Lista kontrahentów

Wybranie kafla [Kontrahenci] z ekranu głównego lub z poziomu menu bocznego wyświetla listę aktywnych kontrahentów:

• zdefiniowanych w aplikacji
• zdefiniowanych w systemie ERP
• udostępnionych w systemie ERP stanowisku POS

Na liście dostępne są kolumny:
Ikona reprezentująca typ kontrahenta (biznesowy, detaliczny)

• Nazwa
• NIP
• Kraj
• Kod pocztowy
• Miasto
• Ulica

Oraz kolumny domyślnie ukryte:

• Kod
• REGON
• E-mail
• Dokument tożsamości
• Telefon
• odpowiadające atrybutom przypisanym do obiektu Kontrahent

Pole filtra tekstowego umożliwia wyszukiwanie/ograniczanie kontrahentów prezentowanych na liście, na podstawie widocznych domyślnie kolumn. W przypadku wyszukiwania po wartościach atrybutów nie jest wymagana widoczności takiej kolumny (możliwe przy wybraniu opcji Wszystko).

Istnieje możliwość wybrania konkretnej kolumny, po której ma odbywać się wyszukiwanie kontrahenta. Służy do tego pole z domyślnym ustawieniem Wszystko. Po wybraniu tego pola, zostanie wyświetlone okno z możliwością wyboru kolumn.

Poniżej filtra tekstowego znajdują się filtry rozwijalne pozwalające na wyszukiwanie kontrahentów na podstawie:

• Atrybutów
• Typu kontrahenta – dostępne opcje:
  • Kontrahent detaliczny
  • Kontrahent biznesowy
• Rodzaju – dostępne opcje
  • Nabywca
  • Dostawca (nie może zostać wybrany na dokument: paragon, faktura sprzedaży, zamówienie sprzedaży, faktura zaliczkowa, oferta sprzedaży, korekta ręczna, Tax Free)
• Kraju
• Kategorii podziału grup kontrahentów

Z poziomu listy można:

• Dodawać/edytować kontrahentów
• Dodawać/edytować adres kontrahenta
• Podnieść kartę kontrahenta do podglądu
• Zweryfikować kontrahenta biznesowego na podstawie numeru identyfikacji podatkowej w serwisie GUS i VIES

Wyszukiwanie kontrahentów bez uwzględnienia znaków akcentu (Comarch ERP: Enterprise)

Znaki akcentu to znaki umieszczone nad, pod, obok lub wewnątrz liter, które zmieniają ich brzmienie (np. ą, ć, ä). Zaznaczenie parametru Ignoruj znak podczas wyszukiwania ułatwia wyszukiwanie kontrahentów. Podczas wyszukiwania kontrahentów online w bazie CEE ignorowane są znaki akcentu w nazwach kontrahentów. W przypadku aktywacji wyszukiwania z ignorowaniem znaków akcentu, wyszukiwanie jest przeprowadzane z wykorzystaniem tabeli przechowującej znormalizowane pola wyszukiwania (tzn. bez znaków akcentu), która znajduje się w bazie CEE.

Przykład

Na stanowisku POS zdefiniowany został kontrahent: Anna Sztąberska.

W przypadku gdy parametr jest nieaktywny i w polu wyszukiwania użytkownik wprowadzi wartość:

1. „szta” – efekt: kontrahent nie zostanie znaleziony w bazie

2. „sztą” – efekt: kontrahent zostanie znaleziony w bazie

W przypadku gdy parametr jest aktywny i w polu wyszukiwania użytkownik wprowadzi wartość:

1. „szta” lub „sztą” – efekt: kontrahent zostanie znaleziony w bazie

Po wybraniu z poziomu listy kontrahentów przycisku [Podgląd] zostaje otwarte okno Szczegóły kontrahenta biznesowego/detalicznego.

Okno podzielone jest na sekcje:

• Podstawowe dane kontrahenta – prezentuje podstawowe informacje dotyczące kontrahenta takie jak: ikona typu kontrahenta (detaliczny, biznesowy), nazwa, adres główny. Z tego poziomu operator ma możliwość przejścia do okna Edycja kontrahenta biznesowego/detalicznego.
• Adresy/Atrybuty – pierwsza zakładka prezentuje zdefiniowane adresy kontrahenta z możliwością przejścia do weryfikacji szczegółów danego adresu (i jego edycji). Z poziomu tej sekcji operator ma również możliwość dodawania kolejnego adresu. Natomiast druga zakładka prezentuje atrybuty.
• Opis – prezentuje informacje o kliencie wprowadzone w systemie ERP. Dane te są wyświetlane w trybie tylko do odczytu, nie można edytować opisu klienta.
• Grupy – prezentuje przyporządkowane grupy zdefiniowane w systemie ERP. Dzięki grupom kontrahent może otrzymywać specjalne rabaty/bonusy, poprzez przynależność do danej grupy kontrahentów.

• Limit kredytowy/Szczegóły karty – pierwsza zakładka prezentuje pozostałą do wykorzystania kwotę limitu kredytowego. Druga zakładka wyświetla informacje o karcie lojalnościowej dostępnej dla tego kontrahenta z możliwością jej zablokowania lub w przypadku braku takiej karty umożliwia jej powiązanie.
• Kupony/Statystyki/Osoba kontaktowa/Członek rodziny – pierwsza zakładka wyświetla aktywne oraz aktualne kupony rabatowe kontrahenta z możliwością przejścia na pełną listę kuponów. Druga zakładka prezentuje podstawowe statystyki dla kontrahenta. Pozostałe dwie zakładki wyświetlają osoby kontaktowe/członków rodziny danego kontrahenta.

Nowego kontrahenta można dodać z poziomu listy kontrahentów przy pomocy przycisku: [Dodaj] -> [Kontrahent detaliczny]/[Kontrahent biznesowy].

