Nowości i zmiany w wersji 2026.0 (12.02.2025)

Aktualizacja statusu płatności na zamówieniach sprzedaży (Comarch ERP: Enterprise) 

W najnowszej wersji wprowadzono istotne usprawnienia w procesie realizacji zamówień, poprzez automatyzację zarządzania statusem ich płatności. Zmiana ta eliminuje konieczność ręcznego sprawdzania stopnia opłacenia zamówienia przez pracownika (dokumentów wygenerowanych do zamówienia), co przyspiesza wydawanie towaru klientowi.

System ERP automatycznie przelicza i ustawia status płatności na podstawie powiązanych dokumentów handlowych (paragonów, faktur, faktur zaliczkowych oraz ich korekt).

Na zamówieniu sprzedaży z poziomu POS, dostępne są trzy predefiniowane statusy płatności: 

• Nieopłacone (domyślny status dla nowych zamówień), takie zamówienie nie zawiera powiązanych dokumentów handlowych lub powiązane dokumentu są całkowicie skorygowane. 
• Częściowo opłacone (gdy wpłacona kwota jest mniejsza niż całkowita wartość brutto ZS), z uwzględnieniem dokumentów z odroczonymi metodami płatności (np. przelewem bankowym) na część wartości ZS.
• Opłacone (gdy zamówienie jest rozliczone w całości), z uwzględnieniem dokumentów z odroczonymi metodami płatności (np. przelewem bankowym) na część wartości ZS.

Status płatności pełni funkcję kluczowej informacji dla operatora, wskazując niezbędne działania potrzebne do realizacji zamówienia. 

Jeżeli dokument handlowy generowany na podstawie ZS zawiera dodatkowe pozycje, których nie ma na zamówieniu, wartość tych pozycji jest wyłączona z obliczania wartości zapłaty za dokument do określenia statusu płatności.

Automatyczna zmiana statusu płatności  jest dostępna dla zamówień o statusie systemowym: Potwierdzone, Oczekujące, Niepotwierdzone oraz Zrealizowane.

Manualna zmiana statusu płatności 

Użytkownik ma możliwość również ręcznej zmiany statusu płatności z poziomu interfejsu POS. Ręczna zmiana jest dostępna dla zamówień o statusie systemowym: Potwierdzone, Oczekujące, Niepotwierdzone oraz Zrealizowane.

Jeżeli dokumenty handlowe zostaną wygenerowane do zamówienia sprzedaży, ręcznie ustawiony status zostanie nadpisany na podstawie wartości zsynchronizowanych z systemu ERP.  

W bazie danych dostępny jest parametr  który informuje, czy status został ustawiony automatycznie, czy przez pracownika. 

Numer obcy na liście zamówień i ofert sprzedaży (Comarch ERP: Altum, Enterprise, XL)

Numer referencyjny jest kluczowym punktem danych dla zamówień sprzedaży. Dotyczy to szczególnie zamówień zintegrowanych z zewnętrznymi systemami (np. platformy e-commerce). Te zewnętrzne systemy często przypisują własne, unikalne identyfikatory zamówieniom sprzedaży. Komunikacja z Klientem często opiera się na tym zewnętrznym numerze zamówienia. W celu łatwiejszego i szybszego wyszukiwania takich zamówień przez pracowników, udostępniona została nowa kolumna, na liście zamówień i ofert sprzedaży: Numer obcy wraz z możliwością wyszukiwania dokumentów po wpisaniu w pole Wyszukaj numeru obcego zamówienia. Kolumna jest dodatkowo sortowana, po wybraniu nagłówka kolumny.

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (Comarch ERP:  Altum)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest formą dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Wdrożenie KSeF w firmie jest obowiązkowe dla:

• dużych przedsiębiorstw od 1.02.2026 – w przypadku, gdy wartość sprzedaży brutto (wraz z kwotą podatku) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku
• pozostałych przedsiębiorstw od 1.04.2026.

Fakturą ustrukturyzowaną nazywana jest faktura wystawiana przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (KSeF), oznaczona przydzielonym w tym systemie numerem identyfikującym fakturę.

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy faktur. W przypadku gdy odbiorca nie wyraża zgody na taką formę dokumentu, wystawca ma prawo wystawić fakturę ustrukturyzowaną w systemie, jednak przekazanie jej odbiorcy powinno odbyć się w uzgodniony z nim sposób. 

