• Parametr zaznaczony: System pobiera tylko podstawowe dane (numery, daty, dane kontrahenta). To rozwiązanie dla tych użytkowników, którzy chcą ręcznie uzupełnić pozycje na fakturze lub powiązać ją z istniejącymi dokumentami magazynowymi (PZ).
• Parametr odznaczony: System przenosi z KSeF kompletne dane wraz z pozycjami towarowymi. W tym trybie użytkownik ma pełny wpływ na to, jak program rozpozna towary i jednostki miary, korzystając z inteligentnego mapowania.

Automatyczne mapowanie pozycji

Parametr ten pozwala określić, czy system ma samodzielnie łączyć pozycje z faktury KSeF z kartoteką cennikową.

•  Parametr odznaczony: Podczas przenoszenia faktur każdorazowo wyświetlane jest okno wyboru pozycji, w którym użytkownik samodzielnie wskazuje powiązania z kartotekami cennikowymi . W przypadku braku wskazania kartoteki, system wyświetla ostrzeżenie o automatycznym założeniu nowych pozycji w cenniku.
•  Parametr zaznaczony: Program podejmuje próbę automatycznego dopasowania pozycji zgodnie z ustaloną hierarchią. Pozycje zmapowane poprawnie nie są wyświetlane w oknie wyboru (chyba że aktywna jest opcja ich weryfikacji przed utworzeniem faktury).

Okno Wybierz parametry dodawanych towarów umożliwia wykonanie następujących operacji:

• Powiązanie pozycji faktury z istniejącą kartoteką
• Określenie parametrów dla nowych kart towarowych
• Pominięcie pozycji na dokumencie

Ręczne powiązanie towaru z istniejącą kartoteką odbywa się poprzez wybór pola w kolumnie Przypisz towar z bazy. Otwarta zostanie lista pozycji cennikowych pozwalająca na wskazanie właściwego towaru.

Jeśli na fakturze z KSeF ten sam towar występuje w kilku osobnych wierszach, w oknie parametrów będzie można przypisać im tylko jeden wspólny odpowiednik z bazy towarowej.

Jeśli w kolumnie Przypisz towar z bazy nie zostanie wskazana żadna kartoteka, wówczas dla takich pozycji zostaną założone nowe kartoteki cennikowe dla których użytkownik ma możliwość wskazania określonych parametrów.

Dla nowo zakładanych kartotek domyślnie proponowany jest Typ: towar prosty, natomiast użytkownik ma możliwość zmiany typu na towar złożony lub usługę (prostą/złożoną).

W polu Przenieś na dokument użytkownik ma możliwość określenia czy dana pozycja powinna zostać przeniesiona na fakturę zakupu. Domyślnie dla wszystkich pozycji wskazana jest wartość „Tak”

Po zatwierdzeniu okna przyciskiem następuje utworzenie brakujących pozycji cennikowych i wprowadzenie ich na dokument.

Wybranie ikony   skutkuje całkowitym przerwaniem operacji przenoszenia dokumentu.

Zasady automatycznego dopasowania:

Użytkownik ma możliwość ustalenia kolejności wyszukiwania kartotek metodą „przeciągnij i upuść”. System szuka powiązań według wskazanej kolejności, uwzględniając wybrane kryteria:

• Kod EAN (GTIN),
• Nazwa towaru,
• Kod u dostawcy,
• Numer katalogowy.

Podczas importu faktur zakupu z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do modułu Handel, system wykonuje proces automatycznego dopasowania pozycji faktury do kartotek cennikowych w bazie danych.

Proces mapowania odbywa się w oparciu o hierarchię (kolejność) ustawioną w konfiguracji systemu. Dla każdego kroku system porównuje dane z wizualizacji faktury KSeF z danymi w bazie, poszukując identycznego ciągu znaków na kartotekach cennikowych.

Podczas mapowania system koncentruje się na treści danych, a nie na ich formalnym przypisaniu do konkretnych pól na importowanym dokumencie. Program przeszukuje wskazane pola na wizualizacji faktury KSeF i próbuje je powiązać z odpowiednimi polami w kartotece towarowej zgodnie z poniższą tabelą:

Pamięć mapowań i weryfikacja

Niezależnie od ustalonej hierarchii, system pozwala na dodatkową kontrolę i zapamiętywanie powiązań między pozycjami z KSeF, a kartotekami w bazie.

Weryfikuj mapowanie przed utworzeniem faktury

Parametr ten określa, czy okno mapowania ma pojawiać się przy każdym imporcie (umożliwiając kontrolę nawet poprawnie rozpoznanych pozycji), czy tylko w sytuacjach niejednoznacznych, gdy system nie odnalazł automatycznego powiązania.

Pamiętaj zmapowane pozycje

Działanie tego parametru pozwala na korzystanie z historii przypisań:

• Parametr zaznaczony: System zapamiętuje ręczne przypisania towarów. Przy kolejnym imporcie od tego samego dostawcy, jeśli dane na dokumencie są identyczne z zapisanymi w historii, program automatycznie zasugeruje wcześniej wskazany towar, pomijając ogólną hierarchię.
• Parametr odznaczony: System nie korzysta z historii mapowań. Przy każdym imporcie przeszukuje bazę wyłącznie według zdefiniowanej hierarchii lub oczekuje na ręczne wskazanie towaru przez użytkownika.

Mapowanie jednostek miary

Podczas importu system każdorazowo dąży do normalizacji jednostek miary. Oznacza to, że program automatycznie dopasowuje jednostki z faktury KSeF do tych znajdujących się w bazie, ignorując wielkość liter, zbędne spacje czy znaki specjalne (np. „szt.”, „Szt” i „ SZT” zostaną rozpoznane tak samo).

Dalszy proces zależy od ustawienia parametru Blokuj automatyczne dodawanie nowych jednostek miary:

• Parametr zaznaczony: Pozwala na zachowanie porządku w bazie danych. Jeśli system nie odnajdzie dopasowania na liście synonimów (dostępnej w ustawieniach konfiguracji (Start/ Konfiguracja / Firma / Ogólne / Jednostki miary), wówczas pobierze jednostkę z przypisanej kartoteki towarowej, a w przypadku nowo zakładanych towarów podstawi jednostkę np. szt.
• Parametr odznaczony: Jeśli system nie odnajdzie dopasowania na liście synonimów ani na kartotece towarowej, automatycznie utworzy nową jednostkę miary w programie.

Słownik jednostek miary dla KSeF

W ustawieniach konfiguracji (Start / Konfiguracja / Firma / Ogólne / Jednostki miary) dostępny jest słownik Jednostka miary dla KSeF. Pozwala on na zdefiniowanie powiązań między różnymi nazwami jednostek stosowanymi przez dostawców a jednostkami zarejestrowanymi w bazie danych.

Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest przypisanie wielu wariantów nazw (synonimów) pochodzących z dokumentów do jednej, konkretnej jednostki w programie.

Przykłady zastosowania:

• Do jednostki „godz” można przypisać wartości takie jak: rbh, godzina, h, roboczogodzina.
• Do jednostki „szt” można przypisać wartości: item, sztuka, op.

Dla poprawnego mapowania, jeśli na liście jednostek miary w menu (Start/ Konfiguracja / Firma / Ogólne / Jednostki miary) znajduje się wiele podobnych jednostek, przed rozpoczęciem mapowania należałoby usunąć zbędne jednostki z listy, a następnie wpisać je w polu Jednostka miary dla KSeF po otwarciu karty danej jednostki.

Zasady mapowania jednostek miary

Proces przypisywania jednostek przebiega według ściśle określonej hierarchii. W każdym kroku system automatycznie normalizuje nazwę jednostki, ignorując wielkość liter, zbędne spacje oraz znaki interpunkcyjne (np. kropki).

Kolejność weryfikacji danych:

1. Karta towaru (jednostka podstawowa):
Sprawdzenie zgodności z główną jednostką miary przypisaną do danego towaru.

2. Karta towaru (jednostki pomocnicze):
Weryfikacja pozostałych jednostek przypisanych do danej kartoteki.

3. Słownik „Jednostka miary dla KSeF”:
Przeszukiwanie powiązań (synonimów) zdefiniowanych w konfiguracji programu.

Takie podejście eliminuje potrzebę ręcznego poprawiania dokumentów oraz zapobiega powstawaniu duplikatów o różnej pisowni, ale tym samym znaczeniu.

Usuwanie błędnie przypisanych powiązań

Na karcie pozycji cennika, na zakładce [Ogólne] dostępna jest ikona   Towary dodawane podczas dodawania dokumentów za pomocą OCR lub KSeF . Ikona otwiera listę towarów, które zostały zmapowane z daną pozycją podczas importu dokumentu do handlu. Ikona pojawia się na formularzu pozycji cennika, jeśli  przynajmniej raz zmapowano dowolną pozycję cennikową z pozycją dokumentu zaimportowanego poprzez usługę Comarch OCR lub KSeF.

Na liście istnieje możliwość usunięcia pozycji, które zostały powiązane z kartoteką w wyniku importu dokumentów za pomocą usługi OCR lub KSeF przy pomocy ikony kosza. Pozwala to na rozpięcie przez użytkownika nieprawidłowo sparowanych pozycji.

Funkcjonalność umożliwia również ręczne przypisanie towaru do pozycji cennikowej przed przetworzeniem dokumentu przez usługę OCR lub KSeF, co usprawni proces importu i wyeliminuje konieczność manualnego przypisywania pozycji w późniejszym etapie.  Przypisania należy dokonać przy pomocy ikony plusa.