Okno definiowania nowego kontrahenta prezentuje w zakładce Szczegóły kontrahenta pola:

• Kod – pole obowiązkowe
• Tytuł – dotyczy kontrahenta detalicznego
• Tytuł naukowy – na przykład profesor, doktor
• Imię – pole obowiązkowe. Dotyczy kontrahenta detalicznego.
• Nazwisko – pole obowiązkowe. Dotyczy kontrahenta detalicznego.
• Nazwa – pole obowiązkowe. Dotyczy kontrahenta biznesowego.
• Odbiór faktur przez KSeF – jeżeli w systemie ERP uruchomiona jest obsługa systemu KSeF. Dotyczy kontrahenta biznesowego.
• Data urodzenia – dotyczy kontrahenta detalicznego
• NIP – dotyczy kontrahenta biznesowego. Dla wybranego kodu kraju PL aplikacja weryfikuje sumę kontrolną oraz unikalność numeru. Jeżeli w bazie istnieje kontrahent o takim samym numerze NIP, użytkownik zostanie o tym poinformowany i będzie musiał zdecydować, czy pomimo to system ma zapisać takiego kontrahenta na liście.
• Organ wydający – dotyczy kontrahenta biznesowego
• Telefon
• Telefon dodatkowy

• Adres e-mail
• Atrybuty
• Zgody
• Odwrotne obciążenie – jeżeli uruchomiona jest taka funkcja w systemie ERP

Oraz domyślnie ukryte pola:

• Kod kraju
• PESEL – dla wybranego kodu kraju PL aplikacja kontroluje ilość wprowadzanych cyfr oraz poprawność cyfry kontrolnej numeru.
• REGON
• Dokument tożsamości – pole wymagane w przypadku generowania dokumentu TAX FREE
• Opis – zawiera dodatkowe informacje dotyczące klienta

Na zakładce Adres dostępne są pola:

• Kraj
• Kod pocztowy
• Miasto
• Lokalna nazwa
• Ulica
• Nr domu
• Uzupełnienie adresu 1
• Uzupełnienie adresu 2

Oraz domyślnie ukryte:

• Typ adresu
• Gmina
• Powiat
• Województwo
• Nr mieszkania
• Poczta

Zakładka Grupy prezentuje przyporządkowane grupy kontrahentów, posiadając odpowiednie uprawnienia, operator jest w stanie przyporządkować w oknie dodawania kontrahenta konkretne grupy. Specjalne rabaty i bonusy są przypisywane w systemie Comarch ERP Enterprise do grup kontrahentów. W systemie ERP należy określić, które klasyfikacje i grupy kontrahentów są dostępne do wyboru na stanowisku POS. Możliwość dodania kontrahenta do grupy z poziomu stanowiska POS walidowane jest poprzez parametr Przyporządkowanie klientów do grup klientów. Parametr dostępny jest w aplikacji Comarch POS: Uprawnienia -> zakładka Uprawnienia POS -> sekcja Dostęp do danych i modyfikacja.

W oknie Dodaj kontrahenta biznesowego/Dodaj kontrahenta detalicznego dostępne są przyciski:

• [Szukaj w GUS] (dostępny dla kontrahenta biznesowego) – umożliwia weryfikacją kontrahenta na podstawie numeru identyfikacji podatkowej oraz pobranie danych adresowych z rejestru GUS
• [Szukaj w VIES] (dostępny dla kontrahenta biznesowego) – umożliwia weryfikację kontrahenta na podstawie numeru identyfikacji podatkowej oraz pobranie danych adresowych z unijnej bazy danych VIES

• [Dodaj kartę klienta] – umożliwia dodanie numeru karty klienta
• [Drukuj formularz] – drukuje formularz zgód
• [Zapisz] – po wprowadzeniu wszystkich obowiązkowych pól, system zapisuje nowo utworzonego kontrahenta

Z poziomu aplikacji nie ma możliwości zaznaczenia/odznaczenia parametru Najniższa cena dla kontrahenta. Domyślna wartość  parametru zależy od typu dodawanego kontrahenta (biznesowy, detaliczny) oraz parametrów definiowanych z poziomu systemu ERP w ramach centrum:

• Najniższa cena dla nowego kontrahenta biznesowego
• Najniższa cena dla nowego kontrahenta detalicznego

W przypadku, gdy operator nie uzupełni któregoś z obowiązkowych pól bądź istnieje w systemie kontrahent o takim samym kodzie, pojawi się odpowiedni komunikat informujący o tym oraz dane pole zostanie podświetlone na czerwono.

Po zatwierdzeniu wprowadzonych danych, kontrahent zostaje dodany do listy.

Jeżeli w trybie pracy offline zostanie dodany kontrahent o istniejącym w bazie systemu ERP kodzie, to po ponownym uzyskaniu połączenia z usługą synchronizacji danych do kodu kontrahenta zostanie dodany prefiks (seria tego stanowiska POS).

Wykrywanie duplikatów kontrahentów (ERP: Enterprise)

Podczas tworzenia lub aktualizacji danych kontrahenta na stanowisku POS możliwa jest weryfikacja czy nie istnieje zduplikowany kontrahent o tych samych danych, które mają być weryfikowane w systemie. W systemie Comarch ERP Enterprise należy określić jakie pola mają być walidowane przy wykrywaniu duplikatów kontrahentów i czy mają tworzyć komunikat ostrzegający czy blokujący możliwość dodania/aktualizacji kontrahenta.

