Nowości
1. Obsługa identyfikatora wewnętrznego KSeF dla JST, Oddziałów i Grup VAT
Dodano obsługę identyfikatora wewnętrznego KSeF (IDWew) dla Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST), Oddziałów oraz Grup VAT. Podczas przenoszenia faktur pobranych z KSeF do Ewidencji dodatkowej, dane podmiotów trzecich (Podmiot 3) są automatycznie przenoszone na zakładkę [KSeF] do sekcji Dodatkowe podmioty – analogicznie jak ma to miejsce w Rejestrze VAT.
Identyfikacja podmiotu jako Jednostki nadrzędnej (JST) i jednostki podrzędnej (jednostka budżetowa)
W związku z wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF i koniecznością prawidłowej identyfikacji jednostek podrzędnych JST członków Grup VAT oraz oddziałów, w Pieczątce firmy Start / Konfiguracja / Firma / Dane firmy / Pieczątka firmy dodano nowe pole Identyfikator wewnętrzny KSeF. Uzupełnienie pola Identyfikator wewnętrzny KSeF jest niezbędne do prawidłowej identyfikacji jednostki podległej (Podmiot 3 np. szkoła, przedszkole) w procesie odbioru i wysyłki faktur z/do KSeF.
Konfiguracja danych w programie
W zależności od struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa lub urzędu, konfiguracja danych wymaga uzupełnienia odpowiednich sekcji:
- Dane podmiotu trzeciego (jednostka podległa, np. szkoła, przedszkole): Właściwy identyfikator nadany przez KSeF wprowadza się bezpośrednio w gałęzi Start / Konfiguracja / Firma / Dane firmy / Pieczątka firmy.
- Dane jednostki nadrzędnej, np. gmina: Dane identyfikacyjne podmiotu nadrzędnego (Podmiot 1 / Podmiot 2) uzupełnia się w sekcji przeznaczonej dla nadrzędnych struktur JST Start / Konfiguracja / Firma / Dane firmy / Pieczątka firmy – jednostki nadrzędnej.
Konfiguracja karty kontrahenta
- Jednostka budżetowa nieposługująca się własnym numerem NIP: W przypadku podmiotów, które otrzymały identyfikator wewnętrzny (IDWew), numer ten wpisuje się na karcie kontrahenta w polu Identyfikator wewnętrzny, zlokalizowanym w sekcji Centralizacja jednostek budżetowych.
- Jednostka budżetowa korzystająca z własnego numeru NIP: Jeżeli jednostka posługuje się własnym numerem NIP (nadanym np. do celów rozliczeń pracowniczych), identyfikator ten uzupełnia się w sekcji Dane ogólne. Dodatkowo w sekcji Centralizacja jednostek budżetowych w polu Kontrahent wskazuje się jednostkę samorządu terytorialnego (JST), pod którą dany podmiot podlega.
Więcej informacji na temat karty kontrahenta jest opisane w ulotce w części handlowej.
Faktura zawierająca dane kilku nabywców
W KSeF możliwe jest wystawienie faktury na więcej niż jednego nabywcę. W takim przypadku:
- dane pierwszego nabywcy zostaną umieszczone w elemencie Podmiot 2
- dane drugiego (i każdego kolejnego) nabywcy umieszczone są w elemencie Podmiot 3, wskazując w polu Rola wartość – Dodatkowy nabywca.
Faktura uwzględniająca dane członka Grupy VAT (GV)
W przypadku faktur zakupowych otrzymywanych przez Grupę VAT:
Podmiot 1 – dane sprzedawcy,
Podmiot 2 – dane nabywcy (GV) z NIP Grupy VAT nadanym na cele VAT, ze znacznikiem GV = 1,
Podmiot 3 – dane członka GV z jego NIP, wskazując w polu Rola wartość: GV – odbiorca.
