XL073 – Ewidencja obrotu z wykorzystaniem kart płatniczych.

Ewidencja obrotu z wykorzystaniem kart płatniczych – wstęp

Rozliczenia przy użyciu kart płatniczych opierają się w systemie Comarch ERP XL na wykorzystaniu odrębnego rejestru kasowo/bankowego o typie: Karta, prowadzonego w walucie PLN.

W związku z wprowadzeniem obsługi kart płatniczych na definicji rejestru udostępniono następujące pola:

Operator kart – gdzie należy wskazać operatora kart, z którym dokonujemy rozliczeń transakcji płatnych kartami. Operatora można wskazać z listy kontrahentów.

Zamykanie raportu – gdzie znajdują się dwa parametry:

Zerowanie stanu – po zaznaczeniu tego parametru odznaczają się pola , gdzie należy wskazać zdefiniowane wcześniej operacje zerujące. Operacje zerujące są specjalnym typem operacji, które, jeżeli zaznaczony jest parametr: zerowanie stanu, generowane są automatycznie podczas zamykania raportu, tak, aby saldo końcowe raportu równe było 0. Operacje zerujące mogą się tworzyć na podstawie salda raportu – wtedy powstanie jedna operacja zerująca, bądź na podstawie obrotów po stronie WN i MA – wtedy powstaną dwie operacje zerujące (przy założeniu, że w raporcie są obroty po stronie WN i MA). O tym czy raport ma być zerowany na postawie salda, czy obrotów decyduje parametr: Generowanie płatności operatora kart.

Generowanie płatności operatora kart – pole uaktywnia się po zaznaczeniu parametru Zerowanie stanu. Jeżeli parametr: Generowanie płatności operatora kart jest zaznaczony to wówczas podczas zamykania raportu tworzyć się będą operacje zerujące na podstawie obrotów.

Ustawienia parametrów można modyfikować. Należy jednak pamiętać, że: Parametr: Generowanie płatności operatora kart jest aktywny, jeżeli zaznaczony jest parametr: Zerowanie stanu.

Jeżeli w rejestrze Karta parametry są odznaczone, to raporty będą miały salda końcowe. Jeżeli w takiej sytuacji zaznaczymy parametr: Zerowanie stanu i Generowanie płatności operatora kart, to w chwili otwierania kolejnego raportu pojawi się komunikat: Stan końcowy poprzedniego raportu jest niezerowy, należy wyzerować stan poprzedniego raportu.

W poniższym biuletynie opisana zostanie sytuacja zapłaty kartą za fakturę sprzedaży i za fakturę zakupu, przy założeniu, że zarówno transakcje sprzedaży, jak i zakupu rozliczane są z tym samym Operatorem kart.

Faktury sprzedaży

Ewidencja operacji gospodarczych dotyczących realizacji płatności za dokumenty sprzedażowe kartą płatniczą zostanie omówiona na poniższym przykładzie:

Ewidencja w programie Comarch ERP XL:

Należy wystawić FS na kontrahenta LOGOS z formą płatności KARTA (wcześniej należy sprawdzić w konfiguracji systemu: Sprzedaż/Formy płatności czy taka forma płatności jest zdefiniowana w systemie i czy jest przypięta w strukturze firmy do odpowiednich centr praw).

Należy założyć rejestr kasowy o typie KARTA, który będzie służył do ewidencji wpłat/wypłat przy użyciu kart płatniczych. Do rejestru trzeba przypisać konto księgowe, wskazać Operatora kart. Należy zaznaczyć parametr: Zerowanie stanu, przypisać operacje zerujące i zaznaczyć parametr: Generowanie płatności operatora kart. Operacje zerujące należy zdefiniować dla transakcji typu przychód i rozchód. Definiuje się je jak tradycyjne operacje kasowo/bankowe, przy czym należy zaznaczyć parametr: Operacja zerująca. Po zaznaczeniu tego parametru automatycznie ulega wyszarzeniu pole: Usunięcie przez anulowanie.

Należy też zdefiniować i przypiąć do rejestru operację kasową typu przychód, na której kontem przeciwstawnym jest konto kontrahenta.

Następnie przy użyciu wprowadzonej operacji kasowej należy zarejestrować zapłatę kartą za wystawioną FS w rejestrze typu KARTA. Wprowadzony zapis kasowy należy rozliczyć z fakturą sprzedaży wystawioną na kontrahenta LOGOS. Można w tym celu wykorzystać automatyczne rozliczenia z zakładki płatności FS zamiast ręcznego wprowadzania do systemu zapisu kasowego. Ważne jest, aby do formy płatności: karta podpiąć, jako rejestr automatycznych operacji domyślny rejestr kasowy służący rejestracji operacji z użyciem karty płatniczej, w naszym przykładzie będzie to rejestr KARTA.

Można też skorzystać z terminali płatniczych i za ich pośrednictwem zarejestrować zapłatę za fakturę. Obsługa terminali płatniczych opisana jest w biuletynie XL149- Terminale płatnicze.

Faktury zakupu

Ewidencja operacji gospodarczych dotyczących realizacji płatności za dokumenty zakupowe kartą płatniczą zostanie omówiona na poniższym przykładzie:

Ewidencja w Comarch ERP XL:

Należy zarejestrować FZ na kwotę 922.00 PLN z formą płatności: karta. Następnie w rejestrze KARTA utworzyć zapis kasowy przy użyciu operacji kasowej, na której kontem przeciwstawnym jest konto dostawcy. Wprowadzony zapis kasowy należy rozliczyć z FZ od kontrahenta.

Zamykanie raportu KARTA

Na koniec okresu rozliczeniowego z operatorem kart należy zamknąć raport kasowy. W raporcie powinny być uwzględnione wszystkie transakcje z danym operatorem za określony okres.

W zależności od ustawień parametrów na rejestrze w obszarze: Zamykanie raportu, podczas zamykania raportu będą się tworzyć jedna, bądź dwie operacje zerujące.

Zaznaczony parametr: Zerowanie stanu, odznaczony parametr: Generowanie płatności operatora kart

Dla tak skonfigurowanego rejestru podczas zamykania raportu tworzy się, na podstawie salda, jedna operacja zerująca. Na operacji zerującej w polu kontrahent wskazany jest Operator kart przypisany do danego rejestru.

Tak utworzona operacja widoczna jest na Preliminarzu jako zapis: odpowiednio przychodowy lub rozchodowy:

Zaznaczony parametr: Zerowanie stanu, zaznaczony parametr: Generowanie płatności operatora kart

W takiej sytuacji utworzone będą dwie operacje zerujące na podstawie obrotów w raporcie.

Na operacjach, w polu kontrahent, wskazany jest Operator kart z rejestru.

Obie powstałe operacje zerujące mają automatycznie zaznaczony parametr: Nie rozliczaj. Nie można więc dokonać rozliczenia tych operacji.

Przy zamykaniu raportu tworzone są równocześnie dwie płatności: typu należność i zobowiązanie. Powstałe podczas zamykanie płatności są automatycznie kompensowane i zostaje im nadany numer zgodnie z wzorem: prefiks RKB i numer raportu, do którego płatności zostały utworzone.

Płatności generowane podczas zamykania raportu tworzone są na płatnika, który wskazany jest na karcie Operatora kart i widoczne są one na preliminarzu:

Ewidencja prowizji za obsługę kart płatniczych i terminali

Należy pamiętać, że firmy obsługujące terminale za swoje usługi pobierają określoną opłatę. Zazwyczaj można spotkać się z sytuacją, kiedy na nasz rachunek bankowy wpłynie kwota niższa aniżeli wynika to z faktury sprzedaży, której zapłata dotyczy. Przyczyną jest wartość prowizji, jaką pobiera firma za obsługę terminali. W praktyce można się spotkać najczęściej z dwoma sposobami ewidencji tego typu opłat będących kosztami użytkowania terminali. Należy jednak zauważyć, że możliwe są również inne sposoby ewidencji operacji związanych z obrotem realizowanym przy użyciu kart płatniczych.

W pierwszym przypadku można spotkać się z sytuacją, w której firma obsługująca terminale przysyła zestawienie pobranych prowizji pod koniec miesiąca i wówczas należy tę sytuację odzwierciedlić w systemie Comarch ERP XL. W tym celu w rejestrze KARTA konieczne jest zdefiniowanie odpowiedniej operacji kasowej, która będzie miała charakter kosztowy tzn. będzie księgowana bezpośrednio na konta kosztów.

Na koniec miesiąca do rejestru KARTA należy wprowadzić zapisem kasowym kwotę zbiorczej prowizji pobranej przez firmą obsługującą terminale. Jeśli wartość prowizji ma być zaksięgowana równocześnie na konta zespołu 4 i 5 to najlepiej opisać analitycznie zapis kasowy i następnie w schemacie księgowym przypisanym do wykorzystywanej operacji odwołać się do opisu analitycznego.

W ten sposób wprowadzona prowizja wpływać będzie na kwoty operacji zerujących, a tym samym na poziom należności/zobowiązania wobec operatora kart.

Jak widać w powyższym oknie, należność od operatora kart zmniejszyła się o kwotę wprowadzonej prowizji.

Podobnie będzie, jeżeli przy zamykaniu raportu tworzyć się będzie jedna operacja zerująca (włączony parametr: Zerowanie stanu, odznaczony: Generowanie płatności operatora kart).

Operacja zerująca utworzyła się na kwotę niższą o kwotę wprowadzonej prowizji.

W drugim przypadku można spotkać się z sytuacją, kiedy firma obsługująca terminale na koniec miesiąca przysyła zbiorczą fakturę kosztową za wykonaną w danym miesiącu usługę. Faktura taka powinna zostać odzwierciedlona w systemie Comarch ERP XL za pomocą faktury kosztowej wprowadzanej bezpośrednio do Rejestru VAT.

Aby możliwe było dokonanie rozrachunku, fakturę należy zaksięgować na konto rozrachunkowe powiązane z tym podmiotem. Wobec tego do zaksięgowania takiej faktury należy użyć schematu księgowego, który z jednej strony zadekretuje kwotę brutto na konto rozrachunkowe kontrahenta, w tym wypadku będzie to konto kontrahenta Operator kart, a z drugiej strony zadekretuje kwotę netto na konto kosztowe. Jeśli wartość prowizji ma być księgowana równocześnie na konta zespołu 4 i 5 to najlepiej opisać analitycznie taką fakturę i następnie w schemacie księgowym przypisanym tego typu dokumentu odwołać się do opisu analitycznego. Należy jednak pamiętać, że, aby w przyszłości móc na koncie kontrahenta wykonywać w poprawny sposób rozrachunki, pozycja księgująca na to konto w schemacie księgowym powinna być zbudowana w oparciu Oblicz dla: Płatności, kwota: Płatność.

Zaksięgowanie tej faktury pozwoli na zaewidencjonowanie zobowiązania wobec kontrahenta Operator kart, jak również kosztu wynikającego z wystawionej faktury. W powyższym przykładzie założono, że kwota, jaka wpłynęła na rachunek bankowy od operatora kart tytułem miesięcznego rozliczenia operacji, została już pomniejszona o kwotę prowizji, na którą następnie została wystawiona faktura kosztowa, nie należy więc płacić za tę fakturę.

Rozliczenie transakcji z Operatorem Kart

Aby dokonać końcowego rozliczenia transakcji z Operatorem należy rozliczyć następujące pozycje:

• • • Kwotę prowizji, za usługi związane z obsługą kart. W tym przypadku są to:
      • Faktura zakupu dotycząca prowizji, lub
      • Dokument KW, którym została zarejestrowana prowizja
    • Dokument KP/KW wynikający z uregulowania należności/zobowiązania z tytułu obrotu kartami za dany okres (kwota, którą wpłaca nam Operator kart, lub kwota, którą Operator kart nas obciąża)
    • Pozycję powstałą podczas zamykania raportu. W tym przypadku są to:
      • Płatność powstała po zamknięciu raportu (jeżeli generowane były płatności dla operatora kart), lub
      • Dokument kasowy KP/KW, który powstał przy zamykaniu raportu, (jeżeli niegenerowane były płatności dla operatora kart).

Przy założeniu, że generowane są płatności Operatora Kart i prowizja wprowadzona zostaje do raportu dokumentem KW, rozliczenie wygląda następująco:

Przy założeniu, że generowane są płatności Operatora Kart i na prowizje została wystawiona faktura kosztowa rozliczenie wygląda następująco:

Rozrachunki na kontach powiązanych z Operatorem kart

Po rozliczeniu zaznaczonych pozycji i zaksięgowaniu dokumentów rozliczanych należy z poziomu kont sprawdzić, czy poprawnie dokonały się rozrachunki.

W przykładzie omówionym powyżej, po rozliczeniu i prawidłowym zaksięgowaniu dokumentów saldo należności i zobowiązań Operatora kart powinno być równe 0. Stan salda można sprawdzić z poziomu: Zestawienie Obrotów i Sald dla Operatora kart.

Stan rozrachunków na tych kontach również powinien wynosić 0. Można to sprawdzić z poziomu: Rozrachunki na kontach.