Zarządzanie sejfem (Enterprise)

Zarządzanie sejfem (Enterprise)

Uwaga
Funkcjonalność współpracuje z Comarch ERP Enterprise

Funkcjonalność Zarządzanie sejfem jest dostępna w przypadku pracy zmianowej na stanowisku POS. Rozwiązanie przeznaczone jest dla sklepów, w których dochód ze sprzedaży jest przekazywany na koniec dnia kierownikowi i przechowywany w specjalnie przeznaczonym miejscu na zapleczu. Z tego względu podczas zamykania zmiany nadmiar gotówki (stanowiący różnice pomiędzy gotówką uzyskaną danego dnia, a minimalną kwotą jaka ma pozostać w kasetce na następny dzień), a także płatności bonami zewnętrznymi oraz czekami są automatycznie wpłacane do sejfu, a stan kasy operatora jest o nie pomniejszany.

Uwaga
Funkcjonalność uruchamiana jest poprzez aktywowanie parametru Obsługa sejfu w systemie ERP.
Uwaga
Uprawnienia związane z aktywowaniem Dostępu do stanu sejfu dostępne są z poziomu systemu ERP.
Uwaga
Z poziomu systemu ERP można ustalić limit wartościowy oraz limit czasowy dla stanu sejfu, dzięki czemu wyświetlone zostanie przypomnienie o konieczności wypłaty z sejfu do banku.

Po osiągnięciu ustalonego limitu w systemie POS pojawi się komunikat: „Osiągnięto maksymalny limit stanu sejfu. Maksymalny limit sejfu wynosi: [Ustalona kwota]. Aktualny stan sejfu: [Aktualny stan sejfu]. Wykonaj wypłatę z sejfu do banku”.

 

Sejf

Funkcjonalność Sejf dostępna jest z poziomu głównego menu [Raporty i rozliczenia] -> [Sejf]

Kafel [Sejf]
W oknie Sejf prezentowane jest zestawienie operacji dokonywanych w ramach sejfu. Od wersji 2021.1 stan początkowy prezentowany jest w każdej formie płatności wynikającej z transakcji dokonanych w dniu poprzednim. Z tego poziomu istnieje możliwość dokonania ręcznej wpłaty lub wypłaty do sejfu oraz przejścia na listę wszystkich transakcji.

Uwaga
Zmiana w prezentacji stanu sejfu wymaga wypłaty wszystkich środków z sejfu przed aktualizacją POS do wersji 2021.1. Klienci, którzy korzystali z funkcjonalności Sejf, muszą dokonać wypłaty z sejfu w każdej dostępnej formie płatności, tak aby stan sejfu na koniec dnia wynosił 0,00 PLN.

Okno Sejf zawiera następujące kolumny:

  • Forma płatności – formy płatności dostępne na stanowisku POS z rozróżnieniem na każdą z dostępnych walut
  • Liczba operacji – liczba wpłat i wypłat do/z sejfu
  • Stan początkowy – informuje o saldzie początkowym dla każdej formy płatności w sklepie
  • Wpłaty – suma kwoty wpłaconej ręcznie i kwoty wynikającej ze sprzedaży gotówką
  • Wypłaty – suma kwoty wypłaconej ręcznie i kwoty wynikającej z wypłaty na początku zmiany
  • Suma – różnica pomiędzy wpłatami a wypłatami w każdej formie płatności
  • Stan końcowy – podsumowanie kwoty początkowej i wszystkich wpływów w sklepie dla danej formy płatności w bieżącym dniu pracy. Dla każdej formy płatności stan końcowy jest stanem początkowym następnego dnia.

 

Okno sejfu

W oknie Sejf dostępne są przyciski:

  • [Lista operacji] – otwiera listę transakcji wszystkich operacji wykonanych w ramach sejfu w sklepie
  • [Wypłata z sejfu] – otwiera okno umożliwiające dokonanie wypłaty z sejfu
  • [Wpłata do sejfu] – otwiera okno umożliwiające dokonanie wpłaty do sejfu
  • [Odśwież] – aktualizacja danych z usługą POS Agent wywołana przez operatora
  • [Zamknij] – zamyka okno

 

Lista operacji

Zestawienie transakcji można otworzyć za pomocą przycisku [Lista operacji] znajdującego się w oknie Sejf.

Lista operacji wykonana w ramach sejfu

Na Liście operacji prezentowany jest Stan początkowy sejfu i Stan sejfu aktualny, a także kolumny:

  • Numer
  • Typ – przyjmuje wartość Przychodowy i Rozchodowy
  • Forma płatności
  • Wartość
  • Data
  • Kasjer
  • Atrybut

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy na podstawie numeru systemowego operacji poprzez wprowadzenie dowolnej części numeru.

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

  • Typ
  • Wartość
  • Data
  • Forma płatności
  • Kasjer
  • Atrybut

Okno Lista operacji zawiera następujące przyciski:

  • [Odśwież] – aktualizacja danych z usługą POS Agent wywołana przez operatora
  • [Wypłata z sejfu] – otwiera okno umożliwiające dokonanie wypłaty z sejfu
  • [Wpłata do sejfu] – otwiera okno umożliwiające dokonanie wpłaty do sejfu

Wpłata/wypłata do/z sejfu

Dokonanie wpłaty/wypłat do/z sejfu możliwe jest:

  • bezpośrednio z okna Sejf
Przycisk [Wpłata do sejfu] z poziomu Sejf
  • z poziomu Listy operacji
Przycisk [Wpłata do sejfu] z poziomu Listy operacji
Wpłata do sejfu

Na formularzu dodawania wpłaty/wypłaty znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na ilustracji):

  1. Kwota oraz Waluta – umożliwia wprowadzenie kwoty w walucie dostępnej dla stanowiska POS
  2. Forma płatności
  3. Płatnik – umożliwia określenie kontrahenta lub pracownika. Po wybraniu przycisku [Kontrahent]/[Pracownik], zostaje wyświetlona lista wyboru kontrahentów/pracowników.
Uwaga
Jeżeli płatnik jest ustawiony jako Kontrahent  to wpłaty/wypłaty wpływają wyłącznie na stan sejfu. Natomiast w przypadku kiedy płatnikiem jest Pracownik to wpłaty/wypłaty mają wpływ na stan sejfu i automatycznie na stan szuflady zalogowanego operatora.
Przykład
Sprzedaż podczas zmiany kasjera wynosiła 1200 PLN. Na stanowisku POS otrzymał komunikat o maksymalnym stanie kasy wynoszącym 1000 PLN. Kasjer dodaje i zatwierdza dokument wpłaty do sejfu na 200 PLN. W systemie dodawane są dwa dokumenty:

  • Dokument wpłaty do sejfu na kwotę 200 PLN
  • Dokument KW generowany automatycznie i prezentowany na liście KP/KW, który pomniejsza saldo kasy (prezentowana na dokumencie wypłata: -200 PLN)
  1. Opis – umożliwia wprowadzenie informacji o tym, czego dotyczy wpłata/wypłata

Na formularzu wpłaty/wypłaty znajdują się następujące przyciski:

  • [Wypłata z sejfu]/[Wpłata do sejfu] – przełącza pomiędzy dokumentami wpłaty/wypłaty bez konieczności ponownego uzupełniania danych
  • [Zatwierdź] – służy do zaakceptowania dokumentu
  • [Zlicz kasę] – otwiera okno Zliczanie stanu kasy (analogiczne do okna, które można wywołać z poziomu zamknięcia dnia) prezentujące wybraną na dokumencie wpłaty/wypłaty formę płatności oraz walutę

Konfiguracja form płatności uwzględnionych w sejfie (Enterprise)

Uwaga
Funkcjonalność Konfiguracja form płatności uwzględnionych w sejfie dostępna jest we współpracy z Comarch ERP Enterprise.

W systemie Comarch ERP Enterprise istnieje możliwość obsługi i konfiguracji form płatności, jakie należy przechowywać w sejfie. W związku z obsługą różnych rodzajów bonów zewnętrznych m.in.: bony socjalne, bony restauracyjne, Sodexo, możliwa jest określenie, które bony powinny trafić do Sejfu  jako depozyt, w celu późniejszego przekazania firmie zewnętrznej do spieniężenia.

W systemie ERP dla form płatności istnieje parametr Uwzględnij w sejfie, którego aktywacja ustawia dla danej formy płatności opcję przechowywania w sejfie. Rodzaje form płatności takie jak: gotówka, czek i bony zewnętrzne posiadają domyślnie aktywny parametr.

Uwaga
Przed zmianą parametru Uwzględnij w sejfie należy dokonać wypłat z sejfu, w celu rozpoczęcia nowego dnia, pracy z saldem 0,00 dla wybranych form płatności. W przeciwnym razie użytkownik będzie posiadał różnice stanu w sejfie.
Przykład
Klient w systemie ERP posiada zdefiniowane trzy rodzaje bonów zewnętrznych: bony Sodexo, restauracyjne i socjalne. W sejfie powinny być przechowywane tylko bony restauracyjne i socjalne, ponieważ raz w miesiącu powinny zostać oddane do firmy dystrybucyjnej. W związku z tym dla bonów Sodexo nowy parametr Uwzględnij w sejfie powinien być nieaktywny i ten typ bonów nie będzie w ogóle prezentowany, ani naliczany w podsumowaniu w funkcjonalności Sejf.

Czy ten artykuł był pomocny?