Dla kontrahenta detalicznego jako pola walidowane można wybrać:

• Imię
• Nazwisko
• Telefon
• E-mail

Dla kontrahenta biznesowego można wybrać pole:

• NIP

Edycja danych kontrahenta możliwa jest z poziomu:

• listy kontrahentów po zaznaczeniu kontrahenta oraz wybraniu przycisku [Edytuj]
• okna Szczegóły kontrahenta biznesowego/detalicznego po naciśnięciu sekcji zawierającej podstawowe informacje na temat kontrahenta

• odpowiednich uprawnień operatora (Dodawanie i edycja kontrahenta)
• centrum, do którego podpięte jest stanowisko POS posiadające uprawnienie do modyfikowania danego kontrahenta

Okno Edycja kontrahenta biznesowego/detalicznego podzielone jest na dwie zakładki:

• Szczegóły kontrahenta
• Adresy
• Grupy

W zakładce Szczegóły kontrahenta prezentowane są pola:

• Kod – pole obowiązkowe
• Tytuł – dotyczy kontrahenta detalicznego
• Imię – pole obowiązkowe. Dotyczy kontrahenta detalicznego.
• Nazwisko – pole obowiązkowe. Dotyczy kontrahenta detalicznego.
• Nazwa – pole obowiązkowe. Dotyczy kontrahenta biznesowego.
• Odbiór faktur przez KSeF – jeżeli w systemie ERP uruchomiona jest obsługa systemu KSeF. Dotyczy kontrahenta biznesowego.
• Data urodzenia – dotyczy kontrahenta detalicznego
• NIP – dotyczy kontrahenta biznesowego. Dla wybranego kodu kraju PL aplikacja weryfikuje sumę kontrolną oraz unikalność numeru. Jeżeli w bazie istnieje kontrahent o takim samym numerze NIP, użytkownik zostanie o tym poinformowany i będzie musiał zdecydować, czy pomimo to system ma zapisać takiego kontrahenta na liście.
  Organ wydający – dotyczy kontrahenta biznesowego
• Telefon
• Adres e-mail
• Atrybuty
• Zgody
• Odwrotne obciążenie – jeżeli uruchomiona jest taka funkcjonalność w systemie ERP

Oraz domyślnie ukryte pola:

• Kod kraju
• PESEL – dla wybranego kodu kraju PL aplikacja kontroluje ilość wprowadzanych cyfr oraz poprawność cyfry kontrolnej numeru.
• REGON
• Dokument tożsamości – pole wymagane w przypadku generowania dokumentu TAX FREE
• Opis

W zakładce Adresy prezentowane są pola:

• Kraj
• Kod pocztowy
• Miasto
• Lokalna nazwa
• Ulica
• Nr domu
• Uzupełnienie adresu 1
• Uzupełnienie adresu 2
• Pozostałe adresy
• Zgody – dotyczące kanału komunikacji

Oraz pola domyślnie ukryte:

• Typ adresu
• Nr mieszkania
• Gmina
• Powiat
• Poczta
• Województwo

Zakładka Grupy prezentuje przyporządkowane grupy kontrahentów. W celu umożliwienia nadawania kontrahentom specjalnych rabatów i bonusów przypisanych w systemie Comarch ERP Enterprise do grup kontrahentów z poziomu stanowiska POS istnieje możliwość przyporządkowania kontrahenta do konkretnej grupy klientów.

W systemie Comarch ERP Enterprise należy określić, które klasyfikacje i grupy kontrahentów są dostępne do wyboru na stanowisku POS. Dostępność do podglądu lub edycji danej grupy określana jest w aplikacji Comarch POS: Uprawnienia operatorów na zakładce Obiekty.

W oknie Edycja kontrahenta biznesowego/Edycja kontrahenta detalicznego dostępne są przyciski:

• [Szukaj w GUS] (dostępny dla kontrahenta biznesowego) – umożliwia weryfikacją kontrahenta na podstawie numeru identyfikacji podatkowej oraz pobranie danych adresowych z rejestru GUS
• [Szukaj w VIES] (dostępny dla kontrahenta biznesowego) – umożliwia weryfikację kontrahenta na podstawie numeru identyfikacji podatkowej oraz pobranie danych adresowych z unijnej bazy danych VIES

• [Dodaj kartę klienta] – umożliwia dodanie numeru karty klienta
• [Drukuj formularz] – drukuje formularz zgód
• [Zapisz] – po wprowadzeniu wszystkich obowiązkowych pól, system zapisuje zmiany wprowadzone w karcie kontrahenta

Wykrywanie duplikatów kontrahentów (ERP: Enterprise)

Podczas tworzenia lub aktualizacji danych kontrahenta na stanowisku POS możliwa jest weryfikacja czy nie istnieje zduplikowany kontrahent o tych samych danych, które mają być weryfikowane w systemie. W systemie Comarch ERP Enterprise należy określić jakie pola mają być walidowane przy wykrywaniu duplikatów kontrahentów i czy mają tworzyć komunikat ostrzegający czy blokujący możliwość dodania/aktualizacji kontrahenta.

Dla kontrahenta detalicznego jako pola walidowane można wybrać:

• Imię
• Nazwisko
• Telefon
• E-mail

Dla kontrahenta biznesowego można wybrać pole:

• NIP

Domyślny kontrahent (Altum)

Kontrahent domyślny to kontrahent wprowadzany automatycznie na dokumentach dodawanych w aplikacji Comarch POS. Istnieje możliwość ustawienia konkretnego kontrahenta domyślnego w danym centrum POS. Ustawienia dokonuje się w systemie Comarch ERP Altum na zakładce Dostępność na karcie kontrahenta. Zakładka jest dostępna w centrum, które jest właścicielem lub posiada uprawnienia do wybranego kontrahenta.

Kontrahent domyślny jest automatycznie wprowadzany na poniższych typach dokumentów pierwotnych (tj. niewygenerowanych z innych dokumentów):

• Paragon
• Faktura sprzedaży
• Zamówienie sprzedaży
• Oferta sprzedaży
• Ręczna korekta faktury sprzedaży
• Ręczna korekta paragonu
• Reklamacja
• Ręczne dokumenty KP/KW

Karta kontrahenta domyślnego może być edytowana wyłącznie w systemie Comarch ERP Altum. Nie ma możliwości edycji karty kontrahenta domyślnego na stanowisku Comarch POS

Dodawanie lub edycja adresu kontrahenta możliwe jest:

• z poziomu okna Szczegóły kontrahenta biznesowego/detalicznego , zakładki Adresy
• z poziomu okna Edycja kontrahenta biznesowego/detalicznego, zakładki Adresy

W oknie Edycja kontrahenta biznesowego/detalicznego, na zakładce Adresy:

• prezentowany jest domyślny adres typu Główny
• wyświetlana jest lista pozostałych adresów. W zależności od typu, adresy oznaczone są odpowiednimi ikonami.