2. Przenoszenie e-faktur pobranych z KSeF do ewidencji dodatkowej kosztów i przychodów
Faktury pobrane z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) można przenosić nie tylko do Rejestru VAT czy modułu Handel, ale również do Ewidencji dodatkowej (przychodów lub kosztów). Funkcjonalność ta jest przeznaczona dla dokumentów, które nie podlegają rozliczeniu VAT, lecz wymagają ujęcia w ewidencji księgowej.
Kwalifikacja dokumentu do Ewidencji dodatkowej
Na formularzu dokumentu pobranego z KSeF (KSeF / Faktury z KSeF) w sekcji Kwalifikacja użytkownik wskazuje, dokąd ma trafić dokument. W przypadku Ewidencji dodatkowej należy wybrać odpowiednią opcję kwalifikacji i wskazać docelowy rejestr.
Program automatycznie rozpoznaje kierunek dokumentu:
- Faktura zakupowa → trafia do Ewidencji dodatkowej kosztów
- Faktura sprzedażowa → trafia do Ewidencji dodatkowej przychodów
Podczas przenoszenia e-Faktury z KSeF za pomocą opcji Przenieś do Rejestru VAT 
, a następnie do Ewidencji dodatkowej 
, program automatycznie odczytuje dane z e-faktury pobranej z KSeF i uzupełnia odpowiednie pola na tworzonym dokumencie.
| Pole na formularzu KSeF | Przykład | Pole w Ewidencji dodatkowej |
|---|---|---|
| Numer faktury | FS/5/2026 | Zakładka [Ogólne], pole Dokument. |
| Numer KSeF | 1147596976-20260525-58CE43C00000-45 | Zakładka [KSeF], pole Numer KSeF. |
| Nazwa kontrahenta / NIP | ABC / NIP | Zakładka [Kontrahent], sekcja Podmiot.* |
| Data wystawienia | 25.05.2026 | Zakładka [Ogólne], pole Data wystawienia. |
| Forma / Termin płatności | Przelew / 01.06.2026 | Forma i termin płatności w Ewidencji dodatkowej jest przenoszona z sekcji Pozostałe. |
| Netto / VAT / Brutto | 380,00 / 87,40 / 467,40 PLN | Zakładka [Ogólne]. Kwoty z e-faktury są sumowane (suma brutto).** |
*Program automatycznie identyfikuje kontrahenta na podstawie NIP odczytanego z e-faktury:
- Jeśli na formularzu dokumentu KSeF użytkownik ręcznie wskazał kontrahenta – ten kontrahent jest przenoszony na dokument w ewidencji.
- Jeśli kontrahent nie istnieje – zostaje automatycznie założona nowa karta kontrahenta z danymi odczytanymi z KSeF.
** Ewidencja dodatkowa nie posiada pozycji dokumentu – przenoszona jest wyłącznie jedna kwota zbiorcza
Użytkownik może również za pomocą operacji seryjnej:
- przenieść dokumenty: Operacje seryjne / Zmień kwalifikację / Do ewidencji dodatkowej
- zmienić rejestr: Operacje seryjne / Zmień rejestr / Ewidencja dodatkowa.
Zmiany na formularzu dokumentu
Wprowadzono zmiany na formularzu dokumentu w Ewidencji dodatkowej przychodów oraz kosztów:
- Podgląd e-faktury z KSeF: Dodano panel boczny z podglądem graficznym (wizualizacją) e-faktury pobranej z KSeF. Panel ten wyświetla się automatycznie po otwarciu dokumentu.
- Sekcja Dodatkowy podmiot: Na formularzu dokumentu (zarówno przychodów, jak i kosztów) dodano sekcję Dodatkowe podmioty, analogiczną do zakładki [KSeF] → [Dodatkowe dane] dostępnej na dokumentach w Rejestrze VAT. Sekcja ta umożliwia wyświetlanie i przechowywanie informacji o dodatkowych podmiotach wskazanych na fakturze KSeF – zarówno Podmiotach 3 (podmiotach trzecich), jak i Podmiotach upoważnionych.
3. Nowa struktura JPK_PKPiR(3)
Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje nowa struktura pliku JPK_PKPiR w wersji 3. Plik jest składany po raz pierwszy za cały 2026 rok. W programie Comarch ERP Optima wprowadzono obsługę nowej struktury JPK_PKPiR(3) opublikowanej przez Ministerstwo Finansów.
Dla wcześniejszych okresów program nadal stosuje dotychczasowe struktury:
- JPK_PKPiR(1) – za okresy do 31.12.2016
- JPK_PKPiR(2) – za okresy od 01.01.2017 do 31.12.2025
W dotychczasowej strukturze JPK_PKPiR(2) plik zawsze był wysyłany jako „pierwotnie złożony” (parametr Korekta nie miał zastosowania). W nowej strukturze JPK_PKPiR(3) dostępne są trzy cele złożenia:
| Wartość | Znaczenie | Kiedy stosować |
|---|---|---|
| 0 | Złożenie JPK na żądanie | Plik generowany na żądanie organu podatkowego |
| 1 | Złożenie JPK obowiązkowe | Plik składany jest po raz pierwszy |
| 2 | Złożenie korekty JPK | Korekta wcześniej złożonego pliku |
Pliki na żądanie (CelZlozenia = 0) – generowane są z poziomu opcji Pliki JPK na żądanie (JPK / Pliki JPK, ikona plusa lub opcja Pliki JPK na żądanie). Dla okresów od stycznia 2026 program automatycznie ustawia CelZlozenia = 0.
Pliki obowiązkowe (CelZlozenia = 1) oraz korekty do nich (CelZlozenia = 2) – generowane są z poziomu opcji Pliki JPK obowiązkowe (JPK / Pliki JPK, ikona plusa z opcją Pliki JPK obowiązkowe). Użytkownik wybiera, czy jest to pierwsze złożenie czy korekta, zaznaczając parametr Korekta na oknie generowania pliku.
W nowej strukturze pliku JPK_PKPiR(3) rozszerzono dane identyfikacyjne o obsługę osób fizycznych (NIP, imię pierwsze, nazwisko, data urodzenia, e-mail, telefon).
W JPK_PKPiR(3) pusty plik jest dozwolony, oznacza to, że nawet w przypadku braku zapisów za dany okres program wygeneruje poprawny plik zawierający nagłówek, dane podatnika i pustą sekcję pozycji.
Znacznik Kasowy PIT
W strukturze pliku JPK_PKPiR(3), w sekcji danych podatnika (Podmiot1), dodano nowy element: Kasowy_PIT.
Znacznik ten zawiera informację o metodzie kasowej rozliczania podatku dochodowego przez podatnika. Jest on automatycznie zaznaczany na dokumencie JPK, jeżeli w menu Start / Konfiguracja / Firma / Księgowość / Deklaracje i stawki podatkowe użytkownik aktywował parametr dotyczący rozliczania PIT metodą kasową. Program sprawdza ustawienie parametru historycznie – weryfikuje jego wartość obowiązującą na ostatni dzień wskazanego zakresu dat.
Generowanie pliku JPK
Okno Eksport plików JPK obowiązkowych, dostępne po przejściu do menu JPK / Pliki JPK, zostało rozbudowane o możliwość generowania plików JPK_PKPiR(3).
Po zaznaczeniu opcji Zapisy KPiR (JPK_PKPiR) program automatycznie:
- zaznacza parametr Uwzględniaj zapisy w buforze,
- ustawia zakres dat na poprzedni miesiąc w stosunku do daty bieżącej,
- blokuje możliwość wpisania daty wcześniejszej niż 01.01.2026 . Próba wpisania takiej daty spowoduje automatyczne ustawienie jej na 01.01.2026.
Korekta – po zaznaczeniu parametru Korekta cel złożenia pliku JPK_PKPiR(3) oznaczany jest jako korekta (CelZlozenia = 2). Bez zaznaczenia tego parametru – plik jest generowany jako obowiązkowy.
