Przyjęcie dostawy

Przyjęcie dostawy

Pod kaflem [Back office] → [Przyjęcie dostawy] dostępna jest lista dokumentów przyjęcia:

  • MM- – wysłane z magazynu zewnętrznego niedostępnego na danym stanowisku POS
  • ZZ – dokumenty wystawione w systemie ERP na magazyn POS
  • PZ – dokumenty przyjęcia wygenerowane do dokumentów ZZ, z poziomu stanowiska POS
Kafel [Przyjęcie dostawy]
Okno Przyjęcie dostawy

Z poziomu listy przyjęć dostawy można:

  • wyświetlić do podglądu dokument MM-, ZZ, PZ przy pomocy przycisku [Podgląd]
  • przyjąć dostawę przy pomocy przycisku [Przyjmij]
  • przejść do listy niezatwierdzonych dokumentów przy pomocy przycisku [P]
  • przejść do listy dokumentów skojarzonych z danym dokumentem przy pomocy przycisku [Zobacz więcej] lub [Dokumenty powiązane]
  • anulować dokument PRP przy pomocy przycisku [Anuluj]

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego oraz filtry rozwijane:

  • Status dokumentu – posiada następujące opcje:
    • Anulowane
    • Do przyjęcia – dokumenty w stanie Zatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych lub posiadające niezatwierdzone lub anulowane dokumenty powiązane, gdzie magazyn docelowy jest magazynem dostępnym w centrum, dla którego należy dane stanowisko POS oraz dokumenty ZZ, do których istnieje zatwierdzone PZ, ale ZZ nie jest jeszcze zrealizowane w całości
    • Przyjęte – dokumenty w stanie Zatwierdzony posiadające zatwierdzone MM+ lub PZ jako dokumenty powiązane gdzie magazyn docelowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
  • Data
  • Stan – posiada następujące opcje:
    • Anulowany
    • Niezatwierdzony
    • W realizacji
    • Zamknięty
    • Zatwierdzony
    • Zatwierdzony ilościowo
    • Zrealizowany
  • Magazyn źródłowy
  • Magazyn docelowy

Na liście dokumentów przyjęcia dostawy dostępne są kolumny:

  • Numer
  • Stan
  • Magazyn źródłowy
  • Magazyn docelowy
  • Data wystawienia
  • Dokumenty powiązane
  • Obsługujący (domyślnie ukryta)
  • Oczekiwana dostawa (domyślnie ukryta)
  • Oczekiwane (domyślnie ukryta)
  • Niewysłane (domyślnie ukryta)
  • Zamówione (domyślnie ukryta)
  • Przyjęte (domyślnie ukryta)
  • Typ (domyślnie ukryta)

Przyjęcie MM-

 

Przyjęcie dostawy dotyczy dokumentów MM-, które:

  • są w stanie Zatwierdzony
  • mają wygenerowany dokument MM+, ale jest on anulowany
  • mają w polu Magazyn docelowy wybrany magazyn dostępny dla dokumentów MM-/MM+ w centrum, do którego przypisane jest stanowisko POS
Okno przyjęcia dokumentu MM-

Na formularzu przyjęcia dokumentu MM- należy wprowadzić towary znajdujące się w dostawie:

  • wybierając je z listy artykułów
  • skanując przy pomocy czytnika
  • ręcznie zmieniając ilości danego towaru

Formularz przyjęcia dokumentu MM- zawiera kolumny:

  • Lp.
  • Nazwa
  • Ilość z dokumentu
  • Ilość przyjęta
  • Kod artykułu (domyślnie ukryta)
  • Cena bazowa (domyślnie ukryta)
  • Uzupełnij braki w sklepie (domyślnie ukryta, wyłącznie z ERP Enterprise)
  • Ilość zamówiona (domyślnie ukryta)
  • Ilość odrzucona (domyślnie ukryta)

Jeżeli wprowadzony towar został przyjęty w ilości zgodnej z kolumną Ilość z dokumentu, to pozycja na dokumencie zostanie oznaczona kolorem zielonym. W przypadku niezgodności (nadmiar lub braki), wartość ta zostanie oznaczona kolorem czerwonym (w kolumnie Ilość przyjęta).

Przykład
Dla operatora nie posiadającego uprawnień do podglądu MM- (nadawanych w systemie ERP) nie będzie widoczna kolumna Ilość z dokumentu.