W oknie Dodaj adres/Edycja adresu oraz dla domyślnego adresu na zakładce Adresy prezentowane są pola:

• Typ adresu – umożliwia wybranie jednej z opcji: Główny, Korespondencyjny, Zamieszkania, Dostawy, Faktury, Oddziału. Nie dotyczy domyślnego adresu, który zawsze jest typu Główny.
• Kraj
• Kod pocztowy
• Miasto
• Lokalna nazwa
• Ulica
• Numer domu
• Uzupełnienie adresu 1
• Uzupełnienie adresu 2
• Telefon – nie jest widoczny dla domyślnego adresu z poziomu zakładki Adresy, ponieważ jest prezentowany na zakładce Szczegóły kontrahenta
• Adres e-mail – nie jest widoczny dla domyślnego adresu z poziomu zakładki Adresy, ponieważ jest prezentowany na zakładce Szczegóły kontrahenta
• Zgody – dotyczące kanału komunikacji

Oraz domyślnie ukryte pola:

• Typ adresu
• Nr mieszkania
• Gmina
• Powiat
• Poczta
• Województwo

Z poziomu okna Szczegóły kontrahenta biznesowego/detalicznego, zakładki Członkowie rodziny/Osoby kontaktowe (w zależności od typu kontrahenta) lub okna Edycja kontrahenta detalicznego/biznesowego (sekcja domyślnie ukryta) istnieje możliwość:

• Podejrzenia szczegółów danych członka rodziny/osoby kontaktowej
• Edycji danych (w tym zgód) członka rodziny/osoby kontaktowej
• Dodania nowego członka rodziny/osoby kontaktowej

W oknie dodawania/edycji członka rodziny/osoby kontaktowej prezentowane są pola:

• Tytuł
• Imię – domyślnie obowiązkowe
• Nazwisko – domyślnie obowiązkowe
• Typ relacji – umożliwia wybranie jednej z opcji zdefiniowanych w systemie ERP (przykładowo: Ojciec, Matka, Syn, Córka). Dotyczy członka rodziny.
• Stanowisko – umożliwia wybranie jednej z opcji zdefiniowanych w systemie ERP (przykładowo: Administrator, Dyrektor, Pracownik, Menadżer). Dotyczy osoby kontaktowej.
• Data urodzenia –zawiera pola: Dzień, Miesiąc (z możliwością wyboru z listy rozwijalnej), Rok. Dotyczy członka rodziny.
• Telefon
• Adres e-mail
• Zgody

Z poziomu okna Edycja członka rodziny/osoby kontaktowej możliwe jest również usunięcie osoby kontaktowej/członka rodziny.

Karta lojalnościowa (Enterprise, Altum)

Karta lojalnościowa może być obsłużona przy pomocy:

• Karty stałego klienta – karta podzielona jest na dwa typy: Karta fizyczna, Karta wirtualna
• Bonu z opcją Program lojalnościowy

Stanowisko POS obsługuje numer karty, który jest alfanumerycznym ciągiem znaków bez ograniczonej długości.
Sama karta lojalnościowa nie nalicza żadnych rabatów na dokumencie. Służy ona do identyfikacji kontrahenta. Promocje czy gratisy wynikające z programu lojalnościowego przysługują danemu kontrahentowi powiązanemu z kartą lojalnościową.

Przypisywanie karty lojalnościowej

Operator może przypisać kartę lojalnościową do kontrahenta z poziomu podglądu/dodawania/edycji karty kontrahenta lub z poziomu wystawianego dokumentu.

W systemie ERP możliwe jest skonfigurowanie wymagalność uzupełnienia następujących pól przy wydawaniu karty lojalnościowej:

• Imię – w przypadku kontrahenta detalicznego
• Nazwisko – w przypadku kontrahenta detalicznego
• Kod – w przypadku kontrahenta biznesowego
• Nazwa – w przypadku kontrahenta biznesowego
• Data urodzenia – w przypadku kontrahenta detalicznego
• Telefon
• Adres e-mail
• Kod pocztowy

Powiązanie bonu jako karty lojalnościowej z kontrahentem wymaga, aby:

• bon był wielokrotnego użytku
• bon nie był powiązany z innym kontrahentem
• nieaktywny bon posiadał wartość 0,00 (aktywny bon może mieć przypisaną wartość)

Z poziomu systemu ERP można określić widoczność typów generowanych kart lojalnościowych. Jeżeli:

• nie została zdefiniowana widoczność żadnego typu karty, to po wybraniu przycisku [Dodaj kartę klienta] wyświetli się komunikat: „Nie można powiązać karty lojalnościowej z kontrahentem. Brak typu karty do powiązania.”
• zdefiniowana jest widoczność tylko jednego typu karty, to po wybraniu przycisku [Dodaj kartę klienta] nie zostanie wyświetlone okno wyboru typu generowanej karty
• zdefiniowana jest widoczność co najmniej dwóch typów kart, to wybranie przycisku [Dodaj kartę klienta] wyświetli okno wyboru typu generowanej karty (opcja niedostępna w przypadku użycia bonu z opcją Program lojalnościowy), przykładowo:
  • Fizyczna
  • Wirtualna

Wybór fizycznego typu karty

Po wybraniu fizycznego typu karty lojalnościowej pojawi się okno wprowadzenia lub wczytania numeru karty.

Numer karty może być:

• wcześniej zdefiniowany w systemie ERP
• dodany do systemu dopiero w momencie jej przypisywania do kontrahenta (opcja niedostępna dla wykorzystania bonu z opcją Program lojalnościowy)

Wybór wirtualnego typu karty

W przypadku wybrania wirtualnego typu karty lojalnościowej, do systemu ERP zostanie wysłane polecenie wygenerowania i wysłania drogą mailową karty. Po wybraniu karty na stanowisku POS pojawi się komunikat: „Numer karty zostanie wygenerowany i przesłany kontrahentowi.”.

Jeżeli aplikacja pracuje w trybie online, numer karty wirtualnej zostanie od razu zaimportowany na stanowisko. W trybie pracy offline takie powiązanie powstanie dopiero po odzyskaniu połączenia z systemem ERP.

Prezentacja karty powiązanej

Na podglądzie karty kontrahenta prezentowany jest numer powiązanej karty lojalnościowej oraz ilość zebranych punktów lojalnościowych (w przypadku bonu prezentowana jest wartość 0).

Ze względu na możliwość pracy aplikacji w dwóch trybach: online oraz offline, na stanowisku POS nie zawsze znajduje się pełna informacja o aktualnie powiązanych kartach lojalnościowych z kontrahentami. W celu uniknięcia utraty informacji o naliczeniu punktów lojalnościowych zaczytanie numeru karty lojalnościowej na wystawianym dokumencie zawsze powoduje zapisanie numeru karty na dokumencie.

Blokada karty lojalnościowej

Blokada karty lojalnościowej odbywa się po naciśnięciu na pole Szczegóły karty z poziomu podglądu karty kontrahenta.

Zatwierdzenie operacji blokady karty wymaga wybrania przyczyny blokady.

Dodatkowo przy pomocy parametru Stwórz nową kartę operator, blokując jedną kartę lojalnościową, może od razu przypisać kolejną.

W przypadku wykorzystania bonu jako karty lojalnościowej, w polu Numer należy wprowadzić numer bonu, który jest:

• wielokrotnego użycia
• aktywny, zatwierdzony lub przyjęty na stan
• nieprzypisany do innego kontrahenta

Rabat związany z kartą lojalnościową

Rabat powiązany z kartą lojalnościową może zostać naliczony na dokumencie:

• dopiero po uzupełnieniu numeru karty lojalnościowej kontrahenta
• po wybraniu kontrahenta z przypisaną kartą lojalnościową

Przykład

W systemie ERP został zdefiniowany rabat typu: Rabat grupy nabywców na grupę artykułów. Rabat dotyczy wszystkich kontrahentów oraz nalicza 10% zniżki na zakup kosmetyków. Uzyskanie zniżki wymaga od Klienta okazania karty lojalnościowej, w związku z tym na definicji rabatu zostaje zaznaczony parametr Karta lojalnościowa.

Na stanowisku POS operator na nowo wystawianym paragonie:

• dodaje kosmetyk Perfumy Butterfly
• wybiera kontrahenta Anna Woźniak – nie zostaje naliczony żaden rabat, ponieważ kontrahent nie ma przypisanej karty lojalnościowej
• dla kontrahenta wybiera opcję [Dodaj kartę klienta]. Po zeskanowaniu oraz zatwierdzeniu wydawanej karty na dokumencie zostanie naliczony rabat w wysokości 10%.

Jeżeli na dokumencie został naliczony rabat oznaczony parametrem Karta lojalnościowa, to zmiana kontrahenta na dokumencie lub zeskanowanie (dla skanowania kontekstowego) innej karty lojalnościowej spowoduje wyświetlenie komunikatu o przeliczeniu dokumentu z możliwymi do wyboru opcjami:

• Tak – rabaty na dokumencie zostaną ponownie przeliczone
• Nie – rabaty nie zostaną ponownie przeliczone, pozostaną bez zmian

Weryfikacja online podczas powiązania kontrahenta z kartą lojalnościową  (ERP: Altum)

Ze względu na możliwość powiązania więcej niż jednego kontrahenta z tą samą kartą lojalnościową, podczas próby przypisania karty lojalnościowej do kontrahenta istnieje możliwość weryfikacji online tej karty. System przed powiązaniem kontrahenta z kartą sprawdza jej status w systemie ERP i na czas powiązania blokuje kartę, aby  nie było możliwości jej użycia na innym stanowisku POS.

W oknie Szczegóły kontrahenta biznesowego/detalicznego, na zakładce Kupony prezentowane są aktywne oraz aktualne kupony rabatowe danego kontrahenta.

Przy pomocy opcji Zobacz wszystkie kupony operator może przejść do pełnej listy kuponów kontrahenta.

Na liście prezentowane są kolumny:

• Nazwa
• Promocja – odpowiada wartości powiązanego rabatu lub wartości pola Etykieta (pole definiowane z poziomu systemu ERP)
• Ważny od
• Ważny do
• Kod kuponu
• Stan – jeden z: Aktywny, Nieaktywny, Zużyty, Zablokowany, Przeterminowany
• Dokumenty powiązane – domyślnie ukryta, prezentuje numer dokumentu, na których został użyty dany kod kuponu rabatowego

Listę można filtrować po dacie ważności kuponu lub jego stanie. Domyślnie prezentowane są kupony o stanie Aktywny, posortowane rosnąco według daty ważności.

Pole filtra tekstowego umożliwia wyszukiwanie artykułu na podstawie:

• nazwy
• kodu

Z poziomu listy kuponów oraz zakładki Kupony w oknie Szczegóły kontrahenta biznesowego/detalicznego operator ma możliwość podglądu szczegółów kuponu.