Logowanie do KSeF możliwe jest za pomocą certyfikatu kwalifikowanego, certyfikatu KSeF lub tokenu.

Na stanowisku Comarch POS obsługiwane są dwa główne tryby komunikacji z KSeF: 

• Tryb Online (online mode) – faktury są wystawiane i wysyłane do systemu KSeF w czasie rzeczywistym
• Tryb Offline (offline mode) – faktury są wystawiane i wysyłane do KSeF w późniejszym terminie określonym przez przepisy prawa. Dla trybu Offline można wskazać tryb: 
  • Niedostępność 
  • Awaria 
  • Awaria całkowita 

Tryb Offline to mechanizm zapewniający ciągłość pracy i możliwość wystawiania oraz zatwierdzania faktur w sytuacjach, gdy występują trudności techniczne w komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Umożliwia to minimalizację przerw w procesie fakturowania spowodowanych problemami z jakością sieci transmisyjnej lub brakiem połączenia z Internetem lub awarią wywołaną ze strony serwerów ministerstwa.

Tryb offline od strony biznesowej i prawnej oznacza kilka możliwych procedur ze strony KSeF. Wynikają one z zaistniałych okoliczności np. problemów z połączeniem po stronie podatnika albo awarii czy prac serwisowych w KSeF. W zależności od przesłanek, pomimo stosowania od strony technicznej wysyłki w trybie offline, mogą wystąpić różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu, odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy czy opatrywania kodami QR. Dlatego wyróżniamy kilka trybów pracy Offline: Offline24, Niedostępność, Awaria i Awaria całkowita.

W przypadku, gdy będąc online próba wysyłki/zatwierdzenia faktury do KSeF (np. z powodu chwilowego braku połączenia z Internetem) zakończy się niepowodzeniem, system wyświetli odpowiedni komunikat i faktura zostanie automatycznie wystawiona w trybie Offline24 i oznacza to że musi zostać przesłana do KseF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.  

Pozostałe tryby pracy zależą od działania platformy KSeF i powinny być konfigurowane/włączane przez użytkownika na podstawie komunikatów zawartych w Biuletynie Informacji Publicznej (do momentu aż nie powstanie dedykowana platforma do komunikacji).  

• Tryb online – standardowy tryb pracy systemu, zapewniający możliwość wysyłki dokumentów do KSeF, zgodnie z ustawieniami w systemie.
• Tryb offline – ustawienie tego trybu wraz z dedykowanym typem świadczy o tym, że nie ma możliwości wysłania do KSeF wystawionych dokumentów. Wystawiane dokumenty będą przyjmowały dedykowany status, a podczas zatwierdzania wyświetlony zostanie dedykowany komunikat. 

Dostępne rodzaje trybu offline różnią się terminem przesłania dokumentów do KSeF, w przypadku opcji:

• Niedostępność – dokumenty nie wysłane do KSeF otrzymują status KSeF: Nie wysłano, dokument należy dostarczyć do następnego dnia roboczego od momentu zakończenia niedostępności usługi KSeF
• Awaria – dokumenty nie wysłane do KSeF otrzymują status KSeF: Nie wysłano, dokumenty należy dostarczyć do 7 dni roboczych od momentu zakończenia niedostępności usługi KSeF
• Awaria całkowita – dokumenty nie wysłane do KSeF otrzymują status KSeF: Nie dotyczy nie ma konieczności wysyłania dokumentów do KSeF

W związku z tym włączenie trybu Niedostępność lub Awaria będzie skutkować automatycznym oznaczaniem wszystkich wystawianych faktur jako offline oraz możliwością ich wizualizacji jako faktury ustrukturyzowanej z dwoma kodami QR. Ponadto zostaną dodane powiadomienia dla operatora przypominające o wysyłce faktur do KSeF po zakończeniu niedostępności/awarii.

Tryby offline wymagają dodanego certyfikatu offline, aby była możliwość wydrukowania potwierdzenia transakcji dokumentu, który musi zostać wysłany do KSeF.