Dla pozycji na dokumencie, z prawego menu przycisków pozycji, można:

  • zmienić ilość danego artykułu przy pomocy przycisku [Ilość]
  • odrzucić dany artykuł w przypadku niezgodności z oczekiwanym towarem przy pomocy przycisku [Odrzuć]

Poniżej listy pozycji dokumentu prezentowane są informacje o:

  • sumie ilości artykułów z dokumentu
  • sumie ilości przyjętej

Dolna cześć okna dokumentu zawiera następujące przyciski:

  • [Zatwierdź] – zatwierdza dokument, co powoduje wygenerowanie protokołu przyjęcia (PRP) oraz dokumentu MM+ w stanie Zatwierdzony
  • [Parkuj] – zapisuje dokument w celu jego realizacji w późniejszym czasie
  • [Drukuj]
  • [Przyjmij wszystkie] – przyjmuje wszystkie ilości z dokumentu MM-
  • [Pokaż rozbieżności] – przycisk dostępny w przypadku wykrycia rozbieżności pomiędzy ilościami przyjętymi, a ilościami z dokumentu. Otwiera okno rozbieżności.

W przypadku zatwierdzenia dokumentu, na którym występują rozbieżności na stanowisku POS pojawi się komunikat: „Wystąpiły rozbieżności pomiędzy oczekiwaną a przyjętą ilością artykułów”.

Okno rozbieżności przyjęcia dostawy

Formularz podglądu dokumentu PRP (dla zgodności oraz rozbieżności w przyjęciu dostawy wygląda analogicznie jak dokument przyjęcia MM-).

Okno dokumentu PRP

W systemie ERP dostępny jest parametr, który umożliwia automatyczne generowanie dokumentów PW/RW w przypadku rozbieżności od razu po zatwierdzeniu przyjęcia dokumentu.

Wyświetlanie braków w sklepie (Enterprise)

W systemie ERP Enterprise dostępny jest parametr, który umożliwia wyświetlanie kolumny Uzupełnij braki w sklepie w widoku przyjmowania dostawy. Wartość w kolumnie obliczana jest jako: ilość oczekiwana na półkach sklepowych – (ilość w magazynie + ilość już przyjęta) i jest wyświetlana jedynie w przypadku, gdy jest większa od 0.

Kolumna Uzupełnij braki w sklepie

Jeśli podczas skanowania przyjmowanych artykułów w kolumnie Uzupełnij braki w sklepie znajduje się informacja o brakach na półkach, zostaje odtworzony ostrzegawczy dźwięk oraz wyświetlony komunikat „Niedobór towaru na półkach. Uzupełnij zasoby w sklepie”. Użytkownik powinien odłożyć przy przyjęciu towary, których brakuje na półkach i wynieść do sklepu.

Uwaga
Przypadek dotyczy sytuacji gdzie magazyn przyjęć nie jest magazynem sprzedażowym, odłożone towary należy dodać na dokument przesunięcia wewnętrznego i następnie umieścić na półkach sklepowych.

Przyjęcie ZZ

Zamówienie zakupu to dokument handlowy zawierający zamówione towary lub usługi u dostawców/sprzedawców. Dokumentem potwierdzającym przyjęcie towaru na magazyn od dostawcy przy określonych warunkach zakupu jest dokument przyjęcia zewnętrznego. Powoduje on zwiększenie ilości zasobów na magazynie.

Uwaga
W systemie Comarch ERP Altum dostępne są dedykowane parametry konfiguracyjne, które są synchronizowane do systemu Comarch POS:

Na formularzu centrum -> zakładka Stanowiska POS, dostępna jest sekcja Przyjęcie zewnętrzne, zawierająca parametry:

  • Dodawanie nowych elementów na PZ generowanych z ZZ (domyślnie zaznaczony)
Artykuł dodatkowy dodany na dokument przyjęcia towaru generowanego z zamówienia zakupu
  • Wymagany numer obcy na ręcznych PZ (domyślnie zaznaczony) – parametr na ten moment nieobsługiwany
  • Wyświetlanie przycisku Przyjmij Wszystko na PZ(domyślnie odznaczony) – parametr włącza dostępność przycisku [Przyjmij wszystko] na stanowisku POS. Dzięki temu przycisku operator jest w stanie przyjąć wszystkie pozycje z zamówienia zakupu.
Przycisk [Przyjmij wszystkie] na dokumencie przyjęcia zewnętrznego
  • Na formularzu ZZ dostępny jest parametr Realizuj w POS – należy aktywować parametr w celu przesynchronizowania dokumentu ZZ na stanowisko POS

Aby dokument zamówienie zakupu wystawiony w systemie Comarch ERP Altum mógł zostać zrealizowany na stanowisku POS muszą być spełnione warunki:

  • na formularzu ZZ zaznaczony parametr Realizuj w POS
  • rodzaj transakcji: krajowa
  • odznaczony parametr: Odwrotne obciążenie

 

Uwaga
W systemie Comarch ERP Enterprise dostępne są dedykowane ustawienia umożliwiające obsługę funkcjonalności przyjęcia zamówienia. W aplikacji Konfiguracja -> funkcja Sprzedaż wielokanałowa -> funkcja Comarch POS dostępne jest:

  • pole Przyjęcie: Wyślij zamówienie zakupu ze statusem:
    • Status: „Zamówione”
    • Status: „Zwolnione” bez zamówienia

Pole określa konfigurację, z jaką zamówienie zakupu ma zostać wysłane do stanowiska Comarch POS.

  • parametr „Przyjmij wszystko”: Przyjęcie towarów z zamówienia

Aktywacja parametru umożliwia wyświetlenie na stanowisku POS przycisku [Przyjmij wszystkie], który umożliwia przyjęcie wszystkich pozycji zamówienia zakupu.

Lista dokumentów ZZ i PZ dostępna jest pod kaflem [Back office] -> [Przyjęcie dostawy].

Lista dokumentów przyjęcia dostawy

Przyjęcie zewnętrzne dotyczy dokumentów ZZ,  które:

  • zostały wygenerowane w systemie ERP
  • są w stanie Zatwierdzony lub W realizacji
  • nie mają wygenerowanego dokumentu PZ w systemie ERP
  • mają w polu Magazyn docelowy wybrany magazyn dostępny dla dokumentów ZZ w centrum, do którego przypisane jest stanowisko POS
  • posiadają zaznaczony parametr Realizuj w POS (w przypadku systemu Comarch ERP Altum)

Na górze listy dostępne są filtry, dzięki którym można ograniczyć wyniki wyszukiwania dokumentów ZZ i PZ:

  • Status dostawy – dostępne statusy:
    • Do przyjęcia
    • Anulowane
    • Przyjęte
  • Data
  • Stan – dostępne stany:
    • Anulowany
    • W realizacji
    • Zamknięty
    • Zatwierdzony
    • Zrealizowany
Uwaga
Użytkownik na stanowisku POS nie ma możliwości ręcznej zmiany statusu dokumentu zamówienia zakupu
  • Magazyn źródłowy
  • Magazyn docelowy

Z poziomu listy zawierającej dokumenty ZZ można:

  • przyjąć zamówienie zakupu przy pomocy przycisku [Przyjmij]
  • podejrzeć dokumenty skojarzone przy pomocy przycisku [Dokumenty powiązane] lub wybierając [Zobacz więcej] z poziomu kolumny Dokumenty powiązane, w przypadku istnienia większej ilości dokumentów skojarzonych. Na liście dokumentów powiązanych w przypadku integracji z Comarch ERP Enterprise prezentowany jest również numer powiązanego zamówienia sprzedaży, jeżeli z niego wygenerowano zamówienie zakupu w systemie ERP, a następnie utworzono jego przyjęcie. 
Okno dokumentów powiązanych

 

  • wydrukować dokument przy pomocy przycisku [Drukuj]
  • odświeżyć listę dokumentów przyjęcia przy pomocy przycisku [Odśwież]
  • przejść do listy dokumentów niezatwierdzonych przy pomocy przycisku [P]. Na liście znajdują się m.in. zaparkowane dokumenty przyjęcia zewnętrznego.
Lista dokumentów niezatwierdzonych

 

 

Okno Zamówienia zakupu

Podgląd dokumentu ZZ jest dostępny tylko do odczytu, nie można zmieniać na nim żadnych wartości ustawionych w systemie ERP. Na formularzu ZZ znajdują się informację o:

  • artykułach wraz z ilościami
  • osobie obsługującej dokument w systemie ERP
  • osobie obsługującej pozycje w systemie ERP
  • dostawcy – ponieważ dokument ZZ wysyłany jest do sklepu bezpośrednio z magazynu dostawcy
  • magazynie źródłowym
  • dodatkowym opisie dokumentu wprowadzonym w systemie ERP
  • atrybutach
  • powiązanym numerze dokumentu – numer widoczny w nagłówku dokumentu, jest to zewnętrzny numer nadany przez dostawcę
  • dacie realizacji
  • szczegółach powiązanego zamówienia sprzedaży – prezentuje powiązane zamówienie sprzedaży wygenerowane w systemie Comarch POS, z którego w systemie ERP zostało wygenerowane zamówienie zakupu w celu przyjęcia go na stanowisku

Formularz zamówienia zakupu ZZ zawiera kolumny:

  • Nazwa
  • Ilość
  • Lp. (domyślnie ukryta)
  • Kod artykułu (domyślnie ukryta)

Aby przyjąć zamówienie zakupu należy wybrać przycisk [Przyjmij], który otwiera okno przyjęcia zewnętrznego.

Okno przyjęcia zewnętrznego

Formularz przyjęcia zewnętrznego PZ zawiera kolumny:

  • Nazwa
  • Ilość zamówiona
  • Ilość przyjęta
  • Ilość odrzucona
  • Kod artykułu (domyślnie ukryta)
  • Poprzednie dostawy (domyślnie ukryta)
  • Lp. (domyślnie ukryta)
  • Cena netto (domyślnie ukryta)
  • Cena brutto (domyślnie ukryta)
  • Wartość netto (jako ilość x cena netto)(domyślnie ukryta)
  • Wartość brutto (jako ilość x cena brutto)(domyślnie ukryta)
Uwaga
Dostępność kolumn netto/brutto jest uzależniona od:

  • wartości parametru kierunek VAT dla dokumentów PZ wygenerowanych na podstawie ZZ
Uwaga
Jeżeli wprowadzony towar został przyjęty w ilości zgodnej z kolumną Ilość zamówiona, to pozycja na dokumencie zostanie oznaczona kolorem zielonym. W przypadku niezgodności (nadmiar lub braki), wartość ta zostanie oznaczona kolorem czerwonym (w kolumnie Ilość przyjęta). W przypadku odrzucenia artykułu np. z powodu defektów, artykuł zostanie oznaczony kolorem czerwonym w raz z określoną ilością odrzuconą.

Na formularzu przyjęcia zewnętrznego należy wprowadzić towary znajdujące się w dostawie:

  • wybierając je z listy artykułów
  • skanując przy pomocy czytnika
  • ręcznie zmieniając ilości danego towaru

Dla pozycji na dokumencie, z prawego menu przycisków pozycji, można:

  • zmienić ilość danego artykułu przy pomocy przycisku [Ilość]
  • wprowadzić nową partię dla artykułu przy pomocy przycisku [Pokaż więcej szczegółów], jeżeli metoda FEFO jest włączona.
Uwaga
Przycisk dostępny tylko we współpracy z Comarch ERP Enterprise.
  • odrzucić dany artykuł w przypadku niezgodności z oczekiwanym towarem przy pomocy przycisku [Odrzuć]. W przypadku odrzucenia artykułu w oknie Odrzucenie należy podać przyczynę.
Okno podania przyczyny odrzucenia towaru

Okno odrzucenia artykułu zawiera:

  • nazwę artykułu w nagłówku okna
  • zdjęcie artykułu
  • informacje o numerze partii i dacie ważności
  • informacje o cechach partii jeżeli istnieją
  • pole do wprowadzenia ilości odrzuconej
  • pole do wprowadzenia opisu uszkodzonego artykułu
  • listę przyczyn odrzucenia artykułu
  • przyciski [Zatwierdź] i [Zamknij Esc]

Poniżej listy pozycji dokumentu prezentowane są informacje o:

  • sumie ilości artykułów zamówionych
  • sumie ilości przyjętej
  • sumie ilości odrzuconej

Po prawej stronie formularza dostępne są informacje szczegółowe o artykule, zawierające:

  • nazwę
  • kod (domyślnie ukryty)
  • kod EAN
  • atrybuty
  • zdjęcie

Formularz dokumentu zawiera również informacje o:

  • dacie realizacji

Dolna cześć okna dokumentu zawiera następujące przyciski:

  • [Zatwierdź] – zatwierdza dokument, co powoduje wygenerowanie dokumentu PZ
  • [Parkuj] – zapisuje dokument w celu jego realizacji w późniejszym czasie
  • [Przyjmij wszystkie] – umożliwia przyjęcie wszystkich artykułów w ilości identycznej jak na zamówieniu. Przycisk dostępny w przypadku włączenia parametru w systemie ERP.
  • [Drukuj]

Przyjęcie wielu Zamówień zakupu jednocześnie za pomocą jednego Przyjęcia zewnętrznego

Uwaga
W systemie Comarch ERP Enterprise należy aktywować parametr: Przyjmuj wiele zamówień zakupu naraz w celu aktywowania funkcjonalności na stanowisku Comarch POS. Parametr dostępny jest z poziomu aplikacji Kanały sprzedaży → zakładka Comarch POS → sekcja Dokumenty magazynowe.