Funkcjonalność limitu kredytowego pozwala użytkownikowi na wystawianie dokumentów handlowych na kontrahenta z określonym limitem kredytowym bez konieczności przyjęcia zapłaty.
Informacja o limicie kredytowym kontrahenta prezentowana jest:

• na zakładce Limit kredytowy, w oknie Szczegóły kontrahenta biznesowego/detalicznego – maksymalny oraz dostępny limit
• na dokumencie – w zależności od konfiguracji w systemie ERP, dostępny limit może być prezentowany po uwzględnieniu wartości danego dokumentu, bez uwzględniania wartości danego dokumentu bądź też nie jest w ogóle wyświetlany
• w oknie płatności – dostępny limit

W celu prawidłowego działania funkcjonalności, z poziomu systemu ERP należy dla stanowiska POS:

• udostępnić co najmniej jedną formę płatności typu Bank lub Czek
• określić formy płatności bez przyjmowania zapłaty

Kontrahentowi można:

• przyznać konkretny, aktualny limit kredytowy z opcją Ograniczony – wówczas dostępny limit prezentuje kwotę pomniejszoną o nierozliczone należności
• nie przyznawać aktualnego limitu kredytowego z opcją Ograniczony – wówczas dostępny limit prezentuje: Brak przyznanego limitu kredytowego
• przyznać nieograniczony limit kredytowy (opcja Nieograniczony) – wówczas dostępny limit prezentuje: Nieograniczony

Limit kredytowy wykorzystywany jest na dokumentach:

• PAR
• FS
• ZS

Z poziomu systemu ERP, dla dokumentów PAR, FS oraz ZS można określić rodzaj kontroli w przypadku przekroczenia limitu kredytowego:

• Brak kontroli – mimo braku połączenia z usługą synchronizacji danych zawsze jest możliwe zatwierdzenie dokumentu lub wybranie formy płatności bez przyjmowania zapłaty w oknie płatności
• Ostrzeżenie – w przypadku przekroczenia limitu kredytowego, po zatwierdzeniu dokumentu ZS lub wybraniu formy płatności bez przyjmowania zapłaty w oknie płatności pojawi się informująca o tym notyfikacja
• Blokada – w przypadku przekroczenia limitu kredytowego, aplikacja uniemożliwia zatwierdzenie dokumentu ZS lub wybranie formy płatności bez przyjmowania zapłaty w oknie płatności

Zatwierdzenie dokumentu ZS nie pomniejsza dostępnego limitu kontrahenta. Limit zostaje pomniejszony dopiero po zatwierdzeniu okna płatności dla formy płatności bez przyjmowania zapłaty.

W oknie płatności:

• W przypadku włączonej obsługi limitów kredytowych, formy płatności bez przyjmowania zapłaty prezentowane są dla kontrahenta posiadającego limit kredytowy. Natomiast dla kontrahenta bez zdefiniowanego limitu kredytowego (brak aktualnego limitu z opcją Ograniczony), formy te nie są prezentowane.
• W przypadku wyłączonej obsługi limitów kredytowych, formy płatności bez przyjmowania zapłaty są prezentowane dla każdego kontrahenta.

W przypadku korekt KIPAR/KIFS, w oknie płatności wartość kwoty limitu kredytowego jest powiększana zgodnie z wartością dokumentu.

Jeżeli stanowisko POS nie ma połączenia z usługą synchronizacji danych i limit kredytowy dla kontrahenta nie może być zweryfikowany, prezentowana jest dodatkowa informacja o czasie, który upłynął od ostatniej aktualizacji.

Na zakładce Statystyki, w oknie Szczegóły kontrahenta biznesowego/detalicznego prezentowane są podstawowe statystyki dotyczące danego kontrahenta:

• Historia – oznacza datę ostatniej transakcji zarejestrowanej dokumentem PAR, FS lub DN na stanowisku POS lub w systemie ERP
• Częstotliwość – oznacza ilość transakcji zarejestrowanych dokumentem PAR, FS oraz DN na stanowisku POS oraz w systemie ERP, w ciągu ostatniego roku
• Zakupy – wartość wyliczana na podstawie dokumentów: FS, PAR, DN oraz korekt wystawionych na stanowisku POS oraz w systemie ERP, w ciągu ostatniego roku

Zgody (Altum, Enterprise)

Zgody na przetwarzanie danych (np. Newsletter) prezentowane są:

• na dwóch zakładkach okna Edycja kontrahenta biznesowego/detalicznego:
  • Szczegóły kontrahenta – domyślnie prezentowane zgody niedotyczące kanału komunikacji
  • Adresy – domyślnie prezentowane zgody dotyczące kanału komunikacji
• w oknie Edycja osoby kontaktowej/członka rodziny

Dla nowo dodawanego kontrahenta zgody na obu zakładkach są domyślnie odznaczone.

W aplikacji istnieje możliwość:

• Zarejestrowania wyrażenia lub wycofania różnych kategorii zgód (np. na przetwarzanie danych, marketing)
• Podejrzenia pełnej treści zgody poprzez najechanie myszką lub naciśnięcie na przycisk [Szczegóły zgody]
• Wydrukowania formularza zgód przy pomocy przycisku [Drukuj formularz]

W przypadku wyrażania zgód dotyczących kanału komunikacji wymagane jest również uzupełnienie pól dotyczących danego kanału. Przykładowo dla kanału komunikacyjnego E-mail obowiązkowe jest wypełnienie w danych kontrahenta/osoby kontaktowej/członka rodziny również pola Adres e-mail.

RODO: obsługa nieznanego statusu zgód oraz podpisu, zmiany dla Francji (Enterprise)

Została wprowadzona obsługa nieznanego statusu zgód na rynku francuskim. Obsługa nieznanego statusu ma na celu rozróżnienie statusów zgód: nieokreślonego oraz zadecydowanego (zgody zaakceptowane/odrzucone) są one wymaganiem rynku francuskiego. Dzięki temu możliwe jest rozróżnienie faktu świadomego odrzucenia przez klienta danej zgody od sytuacji, w której nie został dotąd poproszony o jej udzielenie.

Zarejestrowany podpis zgody w zewnętrznym systemie (Enterprise)

Comarch POS obsługuję parametr informujący, że podpis klienta potwierdzający stan zgód na przetwarzanie danych osobowych został zarejestrowany za pośrednictwem zewnętrznego systemu. Dzięki temu – w takim przypadku aplikacja POS nie wyświetla komunikatu o brakującym wymaganym podpisie klienta.

Z poziomu okna Szczegóły kontrahenta biznesowego/detalicznego za pomocą przycisku [Historia transakcji], operator ma możliwość przejścia do historii transakcji danego kontrahenta.

