Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (ERP: Altum)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wszedł w życie w Polsce od stycznia 2022 roku. Jego zadaniem jest gromadzenie e-faktur wystawianych przez przedsiębiorców. KSeF daje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako jednej z akceptowanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych funkcjonujących obecnie w obrocie gospodarczym.

W systemie Comarch ERP Altum istnieje możliwość odnotowania, czy dany klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur przez system KSeF. Obsługa integracji systemu Comarch ERP Altum z systemem KSeF została szczegółowo opisana tutaj. Na karcie kontrahenta w aplikacji Comarch POS dodany został parametr Odbiór faktur przez KSeF, który umożliwia edycję tej zgody.

Aby obsługa KSeF była włączona na stanowisku Comarch POS należy w systemie Comarch ERP Altum na formularzu firmy w sekcji Handel aktywować parametr Obsługa KSeF. Parametr ten:

• prezentowany jest na formularzy wyłącznie, jeżeli Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL

W systemie Comarch ERP Altum istnieje zakładka KSeF, która wymaga konfiguracji, w celu włączenia KSeF na stanowisku Comarch POS. Szczegółowy opis pól został dodany tutaj.

Komunikacja z platformą KseF

Komunikacja z platformą KSeF odbywa się za pośrednictwem dedykowanego komponentu dostępnego w Comarch ERP Altum. Komponent umożliwia weryfikację danych faktury przed wysyłaniem ich na platformę KSeF, umożliwia uwierzytelnianie na platformie KSeF oraz weryfikację licencji.

Na POS weryfikacja danych faktury odbywa się automatycznie podczas zatwierdzania dokumentu i wysyłania jej do KSeF. POS przekazuje dane faktury do komponentu KSeF, a komponent buduje plik .xml na podstawie którego sprawdza, czy zawiera on wszystkie obowiązkowe informacje oraz czy format przekazywanych informacji jest zgodny ze schematem e-faktury.

Po poprawnej weryfikacji faktury następuje uwierzytelnianie na platformie KSeF. POS przekazuje numer identyfikacji i token do komponentu w celu uwierzytelnienia w KSeF.

Komponent obsługuje również weryfikację licencji dla integracji z KSeF. Aplikacja POS korzysta z licencji systemu ERP.

Weryfikacja autoryzacji z platformą KseF

Po pomyślnej weryfikacji danych dokumentu, do komponentu przekazywany jest identyfikator oraz token w celu odpowiedniego uwierzytelnienia na platformie KSeF. Jeżeli jedna z danych jest niewłaściwa, na stanowisku Comarch POS zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat informujący o tym, że dokument nie może zostać zatwierdzony, ponieważ autoryzacja w KSeF nie powiodła się.

Weryfikacja licencji z platformą KseF

Podczas otwierania sesji komunikacyjnej w KSeF weryfikowana jest również licencja. W przypadku problemów z licencją, na stanowisku Comarch POS zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat, informujący o tym, że dokument nie może zostać zatwierdzony, z powodu braku licencji na obsługę KseF.

Obsługa dokumentów UPO

Dokumenty UPO pobierane są przez system ERP, a następnie dane te są przekazywane do Comarch POS, wraz z numerem KSeF oraz stanem dokumentu. Dokument UPO przesyłany jest do POS w formie załącznika, ale dane takie jak numer KSeF i odpowiednie daty są pobierane bezpośrednio przez KSeF zaraz po rejestracji faktury.