W celu usprawnienia pracy na stanowisku POS istnieje możliwość przyjęcia kilku dostarczonych do sklepu paczek jednocześnie. W takiej sytuacji operator POS ma możliwość odbioru wszystkich przesyłek za jednym razem, dzięki czemu nie jest zobowiązany do wyszukiwania każdego dokumentu zamówienia zakupu oddzielnie.

Przycisk [Przyjmij wiele zamówień zakupu]
Po wybraniu przycisku [Przyjmij wiele Zamówień zakupu] z poziomu listy przyjęć dostawy prezentowana jest lista zamówień zakupu z której można wybrać konkretne dokumenty, z których ma być utworzony dokument przyjęcia.

Aby wygenerować pojedynczy dokument przyjęcia zewnętrznego z kilku zamówień zakupu, następujące właściwości muszą być zgodne:

  • informacje o kontrahencie
  • informacje o dostawcy
  • magazyn docelowy
  • rodzaj transakcji

Jeżeli wymagane właściwości dokumentów zamówień zakupu nie będą takie same, spowoduje to wygenerowanie kilku dokumentów przyjęcia zewnętrznego. Dokumenty zostaną wygenerowane jeżeli w systemie Comarch ERP Enterprise aktywowany jest parametr Równoczesne przyjęcie zamówień zakupu.

Uwaga
W systemie Comarch ERP Enterprise parametr Równoczesne przyjęcie zamówień zakupu dostępny jest z poziomu aplikacji Kanały sprzedaży → sekcja Dokumenty magazynowe, po uprzednim aktywowaniu parametru Przyjmuj wiele zamówień zakupu naraz. Aktywacja parametru umożliwia jednoczesne przyjmowanie zamówień zakupu o różnych właściwościach, tworząc więcej niż jeden dokument przyjęcia zewnętrznego.

Metoda FEFO (Enterprise)

 

W przypadku włączonej funkcjonalności obsługi metody FEFO na stanowisku POS, po wybraniu przycisku [Przyjmij] z poziomu listy ZZ, zostanie wyświetlone pytanie:

Komunikat wyświetlany na stanowisku POS po włączeniu obsługi FEFO

Jeżeli użytkownik zrezygnuje z ręcznego ustawienia tych wartości, to zostaną one ustawione automatycznie jako domyślny numer partii i data ważności na podstawie istniejącego algorytmu.

Uwaga
W przypadku gdy stanowisko POS nie korzysta z partii, komunikat nie będzie wyświetlany.

Dla każdego artykułu możliwe jest przyjęcie więcej niż jednej partii poprzez:

  • zeskanowanie kodu EAN-128 z numerem lotu lub datą ważności
  • ręczne dodanie informacji o nowej partii przy pomocy przycisku [Pokaż więcej szczegółów]
Właściwości artykułu z partiami

Odrzucenie nieaktualnych partii podczas przyjęcia (Enterprise)

 

Na stanowisku Comarch POS współpracującym z ERP Enterprise użytkownik nie ma możliwości wybrania daty z przeszłości jako daty ważności przyjmowanych partii, a także zeskanowanie kodu kreskowego z datą ważności z przeszłości jest blokowana i na stanowisku POS wyświetlany jest komunikat: Przeterminowane artykuły nie mogą być przyjmowane na magazyn sklepu.

Widok kalendarza przyjęć

Walidacja nowego numeru partii (Enterprise)

W systemie ERP Enterprise możliwe jest zdefiniowanie znaków dostępnych do wykorzystania przy tworzeniu nowego numeru partii oraz dopuszczalną długość numeru partii.

W przypadku próby wprowadzenia numeru partii, który jest niezgodny ze wzorcem, pole zostaje oznaczone kolorem czerwonym oraz wyświetlony zostaje komunikat: Zdefiniowany numer partii zawiera niedozwolone znaki lub ma niepoprawną długość.”

Jeśli zeskanowany zostanie kod z numerem partii niezgodnym z ustalonymi ograniczeniami, aplikacja Comarch POS wyświetla komunikat „Zeskanowany numer partii zawiera niedozwolone znaki lub ma niepoprawną długość” oraz otwierane jest okno z zaznaczonym na czerwono numerem partii.

W systemie ERP Enterprise możliwe jest także określenie, czy wprowadzone w numerze partii litery mają być zmieniane na wielkie, małe lub pozostawiane w postaci, jaką wprowadził użytkownik.

 

 

 

 

 

 

 

Czy ten artykuł był pomocny?