Na liście prezentowane są informacje na temat zakupionych, zwróconych, zamówionych oraz reklamowanych artykułów:

• Artykuł – nazwa artykułu, informacje o cechach, atrybutach oraz kodzie EAN
• Numer dokumentu – numer dokumentu, na którym znajduje się dany element oraz dokumentu źródłowego, z którego dany element pochodzi. Przykładowo dla jednego elementu będzie prezentowany numer paragonu oraz numer wygenerowanej do niego faktury.
• Data utworzenia
• Status – przyjmuje jedną z opcji: Sprzedany, Zwrócony, W trakcie reklamacji, Zamówiony, Oczekuje na odbiór
• Ilość – ilość danego elementu na dokumencie
• Cena regularna – cena brutto, dla pojedynczej jednostki (bez względu na wartość w kolumnie Ilość)
• Rabat – wartość brutto rabatu, dla pojedynczej jednostki (bez względu na wartość w kolumnie Ilość)
• Cena końcowa – cena brutto, dla pojedynczej jednostki (bez względu na wartość w kolumnie Ilość)

Pole filtra tekstowego umożliwia wyszukiwanie artykułu na podstawie:

• nazwy
• kodu EAN
• kodu pozycji
• numeru dokumentu
• cechy
• atrybutu
• kodu kreskowego dokumentu

Zawężenie listy możliwe jest również przy pomocy filtrów:

• Status – przyjmujący wartości:
  • Oczekuje na odbiór
  • Sprzedany
  • W trakcie reklamacji
  • Zamówiony
  • Zwrócony
• Cena końcowa
• Data utworzenia
• Wartość dokumentu
• Artykuł uszkodzony
• Wartość dostępnych cech i atrybutów, na przykład Rozmiar, Numer handlowy

W historii transakcji uwzględniane są produkty z zatwierdzonych dokumentów:

• paragonów
• faktur sprzedaży
• zamówień (z wyjątkiem zrealizowanych oraz zamkniętych)
• korekt
• reklamacji

Z poziomu listy istnieje możliwość:

• Otworzenia do podglądu dokumentu związanego z każdym z elementów na liście przy pomocy przycisku [Podgląd]
• wygenerowania reklamacji lub korekty dla elementów o statusie Sprzedany
• wygenerowania korekty (o ile z RLS powiązany jest dokument PAR/FS) dla elementów o statusie W trakcie reklamacji
• wygenerowania dokumentu dla elementu o statusie Oczekuje na odbiór, pochodzącego z zamówienia sprzedaży dostępnego w danym centrum (działanie jest analogiczne do tego samego przycisku dostępnego na liście zamówień sprzedaży)

Anonimizacja danych osobowych polega na usunięciu lub zaszyfrowaniu danych osobowych danego kontrahenta lub  osoby kontaktowej/członka rodziny.
W aplikacji nie ma możliwości zanonimizowania danych osobowych kontrahenta/osoby kontaktowej, taka operacja może być wykonana tylko i wyłącznie z poziomu systemu ERP. W wyniku anonimizacji kontrahent zostaje dezaktywowany oraz zostają usunięte wszystkie dane, w tym dane adresowe oraz kontaktowe. Informacje o anonimizacji są synchronizowane na stanowisko POS, co skutkuje brakiem:

• widoczności danego kontrahenta na liście kontrahentów
• widoczności danych kontrahenta (dane te są zanonimizowane) na wcześniej wystawionych dla niego dokumentach
• możliwości wystawienia dokumentów na danego kontrahenta
• możliwości wygenerowania dokumentów na bazie dokumentu źródłowego, wystawionego na zanonimizowanego kontrahenta
• możliwości powiązania reklamacji z dokumentem handlowym, na którym znajduje się zanonimizowany kontrahent – na reklamacji zostanie wówczas ustawiony kontrahent Nieokreślony oraz zostanie wyświetlony komunikat: „Nie można zapisać kontrahenta na reklamacji. Dane kontrahenta zostały zanonimizowane.“

W aplikacji mogą być:

• Zsynchronizowani z systemu ERP wszyscy aktywni oraz dostępni dla stanowiska POS kontrahenci mający zaznaczoną opcję Nabywca.
• Obsługiwani tylko dodani lokalnie na bazie stanowiska POS kontrahenci z możliwością pobrania brakujących danych kontrahentów z systemu ERP (funkcjonalność wyszukiwania kontrahentów w trybie pracy online).

Dla uruchomionej funkcji wyszukiwania kontrahentów online, po wyszukaniu kontrahenta w lokalnej bazie stanowiska POS, operator może przy pomocy przycisku [Szukaj] zainicjować wyszukanie w bazie systemu ERP.

W przypadku braku wyników wyszukiwania kontrahenta w lokalnej bazie POS, zostanie wyświetlony komunikat: „Brak wyników wyszukiwania. Czy chcesz kontynuować wyszukiwanie również w systemie ERP?” z aktywnym przyciskiem [Szukaj].

W sytuacji, gdy podczas kolejnej zmiany kryterium wyszukiwania kontrahenta w lokalnej bazie POS na liście prezentowanych jest do 6 wyników, u dołu listy wyświetli się komunikat: „Brak dokładnych wyników wyszukiwania. Czy chcesz kontynuować wyszukiwanie również w systemie ERP?” z aktywnym przyciskiem [Szukaj].
W obu przypadkach po naciśnięciu przycisku [Szukaj], zostanie przeszukana baza systemu ERP z uwzględnieniem wpisanych fraz w pole wyszukiwania tekstowego oraz wybranych filtrów:

• Dla braku połączenia z usługą synchronizacji danych, na liście zostaną wyświetlone wyniki wyszukane w lokalnej bazie stanowiska POS oraz komunikat: „Wyszukiwanie w systemie ERP nie powiodło się. Brak połączenia z serwisem danych.”.
• Dla połączenia z usługą synchronizacji danych, jeżeli wyników w bazie systemu ERP jest maksymalnie 6, zostaną one wyświetlone na liście.
• Dla połączenia z usługą synchronizacji danych, jeżeli wyników w bazie systemu ERP jest więcej niż 6, na liście zostaną wyświetlone wyniki z lokalnej bazy stanowiska POS oraz pojawi się komunikat: „W systemie ERP znaleziono dużo wyników wyszukiwania. Wprowadź dodatkowe dane i wyszukaj ponownie.”.

