Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (Comarch ERP: Altum)
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest formą dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Wdrożenie KSeF w firmie jest obowiązkowe dla:
- dużych przedsiębiorstw od 1.02.2026 – w przypadku, gdy wartość sprzedaży brutto (wraz z kwotą podatku) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku
- pozostałych przedsiębiorstw od 1.04.2026.
Fakturą ustrukturyzowaną nazywana jest faktura wystawiana przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (KSeF), oznaczona przydzielonym w tym systemie numerem identyfikującym fakturę.
Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy faktur. W przypadku gdy odbiorca nie wyraża zgody na taką formę dokumentu, wystawca ma prawo wystawić fakturę ustrukturyzowaną w systemie, jednak przekazanie jej odbiorcy powinno odbyć się w uzgodniony z nim sposób.
- 237.204.182 – dostęp do środowiska demo
- 237.204.187 – dostęp do środowiska produkcyjnego
Dodatkowo należy odblokować port 443.
Logowanie do KSeF możliwe jest za pomocą certyfikatu kwalifikowanego, certyfikatu KSeF lub tokenu.
Na stanowisku Comarch POS obsługiwane są dwa główne tryby komunikacji z KSeF:
- Tryb Online (online mode) – faktury są wystawiane i wysyłane do systemu KSeF w czasie rzeczywistym
- Tryb Offline (offline mode) – faktury są wystawiane i wysyłane do KSeF w późniejszym terminie określonym przez przepisy prawa. Dla trybu Offline można wskazać tryb:
- Niedostępność
- Awaria
- Awaria całkowita
Tryb Offline to mechanizm zapewniający ciągłość pracy i możliwość wystawiania oraz zatwierdzania faktur w sytuacjach, gdy występują trudności techniczne w komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Umożliwia to minimalizację przerw w procesie fakturowania spowodowanych problemami z jakością sieci transmisyjnej lub brakiem połączenia z Internetem lub awarią wywołaną ze strony serwerów ministerstwa.
Tryb offline od strony biznesowej i prawnej oznacza kilka możliwych procedur ze strony KSeF. Wynikają one z zaistniałych okoliczności np. problemów z połączeniem po stronie podatnika albo awarii czy prac serwisowych w KSeF. W zależności od przesłanek, pomimo stosowania od strony technicznej wysyłki w trybie offline, mogą wystąpić różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu, odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy czy opatrywania kodami QR. Dlatego wyróżniamy kilka trybów pracy Offline: Offline24, Niedostępność, Awaria i Awaria całkowita.
W przypadku, gdy będąc online próba wysyłki/zatwierdzenia faktury do KSeF (np. z powodu chwilowego braku połączenia z Internetem) zakończy się niepowodzeniem, system wyświetli odpowiedni komunikat i faktura zostanie automatycznie wystawiona w trybie Offline24 i oznacza to że musi zostać przesłana do KseF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.
Pozostałe tryby pracy zależą od działania platformy KSeF i powinny być konfigurowane/włączane przez użytkownika na podstawie komunikatów zawartych w Biuletynie Informacji Publicznej (do momentu aż nie powstanie dedykowana platforma do komunikacji).
- Tryb online – standardowy tryb pracy systemu, zapewniający możliwość wysyłki dokumentów do KSeF, zgodnie z ustawieniami w systemie.
- Tryb offline – ustawienie tego trybu wraz z dedykowanym typem świadczy o tym, że nie ma możliwości wysłania do KSeF wystawionych dokumentów. Wystawiane dokumenty będą przyjmowały dedykowany status, a podczas zatwierdzania wyświetlony zostanie dedykowany komunikat.
Dostępne rodzaje trybu offline różnią się terminem przesłania dokumentów do KSeF, w przypadku opcji:
- Niedostępność – dokumenty nie wysłane do KSeF otrzymują status KSeF: Nie wysłano, dokument należy dostarczyć do następnego dnia roboczego od momentu zakończenia niedostępności usługi KSeF
- Awaria – dokumenty nie wysłane do KSeF otrzymują status KSeF: Nie wysłano, dokumenty należy dostarczyć do 7 dni roboczych od momentu zakończenia niedostępności usługi KSeF
- Awaria całkowita – dokumenty nie wysłane do KSeF otrzymują status KSeF: Nie dotyczy nie ma konieczności wysyłania dokumentów do KSeF
W związku z tym włączenie trybu Niedostępność lub Awaria będzie skutkować automatycznym oznaczaniem wszystkich wystawianych faktur jako offline oraz możliwością ich wizualizacji jako faktury ustrukturyzowanej z dwoma kodami QR. Ponadto zostaną dodane powiadomienia dla operatora przypominające o wysyłce faktur do KSeF po zakończeniu niedostępności/awarii.
Tryby offline wymagają dodanego certyfikatu offline, aby była możliwość wydrukowania potwierdzenia transakcji dokumentu, który musi zostać wysłany do KSeF.
W trybie offline:
- faktury są nadal tworzone zgodnie ze strukturą FA(3) wymaganą przez KSeF
- data wystawienia faktury jest zawsze datą transakcji na POS
- faktura nie otrzymuje natychmiast numeru KSeF, co oznacza, że data otrzymania faktury zostanie nadana dopiero po ponownym przesłaniu dokumentu
Gdy system pracuje w trybie offline, aby Klient miał pewność co do autentyczności dokumentu, Comarch POS automatycznie generuje i drukuje dwa obowiązkowe kody QR:
- KOD QR 1 – umożliwia weryfikację e-faktury w KSeF po tym jak system automatycznie ją prześle
- KOD QR 2 – potwierdza, że faktura została wystawiona przez podmiot posiadający ważny certyfikat KSeF
W przypadku zakończenia trybu offline (minął wyznaczony termin niedostępności/awarii/awarii całkowitej lub został zakończony przed upływem tej daty) należy wykonać ręczną zmianę trybu w systemie. W tym celu należy przejść na formularz firmy na zakładkę KSeF i zaznaczyć parametr Online.
Komunikacja z platformą KseF
Na POS weryfikacja danych faktury odbywa się automatycznie podczas zatwierdzania dokumentu i wysyłania jej do KSeF. POS przekazuje dane faktury do komponentu KSeF, a komponent buduje plik .xml na podstawie którego sprawdza, czy zawiera on wszystkie obowiązkowe informacje oraz czy format przekazywanych informacji jest zgodny ze schematem e-faktury. Komunikacja jest obsługiwana na typach dokumentów: FS, KIFS, FSL, KIFSL oraz korektach ręcznych.
Po poprawnej weryfikacji faktury następuje uwierzytelnianie na platformie KSeF. POS przekazuje numer identyfikacji i token do komponentu w celu uwierzytelnienia w KSeF.
Komponent obsługuje również weryfikację licencji dla integracji z KSeF. Aplikacja POS korzysta z licencji systemu ERP.
Obecnie, gdy token uwierzytelniania na bazie Comarch POS jest pusty, wyświetlane jest okno do wyboru certyfikatu kwalifikowanego. Jeżeli token jest pusty, należy zweryfikować, czy dostępny jest certyfikat uwierzytelniający KSeF.
Zmiany w interfejsie POS
Informacja o połączeniu z usługą KSeF
Aby zapewnić ciągłą informację o statusie połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur, w górnym pasku okna Comarch POS dostępna jest ikona prezentująca stan połączenia z usługą KSeF. Kolor tej ikony sygnalizuje aktualny tryb komunikacji:
– połączenie z usługą działa poprawnie, faktury są wysyłane natychmiast
– tryb offline, nie ma połączenia z platformą KSeF, faktury są zapisywane lokalnie i mogą zostać wysłane po przywróceniu połączenia przez system centralny
– tryb offline, platforma KSeF ogłosiła stan najwyższej awarii, faktury są zapisywane lokalnie
Nowy przycisk [Pokaż dane z KseF]
Dla dokumentów, które zostały zarejestrowane w KSeF dodany został nowy przycisk [Pokaż dane z KSeF]. Przycisk dostępny jest:
- dla typów dokumentów: FS, KIFS, FSL, KIFSL oraz korekt ręcznych
- kod QR dokumentu KSeF
- numer KSeF pod kodem QR
- status dokumentu KSeF
- link do dokumentu KSeF
- przyciski [Zamknij] i [Kopiuj numer KSeF]
Karta kontrahenta
Na karcie kontrahenta dostępny jest nowy parametr Obsługa KSeF:
Rola podmiotu na odbiorcy
W przypadku wystawiania faktur dla instytucji lub dużych podmiotów, które korzystają z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w ramach podległych jednostek (np. gmina i jej szkoły, lub Grupa VAT i jej członkowie), wymagane jest określenie odbiorcy dodatkowego w związku z tymi wymaganiami na stanowisku POS wybierając dla nabywcy odbiorcę dostępny jest nowy przycisk [Zmień rolę].
W oknie dostępne są role, dla kontrahenta biznesowego:
- Odbiorca
- Dodatkowy odbiorca
- Płatnik
- Odbiorca JST – odbiorca Jednostki Samorządu Terytorialnego
- Odbiorca GV – odbiorca Grupy VAT
Po wybraniu roli Odbiorca JST/GV, system Comarch POS automatycznie ustawi odpowiedni parametr JST/GV dla głównego nabywcy. To gwarantuje, że:
- faktura jest poprawnie wypełniona w strukturze FA(3) KSeF
- podległa jednostka lub członek grupy VAT (Odbiorca) będzie miał dostęp do faktury w KSeF
Dla kontrahenta detalicznego dostępne są role:
- Odbiorca
- Dodatkowy odbiorca
- Płatnik
- Pracownik
Wybrana rola odbiorcy jest następnie prezentowana w nagłówku kafla odbiorcy.
