracą rozproszoną. Działanie parametru:
  • zaznaczony – możliwość tworzenia list płac oraz naliczania wypłat w bazie, gdzie są zaimportowane listy płac,
  • nie zaznaczony (domyślne ustawienie) – zablokowane dodawanie list płac i naliczanie wypłat.
Ostrzeganie w płacach o niezgodności wydziału z wybraną listą płac - jeśli parametr jest zaznaczony i określono dla wydziału symbol listy płac, to w przypadku wybrania nieodpowiedniej listy płac pojawi się ostrzegawczy komunikat. Automatyczne generowanie opisu analitycznego w wypłatach  - jeśli parametr jest zaznaczony, to podczas liczenia wypłat opis analityczny zostaje naniesiony na elementy wypłaty. Opis analityczny przepisywany jest z danych kadrowych pracownika. Standardowo parametr jest zaznaczony. Opis analityczny dopłat do nadgodzin zgodny z opisem czasu pracy – jeśli parametr jest zaznaczony, to opis analityczny dla dopłat do nadgodzin i dopłat do godzin nocnych jest pobierany z kalendarza lub zestawienia czasu pracy pracownika – niezależnie od stref. Jeśli parametr jest niezaznaczony, opis pozostaje zgodny z opisem w kadrach. Parametr jest domyślnie niezaznaczony.
Przykład
Pracownik zatrudniony na cały etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 8h dziennie,  jest przypisany do Wydziału  A. W marcu powinien przepracować 184h a przepracował 186h ponieważ na czasie pracy w dniu 10.03 odnotowano 2 nadgodziny w projekcie B. Pozostały czas pracy jest odnotowany w projekcie A. W wypłacie pracownika naliczyła się ‘Dopłata do nadgodzin 50%’ w kwocie 27,17 zł W przypadku gdy parametr Opis analityczny dopłat do nadgodzin zgodny z opisem czasu pracy będzie zaznaczony opis składnika ‘Dopłata do nadgodzin 50%’ wygeneruje się zgodnie z proporcją wynikającą z globalnego czasu pracy w miesiącu, czyli: Wydział A- 98,9247 % = 26,88 zł Wydział B- 1,0753 %= 0,29 zł
  Koszty uzyskania dla wieloetatowca liczone oddzielnie dla każdego etatu – (. Działanie:
  • nie zaznaczony - (domyślne ustawienie) – koszty uzyskania przychodu liczone łącznie w pierwszej z wypłat w danym miesiącu deklaracji, a ich wysokość pobierana z Etatu podstawowego,
  • zaznaczony – koszty uzyskania przychodu liczone oddzielnie dla każdego etatu pracownika, a wysokość pobierana z tego etatu, dla którego liczona jest dana wypłata.
Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty- parametr decyduje o momencie powstania przychodu i pobrania podatku od składek PPK finansowanych przez pracodawcę. Ustawienie parametru jest zapamiętywane historycznie. Użytkownik może wskazać, od którego miesiąca deklaracji ma obowiązywać zmiana. Działanie parametru: Zaznaczony – podatek jest naliczany na podstawie składek PPK naliczonych w bieżącej wypłacie. Elementy Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A, Przychód z tytułu PPK/kontrakt menadż., Przychód z tytułu PPK/rada nadzorcza, Przychód z tytułu PPK/umowa o dzieło oraz własne elementy oznaczone jako Przychód z tytułu PPK dla umów są naliczane automatycznie w wypłatach etatowych, umowach, zaliczkach brutto oraz innych, w których zostały naliczone składki PPK. Element nalicza się w kwocie będącej sumą składek PPK podstawowych i dodatkowych pracodawcy pobranej z bieżącej wypłaty i od tej kwoty jest pobierany podatek. Niezaznaczony (domyślne ustawienie) – podatek od składek PPK finansowanych przez pracodawcę jest naliczany na podstawie kwot składek naliczonych w poprzednim miesiącu deklaracji w stosunku do miesiąca deklaracji, który jest ustawiony na liście płac, na której jest naliczana bieżąca wypłata. Elementy Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A,Przychód z tytułu PPK/kontrakt menadż., Przychód z tytułu PPK/rada nadzorcza, Przychód z tytułu PPK/umowa o dzieło oraz własne elementy oznaczone jako Przychód z tytułu PPK dla umów są naliczane automatycznie w wypłatach etatowych oraz umowach. W wypłacie etatowej naliczany jest element Przychód z tytułu PPK/E w kwocie będącej sumą składek PPK pracodawcy z poprzedniego miesiąca naliczonych w wypłatach etatowych, innych oraz zaliczkach brutto. W wypłacie umowy elementy Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A są naliczane w kwocie składek naliczonych w wypłatach umów. W przypadku, gdy pracownik ma w danym miesiącu kilka wypłat etatowych lub umów przychód z tytułu PPK i podatek jest naliczany tylko w pierwszej wypłacie. W drugiej zostanie doliczony jedynie w przypadku, gdy zostanie usunięty z pierwszej wypłaty. W przypadku  zmiany formy zatrudnienia w celu naliczenia podatku od składek PPK z poprzedniego miesiąca należy w miesiącu, w którym powstał przychód naliczyć wypłatę i dodać odpowiedni element Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A, Przychód z tytułu PPK/kontrakt menadż., Przychód z tytułu PPK/rada nadzorcza, Przychód z tytułu PPK/umowa o dzieło oraz własne elementy oznaczone jako Przychód z tytułu PPK dla umów, w zależności od tego z jakiego źródła jest to przychód. Zmiana sposobu naliczania podatku od PPK w trakcie funkcjonowania programu PPK w firmie 1. W przypadku, gdy do tej pory podatek od PPK był pobierany od razu w wypłacie, w której zostały naliczane składki PPK, aby zmienić sposób naliczania podatku należy w konfiguracji ustawić okres, od którego ma obowiązywać zmiana i odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’. Okres powinien być ustawiony zgodnie z ustawieniami miesiąca i roku deklaracji z listy płac, na której będzie naliczana pierwsza wypłata po zmianie. W wypłacie, której okres deklaracji będzie zgodny z datą zmiany ustawienia parametru nie zostanie naliczony podatek od PPK. W kolejnej wypłacie podatek zostanie naliczony od składek PPK naliczonych w poprzednim miesiącu
Przykład
Firma naliczała podatek od PPK od razu w wypłacie, w której były naliczane składki i wpłacała je do instytucji finansowej w miesiącu wypłaty wynagrodzenia. Podatek był naliczany w ten sposób do wypłat, które mają ustawiony okres deklaracji jako 12/2019. Firma chce przekazywać wpłaty do PPK do 15. dnia miesiąca kolejnego w stosunku do miesiąca, w którym składki PPK zostały naliczone i w tym miesiącu pobierać podatek od składek finansowanych przez pracodawcę. W konfiguracji firmy Użytkownik powinien odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’ od stycznia 2020. W wypłacie, która będzie wypłacona w styczniu 2020 (decyduje wskazany okres deklaracji na liście płac) podatek od PPK nie zostanie naliczony w ogóle, w związku z tym, że podatek od składek PPK został pobrany w poprzednim miesiącu. W wypłatach wypłaconych w lutym 2020 r. zostanie naliczony podatek od składek PPK ze stycznia 2020 r.
2. W przypadku, gdy firma przekazywała wpłaty do instytucji finansowej w kolejnym miesiącu, w stosunku do miesiąca, w którym zostały obliczone i podatek od PPK był naliczany dopiero w tym miesiącu (Użytkownik zmieniał domyślnie wyliczoną kwotę przychodu PPK w wypłatach, usuwał standardowy składnik Przychód z tytułu PPK lub stosował niestandardowe elementy), aby zmienić sposób naliczania podatku należy w konfiguracji ustawić okres, od którego ma obowiązywać zmiana i odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’. Okres powinien być ustawiony zgodnie z ustawieniami miesiąca i roku deklaracji z listy płac, od której podatek był pobierany w kolejnym miesiącu. W wypłacie, której okres deklaracji będzie zgodny z datą zmiany ustawienia parametru nie zostanie naliczony podatek od PPK. W kolejnej wypłacie podatek zostanie naliczony od składek PPK naliczonych w poprzednim miesiącu.
Przykład
Firma przekazywała wpłaty do instytucji finansowej do 15. dnia miesiąca kolejnego w stosunku do miesiąca, w którym składki PPK zostały naliczone i w miesiącu wpłaty pobierała podatek od składek finansowanych przez pracodawcę. W wypłatach były wprowadzane ręczne modyfikacje, aby podatek był naliczany na podstawie składek PPK pracodawcy obliczonych w poprzednim miesiącu. Podatek był naliczany w ten sposób od wypłat, które mają ustawiony okres deklaracji jako 10/2019 do 12/2019. Firma chce nadal przekazywać wpłaty do PPK w kolejnym miesiącu. W konfiguracji firmy Użytkownik powinien odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’ od października 2019. W wypłacie, która będzie wypłacona w styczniu 2020 (decyduje wskazany okres deklaracji na liście płac) podatek od PPK zostanie naliczony od składek PPK pracodawcy obliczonych w poprzednim miesiącu.
Przykład
Firma chce przekazywać wpłaty do PPK do 15. dnia miesiąca kolejnego w stosunku do miesiąca, w którym składki PPK zostały naliczone i w tym miesiącu pobierać podatek od składek finansowanych przez pracodawcę. Firma zaczęła naliczać składki PPK dla pracowników od wypłat, które zostały naliczone w listopadzie 2019 (okres deklaracji na liście płac 11/2019). W tych wypłatach Użytkownik nie pobrał podatku od naliczonych składek PPK pracodawcy (element Przychód z tytułu PPK został usunięty). Aby w wypłatach wypłaconych w grudniu i w miesiącach kolejnych podatek był naliczany od składek z poprzedniego miesiąca w konfiguracji firmy Użytkownik powinien ustawić okres jako listopad 2019 i odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’. W wypłacie, która będzie wypłacona w grudniu 2019 (decyduje wskazany okres deklaracji na liście płac) podatek od PPK zostanie naliczony od składek PPK pracodawcy obliczonych w listopadzie 2019.
Dotyczy wersji: 2020.3.1
Uwaga: Od wersji Comarch ERP XL HR 2020.3.1 parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty' w nowych bazach nie jest zaznaczony domyślnie. W wersjach 2020.1.2 i 2020.2.1 był zaznaczony automatycznie. Podczas konwersji bazy danych z wersji 2020.1.2 lub 2020.2 ustawienie parametru nie będzie zmienione. Podczas konwersji z wersji wcześniejszej niż 2020.1.2 parametr domyślnie nie będzie zaznaczony. treść treść treść  
Przychód z tytułu PPK liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika. Parametr decyduje o  automatycznym naliczaniu przychodu z tytułu PPK w przypadku zwolnienia pracownika lub zakończenia umowy zleceniobiorcy w firmie, w której składki PPK są przekazywane do instytucji w kolejnym miesiącu w stosunku do ich pobrania z wypłaty ( nie jest zaznaczony parametr Nalicz podatek od składek PPK na podstawie składek z bieżącej wypłaty). Przy zaznaczonym parametrze, gdy:
  • pracownik etatowy w zapisie historycznym przypadającym na okres wynagrodzenia ma odnotowana datę zwolnienia i nie ma wpisanej informacji o przedłużeniu zatrudnienia,
  • zleceniobiorca ma umowę, która kończy się w miesiącu, za który jest naliczana wypłata i nie ma wprowadzonej informacji o kolejnej umowie, której okres od - do zawiera chociaż jeden dzień z kolejnego miesiąca w stosunku do naliczanej wypłaty podczas naliczania wypłaty za ostatni okres zatrudnienia pracownika etatowego lub zakończenia umowy cywilnoprawnej zostanie automatycznie (w tle) utworzona lista płac o rodzaju: Przych. PPK po zwolnieniu, na której pracownikowi zostanie naliczona wypłata.
W wypłacie naliczonej do listy płac o rodzaju: Przych. PPK po zwolnieniu zostanie naliczony element Przychód z tytułu PPK odpowiedni dla przychodu naliczonego w ostatniej wypłacie (Przychód z tytułu PPK/E dla wypłat etatowych, przychód PPK powiązany z daną umową w przypadku umów cywilnoprawnych) w wysokości wynikającej ze składek PPK finansowanych przez pracodawcę z ostatniej wypłaty. Kwota przychodu PPK naliczonego po zwolnieniu pracownika jest automatycznie uaktualniana w przypadku zmiany kwot lub elementów wypłaty za ostatni miesiąc zatrudnienia mających wpływ na kwotę składek PPK. Od tego przychodu nie zostanie naliczona zaliczka podatku, ponieważ od przychodu PPK powstałego po okresie zatrudnienia pracownika / zleceniobiorcy nie będzie już możliwości pobrania zaliczki na podatek. Kod tytułu ubezpieczenia będzie zgodny z danymi ustawionymi na formularzu danych kadrowych. Kwota przychodu z tytułu PPK zostanie wykazana:
  • w deklaracji PIT-11 - za rok, zgodny z rokiem deklaracji ustawionym na liście, na której naliczono przychód PPK po zwolnieniu,
  • w deklaracji ZUS RCA - w miesiącu zgodny z miesiącem deklaracji ustawionym na liście, na której naliczono przychód PPK po zwolnieniu.
Zakładka [Wynagrodzenie/ekwiwalent za urlop] Średnia do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty - wpływa na sposób wyliczania dodatku urlopowego przez program. Zaznaczenie parametru oznacza obliczanie przeciętnego wynagrodzenia do urlopu wg daty wypłaty. Przykładowo - wynagrodzenie za urlop udzielony w maju 2008 liczyć się będzie ze średniej z wypłat: za styczeń (wypłaconej w 02/2008), za luty (wypłaconej w 03/2008) i za marzec (wypłaconej w 04/2008).
  • uwzględnij liczbę przepracowanych godzin z okresu, z którego została ustalona podstawa- Przy zaznaczonym parametrze czas pracy wliczany do podstawy jest uwzględniany z miesięcy, które są wliczone do podstawy, a nie czas zgodny z okresem, za który dodatek był wypłacony. Jeśli pracownik ma wypłaty z przesunięciem i ma wypłacane elementy zmienne to zostanie przyjęty czas z miesiąca wypłaty składnika, a nie z miesiąca, za który przysługiwał
Wynagrodzenie zasadnicze/miesiąc nie wliczane do podstawy urlopu. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony. Po zaznaczeniu program działa następująco:
  • dla standardowego wynagrodzenia zasadniczego/miesiąc nie jest generowany składnik pomniejszenia za czas standardowych urlopów: urlop wypoczynkowy, urlop okolicznościowy, urlop opiekuńczy kp 188 (2 dni), urlop szkoleniowy,
  • w podstawie liczonej dla urlopu wypoczynkowego i okolicznościowego nie jest uwzględniane wynagrodzenie zasadnicze miesięczne.
Uwaga
Jeśli parametr Wynagrodzenie zasadnicze/miesiąc nie wliczane do podstawy urlopu jest zaznaczony i pracownik ma w danym miesiącu odliczane 50% koszty uzyskania przychodu oraz urlop, koszty uzyskania liczą się od pełnej kwoty wynagrodzenia zasadniczego. Podstawa obliczania 50% kosztów nie jest pomniejszana o urlop. Parametr nie ma wpływu na liczenie podstawy Ekwiwalentu za urlop, tu wynagrodzenie zasadnicze jest uwzględniane niezależnie od ustawienia parametru.
Ekwiwalent za urlop liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika – zaznaczenie parametru (domyślne ustawienie) skutkuje automatycznym naliczeniem składnika ‘Ekwiwalent za niewykorzystany urlop’ dla zwolnionego pracownika, który nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. W przypadku niezaznaczenia parametru, Użytkownik chcąc wypłacić ‘Ekwiwalent za niewykorzystany urlop’ zwolnionemu pracownikowi, będzie musiał dodać go ręcznie w wypłacie pracownika. Wynagrodzenie powyżej/ poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty (domyślnie zaznaczony) parametr określa, czy wymienione składniki będą wykazywane jako oddzielne elementy wypłaty, czy jako składniki wynagrodzenia zasadniczego. Po zaznaczeniu tego parametru uaktywniają się dwa dodatkowe parametry:
  • Oddzielnie wypłacone ‘powyżej normy’ wliczane do podstawy urlopu/ekwiwalentu – zaznaczenie parametru powoduje uwzględnienie w podstawie wynagrodzenia za urlop / ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wynagrodzenia powyżej normy,
  • Oddzielnie wypłacone ‘poniżej normy’ wliczane do podstawy urlopu/ekwiwalentu – zaznaczenie parametru powoduje uwzględnienie w podstawie wynagrodzenia za urlop / ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wynagrodzenia poniżej normy.
Uwaga
Gdy powyżej normy” i „poniżej normy” są częścią wynagrodzenia zasadniczego miesięcznego – to nie są wliczane do podstawy urlopowej.
Elementy zmienne dopełniane z uwzględn. łącznej ilości dni pracy i normy z całego okresu przyjętego do wylicz. ekwiwal. - W przypadku zaznaczenia parametru jeśli pracownik w okresie, z którego są przyjmowane elementy zmienne do podstawy nie przepracował całego okresu elementy, które powinny być dopełnione - mają ustawioną opcję wliczania do ekwiwalentu jako 'wliczać po dopełnieniu', 'wliczać po przeliczeniu i dopełnieniu' oraz 'wliczać jak zasadnicze' (dla pracowników zatrudnionych na stawce godzinowej) - z każdego miesiąca (w tym z miesięcy gdzie nie było nieobecności) są dzielone przez czas przepracowany zsumowany z miesięcy, z których uwzględniamy elementy i pomnożone przez normę ustaloną także ze wszystkich miesięcy, które wliczamy do podstawy. W przypadku gdy parametr jest odznaczony podczas wyliczania podstawy ekwiwalentu za urlop  dopełniany jest tylko miesiąc, w którym wystąpiła nieobecność. Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy wliczane do ekwiwalentu bez dopełnienia (domyślnie niezaznaczony) – w przypadku zaznaczenia parametru standardowe wynagrodzenie powyżej/poniżej normy jest wliczane do podstawy ekwiwalentu jakby były zdefiniowane jako wliczane metodą ‘po przeliczeniu bez dopełnienia’. Dopłata za nadgodziny i godziny nocne wliczane do ekwiwalentu za urlop bez dopełnienia - parametr domyślnie niezaznaczony. W przypadku zaznaczenia parametru standardowe dopłaty do nadgodzin i za godziny nocne wliczane jakby były zdefiniowane jako wliczane metodą ‘po przeliczeniu bez dopełnienia’. Przy domyślnym ustawieniu (parametr nie zaznaczony) – wliczane są metodą ‘po przeliczeniu i dopełnianiu. Dopłata za pracę w nocy wliczana do najniższego wynagrodzenia – parametr decydujący, o tym, czy przy wyliczaniu wyrównania do minimalnej płacy uwzględniać dopłatę za pracę w nocy. Zakładka [Spłaty pożyczek] Nie generuj spłaty pożyczki na liście wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych – gdy udzielono pracownikowi pożyczki, spłata automatycznie pojawia się na liście płac ETAT i UMOWA. W przypadku, gdy omawiany parametr zostanie zaznaczony, spłata pożyczki będzie generować się automatycznie tylko na listach płac ETAT. Ogranicz spłatę pożyczki w wypłacie etatowej do kwoty netto do wypłaty – parametr umożliwia ograniczenie kwoty spłaty pożyczki do kwoty netto wypłaty. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony. Spłaty pożyczek doliczane po ograniczeniu potrąceń – parametr wpływa na wyliczenie kwoty spłaty pożyczki w przypadku, gdy pracownik ma zajęcie wynagrodzenia. Zaznaczenie parametru powoduje, że spłaty pożyczek zarówno rata kapitałowa jak i odsetki będą liczone dopiero po wyliczeniu potrąceń według grup ograniczeń. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony. Podstawa urlopu/ekwiwalentu liczona z okresu dłuższego niż 90 dni dla prac. tymcz. – parametr wpływa na wyliczenie podstawy wynagrodzenia za czas urlopu i ekwiwalentu za niewykorzystany urlop dla pracowników tymczasowych w przypadku, gdy okres 90 dni zatrudnienia zaczął się w trakcie poprzedniego zatrudnienia u danego pracodawcy. Użytkownik może zdecydować czy podstawa ma być naliczona z okresu dłuższego niż 90 dni (będzie uwzględniony cały okres zatrudnienia w obrębie miesiąca u danego pracodawcy-użytkownika obejmujący dzień przekroczenia 90 dni) czy krótszego (okres zatrudnienia w trakcie którego następuje przekroczenie 90 dni, jest pomijany).
Przykład
Pracownik ma następujące okresy zatrudnienia: - 20.02.2017 – 10.04.2017 – pracodawca A, - 11.04.2017 – 17.04.2017 – pracodawca B, - 18.04.2017 – 30.06.2017 – pracodawca A. Pracownik 16 czerwca przebywa na urlopie wypoczynkowym. Pracownik pracował u różnych pracodawców, dlatego podstawę wynagrodzenia za czas urlopu należy naliczyć z wynagrodzenia osiągniętego u pracodawcy A za okres 90 dni zatrudnienia. 90 dzień wstecz zatrudnienia u pracodawcy A wypada 24.02.2017. W związku z tym, że 90 dzień wypada w trakcie zatrudnienia w lutym, w zależności od ustawienia parametru Podstawa urlopu/ekwiwalentu naliczana z okresu dłuższego niż 90 dni dla prac. tymcz. podstawa zostanie ustalona następująco: -zaznaczony - w podstawie zostanie uwzględnione wynagrodzenie za okres zatrudnienia wynoszący 94 dni. Wynagrodzenie za luty zostanie wliczone do podstawy urlopu, -niezaznaczony – podstawa zostanie wyliczona z okresu zatrudnienia wynoszący 85 dni; wynagrodzenie za luty nie zostanie uwzględnione w podstawie.