W przypadku braku znalezienia wyników w systemie ERP, zostanie wyświetlony komunikat: „Brak wyników wyszukiwania w systemie ERP.”.

Wyszukane wyniki w systemie ERP nie są zapisywane do bazy stanowiska POS. Wskazanie na dokumencie kontrahenta lub edycji/podglądu jego karty spowoduje zapisanie tych danych w lokalnej bazie.

Jeżeli podczas wybrania, edycji lub podglądu kontrahenta zostanie utracone połączenie z usługą synchronizacji danych, to wówczas lista wyników z systemu ERP zostanie wyczyszczona wraz z odpowiednim komunikatem: „Nie można zapisać kontrahenta. Brak połączenia z serwisem danych.”.
Operacja wyszukiwania kontrahenta w trybie pracy online może wykonywać się dłużej niż wyszukiwanie w bazie lokalnej. W przypadku znacznego wydłużenia czasu trwania tej operacji pojawi się odpowiednie okno z możliwością anulowania takiej czynności.

Obsługa GUS i VIES (ERP: Altum, Enterprise, XL)

W Comarch POS istnieje możliwość zweryfikowania kontrahenta biznesowego na podstawie podanego numeru identyfikacji podatkowej oraz uzyskania danych adresowych z rejestru GUS oraz unijnej bazy danych VIES. Funkcjonalność ta usprawnia proces rejestracji nowych kontrahentów poprzez automatyczne pobieranie danych z serwisów GUS/VIES. Dodatkowo funkcjonalność eliminuje błędy, które zwykle popełniane są przy ręcznym wprowadzaniu danych na karcie kontrahenta.

Przyciski [Szukaj w GUS] i [Szukaj w VIES] dostępne są z poziomu:

• listy kontrahentów

• widoku dodawania nowego kontrahenta biznesowego

Jeżeli na stanowisku POS klucz licencyjny usługi nie jest aktywny, to zostanie wyświetlony komunikat:

Dane z baz GUS i VIES mogą być weryfikowane tylko przy aktywnym połączeniu z Internetem, niezależnie od połączenia do usługi synchronizacji z systemem ERP. W przypadku braku połączenia z Internetem zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat blokujący:

Weryfikacja GUS

Po wybraniu przycisku [Szukaj w GUS] dostępnego z poziomu listy kontrahentów lub okna dodawania nowego kontrahenta biznesowego pojawia się okno z możliwością wprowadzenia numeru NIP. W bazie GUS możliwa jest weryfikacja kontrahentów polskich –  w oknie Szukaj w GUS domyślnym, nieedytowalnym prefiksem jest PL.

W oknie Szukaj w GUS dostępne są przyciski:

• [Zamknij] – zamyka okno i wraca do listy kontrahentów/okna dodawania kontrahenta biznesowego
• [Zatwierdź] – przekazuje dane do serwisu GUS

Po wprowadzeniu konkretnego numeru NIP i wybraniu przycisku [Zatwierdź] następuje weryfikacja wprowadzonych danych i system wyświetla okno wyników wyszukiwania.

W oknie dostępne są przyciski:

• [Zamknij] – zamyka okno wyniku wyszukiwania z GUS
• [Aktualizuj dane] – dane są aktualizowane i automatycznie przenoszone do okna dodawania kontrahenta

Okno wyniku wyszukiwania z GUS prezentuje następujące dane:

• Data wyszukiwania – data wyszukiwania w serwisie GUS
• Nazwa
• Prefiks
• NIP
• REGON
• Sekcja Adres z polami:
  • Kraj
  • Kod pocztowy
  • Miasto
  • Województwo
  • Powiat
  • Ulica
  • Nr domu
  • Nr mieszkania

Jeżeli kontrahent o tym samym NIP istnieje w bazie danych POS, to na stanowisku zostanie wyświetlony komunikat:

Wybranie opcji [Tak] otwiera okno edycji kontrahenta o wyszukiwanym numerze NIP. Po wybraniu przycisku [Nie] zostanie ponownie wyświetlona lista kontrahentów.

Weryfikacja VIES

Po wybraniu przycisku [Szukaj w VIES] dostępnego z poziomu listy kontrahentów lub okna dodawania nowego kontrahenta biznesowego, pojawia się okno z możliwością wprowadzenia numeru NIP. W bazie VIES możliwa jest weryfikacja kontrahentów pochodzących z Unii Europejskiej. W oknie Szukaj w VIES należy wybrać prefiks dostępny z listy wyboru, która jest definiowana w systemie ERP oraz wprowadzić numer NIP.

W oknie Szukaj w VIES dostępne są przyciski:

• [Zamknij] – zamyka okno i wraca do listy kontrahentów/dodawania kontrahenta biznesowego
• [Zatwierdź] – przekazuje dane do serwisu VIES

Po wprowadzeniu konkretnego numeru NIP i wybraniu przycisku [Zatwierdź] następuje weryfikacja wprowadzonych danych i system wyświetla okno wyników wyszukiwania.

W oknie dostępne są przyciski:

• [Zamknij] – zamyka okno wyniku wyszukiwania z VIES
• [Aktualizuj dane] – dane są aktualizowane i automatycznie przenoszone do okna dodawania kontrahenta

Okno wyniku wyszukiwania z VIES prezentuje dane:

• Data wyszukiwania – data wyszukiwania w serwisie VIES
• Nazwa
• Prefiks
• NIP
• Sekcja Adres z polami:
  • Kraj
  • Kod pocztowy
  • Miasto
  • Ulica
  • Nr domu
  • Nr mieszkania

W przypadku braku krajów Unii Europejskiej w bazie POS, zostanie wyświetlony komunikat: