Spis treści
Zarządzanie zmianami umożliwia ewidencjonowanie stanu kasy indywidualnie dla każdego pracownika. W przeciwieństwie do trybu pracy stanowiskowej, tryb zmianowy umożliwia rejestrowanie sprzedaży w przypadku pracy kasjera na kilku stanowiskach POS podczas jednej zmiany. Rozwiązanie to w szczególności sprawdzi się w sklepach, w których pracownicy posiadają przypisane kasety i rozliczają się ze swojej zmiany. Kasjer ma możliwość otworzenia szuflady na dowolnym stanowisku i rozpoczęcia sprzedaży.
Funkcjonalność włączana jest z poziomu systemu ERP, a możliwa jest dzięki usłudze POS Agent, w której gromadzone są informacje dotyczące zmian oraz sesji operatora na wszystkich stanowiskach POS. Stan usługi można zweryfikować na podstawie koloru ikony . W przypadku braku połączenia z usługą kontynuacja pracy jest w dalszym ciągu możliwa na aktualnie zalogowanym stanowisku.
Otwarcie zmiany
Przed przystąpieniem do sprzedaży na stanowisku POS należy otworzyć zmianę. Okno Otwarcia zmiany zostanie wyświetlone po zalogowaniu się operatora.
Okno Otwarcie zmiany zawiera następujące kolumny:
- Waluta – dostępne dla stanowiska POS waluty
- Stan początkowy – wynika z operacji gotówkowych, przeprowadzonych dla zmiany, która otwiera dzień
- Wpłata – umożliwia wprowadzenie kwoty wpłacanej do kasy gotówki. Dla zarejestrowanej wpłaty podczas otwarcia dnia zostaje automatycznie wygenerowany dokument z opisem „Wpłata przy otwarciu dnia“ w polu Obsługujący widnieją dane zalogowanego operatora.
W oknie widoczne są następujące przyciski:
- [Zamknij] – zamyka okno bez otwierania dnia, na skutek czego wystawianie nowych dokumentów handlowych jest niemożliwe – nieaktywny kafel [Nowy dokument]. Aby wrócić do okna otwarcia dnia, należy zalogować się ponownie do aplikacji.
- [Zlicz kasę] – umożliwia sprawniejsze podliczanie kasy dla gotówki
- [Zatwierdź] – otwiera dzień
W przypadku braku uprawnień do otwierania zmiany w trybie offline z usługą POS Agent na stanowisku POS pojawi się komunikat: „Użytkownik nie posiada uprawnień do otwierania zmiany w trybie offline”.
Lista zmian operatorów
Lista zmian operatorów dostępna jest z poziomu głównego menu [Raporty i rozliczenia] -> [Zmiany operatorów]
Okno Zmiany operatora zawiera następujące kolumny:
- Numer
- Data rozpoczęcia
- Data zakończenia
- Kasjer
- Stan
Pole filtra tekstowego umożliwia wyszukiwanie/ograniczenie widocznych zmian, na podstawie:
- numeru
- nazwy kasjera
Z poziomu zmiany operatora można:
- odświeżyć listę przy pomocy przycisku [Odśwież]
- wyjść z widoku za pomocą przycisku [Zamknij Esc]
- zamknąć zmianę po wybraniu jej z listy, jeżeli operator posiada do tego uprawnienia
W oknie możliwe jest wprowadzenia stanu rzeczywistego i wartości wypłaty, dla dostępnych form płatności, dla tego stanowiska. Wprowadzenie kwot na zamknięciu dnia przez innego operatora, jest wiążące, użytkownik, którego zmiana jest zamykana rozpocznie z nimi kolejną zmianę.
Zamknięcie zmiany
Po zakończeniu zmiany na stanowisku POS należy zamknąć zmianę. W tym celu należy przejść do [Raporty i rozliczenia] → [Podsumowanie zmiany] → [Zamknij zmianę]. Widok przedstawia zestawienie dostępnych form płatności w danej walucie, pozwala na szybkie zliczenie stanu kasy wraz z możliwością wykonania wypłaty na koniec dnia i wydrukowania raportu.
Lista zawiera następujące kolumny:
- Forma płatności – formy płatności dostępne na stanowisku POS z rozróżnieniem na każdą z dostępnych walut
- Stan początkowy – stan kasy na otwarciu dnia. Dla form płatności innych niż gotówka stan ten zawsze jest równy 0,00.
- Wartość płatności – wartość sprzedaży w danym dniu od momentu otwarcia dnia
- Stan końcowy – suma stanu początkowego kasy oraz wartości płatności
- Stan rzeczywisty – w pole należy wprowadzić faktyczną wartość gotówki w stanie kasy stanowiska POS. Wartość można uzupełnić ręcznie lub przy pomocy przycisku [Zlicz kasę]. W systemie ERP można określić, czy uzupełnienie tego pola jest wymagane.
- Wypłata – umożliwia wprowadzenie kwoty wypłacanych z kasy pieniędzy dla dostępnej waluty. Dla zarejestrowanej wypłaty podczas zamknięcia dnia zostaje automatycznie wygenerowany dokument KW z opisem „Wypłata przy zamknięciu dnia”.
- Pozostało – różnica między wartościami pól Stan końcowy oraz Wypłata
Na liście znajduje się sekcja podsumowująca, która jest domyślnie ukryta. Istnieje możliwość zaprezentowania jej przy pomocy funkcji zarządzania widokami.
W oknie Zamknięcie zmiany dostępne są następujące przyciski:
- [Raport dobowy] – wywołuje wydruk raportu dobowego na drukarce fiskalnej. Przycisk widoczny, jeśli została skonfigurowana drukarka fiskalna.
- [Raport wysyłki] – wywołuje raport wysyłki z terminala płatniczego oraz zatwierdza transakcje kartą płatniczą wykonywane od czasu ostatniego raportu wysyłki. Przycisk widoczny, jeśli został skonfigurowany terminal płatniczy.
- [Zlicz kasę] – umożliwia sprawniejsze podliczanie kasy
- [Przyczyna różnicy] – umożliwia określenie przyczyny dla powstałych różnic w dowolnej formie płatności, dzięki czemu istnieje możliwość wprowadzenia własnego opisu na dokumencie KP/KW generowanego automatycznie na różnicę
- [Zatwierdź] – zamyka dzień
- [Zamknij] – zamyka okno bez zamykania dnia
Obowiązkowe zliczanie stanu szuflady
W celu kontroli zawartości w szufladzie kasowej, istnieje możliwość aktywowania parametru w systemie ERP: Wymagane zliczanie stanu kasy. Parametr ten zobowiązuje każdego użytkownika do zliczenia zawartości gotówki w szufladzie podczas otwarcia i zamknięcia zmiany.
Jeżeli parametr został zaznaczony okno zliczania automatycznie otwiera się w celu umożliwienia zliczania stanu kasy w każdej formie płatności, przy czym obowiązkowo dla gotówki. Następuje to podczas otwarcia i zamknięcia zmiany. Okno zliczania otwierane jest zarówno podczas standardowego, jak i autoryzowanego otwarcia zmiany, również przy braku połączenia z usługą POS Agent.
Jeżeli w oknie zliczania nie zostanie wprowadzona wartość dla żadnej formy płatności, a system mimo to zweryfikuje, że na stanowisku POS istnieją środki wpłacone w gotówce, aplikacja wyświetli komunikat: „Zliczanie stanu kasy jest obowiązkowe”.