Parametry współpracy z Altum / z XL

Parametry współpracy z XL

Współpraca z systemem Comarch ERP XLXL W związku ze zmianami po stronie Comarch ERP XL od wersji 2024.1.1 parametr jest nieaktywny. W przypadku współpracy Comarch ERP Optima z systemem Comarch ERP XL w  wersji 2017.0 lub wyższej, wszystkie parametry dotyczące synchronizacji bazy Comarch ERP XL z bazą kadrowo‑płacową są ustawiane wyłącznie z poziomu modułu Administrator Comarch ERP XL. W konfiguracji bazy kadrowo – płacowej informacje o synchronizowanej bazie są wyświetlane tylko do podglądu (bez możliwości edycji). Współpraca z systemem Comarch ERP XL polega na synchronizacji danych kadrowych i możliwości księgowania wypłat do Comarch ERP XL.
Uwaga
W przypadku współpracy z Comarch ERP XL w wersji 2017.0 bądź wyższej, wszystkie ustawienia konfiguracyjne dotyczące synchronizacji wprowadzane są wyłącznie z poziomu modułu Administrator systemu Comarch ERP XL. Wówczas z poziomu konfiguracji modułu kadrowo-płacowego opisane wyżej parametry są dostępne tylko do podglądu, bez możliwości edycji. W sytuacji, gdy moduł płacowy Comarch ERP Optima współpracuje z systemem Comarch ERP XL, zmienia się wygląd konfiguracji programu. Zmienne konfiguracyjne dotyczą tylko modułu płacowego.
Operator - w polu należy wskazać Operatora, którego akronim będzie widoczny w zapisach powstałych w Comarch ERP Optima, w wyniku operacji wykonanych z poziomu programu Comarch ERP XL. Jeśli z poziomu programu Comarch ERP XL jest prawidłowo ustawiona współpraca z modułem płacowym, czyli jest stosowana dwukierunkowa synchronizacja danych, dane między bazami są synchronizowane automatycznie podczas wykonywania dodawania/zmiany/usuwania danych podlegających synchronizacji.  [/su_list]

Parametry współpracy z Altum

W gałęzi Parametry współpracy z Comarch ERP Altum wyświetlane są ustawienia dotyczące współpracy z Comarch ERP Altum. Parametr wskazujący, że jest włączona współpraca z Comarch ERP Altum, a także nazwa serwera i bazy Altum, nie są edytowalne z poziomu Comarch ERP Optima – są ustawiane wyłącznie z poziomu programu Comarch ERP Altum. Po zmodyfikowaniu parametrów współpracy z Comarch ERP Optima w konfiguracji Comarch ERP Altum, konieczne jest wykonanie w Comarch ERP Optima odświeżenia konfiguracji przez wszystkich zalogowanych Operatorów. W tym oknie należy jedynie wskazać Operatora, którego akronim będzie widoczny w zapisach powstałych w Comarch ERP Optima, w wyniku operacji wykonanych z poziomu programu Comarch ERP Altum. W bazie danych Comarch ERP Optima zsynchronizowanej z Comarch ERP Altum dostępna jest funkcjonalność związana z modułem Płace i Kadry Plus. Nie jest możliwe skonfigurowanie współpracy modułu kadrowo-płacowego równocześnie z Comarch ERP AltumComarch ERP XL. Dla poprawnego działania synchronizowane bazy Comarch ERP OptimaComarch ERP Altum powinny być umieszczone na dwóch oddzielnych serwerach SQL (dwóch instancjach). Wynika to ze zróżnicowania wspieranych wersji językowych. Współpraca z systemem Comarch ERP Altum polega na synchronizacji danych kadrowych: dodanie, modyfikacja lub usunięcie pracownika w jednej z zsynchronizowanych baz - Comarch ERP Optima, bądź Comarch ERP Altum - powoduje wykonanie analogicznej operacji w drugiej z powiązanych ze sobą baz. W danych kadrowych pracownika zapisywana jest informacja o operatorze dokonującym zapisów z poziomu Comarch ERP Altum, wskazanym jako operator dla zapisów z programu Comarch ERP Altum w Comarch ERP Optima. Synchronizacji na tych samych zasadach podlegają atrybuty pracowników, zdefiniowane jako synchronizowane z Comarch ERP Altum.

RCP (formaty i reguły)

RCP formaty importu

Współpraca z RCP dostępna jest w module Płace i Kadry Plus po zaznaczeniu parametru Używanie RCP do ewidencji czasu pracyKonfiguracji Firmy/ Płace / Parametry. Funkcja przydatna zwłaszcza w dużych firmach wykorzystujących czytniki RCP do rejestracji czasu pracy pracowników i chcących powiązać odczyty z RCP z systemem wynagrodzeń, głównie w zakresie rozliczania nadgodzin. Po zaznaczeniu parametru, zapisaniu zmian w konfiguracji i po ponownej edycji pojawią się dwie gałęzie:
  • RCP formaty importu – lista zdefiniowanych formatów importu,
  • RCP reguły wygładzania – lista zestawów parametrów dotyczących nanoszenia automatycznych korekt podczas importu z pliku RCP.
Konfiguracja formatów importu RCP jest w formie listy ułożonej alfabetycznie według nazw, wyszukiwanie wspierane jest za pomocą lokatora. Przyciskiem  Dodaj można zdefiniować formaty importu plików RCP z ogólnymi założeniami dotyczącymi importu danych z tych plików. Istnieje możliwość kopiowania między bazami ustawień dotyczących RCP z Narzędzi /Import z innych baz/RCP formaty importu. Formularz definicji formatu importu RCP zawiera następujące pola:
  • Nazwa – pole tekstowe 40 znaków – wymagana unikalność.
  • Rodzaj importu – są możliwe dwie opcje: Import z pliku tekstowego oraz Import z bazy Comarch ERP XL.
  • RCP jako „lista obecności” bez szczegółowego zapisu godzin – flaga domyślnie bez zaznaczenia. Przy imporcie oznacza to, że jakikolwiek zapis w pliku na dany dzień dla pracownika jest równoznaczny z dopisaniem w jego kalendarzu obecności zgodnej z ustawieniami w planie pracy.
  • Format pliku – jest to pole tekstowe 50-znakowe, pozwalające na zapisanie za pomocą odpowiednich masek formatu wiersza z pliku tekstowego generowanego przez czytnik RCP.
Dostępneformacie pliku maski i ich znaczenie:
  • R – rok
  • M – miesiąc
  • D – dzień
  • g – godzina
  • m – minuta
  • N – numer karty RCP
  • O – wykonywana operacja – akcja (wejście/wyjście)
  • X – znak ignorowany – czyli nieistotny przy imporcie.
Uwaga
Pole format pliku jest nieaktywne przy ustawieniu opcji importu z Comarch ERP XL.
  • Oznaczenie wejścia – pole 8-znakowe – pozwalające zapisać, jaki ciąg cyfr w pliku RCP oznacza wejście. Istnieje z możliwość zapisania wielu kolejnych ciągów znaków oddzielonych średnikami, jeśli różne zapisy w pliku mają być interpretowane identycznie przy imporcie (np. zarówno 10, 11 jaki i 12 mają oznaczać wejście – zapisujemy to jako: 10;11;12).
  • Analogicznie obsługiwane są pola:
    • Oznaczenie wyjścia
    • Oznaczenie wejścia służbowego
    • Oznaczenie wyjścia służbowego
  • Strefa dla zapisu wejść zwykłych – pole nieaktywne dla opcji RCP jako lista obecności:
    • Zgodna z pierwszą strefą z planu pracy w danym dniu – flaga domyślnie zaznaczona,
    • Inna – pole na wpisanie strefy (dostępna lista stref) – aktywne tylko, gdy nie zaznaczono flagi wskazującej na strefę z planu pracy.
  • Strefa dla zapisu wejść służbowych – pole nieaktywne dla opcji RCP jako lista obecności:
    • Zgodna z pierwszą strefą z planu pracy w danym dniu – domyślnie zaznaczony,
    • Inna – pole na wpisanie strefy – aktywne tylko, gdy nie zaznaczono flagi wskazującej na strefę z planu pracy.
  • Ścieżka dostępu do pliku RCP – nieaktywna dla opcji importu z Comarch ERP XL.
Po wypełnieniu formatu użytkownik może go dodatkowo ręcznie korygować lub uzupełniać.
Uwaga
W pliku tekstowym wejścia i wyjścia pracownika muszą być wprowadzone jako osobne wpisy (wiersze). Oznaczenia „wejścia” i „wyjścia” nie mogą być takie same.
Przykład
Jeśli czytnik zapisuje rok w formacie dwucyfrowym, to podpowiedziane RRRR (4 znaki) należy skrócić do RR (2 znaków). Podobnie w przypadku numeru karty RCP - jeśli jest zapisywana na mniejszej (lub większej) liczbie znaków niż proponowana, to podstawione NNNN należy odpowiednio skrócić, albo dopisać brakującą ilość liter N.

Edycja formatu importu RCP

Na formularzu znajduje się parametr Nieaktywny. Zaznaczenie tego pola oznacza, że nie jest już w bazie używany i można w ten sposób go ukryć na liście dostępnych formatów.
Uwaga
Przed importem pliku RCP do programu należy sprawdzić, czy po ostatniej linii pliku tekstowego jest pojedynczy <ENTER>, w przeciwnym wypadku plik się nie zaimportuje .

RCP reguły wygładzania

Zawiera Standardową regułę wygładzania (skrót Standard). Standardowa reguła wygładzania przy kreowaniu nowej bazy jest domyślnie dodawana. Reguła ta podlega edycji tj. może być modyfikowana przez Operatora.
Uwaga
Reguła Standard i przy kreowaniu nowej bazy nie jest domyślnie przypisywana do najwyższej gałęzi w strukturze organizacyjnej – wydziału FIRMA.
Układ formularza reguły, na którym definiowane są zasady nanoszenia automatycznych korekt na etapie importu czasu pracy z plików tekstowych generowanych przez czytniki RCP:
  • Nazwa – pole tekstowe 40-znakowe – wymagana unikalność w obrębie bazy.
  • Akronim – pole tekstowe 8-znakowe – również unikalne (używane jest do wyświetlania na formularzach wydziału i pracownika).
Edycja wybranego wiersza (obsługi określonego typu błędu) na formularzu reguły polega na podniesieniu formularza Reguła wygładzania potencjalnego błędu dla wskazanego wiersza – ikoną . Sposób edycji poszczególnych pól opisano poniżej. Wartości ustawione dla poszczególnych błędów po zapisaniu będą wyświetlane na liście reguł w odpowiednich kolumnach. Dla wskazanego wyjątku (błędu) można wybrać jeden z trzech możliwych scenariuszy:
  • Bez korekty – import bez korekt,
  • Pomijać – pomijany przy imporcie,
  • Modyfikować – modyfikowany przy imporcie.
Jeśli dla danego wyjątku nie ma żadnej predefiniowanej metody zmiany (np. wyjątek 3 – wielokrotne zapisy o tej samej godzinie), bo zakładamy, że jest możliwe tylko pominięcie wiersza przy imporcie albo jego wczytanie bez korekty, to wybór akcji ograniczony jest do dwóch pierwszych pozycji. Jeśli dla danego wyjątku wybrano modyfikację jako akcję, to dodatkowo jest aktywne pole Metoda modyfikacji – wybór spośród predefiniowanych wariantów korekty. Wybór sposobu modyfikacji ma listę rozwijaną. Okno Edycji reguły wygładzania RCP zawiera:
  • Opis wyjątku – opis potencjalnego błędu w pliku – tekst nie podlegający edycji przez operatora.
  • Liczba minut – pole typu liczba całkowita – pozwalające na doprecyzowanie warunku opisanego w kolumnie 1.
  • Akcja – możliwość wyboru jednej z trzech opcji dla każdego z wierszy: Bez korekty/ Pomijać/ Modyfikować.
  • Metoda modyfikacji – lista z wyborem rodzaju korekty – pozycje na liście zależne od wiersza (rodzaju błędu) – pole aktywne (a przy imporcie używane) tylko wówczas, gdy jako rodzaj akcję ustawiono modyfikację.
  • Liczba minut – pole typu liczba całkowita – pozwalające na doprecyzowanie sposobu modyfikacji.
Wyjątki obsługiwane przez reguły wygładzania Poniżej opisano wyjątki (parametry) dostępne przy definiowaniu reguł wygładzania. Podane ilości minut – dotyczy to zarówno minut dotyczących opisu wyjątku jak i minut dotyczących danej metody modyfikacji - są tylko wartościami proponowanymi – podlegającymi modyfikacji przez użytkownika.

Lista wyjątków zdefiniowanych dla reguł wygładzania:

Lp.Opis wyjątkuLiczba minutBez korektyPomińModyfi-kacjaMetoda modyfikacjiLiczba minut
 1234567
1Godzina wejścia zgodna z godziną wyjścia z planu pracy z dokładnością do:10  XZapisz jako wyjście 
2Godzina wyjścia zgodna z godziną wejścia z planu pracy z dokładnością do:10  XZapisz jako wejście 
3Kolejne wejścia/wyjścia o tej samej godzinie z dokładnością do:1 X   
4Wejście w dniu bez zapisanej godziny wyjścia   XDopisz wyjście zgodne z planem pracy lub następnym wejściem 
5Wyjście w dniu bez zapisanej godziny wejścia   XDopisz wejście zgodne z planem pracy lub poprzednim wyjściem 
6Wejście wcześniejsze niż wynika z planu pracy przy różnicy nie większej niż:10X  Zapisz godzinę wejścia zgodną z planem pracy 
7Wejście wcześniejsze niż wynika z planu pracy przy różnicy większej niż:10X  Zapisz godzinę wejścia zgodną z planem pracy
----------------------
Skoryguj (przesuń) godzinę wejścia o:
 
8Wyjście późniejsze niż wynika z planu pracy przy różnicy nie większej niż:10X  Zapisz godzinę wyjścia zgodną z planem pracy 
9Wyjście późniejsze niż wynika z planu pracy przy różnicy większej niż:10X  Zapisz godzinę wyjścia zgodną z planem pracy
----------------------
Skoryguj (przesuń) godzinę wyjścia o:
 
10Wejście/wyjście w obrębie zaimportowanych wcześniej godzin pracy  X Zapisz dodatkowe wejście jako przerwę w pracy
----------------------
Zapisz dodatkowe wejście jako wyjście służbowe
----------------------
Zapisz dodatkowe wejście jako wejście zwykłe
 
11Wejście służbowe jako pierwszy zapis w ciągu dnia   XZapisz jako zwykłe wejście - początek pracy
----------------------
Dopisz wcześniejsze zwykłe wejście zgodnie z planem pracy
 
12Wyjście służbowe jako ostatni zapis w ciągu dnia   XZapisz jako zwykłe wyjście - koniec pracy
----------------------
Dopisz późniejsze zwykłe wyjście zgodnie z planem pracy
 

Zasady dziedziczenia Możliwe jest przypisanie konkretnej (wybranej z listy) reguły wygładzania do pracownika, a także do wydziału. Zasady dziedziczenia są następujące:
  • jeśli pracownik ma przypisaną na formularzu etatu regułę wygładzania, to dla niego przy imporcie ma być stosowana ta konkretna reguła, niezależnie od ustawień w wydziałach,
  • pracownik nie ma przypisanej reguły (z listy wybrana pusta reguła), to stosujemy dla niego regułę przypisaną do wydziału, do którego pracownik jest przypisany,
  • jeśli wydział pracownika nie ma przypisanej reguły, to oznacza, że obowiązuje dla niego reguła przypisana do wydziału nadrzędnego. Jeśli ten wydział też nie ma przypisanej reguły, to należy dalej szukać w górę kolejnych wydziałów, aż natrafimy na wydział z przypiętą regułą. Jeżeli dojdziemy do głównego wydziału – Firma i nie będzie miał on ustawionej reguły wygładzania, to import z czytnika nie będzie skorygowany o żadną regułę.

Podatki

Podatki

W związku z niejednoznacznością przepisów podatkowych w latach 1999 – 2000 wprowadzona została opcja Koszty uzyskania liczone od wartości brutto umowy pomniejszonej o składki ZUS. Standardowo inicjuje się ona wartością:
  • do końca 2000 roku – domyślnie niezaznaczona,
  • od 2001 roku – domyślnie zaznaczona. Ustawienie nie powinno być modyfikowane, gdyż w ustawie z dnia 26 lipca 1991r. O podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Z 2000 r. Nr 14, poz. 176, Nr 22, poz. 270, Nr 60, poz. 703 i Nr 70, poz. 816) wprowadzone zastały między innymi następujące zmiany:
  • 22, ust. 9, pkt 3 otrzymuje brzmienie:
  • „[..] z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami – 50%, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód”
  • w pkt 4 (dotyczy umów zleceń) na końcu kropkę zastępuje się przecinkiem i dodaje wyrazy „z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b), których podstawę wymiaru stanowi ten przychód”.
Podstawa prawna: Dz.U. Z 2000 r. Nr 104, poz. 1104. Wynagrodzenia płatnika podatku Poniższe parametry odpowiadają za pomniejszanie kwoty podatku przekazywanego do urzędu skarbowego. Jest to wynagrodzenie dla płatnika podatku z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego. Procent wynagrodzenia należnego płatnikowi od naliczonego podatku z zastosowaniem skali podatkowej (PIT-4R) - parametr odpowiada za pomniejszanie kwoty podatku przekazywanego na podstawie PIT-4R do urzędu skarbowego. Jest to wynagrodzenie dla płatnika podatku z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego. Domyślnie pole to przyjmuje wartość 0,60% od 1.07.2022.  W przypadku rezygnacji z tego wynagrodzenia należy wpisać w polu 0,00. Procent wynagrodzenia należnego płatnikowi od naliczonych pozostałych podatków (PIT-8AR) - parametr odpowiada za pomniejszanie kwoty podatku przekazywanego na podstawie PIT-8AR do urzędu skarbowego. Jest to wynagrodzenie dla płatnika podatku z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego. Domyślnie pole to przyjmuje wartość 0,30%.  W przypadku rezygnacji z tego wynagrodzenia należy wpisać w polu 0,00    

Progi urlopowe

Progi urlopowe

Wymiar limitu urlopu wypoczynkowego (20/ 26 dni) jest zależny od odnotowanego w programie stażu pracy. Predefiniowany wymiar limitu jest zgodny z Kodeksem Pracy. Użytkownik ma możliwość dodania swojego limitu, modyfikacji lub usunięcia istniejącego. Limity określane są na dany rok kalendarzowy. W chwili aktualizacji dopisywana jest data aktualizacji na dzień 1 stycznia danego roku. Na formularzu progów urlopowych istnieje parametr Uwzględniaj naukę do stażu pracy (domyślnie zaznaczony). Parametr ten jest pamiętany historycznie razem z progami i uwzględniany przy naliczaniu należnych limitów urlopowych.

Składki ZUS

Składki ZUS

Ubezpieczenia społeczne Począwszy od 1 stycznia 2003r. stopa procentowa składek na ubezpieczenie wypadkowe jest zróżnicowana dla poszczególnych płatników składek, w granicach określonych ustawą z dnia 30 października 2002r. O ubezpieczeniu społecznych z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Jej wysokość w odniesieniu do danego płatnika uzależniona jest od poziomu ryzyka zagrożeń zawodowych i skutków tych zagrożeń występujących u tego płatnika. Wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe dla każdego płatnika składek będzie ustalał, na okres nie dłuższy niż 3 lata, Zakład Ubezpieczeń Społecznych w formie decyzji. Szczegółowe zasady ustalania składki na to ubezpieczenie określa Ustawa o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. W związku z tym, że wysokość składki wypadkowej jest ustalana indywidualnie dla każdego płatnika, na użytkowniku systemu spoczywa obowiązek wpisania odpowiedniej wysokości % składki wypadkowej w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Składki ZUS przed rozpoczęciem naliczania wypłat. Pozostałe składki: emerytalna, rentowa, chorobowa, Fundusz Pracy i FGŚP ustalane są na poziomie konfiguracji programu. Możliwość wpisania składki wypadkowej obowiązującej w danej firmie jest także dostępna podczas konfigurowania parametrów firmy w nowo kreowanej bazie.
Rys 11. Konfiguracja Firmy/ Płace/ Składki ZUS
Zmiana proponowanej wartości Po każdorazowej zmianie zawartości pola Wypadkowe (% składki) program umożliwia zapisanie, od kiedy nowy zapis jest aktualny. Decyduje o tym pole Data. Nowy zapis historyczny akceptujemy ostatecznie przyciskiem . Na podobnej zasadzie w programie mogą być modyfikowane:
  • Parametr Wynagrodzenie dla płatnika od wypłaconych świadczeń  z ubezpieczenia chorobowego
  • Procent wynagrodzenia należnego płatnikowi od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (standardowo program proponuje 0.10%).
  • Procent wynagrodzenia należnego płatnikowi od naliczonych składek na ubezpieczenie zdrowotne (standardowo program proponuje 0.00%). Do końca marca 2003 r. wartość ta wynosiła 0,10%. Zmiana ta została wprowadzona na podstawie Ustawy z dnia 23 stycznia 2003 r. O powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia, która nie przewiduje wynagrodzenia za terminowe naliczanie i odprowadzanie składek na ubezpieczenie zdrowotne. Obowiązuje od 1.04.2003 r.
Całość modyfikacji akceptujemy przyciskiem . Wynagrodzenie dla płatnika od wypłaconych świadczeń  z ubezpieczenia chorobowego Za wykonywanie zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego płatnicy składek mają prawo do wynagrodzenia. Wynagrodzenia płatników składek określa się jako procent kwoty tych świadczeń. Wysokość stopy procentowej oraz tryb rozliczenia tego wynagrodzenia określa, w drodze rozporządzenia, minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego. Obecnie wysokość tego wynagrodzenia reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. W sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. nr 153, poz. 1005) i jest to 0,1% wypłaconych świadczeń. Płatnik składek ma prawo do rezygnacji z przysługującego mu wynagrodzenia, w tym celu należy odznaczyć [  ] pole Wynagrodzenie dla płatnika od wypłaconych świadczeń  z ubezpieczenia chorobowego

Strefy

Strefy

Strefy wykorzystywane są w planowaniu dziennego czasu pracy w kalendarzu oraz w (nie)obecnościach. W programie zdefiniowano siedem  podstawowe strefy związane z czasem pracy:
    • Czas pracy podstawowy,
    • Czas przerwy,
    • Czas pracy w akordzie,
    • Czas przestoju płatny 60%,
    • Czas pracy wykonywanej zdalnie okazjonalnie,
    • Czas pracy wykonywanej zdalnie,
    • Czas przestoju płatny 100%,
    • Czas przestoju płatny 50%.
Strefy te nie podlegają modyfikacji przez użytkownika, nie można ich też usuwać. Użytkownik może zdefiniować własne strefy (funkcjonalność dostępna w Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus). Podczas definiowania strefy istnieje możliwość:
  • Uwzględniania jej przy rozliczaniu czasu pracy – zaznaczony parametr Uwzględniaj przy liczeniu czasu pracy,
  • Podania procentu wynagrodzenia zasadniczego przysługującego za czas pracy w tej strefie (np. czas przestoju – 60% wynagrodzenia zasadniczego).

Formularz strefy

Typy akordów

Typy akordów

Standardowo lista jest pusta. Definiowanie danego akordu polega na określeniu:
  • Nazwa – jest to pole jednoznacznie określające dany akord, czyli w programie nie można wpisać dwóch akordów o takiej samej nazwie.
  • Skrót – inaczej kod danego akordu.
  • Nieaktywny – flaga pozwalająca na ukrycie „starych” zbędnych akordów na listach dostępnych w kadrach.
  • Rodzaj akordu – prosty, progresywny, grupowy.
  • Rozliczenie – domyślnie podpowiadany jest typ wypłaty Akord. Jeśli w typach wypłat zdefiniowany zostanie własny typ wypłaty algorytmem 13, to będzie tu możliwość wyboru.
  • Pomniejsza wynagrodzenie według stawki zasadniczej – przy dodawaniu nowego typu akordu pole jest domyślnie zaznaczane.
  • Rozliczenie godzinowe – zaznaczenie pola powoduje uzależnienie wyliczania akordu od czasu, nie od ilości.
  • Jednostka – predefiniowaną jednostką w systemie jest sztuka. Użytkownik ma możliwość zdefiniować innych jednostek z poziomu Konfiguracja firmy/ Płace/ Jednostki miary.
  • Stawka podstawowa – stawka wg której może być rozliczany akord prosty
  • Wg stawki dla najwyższego osiągniętego progu – pole jest aktywne tylko dla akordu progresywnego. Jeśli jest zaznaczone – w wypłacie zastosowana będzie jedna stawka zgodna z osiągniętym progiem ilościowym. Jeśli niezaznaczone – to wyliczenie nastąpi wg kilku stawek dla poszczególnych cząstkowych ilości.
  • Progi – definiujemy tu stawki według progów progresji dla akordu progresywnego.
Uwaga
Import akordów pomiędzy bazami – powinien być wykonany wraz z importem jednostek.
Sposób liczenia podatków, składek itp. jest pobierany z wskazanego typu wypłaty (zdefiniowanego algorytmem 13) - bez potrzeby definiowania oddzielnego typu wypłaty dla każdego z tworzonych akordów – można wykorzystać w wielu akordach definicje tego samego typu wypłaty.

Formularz typu akordu

Standardowo lista jest pusta. Definiowanie danego akordu polega na określeniu:
  • Nazwa – jest to pole jednoznacznie określające dany akord, czyli w programie nie można wpisać dwóch akordów o takiej samej nazwie.
  • Skrót – inaczej kod danego akordu.
  • Nieaktywny – flaga pozwalająca na ukrycie „starych” zbędnych akordów na listach dostępnych w kadrach.
  • Rodzaj akordu – prosty, progresywny, grupowy.
  • Rozliczenie – domyślnie podpowiadany jest typ wypłaty Akord. Jeśli w typach wypłat zdefiniowany zostanie własny typ wypłaty algorytmem 13, to będzie tu możliwość wyboru.
  • Pomniejsza wynagrodzenie według stawki zasadniczej – przy dodawaniu nowego typu akordu pole jest domyślnie zaznaczane.
  • Rozliczenie godzinowe – zaznaczenie pola powoduje uzależnienie wyliczania akordu od czasu, nie od ilości.
  • Jednostka – predefiniowaną jednostką w systemie jest sztuka. Użytkownik ma możliwość zdefiniować innych jednostek z poziomu Konfiguracja firmy/ Płace/ Jednostki miary.
  • Stawka podstawowa – stawka wg której może być rozliczany akord prosty
  • Wg stawki dla najwyższego osiągniętego progu – pole jest aktywne tylko dla akordu progresywnego. Jeśli jest zaznaczone – w wypłacie zastosowana będzie jedna stawka zgodna z osiągniętym progiem ilościowym. Jeśli niezaznaczone – to wyliczenie nastąpi wg kilku stawek dla poszczególnych cząstkowych ilości.
  • Progi – definiujemy tu stawki według progów progresji dla akordu progresywnego.
Uwaga
Import akordów pomiędzy bazami – powinien być wykonany wraz z importem jednostek.

Formularz definicji akordu

Typy nieobecności

Formularz typu nieobecności

Formularz definicji nieobecności tworzą następujące pola:
  • Nazwa – (typu) nieobecności (maksymalnie 40 znaków).
Uwaga
W programie nie mogą występować dwa typy (nieobecności) o identycznych nazwach.
  • Skrót typu nieobecności jest polem wymaganym i może mieć maksymalnie 20 znaków. Chociaż nie jest to zalecane, wiele typów może posiadać ten sam skrót (nie ma formalnego ograniczenia). Skrót jest wykorzystywany przy wyświetlaniu kalendarza (nie)obecności pracownika. Ma także zastosowanie przy tworzeniu wielokolumnowych zestawień (raportów), kiedy ze względu na ograniczoną szerokość poszczególnych kolumn nie jest możliwe drukowanie pełne nazwy nieobecności.
  • Nieaktywny – zaznaczając ten parametr można ukryć nieobecności, które obecnie nie są w firmie wykorzystywane. Oznacza to, że dodając pracownikowi nieobecność, na liście aktywnych nieobecności taka nieobecność nie będzie możliwa do wyboru. Nieobecności obecnie nieaktywne, które były wcześniej dodawane pracownikom są nadal widoczne w nieobecnościach pracownika (i wypłatach) i można je edytować do podglądu.
  • Typ nieobecności – definiowane przez użytkownika nieobecności muszą ograniczyć się do jednego z dostępnych na liście rodzajów:
    • Usprawiedliwiona – w założeniu usprawiedliwiona nieobecność w pracy bez prawa do wynagrodzenia,
    • Nieusprawiedliwiona – nieobecność bez prawa do wynagrodzenia,
    • Urlop – urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe i inne nieobecności płatne traktowane w rozliczeniach z ZUS jak czas pracy,
    • Zwolnienie ZUS – definiowana nieobecność jest nieobecnością związaną z rozliczeniem zwolnienia lekarskiego.
  Ustawienie  typu nieobecności będzie decydowało m.in. o tym w jaki sposób będzie pomniejszone wynagrodzenie  pracownika spowodowane nieobecnością oraz czy i w jaki sposób będzie dopełniana podstawa chorobowego w miesiącu wystąpienia nieobecności.
  • Pozycja na deklaracji – ze względu na nałożone ograniczenia (lista rodzajów) definiowane nieobecności z punktu widzenia ZUS mogą być interpretowane jako:
    • Nie dotyczy (proponowane dla nieobecności typu urlop).
    • Przerwy w opłacaniu składek – do tego typu nieobecności należą między innymi urlopy wychowawcze, bezpłatne, usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności.
    • Zasiłki związane z rozliczeniem nieobecności – są to np. wynagrodzenie chorobowe, zasiłki macierzyńskie, opiekuńcze, chorobowe czy świadczenia rehabilitacyjne.
Konfiguracja typu nieobecności
  • Wybór pozycji na deklaracji ZUS następuje z listy, która wyświetla się po wciśnięciu przycisku „Pozycja na deklaracji ZUS”.
  • Dodatkowy kod RCA – pole to wykorzystywane jest przy definiowaniu nieobecności wykazywanych na deklaracjach ZUS, typu urlop wychowawczy i urlop macierzyński.
Przykład
Mamy zdefiniowaną nieobecność, pozycja na deklaracji ZUS –121, dodatkowy kod RCA 1211XX, nieobecność rozlicza wybrany składnik, a składnikiem tym jest zasiłek wychowawczy (121).
  • Rozliczać w dniach – dla definiowanych przez użytkownika nieobecności sugerowane jest rozliczanie ich w dniach pracy. W dniach kalendarzowych rozliczane są praktycznie wyłącznie zwolnienia ZUS.
Ze sposobem rozliczania nieobecności nierozłącznie związany jest sposób pomniejszania wynagrodzenia. Dla nieobecności rozliczanych w dniach kalendarzowych wynagrodzenie zasadnicze (ewentualnie dodatki) za czas nieobecności jest pomniejszane proporcjonalnie do czasu trwania tych nieobecności.
  • Nieobecność rozliczać jak – określa sposób rozliczania nieobecności:
    • Wybrany składnik – wybranie tej opcji oznacza, że rozliczenie nieobecności będzie wiązało się z wyliczeniem dodatku.
    • Nie rozliczać (z tytułu rozliczenia nieobecności nie jest generowany żaden dodatek).
  • Rozliczenie nieobecności – jeżeli z wcześniejszych ustawień konfiguracyjnych nieobecności wynika jej rozliczenie, program wymaga wskazania (wybrania z listy) elementu wynagrodzenia, który rozliczy na wypłacie powiązany typ nieobecności. Wyboru dokonujemy z listy standardowych typów wypłat, która dostępna jest po wciśnięciu przycisku „Rozliczenie nieobecności”.
  • Opis na wydruku Karty Pracy – do tego pola został podpięty słownik z predefiniowanymi pozycjami oraz z możliwością dodawania własnych pozycji. Opis wskazuje, w jakiej grupie ma być wykazana dana nieobecność na podsumowaniu wydruku Karty Pracy. Opis użytkownika, który ma się pojawić na wydruku, musi zostać wcześniej zdefiniowany. Po wybraniu pozycji z pustą nazwą wyświetla się komunikat: Wybrano niezdefiniowany opis na karcie pracy. Definiowania dokonujemy w gałęzi Opisy nieobecności do kart pracy.
Dotyczy wersji: 2019.3.1
  • Okres nieobecności zaliczany do pracy nauczycielskiej – zaznaczenie parametru skutkuje zaliczaniem nieobecności do okresu pracy nauczycielskiej oraz wykazywaniem jej w deklaracji ZUS RPA w sekcji III.F.
Uwaga
Do okresu pracy nauczycielskiej zalicza się urlop wypoczynkowy, dlatego w standardowych nieobecnościach Urlop wypoczynkowy i Urlop wypoczynkowy(plan) parametr domyślnie jest zaznaczony. Pozostałe nieobecności pomniejszają okres pracy nauczycielskiej. W przypadku niestandardowych nieobecności o zaznaczeniu parametru decyduje Użytkownik.
Nieobecność pomniejsza:
  • Wynagrodzenie za czas pracy – po zaznaczeniu tego parametru wszystkie dodatki będą pomniejszane proporcjonalnie. Jedyny wyjątek stanowi wynagrodzenie w stawce miesięcznej i wyliczane na jego podstawie dodatki, które w mogą być pomniejszane o 1/30 za każdy dzień nieobecności. Pomniejszenie o 1/30 związane jest z nieobecnościami typu zwolnienie. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika zostanie pomniejszone z tytułu nieobecności.
  • Czas pracy – zaznaczenie tego parametru powoduje pomniejszenie czasu pracy pracownika w wyniku wprowadzenia danej nieobecności. Obniżenie czasu pracy będzie miało wpływ na wysokość składników wynagrodzenia zależnych od czasu pracy – zostaną one odpowiednio pomniejszone. Istnieje również drugi (poza generowaniem dodatku) sposób rozliczania nieobecności. Zamiast pomniejszać wybrane elementy wynagrodzenia i sumę pomniejszeń umieszczać w dodatku (jako rozliczenie nieobecności) można zdefiniować, że program nie pomniejsza czasu pracy (opcja dostępna wyłącznie dla ustawień: Nieobecność rozliczać jak: Nie rozliczać). W związku z tym program naliczy pracownikowi wynagrodzenia tak, jakby był w okresie nieobecności obecny w pracy (wynagrodzenie zasadnicze i dodatki zależne od czasu pracy nie zostaną odpowiednio pomniejszone kompensując w ten sposób brak wypłaty dodatku za okres nieobecności).
Uwaga
Pomniejszenie czasu pracy łączy się z automatycznym pomniejszeniem wszystkich składników wynagrodzenia zależnych od czasu pracy. W szczególności dotyczy to wynagrodzenia zasadniczego i składników wynagrodzenia od niego zależnych (np. premii procentowych).
  • Staż pracy – zgodnie z Art. 174. § 2 Kodeksu pracy okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (w szczególności dodatki stażowe).
  • Zaznaczenie opcji pozwoli uwzględnić odpowiednio nieobecność w procedurze liczenia stażu pracy.
  • Czas pracy dopełniany do chorobowego ustawienie tego zaznaczenia ma wpływ na liczenie podstawy chorobowego.
  • Pomniejsza limit urlopu wypoczynkowego zaznaczenie ustawiane automatycznie przy następujących standardowych nieobecnościach:
    • nieobecność nieusprawiedliwiona (152),
    • służba wojskowa (350),
    • urlop bezpłatny (111) – wniosek pracownika,
    • urlop bezpłatny (112) – wniosek pracodawcy,
    • urlop wychowawczy (121).
  • Według limitu – pole to odpowiada za skojarzenie definiowanej nieobecności z dotyczącym ją limitem. Po wciśnięciu przycisku Według limitu program wyświetli listę zdefiniowanych limitów. Lista limitów może zostać uzupełniona z poziomu Konfiguracji firmy/ Płace/ Limity nieobecności. Jeśli nieobecność nie jest ograniczona żadnym limitem, pole to pozostawiamy puste.

Typy nieobecności

Konfiguracja Firmy/ Płace/ Typy nieobecnościpo naciśnięciu  Pokaż standardowe pojawi się lista nieobecnościami predefiniowanych w programie, które nie podlegają modyfikacji przez użytkownika, ale można sprawdzić ich definicję naciskając . W praktyce pojawiają się różne nieobecności rzadziej stosowane (np. krwiodawstwo, wyjście do sądu). które mogą zostać dodane przez użytkownika. W tym celu należy:
  • Wejść w Konfiguracja Firmy/ Płace/ Typy nieobecności.
  • Nacisnąć „Plus”, pojawi się formularz nieobecności, uzupełnić formularz.
  • Następnie wcisnąć „Zapisz”.
  • Na liście nieobecności standardowych tj. pod „Pokaż standardowe” nie są widoczne nieobecności zdefiniowane przez użytkownika.

Wskaźniki

Wskaźniki

W trakcie definicji systemu płac wartość wybranych elementów wynagrodzenia może być ustalana poprzez odwołanie się do pozycji listy stałych okresowych zwanych w programie Wskaźnikami. Typowym wskaźnikiem (na stałe „zaszytym” w programie) jest najniższe wynagrodzenie pracownika. Program przechowuje w swej bazie danych pełną historię zmian tego wskaźnika. Dzięki temu realizując np. wypłatę dodatku za pracę w nocy mamy gwarancję, że zostanie on poprawnie obliczony nawet jeżeli będziemy realizować „starą” wypłatę, a od tego czasu najniższe wynagrodzenie zmieniło się co najmniej kilka razy. Jeżeli większość pracowników opłaca na przykład składkę PZU w stałej dla wszystkich wysokości to zamiast każdemu przypisywać kwotę składki indywidualnie lepiej odwołać się do wskaźnika przechowującego wartość tej składki. Niewątpliwą zaletą tego typu konfiguracji systemu płac jest łatwość i szybkość dokonywania zmian. Jeżeli zmieni się wysokość płaconej składki PZU, to należy tylko w jednym miejscu (Konfiguracja/ Wskaźniki) zaktualizować wartość składki PZU i dla wszystkich pracowników zostaje ona automatycznie zaktualizowana. Lista wskaźników wyświetlana jest za konkretny miesiąc/rok. Nowy element dodajemy do listy klawiszem  (<INSERT> lub poleceniem Dodaj z menu kontekstowego wywołanego prawym klawiszem myszki) podając kolejno jego NazwęWartość. O okresie w jakim dana wartość będzie obowiązywała decyduje zaproponowaną przez program datą Od dnia (ostatnia kolumna). Domyślnie proponuje się pierwszy dzień miesiąca za jaki dane wskaźniki wyświetlamy. Nowo dodany wskaźnik zapisujemy klawiszem . W przypadku, gdy z tą samą datą aktualizowana będzie większa liczba wskaźników warto zadbać o wcześniejszą, odpowiednią modyfikację pola z datą (miesiąc/rok). Dzięki temu w trakcie aktualizacji wartości poszczególnych wskaźników program prawidłowo zaproponuje nam datę kolejnego zapisu historycznego.
Uwaga
Kolumna Od dnia nie podlega edycji. Zawsze jest to pierwszy dzień miesiąca, w którym dokonano korekty.
Przeglądu obowiązujących w danym okresie wskaźników możemy dokonać:
  • zmieniając miesiąc / rok w polu Zapis aktualny w dniu (dla wszystkich wskaźników jednocześnie),
  • wybierając klawisz Historia program automatycznie przywoła na ekran listę aktualizacji (data Od dnia, Wartość) wskazanego kursorem wskaźnika.

Wzorce płacowe (Płace i Kadry Plus)

Konstruktor wzorca płacowego

Wzorzec typu okres umożliwia doprecyzowanie okresu, z jakiego jest wyliczana podstawa dodatku. Formularz wzorca typu okres pozwala na wybranie okresu przez odpowiednie ustawienie pól:
  • okres – można wybrać miesiące, kwartały, lata bądź bieżącą wypłatę,
  • ile – ilość uwzględnianych miesięcy (kwartałów, lat),
  • od którego wstecz – od którego miesiąca (kwartału, roku) wstecz liczony okres, 0 (zero) oznacza od bieżącego, 1 – od poprzedniego, 2 – od 2 wstecz….
Przykład
Bieżący rok okres – lata ile – 1 od którego wstecz – 0
Przykład
poprzednie 3 miesiące: okres – miesiące ile – 3 od którego wstecz – 1
Wzorzec typu kwota pozwala na definiowanie sum odpowiednio określonych składników płacowych dla wybranego okresu (okres definiowany jak dla wzorca typu okres) lub sumowanie wszystkich wskazanych elementów z bieżącej wypłaty bez względu na okres od – do w elemencie wypłaty za pomocą wzorca Bieżąca wypłata. Sumowaniu mogą podlegać wybrane rodzaje bądź typy składników placowych – dokonując wyboru określamy, która lista ma być udostępniona. Wyboru z listy dokonuje się za pomocą ikony  – okno po prawej wyświetla listę wybranych rodzajów (bądź typów) składników. Rezygnacja z wybranej pojedynczej pozycji za pomocą ikony ,  „gumka” usuwa z okna wybranych rodzajów (typów) wszystkie wskazane wcześniej pozycje – „czyści” listę. Po dokonaniu wyboru z listy rodzajów (typów) składników, dodatkowo określa się rodzaj wartości, jaki ma być brany pod uwagę przy sumowaniu. Wzorce płacowe typu kwota/ rodzaje składników/ zasadnicze rzeczywiste – wzorzec zwraca rzeczywistą wartość elementów wypłaty będących wynagrodzeniem zasadniczym:
  • jeśli wynagrodzenie powyżej/poniżej normy jest liczone w zasadniczym (standardowo) – to jest to kwota skorygowana o odchyłki,
  • jeśli wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jest jako oddzielny element wypłaty – to wzorzec zwraca zasadnicze bez uwzględnienia kwot odchyłek.
Definiując wzorzec można wybrać z listy rodzaje składników wypłaty – Lista zawierająca odpowiednio dobrane grupy wypłat spełniające określone kryteria:
  • Wszystkie – wszystkie wypłacone elementy niezależnie od definicji (opodatkowane i nie opodatkowane, dodatnie i ujemne, finansowane przez firmę i zasiłki ZUS…).
  • Elementy wliczane do minimalnejelementy, które mają zaznaczane w zakładce [Szczegółowe] Opcję Przyrównuj do najniższego wynagrodzenia.
  • Wpływa na kwotę do wypłaty – elementy, które mają zaznaczane w zakładce [Szczegółowe] Opcję Wpływa na kwotę do wypłaty.
  • Zasadnicze rzeczywiste – tak zdefiniowana podstawa sumuje zasadnicze naliczone w wypłacie z uwzględnieniem odchyłek i pomniejszeń za nieobecności.
  • Zasadnicze/nadgodziny – tak zdefiniowana podstawa sumuje zasadnicze j.w. I dopłaty do nadgodzin.
  • Zasiłki.
  • Opodatkowane – elementy opodatkowane.
  • Ozusowane wypłaty stanowiące podstawę naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i/lub zdrowotne: czyli wypłaty, które w definicji typu wypłaty – na zakładce [Podatki] w polu Sposób naliczania składek ZUS mają ustawienie naliczać (bez naliczać jak …) oraz: jeśli Sposób naliczania składek ZUS jest różne od naliczać ale Sposób naliczania skł. na ub.zdrow. ustawione na naliczać (bez naliczać jak wychowawczy).
  • Wynagrodzenie chorobowe.
  • Zasiłki/wynagr.chor.
Uwaga
We wzorcu płacowym można sumować jedynie rodzaje składników wypłaty, które nie mają wspólnego kryterium np. Zasadnicze/nadgodziny i Zasiłki. Aby zsumować rodzaje składników, które się w pewien sposób częściowo pokrywają, np. Opodatkowane i Ozusowane, należy zdefiniować oddzielne wzorce płacowe.

Konstruktor wzorca płacowego w algorytmie 11

W konstruktorze wzorca płacowego można również wybrać rodzaje wartości wyliczanej do podstawy z wypłat zaliczonych do wybranych typów/składników. Sumowaniu mogą podlegać następujące rodzaje wartości:
  • Wartość – wartość brutto wypłaconych elementów,
  • Koszty uzyskania – koszty uzyskania przychodu odliczone w wypłacie (standardowe związane z etatem i procentowe),
  • Zaliczka podatku – zaliczka podatku odprowadzana do Urzędu Skarbowego (po odliczeniu składki zdrowotnej i zaokrągleniu),
  • Podatek – należny podatek przed odliczeniem składki zdrowotnej i zaokrągleniem (pomniejszony o ulgę podatkową),
  • Podstawa składki emerytalnej,
  • Podstawa składki rentowej,
  • Podstawa składki chorobowej,
  • Podstawa składki wypadkowej,
  • Podstawa FP – podstawa składki na FP,
  • Podstawa FGŚP – podstawa składki na FGŚP,
  • Podstawa składki zdrowotnej,
  • Składka emerytalna (pracownik) – składka emerytalna w części finansowanej przez ubezpieczonego,
  • Składka emerytalna (firma) – składka emerytalna w części finansowanej przez płatnika (firmę):
    • Składka rentowa (pracownik) – składka rentowa w części finansowanej przez ubezpieczonego,
    • Składka rentowa (firma) – składka rentowa w części finansowanej przez płatnika (firmę),
    • Składka chorobowa (pracownik) – składka chorobowa finansowana przez ubezpieczonego,
    • Składka wypadkowa (firma) – składka wypadkowa finansowana przez płatnika (firmę),
    • Składka zdrowotna odliczona – składka zdrowotna w części odliczonej od podatku (w 2006r. 7.75%),
    • Składka zdrow. pobrana – składka zdrowotna jaka została wyliczona (pobrana) z wypłaty pracownika (w 2006r 8,75%),
    • Koszty ZUS pracownika – składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez ubezpieczonego (emerytalna pracownika, rentowa pracownika i chorobowa).
    • Podstawa składki PPK,
    • Składka PPK (pracownik) – suma składki podstawowej i dodatkowej opłacanej przez pracownika,
    • Składka PPK (firma) – suma składki podstawowej i dodatkowej opłacanej przez pracodawcę (firmę),
Lista wszystkich typów wypłat istniejących w danej bazie zarówno standardowych jak i zdefiniowanych przez użytkownika – składniki wyświetlane wg nazw alfabetycznie.
Uwaga
Wzorce płacowe są jedynie elementem pomocniczym przy konstruowaniu wzorów liczących składniki wynagrodzenia (dodatki). Zastosowanie wzorca typu kwota w konstrukcji zaawansowanego algorytmu oznacza zapisanie w definicji typu wypłaty wzoru matematycznego zgodnego z aktualną definicją wzorca płacowego. Zmiana ustawień wzorca płacowego nie powoduje automatycznej zmiany wzorów liczących zdefiniowane wcześniej typy wypłat (dodatki), w których zastosowano taki wzorzec płacowy. Aby przy liczeniu wypłat została zastosowana zmodyfikowana formuła wzorca, konieczne jest zaktualizowanie wzorów w typach wypłat – poprzez usunięcie „starego” wzorca i ponowne „podpięcie” zmodyfikowanego wzorca płacowego w odpowiednim miejscu wzoru.
Istnieje możliwość ręcznego dodania w wypłacie typów wypłat zdefiniowanych algorytmem 11 - pozwala to na wypłacanie przez inne wypłaty dodatków liczonych w oparciu o ten algorytm.

Wzorce płacowe

Uwaga
Funkcja dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus
Jest to lista zdefiniowanych przez użytkownika wzorców. Lista ta dostępna jest również w trakcie konfigurowania typu wypłaty według algorytmu 11 lub 12. Z poziomu Wzorców płacowych można samodzielnie definiować czy edytować istniejące wzorce. Dostępna tu jest także funkcja kasowania zdefiniowanych wcześniej wzorców płacowych. Podczas kasowania wzorca następuje sprawdzenie czy nie jest on użyty w typach wypłat. Jeśli tak - następuje blokada kasowania wzorca związanego z wypłatami. Konstruktor wzorca płacowego  

Wzorce zmiany pola

Seryjna zmiana wartości pola

Z poziomu Wzorców zmiany pola można samodzielnie definiować czy edytować istniejące wzorce. Dostępna tu jest także funkcja kasowania zdefiniowanych wcześniej wzorców płacowych (za wyjątkiem standardowych). Nazwa – jest to pole jednoznacznie określające dany wzorzec zmiany pola, czyli w programie nie można wpisać dwóch wzorców zmiany pola o takiej samej nazwie. Rodzaj zmiany – pole służące do zaznaczenia rodzaju zmiany (prosta/ zaawansowana):
  • Zmiana prosta – parametr Zaawansowana odznaczony. Pozwala na wskazanie maksymalnie trzech pól, które mają podlegać modyfikacji i zadanie dla nich wartości. Przycisk Wybór z listy umożliwia wybranie żądanego pola z listy pól. Lista ta może być rozszerzona o dodatkowe pola po zaznaczeniu opcji Wyświetl dodatkową listę pól. Zakładka [Szczegóły] pozwala na sprawdzenie wzorów, pod jakimi zostały zapisane definicje zmiany tych trzech dostępnych pól. Zawartość pól na zakładce [Szczegóły] musi być zgodna z notacją języka JavaScript. Kontekstem wywołań obiektów COM jest obiekt CDN.Historia.
  • Zmiana zaawansowana – po wybraniu opcji zaawansowanej formularz zmienia wygląd – zmienia się wygląd sekcji ze szczegółami dotyczącymi zmiany. Domyślnie jest wyświetlana (jako pierwsza) zakładka z listą zdefiniowanych dla danego wzorca parametrów dynamicznych. Na tej zakładce Operator ustala parametry dynamiczne, które umożliwią przekazanie przez użytkownika w prosty sposób wartości do wzoru. Zakładka [Definicja zmiany] pozwala na tworzenie i modyfikację wzoru zapisanego za pomocą instrukcji JavaScript. Kontekstem wywołań obiektów COM pozostaje obiekt CDN.Historia.

Wzorzec zmiany - Zgłoszenie ZUS

Z aktualizacją – pole dostępne do edycji po wybraniu funkcji z listy pracowników. Data aktualizacji – pole dostępne do edycji po wybraniu funkcji z listy pracowników.

Wzorce zmiany pola

Jest to lista zdefiniowanych przez użytkownika wzorców zmiany pola. Wzorce te wykorzystywane są podczas seryjnej zmiany wartości pola – funkcji dostępnej z listy pracowników. Zawiera ona dwa predefiniowane standardowe wzorce zmiany pola:  
  • Wyrejestrowanie pracownika,
  • Zgłoszenie pracownika.  
Wzorce te służą odpowiednio do seryjnego wprowadzenia do programu informacji o zgłoszeniu lub wyrejestrowaniu pracowników z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Wzorce pisane są w oparciu o składnię języka JavaScript. Seryjna zmiana wartości pola

Zaokrąglenia

Zaokrąglenia

Funkcja ta pozwala na odpowiednie ustawienie poszczególnych zaokrągleń (precyzji).W programie zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami zostały zdefiniowane poszczególne zaokrąglenia. Zaokrąglenie w obszarze ‘Zaokrąglenia zasiłków i podstaw składek ZUS’ może dotyczyć kwoty za 1 dzień lub wartości końcowej. W obszarze Zaokrąglenia podatku od wynagrodzeń odnotowane są zaokrąglenia dotyczące:
  • podatku dochodowego, domyślnie zaokrąglany jest do 1zł,
  • podstawy opodatkowania, domyślnie zaokrąglana do 1zł.
oraz dla przychodów z tytułu odsetek:
  • podstawa opodatkowania, z określeniem sposobu zaokrąglenia i precyzji, domyślne ustawienie zaokrąglenia 0,01 zł,
  • zaliczka podatku, z określeniem sposobu zaokrąglenia i precyzji, domyślne ustawienie zaokrąglenia 0,01 zł.
Najmniejsza dopuszczalna precyzja to 0,01zł (1 grosz). W obszarze Zaokrąglenia dopłat do godzin nocnych i nadgodzin można ustawić zaokrąglenia dopłat za pracę w nocy i dopłat do nadgodzin. Dostępne są dwie możliwości:
  • zaokrąglenie kwoty za 1 h,
  • zaokrąglenie wartości końcowej.

Konfiguracja Firmy/Płace/Zaokrąglenia

Zasiłki

Zasiłki

Funkcja ta pozwala na poprawne zdefiniowanie wartości stopy procentowej dla poszczególnych zasiłków. Predefiniowane są wartości zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami. Jeśli w regulaminie wynagrodzeń zostały zapisane inne wartości należy je tutaj wprowadzić i zapisać. Ustawiony tutaj procent podstawy zasiłków chorobowych dotyczy wszystkich pracowników.
Uwaga
Dane na formularzu zasiłków wyświetlane są zawsze na pierwszy dzień miesiąca. Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa weszła w życie 8 lutego 2005 - nowe procenty zasiłków widoczne są dopiero po wyświetleniu miesiąca marca 2005, ale obowiązują od 8 lutego 2005.
Sekcja Okresy zasiłkowe:
  • Liczba dni okresu zasiłkowego – domyślnie 182,
  • Wydłużony okres zasiłkowy (ciąża, gruźlica) – domyślnie 270,
  • Okres wyliczania podstawy (liczba miesięcy) – 12.
 

Zobowiązania wobec ZUS/PFRON

Zobowiązania wobec ZUS/ PFRON

Informacje zawarte w tej sekcji precyzują dane dotyczące pracodawcy:
  • potwierdzają prawo Płatnika do naliczania zasiłków w imieniu ZUS,
  • pozwalają na poprawne przygotowanie deklaracji rozliczeniowej: ZUS DRA (wraz z załącznikami) oraz deklaracji do PFRON (Wn-D z załącznikami).
Miesiąc i rok Pozwala określić od kiedy dane ustawienia (zmiana) będzie obowiązywać, co oznacza, że parametry będą historycznie zapamiętywane. Zobowiązania wobec ZUS
  • Firma wypłaca zasiłki ZUS – prawo do zasiłków określonych w Ustawie z 25 czerwca 1999 r. O świadczeniach pieniężnych, z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa i ich wysokość ustalają oraz zasiłki te wypłacają płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego – według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia. Jeżeli użytkownik programu spełnia to kryterium (ma prawo naliczać i wypłać w imieniu ZUS zasiłki) należy zaznaczyć: [] Firma wypłaca zasiłki ZUS, w pozostałych przypadkach pozostawiamy pole niezaznaczone (program umożliwi jedynie wypłatę zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych – finansowanych z budżetu państwa).
  • Podstawa zasiłku ucznia przyrównywana do minimalnej stawki ucznia– parametr ten jest domyślnie niezaznaczony. W przypadku choroby ucznia program kontroluje, czy miesięczna podstawa chorobowego nie jest niższa niż aktualna stawka wynagrodzenia dla ucznia pomniejszona o składki ZUS
  • Firma opłaca składkę na FGŚP – obowiązek wpłat na FGŚP dotyczy pracodawców będących osobami fizycznymi lub jednostkami organizacyjnymi, zatrudniającymi pracowników w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (z wyjątkiem zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych). Obowiązek opłacania składek FGŚP nie dotyczy między innymi pracodawców, którzy z mocy obowiązujących przepisów nie podlegają postępowaniu upadłościowemu lub likwidacyjnemu, pracodawców niewypłacalnych […]. Jeżeli Firma ma prawo nie naliczania składek na FGŚP należy odznaczyć pole [ ] Firma opłaca składkę na FGŚP, w pozostałych przypadkach pozostawiamy pole zaznaczone (program dla osób obowiązkowo podlegających ubezpieczeniom społecznym naliczy odpowiednią składkę).
  • Parametr Składki na FP i FGŚP od sumy wypłat decyduje o sposobie wyliczania składek i jeśli jest:
    • zaznaczony [√] – składki wyliczane są jako procent sumy podstaw (podlegających składkom ZUS) na listach płac w obrębie tego samego miesiąca deklaracji,
    • nie jest zaznaczony [ ] – wartość składek liczona jest indywidualnie od kwoty brutto każdego pracownika.
  • REGON firmy na DRA właściciela – parametr ten warunkuje pojawienie się numeru statystycznego REGON firmy na indywidualnej deklaracji DRA właściciela:
    • zaznaczony (domyślne ustawienie) – REGON pojawi się na deklaracji DRA,
    • nie jest zaznaczony – REGON nie pojawi się na deklaracji DRA właściciela,

Na DRA dla pracowników umieszczany jest zawsze.

  • Nazwa skrócona firmy na DRA właściciela – ustawienie tego parametru ma znaczenie wyłącznie na indywidualnych deklaracjach ZUS DRA dla właścicieli (deklaracje pracowników generowane bez zmian):
    • zaznaczony – na deklaracjach (indywidualnych) ZUS DRA właściciela w sekcji Dane płatnika oprócz danych personalnych właściciela pojawi się dodatkowo nazwa skrócona dla ZUS z danych firmy,
    • nie jest zaznaczony – na deklaracjach ZUS DRA dla właściciela w sekcji Dane płatnika nie pojawi się nazwy skrócona firmy.
Inne Kod terminu składania deklaracji ZUS – płatnik składek zobowiązany jest przesłać deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłacić składki za dany miesiąc, nie później niż:
  • 5 dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych, jednostek gospodarki pozabudżetowej w rozumieniu art. 14 – 17 Ustawy z dnia 5 stycznia 1991r.- Prawo budżetowe (kod terminu przesłania deklaracji – 1),
  • do 10 dnia następnego miesiąca – termin historyczny dla osób fizycznych opłacających składki wyłącznie za siebie (2),
  • do 15 dnia następnego miesiąca –dla płatników składek posiadających osobowość prawną (3),
  • do 15 dnia następnego miesiąca – termin historyczny dla wspólników spółek cywilnych zatrudniających pracowników i inne osoby oraz przez osoby opłacające składki wyłącznie za siebie objęte tylko ubezpieczeniem zdrowotnym, zgłoszone z kodem 2410 (4),
  • dla deklaracji składanych za sędziów, prokuratorów, żołnierzy lub funkcjonariuszy, za których jest obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (5).
  • Do 20 dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek (6)
Kod Oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia – symbol oddziału NFZ (np. 06R – Małopolski oddział NFZ). Kod terytorialny jednostki ZUS – symbol kodu terytorialnego jednostki ZUS. Rodzaj działalności wg PKD – symbol określający działalność wg PKD. Refundacja składek ZUS/dofinansowanie z PFRON Status.  W zależności od posiadanego statusu, należy wybrać z rozwijalnej listy:
  • brak statusu: Pracodawca, któremu nie przysługuje dofinansowanie,
  • Status Zakładu Pracy Chronionej,
  • Refundacja na podst. art.25a ust.2 (poniżej 25 pracowników),
  • Refundacja na podst. art.25a ust.4 (co najmniej 25 pracowników).
Od: Data od której obowiązuje dany status. Po zapisaniu okna konfiguracji, pozostanie w programie informacja od kiedy firma posiada dany status. Informacja ta zadecyduje o tym, czy za dany miesiąc wygeneruje się deklaracja WN-D z załącznikami - musi być inny niż „Pracodawca, któremu nie przysługuje dofinansowanie". Wpłynie też na zawartość utworzonej deklaracji – zależnie od aktualnego na dany miesiąc statusu - wyliczenie wymiarów etatu na INF-D-P będzie takie jak dla ZPChr, albo takie jak dla otwartego rynku. Zapisanie poprawnie daty „Od" dla statusu uprawniającego do dofinansowania jest również istotne dla wyliczenia średniego stanu zatrudnienia z 12 miesięcy na WN-D (szczegóły w dalszej części ulotki przy opisie WN-D). W związku z ujednoliceniem zasad dofinansowania dla firm z otwartego rynku (nie posiadających statusu ZPChr), przy liczeniu deklaracji PFRON w 2009r. ustawienie statusu „Refundacja na podst. art. 25a ust.2 (poniżej 25 pracowników)" jest traktowane na równi z ustawieniem „Refundacja na podst. art. 25a ust.4 (co najmniej 25 pracowników)". Numer pracodawcy w rejestrze PFRON – numer pracodawcy wymagany przez program SOD OnLine. Identyfikator adresu PFRON - wymagany w danych nagłówkowych deklaracji WN-D – należy w nim wpisać numer zgodny wpisanym w SODiR  OnLine w polu „Identyfikator adresu beneficjenta". Forma prawna - forma prawna pracodawcy. Wymagana w przypadku importu plików do aplikacji SODiR On-Line. Szczegółowa forma prawna – szczegółowa forma prawna pracodawcy. Wymagana w przypadku importu plików do aplikacji SODiR On-Line Forma własności – forma własności pracodawcy. Wymagana w przypadku importu plików do aplikacji SODiR On-Line Wielkość pracodawcy- wielkość pracodawcy. Wymagana w przypadku importu plików do aplikacji SODiR On-Line Numer rachunku bankowego – numer rachunku bankowego pracodawcy, na który będzie przekazywane dofinansowanie. Wymagany w przypadku importu plików do aplikacji SODiR On-Line Pełnomocnik - można w tym polu wprowadzić nazwę Pełnomocnika do PFRON. W celu poprawnego zaimportowania deklaracji w programie SODiR On-Line wpisana nazwa musi być zgodna z odnotowaną w polu Nazwa pełnomocnika w Ekranie konfiguracji w SODiR On-Line. Osoba odpowiedzialna za kontakt z PFRON – dane osoby odpowiedzialnej za kontakt z PFRON - wymagane przez program SOD On-Line.    

Dokumenty

Dokumenty

W tej gałęzi można ustalić domyślne schematy numeracji (wybierając spośród typów dokumentów zdefiniowanych dla danej klasy) i domyślne serie dla:
  • List płac,
  • Dokumentów w e-Teczce,
  • Umów cywilnoprawnych.
Ustalone tutaj parametry będą proponowane w chwili rozpoczęcia wystawiania tych dokumentów. Operator w trakcie edycji może je zmienić.

Pracownicze Plany Kapitałowe

Pracownicze Plany Kapitałowe

W sekcji Pracownicze Plany Kapitałowe, Użytkownik ma możliwość wprowadzenia następujących informacji:
  • dane wybranej instytucji finansowej, do której będą przekazywane wpłaty,(dostępna jest lista słownikowa instytucji finansowych, które prowadzą i zarządzają PPK zgodną z listą znajdującą się na portalu mojeppk.pl)
  • numer rachunku do wpłat składek- należy podać numer rachunku podany przez instytucję, na który będą wpłacane pobrane z wynagrodzeń składki PPK.
  • dane osoby odpowiedzialnej za kontakt z instytucją finansową: imię, nazwisko, e-mail, telefon,
  • dane dotyczące wysokości składki dodatkowej finansowanej przez pracodawcę – Użytkownik w tym miejscu, może wprowadzić jedną wartość procentową składki, która będzie obowiązywać dla wszystkich pracowników lub podać opis, w przypadku, gdy składka dodatkowa określona jest indywidualnie dla grup pracowników np. ze względu na staż pracy czy stanowisko.
Dane w tej gałęzi zapisywane są w sposób historyczny, co pozwoli Użytkownikowi na ustalenie daty obowiązywania wprowadzonych informacji.
Rys 8. Konfiguracja firmy – Pracownicze Plany Kapitałowe
W konfiguracji firmy (Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry) Użytkownik może zdecydować o momencie powstania przychodu i pobrania podatku od składek PPK finansowanych przez pracodawcę. Decyduje o tym  parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’. Działanie parametru:
  • Zaznaczony  – podatek jest naliczany na podstawie składek PPK naliczonych w bieżącej wypłacie. Elementy Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A,Przychód z tytułu PPK/kontrakt menadż., Przychód z tytułu PPK/rada nadzorcza, Przychód z tytułu PPK/umowa o dzieło  oraz własne elementy oznaczone jako Przychód z tytułu PPK dla umów są naliczane automatycznie w wypłatach etatowych, umowach, zaliczkach brutto oraz innych, w których zostały naliczone składki PPK. Element nalicza się w kwocie będącej sumą składek PPK podstawowych i dodatkowych pracodawcy pobranej z bieżącej wypłaty i od tej kwoty jest pobierany podatek.
  • Niezaznaczony (domyślne ustawienie)– podatek od składek PPK finansowanych przez pracodawcę jest naliczany na podstawie kwot składek naliczonych w poprzednim miesiącu deklaracji w stosunku do miesiąca deklaracji, który jest ustawiony na liście płac, na której jest naliczana bieżąca wypłata. Elementy Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A,Przychód z tytułu PPK/kontrakt menadż., Przychód z tytułu PPK/rada nadzorcza, Przychód z tytułu PPK/umowa o dzieło  oraz własne elementy oznaczone jako Przychód z tytułu PPK dla umów są naliczane automatycznie w wypłatach etatowych oraz umowach. W wypłacie etatowej naliczany jest element Przychód z tytułu PPK/E w kwocie będącej sumą składek PPK pracodawcy z poprzedniego miesiąca naliczonych w wypłatach etatowych, innych oraz zaliczkach brutto. W wypłacie umowy elementy Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A, Przychód z tytułu PPK/kontrakt menadż., Przychód z tytułu PPK/rada nadzorcza, Przychód z tytułu PPK/umowa o dzieło  oraz własne elementy oznaczone jako Przychód z tytułu PPK dla umów są naliczane w kwocie składek naliczonych w wypłatach umów. W przypadku, gdy pracownik ma w danym miesiącu kilka wypłat etatowych lub umów przychód z tytułu PPK i podatek jest naliczany tylko w pierwszej wypłacie. W drugiej zostanie doliczony jedynie w przypadku, gdy zostanie usunięty z pierwszej wypłaty. W przypadku zwolnienia pracownika lub zmiany formy zatrudnienia w celu naliczenia podatku od składek PPK z poprzedniego miesiąca należy w miesiącu, w którym powstał przychód naliczyć wypłatę i dodać odpowiedni element Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1 lub Przychód z tytułu PPK/PIT-8A,Przychód z tytułu PPK/kontrakt menadż., Przychód z tytułu PPK/rada nadzorcza, Przychód z tytułu PPK/umowa o dzieło  oraz własne elementy oznaczone jako Przychód z tytułu PPK dla umów w zależności od tego z jakiego źródła jest to przychód.
Dotyczy wersji: 2020.3.1
Od wersji Comarch ERP Optima 2020.3.1 parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty' w nowych bazach nie jest zaznaczony domyślnie. W wersjach 2020.1.2 i 2020.2.1 był zaznaczony automatycznie. Podczas konwersji bazy danych z wersji 2020.1.2 lub 2020.2 ustawienie parametru nie będzie zmienione. Podczas konwersji z wersji wcześniejszej niż 2020.1.2 parametr domyślnie nie będzie zaznaczony.
https://www.youtube.com/watch?v=2-Ctz4RIhuw&amp

Opisy rodzajów dni wolnych do karty pracy

Opisy rodzajów dni wolnych do karty pracy

Słownik z predefiniowanymi 7 pozycjami z możliwością dodania przez użytkownika własnych opisów rodzajów dni wolnych. Oznaczenia dla dni wolnych i świątecznych mogą zostać użyte w trakcie tworzenia serii kalendarza, definiowania kalendarza oraz planu pracy. Docelowo, opis służy do wykazania rodzajów dni wolnych na wydruku Karty pracy (wydruk ze szczegółami).

Serwis

Dokumenty powiązane

Na liście tej określamy definicję dokumentu i domyślną serię dla dokumentów powiązanych ze zleceniem serwisowym. Schemat i seria będą wykorzystywane w trakcie tworzenia FA, RW, PA, WZ, MM, ZD, skojarzonych ze zleceniem. Definicja dokumentu określa sposób numeracji dokumentów powiązanych ze zleceniem serwisowym (zdefiniowany w Konfiguracji Firmy/ Definicja dokumentów/ odpowiednio: Handel/ Faktura sprzedaży/ Paragon/ Zamówienie u dostawcy, Magazyn/ Przesunięcie międzymag./ Rozchód wewnętrzny/ Wydanie zewnętrzne). Seria – domyślna seria jaka będzie proponowana przy wystawianiu dokumentów powiązanych ze zleceniem serwisowym. Serię wybieramy z wcześniej zdefiniowanej listy serii (Konfiguracja Firmy/ Definicja dokumentów/ odpowiednio: Handel/ Serie dokumentów, Magazyn/ Serie dokumentów).

Parametry

Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi zbiorczo za pomocą usług należy z tego poziomu zaznaczyć parametry Fakturowanie zbiorcze czynności oraz Fakturowanie zbiorcze części. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania domyślnej usługi z cennika, którą mają być fakturowane czynności i części. Po zaznaczeniu parametru Ustaw domyślne wprowadzone ustawienia są przenoszone na zlecenia (zakładka [Czynności], [Części]). Z poziomu formularza zlecenia użytkownik ma możliwość zmiany ustawień.
Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi w cenach brutto należy z tego poziomu zaznaczyć parametr Fakturowanie zleceń w cenach brutto. Jeżeli czynności na zleceniach realizowane są wg terminu możliwe jest automatyczne wyliczanie ich Czasu trwania w oparciu o dane wprowadzone na Formularzu czynności w polach Termin od oraz Termin do. W tym celu należy zaznaczyć parametr Automatycznie uzupełniaj czas trwania czynności wg terminu dostępny w System/ Konfiguracja/ Serwis/ Parametry. W obszarze Parametry istnieje ponadto możliwość określenia rodzaju kursu, jaki ma być stosowany przy przeliczaniu cen na zleceniach w walutach obcych:
  • wg kursu na zleceniu – ceny czynności oraz części będą przeliczane w oparciu o kurs określony przez Operatora na formularzu zlecenia serwisowego,
  • wg aktualnego kursu – ceny czynności oraz części będą przeliczane wg kursu domyślnego, pobieranego z konfiguracji programu w momencie wprowadzania konkretnej pozycji na zlecenie.
W obszarze Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu możliwe jest również zdefiniowanie domyślnych ustawień dotyczących fakturowania czynności i części dodawanych na zlecenie serwisowe. Użytkownik ma możliwość wskazania jednej z trzech opcji:
  • Globalne – skutkuje pojawieniem się parametrów: Fakturowanie czynności oraz Fakturowanie części. Ustawienia te będą przenoszone odpowiednio na Formularz czynności oraz Formularz części na Zleceniu serwisowym.
Uwaga
Domyślnie w Konfiguracji zaznaczona jest opcja Globalne: Fakturowanie czynności.
  • Kontrahenta spowoduje, że ustawienia domyślne będą pobierane z karty kontrahenta wybranego na Zleceniu serwisowym. Stosowne parametry znajdują się w menu Ogólne/Kontrahenci, na Formularzu kontrahenta – zakładka [Handlowe], panel Zlecenia serwisowe.
Uwaga
Panel Zlecenia serwisowe na Formularzu kontrahenta jest widoczny tylko w przypadku pracy z modułem Serwis oraz jeśli w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczono opcję Kontrahenta.
Uwaga
Ustawienia domyślne można zdefiniować tylko dla podmiotu o typie Kontrahent. W  przypadku, gdy zlecenie jest wystawiane dla podmiotu innego typu (urząd, bank, pracownik etc.) – na formularze czynności i części pobierane będą ustawienia Globalne.
  • Urządzenia spowoduje, że ustawienia domyślne dot. fakturowania czynności i części będą pobierane z formularza Urządzenia wybranego na Zleceniu serwisowym. Jeśli na zleceniu nie wybrano urządzenia  podczas dodawania czynności i części na zlecenie pobierane będą ustawienia Globalne.
W obszarze Wskazanie cech dla części są widoczne parametry związane z cechami dostaw. Sekcja dostępna jest tylko i wyłącznie wtedy, gdy w programie jest licencja na moduł Handel Plus:
  • Automatyczny wybór ocechowanych dostaw - po zaznaczeniu parametru aktywowana jest funkcja automatycznego wskazywania partii dostaw na częściach zlecenia serwisowego. Dla każdej części zlecenia serwisowego, która na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty] ma wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy, na oknie wyboru partii zostaną automatycznie wskazane pobierane dostawy, zgodnie z metodą rozliczania magazynu wybraną w konfiguracji (FIFO, LIFO). Funkcja działa analogicznie jak opisana w artykule Automatyczne wskazanie rozchodowanych partii towaru na dokumentach rozchodowych. W nowych bazach danych powyższy parametr jest domyślnie zaznaczony.
  • Obowiązek wyboru partii dla części na zleceniu serwisowym -przypomina o konieczności uzupełnienia partii dla części na zleceniu serwisowym posiadających atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Kontrola wskazania partii następuje podczas tworzenia powiązanych dokumentów magazynowych do zlecenia serwisowego.
   

Automat zleceń cyklicznych

W tym miejscu użytkownik może dokonać konfiguracji programu w celu automatycznego generowania zleceń serwisowych na podstawie wzorca zleceń cyklicznych.

Okno konfiguracji Automatu Zleceń Cyklicznych
Operator – operator, w imieniu którego będą automatycznie generowane zlecenia cykliczne. Hasło – hasło wybranego operatora (jeśli zostało ustawione).
Wysyłka e-mail – jeżeli po wygenerowaniu zlecenia cyklicznego ma zostać utworzona wiadomość e-mail z informacją dla klienta o zaplanowanym dla niego zleceniu serwisowym, należy wskazać:
  • Konto e-mail – konto ustawione w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail, którego wybrany operator jest użytkownikiem.
  • Realizacja wysyłki e-mail – pozwala na wybór, czy utworzona wiadomość zostanie wysłana od razu po utworzeniu, czy też zapisana w folderze Robocze z możliwością późniejszej wysyłki przez Operatora.
Realizacja wysyłki sms – dla automatycznie wygenerowanych zleceń cyklicznych możliwe jest utworzenie wiadomości SMS dla klienta z informacją o zaplanowanym dla niego zleceniu serwisowym. Wiadomość SMS może zostać wysłana natychmiast po utworzeniu, lub zapisana z możliwością późniejszej wysyłki przez Operatora. Uruchom generowanie zleceń cyklicznych o godzinie – godzina, o której uruchamiany będzie Automat, czyli tworzone będą zlecenia cykliczne oraz wiadomości e-mail/SMS.
Przycisk  wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem do zleceń cyklicznych dla tej firmy. Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna.

Statusy zleceń

Użytkownik może definiować własne statusy zleceń (etapy realizacji), które później można wybierać na formularzu zlecenia. Na liście znajduje się kolumna: kod (20 znaków), opis (250 znaków) oraz parametr do zaznaczenia data. Dla każdego statusu zlecenia można określić, czy jest on skojarzony z polem typu data. Jeśli tak, to po wybraniu statusu na zleceniu oprócz możliwości wpisania opisu jest również możliwość określenia daty (np. data powrotu z serwisu zewnętrznego, data sprowadzenia części itp.). Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski:  Dodaj – umożliwi dodanie nowego statusu.  Edycja – umożliwia zmianę statusu.  Usuń – powoduje usunięcie statusu. Użytkownik ma możliwość pozycjonowania statusów zleceń na liście, dzięki czemu może ustalać priorytety dla poszczególnych statusów. Przesuwanie pozycji w górę/ w dół jest możliwe za pomocą metody „przeciągnij i upuść”. Podczas wystawiania zlecenia statusy pojawią się w kolejności ustalonej na tej liście.  Przywróć poprzedni stan – po zmianie pozycji w górę/ w dół można przywrócić poprzedni stan.  Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

Dokumenty

Na liście tej określamy definicję dokumentu i domyślną serię. Schemat i seria będą wykorzystywane w trakcie dopisywania nowych zleceń serwisowych. Użytkownik ma możliwość zmiany schematu oraz serii. Definicja dokumentu określa sposób numeracji zleceń serwisowych (zdefiniowany w Konfiguracji Firmy/ Definicja dokumentów/ Serwis/ Zlecenia serwisowe). Seria – domyślna seria jaka będzie proponowana przy wystawianiu zleceń serwisowych. Serię wybieramy z wcześniej zdefiniowanej listy serii (Konfiguracja Firmy/ Definicja dokumentów/ Serwis/ Serie dokumentów).

Środki trwałe

Grupy Środków Trwałych

Środki trwałe można podzielić na grupy np. ze względu na typ środka (samochody, komputery itd.). Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Skasować można jedynie grupę, do której nie zostały jeszcze przypisane środki (np. błędnie wprowadzoną). Przy dopisywaniu pozycji uzupełnić należy dwa pola: Nazwa – nazwa grupy. Opis – dokładniejszy opis grupy. Konto – segment Wn – istnieje możliwość wskazania konta księgowego, do którego można odwołać się w schematach księgowych służących do księgowania dokumentów środków trwałych, po wyborze w polu Konto makra @KontoWnGrupy. Konto – segment Ma - istnieje możliwość wskazania konta księgowego, do którego można odwołać się w schematach księgowych służących do księgowania dokumentów środków trwałych, po wyborze w polu Konto makra @KontoMaGrupy.

Dokumenty

Dla dokumentów typu AIST - arkusz inwentaryzacyjny ST oraz AIWP - arkusz inwentaryzacyjny wyposażenia możliwe jest w tym miejscu określenie domyślnego schematu numeracji i serii.

Grupy wartości niematerialnych

Wartości niematerialne i prawne można podzielić na grupy. Lista grup obsługiwana jest w identyczny sposób jak grupy środków trwałych – co zostało opisane tutaj.

Parametry

Amortyzacja w przypadku ulg inwestycyjnych – parametr wykorzystywany w przypadku ulg inwestycyjnych dla środków trwałych. W przypadku ulg inwestycyjnych można zmniejszać odpisy amortyzacyjne lub skracać okres amortyzacji.

Urządzenia mobilne

Stanowiska

Dla nowego stanowiska definiujemy pola na trzech zakładkach.
[Ogólne]:
Stanowisko sprzedaży mobilnej część 1
  • Numer stanowiska – nadawany automatycznie przez program. Poprzez ten numer możliwa jest łączność między urządzeniem (z aplikacją Comarch ERP Mobile Sprzedaż), a stanowiskiem zdefiniowanym w Comarch ERP Optima.
  • Nieaktywne – po zaznaczeniu tego parametru stanowisko jest nieaktywne.
  • Grupa towarów – wybrana grupa towarowa będzie wysyłana do urządzenia. W przypadku wybrania Grupy Głównej wysyłany jest cały cennik.
  • Grupa kontrahentów – wybrana grupa kontrahentów. W przypadku pozostawienia pustego pola do urządzenia mobilnego zostanie wysłana cała lista kontrahentów.
  • Edycja kontrahenta – zaznaczenie parametru pozwoli na edycję danych kontrahenta na stanowisku sprzedaży mobilnej.
  • Eksport wg opiekuna – po zaznaczeniu parametru kontrahenci wysyłani są na urządzenie mobilne wg opiekuna. Aby dany kontrahent został wysłany, opiekunem (ustawionym na karcie tego kontrahenta w Comarch ERP Optima) musi być Operator przypisany do danego stanowiska sprzedaży mobilnej. Ponadto, jeżeli do stanowiska sprzedaży mobilnej przypisana jest konkretna grupa kontrahentów, dany kontrahent musi do niej należeć.
    Stanowisko sprzedaży mobilnej część 2
  • Definicja PA – definicja schematu numeracji dla Paragonów wystawianych w Comarch ERP Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli użytkownik nie posiada dla PA schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
  • Definicja FS – definicja schematu numeracji dla Faktur Sprzedaży wystawianych w Comarch ERP Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli użytkownik nie posiada dla FS schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
  • Definicja MM – definicja schematu numeracji dla Przesunięć Międzymagazynowych. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli użytkownik nie posiada dla MM schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn.
  • Definicja RO – definicja schematu numeracji dla Rezerwacji Odbiorcy wystawianych w Comarch ERP Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli użytkownik nie posiada dla RO schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
  • Definicja KP/ KW – definicja schematu numeracji dla zapisów generujących wpłaty i rozchód środków pieniężnych wystawionych w Comarch ERP Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon REJESTR. Standardowo w programie dla KP, KW zdefiniowane są schematy o numeracji: symbol dokumentu/ numer bez zer/ rok kalendarzowy/ rejestr. Przed konfiguracją stanowiska użytkownik może zdefiniować własne schematy (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa i Bank).
  • Definicja CRM – pole wykorzystywane tylko w przypadku współpracy z Comarch ERP Mobile Sprzedaż w wersji na platformę Android. Pole nie jest obowiązkowe (posiadanie modułu CRM lub CRM Plus jest opcjonalne). W polu należy wskazać definicję schematu numeracji dla spotkań/kontaktów utworzonych w Terminarzu na urządzeniu mobilnym. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli użytkownik nie posiada schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ CRM.
  • Definicja FPF – definicja schematu numeracji dla dokumentów Pro-Forma wystawianych w Comarch ERP Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli użytkownik nie posiada dla FPF schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
Uwaga
W definicji dokumentów mogą występować w dowolnej kombinacji elementy: symbol/ numer/ miesiąc/ rok/ magazyn/ seria – jednakże po stronie urządzenia mobilnego symbol zawsze będzie pojawiał się na początku.
Pola związane ze schematami numeracji dokumentów są nieobowiązkowe. Nieuzupełnienie któregoś z pól będzie oznaczało blokadę wystawiania odpowiednich dokumentów na urządzeniu mobilnym. Objawia się to brakiem danego typu dokumentu na liście możliwych do wystawienia lub w przypadku KP i KW odpowiednim komunikatem. Wyjątkiem od powyższej zasady są dokumenty CRM. W przypadku tych dokumentów definicja nie jest wysyłana na urządzenie mobilne (ma zastosowanie dopiero podczas wczytywania dokumentów do systemu ERP) i nie ma możliwości zablokowania ich wystawiania. Schemat definicji może zostać uzupełniony w dowolnym momencie. Istnieje też możliwość zmiany schematu, przy czym należy pamiętać o kliku zależnościach. Jeżeli schemat numeracji zostanie zmieniony przed wczytaniem wszystkich wcześniej wystawionych na urządzeniu mobilnym dokumentów do Comarch ERP Optima, to zostaną one zapisane już w nowym schemacie numeracji z kolejnym wolnym numerem. Numeracja będzie kontynuowana ze starego schematu. Nie ma w takiej sytuacji możliwości rozpoczęcia numeracji od nowa i należy pamiętać, że wystąpi wtedy niezgodność schematu numeracji pomiędzy urządzeniem mobilnym a systemem ERP. Jedyna możliwość rozpoczęcia numeracji od nowa to wyczyszczenie bazy na urządzeniu mobilnym i zmiana schematów numeracji po stronie systemu ERP przed pierwszą synchronizacją na urządzeniu. W takim przypadku numeracja zostanie uruchomiona ponownie, ale należy pamiętać, że powrót do starego schematu numeracji może spowodować błędy duplikacji.
Uwaga
Nie jest zalecane zmienianie schematów numeracji na takie, które już kiedyś były wykorzystane na urządzeniu mobilnym. Może to prowadzić do duplikacji numerów dokumentów. Najlepszym rozwiązaniem jest tworzenie nowych stanowisk sprzedaży mobilnej lub korzystanie tylko z nowo utworzonych schematów (w celu uniknięcia pomyłki).
W schemacie numeracji może zostać użyty człon Magazyn. Numery dokumentów wystawione z takim schematem numeracji będą zawierały Symbol w numeracji magazynu domyślnego (w przypadku RO i FPF) lub mobilnego (w przypadku FA, PA i WZ).
Stanowisko sprzedaży mobilnej część 3
  • Rejestr – w wybranym rejestrze zapisywane są dokumenty KP/KW oraz rozliczenia dokumentów handlowych. Lista rejestrów pobierana jest z menu Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe. Jeżeli pole rejestr pozostanie puste, to wczytywanie rozliczeń dokumentów do systemu ERP będzie niemożliwe.
  • Seria dla dokumentów – w tym miejscu należy zdefiniować serię, która będzie występowała w numeracji wszystkich dokumentów wystawianych na urządzeniu mobilnym.
  • Typ – określa typ ceny (brutto/netto) wg jakiej będą domyślnie wystawiane dokumenty na urządzeniu mobilnym.
  • Generuj WZ – zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne generowanie dokumentów WZ do dokumentów FA i PA wczytywanych do systemu ERP.
[Operatorzy, płatności i ceny]:
Stanowisko sprzedaży mobilnej. Operatorzy, płatności i ceny część 1
  • Operatorzy – w tym miejscu należy przypisać do stanowiska wybranego Operatora. Do jednego stanowiska możne być przypisany tylko jeden Operator, który nie może już być przypisany do innych stanowisk.
  • Formy płatności – w tabeli tej użytkownik powinien określić, które spośród zdefiniowanych w systemie form płatności będą wykorzystywane w Comarch ERP Mobile Sprzedaż. W tym celu należy:
    • Wybrać formy płatności spośród zdefiniowanych w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności.
    • Zdefiniować dla nich nazwy, które będą widoczne w Comarch ERP Mobile Sprzedaż.
    • Ustalić domyślną formę płatności. Standardowo, pierwsza dodana forma płatności ustawiana jest jako domyślna. Użytkownik ma możliwość zmiany. Domyślną formą płatności musi być płatność typu gotówka, nie odroczona.
Uwaga
Operator przypisany do stanowiska sprzedaży mobilnej musi mieć zaznaczony moduł Handel lub Handel Plus na swojej karcie na zakładce [Ogólne]menu Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy. Brak zaznaczania jednego z tych modułów spowoduje błąd podczas próby synchronizacji z Comarch ERP Mobile Sprzedaż.
Uwaga
Podczas definiowania płatności na liście dostępnych form NIE pojawią się formy płatności zablokowane w konfiguracji (w gałęzi dotyczącej modułu Kasa/Bank) oraz formy płatności typu kompensata.
Stanowisko sprzedaży mobilnej. Operatorzy, płatności i ceny część 2
  • Ceny – w tabeli wybierane są ceny, które będą wysyłane na urządzenie mobilne. Wymagane jest wybranie przynajmniej jednej ceny sprzedaży. Cena zakupu jest wysyłana opcjonalnie.
[Magazyny]:
Stanowisko sprzedaży mobilnej. Magazyny.
  • Magazyn mobilny – można wybrać magazyn tylko o statusie „mobilny”. Wybrany magazyn służy do przesyłania stanów magazynowych na urządzenie za pomocą dokumentów MM, w których magazynem docelowym jest magazyn mobilny. Należy założyć tyle magazynów mobilnych, ile będzie stanowisk Comarch ERP Mobile Sprzedaż. Na magazyn ten trafiają wystawione na urządzeniu mobilnym Faktury Sprzedaży (FS), Paragony (PA) oraz Wydania Zewnętrzne (WZ). Pole może pozostać niewypełnione, aż do momentu ustalenia schematu numeracji dla przynajmniej jednego dokumentu związanego z magazynem mobilnym (FS, PA, WZ, MM).
  • Magazyn domyślny – na wybrany w tym polu magazyn (tylko o statusie „lokalny”) podczas synchronizacji trafiają zwroty niesprzedanego towaru (przesunięcia międzymagazynowe MM). Ponadto mogą tam trafiać wystawione na urządzeniu mobilnym rezerwacje odbiorcy (RO) oraz faktury pro-forma (FPF), na których domyślnie podpowiada się ten magazyn (w razie potrzeby można go zmienić na dowolny magazyn lokalny w Comarch ERP Optima na etapie wystawiania dokumentu). Pole może pozostać niewypełnione, aż do momentu ustalenia schematu numeracji dla przynajmniej jednego dokumentu związanego z magazynem domyślnym (RO, FPF, MM).
  • Lista zablokowanych magazynów – do listy blokad można dodać tylko magazyn o typie lokalny. Dodanie magazynu do listy spowoduje, że Operator danego urządzenia mobilnego nie będzie miał możliwości podglądu zasobów na tym magazynie oraz nie będzie mógł wystawiać dokumentów rezerwacji (RO) i Pro-Forma (FPF) na ten magazyn.

Przesyłki

Formularz nadania paczki - InPost Paczkomaty

Formularz nadania paczki InPost – zakładka [Ogólne]
Na formularzu dostępny jest przycisk umożliwiający zatwierdzenie przesyłki i przekazanie jej do nadania . Przycisk jest aktywny po uzupełnieniu na formularzu zlecenia wszystkich wymaganych danych. Na formularzu ZNP znajduje się również przycisk pozwalający na pobranie numeru paczki.
Uwaga
Usługa InPost nie pozwala na anulowanie zlecenia przekazanego do nadania.

Dokument – numer dokumentu ZNP (domyślnie podpowiada się schemat numeracji wybrany w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Paczkomaty – zakładka [Szablon spedycji]),

Data wystawienia – data utworzenia zlecenia w Comarch ERP Optima,

Nadawca – jako adres nadawczy na zlecenie ustawiany jest adres oddziału, powiązany z danym magazynem, który został do niego przypisany w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. Jeśli do danego adresu nadawczego nie zostanie przypisany żaden magazyn, to na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Adres Nadawczy przenoszony jest domyślny adres oddziału. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokumencie. Adres ten jest drukowany na liście przewozowym jako dane Nadawcy, w sytuacji kiedy na zleceniu jako sposób nadania wybrano Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost. Dla zleceń nadawanych w POP bądź w Paczkomacie na liście przewozowym jako Nadawca drukowane są dane właściciela konta z Menagera Paczek.

Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/ pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon. Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na zleceniu.

Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo można wskazać osobę kontaktową będącą odbiorcą paczki. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta (formularz kontrahenta/ zakładka [Dodatkowe]/ Przedstawiciele). Jeżeli przedstawiciel zostanie wybrany z listy, adres e-mail i telefon zostanie zaktualizowany zgodnie z danymi przypisanymi do tego przedstawiciela. Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokumencie Zlecenia nadania przesyłki.

Dotyczy wersji: 2020.1.1
Dla zleceń tworzonych z dokumentów, domyślnie podpowiada się osoba kontaktowa odbiorcy (osoba odbierająca dokument), telefon oraz e-mail widniejące na dokumencie.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Wypełnione pola Imię i nazwisko, Telefon, E-mail dla danego magazynu są przenoszone automatycznie na Zlecenie Nadania Przesyłki utworzone z dokumentu Przesunięcia Międzymagazynowego w odpowiadające im pola Telefon, E-mail, Osoba kontaktowa po stronie odbiorcy. Informacje te, są także przenoszone, jeśli na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie zaznaczony parametr Przesyłka do oddziału.

Na etykiecie paczki w sekcji Odbiorca drukowany jest adres e-mail i telefon wskazany na zleceniu w sekcji Odbiorca.

Użyj adresu korespondencyjnego – po zaznaczeniu parametru na zlecenie pobierany jest adres korespondencyjny z formularza Odbiorcy zlecenia.

Przesyłka do oddziału – należy zaznaczyć, jeśli przesyłka ma być transportowana między oddziałami firmy. Jako adres odbioru należy wskazać jeden spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów
  • Po zaznaczeniu parametru Przesyłka do oddziału na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Odbiorca pojawi się pole Adres odbiorczy. Domyślnie adres odbiorczy jest nieuzupełniony. Z listy rozwijanej jest możliwość wskazania jednego spośród zdefiniowanych adresów w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów.

Zakładka [Paczki i usługi]:

Formularz Zlecenia nadania paczki InPost Paczkomaty – zakładka [Paczki i usługi]
Na danym zleceniu można nadać tylko jedną paczkę, domyślnie ustawiany jest rozmiar określony na zakładce [Szablon spedycji] w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Paczkomaty. Użytkownik może zmienić rozmiar paczki z poziomu zlecenia. Do wyboru dostępne są rozmiary:
  • A (8 x 38 x 64 cm),
  • B (19 x 38 x 64 cm),
  • C (41 x 38 x 64 cm).
Na zleceniu można podać:
  • Referencje drukowane na liście przewozowym w polu Kod referencyjny. W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Paczkomaty można ustawić, aby jako referencje program domyślnie podpowiadał numer dokumentu źródłowego, z którego utworzono ZNP bądź Nr powiązanego z tym dokumentem zamówienia (RO).
  • Kwotę pobrania – w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Paczkomaty można wpisać kwotę, która będzie się domyślnie podpowiadała bądź będzie wyliczona automatycznie na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Wartość maksymalna pobrania to 5 000,00 PLN.
  • Wartość ubezpieczenia przesyłki – w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Paczkomaty można wpisać kwotę, która będzie się domyślnie podpowiadała bądź będzie wyliczona automatycznie na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Wartość maksymalna ubezpieczenia to 20 000 PLN.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Paczka w weekend – dla ZNP istnieje możliwość realizacji usługi Paczka w weekend. W tym celu na formularzu ZNP należy zaznaczyć parametr Paczka w weekend. Aby przesyłki zostały dostarczone w weekend, nadanie (przekazanie do Paczkomatu/ POP lub złożenie zlecenia na odbiór przez kuriera) musi nastąpić w piątek lub sobotę do godziny 13:00.
Następnie należy podać Paczkomat, do którego ma trafić przesyłka. Można to zrobić poprzez wpisane kodu Paczkomatu bądź poprzez wybór z listy dostępny po naciśnięciu przycisku Paczkomat InPost.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Aby wyświetlić Paczkomaty w oknie wyboru Paczkomatu należy podać kod pocztowy. Zostaną wyszukane Paczkomaty w odległości do 2 km od podanego kodu. Aby wyświetlić listę wszystkich Paczkomatów InPost należy wcisnąć przycisk bez podawania kodu pocztowego.
Jako sposób nadania paczki dostępne są trzy opcje:
  • Nadam przesyłkę w Paczkomacie – po wybraniu tej opcji należy wskazać Paczkomat nadawczy, z którego zostanie nadana paczka.

Dotyczy wersji: 2020.1.1
Można to zrobić poprzez wpisane kodu Paczkomatu bądź poprzez wybór z listy dostępny po naciśnięciu przycisku Paczkomat InPost. Aby wyświetlić Paczkomaty w oknie wyboru Paczkomatu należy podać kod pocztowy. Zostaną wyszukane Paczkomaty w odległości do 2 km od podanego kodu. Aby wyświetlić listę wszystkich Paczkomatów InPost należy wcisnąć przycisk bez podawania kodu pocztowego.

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Paczkomaty można wskazać preferowany Paczkomat nadawczy, który będzie się podpowiadał domyślnie na zleceniu. Preferowany Paczkomat nadawczy można przypisać do danego adresu nadawczego (który Użytkownik może wybrać na zleceniu) – menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. W pierwszej kolejności na Zleceniu nadania przesyłki podpowiada się Paczkomat z adresu nadawczego.

  • Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost – z poziomu listy zleceń na górnej wstążce programu dostępna jest funkcja umożliwiająca zamówienie kuriera po odbiór paczek . Po jej wywołaniu następuje przekierowanie na stronę https://manager.paczkomaty.pl, skąd należy zamówić kuriera po odbiór przesyłek.
  • Nadam przesyłkę w POP - przesyłki należy samodzielnie dostarczyć do Punktu Obsługi Paczek.
Zakładka [InPost Paczkomaty]:
Formularz Zlecenia nadania przesyłki – zakładka [InPost Paczkomaty]
Na tej zakładce wyświetlane są dane pobierane z InPost. Jeśli numer paczki nie zostanie wygenerowany w momencie wysłania zlecenia, to zostanie on pobrany podczas wydruku Listu Przewozowego/ Protokołu Odbioru. Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do InPost. podgląd/ wydruk Protokołu Odbioru – opcja dostępna wyłącznie dla zleceń, na których jako sposób nadania wybrano Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost. Jako Nadawca drukowane są dane właściciela konta z Menagera Paczek.  – podgląd/wydruk Listu Przewozowego – LP można wygenerować wyłącznie dla opłaconej przesyłki. W przypadku przesyłek, które nie są opłacane automatycznie, należy dokonać opłaty w Managerze Paczek. Status – status poprawności przesłania zlecenia do InPost. Zwrócone błędy – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia. Zakładka [Dokumenty]: W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument, z którego zostało utworzone zlecenie. Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. Pliki do tabeli Biblioteka dokumentów można dodawać również metodą „przeciągnij i upuść”. Szczegóły na ten temat zostały opisane w artykule Dodawanie plików na dokumentach metodą „przeciągnij i upuść”. W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań. [/su_list]

Integracja z Pocztą Polską: e-Nadawca.

Klienci biznesowi posiadający konto na portalu e-Nadawca Poczty Polskiej mogą za pośrednictwem programu generować przesyłki w ramach usług świadczonych przez Pocztę Polską. W programie obsługiwane są następujące usługi krajowe:
  • Pocztex (Ekspres24, Krajowy)
  • Pocztex Kurier 48 (Przesyłka biznesowa)
  • Usługa paczkowa (Paczka24, Paczka Ekstra 24, Paczka48)
  • Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Priorytet)
  • Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
  • Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
  • Pocztex 2.0 (Kurier).
Uwaga
W programie nie są obsługiwane przesyłki paletowe.
Uwaga
W programie można skonfigurować konta wyłącznie dla klientów biznesowych.
Uwaga
W programie nie można anulować zleceń, które zostały przekazane do nadania.

Konfiguracja

Adresy nadawcze

Konfiguracja konta

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Poczta Polska należy podać dane dostępowe do e-Nadawcy. Dodatkowo można zdefiniować domyślne parametry przesyłek oraz określić usługi dodatkowe.
Konfiguracja Poczty Polskiej – zakładka [Ogólne]
Na zakładce [Ogólne] należy podać login oraz hasło do usługi e-Nadawca.
Uwaga
Trzykrotne wprowadzenie błędnego hasła skutkuje jego dezaktywacją.
Wybierając opcję zmiany hasła należy pamiętać, że musi ono zawierać co najmniej 8 znaków, małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne.
Dotyczy wersji: 2019.6.1
Poczta Polska dla przesyłek poleconych stosuje oznaczenie – format S, M, L. Jeżeli jednak klient ma zagwarantowaną niezmienność warunków w umowie, to ma możliwość nadawania przesyłek w formie gabarytów A/B, w związku z tym jeśli parametr Posiadam umowę na nadawanie przesyłek poleconych według gabarytów A/B:
  • jest niezaznaczony, wówczas w konfiguracji na zakładce [Szablon spedycji] – parametry przesyłki oraz na Zleceniu Nadania Przesyłki dla usługi Przesyłka polecona w kolumnie Gabaryt dostępne są do wyboru formaty S, M, L zamiast gabarytów A i B.
  • jest zaznaczony, wówczas na zakładce [Szablon spedycji] – parametry przesyłki oraz na Zleceniu Nadania Przesyłki dla usługi Przesyłka polecona w kolumnie Gabaryt dostępne są do wyboru gabaryty A i B.
  • jeśli Użytkownik wyłączy parametr w trakcie pracy, w konfiguracji na zakładce [Szablon spedycji] – parametry przesyłki, dla usługi Przesyłka polecona w kolumnie Gabaryt wartość A zostanie domyślnie zastąpiona formatem S, wartość B zostanie zastąpiona formatem M. Analogiczna zmiana zostanie wykonana na niewysłanych Zleceniach.
  • w nowo wykreowanych bazach ustawione domyślnie jest nadawanie wg formatów.
  • na skopiowanych Zleceniach gabaryt przesyłki jest ustawiany zgodnie z aktualnym ustawieniem parametru w konfiguracji.
Uwaga
Parametr Posiadam umowę na nadawanie przesyłek poleconych według gabarytów A/B należy zaznaczyć tylko w przypadku posiadania takiej umowy. Jeśli parametr o umowie na gabaryty A/B będzie zaznaczony, a na koncie w systemie e-Nadawca nie ma takiej umowy, to przy próbie nadania paczki z gabarytem A/B pojawi się komunikat: Produkt (’Przesyłka polecona (845)’) nie znajduje się na umowie zawartej z Poczta Polską S.A.
Poprzez przycisk Urząd nadania należy wskazać Urząd pocztowy, w którym będą nadawane przesyłki. Urząd nadania można wskazać również dla konkretnego adresu nadawczego (który można wybrać na zleceniu) – menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. W pierwszej kolejności na Zleceniu Nadania Przesyłki podpowiada się Urząd pocztowy z adresu nadawczego. Dane wprowadzone w polu Konto bankowe będą wykorzystywane przy zlecaniu przesyłek za pobraniem (gdy oznaczone zostanie, że kwota pobrania ma być kierowana przelewem na rachunek bankowy nadawcy). Pole jest obowiązkowe, jeśli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe] zaznaczono Ustawiaj domyślnie pobranie.
Konfiguracja Poczty Polskiej – zakładka [Szablon spedycji]
Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń Nadania Przesyłki spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania paczek. Domyślna seria – dla Zleceń Nadania Przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki. Na zakładce [Parametry przesyłki] można określić podstawowe parametry paczki dodawanej domyślnie na nowo tworzone Zlecenie nadania przesyłki. Wybór domyślnej usługi pocztowej:
  • Pocztex (Ekspres24, Krajowy)
  • Pocztex Kurier 48 (Przesyłka biznesowa)
  • Usługa paczkowa (Paczka24, Paczka Ekstra 24, Paczka48)
  • Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Priorytet)
  • Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
  • Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
  • Pocztex 2.0 (Kurier).
Domyślna definicja paczki – dla poszczególnych usług można określić wagę, gabaryt, zaznaczyć adnotację o tym, że przesyłka jest niestandardowa, oraz że należy obchodzić się z nią ostrożnie. W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – po zaznaczeniu parametru, przy generowaniu Zlecenia Nadania Przesyłki wyliczana jest sumaryczna waga pozycji z dokumentu, na podstawie którego powstało ZNP (waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe]). Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 999,99 kg. Jeśli nie podano wagi dla pozycji dokumentu, zostanie ona pobrana z konfiguracji. Na etykiecie przesyłki można drukować dodatkowe informacje, w związku z tym w sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić domyślne parametry:
  • Informacja o zawartości (wymagane dla opcji Pocztex, Pocztex 2.0 i Usługa paczkowa):
  • Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie Nadania Przesyłki. Wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu Zlecenia Nadania Przesyłki.
  • Nazwa pierwszej pozycji – brana z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie Nadania Przesyłki,
  • Nr dokumentu źródłowego – z którego powstało Zlecenie Nadania Przesyłki,
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy Zlecenie Nadania Przesyłki jest tworzone bezpośrednio z RO, jak i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
  • Opis/ uwagi dla odbiorcy (wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu Zlecenia Nadania Przesyłki):
    • Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie Nadania Przesyłki.
    • Nr dokumentu źródłowego – z którego powstało Zlecenie Nadania Przesyłki,
    • Nr powiązanego zamówienia (RO)– zostanie przeniesiony zarówno kiedy Zlecenie Nadania Przesyłki jest tworzone bezpośrednio z RO, jak i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
Dotyczy wersji: 2019.6.1
Dodaj imię i nazwisko operatora do adresu nadawcy – opcja jest domyślnie zaznaczona. Po jej wyłączeniu imię i nazwisko operatora nadającego przesyłkę nie będzie dodawane do adresu nadawcy i tym samym nie będzie wydrukowane na liście przewozowym.
Seryjne generowanie przesyłek – jedno Zlecenie Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów - domyślnie dany parametr jest niezaznaczony. Jeśli parametr jest zaznaczony to w momencie generowania przesyłek dla dokumentów, które wystawiono dla tego samego odbiorcy oraz na ten sam magazyn (o ile jest powiązany z adresem nadawczym) zostanie utworzone jedno zbiorcze Zlecenie Nadania Przesyłki. W przypadku tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki z dokumentów MM, agregowane są te dokumenty, dla których występują te same magazyny źródłowe i docelowe. Jeśli zostaną zaznaczone dokumenty dla różnych magazynów, to agregowane do jednego dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki są tylko te dokumenty MM, które mają spójne magazyny. Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty ZNP.
Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych Zleceń Nadania Przesyłki:
Konfiguracja Poczty Polskiej – zakładka [Szablon spedycji]/ [Usługi dodatkowe].
Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru na Zleceniu Nadania Przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki:
  • jeśli forma płatności na dokumencie to – po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie, z którego generowany jest dokument Zlecenia Nadania Przesyłki będzie taka sama, jak formy tu zaznaczone, to na Zleceniu Nadania Przesyłki będzie ustawione pobranie.
Na Zleceniu Nadania Przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:
  • zostanie ustawione pobranie w sytuacji, kiedy WZ generuje płatność i w konfiguracji wskazano taką samą formę płatności jak na WZ,
  • dla WZ niegenerującego płatności zostanie ustawione pobranie na Zleceniu Nadania Przesyłki w oparciu o formę płatności z powiązanego dokumentu FS, PA, FPF. Jeśli WZ jest powiązane tylko z RO, pobranie zostanie ustawione na Zleceniu Nadania Przesyłki w oparciu o formę płatności z RO.
  • dla WZ niegenerującego płatności i niepowiązanego z dokumentem handlowym, pobranie na Zleceniu Nadania Przesyłki nie zostanie zaznaczone.
  • ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW – po zaznaczeniu tego parametru, na Zleceniu Nadania Przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie.
  • Kwota pobrania:
  • z dokumentu – wartość na Zleceniu Nadania Przesyłki zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na Zleceniu Nadania Przesyłki na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu Nadania Przesyłki.
  • Sposób pobrania:
  • Rachunek bankowy – w przypadku wybrania rachunku można dodatkowo ustalić domyślny tytuł przelewu jako Numer (FS/ PA/ WZ/ RO)/ Numer powiązanego zamówienia (RO)/ Numer zlecenia przesyłki.
  • Przekaz pocztowy.
Uwaga
Parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW jest widoczny tylko po zalogowaniu do modułu HANDEL lub HANDEL PLUS.
Wartość ubezpieczenia (dotyczy pojedynczej przesyłki na zleceniu):
  • z dokumentu – wartość na Zleceniu Nadania Przesyłki zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na Zleceniu Nadania Przesyłki na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu Nadania Przesyłki (wartość maks. 250 000,00 PLN).
Deklarowana wartość (dotyczy pojedynczej przesyłki na zleceniu):
  • z dokumentu – wartość na Zleceniu Nadania Przesyłki zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta, uzupełniana jest na Zleceniu Nadania Przesyłki na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu Nadania Przesyłki (wartość maks. 70 000,00 PLN).
Potwierdzenie odbioru – po zaznaczeniu tej opcji należy wybrać formę, w jakiej chcemy otrzymać potwierdzenie klienta o odbiorze przesyłki (maksymalnie w ilości 9 szt.) Niżej wymienione opcje są dostępne w zależności od wybranej domyślnej usługi pocztowej:
  • List zwykły priorytetowy,
  • List zwykły ekonomiczny,
  • Kurier Ekspres 24,
  • Pocztex Kurier.
  • Paczka Ekstra 24.
  • Paczka 48,
  • Paczka 24.
Ustawienie można edytować z poziomu zlecenia Potwierdzenie doręczenia (sms/ e-mail) – w wybranej formie dotrze do nadawcy informacja o doręczeniu przesyłki. Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..) Parametr dostępny jedynie dla domyślnych usług pocztowych: Pocztex, Pocztex 2.0 oraz Usługa pocztowa. Po zaznaczeniu opcji Dokumenty zwrotne, należy wybrać daną formę zwrotu w zależności od wybranej domyślnej usługi pocztowej:.
  • List zwykły priorytetowy,
  • List zwykły ekonomiczny,
  • List polecony priorytetowy,
  • List polecony ekonomiczny,
  • Kurier Ekspres 24,
  • Paczka 24.
  • Paczka 48.
  • Paczka Ekstra 24,
  • Pocztex Kurier.

Wydruki seryjne

Generowanie przesyłek

W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem  - Przesyłki kurierskie dostępna jest lista przesyłek. Lista zawiera kolumny:
  • Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki, nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
  • Planowana data nadania – data, na którą zaplanowano dostarczenie przesyłek do wskazanego Urzędu Pocztowego. Pobierana z formularza zlecenia z zakładki [Poczta Polska] bądź z listy przesyłek przy seryjnym przekazywaniu zleceń do nadania.
  • Status – status dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym.
  • Usługa pocztowa – nazwa Usługi pocztowej i Serwis wybrane na Zleceniu Nadania Przesyłki,
  • Kod odbiorcy – kod odbiorcy przesyłki.
  • Nazwa odbiorcy – nazwa odbiorcy przesyłki.
  • Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.
  • E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.
  • Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy (przenoszony do systemu e-Nadawca do pola Telefon komórkowy).
  • Status przesyłki – status poprawności przesłania zlecenia nadania przesyłki do Poczty Polskiej.
  • Nr nadania – wyświetlane są numery nadania poszczególnych paczek ze zlecenia oddzielone przecinkiem,
  • Błąd walidacji – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia,
  • Kod nadawcy, Nazwa nadawcy – podany na zleceniu.
Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień. W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według Statusu z dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki oraz statusu przesyłki nadawanego przez serwis e-Nadawcy. Dodatkowo na liście przesyłek kurierskich, dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia, dostępne są przyciski:  - Pobieranie szczegółów zaznaczonych zleceń. Funkcja umożliwia weryfikację w serwisie Poczty Polskiej aktualnego statusu danej przesyłki.  - Zatwierdź przesyłki i przekaż do nadania (dotyczy zleceń niezatwierdzonych – w kolorze zielonym na liście). Po wybraniu tej opcji generowane jest okno, w którym należy określić datę z jaką chcemy nadać przesyłki: Po prawidłowym wykonaniu operacji, zlecenia zostają zatwierdzone i otrzymują numer nadania.  - Drukuj książkę nadawczą – opcja działa dla zleceń zaznaczonych na liście wydruk zawiera szczegółowe informacje informacje o przesyłkach nadanych w danym dniu.
Uwaga
W jednej książce nadawczej drukowane są wyłącznie przesyłki, które zostały nadane równocześnie z poziomu listy przesyłek. Przesyłki nadane oddzielnie z poziomu listy bądź z poziomu formularza zlecenia wydrukowane zostaną w odrębnych książkach adresowych.
Przykład
Przykład (wszystkie zlecenia nadane w tym samym dniu):  ZNP/1/2020 nadane z poziomu formularza Zlecenia. ZNP/2/2020, ZNP/3/2020, ZNP/4/2020 – równocześnie zaznaczone trzy zlecenia i nadane z listy przesyłek. ZNP/5/2020, ZNP/6/2020 równocześnie zaznaczone dwa zlecenia i nadane z listy przesyłek. Po zaznaczeniu wszystkich zleceń, wydrukowane zostaną trzy książki nadawcze:
  • pierwsza dla ZNP/1/2020,
  • druga dla ZNP/2/2020, ZNP/3/2020, ZNP/4/2020,
  • trzecia dla ZNP/5/2020, ZNP/6/2020
.
 - Drukuj list przewozowy - seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. W zależności od ustawień (menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji. Zamawianie kuriera Pocztex Funkcja jest dostępna na górnej wstążce programu z poziomu listy zleceń, umożliwia zamówienie kuriera po odbiór przesyłek Pocztex . Po jej wywołaniu generowane jest okno z ustaleniami dotyczącymi przyjazdu kuriera:
  • Miejsce odbioru – należy wskazać firmowy adres nadawczy, pod którym kurier ma odebrać paczki (automatycznie proponowany jest adres ustawiony w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Adresy oddziałów jako domyślny).
  • Data, godzina od/ do – należy określić datę oraz przedział czasowy, w którym ma przyjechać kurier.
  • Szacowana łączna masa przesyłek, Szacowana ilość przesyłek – automatycznie podpowiada się masa w kg i ilość zsumowana ze Zleceń nadania przesyłek Pocztex znajdujących się na liście, wystawionych z datą i adresem nadawczym takimi, jak wskazano w oknie Planowany przyjazd kuriera.
  • Email dla potwierdzenia zamówienia – na adres mailowy z tego pola, który jest pobierany z karty operatora wysyłane jest potwierdzenie zamówienia kuriera.
  • – Zamów – przesłanie zamówienia do Poczty Polskiej.
W oknie wyświetlana jest informacja czy kurier był już zamawiany w danym dniu:
Uwaga
Zamówienie kuriera Pocztex nie dotyczy Zleceń nadania przesyłek znajdujących się na liście. Jest to funkcja niezależna.

Tworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów handlowych i magazynowych

Nadanie przesyłki jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu, Faktury Pro Forma, Faktury Zaliczkowej oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy, Wydania Zewnętrznego, a także Rozchodu Wewnętrznego i Przesunięcia Międzymagazynowego. Opcja generowania Zlecenia Nadania Przesyłki jest dostępna na górnej wstążce . Utworzone w ten sposób Zlecenie Nadania Przesyłki jest  powiązane ze wskazanym wcześniej dokumentem. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego lub magazynowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Dane nadawcy (uzupełnione na adresach oddziałów w konfiguracji) przenoszą się zgodnie z poniższymi zasadami:
  • Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych ręcznie pobierane są dane z domyślnego adresu oddziału.
  • Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych z dokumentów handlowych i magazynowych (bez Przesunięć międzymagazynowych) jako adres nadawczy podpowie się domyślny adres oddziału lub jeśli magazyn wskazany na dokumencie, z którego tworzone jest Zlecenia Nadania Przesyłki , jest powiązane z adresem oddziału, to taki adres zostanie przeniesiony na Zlecenie Nadania Przesyłki
  • Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych z Przesunięć międzymagazynowych jako adres nadawczy i odbiorczy zostanie ustawiony adres powiązany z magazynem z MM lub domyślny adres oddziału, jeśli takiego powiązania nie ustawiono.
Do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego/ Rezerwacji Odbiorcy/ Faktury Pro Forma/ Rozchodu Wewnętrznego/ Przesunięcia Międzymagazynowego użytkownik może utworzyć wiele zleceń.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
W menu Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/Poczta Polska, na zakładce [Szablon spedycji – Usługi dodatkowe] jest dostępny parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Parametr ten można zaznaczyć po zaznaczeniu parametru Ustawiaj domyślne pobranie. Po zaznaczeniu tego parametru, na Zleceniu Nadania Przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony, nieaktywny do zaznaczenia jest parametr: Ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Jeśli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/Poczta Polska) zaznaczono, aby kwota pobrania/ deklarowana wartość/ ubezpieczenie pobierane były z dokumentu (dla parametru Pobranie lub Deklarowana Wartość/Ubezpieczenie), to dla dokumentów MM i RW wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na dokumencie ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Dla pozostałych dokumentów wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na podstawie wartości brutto z dokumentu.
Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych. Na dokument, z którego utworzono Zlecenie Nadania Przesyłki, przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]). Należy pamiętać, że nr listu przewozowego nie jest przenoszony na dokumenty powiązane z dokumentem, z którego utworzono Zlecenie Nadania Przesyłki. [/su_list]

Seryjne tworzenie Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów

Dla wszystkich dostępnych kurierów jest możliwość seryjnego tworzenia Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rezerwacji Odbiorcy, Wydań Zewnętrznych, Faktur Pro Forma, Rozchodów Wewnętrznych, Przesunięć Międzymagazynowych. Dla zaznaczonych dokumentów tworzony jest jeden dokument Zlecenia Nadania Przesyłki do jednego dokumentu, na takich samych zasadach jak podczas tworzenia przesyłki z poziomu formularza dokumentu. Dla dokumentów mających tego samego odbiorcę i adres nadawczy jest możliwość zagregowania zaznaczonych dokumentów do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki. W związku z tym, w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) dla poszczególnych kurierów na zakładce [Szablon spedycji] należy zaznaczyć parametr Seryjne generowanie przesyłek - jedno ZNP dla zaznaczonych. W przypadku tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów:
  • handlowych i magazynowych (innych niż Przesunięcia międzymagazynowe) agregowane będą dokumenty wystawione na tego samego odbiorcę. Dodatkowo jeżeli w Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy oddziałów do adresu oddziału został przypisany magazyn wybrany na dokumencie handlowym/magazynowym, to przy tworzeniu Zlecenia nadania przesyłki z zaznaczonych dokumentów sprawdzany jest dodatkowo magazyn. Jeśli magazyny nie są przypisane do adresów oddziałów, to na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki jako adres nadawczy zostanie ustawiony adres domyślny.
  • W momencie generowania przesyłki dla zaznaczonych dokumentów z poziomu dokumentów MM agregowane są dokumenty wystawione na te same magazyny (tj. posiadają ten sam magazyn źródłowy oraz magazyn docelowy). Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty Zlecenia Nadania Przesyłki.
Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Parametry przesyłki] zaznaczono parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia Nadania Przesyłki waga ta zostanie zsumowana z dokumentów agregowanych do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki. Jeżeli, żaden z powyższych parametrów nie jest zaznaczony, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie przeniesiona waga ustalona przez użytkownika dla konkretnej kategorii paczki (dla DPD, DHL, SENDIT) lub usługi (dla Poczty Polskiej). W sytuacji gdy, w konfiguracji w sekcji Usługi dodatkowe zaznaczona zostanie opcja Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: np. przelew, to w momencie seryjnego generowania dokumentów ZNP z listy dokumentów opcja Pobranie zostanie zaznaczona na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki tylko dla tych dokumentów, które spełniają warunek dotyczący formy płatności. W pole Pobranie zostaną przeniesione kwoty z dokumentu lub ustalona w zależności od ustawień w konfiguracji. Pozostałe ustawienia są przenoszone na Zlecenie Nadania Przesyłki analogicznie jak na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki tworzony z poziomu formularza dokumentu. Zasady seryjnego tworzenia jednego Zlecenia Nadania Przesyłki, gdzie agregowane będą pozycje z kilku dokumentów dla tego samego odbiorcy (w konfiguracji zaznaczony parametr Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów):
  • Jeżeli wśród agregowanych dokumentów będą znajdowały się dokumenty wystawione na różne magazyny, to do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki zostaną zagregowane tylko te, które mają oprócz tego samego odbiorcy (danych teleadresowych, osoby kontaktowej) :
    • ten sam magazyn, jeżeli jest on powiązany z adresem nadawczym
    • różne magazyny, jeżeli nie są one powiązane z adresem nadawczym (jako adres odbiorcy brany jest domyślny adres z konfiguracji)
    • różne magazyny – jeden z nich jest powiązany jest z domyślnym adresem oddziału a na drugim dokumencie magazyn nie jest powiązany z żadnym adresem oddziału
Przykład
Magazyn ’MAG Kraków’ jest przypisany w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Adresy oddziałów) do adresu oddziału. Jednocześnie dany adres oddziału jest adresem domyślnym. Magazyn ‘MAG Lublin’ nie jest w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Adresy oddziałów) przypisany do żadnego adresu oddziału. Dokument X1 jest wystawiony na magazyn ‘MAG Kraków’, natomiast dokument X2 – na ‘MAG Lublin’. W powyższym przypadku dokumenty te, zostaną zagregowane do jednego dokumentu ZN, gdyż dokument X1 ma magazyn powiązany z adresem oddziału, natomiast na dokumencie X2 magazyn nie posiada powiązania z adresem oddziału, więc pobierany jest domyślny adres oddziału – w tym przypadku ‘MAG Kraków’
  • Jeśli na karcie operatora/karcie odbiorcy lub w konfiguracji przesyłek nie będą uzupełnione wymagane dane dla Zlecenia Nadania Przesyłki konkretnego kuriera, to w momencie podniesienia formularza Zlecenia Nadania Przesyłki do edycji wyświetlone zostaną ostrzeżenia przy wymaganych polach.
  • Jeżeli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) jest zaznaczony parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to jeżeli na dokumentach występują te same pozycje, wagę wyliczamy na podstawie: ilość pozycji x waga i sumowana jest z wagą pozostałych towarów.
  • Jeżeli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) zaznaczymy parametr: Referencje i wybrana zostanie opcja: Nr dokumentu źródłowego w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki. Jeżeli wybrana zostanie opcja: Nr powiązanego zamówienia (RO) w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy kurierów: DHL, DPD, Poczty Polskiej) w polu Informacja o zawartości wybrana zostanie opcja:
    • Ustalona treść – wartość ta, zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nazwa pierwszej pozycji – przenoszona jest nazwa pierwszej pozycji z pierwszego wystawionego dokumentu na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy Poczty Polskiej) w polu Opis/uwagi dla odbiorcy wybrana zostanie opcja:
    • Ustalona treść – wskazana wartość zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
    • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
    • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy DHL, DPD) zaznaczony jest parametr Dokumenty zwrotne i wybrana opcja Nr dokumentu na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Dokumenty zwrotne przeniesione zostaną wszystkie numery powiązanych dokumentów.
  • Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe] zaznaczony jest parametr Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: przelew i zostaną zaznaczone dokumenty, na których są różne formy płatności, utworzone zostanie jedno Zlecenie Nadania Przesyłki z zaznaczoną opcją Pobranie. Na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie zsumowana wartość brutto wszystkich zaznaczonych dokumentów, dlatego należy zweryfikować ostateczną kwotę pobrania. Jeżeli dla wszystkich zaznaczonych dokumentów forma płatności jest tożsama z ustawioną w konfiguracji, na Zleceniu Nadania Przesyłki zostanie zaznaczona opcja Pobranie.
  • Jeżeli w konfiguracji dla parametru Kwota pobrania zaznaczona została opcja:
    •  z dokumentu – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona suma wartości zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości pobrania, to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera).
    • ustalona – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota pobrania nie może przekroczyć maksymalnej wartości pobrania – maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera.
  • Jeżeli w konfiguracji dla parametru Deklarowana wartość/Ubezpieczenie (dla Poczty Polskiej parametr Wartość ubezpieczenia lub Deklarowana wartość) została zaznaczona opcja:
    • z dokumentu – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia przenoszona jest suma kwot z zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości ubezpieczenia to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość ubezpieczenia jest indywidualna dla każdego kuriera).
    • ustalona – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota deklarowanej wartości/ubezpieczenia nie może przekroczyć maksymalnej wartości, która jest indywidualna dla każdego kuriera.
  • Na zakładce [Dokumenty] formularza Zlecenia Nadania Przesyłki widoczne jest powiązanie z wszystkimi dokumentami, które były zaznaczone przy jego generowaniu. Na dokumentach, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładce [Dokumenty] widoczne są numery dokumentów Zlecenia Nadania Przesyłki powiązane z danym dokumentem.
  • Na dokumentach, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki po zamówieniu kuriera na zakładce [Kontrahent] widoczne jest powiązanie z listem przewozowym.
Przy generowaniu przesyłek dla zaznaczonych dokumentów w przypadku, gdy zostaną zaznaczone także Faktury Zaliczkowe, to w logu otrzymamy stosowne ostrzeżenie w celu weryfikacji, czy dla danej faktury zaliczkowej ma zostać wygenerowana przesyłka.

Współpraca z DPD

Z poziomu programu możliwe jest nadawanie przesyłek kurierskich za pośrednictwem kuriera DPD. Użytkownik może m.in. zdefiniować domyślne parametry dla nadawanych paczek, seryjnie dla kilku zleceń zamawiać kuriera czy drukować potwierdzenia odbioru.
Uwaga
Integracja Comarch ERP Optima z DPD jest dostępna wyłącznie dla użytkowników posiadających aktualną gwarancję na program, bez względu na posiadane moduły.
Uwaga
W programie Comarch ERP Optima możliwa jest obsługa wyłącznie przesyłek krajowych.

Konfiguracja

Adresy nadawcze

Konfiguracja konta

Uwaga
Do poprawnej konfiguracji konta DPD w programie Comarch ERP Optima konieczne jest: – wcześniejsze podpisanie umowy z DPD, – uzyskanie dostępu do DPD Services u opiekuna klienta DPD. Nadawanie przesyłek DPD z poziomu Comarch ERP Optima jest funkcją niezależną od aplikacji Webklient DPD Online (dane dostępowe do DPD Online nie zadziałają w programie Comarch ERP Optima). Przesyłki nadane za pomocą Comarch ERP Optima nie będą widoczne w panelu klienta DPD Online.
Aby skonfigurować współpracę z DPD, w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ DPD na zakładce [Ogólne] należy zaznaczyć parametr DPD, następnie należy podać login do usługi DPD Services, hasło oraz numer klienta (FID). Jeśli zostanie zaznaczony parametr Spedytor domyślny, Zlecenia Nadania Przesyłki domyślnie będą tworzone dla tego spedytora (wymagane w przypadku korzystania z więcej niż jednego spedytora).
Konfiguracja firmy/ Przesyłki/ DPD – parametry ogólne
Posiadam umowę na stały odbiór paczek – należy zaznaczyć jeśli z DPD jest podpisana tego typu umowa. Wówczas zlecenia z programu są rejestrowane w systemie kuriera wyłącznie celem nadania numeru listu przewozowego i przygotowania etykiet. Nie jest weryfikowana dostępność kuriera w dniu określonym jako data nadania przesyłki. Zakładka [Szablon spedycji]:
Szablon spedycji DPD
Ogólne:
  • Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń Nadania Przesyłki spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania paczek.
  • Domyślna seria – dla Zleceń Nadania Przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki.
Aby przesyłka została automatycznie dodana na tworzone Zlecenie Nadania Przesyłki, na zakładce [Parametry przesyłki] należy zaznaczyć parametr Domyślna przesyłka i wybrać typ przesyłki:
  • Standardowa – typowa przesyłka krajowa,
  • Przesyłka kopertowa – DOX, np. do przesyłania dokumentów,
  • Przesyłka paletowa – przesyłany towar jest spakowany na paletach.
Na Zleceniu Nadania Przesyłki domyślnie będzie tworzona paczka o zadanym powyżej typie. Dla poszczególnych typów można określić:
  • wagę w kg (maks. 999,99 kg),
  • wysokość, szerokość, długość paczki w cm (dopuszczalne tylko liczy całkowite).
Dla przesyłki paletowej domyślnie ustawiona jest szerokość 80 cm i długość 120 cm. Jeśli skonfigurowano wagę/ wymiary przesyłki, a nie zaznaczono parametru Domyślna przesyłka, przesyłka o zadanych parametrach nie jest automatycznie dodawana na Zlecenie, natomiast po ręcznym wybraniu na Zleceniu danego typu przesyłki, jej wymiary podpowiedzą się automatycznie zgodnie z ustawionymi w konfiguracji. W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – po zaznaczeniu parametru przy generowaniu Zlecenia Nadania Przesyłki wyliczana jest sumaryczna waga pozycji z dokumentu, na podstawie którego powstało Zlecenie Nadania Przesyłki (waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe]). Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 999,99 kg. Waga ustalona przez użytkownika w konfiguracji jest brana domyślnie dla pojedynczej paczki wskazanej na zleceniu jeżeli:
  • Zlecenie Nadania Przesyłki jest tworzone ręcznie,
  • parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest niezaznaczony,
  • parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest zaznaczony, ale suma wagi pozycji z dokumentu wynosi zero.
Na etykiecie przesyłki można drukować dodatkowe informacje, w związku z tym w sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić domyślne parametry:
  • Informacja o zawartości:
  • Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie Nadania Przesyłki. Wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu Zlecenia Nadania Przesyłki.
  • Nazwa pierwszej pozycji – brana z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie Nadania Przesyłki,
  • Nr dokumentu źródłowego – z którego powstało Zlecenie Nadania Przesyłki,
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy Zlecenie Nadania Przesyłki jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
  • Referencje:
  • Nr dokumentu źródłowego – z którego powstało Zlecenie Nadania Przesyłki,
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy Zlecenie Nadania Przesyłki jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
  Uwagi – wartość tego pola jest przenoszona na Zlecenie Nadania Przesyłki do pola Uwagi. Można w nim wybrać następujące wartości:
  • ustalona treść – należy podać tekst, który ma być przenoszony na Zlecenie Nadania Przesyłki,
  • nazwa pierwszej pozycji – na Zlecenie Nadania Przesyłki do pola Uwagi zostanie pobrana nazwa pierwszej pozycji z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie,
  • nr dokumentu źródłowego – na Zlecenie Nadania Przesyłki do pola Uwagi zostanie przeniesiony numer dokumentu, z którego tworzone jest Zlecenie,
  • nr powiązanego zamówienia (RO) – na Zlecenie Nadania Przesyłki do pola Uwagi zostanie przeniesiony numer Rezerwacji Odbiorcy, zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów - domyślnie dany parametr jest niezaznaczony. Jeśli parametr jest zaznaczony to w momencie generowania przesyłek dla dokumentów, które wystawiono dla tego samego odbiorcy oraz na ten sam magazyn (o ile jest powiązany z adresem nadawczym) zostanie utworzone jedno zbiorcze Zlecenie Nadania Przesyłki. W przypadku tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki z dokumentów MM, agregowane są te dokumenty, dla których występują te same magazyny źródłowe i docelowe. Jeśli zostaną zaznaczone dokumenty dla różnych magazynów, to agregowane do jednego dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki są tylko te dokumenty MM, które mają spójne magazyny. Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty Zlecenia Nadania Przesyłki.
Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych Zleceń Nadania Przesyłki: Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki:
  • jeśli forma płatności na dokumencie to –po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie, z którego jest generowany dokument Zlecenia Nadania Przesyłki będzie taka sama, jak formy tu zaznaczone, to na Zlecenie Nadania Przesyłki będzie ustawione pobranie,
Na Zleceniu nadania przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:
  • zostanie ustawione pobranie w sytuacji kiedy WZ generuje płatność i w konfiguracji wskazano taką samą formę płatności jak na WZ,
  • dla WZ niegenerującego płatności zostanie ustawione pobranie na Zleceniu Nadania Przesyłki w oparciu o formę płatności z powiązanego dokumentu FS, PA, FPF. Jeśli WZ jest powiązane tylko z RO, pobranie zostanie ustawione na Zleceniu Nadania Przesyłki w oparciu o formę płatności z RO.
  • dla WZ niegenerującego płatności i niepowiązanego z dokumentem handlowym, pobranie na Zleceniu Nadania Przesyłki nie zostanie zaznaczone.
  • ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW – po zaznaczeniu tego parametru, na Zleceniu Nadania Przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie.
  • Kwota pobrania:
  • z dokumentu – wartość na Zleceniu Nadania Przesyłki zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na Zleceniu Nadania Przesyłki na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu Nadania Przesyłki (maks. 15 000,00 PLN).
Uwaga
Parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW jest widoczny tylko po zalogowaniu do modułu HANDEL lub HANDEL PLUS.
Deklarowana wartość/ Ubezpieczenie:
  • z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (maks. 500 000,00 PLN).
Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). Po zaznaczeniu tej opcji można wybrać opcję Nr dokumentu – wówczas będzie to dokument, na podstawie którego powstało zlecenie. Przesyłka zwrotna – usługa polegająca na przyjęciu od odbiorcy, przy wydawaniu mu przesyłki, innej paczki adresowanej do nadawcy przesyłki pierwotnej. Usługi dodatkowe można modyfikować z poziomu formularza Zlecenia Nadania Przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]). Zakładka [Parametry wydruku]: DPD udostępnia dwa formaty wydruku listu przewozowego: A4 oraz A6 (Etykieta). W zależności od wybranego formatu dostępne są dwa rozszerzenia plików:
  • PDF dla formatu A4,
  • PDF lub ZPL dla formatu A6 (etykieta).

Wydruki seryjne

Generowanie przesyłek kurierskich

W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem  – Przesyłki kurierskie dostępna jest lista przesyłek kurierskich.
Lista Przesyłek Kurierskich
Lista zawiera kolumny:
  • Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
  • Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do serwisu firmy kurierskiej.
  • Status – status dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym.
  • Kod odbiorcy – kod odbiorcy przesyłki.
  • Nazwa odbiorcy – pierwsza linia nazwy odbiorcy przesyłki.
  • Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.
  • E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.
  • Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy.
  • Status przesyłki – status poprawności przesłania zlecenia nadania przesyłki do DPD.
  • Nr Listu Przewozowego – wyświetlane są nr poszczególnych paczek ze zlecenia oddzielone przecinkiem,
  • Błąd walidacji – informacja, o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia,
  • Kod nadawcy, Nazwa nadawcy – podany na zleceniu.
Dodatkowo dla listy można wybrać kolumny: Numer protokołu odbioru nadawany podczas wydruku protokołu odbioru z poziomu listy zleceń bądź z formularza. Numer zlecenia odbioru – numer zlecenia nadany przez firmę kurierską. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień. W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według Statusu z dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki oraz statusu przesyłki nadawanego przez firmę kurierską. Dodatkowo na liście przesyłek kurierskich dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia dostępne są:  – Zamów kuriera. Przycisk pozwala na seryjne zamówienie kuriera dla zaznaczonych zleceń. Po wybraniu tej opcji generowane jest okno, w którym należy określić datę i przedział czasowy, w którym ma przyjechać kurier: Jeżeli w konfiguracji firmy kurierskiej zaznaczono Posiadam umowę na stały odbiór przesyłek, wówczas ta opcja nie zamawia kuriera, ale służy tylko do zarejestrowania wybranych zleceń w systemach kuriera celem nadania nr przewozowego i wydrukowania potrzebnych dokumentów przewozowych. Dla DPD okno Planowany przyjazd kuriera nie pojawia się. Jeżeli zlecenie nie może zostać zarejestrowane w logu z operacji pojawi się odpowiedni komunikat i zostanie ono pominięte. Pozostałe zlecenia zostaną przesłane do spedytora i zostaną im nadane numery listów przewozowych.
Uwaga
Jeśli zaznaczone zlecenia zostaną prawidłowo zarejestrowane w systemie spedytora, ale któreś nie spełni warunku zamówienia kuriera, wówczas seryjna próba zamówienia kuriera dla wszystkich zaznaczonych zleceń zakończy się niepowodzeniem. Zarejestrowany błąd zostanie ustawiony na wszystkich przesyłkach danego spedytora, do których zlecany był odbiór.
Błędy zwrócone przez serwis kuriera DPD będą wyświetlane w kolumnie Błąd walidacji oraz w dedykowanym polu na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki. Drukuj protokół odbioru. Opcja powoduje nadanie nr protokołu odbioru na poszczególnych zleceniach. W przypadku drukowania Protokołu odbioru z listy dokumentów ZNP, gdzie zostało użyte kilka adresów nadawczych, drukowane jest tyle PO, ile adresów nadawczych na zleceniach, w dwóch kopiach. W zależności od ustawień (menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji i wówczas PO zapisywanie jest jako pojedynczy plik. Na dokumencie PO widoczna jest lista wszystkich Zleceń Nadania Przesyłki dla danego adresu nadawczego. Natomiast w przypadku, kiedy PO drukowane jest z poziomu otwartego formularza dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki, Protokół odbioru jest drukowany tylko i wyłącznie dla otwartego dokumentu, w dwóch egzemplarzach, niezależnie od ustawie w konfiguracji.
Uwaga
Każdorazowe wygenerowanie protokołu odbioru skutkuje nadaniem dla zlecenia nowego numeru protokołu odbioru. Kurierowi należy przekazać najnowszy protokół.
Wskazówka
Aby zweryfikować zgodność wydruku protokołu odbioru o danym numerze z listą zleceń, które mają przypisany taki numer, można pogrupować listę zleceń po kolumnie Numer protokołu odbioru.
– Drukuj list przewozowy – seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. W zależności od ustawień (menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji.

Tworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów handlowych i magazynowych

Nadanie przesyłki jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu, Faktury Pro Forma, Faktury Zaliczkowej  oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy i Wydania Zewnętrznego, a także Rozchodu Wewnętrznego i Przesunięcia Międzymagazynowego. Opcja generowania ZNP jest dostępna na górnej wstążce . Utworzone w ten sposób ZNP jest  powiązane ze wskazanym wcześniej dokumentem. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego lub magazynowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Dane nadawcy (uzupełnione na adresach oddziałów w konfiguracji) przenoszą się zgodnie z poniższymi zasadami:
  • Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych ręcznie pobierane są dane z domyślnego adresu oddziału.
  • Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych z dokumentów handlowych i magazynowych (bez Przesunięć międzymagazynowych) jako adres nadawczy podpowie się domyślny adres oddziału lub jeśli magazyn wskazany na dokumencie, z którego tworzone jest Zlecenie Nadania Przesyłki, jest powiązane z adresem oddziału, to taki adres zostanie przeniesiony na Zlecenie Nadania Przesyłki
  • Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych z Przesunięć międzymagazynowych jako adres nadawczy i odbiorczy zostanie ustawiony adres powiązany z magazynem z MM lub domyślny adres oddziału, jeśli takiego powiązania nie ustawiono.
Do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego/ Rezerwacji Odbiorcy/ Faktury Pro Forma/ Rozchodu Wewnętrznego/ Przesunięcia Międzymagazynowego użytkownik może utworzyć wiele zleceń.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
W menu Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/DPD, na zakładce [Szablon spedycji – Usługi dodatkowe] jest dostępny parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Parametr ten można zaznaczyć po zaznaczeniu parametru Ustawiaj domyślne pobranie. Po zaznaczeniu tego parametru, na Zleceniu Nadania P (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony, nieaktywny do zaznaczenia jest parametr: Ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Jeśli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/DPD) zaznaczono, aby kwota pobrania/ deklarowana wartość/ ubezpieczenie pobierane były z dokumentu (dla parametru Pobranie lub Deklarowana Wartość/Ubezpieczenie), to dla dokumentów MM i RW wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki na podstawie wartości netto dokumentu. Dla pozostałych dokumentów wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na podstawie wartości brutto z dokumentu.
Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych. Na dokument, z którego utworzono Zlecenie Nadania Przesyłki przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]). Należy pamiętać, że nr listu przewozowego nie jest przenoszony, na dokumenty powiązane z dokumentem, z którego utworzono Zlecenia Nadania Przesyłki.[/su_list]

Seryjne tworzenie Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów

Dla wszystkich dostępnych kurierów jest możliwość seryjnego tworzenia Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rezerwacji Odbiorcy, Wydań Zewnętrznych, Faktur Pro Forma, Rozchodów Wewnętrznych, Przesunięć Międzymagazynowych. Dla zaznaczonych dokumentów tworzony jest jeden dokument Zlecenia Nadania Przesyłki do jednego dokumentu, na takich samych zasadach jak podczas tworzenia przesyłki z poziomu formularza dokumentu. Dla dokumentów mających tego samego odbiorcę i adres nadawczy jest możliwość zagregowania zaznaczonych dokumentów do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki. W związku z tym, w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) dla poszczególnych kurierów na zakładce [Szablon spedycji] należy zaznaczyć parametr Seryjne generowanie przesyłek - jedno ZNP dla zaznaczonych. W przypadku tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów:
  • handlowych i magazynowych (innych niż Przesunięcia międzymagazynowe) agregowane będą dokumenty wystawione na tego samego odbiorcę. Dodatkowo jeżeli w Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy oddziałów do adresu oddziału został przypisany magazyn wybrany na dokumencie handlowym/magazynowym, to przy tworzeniu Zlecenia Nadania Przesyłki z zaznaczonych dokumentów sprawdzany jest dodatkowo magazyn. Jeśli magazyny nie są przypisane do adresów oddziałów, to na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki jako adres nadawczy zostanie ustawiony adres domyślny.
  • W momencie generowania przesyłki dla zaznaczonych dokumentów z poziomu dokumentów MM agregowane są dokumenty wystawione na te same magazyny (tj. posiadają ten sam magazyn źródłowy oraz magazyn docelowy). Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty Zlecenia Nadania Przesyłki.
Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Parametry przesyłki] zaznaczono parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia Nadania Przesyłki waga ta zostanie zsumowana z dokumentów agregowanych do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki. Jeżeli, żaden z powyższych parametrów nie jest zaznaczony, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie przeniesiona waga ustalona przez użytkownika dla konkretnej kategorii paczki (dla DPD, DHL, SENDIT) lub usługi (dla Poczty Polskiej). W sytuacji gdy, w konfiguracji w sekcji Usługi dodatkowe zaznaczona zostanie opcja Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: np. przelew, to w momencie seryjnego generowania dokumentów Zleceń Nadania Przesyłki  z listy dokumentów opcja Pobranie zostanie zaznaczona na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki tylko dla tych dokumentów, które spełniają warunek dotyczący formy płatności. W pole Pobranie zostaną przeniesione kwoty z dokumentu lub ustalona w zależności od ustawień w konfiguracji. Pozostałe ustawienia są przenoszone na Zlecenie Nadania Przesyłki analogicznie jak na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki tworzony z poziomu formularza dokumentu. Zasady seryjnego tworzenia jednego Zlecenia Nadania Przesyłki, gdzie agregowane będą pozycje z kilku dokumentów dla tego samego odbiorcy (w konfiguracji zaznaczony parametr Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów):
  • Jeżeli wśród agregowanych dokumentów będą znajdowały się dokumenty wystawione na różne magazyny, to do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki zostaną zagregowane tylko te, które mają oprócz tego samego odbiorcy (danych teleadresowych, osoby kontaktowej) :
    • ten sam magazyn, jeżeli jest on powiązany z adresem nadawczym
    • różne magazyny, jeżeli nie są one powiązane z adresem nadawczym (jako adres odbiorcy brany jest domyślny adres z konfiguracji)
    • różne magazyny – jeden z nich jest powiązany jest z domyślnym adresem oddziału a na drugim dokumencie magazyn nie jest powiązany z żadnym adresem oddziału
Przykład
Magazyn ’MAG Kraków’ jest przypisany w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Adresy oddziałów) do adresu oddziału. Jednocześnie dany adres oddziału jest adresem domyślnym. Magazyn ‘MAG Lublin’ nie jest w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Adresy oddziałów) przypisany do żadnego adresu oddziału. Dokument X1 jest wystawiony na magazyn ‘MAG Kraków’, natomiast dokument X2 – na ‘MAG Lublin’. W powyższym przypadku dokumenty te, zostaną zagregowane do jednego dokumentu ZN, gdyż dokument X1 ma magazyn powiązany z adresem oddziału, natomiast na dokumencie X2 magazyn nie posiada powiązania z adresem oddziału, więc pobierany jest domyślny adres oddziału – w tym przypadku ‘MAG Kraków’
  • Jeśli na karcie operatora/karcie odbiorcy lub w konfiguracji przesyłek nie będą uzupełnione wymagane dane dla Zlecenia Nadania Przesyłki konkretnego kuriera, to w momencie podniesienia formularza Zlecenia Nadania Przesyłki do edycji wyświetlone zostaną ostrzeżenia przy wymaganych polach.
  • Jeżeli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) jest zaznaczony parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to jeżeli na dokumentach występują te same pozycje, wagę wyliczamy na podstawie: ilość pozycji x waga i sumowana jest z wagą pozostałych towarów.
  • Jeżeli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) zaznaczymy parametr: Referencje i wybrana zostanie opcja: Nr dokumentu źródłowego w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki. Jeżeli wybrana zostanie opcja: Nr powiązanego zamówienia (RO) w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy kurierów: DHL, DPD, Poczty Polskiej) w polu Informacja o zawartości wybrana zostanie opcja:
    • Ustalona treść – wartość ta, zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nazwa pierwszej pozycji – przenoszona jest nazwa pierwszej pozycji z pierwszego wystawionego dokumentu na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy Poczty Polskiej) w polu Opis/uwagi dla odbiorcy wybrana zostanie opcja:
    • Ustalona treść – wskazana wartość zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
    • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
    • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy DHL, DPD) zaznaczony jest parametr Dokumenty zwrotne i wybrana opcja Nr dokumentu na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Dokumenty zwrotne przeniesione zostaną wszystkie numery powiązanych dokumentów.
  • Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe] zaznaczony jest parametr Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: przelew i zostaną zaznaczone dokumenty, na których są różne formy płatności, utworzone zostanie jedno Zlecenia Nadania Przesyłki z zaznaczoną opcją Pobranie. Na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie zsumowana wartość brutto wszystkich zaznaczonych dokumentów, dlatego należy zweryfikować ostateczną kwotę pobrania. Jeżeli dla wszystkich zaznaczonych dokumentów forma płatności jest tożsama z ustawioną w konfiguracji, na Zleceniu Nadania Przesyłki zostanie zaznaczona opcja Pobranie.
  • Jeżeli w konfiguracji dla parametru Kwota pobrania zaznaczona została opcja:
    •  z dokumentu – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona suma wartości zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości pobrania, to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera).
    • ustalona – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota pobrania nie może przekroczyć maksymalnej wartości pobrania – maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera.
  • Jeżeli w konfiguracji dla parametru Deklarowana wartość/Ubezpieczenie (dla Poczty Polskiej parametr Wartość ubezpieczenia lub Deklarowana wartość) została zaznaczona opcja:
    • z dokumentu – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia przenoszona jest suma kwot z zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości ubezpieczenia to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość ubezpieczenia jest indywidualna dla każdego kuriera).
    • ustalona – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota deklarowanej wartości/ubezpieczenia nie może przekroczyć maksymalnej wartości, która jest indywidualna dla każdego kuriera.
  • Na zakładce [Dokumenty] formularza Zlecenia Nadania Przesyłki widoczne jest powiązanie z wszystkimi dokumentami, które były zaznaczone przy jego generowaniu. Na dokumentach, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładce [Dokumenty] widoczne są numery dokumentów Zlecenia Nadania Przesyłki powiązane z danym dokumentem.
  • Na dokumentach, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki po zamówieniu kuriera na zakładce [Kontrahent] widoczne jest powiązanie z listem przewozowym.
Przy generowaniu przesyłek dla zaznaczonych dokumentów w przypadku, gdy zostaną zaznaczone także Faktury Zaliczkowe, to w logu otrzymamy stosowne ostrzeżenie w celu weryfikacji, czy dla danej faktury zaliczkowej ma zostać wygenerowana przesyłka.

Współpraca z DHL

Z poziomu programu możliwe jest nadawanie przesyłek kurierskich za pośrednictwem kuriera DHL. Użytkownik może m.in. zdefiniować domyślne parametry dla nadawanych paczek, seryjnie dla kilku zleceń zamawiać kuriera czy drukować potwierdzenia odbioru.
Uwaga
Integracja Comarch ERP Optima z DHL jest dostępna wyłącznie dla użytkowników posiadających aktualną gwarancję na program, bez względu na posiadane moduły.
Uwaga
W programie Comarch ERP Optima możliwa jest obsługa wyłącznie przesyłek krajowych.

Konfiguracja

Adresy nadawcze

Konfiguracja konta

Uwaga
Poprzez serwis DHL24 istnieje między innymi możliwość rejestracji przesyłek, usuwania zleceń (również tych, które utworzone były w Comarch ERP Optima), czy anulowania zamówionego kuriera. Operacje wykonywane poprzez serwis DHL24 nie będą miały jednak odzwierciedlenia w systemie Comarch ERP Optima oraz na zaewidencjonowanych w nim zleceniach nadania przesyłki.
Aby skonfigurować współpracę z DHL, w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ DHL na zakładce [Ogólne] należy zaznaczyć parametr DHL, następnie należy podać dane dostępowe otrzymane od DHL:
  • login DHL24 WebApi,
  • hasło DHL24 WebApi,
  • numer SAP Klienta.
Konfiguracja firmy/ Przesyłki/ DHL – parametry ogólne
Posiadam umowę na stały odbiór paczek – należy zaznaczyć jeśli z DHL jest podpisana tego typu umowa. Wówczas zlecenia z programu są rejestrowane w systemie kuriera wyłącznie celem nadania numeru listu przewozowego i przygotowania etykiet. Nie jest weryfikowana dostępność kuriera w dniu określonym jako data nadania przesyłki, ale użytkownik może informacyjnie tą datę ustalić na formularzu Zlecenia nadania przesyłki na zakładce [DHL]. W innym wypadku domyślnie będzie wstawiana data bieżąca. Zakładka [Szablon spedycji]:
Szablon spedycji DHL
Ogólne:
  • Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń Nadania Przesyłki spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie Nadania Paczek.
  • Domyślna seria – dla Zleceń Nadania Przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie Nadania Przesyłki.
Aby przesyłka została automatycznie dodana na tworzone Zlecenie Nadania Przesyłki, na zakładce [Parametry przesyłki] należy zaznaczyć parametr Domyślna przesyłka i wybrać typ przesyłki:
  • Standardowa – typowa przesyłka krajowa,
  • Przesyłka kopertowa – DOX, np. do przesyłania dokumentów,
  • Przesyłka paletowa – przesyłany towar jest spakowany na paletach.
Na Zleceniu Nadania Przesyłki domyślnie będzie tworzona paczka o zadanym powyżej typie. Dla poszczególnych typów można określić:
  • Wagę w kg (maks. 999,99 kg).
  • Wysokość, szerokość, długość paczki w cm (dopuszczalne tylko liczy całkowite).
  • Dla przesyłki paletowej domyślnie ustawiona jest szerokość 80 cm i długość 120 cm.
  • Jeśli paczka przekracza wymiary przesyłki standardowej, czyli:
  • 1,2 x 0,8 x 2,1 (m) dla przesyłki umieszczonej na palecie (łącznie z paletą),
  • 1,4 x 0,6 x 0,6 (m). dla przesyłki nieumieszczonej na palecie (łącznie z opakowaniem)
dla kategorii paczki Standardowa i Paletowa można zaznaczyć parametr Niestandardowa (za element niestandardowy naliczana jest dodatkowa opłata). Jeśli skonfigurowano wagę/ wymiary przesyłki, a nie zaznaczono parametru Domyślna przesyłka, przesyłka o zadanych parametrach nie jest automatycznie dodawana na Zlecenie, natomiast po ręcznym wybraniu na Zleceniu danego typu przesyłki, jej wymiary podpowiedzą się automatycznie zgodnie z ustawionymi w konfiguracji. W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – po zaznaczeniu parametru przy generowaniu Zlecenia Nadania Przesyłki wyliczana jest sumaryczna waga pozycji z dokumentu, na podstawie którego powstało Zlecenie Nadania Przesyłki (waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe]). Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 999,99 kg. Waga ustalona przez użytkownika w konfiguracji jest brana domyślnie dla pojedynczej paczki wskazanej na zleceniu jeżeli:
  • Zlecenie Nadania Przesyłki jest tworzone ręcznie
  • parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest niezaznaczony,
  • parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest zaznaczony, ale suma wagi pozycji z dokumentu wynosi zero.
Na etykiecie przesyłki można drukować dodatkowe informacje, w związku z tym w sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić domyślne parametry:
  • Informacja o zawartości:
  • Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie Nadania Przesyłki. Wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu Zlecenia Nadania Przesyłki .
  • Nazwa pierwszej pozycji – brana z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie Nadania Przesyłki,
  • Nr dokumentu źródłowego  – z którego powstało Zlecenie Nadania Przesyłki
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy Zlecenie Nadania Przesyłki jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
  • Referencje:
  • Nr dokumentu źródłowego  – z którego powstało Zlecenie Nadania Przesyłki ,
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy Zlecenie Nadania Przesyłki jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
  Uwagi – wartość tego pola jest przenoszona na Zlecenie Nadania Przesyłki do pola Uwagi. Można w nim wybrać następujące wartości:
  • ustalona treść – należy podać tekst, który ma być przenoszony na Zlecenie Nadania Przesyłki,
  • nazwa pierwszej pozycji – na Zleceniu Nadania Przesyłki do pola Uwagi zostanie pobrana nazwa pierwszej pozycji z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie,
  • nr dokumentu źródłowego – na Zlecenie Nadania Przesyłki do pola Uwagi zostanie przeniesiony numer dokumentu, z którego tworzone jest Zlecenie,
  • nr powiązanego zamówienia (RO) – na Zlecenie Nadania Przesyłki do pola Uwagi zostanie przeniesiony numer Rezerwacji Odbiorcy, zarówno kiedy Zlecenie Nadania Przesyłki jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
Seryjne generowanie przesyłek – jedno Zlecenie nadania przesyłki dla zaznaczonych dokumentów - domyślnie dany parametr jest niezaznaczony. Jeśli parametr jest zaznaczony to w momencie generowania przesyłek dla dokumentów, które wystawiono dla tego samego odbiorcy oraz na ten sam magazyn (o ile jest powiązany z adresem nadawczym) zostanie utworzone jedno zbiorcze Zlecenie Nadania Przesyłki. W przypadku tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki z dokumentów MM, agregowane są te dokumenty, dla których występują te same magazyny źródłowe i docelowe. Jeśli zostaną zaznaczone dokumenty dla różnych magazynów, to agregowane do jednego dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki są tylko te dokumenty MM, które mają spójne magazyny. Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty Zlecenia nadania przesyłki. Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych Zleceń Nadania Przesyłki : Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru na Zlecenie Nadania Przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki:
  • jeśli forma płatności na dokumencie to –po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie z którego generowany jest dokument Zlecenia nadania przesyłki , będzie taka sama, jak formy tu zaznaczone, to na Zleceniu Nadania Przesyłki będzie ustawione pobranie.
Na Zleceniu Nadania Przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:
  • w przypadku zaznaczonej płatności na WZ program sprawdza formę płatności z WZ z formą płatności ustawioną w Konfiguracji przesyłek, na zakładce Usługi dodatkowe. Jeśli forma płatności jest zgodna, to kwota z WZ zostanie przeniesiona na Zlecenie Nadania Przesyłki jako kwota pobrania.
  • w sytuacji, gdy na WZ nie jest zaznaczona płatność, a WZ posiada dokumenty powiązane (FA/PA) to forma płatności z dokumentów powiązanych jest porównywana z formą ustawioną w Konfiguracji przesyłek. Jeśli formy płatności są jednakowe, to kwota z WZ zostanie przeniesiona na Zlecenie Nadania Przesyłki jako kwota pobrania.
  • gdy na WZ nie została zaznaczona płatność i nie ma również dokumentów powiązanych, to program weryfikuje jeszcze czy WZ powstało z RO. Jeśli tak, to forma płatności z RO jest porównywana z formą ustawioną w Konfiguracji przesyłek, a gdy jest zgodna, to kwota z WZ zostanie przeniesiona na Zlecenie Nadania Przesyłki jako kwota pobrania.
  • w przypadku, gdy generowane jest zbiorcze Zlecenie Nadania Przesyłki do kliku WZ i na WZ nie ma zaznaczonej płatności to program sprawdza formę płatności znajdującą się na dokumentach powiązanych (PA/FS/WZ). Jeśli na którymś z powiązanych dokumentów forma płatności jest zgodna z formą płatności ustawioną w Konfiguracji przesyłek, to kwoty z wszystkich WZ zostają przeniesione na Zlecenie Nadania Przesyłki jako kwota pobrania.
  • ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW – po zaznaczeniu tego parametru, na Zleceniach Nadania Przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie.
  • Kwota pobrania:
  • z dokumentu – wartość na Zleceniu nadania przesyłki zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na Zleceniu Nadania Przesyłki na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu Nadania Przesyłki (maksymalnie można podać 6 500,00 PLN).
Uwaga
Parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW jest widoczny tylko po zalogowaniu do modułu HANDEL lub HANDEL PLUS.
Deklarowana wartość/ Ubezpieczenie:
  • z dokumentu – wartość na Zleceniu Nadania Przesyłki zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na Zleceniu Nadania Przesyłki na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu Nadania Przesyłki (maksymalnie 100 000,00 PLN).
Dla DHL jest to zawsze wartość w pełnych złotych, w przypadku pobierania wartości brutto z dokumentu zostanie ona zaokrąglona do pełnych złotych wzwyż. Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). Po zaznaczeniu tej opcji można wybrać opcję Nr dokumentu – wówczas będzie to dokument, na podstawie którego powstało zlecenie. Powiadomienie E-Mail/ SMS – preawizacja – dzięki tej opcji odbiorca zlecenia otrzyma informację w wiadomości e-mail oraz sms o nadaniu przesyłki oraz o jej planowanym terminie doręczenia. Parametr jest również dostępny na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładce [Paczki i usługi]. Ustawienie parametru w konfiguracji jest przenoszone na nowe zlecenia. Usługi dodatkowe można modyfikować z poziomu formularza Zlecenia Nadania Przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]). Zakładka [Parametry wydruku]: DHL udostępnia dwa formaty wydruku listu przewozowego: A4 oraz A6 (Etykieta). W zależności od wybranego formatu dostępne są dwa rozszerzenia plików:
  • PDF dla formatu A4,
  • PDF lub ZPL dla formatu A6 (etykieta).
Uwaga
W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym do drukowania listów przewozowych w formacie A6 wymagana jest drukarka ze sterownikiem wspierającym EasyPrint.
Konfiguracja DHL – Parametry wydruku

Wydruki seryjne

Generowanie przesyłek kurierskich

W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem  - Przesyłki kurierskie dostępna jest lista przesyłek kurierskich. Lista zawiera kolumny:
  • Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
  • Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do serwisu firmy kurierskiej.
  • Status – status dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym.
  • Kod odbiorcy – kod odbiorcy przesyłki.
  • Nazwa odbiorcy – pierwsza linia nazwy odbiorcy przesyłki.
  • Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.
  • E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.
  • Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy.
  • Status przesyłki – status poprawności przesłania Zlecenia Nadania Przesyłki do DHL.
  • Nr Listu Przewozowego – wyświetlane są nr poszczególnych paczek ze zlecenia oddzielone przecinkiem,
  • Błąd walidacji – informacja, o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia,
  • Kod nadawcy, Nazwa nadawcy – podany na zleceniu.
Dodatkowo dla listy można wybrać kolumnę: Numer zlecenia odbioru – numer zlecenia nadany przez firmę kurierską. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień. W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według Statusu z dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki oraz statusu przesyłki nadawanego przez firmę kurierską. Dodatkowo na liście przesyłek kurierskich dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia dostępne są:  - Zamów kuriera. Przycisk pozwala na seryjne zamówienie kuriera dla zaznaczonych zleceń. Po wybraniu tej opcji generowane jest okno, w którym należy określić dzień, w którym ma przyjechać kurier: Jeżeli w konfiguracji firmy kurierskiej zaznaczono Posiadam umowę na stały odbiór przesyłek, wówczas ta opcja nie zamawia kuriera, ale służy tylko do zarejestrowania wybranych zleceń w systemie kuriera celem nadania nr przewozowego i wydrukowania potrzebnych dokumentów przewozowych. Dla DHL można ustalić preferowaną datę przekazania przesyłki kurierowi. Jeżeli zlecenie nie może zostać zarejestrowane w logu z operacji pojawi się odpowiedni komunikat i zostanie ono pominięte. Pozostałe zlecenia zostaną przesłane do spedytora i zostaną im nadane numery listów przewozowych.
Uwaga
Jeśli zaznaczone zlecenia zostaną prawidłowo zarejestrowane w systemie spedytora, ale któreś nie spełni warunku zamówienia kuriera, wówczas seryjna próba zamówienia kuriera dla wszystkich zaznaczonych zleceń zakończy się niepowodzeniem. Zarejestrowany błąd zostanie ustawiony na wszystkich przesyłkach, do których zlecany był odbiór.
Błędy zwrócone przez serwis kuriera DHL będą wyświetlane w kolumnie Błąd walidacji oraz w dedykowanym polu na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki .   - Drukuj potwierdzenie nadania przesyłek – drukowane jest Potwierdzenie nadania przesyłki dla wszystkich zleceń z danego dnia łącznie z tymi, które zostały utworzone bezpośrednio przez serwis DHL, stąd wydruk może się różnić z danymi widniejącymi w programie. W raporcie uwzględnione są te zlecenia z programu, dla których wcześniej wydrukowano list przewozowy. W zależności od ustawień (menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do pliku zapisywanego we wskazanej w konfiguracji lokalizacji.  - Drukuj etykiety - seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. W zależności od ustawień (menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji. [/su_list]

Tworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów handlowych i magazynowych

Nadanie przesyłki jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu, Faktury Pro Forma, Faktury Zaliczkowej  oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy i Wydania Zewnętrznego a także Rozchodu Wewnętrznego i Przesunięcia Międzymagazynowego. . Opcja generowania Zlecenia nadania przesyłki jest dostępna na górnej wstążce .Standardowo dostępne są opcje Zarejestruj Przesyłkę oraz Utwórz przesyłkę – Comarch Shipping. To opcje, które z poziomu formularza rejestrują przesyłkę lub tworzą przesyłkę na domyślnego kuriera z konfiguracji lub jeżeli dokument jest powiązany z RO to pobierają informacje o kurierze z RO, z zakładki e-Sklep/Wszystko.pl. Dodatkowo po skonfigurowaniu odpowiednich firm spedycyjnych, używając przycisku będzie można utworzyć przesyłkę na wybranego kuriera z listy, podnosząc dedykowany formularz.   Utworzone w ten sposób Zlecenie nadania przesyłki jest  powiązane ze wskazanym wcześniej dokumentem. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego lub magazynowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Dane nadawcy (uzupełnione na adresach oddziałów w konfiguracji) przenoszą się zgodnie z poniższymi zasadami:
  • Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych ręcznie pobierane są dane z domyślnego adresu oddziału.
  • Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych z dokumentów handlowych i magazynowych (bez Przesunięć międzymagazynowych) jako adres nadawczy podpowie się domyślny adres oddziału lub jeśli magazyn wskazany na dokumencie, z którego tworzone jest Zlecenie Nadania Przesyłki, jest powiązane z adresem oddziału, to taki adres zostanie przeniesiony na Zlecenie Nadania Przesyłki
  • Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych z Przesunięć międzymagazynowych jako adres nadawczy i odbiorczy zostanie ustawiony adres powiązany z magazynem z MM lub domyślny adres oddziału, jeśli takiego powiązania nie ustawiono.
Do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego/ Rezerwacji Odbiorcy/ Faktury Pro Forma/ Rozchodu Wewnętrznego/ Przesunięcia Międzymagazynowego użytkownik może utworzyć wiele zleceń.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
W menu Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/DHL, na zakładce [Szablon spedycji – Usługi dodatkowe] jest dostępny parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Parametr ten można zaznaczyć po zaznaczeniu parametru Ustawiaj domyślne pobranie. Po zaznaczeniu tego parametru, na Zleceniu nadania przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony, nieaktywny do zaznaczenia jest parametr: Ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Jeśli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/DHL) zaznaczono, aby kwota pobrania/ deklarowana wartość/ ubezpieczenie pobierane były z dokumentu (dla parametru Pobranie lub Deklarowana Wartość/Ubezpieczenie), to dla dokumentów MM i RW wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na dokumencie Zlecenia nadania przesyłki na podstawie wartości netto dokumentu. Dla pozostałych dokumentów wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na podstawie wartości brutto z dokumentu.
Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych. Na dokument, z którego utworzono Zlecenie nadania przesyłki przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]). Należy pamiętać, że nr listu przewozowego nie jest przenoszony, na dokumenty powiązane z dokumentem, z którego utworzono Zlecenie Nadania Przesyłki.

Seryjne tworzenie Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów

Dla wszystkich dostępnych kurierów jest możliwość seryjnego tworzenia Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rezerwacji Odbiorcy, Wydań Zewnętrznych, Faktur Pro Forma, Rozchodów Wewnętrznych, Przesunięć Międzymagazynowych. Dla zaznaczonych dokumentów tworzony jest jeden dokument Zlecenia Nadania Przesyłki do jednego dokumentu, na takich samych zasadach jak podczas tworzenia przesyłki z poziomu formularza dokumentu. Dla dokumentów mających tego samego odbiorcę i adres nadawczy jest możliwość zagregowania zaznaczonych dokumentów do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki. W związku z tym, w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) dla poszczególnych kurierów na zakładce [Szablon spedycji] należy zaznaczyć parametr Seryjne generowanie przesyłek - jedno Zlecenie nadania przesyłki dla zaznaczonych. W przypadku tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów:
  • handlowych i magazynowych (innych niż Przesunięcia międzymagazynowe) agregowane będą dokumenty wystawione na tego samego odbiorcę. Dodatkowo jeżeli w Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy oddziałów do adresu oddziału został przypisany magazyn wybrany na dokumencie handlowym/magazynowym, to przy tworzeniu Zlecenia Nadania Przesyłki z zaznaczonych dokumentów sprawdzany jest dodatkowo magazyn. Jeśli magazyny nie są przypisane do adresów oddziałów, to na dokumencie Zlecenia nadania przesyłki jako adres nadawczy zostanie ustawiony adres domyślny.
  • W momencie generowania przesyłki dla zaznaczonych dokumentów z poziomu dokumentów MM agregowane są dokumenty wystawione na te same magazyny (tj. posiadają ten sam magazyn źródłowy oraz magazyn docelowy). Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty Zlecenia nadania przesyłki.
Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Parametry przesyłki] zaznaczono parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki waga ta zostanie zsumowana z dokumentów agregowanych do jednego Zlecenia nadania przesyłki. Jeżeli, żaden z powyższych parametrów nie jest zaznaczony, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie przeniesiona waga ustalona przez użytkownika dla konkretnej kategorii paczki (dla DPD, DHL, SENDIT) lub usługi (dla Poczty Polskiej). W sytuacji gdy, w konfiguracji w sekcji Usługi dodatkowe zaznaczona zostanie opcja Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: np. przelew, to w momencie seryjnego generowania dokumentów Zlecenia nadania przesyłki z listy dokumentów opcja Pobranie zostanie zaznaczona na formularzu Zlecenia nadania przesyłki tylko dla tych dokumentów, które spełniają warunek dotyczący formy płatności. W pole Pobranie zostaną przeniesione kwoty z dokumentu lub ustalona w zależności od ustawień w konfiguracji. Pozostałe ustawienia są przenoszone na Zlecenie nadania przesyłki analogicznie jak na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki tworzony z poziomu formularza dokumentu. Zasady seryjnego tworzenia jednego Zlecenia nadania przesyłki, gdzie agregowane będą pozycje z kilku dokumentów dla tego samego odbiorcy (w konfiguracji zaznaczony parametr Seryjne generowanie przesyłek – jedno Zlecenie nadania przesyłki dla zaznaczonych dokumentów):
  • Jeżeli wśród agregowanych dokumentów będą znajdowały się dokumenty wystawione na różne magazyny, to do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki zostaną zagregowane tylko te, które mają oprócz tego samego odbiorcy (danych teleadresowych, osoby kontaktowej) :
    • ten sam magazyn, jeżeli jest on powiązany z adresem nadawczym
    • różne magazyny, jeżeli nie są one powiązane z adresem nadawczym (jako adres odbiorcy brany jest domyślny adres z konfiguracji)
    • różne magazyny – jeden z nich jest powiązany jest z domyślnym adresem oddziału a na drugim dokumencie magazyn nie jest powiązany z żadnym adresem oddziału
Przykład
Magazyn ’MAG Kraków’ jest przypisany w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Adresy oddziałów) do adresu oddziału. Jednocześnie dany adres oddziału jest adresem domyślnym. Magazyn ‘MAG Lublin’ nie jest w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Adresy oddziałów) przypisany do żadnego adresu oddziału. Dokument X1 jest wystawiony na magazyn ‘MAG Kraków’, natomiast dokument X2 – na ‘MAG Lublin’. W powyższym przypadku dokumenty te, zostaną zagregowane do jednego dokumentu ZN, gdyż dokument X1 ma magazyn powiązany z adresem oddziału, natomiast na dokumencie X2 magazyn nie posiada powiązania z adresem oddziału, więc pobierany jest domyślny adres oddziału – w tym przypadku ‘MAG Kraków’
  • Jeśli na karcie operatora/karcie odbiorcy lub w konfiguracji przesyłek nie będą uzupełnione wymagane dane dla Zlecenia Nadania Przesyłki konkretnego kuriera, to w momencie podniesienia formularza Zlecenia Nadania Przesyłki do edycji wyświetlone zostaną ostrzeżenia przy wymaganych polach.
  • Jeżeli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) jest zaznaczony parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to jeżeli na dokumentach występują te same pozycje, wagę wyliczamy na podstawie: ilość pozycji x waga i sumowana jest z wagą pozostałych towarów.
  • Jeżeli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) zaznaczymy parametr: Referencje i wybrana zostanie opcja: Nr dokumentu źródłowego w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki. Jeżeli wybrana zostanie opcja: Nr powiązanego zamówienia (RO) w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy kurierów: DHL, DPD, Poczty Polskiej) w polu Informacja o zawartości wybrana zostanie opcja:
    • Ustalona treść – wartość ta, zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nazwa pierwszej pozycji – przenoszona jest nazwa pierwszej pozycji z pierwszego wystawionego dokumentu na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszy