Umowa o zarządzanie PPK zawierana jest pomiędzy pracodawcą i wybraną przez niego instytucją finansową. Powinna ona określać warunki prowadzania PPK w danej instytucji m.in. warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze, wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych. Pracodawca zawiera umowę o zarządzanie, jeżeli zatrudnia co najmniej jedną osobę, w imieniu której jest zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Umowę o zarządzanie PPK należy podpisać nie później niż 10 dni roboczych przed upływem terminu, w którym pracodawca jest zobowiązany zawrzeć pierwszą umowę o prowadzenie PPK. W przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 250 pracowników wchodzących do programu 1 lipca 2019 umowę o zarządzanie należy zawrzeć do 25 października 2019 r.
Po zawarciu umowy o zarządzanie PPK pracodawca podpisuje z tą samą instytucją finansową w imieniu i na rzecz osób u niego zatrudnionych umowę o prowadzenie PPK. Umowa szczegółowo reguluje kwestie uczestnictwa w programie, a jej załącznikiem jest lista uczestników PPK. Pracodawca zawiera jedną umowę o prowadzenie obejmującą wszystkich pracowników, natomiast ewentualne zmiany w liczbie uczestników PPK, będą wiązały się jedynie ze zmianą treści załącznika (listy uczestników). W przypadku pracodawców wchodzących do programu 1 lipca 2019 umowę o prowadzenie PPK należy zawrzeć do 12 listopada 2019r.
