Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do Obiegu dokumentów

image_print

W programie dostępna jest możliwość przenoszenia faktur pobranych z KSeF do obiegu dokumentów. Rozwiązanie to usprawnia zarządzanie dokumentami wewnątrz organizacji oraz ułatwia procesy weryfikacji i akceptacji pobranych faktur. Funkcjonalność dostępna jest dla użytkowników z dostępem do modułu Obiegu dokumentów.

Lista faktur z KSeF
Na liście faktur z KSeF, w dolnej części okna dodany został przycisk Przenieś do obiegu, który pozwala na przeniesienie zaznaczonych pozycji do biblioteki dokumentów.
Po wywołaniu operacji program automatycznie dodaje nowy formularz dokumentu w bibliotece uzupełniając go o dane z faktury.
Dane przenoszone na formularz dokumentu w bibliotece:

  • Wizualizacja faktury – wizualizacja faktury zostaje zapisana do PDF oraz dodana jako załącznik do dokumentu w bibliotece
  • Numer faktury – systemowy numer faktury przenoszony jest do pola Numer obcy na formularzu dokumentu w bibliotece

  • Kontrahent – jeżeli na formularzu faktury z KSeF w sekcji Sprzedawca został wskazany kontrahent zostaje on przeniesiony na zakładkę [Podmioty] na formularzu dokumentu w bibliotece
  • Dokumenty skojarzone – na zakładce [Dokumenty] w sekcji Dokumenty skojarzone wyświetlana jest informacja o powiązanych dokumentach

Formularz dokumentu z KSeF
Na formularzu dokumentu pobranego z KSeF dodana została zakładka [Dokumenty], która służy do zarządzania relacjami pomiędzy fakturą z KSeF, a dokumentami w obiegu dokumentów.
Zakładka dostępna jest dla użytkowników korzystających z modułu Obieg dokumentów.

W sekcji Biblioteka dokumentów wyświetlana jest lista dokumentów powiązanych z daną fakturą.
Lista zawiera następujące kolumny:

  • Numer – numer dokumentu w bibliotece
  • Data – data wprowadzenia dokumentu do obiegu dokumentów
  • Kontrahent – kod podmiotu wskazanego na zakładce [Podmiot]
  • Tytuł – tytuł dokumentu z biblioteki
Lista obsługiwana jest przez następujące przycisku:
– Dodaj nowy pozwalający na dodanie dokumentu, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF.
Pod przyciskiem dostępne są opcje:

  • Dodaj nowy – pozwalająca na utworzenie nowego dokumentu, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF
  • Dodaj istniejący – pozwalająca na wskazanie istniejącego dokumentu z biblioteki, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF

– Otwórz pozwalająca wyświetlenie formularza podświetlonego dokumentu

– Usuń pozwalająca na usunięcie podświetlonego dokumentu

W sekcji Biblioteka dokumentów użytkownik ma również możliwość dodania pliku poprzez przeciągniecie go do okna programu.. Po wykonaniu tej operacji w module Obieg dokumentów tworzony jest nowy powiązany dokument zawierający przeciągnięty plik:

  • jeśli podczas przeciągania pliku zostanie wybrany klawisz <ALT> – plik zostanie dodany do dokumentu w bibliotece dokumentów jako link,
  • jeśli podczas przeciągania pliku zostanie wybrany klawisz <CTRL> – plik zostanie zapisany w IBARD. Aby opcja była możliwa należy wcześniej wskazać folder dla plików IBARD dla katalogu domyślnego w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów.

Formularz dokumentu w bibliotece
Na formularzu dokumentu w bibliotece dokumentów na zakładce [Dokumenty] również dodana została możliwość powiązania danego dokumentu z fakturą znajdującą się na liście faktur z KSeF.

W tym celu należy rozwinąć menu znajdujące się przy ikonie zielonego plusa, a następnie wybrać opcję KSeF.

Po wybraniu opcji otwarta zostaje lista faktur z KSeF na której użytkownik ma możliwość wskazania faktur, które zostaną powiązane z dokumentem.
Wybór należy zatwierdzić za pomocą przycisku Wybierz znajdującego się w dolnej części okna.

W przypadku operatora nieposiadającego uprawnień do odbierania e-Faktur przejście na listę faktur z KSeF nie będzie możliwe, a na oknie zostanie wyświetlony komunikat: Operator nie posiada uprawnień do pobierania e-Faktur z KSeF.

Czy ten artykuł był pomocny?

Wyślij opinie