Generowanie pliku JPK_PKPiR(3) na żądanie
Pliki JPK_PKPiR(3) można również generować jako pliki na żądanie Urzędu Skarbowego – z poziomu opcji Pliki JPK / Pliki na żądanie. Po zaznaczeniu Zapisy KPiR (JPK_PKPiR) i wskazaniu w zakresie dat roku 2026 (data „od” ≥ 01.01.2026), wygenerowany plik będzie w schemacie JPK_PKPiR(3).
Podgląd w MS Excel
Jeśli na oknie generowania zaznaczono parametr Podczas eksportu utwórz również plik MS Excel, po utworzeniu pliku pojawi się pytanie „Czy otworzyć wyeksportowany plik?” z opcją Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej. Po zapamiętaniu odpowiedzi:
- Tak – plik Excel będzie otwierany automatycznie podczas kolejnego generowania
- Nie – plik Excel nie będzie otwierany.
Z poziomu listy plików JPK na wstążce programu dostępna jest ikona Podgląd pliku 
, umożliwiająca otwarcie podświetlonego pliku JPK_PKPiR(3) w MS Excel.
Wczytanie pliku z dysku
Pliki JPK_PKPiR(3) można wczytać na listę plików JPK za pomocą opcji Dodaj plik JPK z dysku na listę 
, dostępnej na wstążce programu.
Scalanie plików
Plików JPK_PKPiR(3) nie można scalać. Opcja scalania na wstążce jest nieaktywna (wyszarzona) dla tego typu plików.
Wysyłka do urzędu i odbiór UPO
Pliki JPK_PKPiR(3) można wysłać do urzędu skarbowego podpisując:
- podpisem kwalifikowanym,
- podpisem zaufanym.
Podpis niekwalifikowany nie jest dostępny dla plików JPK_PKPiR(3) – dotyczy wyłącznie plików JPK_VAT dla osób fizycznych. Przy próbie wybrania podpisu niekwalifikowanego wyświetlany jest komunikat: Podpisywanie plików JPK podpisem niekwalifikowanym możliwe jest jedynie dla plików JPK_VAT dla osób fizycznych.
Po wysyłce możliwe jest pobranie UPO.
Zapisywanie na dysku
Pliki JPK zapisywane są w katalogu wskazanym w Konfiguracji Stanowiska / Ogólne / Jednolity plik kontrolny.
Filtrowanie na liście
Na liście plików JPK dostępny jest filtr na typ pliku. Po wyborze JPK_PKPIR lista zostanie odfiltrowana do plików JPK_PKPiR w dowolnej wersji schematu.
4. Sumowanie. Na liście KSeF / Faktury z KSeF (zarówno na zakładce [Sprzedaż], jak i [Zakup]) umożliwiono sumowanie wartości liczbowych w stopce listy. Sumowanie dotyczy kolumn:
Netto – łączna kwota netto wyświetlanych faktur, VAT – łączna kwota VAT, Brutto – łączna kwota brutto.
Zmiany
- Import faktur sprzedaży z KSeF. Łączenie dokumentów. Dodano mechanizm automatycznego łączenia (powiązania) faktur sprzedaży pobieranych z KSeF z dokumentami już istniejącymi w programie. Podczas pobierania faktur sprzedaży z KSeF program automatycznie sprawdza, czy dokument o danym numerze KSeF istnieje już w bazie danych i wiąże go z dokumentem handlowym. Taki dokument na liście faktur z KSeF otrzymuje status FS, wskazujący na powiązanie z fakturą sprzedaży w module Handel.
Przeniesienie powiązanego w ten sposób dokumentu z listy faktur KSeF do Rejestru VAT jest zablokowane. Blokada zapobiega duplikacji płatności w Preliminarzu. Aby przenieść taki dokument do Rejestru VAT, należy wykonać to z poziomu modułu Handel. Jeśli dokumentu nie odnaleziono ani w Rejestrze VAT, ani w module Handel, faktura na liście KSeF otrzymuje status Niezakwalifikowany (bez powiązania z żadnym dokumentem). - KSeF. Status V. Faktura wystawiona w module Handel, wysłana do KSeF, a następnie przeniesiona do Rejestru VAT — po pobraniu na listę faktur z KSeF (menu KSeF / Faktury) otrzymuje na tej liście status „V”, wskazujący na istnienie powiązanego dokumentu w Rejestrze VAT. Dokument ze statusem V nie może zostać ponownie przeniesiony do Rejestru VAT z poziomu listy KSeF.
- KSeF. Przenoszenie do Rejestru VAT. Kaucja. Zmieniono sposób przenoszenia faktur z KSeF do Rejestru VAT w zakresie obsługi dodatkowych obciążeń/ odliczeń. Aktualnie na dokument w Rejestrze VAT przenoszona jest wyłącznie tabelka VAT odczytana z faktury w KSeF. Program nie dodaje już automatycznie pozycji ze stawką NP na kwotę obciążenia/ odliczenia. Jeżeli wśród obciążeń/ odliczeń są pozycje, które wpływają na wartość faktury to należy taką pozycję dodać samodzielnie ze stawką NP.
- Stawka VAT. Finlandia. Zaktualizowano obniżoną stawkę VAT dla Finlandii (kod kraju: FI). Dotychczasowa stawka 14% została zmieniona na 13,5%, zgodnie z obowiązującymi przepisami fińskimi.
- Kody JPK. Dowody wewnętrzne. Rejestr VAT. Dla dowodów wewnętrznych sprzedaży oraz zakupu generowanych w Rejestrze VAT dotychczas automatycznie nadawany był znacznik DI (Dowód Inny niż faktura). Zgodnie z najnowszymi wytycznymi Ministerstwa Finansów, znacznik ten został zmieniony na BFK (faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej wystawiona poza systemem KSeF). Kod BFK jest przypisywany automatycznie zarówno przy:
- automatycznym generowaniu dowodów wewnętrznych (pojedynczych i zbiorczych) z poziomu Rejestru VAT zakupu,
- ręcznym tworzeniu dowodów wewnętrznych sprzedaży lub zakupu bezpośrednio w Rejestrze VAT.
Zmiana dotyczy dowodów wewnętrznych wykorzystywanych do rozliczania następujących rodzajów transakcji: nabycie wewnątrzunijne (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów – WNT), nabycie wewnątrzunijne trójstronne, import, wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, pozaunijny – podatnikiem jest nabywca.
- Praca rozproszona. Kontrola duplikacji. Rozszerzono mechanizm kontroli duplikacji zapisów w Rejestrze VAT o import dokumentów realizowany za pomocą pracy rozproszonej. Kontrola duplikacji korzysta z tych samych ustawień, które obowiązują przy ręcznym dodawaniu dokumentów i innych ścieżkach importu. Parametry znajdują się w Start / Konfiguracja / Firma / Ogólne / Parametry / sekcja Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewidencji dodatkowej i na fakturach zakupu.
- Wydruk KPiR. Kolumny. Dotychczas, system zawszedrukował nazwę i adres kontrahenta niezależnie od tego, czy NIP w kolumnie 5 w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów był uzupełniony. Działanie poprawiono. Aktualnie, jeśli w kolumnie 5 uzupełniony jest identyfikator podatkowy (NIP) kontrahenta, kolumny 6 (imię i nazwisko / nazwa firmy) oraz 7 (adres) nie są wypełniane. Kolumny te nie są również wypełniane w przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dowodu wewnętrznego oraz raportów fiskalnych. Aby wymusić drukowanie pełnych danych kontrahenta (nazwa i adres) niezależnie od uzupełnionego NIP, należy na wydruku jednostronnym sPrint w oknie Ustalenie wartości parametrów wydrukuzaznaczyć parametr Drukuj pełne dane kontrahenta.
Poprawiono
- Wizualizacja faktur z KSeF. W specyficznych przypadkach wartości prezentowane w kolumnach na wizualizacji e-faktury pobranej z KSeF były przesunięte. Działanie poprawiono.
- KSeF. Forma płatności. W specyficznych przypadkach, podczas próby przeniesienia dokumentu do Rejestru VAT, forma płatności była przepisywana błędnie. Działanie poprawiono.
- KSeF. Zdublowane pozycje w Rejestrze VAT. W specyficznym przypadku, gdy faktura sprzedaży została pobrana z KSeF i przeniesiona do Rejestru VAT, na tworzonym dokumencie w rejestrze pozycje tworzyły się podwójnie (były powielane). Działanie poprawiono.
- KSeF. Pobieranie faktur na listę. W specyficznym przypadku, podczas pobierania dokumentów z KSeF występował komunikat: Wartość nie może być zerowa. Nazwa parametru: dto. Działanie poprawiono.
- KSeF. Faktura VAT marża. W specyficznym przypadku, podczas przenoszenia pobranej z KSeF faktury z oznaczeniem VAT marża, w Rejestrze VAT automatycznie tworzyła się dodatkowa pozycja ze stawką NP. Działanie poprawiono.
- KSeF. Przenoszenie do Rejestru VAT. Kontrahent. Poprawiono działanie programu w zakresie automatycznego pobierania kontrahenta podczas przenoszenia dokumentów pobranych z KSeF. W sytuacji, gdy w bazie danych istniało dwóch kontrahentów o tym samym numerze NIP (z których jeden był oznaczony jako nieaktywny), program mógł nieprawidłowo podstawić na dokument kontrahenta nieaktywnego. Działanie poprawiono.
- OCR. Kontrola duplikacji z Rejestrem VAT. W sytuacji, gdy faktura została wcześniej pobrana z KSeF i przeniesiona do Rejestru VAT, a następnie ta sama faktura została przetworzona przez OCR, system nie wykrywał duplikacji i wprowadzał dokument po raz drugi. Działanie poprawiono.
- PIT-36L. Załącznik PIT/BR(6). Na wydruku załącznika PIT/BR generowanego z poziomu deklaracji rocznej PIT-36L wyświetlana była nieprawidłowa wersja formularza — zamiast prawidłowej wersji 6, pojawiała się wersja 7. Działanie poprawiono.
- JPK_KR_PD. Wprowadzono zmiany w algorytmie przenoszenia danych do pliku JPK_KR_PD. W specyficznych przypadkach, gdy na zapisie księgowym kwota w nagłówku różniła się od sumy pozycji po stronie Wn i Ma, do pliku w pozycji D_11 pobierana była nieprawidłowa wartość. Działanie poprawiono.
- KSeF. Przenoszenie do Rejestru VAT. Różnice groszowe. W specyficznych przypadkach, podczas przenoszenia faktur pobranych z KSeF do Rejestru VAT, kwota na dokumencie w Rejestrze VAT mogła różnić się o 1 grosz od kwoty widocznej na e-fakturze w KSeF. Działanie poprawiono.
- IWD. W specyficznych sytuacjach, podczas importu paczki IWD (Internetowa Wymiana Dokumentów) z aplikacji Comarch Betterflypojawiał się komunikat: Wystąpił nieznany błąd podczas parsowania pliku. Plik może być uszkodzony. Działanie poprawiono.
- Wydruk KPiR. Kolumny. Dotychczas, system zawsze eksportował nazwę i adres kontrahenta niezależnie od tego, czy NIP w kolumnie 5 w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów był uzupełniony. Działanie poprawiono. Aktualnie, jeśli w kolumnie 5 uzupełniony jest identyfikator podatkowy (NIP) kontrahenta, kolumny 6 (imię i nazwisko / nazwa firmy) oraz 7 (adres) nie są wypełniane. Kolumny te nie są również wypełniane w przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dowodu wewnętrznego oraz raportów fiskalnych.
- KSeF. Przenoszenie do Rejestru VAT. W specyficznych przypadkach przy próbie przenoszenia dokumentu z listy KSeF / Faktury z KSeFdo Rejestru VAT zakupu pojawiał się komunikat: Dokument XML zawiera błąd (0, 0). Działanie poprawiono.