W trybie offline:

• faktury są nadal tworzone zgodnie ze strukturą FA(3) wymaganą przez KSeF
• data wystawienia faktury jest zawsze datą transakcji na POS 
• faktura nie otrzymuje natychmiast numeru KSeF, co oznacza, że data otrzymania faktury zostanie nadana dopiero po ponownym przesłaniu dokumentu

Gdy system pracuje w trybie offline, aby Klient miał pewność co do autentyczności dokumentu, Comarch POS automatycznie generuje i drukuje dwa obowiązkowe kody QR:

• KOD QR 1 – umożliwia weryfikację e-faktury w KSeF po tym jak system automatycznie ją prześle
• KOD QR 2 – potwierdza, że faktura została wystawiona przez podmiot posiadający ważny certyfikat KSeF

W przypadku zakończenia trybu offline (minął wyznaczony termin niedostępności/awarii/awarii całkowitej lub został zakończony przed upływem tej daty) należy wykonać ręczną zmianę trybu w systemie. W tym celu należy przejść na formularz firmy na zakładkę KSeF i zaznaczyć parametr Online.

Komunikacja z platformą KSeF

Na POS weryfikacja danych faktury odbywa się automatycznie podczas zatwierdzania dokumentu i wysyłania jej do KSeF. POS przekazuje dane faktury do komponentu KSeF, a komponent buduje plik .xml na podstawie którego sprawdza, czy zawiera on wszystkie obowiązkowe informacje oraz czy format przekazywanych informacji jest zgodny ze schematem e-faktury. Komunikacja jest obsługiwana na typach dokumentów: FS, KIFS, FSL, KIFSL oraz korektach ręcznych.

Po poprawnej weryfikacji faktury następuje uwierzytelnianie na platformie KSeF. POS przekazuje numer identyfikacji i token do komponentu w celu uwierzytelnienia w KSeF. 

Komponent obsługuje również weryfikację licencji dla integracji z KSeF. Aplikacja POS korzysta z licencji systemu ERP. 

Obecnie, gdy token uwierzytelniania na bazie Comarch POS jest pusty, wyświetlane jest okno do wyboru certyfikatu kwalifikowanego. Jeżeli token jest pusty, należy zweryfikować, czy dostępny jest certyfikat uwierzytelniający KSeF.

Zmiany w interfejsie POS 

Informacja o połączeniu z usługą KSeF

Aby zapewnić ciągłą informację o statusie połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur, w górnym pasku okna Comarch POS dostępna jest ikona prezentująca stan połączenia z usługą KSeF. Kolor tej ikony sygnalizuje aktualny tryb komunikacji:

• – połączenie z usługą działa poprawnie, faktury są wysyłane natychmiast
• – tryb offline, nie ma połączenia z platformą KSeF, faktury są zapisywane lokalnie i mogą zostać wysłane po przywróceniu połączenia przez system centralny
• – tryb offline, platforma KSeF ogłosiła stan najwyższej awarii, faktury są zapisywane lokalnie

Nowy przycisk [Pokaż dane z KSeF]

Dla dokumentów, które zostały zarejestrowane w KSeF dodany został nowy przycisk [Pokaż dane z KSeF]. Przycisk dostępny jest: 

• dla typów dokumentów: FS, KIFS, FSL, KIFSL oraz korekt ręcznych

• kod QR dokumentu KSeF
• numer KSeF pod kodem QR
• status dokumentu KSeF
• link do dokumentu KSeF
• przyciski [Zamknij] i [Kopiuj numer KSeF]

Karta kontrahenta

Na karcie kontrahenta dostępny jest nowy parametr Obsługa KSeF:

Rola podmiotu na odbiorcy 

W przypadku wystawiania faktur dla instytucji lub dużych podmiotów, które korzystają z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w ramach podległych jednostek (np. gmina i jej szkoły, lub Grupa VAT i jej członkowie), wymagane jest określenie odbiorcy dodatkowego w związku z tymi wymaganiami na stanowisku POS wybierając dla nabywcy odbiorcę dostępny jest nowy przycisk [Zmień rolę].

W oknie dostępne są role, dla kontrahenta biznesowego: 

• Odbiorca 

• • Dodatkowy odbiorca 

• Płatnik 
• Odbiorca JST – odbiorca Jednostki Samorządu Terytorialnego 
• Odbiorca GV – odbiorca Grupy VAT 

Po wybraniu roli Odbiorca JST/GV, system Comarch POS automatycznie ustawi odpowiedni parametr JST/GV dla głównego nabywcy. To gwarantuje, że:

• faktura jest poprawnie wypełniona w strukturze FA(3) KSeF
• podległa jednostka lub członek grupy VAT (Odbiorca) będzie miał dostęp do faktury w KSeF

Dla kontrahenta detalicznego dostępne są role: 

• Odbiorca
• Dodatkowy odbiorca 
• Płatnik
• Pracownik 

Wybrana rola odbiorcy jest następnie prezentowana w nagłówku kafla odbiorcy. 

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (Comarch ERP:  XL)

W Comarch POS możliwe jest określenie, czy dla danego kontrahenta faktury maja być przekazywane za pośrednictwem systemu KSeF.

Jeśli kontrahent otrzymujący fakturę ma obowiązek korzystania w KSeF, wówczas w Comarch ERP XL będzie miał na zakładce Księgowe ustawiony parametr Wysyłaj dokumenty do KSeF. Dodatkowo może mieć ustawiony parametr Poza systemem co oznacza, że faktura wystawiana dla niego w systemie POS ma być wysyłana od razu wysyłana do KSeF

Powyższa informacja przekazywana jest w synchronizacja z Comarch POS, gdzie dla zaznaczonych parametrów, w Comarch POS zostanie ustawiony parametr Obsługa KSeF. Jeśli parametr Wysyłaj dokumenty do KSeF zostanie wyłączony w XLu wówczas w Comarch POS również zostanie wyłączony parametr Obsługa KSeF.

Dla kontrahentów zakładanych z poziomu Comarch POS ustawienie również przekazywane jest do Comarch ERP XL i ustawiane na zakładce Księgowe.

Aktualnie aktualizacja tego parametru po zmianie w POS nie jest obsłużona. Konieczna zmiana parametru w Comarch ERP XL.

Tryby offline – niedostępność KSeF

Przesyłanie okresu niedostępności KSeF do POS

Comarch POS automatycznie dostosowuje sposób komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) na podstawie okresów niedostępności skonfigurowanych w systemie Comarch ERP XL.

Jeśli w XLu zostanie zdeklarowany okres niedostępności KSeF, wówczas podczas synchronizacji zostanie on wysłany do Comarch POS. Przekazywany jest zawsze jeden, aktualnie obowiązujący tryb niedostępności. Wraz z trybem niedostępności przekazywany okres obowiązywania od – do. Jeśli okres niedostępności zostanie wprowadzony w trakcie dnia pracy, konieczne będzie wykonanie synchronizacji z poziomu Comarch POS.

W kolejnych synchronizacjach, jeśli okres obowiązywania trybu zakończy się lub zostanie usunięty, okres niedostępności zostanie również usunięty w Comarch POS (zmieni się na tryb online).

Dodatkowo, jeśli okres niedostępności nie zostanie zdefiniowany lub wystąpi awaria poza okresami niedostępności, w Comarch POS zostanie ona potraktowana jako tryb Offline24.

Konfiguracja okresów niedostępności KSeF dostępna jest w ERP XL -> System -> Konfiguracja -> zakładka KSeF.

Wystawianie faktur w Comarch POS w trybie awarii (niedostępności KSeF)

Awaria całkowita

W przypadku awarii całkowitej dokumenty nie są wysłane do KSeF i drukowana jest standardowa faktura sprzedaży.

Faktury wystawione w trybie awarii całkowitej trafiają do Comarch ERP XL ze statusem Awaria całkowita i nie wymagają wysyłania do KSeF w terminie późniejszym.

Pozostałe awarie

Włączenie jednego z trybów Niedostępność KSeF, Tryb awaryjny lub  Offline24 będzie skutkować automatycznym oznaczaniem wszystkich wystawianych faktur jako offline oraz możliwością ich wizualizacji jako faktury ustrukturyzowanej z dwoma kodami QR.

Wydruk dokumentu wystawionego w trybie offline będzie zależał od rodzaju włączonego trybu offline, a także od rodzaju kontrahenta czy też rodzaju transakcji.

Podczas wykonywania wydruku dokumentu, który został wystawiony:

Użytkownik będzie musiał zdecydować, czy taki wydruk powinien zostać wykonany, po wybraniu opcji: