W celu dodania nowego procesu reklamacyjnego (RLS) należy z poziomu listy reklamacji wybrać przycisk [Dodaj].

Na formularzu dodawanego dokumentu RLS znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. 1. Dokument – informacja dotycząca dokumentu, z którym może zostać powiązana definiowana reklamacja. Takie powiązanie można stworzyć wybierając przycisk [Powiąż z FS/PAR] oraz wybierając dany dokument z wyświetlonej listy dokumentów handlowych. Jeżeli dokument paragonu/faktury wystawiony został wyłącznie na jedną pozycję, to zostanie ona automatycznie dodana na reklamację. W przeciwnym wypadku należy wybrać która z pozycji ma zostać uwzględniona w procesie reklamacji.
   2. Wyszukaj artykuł – umożliwia ręczne dodanie reklamowanego artykułu, jeżeli nie zostało stworzone powiązanie dokumentu RLS z dokumentem handlowym. Taka sytuacja może zaistnieć w przypadku dokumentu wystawionego na innym stanowisku POS lub jego braku w systemie.

Dokument RLS może dotyczyć:

1. • tylko jednego artykułu
   • pojedynczego elementu należącego do kompletu o zaznaczonym parametrze Pobieraj składniki na dokument
   • nieaktywnego artykułu
2. Termin rozpatrzenia – data rozpatrzenia reklamacji
3. Usterka – wartości pola są definiowane w systemie ERP
4. Data usterki
5. Żądanie – wartości pola są definiowane w systemie ERP. Pole jest wymagane.
6. Opis usterki – umożliwia dodanie dodatkowego opisu usterki
7. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu

W oknie nowej reklamacji dostępne są następujące przyciski:

• [Uznaj] – uznaje reklamację bezpośrednio po jej przyjęciu. Funkcja ta wymaga od operatora posiadania odpowiednich uprawnień do modyfikacji dokumentu RLS, definiowanych w systemie ERP. Po wybraniu tej opcji reklamacja zostanie dodana na listę ze statusem Uznana (w stanie Zatwierdzony).
• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument reklamacji w celu jego rozpatrzenia. Po wybraniu tej opcji reklamacja zostanie dodana na listę ze statusem Do rozpatrzenia (w stanie Zatwierdzony). Dalsza obsługa procesu reklamacyjnego może przebiegać po stronie systemu ERP.

W dalszym postępowaniu użytkownik może wystawić korektę dokumentu handlowego, który podlegał procesowi reklamacji, a następnie zakończyć cały proces reklamacyjny wybierając przycisk [Zamknij reklamację]. Wybór tej opcji spowoduje zmianę stanu dokumentu reklamacji na Zamknięty.