Obsługa na dokumentach

W aplikacji Comarch POS rejestracja faktury KSeF będzie zawsze odbywać się automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu, pod warunkiem, że zostaną spełnione odpowiednie warunki. Komunikacja jest obsługiwana na typach dokumentów: FS, KIFS, FSL, KIFSL oraz korektach ręcznych. Kolejnym warunkiem jest typ kontrahenta biznesowego, krajowego. Faktury wydane w systemie POS są wysyłane do KSeF tylko wtedy, gdy:

• globalny parametr Obsługa KSeF jest włączony
• parametr Zezwalaj na bezpośrednią wysyłkę dokumentów do KSeF dla stanowiska Comarch POS jest włączony
• data wystawienia faktury jest równa lub późniejsza niż data ustawiona w systemie ERP dla parametru Obsługa KSeF od
• kontrahent ustawiony na fakturze ma włączony parametr Odbiór faktur przez KSeF
• stanowisko POS ma połączenie online do platformy KSeF
• operator POS ma nadane odpowiednie uprawnienie do wysyłania faktur do KSeF

Karta kontrahenta

Na karcie kontrahenta dostępny jest parametr Obsługa KSeF, który prezentowany jest gdy:

• w systemie ERP włączona została obsługa KSeF na firmie
• w systemie ERP włączony został parametr Zezwalaj na bezpośrednią wysyłkę dokumentów do KSeF
• typ kontrahenta: Krajowy (PL)

System Comarch ERP Altum rejestruje  w systemie KSeF nowe faktury, faktury zaliczkowe sprzedaży, korekty wartościowe faktur sprzedaży oraz korekty ilościowe faktur sprzedaży pochodzące z Comarch POS, jeśli:

• obsługa KSeF jest aktywowana w danej firmie
• klient biznesowy wyraża zgodę na otrzymywanie faktur przez KSeF

Po zarejestrowaniu w systemie KSeF faktura otrzymuje numer, który jest następnie zapisywany w systemie Comarch ERP Altum i synchronizowany do Comarch POS.

Na stanowisku POS drukowanie faktury jest blokowane, jeśli:

• klient wyraził zgodę na otrzymywanie faktur przez KSeF
• data dokumentu jest taka sama lub późniejsza niż data podana w parametrze Obsługa KSeF od w systemie Comarch ERP Altum
• dokument nie posiada jeszcze przypisanego numeru pochodzącego z systemu KSeF

Również automatyczne drukowanie zostaje pominięte w przypadku spełnienia powyższych warunków – wyświetlany jest komunikat: „Dokument zostanie wysłany do KSeF.”

Jeśli faktura posiada już przypisany numer z systemu KSeF, może zostać wydrukowana bez żadnych dodatkowych ograniczeń.

Wydruk dokumentu

Konektor KSeF obsługuje generowanie kodu QR na podstawie danych dokumentów pobranych z UPO, na wydrukach generowanych z poziomu Comarch POS w dolnej sekcji znajduje się kod QR, numer KSeF oraz link weryfikacyjny.

Kod QR stanowi unikalny ciąg znaków przedstawiony w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015. Link weryfikacyjny zostaje utworzony po stronie komponentu KSeF na podstawie danych przesłanych przez system ERP. Link weryfikacyjny służy do weryfikacji faktury wystawionej w KSeF w przypadku gdy kod QR na wydruku z różnych powodów jest nieczytelny.

Sekcja dotycząca KSeF na wydrukach, dotyczy:

• dokumentów FS, KIFS, FSL, KIFSL oraz korekt ręcznych
• wyłącznie dokumentów, które zostały wysłane i poprawnie zarejestrowane w platformie KSeF.

Przycisk [Pokaż dane z KseF]

Dla dokumentów, które zostały zarejestrowane w KSeF dostępny jest przycisk [Pokaż dane z KSeF]. Przycisk dostępny jest:

• dla typów dokumentów: FS, KIFS, FSL i KIFSL
• jeżeli parametr Obsługa KSeF jest włączony. Parametr dostępny jest w systemie Comarch ERP Altum na formularzu firmy w sekcji Handel, jeżeli Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL.

• kod QR dokumentu KSeF
• numer KSeF pod kodem QR
• status dokumentu KSeF
• link do dokumentu KSeF
• przyciski [Zamknij] i [Kopiuj numer KSeF]